Avtal Avtalets namn: Upphandling: Startdatum: Programvaror och programvaror som molntjänst 2014 Programvaror och programvaror som molntjänst 2014 Referensnr: Upph. ref.nr: 10247 10247 2015-06-01 Slutdatum: 2017-05-31 Typ av avtal: Ramavtal Förlängning: 2 st á 1 år Parter: Köpare Säljare: Upph. enhet: Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: SKL Kommentus Inköpscentral AB Göran Carlsson Säljare: Kontaktperson: Fujitsu Sweden AB Yrjö Riikonen 5568194798 Org. nr: 5561475897 SE556819479801 Moms reg nummer: Adress: Hornsgatan 15 Adress: Box 40 Postnummer: Postort: Land: Telefon: 11799 Postnummer: 16493 STOCKHOLM Sverige Postort: Land: SE556147589701 Kista Sverige +46 8 709 59 94 Telefon: +46 (0)8 793 70 81 Mobil: Mobil: +46 (0)70 793 71 98 Fax: E-post: goran.carlsson@sklkommentu s.se Fax: E-post: yrjo.riikonen@se.fujitsu.co m 1. Ramavtalsutkast 1.1 Definitioner Avrop - Med Avrop avses köp eller beställning av Programvaror och Tjänster som UM/UE gör genom användande av detta Ramavtal. Kontrakt - Med Kontrakt avses det avtal som upprättas mellan UM/UE och Ramavtalsleverantör i samband med Avrop. Programvara - Med Programvara avses programvaror som omfattas av detta Ramavtal. Ramavtal - Med Ramavtal avses detta dokument inklusive bilagor. Ramavtalsleverantör - Med Ramavtalsleverantör avses den leverantör/återförsäljare som efter upphandling erhållit Ramavtal och är därigenom part i detta Ramavtal. Tjänster - Med tjänster avses tillhörande tjänster i form av licenshantering (Software Asset Management), installationstjänster, anpassning- och konfigurationstjänster och underhållsavtal. UM/UE - Med UM/UE avses sammantaget samtliga avropsberättigade myndigheter/enheter om inte annat anges. 1.2 Ramavtalets parter Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 1 av 16
Detta avtal (nedan kallat Ramavtalet) har träffats mellan SKL Kommentus Inköpscentral AB, organisationsnummer 556819-4798, (nedan kallad SKI) och Fujitsu Sweden AB, organisationsnummer 556147-5897 (nedan kallad Ramavtalsleverantören). Ramavtalsleverantören ansvarar för anställd, företrädare och eventuell underleverantörs arbete såsom för eget arbete. 1.3 Avropsberättigade parter Samtliga avropsberättigade parter (nedan kallad UM/UE) enligt ramavtalsbilaga 01- "Avropsberättigade parter", har rätt att börja avropa från Ramavtalet under ramavtalsperioden (inklusive eventuella förlängningar). 1.4 Ramavtalets omfattning Ramavtalet omfattar programvaror och programvaror som molntjänst samt tillhörande tjänster. Ramavtalet omfattar Programvaror inom följande programvaruområden: Kontorsstöd, Informationsförsörjning, Operativsystem, Säkerhetsprogramvara, Driftstödprogramvara, Tillgångshantering (Asset Management), Mellanprogramvara (Middleware) och Databas. Ramavtalet omfattas av följande Tjänster: Licenshantering (Software Asset Management), Installationstjänster, Anpassnings- och konfigurationstjänster och Underhållsavtal. Ramavtalsleverantören förbinder sig att tillhandahålla de Programvaror och Tjänster som omfattas av Ramavtalet inklusive bilagor i enlighet med Ramavtalets villkor. UM/UE får inte vägras leverans av Programvaror och Tjänster som omfattas av Ramavtalet. 1.5 Ramavtalsperiod Ramavtalet träder i kraft från den dagen då det undertecknats av båda parter, dock tidigast 2015-06-01. Ramavtalet gäller för en inledande period om två (2) år. Om SKI inte säger upp Ramavtalet till ramavtalsperiodens utgång förlängs det automatiskt med upp till ett (1) år i taget. Sådan förlängning kan ske maximalt två (2) gånger. Om SKI avser att säga upp Ramavtalet ska det ske med sex (6) månaders varsel före utgången av varje avtalsperiod. Uppsägning ska vara skriftlig. Uppsägningen är verkställd när den avsänts via rekommenderat brev till behörig företrädare för Ramavtalsleverantören på den adress där Ramavtalsleverantören har sitt säte eller Ramavtalsleverantören på annat sätt delgivits uppsägningen. När Ramavtalet har löpt i maximalt fyra (4) år löper det ut utan föregående uppsägning. 1.6 Avtalshandlingar och deras inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta Ramavtal 2. Ramavtal med bilagor 3. Kompletteringar och förtydliganden till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Kontrakt 6. Kompletteringar och förtydliganden till anbud 7. Anbud med bilagor Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 2 av 16
