Kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen 2018-09-25 Dnr NIF 2018/00199-2.5.4 Nämnden för idrott och friluftsliv Stadsledningskontoret DELÅRSRAPPORT PER 31 AUGUSTI 2018 Nämnden för idrott och friluftslivs sammanfattning Verksamhetsutveckling och viktiga händelser under perioden Tertial 2 började med tillträdande av ny direktör till Kultur idrotts- och fritidsförvaltning. Lenny Hallgren tillträde som direktör den 1:e maj och är tillförordnad t o m 2019-04-30. Den andra större händelsen är Kommunstyrelsens beslut i juni att genomföra organisationsförändringar enligt den så kallade BUM-3 översynen. Detaljfrågorna är ännu inte utredda men för Nämnden för idrott och friluftsliv (NIF) innebär det möjligen att någon del av teknisk produktion ska organiseras under nämndens regi så att tjänsterna kan utvecklas i relation till behoven på ett mer flexibelt sätt. Ambitionen att stärka den politiska styrningen och det förebyggande arbetet i olika stadsdelar och områden har resulterat i ett förslag att lägga ansvaret för fritid och förebyggande med det operativa stadsdelsarbetet under NIF men utredningen fortsätter och ett färdigt förslag med placering och nämndansvar kommer under hösten. Alla ändringar ska vara på plats den 1 januari 2019. Den stadsövergripande översynen av föreningsstödet och dess organisation som initierades av stadsledningskontoret har utförts. Utredningen har visat att en fördjupad analys på förvaltningsnivå behövs, detta pågår och beräknas vara klart under hösten 2018 Efter ett flerårigt projekt kunde Vågholme 1 invigas i juni. Vågholmarna projektet har för mål att långsiktigt säkerställa möjligheten att bygga ut Öster Mälarstrand med fler båtplatser. Nästa etapp i projektet är planerat att starta 2020 där ytterligare några holmar kommer att byggas med muddermassor från den kommande hamnbassängen.
Bryggan vid Björnöbadet som förstördes av isen under våren 2017 är nu ersatt enligt planerna och kunde utnyttjas av kommunens invånare under sommaren. NIF har beslutat att ett nytt utebad ska byggas vid Lögarängsbadet. Byggnationen ska påbörjas under 2019 så att badet är klart inför sommaren 2020. Uppskattade investeringen kommer att kosta mellan 29-35 mnkr och är medtagen i investeringsberednings underlag som beslutas av Kommunfullmäktige i november. Utvecklingen vid Rocklunda området fortsätter där två stora milstolpar har nåtts: byggstart av innebandy arena på Rocklunda är påbörjad då ett första spadtag/tekning är genomförd och även projektstart är genomförd för en ny friidrottsanläggning (utomhus) på området. Förvaltningen arbetar med att hitta en inomhuslokal för skate, boule och parkour då intresset för dessa aktiviteter ökar bland stadens invånare. Upphandling av ett nytt boknings- och bidragsystemet är klart och påskrivet. Det blev samma leverantör av befintligt system (Explizit) som vann upphandlingen vilket kommer att underlätta vid implementeringen. Övergången till det nyare modernare webbaserad gränssnittet kommer att ge mer flexibilitet och en enklare administration av alla transaktioner. Systemet planeras vara i drift oktober-november. Arbetssituationen för enhetens medarbetare är fortsatt svår. En rekrytering har gjorts för att stärka upp och underlätta hanteringen av föreningsstöd, uthyrning och kommunikation. Trycket och krav från invånarna gällande båtplatser och bokning/uthyrning av idrottsanläggningar ökar ständigt. Pressen på medarbetarna är stor och situationen är inte hållbar på lång sikt. Därför behövs en översyn av administrativa processerna och en kartläggning över vad som kan digitaliseras eller automatiseras bör planeras och göras inom den närmaste framtiden; verksamheten behöver utvecklas för att kunna behålla en hög grad av service till invånarna. Kvalitetssäkring av ärendehanteringsprocessen är en prioritet hos förvaltningen och rekryteringen av en till nämndsekreterare/registrator