Överenskommelse mellan Konkurrensverket och VINNOVA om innovationsupphandling 2014-05-27 1 (6)
Inledning Konkurrensverket och VINNOVA har uppdrag och verksamhetsområden som är viktiga för innovationsupphandling. Konkurrensverket ska uppmuntra den innovationsfrämjande upphandlingen samt tillhandahålla metod- och kompetensstöd för innovationsupphandling. VINNOVA ska genomföra insatser för att främja innovation i offentlig verksamhet och är nationellt ansvarig för information och rådgivning i EUs ramprogram för forskning och innovation (Horisont 2020). VINNOVA har även två regeringsuppdrag avseende särskilda satsning på teknik- och innovationsupphandling inom området miljöteknik. Det betyder att Konkurrensverket arbetar med att ge stöd, vägledning och information om alla aspekter av innovationsupphandling, inom ramen för upphandlingsstödet. Det betyder att VINNOVA arbetar med att öka innovationskraften i offentlig verksamhet genom att stimulera användandet, efterfrågan och spridningen av innovation som möter verksamheternas behov. Det innebär bland annat att stödja behovsidentifieringsprocesser i offentliga verksamheter, samt att tillhandahålla finansieringsmöjligheter till projekt som kan leda till upphandling av innovation. VINNOVA arbetar även med att informera om de finansieringsmöjligheter inom EU som finns tillgängliga för offentlig verksamhet i Sverige, till exempel utlysningar för innovationsupphandling. Konkurrensverkets och VINNOVAs övertygelse är att ett organiserat samarbete myndigheterna emellan är det bästa sättet att både utföra sina uppdrag och nå sina respektive mål avseende innovationsupphandling och innovationskraft i offentlig verksamhet. Konkurrensverket och VINNOVA har därför gemensamt identifierat behovet av samverkan myndigheterna emellan inom området innovationsupphandling, med särskilt fokus på upphandling av innovation. Överenskommelse Detta dokument är en överenskommelse mellan Konkurrensverket och VINNOVA om vad samverkan ska innehålla och hur den ska omsättas i handling. Konkurrensverket och VINNOVA förbinder sig genom denna överenskommelse att samverka på området innovationsupphandling under de former som identifieras nedan. 2 (6)
Syfte och mål Syfte Samverkan mellan Konkurrensverket och VINNOVA syftar till att potentialen för innovationsupphandling tas tillvara i Sverige. Ett utökat samspel mellan upphandlande myndigheter/ enheter och företag ska eftersträvas, samtidigt som principerna i EUfördraget upprätthålls. Genom gemensamma insatser vill vi stärka och bredda utveckling och spridning av kunskap inom innovationsupphandling samt stödja innovations- och utvecklingsarbetet i offentlig verksamhet. Aktiviteterna och insatserna hos parterna ska kvalitetssäkras efter dessa syften. Mål Upphandlande myndigheter/ enheter och företag ska få bättre kännedom om möjligheterna med innovationsupphandling. Detta åstadkoms genom gemensamma aktiviteter med separata mål för varje aktivitet. Dessa redovisas i en separat handlingsplan. Samarbetsområden Parterna har gemensamt identifierat behovet av stärkta insatser inom följande områden. Kompetensuppbyggnad och omvärldsanalys Parterna ska identifiera och utnyttja möjligheter till gemensam kompetensuppbyggnad. Det kan ske genom studieresor, deltagande på nationella och internationella konferenser, inbjudan av nationella och internationella experter samt bevakning och analys av relevant forskning. Kunskapsinhämtning och stöd till finansierade projekt VINNOVA erbjuder Konkurrensverket relevant information om de projekt inom upphandling av innovation som finansieras av VINNOVA. Konkurrensverket erbjuder stöd och vägledning till projekten inom ramen för upphandlingsstödet. Parterna kan även ordna gemensamma aktiviteter för och med projekten, som till exempel erfarenhetsdagar. Informationsspridning Parterna ska enligt överenskommelsen ta fram och kommunicera gemensamma budskap avseende gränsytorna mellan myndigheternas verksamheter. Parterna ska även planera och genomföra gemensamma aktiviteter för att sprida information om innovationsupphandling inom ramen för detta samarbete. 3 (6)
