Kallelse och föredragningslista

Kallelse och föredragningslista

Ärendesida Sammanträdestid: Måndag kl. 17:00 Sammanträdesplats: Omsorgsbyrån i H:fors,Byholmsgränd 7 Närvarande/beslutande Roger Weintraub, ordf. Pekka Poutanen, vice ordf. Eva Sederholm Leila Mäkynen Marianne Isaksson-Heimberg Kurt Ekman Maarit Fredlund Anmärkning: Sara Anttila Sara Avdi Stefan Högnabba Brita Romsi Ove Blomqvist Stina Michelson Tor-Erik Söderholm Övriga närvarande Annina Alexandersson, regionchef i östra Nyland, föredragare Trude Jansson-Wenberg, regionchef i västra Nyland, föredragare Ulrika Paavolainen, vik. regionchef i mellersta Nyland, föredragare och sekreterare Anmärkning: Paragrafer 1 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 2-18 Behandlas Underskrifter Roger Weintraub, ordförande Ulrika Paavolainen, sekreterare Protokollets justering har / 2017 justerat protokollet elektroniskt (bilaga) har / 2017 justerat protokollet elektroniskt (bilaga) Protokollet har hållits tillgängligt i samkommunens allmänna datanät fr.o.m. / 2017 Intygar: Datum / Carola Isaksson, förvaltningssekreterare

Ärendesida Sammanträdestid: Måndag kl. 17:00 Sammanträdesplats: Omsorgsbyrån i H:fors,Byholmsgränd 7 Ärende 1 Mötets laglighet och beslutförhet 2 Godkännande av föredragningslistan 3 Val av protokolljusterare 4 Fördelning av budgetmedel i Nyland 2018 5 Planering av renoveringsbehovet på Brogränd 1 och 2 Österby serviceenhet i Ekenäs 6 Val av enhetschef till Brogränd serviceenhet i Ekenäs 7 Inrättande av en ny enhetschefstjänst till nytt boende i Gladas, Vanda 8 Byte av namn på serviceenhet i östra Nyland 9 Kassagranskningar i västra Nyland 10 Kassagranskningar i mellersta Nyland 11 Donation till Dagtek serviceenhet i Ekenäs 12 Brukarrådsmöte för västra Nyland den 3.10.2017 kl.9.30-11 på Omsorgsbyrån i Ekenäs 13 Brukarrådetsmöte för mellesta Nyland den 29.9.2017 kl. 9.30-11.00 på Octavens dagverksamhet 14 Brukarrådsmöte för östra Nyland den 12.9.2017 kl.9.00-11.00 på Mannerheimgatan 20K (Södis) 15 Brukarrådet i östra Nyland möte 30.11.2017 klockan 9.00-11.00 på Mannerheimgatan 20K (Södis) 16 Ta del av tjänsteinnehavarbeslut 17 Anmälningsärenden 18 Eventuella andra ärenden

1 1 Mötets laglighet och beslutförhet 2 Godkännande av föredragningslistan 3 Val av protokolljusterare

2 KARKULLA:8 /2018 4 Fördelning av budgetmedel i Nyland 2018 Beredning: regionchef i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg, regionchef i mellersta Nyland vik. Ulrika Paavolainen, regionchef i östra Nyland Annina Alexandersson Föredragning: regionchef i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg, trude.janssonwenberg@karkulla.fi Fullmäktige fastställde vid sitt sammanträde den 11.10.2017 budgeten för år 2018 och i samband med detta godkändes även att i 2018 års budget är de enda ekonomiskt bindande nivåerna de externa verksamhetskostnadernas, finansieringskostnadernas och inversteringskostnadernas netto. Nettokostnaderna är bindande till de belopp som anges per uppgiftshelhet, dock så att enhetschefer, regionchefer och nämnder inom sina respektive ansvarsområden har ett helhetsansvar som möjliggör omdisponeringar mellan olika verksamhetsformer om prestationsutvecklingen och därmed intäktsutvecklingen eller andra viktiga omständigheter möjliggör eller förutsätter detta. Styrelsen har vid sitt sammanträde den 23.11.2017 fördelat medel till de regionala nämnderna. Inför budgetförhandlingarna har serviceenheternas budgetförslag uppgjorts. För Nylands del ser nettobudgeten för 2018 ut enligt följande: Västra Nyland nettobindningsnivå Rådgivande sektorn - 137 960,00