blev klar i juni och förvaltningen fortsätter att köpa in kvalificerat stöd av Servicepartner för att hålla en god kvalitet i processen. Förberedelser inför implementeringen av beslutsstödsystemet Hypergene har varit i full gång under perioden. Hypergene, som är en av stadens största kvalitetssatsning på länge börjar driftsättas i oktober med ekonomi/budget modulen och i november med verksamhetsstyrnings modulen. Väsentliga iakttagelser från styrkort För att ha nöjda kunder och invånare krävs kunskap om föreningarnas och allmänhetens behov samt att planera för behovsanpassade idrotts- och friluftsanläggningar. En enkätundersökning riktad till barn- och unga om deras åsikter om idrott och friluftsliv har genomförts under sommaren och gav ett mycket gott resultat. En kundenkät kring förvaltningens uthyrning
och arbete med föreningsstöd har genomförts och gav också ett mycket gott resultat. För att ha rätt kvalitet i nämndens verksamheter behövs säkra anläggningar med god kvalitet och god tillgänglighet samt att se till att anläggningarna är väl fungerande för sitt ändamål. Fastighetskontoret har via extern konsult genomfört tillgänglighetsinventering av idrottsfastigheter som ligger till grund för fortsatt arbete med att tillsammans planera åtgärder för förbättrad tillgänglighet. Arbetet med handlingsplan idrott och friluftsplan fortgår enligt upprättade planer och ändras kontinuerligt då handlingsplaner är en levande del av verksamhetens uppföljning av måluppfyllelse. Reviderade aktiviteter har beslutats in i handlingsplan för idrotten och även parametrar för beviljandet av föreningsstödet ha reviderats efter föränderligt behov. Regelbundna driftmöten med föreningar och utförare följer upprättade planer som syftar till att utveckla idrotts- och friluftsanläggningar till väl fungerande för träning, match samt motion och rekreation. Dessa åtgärder och aktiviteter ger resultat på sikt, vilket gör det svårt att i nuläget utvärdera om insatsen fått önskad effekt. Antalet ute gym fortsätter att öka, under sommaren öppnades ett ute gym på nya Vågholmen. Utegymmet på Vågholmen är tillgänglighetsanpassat och tyngden på redskapen är lättare än på andra ute gym i Västerås. Förvaltningen fick 2,1 mnkr av det tillfälliga stödet i samband med flyktingsituationen för inkludering inom kultur, idrotts och fritidsföreningar varav 0,7 mnkr går till aktiviteter för inkludering inom idrottslivet 2018. Nämnden för idrott och friluftsliv har också varit delaktig i flera av de sommarlovsaktiviteter som genomförts via de statliga medlen för detta ändamål och för barn från områden med socialekonomiska svårigheter. Arbetet för att sänka den redovisade stressnivån i idrottsteamets arbetsgrupp fortsätter. Individuella stresshanteringsplaner som togs fram under 2017 följs upp regelbundet som en återkommande avstämning med medarbetarna. Väsentliga iakttagelser från följekort Enhetens följetal avser huvudsakligen statistik som inhämtas på årsbasis. Beläggningsgraden för uthyrning av idrottshallar samt båtplatser mäts varje delår. Även antal besökande till badhusen mäts varje delår. Antal besök till baden fortsätter enligt trenden med årlig minskning, vilket antas bero på den pågående byggnationen av nytt badhus. Efterfrågan på platser för stora fritidsbåtar har ökat vilket vi ännu inte kan tillmötesgå. Minskning av medlemmar inom de traditionella idrotterna började synas i Västerås 2017 och följer trenden nationellt till förmån för de individuella idrotterna. Inga lagidrotter har ännu tagit SM guld. Glädjande nog har flertal SM-guld och högre medaljer tagits av Västeråsare under perioden. Det går betydligt bättre för damidrotten i staden än för herridrotten. Antal medlemmar och aktivitetstillfällen, fördelning styrelser, ledare etcetera görs avstämning september månad och därmed finns enbart statistik från utfall hösten 2017 än så länge.