VINNOVA erbjuder Konkurrensverket att delta eller medsända material till konferenser, seminarier, workshops, informationsmöten etc. som VINNOVA anordnar, där relevanta målgrupper för Konkurrensverkets stödverksamhet befinner sig. VINNOVA hänvisar till Konkurrensverkets stödverksamhet på sin hemsida. Konkurrensverket erbjuder VINNOVA möjligheter att inom ramen för Konkurrensverkets stödverksamhet informera upphandlande myndigheter/enheter samt andra relevanta organisationer om möjligheter som erbjuds genom VINNOVAs olika program, samt inom EUs ramprogram för forskning och innovation. Samarbetsformer Styrning En styrgrupp för samverkan bildas på högre tjänstemannanivå mellan parterna för att driva och följa arbetet inom ramen för överenskommelsen, samt för att övervaka hur överenskommelsen konkretiseras i faktiska aktiviteter. Styrgruppen sammanträder minst 4 gånger per år och består av berörda representanter från båda parter, 2-3 personer från varje myndighet. Gruppen träffas växelvis hos Konkurrensverket och VINNOVA. Mötena sammankallas av Konkurrensverket och leds gemensamt av en representant från respektive part. För den händelse att initiativ eller aktiviteter leder till rättigheter och skyldigheter parterna emellan ska en särskild överenskommelse träffas. En sådan överenskommelse ska vara skriftlig och undertecknad av en behörig person från respektive part. Utförande En arbetsgrupp för samverkan bildas på tjänstemannanivå mellan parterna för att driva och följa arbetet inom ramen för överenskommelsen. Gruppen har till uppgift att skapa och samordna initiativ inom området och på så sätt se till att överenskommelsen konkretiseras i aktiviteter. Arbetsgruppen har kontinuerliga avstämningar minst varannan vecka. Gruppen består av tjänstemän som arbetar med innovationsupphandlingsstöd på Konkurrensverket och tjänstemän med ansvar för finansiering av upphandling av innovation på VINNOVA. Gruppen träffas växelvis hos Konkurrensverket och VINNOVA. Möten sammankallas av Konkurrensverket och leds gemensamt av en representant från respektive part. 4 (6)
Finansiering Kostnader för att fullgöra överenskommelsen behandlas av styrgruppen för varje aktivitet. VINNOVAs utlysningar som helt eller delvis har samband med denna överenskommelse finansieras helt av VINNOVA. Processer Enligt överenskommelsen ska gemensamma aktiviteter genomföras. Förslag på aktiviteter och budget utarbetas av arbetsgruppen och föredras för styrgruppen. Efter beslut genomförs aktiviteterna tillsammans av personal från parterna samt i förekommande fall, andra aktörer eller upphandlade konsulter. Gemensamma aktiviter samlas i en handlingsplan som kompletterar överenskommelsen. Handlingsplanen är ett levande dokument och uppdateras kontinuerligt. Resurser När Konkurrensverket och VINNOVA ska genomföra gemensamma aktiviteter använder parterna varandras resurser enligt följande. VINNOVA stödjer Konkurrensverket med kompetens inom upphandling av innovation vid framtagande av vägledande informationsmaterial, konferenser, seminarier, workshops, informationsmöten etc. enligt överenskommelse. VINNOVA ställer vid behov kompetens till Konkurrensverkets förfogande avseende innovationskunskap, till exempel avseende innovationsteorier, -definitioner, -indikatorer etc. Konkurrensverket stödjer VINNOVA med upphandlingskompetens till de projekt inom upphandling av innovation som VINNOVA finansierar samt vid behov till de satsningar som indirekt rör upphandling. Det rör sig främst om aktiviteter inom ramen för VINNOVAs strategiska område Innovationskraft i offentlig verksamhet. Syftet är att öka möjligheterna att kvalitetssäkra innehåll och fokus i VINNOVAs insatser, utlysningar och liknande aktiviteter. Parterna erbjuder varandra att delta i planerings- referens- och samrådsgrupper där det finns en koppling till innovationsupphandling. Denna överenskommelse utesluter inte möjligheten att parterna lånar ut personal mellan varandra. Om parterna identifierar ett sådant behov tas en särskild överenskommelse fram för detta ändamål. Kontaktdelning Partnerna erbjuder varandra information om, samt introduktioner och kontaktuppgifter till, relevanta organisationer och individer i sina respektive kontaktnät. Partnerna delar inbjudningar om att medverka i innovationsupphandlingssammanhang när dessa är relevanta för den andre. 5 (6)
Överenskommelsens giltighet Parterna är eniga om behovet av en långsiktighet i arbetet med att potentialen för innovationsupphandling tas tillvara i Sverige. I syfte att skapa önskad långsiktighet gäller denna överenskommelse från och med dagen för den sista underskriften till och med utgången av år 2016, då den automatiskt upphör att gälla. Parterna kommer vid utgången av 2015 utvärdera samarbetet och behovet av en förnyad överenskommelse för nästföljande period. Parterna har också möjlighet att i samförstånd revidera överenskommelsen under innevarande period. Stockholm den 27 maj 2014 För Konkurrensverket För VINNOVA Dan Sjöblom Generaldirektör Charlotte Brogren Generaldirektör 6 (6)