3 Föredragarens förslag: Mellan Nyland nettobindningsnivå Rådgivande sektorn - 164 790,00 Östra Nyland nettobindningsnivå Rådgivande sektorn - 125 370,00 Nämnden beslutar att fördela eurobeloppen till de Nyländska regionerna i enlighet med beredningen. Delges: Ekonomikansliet

4 KARKULLA:7 /2018 5 Planering av renoveringsbehovet på Brogränd 1 och 2 Österby serviceenhet i Ekenäs Beredning: teknisk disponent i Nyland Kenneth Lindroos, enhetschef Ann Bäckman Föredragning: regionchef i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg, trude.janssonwenberg@karkulla.fi Behov av renovering av gruppboendet Brogränd 1, Österby Serviceenhet. Gruppboendet på Brogränd 1 har uppförts år 1999 548 m2 och ägs av Kårkulla Fastighet Ab. I gruppboendet bor 3 personer. Det finns också 8 lägenheter på gården som i dagsläget inte har ett gemensamt utrymme att träffas i. Köket i gruppboendet är litet och slitet. Arbetsytorna är för små för att personalen skall kunna handleda brukarna i matlagning. Brukarna som bor ute i lägenheterna har inget utrymme att umgås i med varandra och det har lett till att många av dem känner sig isolerade. Kök och vardagsrum kan utvidgas in mot gården om man flyttar på väggen där ingången nu finns (byggrätt kvar 386 m2). Det skulle skapa större utrymme för de 3 brukare som bor i gruppboendet samt de 8 brukare som bor i lägenheterna. Ett större gemensamt utrymme skulle skapa möjlighet till socialt umgänge för de brukare som bor självständigt i sina egna lägenheter och genom det främja deras psykiska hälsa. Det finns också behov av ett cykelskjul på gården. Både brukare och personal använder cykel och under vintermånaderna står de ute då det inte finns inne förråd. Behov av renovering av gruppboendet Brogränd 2, Brogränds Serviceenhet. Gruppboendet på Brogränd 2 har uppförts år 2006 och ägs av Kårkulla Samkommun. Gruppboendet består av två moduler, A och B sidan. På A sidan bor 6 brukare varav 2 har egen lägenhet, men vistas i de gemensamma utrymmena. På B sidan bor 2 brukare, som båda har egen personal. På A sidan jobbar 3-4 personal kvällstid. Samtliga brukare (8st) är gravt utvecklingsstörda, vissa är utåtagerande och många har epilepsi. Personalantalet per kvällskift är 5-6st, så många personer skall rymmas in på små utrymmen.

5 Beredarens förslag: Föredragarens förslag: Köket på båda modulerna är slitna och många köksluckor och lådor är sönder. Båda köken är i behov av ny köksinredning. Det har visat sig att A sidans kök är för litet för att personalen skall ha möjlighet att handleda brukarna i matlagning. Det skulle kunna utvidgas till nuvarande tvättrum. På båda modulerna är tvättrummen för små. Dörrarna går inte att ha stängda då man använder torktumlare, vilket har lett till att man torkar kläder i gemensamma utrymmen, vilket gör redan små utrymmen ännu mindre. Lösningen skulle vara att skapa ett gemensamt tvättrum för båda moduler i vad idag används som ett avslappningsrum för brukare och sträcker sig över två moduler. Rummet lämpar sig inte till avslappningsrum i och med rummets läge och används mycket lite. Golven har ända från början varit olämpliga eftersom det blir mycket halt då det kommer vatten på det. Fallrisken är hög då man har moppat golvet, vilken behövs göras nästan dagligen. Golvet är också slitet och fult. Ett nytt golv som är tåligt och som inte blir halt kan läggas över det nuvarande golvet. Nämnden godkänner fortsatt planering av renovering för Brogränd 1 och Brogränd 2. Arbetsgrupp utses på föredragning av regionchef till samkommunsdirektören. Nämnden besluter i enlighet med beredarens förslag. Delgivning: teknisk disponent i Nyland Kenneth Lindroos, Brogränds serviceenhet