Antalet båtar i fritidsbåtshamnarna som ligger på fel plats och är övergivna har minskat något sedan 2017. En del i detta kan vara arbetet som förvaltningen gjorde under båtsasongen 2017 med att frakta bort båtar som låg på fel plats. Ordningsproblemen i Lögarangshamnen har ökat under 2018. Flera båtägare har haft inbrott och förstörelse i sina båtar, både på låsta och olåsta bryggor. I Mälarparken har det främst varit problem på två pirer och där är problemet biltrafik på nätterna. Grindar har satts vid olåsta bryggor vid Lögarängen och på Å-piren som även är ett strövstråk för det stadsnära friluftslivet, där har bevakning av säkerhetsföretag köpts in. Uppdraget att ta fram teknisk lösning på en eventuell tidsstyrd grind på Å-piren samt kostnadsförslag har getts till SFE. Det är viktigt att inte privatisera Å-piren som används flitigt av Västeråsare men problematiken gör det omöjligt att uppfylla den kritiska framgångsfaktorn Säkra anläggningar med god kvalitet och tillgänglighet. Situationen påverkar också följetalet antal registrerade klagomål och synpunkter av allmänheten på ett negativ sätt alltså det bli fler än målet av 25 stycken per år. Årets sommar Try-it genomfördes med många barn och ungdomar. Under Try-it anordnades en parasportdag i samverkan med Parasportförbundet. Många aktiviteter har genomförts under hela sommarlovet och över hela kommunen. Fritidsbanken deltog vid sommarlovsveckorna på Try-it i år men utlåningsstatistiken är ännu inte redovisad för perioden. Sammanfattande analys av den ekonomiska utvecklingen Kostnadskontrollen inom nämndens verksamheter är överlag god. Den snäva ekonomiska situationen efter flera år med besparingskrav gör att känsligheten för oförutsedda händelser är hög. Exempel på sådana under perioden är byte av kylanläggning Råby IP, ny badbrygga vid Björnöbadet, extra rondering av vaktbolag vid fritidsbåtshamnarna, extra larm utryckningar vid idrottshallar/anläggningar och fler åtgärder vid Ringvallens IP. Några av dessa (kylanläggning och badbrygga) kommer att hanteras via investeringsmedel, som då påverkar resultatet med avskrivning och kapitaltjänstkostnader under 2019. Underhåll samt även ökade önskemål och krav från båtägare och invånarna på standarden och skötselnivåer i fritidsbåtshamnarna går inte att uppfylla utifrån dagens ekonomiska ramar för fritidsbåtshamnarna. Om Västerås stad vill höja standarden enligt invånarnas önskemål kommer båtplatsavgifterna behöva höjas. Även personalkapaciteten är ansträngd. Vakanser och sjukskrivningar påverkar resultatet för perioden positivt.
Ekonomisk översikt Nedan följer en ekonomisk redovisning av nämnden för idrott och friluftslivs delårsresultat totalt samt helårsprognos. Därefter redovisas och kommenteras delårsresultat och prognos per verksamhet. Redovisning sker av ett urval av nyckeltal. Rapporten avslutas med redovisning av investeringar. Delårsresultat med prognos Nettokostnader, mnkr Bokslut Budget Budget Utfall Utfall-per. Prognos 2017 2018 aug aug budget 2018 Intäkter 43,7 42,7 28,0 36,1 8,1 58,4 Kostnader -210,9-214,8-142,2-146,3-4,1-228,7 Nettokostnad -167,2-172,1-114,2-110,2 4,0-170,3 Det redovisade resultatet för andra delårsperioden, maj-augusti, visar ett överskott på 4,0 mnkr. Det motsvarar en förbrukning på 64 % av årsbudgeten. Riktvärdet för perioden är 67 %. Utfallet för samma period 2017 visade ett överskott på ca 3,5 mnkr, vilket då visade en förbrukning på 64 %. Budgeten för de väsentliga posterna som infaller ojämnt under året är periodiserade. Den budgeterade nettokostnaden för nämndens verksamheter uppgår till 172,1 mnkr. Enligt prognosen kommer dessa kostnader uppgå till 170,3 mnkr vilket innebär att nämnden för helåret visar ett prognostiserat överskott på 1,8 mnkr. Årets prognos för båda intäkter och kostnader höjs med hänsyn till Byggbonus projekt (15 mnkr) och det tillfälliga stödet i samband med flyktingsituationen (0,7 mnkr). Ersättning för upparbetade kostnader fördelas ut till verksamheten vid varje delårsuppföljning vilket betyder att dessa aktiviteter inte har någon påverkan på resultatet. Det prognostiserade överskottet består av ett överskott på 1,8 mnkr vilket beror på att bidraget till Peab AB för actionbadet Kokpunkten understiger nämndens budgetram för actionbadet.