Inga andra handlingar än dessa gäller. 1.7 Avrop 1.7.1 Avropsförfarande Avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning jämlikt 5 kap 7 LOU. Den förnyade konkurrensutsättningen går till enligt följande: 1. UM/UE upprättar en skriftlig avropsförfrågan där UM/UE preciserar sitt behov av Programvaror och Tjänster utifrån ramavtalsvillkoren och ställda krav i förfrågningsunderlaget. I avropsförfrågan preciseras vilka programvaruområden, tillhörande tjänster samt önskad kompetensnivå som avropas. Exempelvis kan avrop preciseras till specifika verksamhetsområden som skola och tidpunkt för leverans. Av avropsförfrågan ska framgå vilka krav som kommer ligga till grund för tilldelning av Kontraktet, anbudsutvärdering kan ske enligt lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga. I avropsförfrågan anges en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar. Denna tidsfrist fastställs med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet och den tid som behövs för att lämna avropssvar. 2. Avropsförfrågan skickas till samtliga Ramavtalsleverantörer som härefter ska lämna skriftligt avropssvar inom den i avropsförfrågan ställda tidsfristen. Observera att avropssvar inkomna efter angiven tidsfrist beaktas inte. Om efterfrågade Programvaror och Tjänster inte kan erbjudas ska Ramavtalsleverantör meddela UM/UE orsak till detta. Rätten att ta emot avropsförfrågningar kan inte delegeras av Ramavtalsleverantören till underleverantör eller annan leverantör. 3. Avropssvar från Ramavtalsleverantör öppnas efter tidsfristen gått ut och UM/UE utvärderar de inkomna avropssvaren. Avropssvaret omfattas av sekretess fram till det att beslut om tilldelning av Kontrakt fattats. Utvärdering av avropssvaren sker i enlighet med de i avropsförfrågan ställda villkor för tilldelning av Kontrakt. Utvärdering av avropssvaren sker utifrån de i avropsförfrågan fastställda villkor för tilldelning av Kontrakt. 4. Kontrakt tilldelas den Ramavtalsleverantör som lämnat det för UM/UE bästa avropssvaret på grundval av de krav och villkor som angetts i avropsförfrågan. Det ligger på UM/UEs ansvar att snarast möjligt meddela samtliga Ramavtalsleverantörer som deltagit i den förnyade konkurrensutsättningen om beslut om tilldelning av Kontraktet och redovisa skälen för beslutet. 5. Avropet regleras därefter genom att skriftligt Kontrakt upprättas mellan Ramavtalsleverantören och UM/UE. SKI tillhandahåller mall för Kontrakt som UM/UE kan välja att använda, se ramavtalsbilaga 02 - Mall för Kontrakt. Genom Kontraktet görs preciseringar och konkretiseringar av avtalad tjänst samt av Ramavtalet. Ramavtalsleverantören åtar sig att informera UM/UE om Ramavtal och verka för att avrop sker i enlighet med Ramavtalet. 1.7.2 Avropsförfrågans innehåll Av avropsförfrågan ska det minst framgå: - Ramavtalsnamn och projektnummer - Information avseende tidpunkt för start och slut - Vilka Programvaror och antal som efterfrågas - Vilka Tjänster som efterfrågas - Vilka kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av Kontrakt Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 3 av 16
- Datum då avropssvar senast ska vara UM/UE tillhanda - UM/UE:s kontaktperson för Avropet 1.7.3 Avropsförfrågan Avropsförfrågan genom detta Ramavtal kan skickas ut till och med sista ramavtalsdag. 1.7.4 Kontraktets maximala löptid Kontrakt kan löpa upp till tre (3) år från och med den dag då Kontrakt tecknades. Att Ramavtalet upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av Kontrakt som ingåtts under Ramavtalets giltighetstid. Kontrakt kan inte löpa för längre tidsperiod än tre (3) år efter det att Ramavtalets giltighetstid har upphört. 1.8 Tillgänglighet och service 1.8.1 Beställningar UM/UE ska under kontraktsperioden kunna beställa Programvaror och Tjänster genom kundservice (e-post, fax och telefon). Programvaror och Tjänster ska kunna beställas genom webbshop. 