6 KARKULLA:16 /2018 6 Val av enhetschef till Brogränd serviceenhet i Ekenäs Beredning och föredragning: regionchef Trude Jansson-Wenberg trude.janssonwenberg@karkulla.fi Föredragarens förslag: Tjänsten som enhetschef vid Brogränd serviceenhet har varit ledig att sökas under tiden 1.12-15.12.2017. Behörighetskraven för tjänsten är lämplig högskoleexamen, kännedom om branschen samt tillräcklig ledarförmåga enligt socialvårdslagen ( 46a, 3 mom. 1301/2014). Goda kunskaper i svenska och finska krävs i enlighet med samkommunens språkstadga. Anställningen inleds med prövotid. Den valda bör innan tjänsten tillträds uppvisa ett godtagbart läkarintyg över sitt hälsotillstånd. Tjänsten har sökts av 8 personer. Sex sökanden har intervjuats av regionchefen och nämndens ordförande. Alla sex var behöriga för tjänsten. Ansökningarna finns till påseende vid mötet. Förslag ges på mötet. Delgivning: Sökande till tjänsten, regionchefen i västra Nyland

7 KARKULLA:375 /2017 7 Inrättande av en ny enhetschefstjänst till nytt boende i Gladas, Vanda Beredning och föredragning: t.f. regionchef i mellersta Nyland Ulrika Paavolainen, ulrika.paavolainen@karkulla.fi Föredragarens förslag: Kårkulla samkommuns styrelse beslöt 23.5.2017 93 att inköpa aktier i ett höghus på Gladasvägen 2 i Vanda för att upprätta ett autismboende. Köpet skulle förverkligas under förutsättning att de åtgärder, villkor och utredningar som framgick ur den tekniska beredningen blir uppfyllda inom utsatt tid. De åtgärder och villkor som krävts har nu uppfyllts och från och med den 19.12.2017 ägs höghusets samtliga aktier av Kårkulla samkommun. I och med att köpet ägt rum behövs en enhetschef till Gladas från och med februari 2018, för att bygga upp boendeverksamheten där. För tillfället är 7st (av 16 lägenheter) lägenheter i trappa D uthyrda vars hyror på 27000 betalas till Gladas. De nuvarande hyresgästernas hyreskontrakt sägs upp och går ut den sista juni 2018. Verksamheten i Gladas uppskattas att starta i augusti 2018 stegvis och därmed hämta inkomster till Kårkulla. Boendet planeras för personer med autismspektrumstörning. Brukarna kommer att finnas i höga betalningskategorier. Arbetet med att bygga upp en fungerande service kommer att vara krävande. I regionen finns ingen enhetschef som kan lösgöras för att planera den nya verksamheten utan det behövs en helt ny enhetschefstjänst till regionen och Gladas behöver utgöra en egen serviceenhet. Lönekostnaderna för enhetschefen är 37 200 *1,27 (soc & pens) 47 244 på årsnivå. Under år 2018 innebär det 47 244 utanför uppgjord budget. Nämnden föreslår för styrelsen att Gladas blir en egen serviceenhet och att en ny enhetschefstjänst inrättas fr.o.m. 1.2.2018. Paragrafen justeras omedelbart. Delges: styrelsen