Delårsresultat med prognos per verksamhet Nettokostnader, mnkr Budget Budget Utfall Avv utfall- Avvikelse 2018 aug aug periodis bgt 2018 Administration o nämnd -7,2-4,6-4,2 0,4 0,0 Föreningsstöd -28,4-17,2-16,4 0,8 0,0 Badanläggningar -42,1-29,4-26,7 2,7 1,8 Idrottsanläggningar -84,5-58,0-58,3-0,2 0,0 Friluftsanläggningar -8,1-5,3-5,0 0,4 0,0 Fritidsbåtshamnar -0,7 1,2 1,2 0,0 0,0 Uthyrning -0,9-0,7-0,7 0,0 0,0 Stöd till studieförbund -0,2-0,1-0,1 0,0 0,0 Totalt -172,1-114,2-110,2 4,0 1,8 Prognos 1,8 Prognosen för administration och nämnd visar ingen avvikelse jämfört med budgeten för året. Prognosen för föreningsstöd visar ingen avvikelse jämfört med budgeten för året. Överskott vid delårsrapporten bero på bidrag och arrangemang stöd som betalas ut under hösten. Prognosen för badanläggningar visar ett överskott på 1,8 mnkr. Överskottet avser bidraget till Peab AB för actionbadet Kokpunkten som beräknas lägre än budgetram. Resterande del av överskott vid delårsrapporten (0,9 mnkr) gäller driftkostnader som kommer under hösten. Prognosen för Idrottsanläggningar visar ingen avvikelse jämfört med budgeten för året. Prognosen för friluftsanläggningar visar ingen avvikelse jämfört med budgeten för året. Överskott av 0,4 mnkr vid delårsrapporten kommer att förbrukas under hösten. Prognosen för fritidsbåtshamnar visar ingen avvikelse jämfört med budgeten för året. Huvudsakligen beror detta på att investeringen för Lövuddens båthamnar blivit försenad som gör att underskottet täcks av denna ram. Övriga verksamheter visar i stort sett ett resultat i balans med budget. Osäkerheter som vi står inför under året Ekonomin gällande implementering av ny bokningssystemet är osäker. Det finns ingen budget som täcker eventuella merkostnader såsom integrationer från försystemet till ekonomisystemet. Vad behovet är och hur mycket insats av IT-konsulter som behövs är inte definierat än. För att Västerås Friidrottsklubb ska kunna bedriva verksamhet och arrangera ungdomstävlingar tills en ny friidrottsarena (utomhus) är klar har en investering på 0,5 mnkr gjorts på Arosvallen. Investeringen ska skrivas av under de nästa tre åren som innebär ökade kostnader under tiden.