1.8.2 Kundservice Anbudsgivaren ska ha en kundservice som är tillgänglig under helgfria vardagar klockan 08.00-17.00. Kundservice ska kunna nås via e-post, fax och telefon enligt ordinarie samtalstaxa (Sverige samtal). Om kundservice kontaktas via e-post ska Ramavtalsleverantören återkoppla till UM/UE inom en (1) arbetsdag. Kundservice ska kommunicera på svenska språket (både i tal och skrift). Kundservice ska kunna eskalera till second line support. Support avser kvalificerat stöd till IT-ansvariga och allmän hjälp till slutanvändare för den köpta programvaran. Ramavtalsleverantören ska erbjuda stöd och support för de programvaror som erbjuds och kunna ge rådgivning samt hänvisa, vidarebefordra och eskalera eventuella ärenden till aktuell programvarutillverkare. All support ska ingå i den köpta programvaran. Ramavtalsleverantören ska kunna bistå UM/UE med administration av försäkringsärenden. 1.8.3 Kontaktperson Ramavtalsleverantören ska tilldela UM/UE kontaktperson som ansvarar för Ramavtalsleverantörens uppdrag och åtagande gentemot UM/UE. Kontaktperson kan ansvara för flera UM/UE. Kontaktperson ska ha mycket goda kunskaper och erfarenheter gällande hantering och köp av licenser och programvaror. Kontaktperson ska bidra till en effektivare och smidigare hantering av UM/UEs ärenden och beställningar. Om UM/UE önskar ska kontaktperson utföra kundbesök hos UM/UE minst en (1) gång per år. Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 4 av 16
1.9 Leverans 1.9.1 Leveransvillkor Fysisk leverans ska ske fritt till UM/UEs lokaler i Sverige (till den/de adress/-er som angetts i avropet) i enlighet med Incoterms 2010, Delivered Duty Paid (DDP). Detta innebär att Ramavtalsleverantören står för samtliga risker och kostnader fram till det att produkterna finns tillgängliga på den plats som angivits i Kontraktet. 1.9.2 Leveranstid Ramavtalsleverantören ska under kontraktsperioden kunna leverera Programvaror inom två (2) arbetsdagar från beställningstillfället, såvida inget annat överenskommits mellan UM/UE och Ramavtalsleverantören (Avtalad leveransdag). Leverans av Tjänster sker enligt överenskommelse mellan UM/UE och Ramavtalsleverantör. 1.9.3 Fel i leverans Felaktiga levererade produkter ska kunna returneras utan kostnad för UM/UE. Med felaktig leverans avses leverans som ej överensstämmer med Kontraktet. 1.9.4 Leveransförsening och vite Leveransförsening föreligger när effektiv leveransdag inträffar efter Avtalad leveransdag. Om Ramavtalsleverantören finner det sannolikt att Ramavtalsleverantören inte kan hålla Avtalad leveransdag ska Ramavtalsleverantören utan dröjsmål skriftligen meddela UM/UE detta samt ange orsakerna till förseningen och den tidpunkt då leverans beräknas ske. Om leveransförsening beror på UM/UE eller något förhållande på dennes sida ska Avtalad leveranstid förlängas med den tid som kan anses skälig. Om leveransförseningen beror på Ramavtalsleverantören eller något förhållande på dennes sida, har UM/UE rätt att erhålla vite. Vite ska dock inte utgå för tid som Ramavtalsleverantören utan olägenhet för UM/UE ställer andra produkter till UM/UEs förfogande. Dessa produkter ska uppfylla avtalad specifikation. Vite ska utgå med en halv procent (0,5 %) av hela kontraktssumman per påbörjad förseningsvecka. Vite ska dock inte utgå med sammanlagt högst tio procent (10%) av hela kontraktsvärdet. 1.10 Underhållsavtal Ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda UM/UE underhållsavtal på programvaror. Underhåll avser kontinuerliga uppdateringar och uppgraderingar för den köpta programvaran. Ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda bevakning av giltighetstid av underhållsavtal. Påminnelse ska skickas till UM/UE senast en (1) månad innan licens löper ut. 1.11 Pris och betalningsvillkor 1.11.1 Pris - Programvaror Ramavtalsleverantören har rätt till ersättning för Programvaror enligt angivna procentuella påslag/rabatter för programvarutillverkarna Microsoft, IBM, Citrix och Novell. De procentuella påslagen/rabatterna ska gälla på nettopriser från Microsoft, IBM, Citrix och Novell, med hänsyn tagen till den av SKI förhandlade volymrabatten. Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 5 av 16