8 8 Byte av namn på serviceenhet i östra Nyland KARKULLA:2 /2018 Beredning: enhetschef Anders Skog Föredragning: regionchef Annina Alexandersson, annina.alexandersson@karkulla.fi Föredragarens förslag: Delgivning: Styrelsen Enligt styrelsens beslut den 28.9.2017 ( 156) sammanslås Jackarbygatans och Saga serviceenheter från och med den 1.1.2018. Följaktligen har det även bedömts som lämpligt att den sammanslagna serviceenheten får ett nytt namn. Både brukare och personal har getts möjlighet att ge förslag på nytt namn för serviceenheten. Brukarförslaget Åbackens serviceenhet har fått ett gott mottagande av både brukare och personal. Namnet är kopplat till geografin som är gemensam för bägge boenden inom serviceenheten. För att undvika missförstånd i praktiken föreslås att de separata boendena benämns som Åbackens boende i Borgå samt Åbackens boende i Sibbo. Nämnden besluter i enlighet med föredragarens förslag att den sammanslagna enheten framöver kallas Åbackens serviceenhet. Paragrafen justeras omedelbart.

9 9 Kassagranskningar i västra Nyland KARKULLA:3 /2018 Beredning: regionchef Trude Jansson-Wenberg och kanslist Ann-Louise Stam Föredragning: regionchef Trude Jansson-Wenberg, trude.jansson-wenberg@karkulla.fi Nämnden för Nyland har vid sitt möte 4.12.2013 96 utsett kanslisten vid omsorgsbyrån i västra Nyland till kassagranskare för nämndens mandatperiod för verksamheten i västra Nyland. I enlighet med samkommuns bokföringsdirektiv har handkassorna och bokföringen vid följande enheter granskats. 13.12.2017 Österby boende: Österby serviceenhet Handkassan granskades. Inga anmärkningar. Konto granskades. Inga anmärkningar. 2st klientmedel granskades genom stickprov. Inga anmärkningar. 15.12.2017 Brogränds boende: Österby serviceenhet Brogränd 2 Handkassan granskades. Inga anmärkningar. Konto granskades. Inga anmärkningar. 3st klientmedel granskades genom stickprov. Inga anmärkningar. Brogränd 1 3st klientmedel granskades genom stickprov. Inga anmärkningar. 19.12.2017 Ekenäs arbetscenter korttidsvården: Dagtek serviceenhet Handkassan granskades. Inga anmärkningar. Konto granskades. Inga anmärkningar. 19.12.2017 Flemingsgatans boende & stödboende: Flemingsgatans serviceenhet Handkassan granskades. Inga anmärkningar. Konto granskades. Inga anmärkningar. 3st klientmedel granskades på boendet och 2st granskades på stödboendet genom stickprov. Inga anmärkningar. 20.12.2017 Karis boende: Kvarnens service enhet Handkassan granskades. Inga anmärkningar. Konto granskades. Inga anmärkningar. 3st klientmedel granskades genom stickprov. Inga anmärkningar. 20.12.2017 Hangö arbetscenter: Fyrens serviceenhet Handkassan granskades, det fanns 2 för mycket i kassan. Konto granskades. Inga anmärkningar.

10 Beredarnas förslag: Föredragarens förslag: 20.12.2017 Hangö boende: Fyrens serviceenhet Handkassan granskades. Inga anmärkningar. Konto granskades, det fanns 0,66 för mycket på kontot. 3st klientmedel granskades genom stickprov, det fanns inga anmärkningar på 2 av klientmedlen, i ett 1 klientmedel fanns 20 för mycket. 21.12.2017 Ekenäs arbetscenter, dagcenter: Dagtek serviceenhet Handkassan granskades. Inga anmärkningar. Konto granskades. Inga anmärkningar. 21.12.2017 Karis arbetscenter: Kvarnens serviceenhet Konto och handkassan granskades, det fanns 0,90 för lite. Nämnden godkänner genomförd kassagranskning i västra Nyland. Nämnden godkänner i enlighet med beredarnas förslag. Distribution: regionchefen i västra Nyland, enhetscheferna i västra Nyland.