Oroligheter i civilsamhället ha resulterat i övertrasserad budget för larm och bevakning. På idrottsanläggningar är budget för perioden 0,1 mnkr mer än budget och på friluftsanläggningar/fritidsbåthamnar är beloppet 50 tkr för perioden. Alla anläggningar ska vara tillgängliga för allmänheten som i sin tur gör det svårt att bevara stadens egendom i ett skadefritt tillstånd. När kund dialogen inte fungerar, t ex vid utvecklingsplaner av Lövudden och fritidsbåtshamnar har stadens jurister behövt inkopplas. Detta ha resulterat i obudgeterade kostnader för NIF att hantera. En ny kylanläggning på Råby IP är på gång enligt investeringsplan, men dragning av slingorna innebär att rinken är stängd under en månad och intäkterna för isuthyrning tappas under stängningstiden. Rivning av den gamla sargen har också hamnat hos NIF som en obudgeterade kostnad på 50 tkr. Prognosen bygger på händelser vi inte kunnat förutse under året. Nyckeltal Verksamhetsvolymer/ 2017-08-31 2018-08-31 Verksamhetsmått Antal uthyrda båtplatser 2 921 2 946 Antal besök på baden 255 779 77 620 Uthyrningsgrad idrottsanläggningar 85% 88% % av möjlig uthyrbar tid Antalet uthyrda båtplatser har under perioden varit 2 946 av 3 158 möjliga, vilket ger en uthyrningsgrad på 93 %. Samma period 2017 var 2 921 båtplatser uthyrda av 3 158 möjliga, vilket gav en uthyrningsgrad på 92 %. Antalet besökande på baden har under perioden varit 77 620 registrerade besök eller 70 % lägre än samma period 2017. Statistiken för perioden är inte kompletta så det är svårt att ge en rättvisande jämförelse mot tidigare år. Statistiken på Lögarängen för juni månad är utebliven eftersom den nya driftsleverantören inte hade läsarna i bruk. Övergången från de gamla badkorten till den nya har också inneburit att en hel del besök har inte kunnat registreras i nya systemet. Även den extrema värmen under sommaren ha påverkat då invånarna har besökt friluftsbaden mer frekvent än inomhusbad under perioden. Nyttjandegraden av uthyrda idrottsanläggningar av möjlig uthyrbar tid (mån-fre 16.00-22.30 samt lör.-sön 08.00-21.00) har under perioden varit 88 %. Motsvarande period år 2017 var nyttjandegraden 85 %.
Investeringar Investering och exploatering Budget 2018 Utfall ack 2018-08-31 Prognos 2018 Utbyte av bevattningsanläggningar 0,5 0,0 0,5 Miljöåtgärdar-Wenströmska,Hamre & Ringvallen 1,3 0,0 1,3 Kylanläggning Råby IP 2,2 0,0 0,0 Div mindre investeringar 1,0 0,1 1,0 Björnö bryggan 1,0 1,4 1,4 Lövudden båthamn 1,0 0,3 1,0 Vågholme 1 0,0 1,0 1,0 Nya bryggor till Vågholmarna 0,0 1,5 1,5 Båtbottentvätt 1,0 0,0 0,0 Investeringsprojekt totalt 8,0 4,3 7,7 Kostnaden för pågående investeringar för perioden uppgår till 4,3 mnkr, budget för året är 8,0 mnkr och prognosen beräknas uppgå till 10,1 mnkr. Arbetet på Råby IP är påbörjad och beräknas vara klar i november. Efter diskussion med Fastighetsnämnd (FN) bestämdes det att FN ska stå för själva investeringskostnaderna och NIF får kostnader i form av hyran. Renoveringar på Arosvallen 0,5 mnkr som gjordes under sommaren kommer att tas av budget för diverse mindre investeringar. Investering för nya bryggan som förstördes av isen på våren 2017 på Björnön är klar. Lövudden båthamn försenad p.g.a. nytt tillstånd för vattenverksamhet då hamnen flyttas 25 m men utfall i form av jurist kostnader fortsätter att komma in. Vågholme 1 med nya bryggor och ute gym är klar och invigdes i juni. Båtbottentvätten är framflyttad ytterligare ett år, nu till 2019. Intern kontroll Hösten 2017 fastställde nämnden en internkontrollplan för 2018. I den finns totalt tre identifierade huvudområden att följa upp. Dessa riskområden är: Hot-och våld vid publika arrangemang Tekniskt fel på anläggning, såsom brand, vattenläckage, översvämning, felaktig kemikaliehantering, takras mm Minskade intäkter från anläggning bl. a genom obetalda hyresskulder Dessa områden har under perioden varit fokusområden för uppföljning genom prognoser och riktlinjer. Säkerhet vid publika arrangemang: Ansvaret ligger hos arrangerande föreningar och följs upp per tillfälle som en dialog mellan fastighetsägaren och staden.
Tekniskt fel på anläggning: Status på anläggningar följs upp vid rutinmässiga driftsmöten där stadens fastighetskontor och Rocklund Fastigheter har övergripande ansvar på sina delar. Minskade intäkter från anläggningar: Obetalda hyresskulder ligger f n på ca 1 mnkr, en sänkning med mer än 50 % jämfört med samma period för 2017. En idrottsförening har en avbetalningsplan. Regelbundna uppföljningsträffar har gett ett mycket positiv resultat. Lenny Hallgren Direktör