Pris för programvaror från övriga programvarutillverkare anges i form av procetuellt påslag/rabatt på licenspris och återfinns i ramavtalsbilaga 02 - Pris. (uppdateras med aktuella programvarutillverkare vid avtalsteckning) Priser ska vara i svenska kronor SEK exklusive mervärdesskatt. Offererad påslag/rabatter utgör tak för vad Ramavtalsleverantör har rätt att offerera i samband med förnyad konkurrensutsättning. Ramavtalsleverantören får offerera lägre påslag/rabatter vid en förnyad konkurrensutsättning. Påslag/rabatter i Kontrakt ska vara fasta mellan UM/UE och Ramavtalsleverantör under hela kontraktsperioden. 1.11.2 Pris - Tjänster Ramavtalsleverantören har rätt till ersättning för Tjänster enligt ramavtalsbilaga 02 - "Pris". Under hela ramavtalsperioden (inklusive eventuella förlängningar) ska offererade priser vara fasta. Priset innefattar administrativa kostnader, sedvanliga produkter, utrustning och förbrukningsartiklar som behövs för uppdragets genomförande, eventuella resekostnader, logi, restid till och från UM/UE samt traktamente. Priset baseras på att arbetet utförs på vardagar klockan 08:00-17:00. Priser ska vara i svenska kronor SEK exklusive mervärdesskatt. Vid den förnyande konkurrensutsättningen efterfrågas priset för de efterfrågade tjänster som UM/UE kommer att avropa. Priset definieras i det Kontrakt som upprättas mellan Ramavtalsleverantören och UM/UE. Ramavtalsleverantörs pris för Tjänster enligt ramavtalsbilaga 02 - "Pris" utgör tak för vad Anbudsgivaren har rätt att offerera i samband med förnyad konkurrensutsättning. Ramavtalsleverantören får offerera lägre priser. Priser i Kontrakt ska vara fasta mellan UM/UE och Ramavtalsleverantör under hela kontraktsperioden. 1.11.3 Pris - Underhållsavtal Ramavtalsleverantören har rätt till ersättning för underhållsavtal enligt ramavtalsbilaga 02 - "Pris". Pris för underhållsavtal anges med procentsats på licenspris per programvarutillverkare som SKI har volymavtal med. För underhållsavtal får Ramavtalsleverantören inte göra egna påslag. Det är produkttillverkarens påslag som gäller. 1.11.4 Fakturering På fakturan ska minst anges: - Fakturadatum och fakturanummer, - Adress till UM/UE, - Företagets namn, adress och organisationsnummer, - Företagets momsregistreringsnummer och F-skattebevisnummer - Leveransdatum och leveransadress, - Beställarens namn, - Specifikation dvs. vad leverans avser (art och mängd), - Priset och total mervärdesskatt UM/UE kan specificera annat fakturainnehåll i samband med avrop. 1.11.5 Elektronisk fakturering Ramavtalsleverantören ska kunna leverera e-fakturor enligt SFTI-standard (Single Face To Industry) i form av Fulltext faktura eller Svefaktura alternativt skicka e-fakturor via Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 6 av 16
fakturaportal tillhandahållen av UM/UE enligt separat överenskommelse. Driftstart och detaljerade specifikationer avseende elektronisk fakturering överenskommes mellan parterna. UM/UE ska medverka till att elektronisk fakturering införs genom att tillhandahålla nödvändig information. Ramavtalsleverantören är skyldig att införa elektronisk fakturering inom tre (3) månader från det UM/UE begärt det. I annat fall uppstår en försening beroende på Ramavtalsleverantören. Vid försening av införandet av elektronisk fakturering utgår vite om 5000 SEK. Därefter utgår löpande vite med 5000 SEK per påbörjad trettio- (30) dagarsperiod. UM/UE äger rätt att avräkna upplupet vite från fakturerad ersättning. Rätt till vite föreligger inte när förseningen av införandet beror på UM/UE. 1.11.6 Betalningsvillkor Betalning ska ske senast trettio (30) kalenderdagar efter fakturadatum. Felaktiga fakturor som inte är specificerade kan UM/UE returnera utan åtgärd. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får inte debiteras. Fakturavillkor får inte strida mot Ramavtalet. Ramavtalsleverantören ska fakturera UM/UE d.v.s faktura får ej skickas från underleverantör. 1.12 E-handel Ramavtalsleverantör ska inom tre (3) månader från det att UM/UE så begär det kunna skicka produktkatalog (sortiments- och prislista), kunna ta emot ordrar elektroniskt och skicka fakturor elektroniskt. Den standard som ska användas är i första hand den i offentlig sektor använda SFTI (Single Face To Industry), se www.sfti.se. Parterna överenskommer om vilken av affärsprocesserna som ska användas. 