11 10 Kassagranskningar i mellersta Nyland KARKULLA:376 /2017 Beredning: vik.regionchef Ulrika Paavolainen, kanslist Pia Mikkonen Föredragning: vik.regionchef Ulrika Paavolainen, ulrika.paavolainen@karkulla.fi Beredarens förslag: Föredragarens förslag: Nämnden för Nyland har vid sitt möte 4.12.2013 96 utsett kanslisten vid Omsorgsbyrån i mellersta Nyland till kassagranskare i mellersta Nyland. I enlighet med samkommunens bokföringsdirektiv har handkassorna och bokföringen vid följande enheter granskats. 17.10.2017 Västerledens serviceenhet Kyrkslätts och Granboets boendens handkassor granskades. Klientmedlen granskades genom stickprov. Inga anmärkningar. 6.11.2017 Octavens serviceenhet Octavens dagveverksamhets och Parisgrändens handkassor granskades. Parisgrändens klientmedel granskades med stickprov. Inga anmärkningar. 9.11.2017 Treklangens serviceenhet Handkassan granskades. Inga anmärkningar. 16.11.2017 Majparkens serviceenhet Handkassan granskades. Klientmedlen granskades genom stickprov. Inga anmärkningar 21.11.2017 Ringvägarnas serviceenhet Andelslagsvägens och Grankulla boendets handkassor granskades. Klientmedlen granskades genom stickprov. Inga anmärkningar. Nämnden godkänner genomförd kassagranskning i östra Nyland. Nämnden godkänner genomförd kassagranskning i mellersta Nyland. Distribution: enhetscheferna i mellersta Nyland

12 11 Donation till Dagtek serviceenhet i Ekenäs Beredning och föredragning: enhetschef Sabina Vaarimo och regionchef i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg, trude.jansson-wenberg@karkulla.fi Beredarens förslag: Föredragarens förslag: Dagtek serviceenhet har av Fruntimmerföreningen i Ekenäs rf. Erhållit en donation på 1000. Donationen är ämnad som rekreation och en guldkant för brukarna. Nämnden mottar donationen med tacksamhet och konstaterar att ett tack har framförts till donationerna. Nämnden besluter enligt beredarens förslag. Delgivning: Dagtek serviceenhet

13 12 Brukarrådsmöte för västra Nyland den 3.10.2017 kl.9.30-11 på Omsorgsbyrån i Ekenäs Föredragning: regionchef i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg, trude.janssonwenberg@karkulla.fi Brukarrådet för västra Nyland 3.10.2017 för kännedom (bilaga) Förslag: Nämnden antecknar protokollen för kännedom och ger brukarråden feedback på protokollet. Delges: Brukarrådet i västra Nyland

14 13 Brukarrådetsmöte för mellesta Nyland den 29.9.2017 kl. 9.30-11.00 på Octavens dagverksamhet Föredragning: vik. regionchef i mellersta Nyland Ulrika Paavolainen, ulrika.paavolainen@karkulla.fi Brukarrådet för mellersta Nyland 3.10.2017 för kännedom (bilaga) Förslag: Nämnden antecknar protokollen för kännedom och ger brukarråden feedback på protokollet. Delges: Brukarrådet i mellersta Nyland

15 14 Brukarrådsmöte för östra Nyland den 12.9.2017 kl.9.00-11.00 på Mannerheimgatan 20K (Södis) Föredragning: regionchef i östra Nyland Annina Alexandersson, annina.alexandersson@karkulla.fi Brukarrådet för östra Nyland 3.10.2017 för kännedom (bilaga) Förslag: Nämnden antecknar protokollen för kännedom och ger brukarråden feedback på protokollet. Delges: Brukarrådet i östra Nyland

16 15 Brukarrådet i östra Nyland möte 30.11.2017 klockan 9.00-11.00 på Mannerheimgatan 20K (Södis) Föredragning: regionchef i östra Nyland Annina Alexandersson, annina.alexandersson@karkulla.fi Brukarrådet för östra Nyland 30.11.2017 för kännedom (bilaga) Förslag: Nämnden antecknar protokollen för kännedom och ger brukarråden feedback på protokollet. Delges: Brukarrådet i östra Nyland

17 16 Ta del av tjänsteinnehavarbeslut Beredning: Kanslist Ann-Louise Stam, kanslist Pia Mikkonen, kanslist Annica Åhman Föredragning: Ordförande Roger Weintraub Följande tjänsteinnehavarbeslut har tillställts nämnden. A-beslut/2017 regionchef Trude Jansson-Wenberg 19/14.12.2017 Val av vårdare i heltid till Kvarnens serviceenhet/boende i Karis bef.nr 1280 20/18.12.2017 Val av vårdare i heltid till Dagtek serviceenhet/boende i Ekenäs bef.nr 1277 21/18.12.2017 Val av vårdare i heltid till Dagtek serviceenhet i Ekenäs bef.nr 715 1/05.01.2018 Val av vårdare till deltid till Kvarnens serviceenhet/boende i Karis bef.nr 1280. A-beslut/2017 Vik. regionchef Ulrika Paavolainen 35/22.11.2017 Val av en vårdare befattning nr. 1288 till Octavens serviceenhet. 36/22.11.2017 Val av en vårdare befattning nr.1292 till Treklangens serviceenhet 37/22.11.2017 Val av en vårdare befattning nr. 1295 till Treklangens serviceenhet 38/22.11.2017 Val av en vårdare befattning nr. 1297 till Treklangens serviceenhet 39/22.11.2017 Val av en vårdare befattning nr. 648 till Ringvägarnas serviceenhet 40/29.11.2017 Val av en vårdare befattning nr. 1137 till Majparkens serviceenhet 41/29.11.2017 Val av en vårdare befattning nr. 481 till Majparkens serviceenhet 42/30.11.2017 Val av en chaufför befattning nr. 1290 till Treklangens serviceenhet 43/12.12.2017 Val av en vårdare befattning nr. 1288 till Octavens serviceenhet 44/12.12.2017 Val av en vårdare befattning nr. 1289 till Ringvägarnas serviceenhet 45/14.12.2017 Val av en handledare befattning nr. 545 till Treklangens serviceenhet A-beslut/2017 regionchef Annina Alexandersson 19/30.11.2017 Val av handledare till Södis serviceenhet, befattning nr 1036 20/01.12.2017 Val av handledare till Södis serviceenhet, befattning nr 327 22/21.12.2017 Anställning befattning nr 1311 vid Södis serviceenhet, läroavtal 23/21.12.2017 Anställning befattning nr 1313 vid Södis serviceenhet, läroavtal 24/21.12.2017 Anställning av vårdare vid Södis serviceenhet, befattning nr 1314

17 Anmälningsärenden 18 Föredragning: regionchef i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg, trude.janssonwenberg@karkulla.fi För kännedom bifogas styrelsens protokoll 41 11.10.2017 (bilaga) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 190 23.11.2017 (bilaga) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 192 23.11.2017 (bilaga) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 192 23.11.2017 (bilaga 1) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 192 23.11.2017 (bilaga 2) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 192 23.11.2017 (bilaga 3) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 193 23.11.2017 (bilaga) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 193 23.11.2017 (bilaga 3) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 193 23.11.2017 (bilaga 4) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 193 23.11.2017 (bilaga 5) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 193 23.11.2017 (bilaga 6) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 197 23.11.2017 (bilaga) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 209 14.12.2017 (bilaga) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 209 14.12.2017 (bilaga) För kännedom bifogas styrelsens protokoll 211 14.12.2017 (bilaga) För kännedom bifogas Kommunstrategi 2018-2020 (bilaga) Förslag: Antecknas för kännedom

18 Eventuella andra ärenden 19