1.13 Ramavtalsleverantörs åtagande Ramavtalsleverantören åtar sig att leverera i enlighet med kraven i förfrågningsunderlaget, detta Ramavtal samt Ramavtalsleverantörens anbud. Ramavtalsleverantören ska följa gällande lagar, regler och myndighetsbeslut. Ramavtalsleverantörens leveranskapacitet ska upprätthållas under hela ramavtalsperioden (inklusive eventuella förlängningar). I Ramavtalsleverantörens åtagande ingår att informera UM/UE om Ramavtalet och att verka för att avrop sker i enlighet med Ramavtalet. 1.13.1 Informationsplikt Parterna har en skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Ramavtalet. Ramavtalsleverantören har härutöver en skyldighet att lämna korrekt information om Ramavtalet och dess villkor till UM/UE. 1.13.2 Lojalitetsplikt Parterna är förpliktade att fullgöra sina avtalsförpliktelser på ett lojalt sätt och ska och agera korrekt ärligt och lojalt med beaktande av motpartens intressen i enlighet med god affärssed. Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 7 av 16
1.13.3 Uppföljning Parterna ska samarbeta under ramavtalsperioden (inklusive eventuella förlängningar). Ramavtalsleverantören är skyldig att minst en (1) gång per år delta i ett uppföljningsmöte där Ramavtalets villkor följs upp samt eventuella andra omständigheter som påverkar avtalsförhållandet diskuteras. 1.13.4 Revision Ramavtalsleverantören ska tillämpa sådana administrativa rutiner att det är möjligt att löpande kontrollera att ställda krav uppfylls och att föreskriven kravnivå upprätthålls. SKI har rätt att under ramavtalsperioden (inklusive eventuella förlängningar) utföra kontroller av Ramavtalsleverantören för att säkerställa att Ramavtalsleverantören uppfyller uppställda krav på inbetalnings av skatter och avgifter samt ekonomisk stabilitet. SKI ska ha möjlighet att uppdra åt fristående konsult, egen personal, revisor eller liknande att utföra uppföljning, kontroll eller utvärdering av villkoren i detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören är skyldig att bereda denne tillträde och insyn i sådan utsträckning att denne kan genomföra sitt uppdrag. 1.13.5 Otillåten marknadsföring Ramavtalsleverantören har endast rätt att hänvisa till Ramavtalet vid marknadsföring på ett sunt och korrekt sätt i enlighet med Ramavtalet och på ett sådant sätt att mottagaren får en rättvisande bild av Ramavtalet. SKI:s godkännande ska inhämtas i förväg. Om sådant godkännande inte inhämtats i förväg och Ramavtalsleverantören inte omedelbart upphör med marknadsföring som SKI påpekat är otillåten eller inte på ett korrekt sätt återspeglar innehållet i Ramavtalet har SKI rätt till vite. Vite utgår om 15 000 SEK. Därefter utgår löpande vite med 15 000 SEK per påbörjad trettio (30)-dagarsperiod tills marknadsföringen har upphört. SKI har rätt till skadestånd för liden skada. Har vite utgått ska detta avräknas från SKI: s skadestånd. 1.14 Underleverantörer Ramavtalsleverantören har rätt att anlita underleverantör i enlighet med Ramavtalet. På SKI:s respektive UM/UE:s begäran ska Ramavtalsleverantören genom intyg eller avtal kunna påvisa ett etablerat samarbetsförhållande (giltigt samarbetsavtal) med underleverantören. Samarbetsavtalet mellan Ramavtalsleverantören och underleverantören ska förbinda underleverantören att ställa offererade produkter eller tjänster till förfogande för det åtagande som anbudet omfattar. Samarbetsavtalet ska vara gällande under hela ramavtalsperoiden (inklusive eventuella förlängningar). Ramavtalsleverantör kan, under ett tilldelat Ramavtals löptid, ansöka hos SKI om förändringar avseende underleverantörer. Tillägg eller byte av underleverantör kan endast ske efter skriftligt godkännande av SKI. Utgångspunkten är att Ramavtalsleverantörens leveranskapacitet ska vara oförändrad under ramavtalsperioden (inklusive eventuella förlängningar). Ramavtalsleverantören har inte rätt att till underleverantör delegera rätten att motta avrop eller teckna Kontrakt med UM/UE. Ramavtalsleverantören svarar för underleverantörs arbete så som för sitt eget arbete. Ramavtalsleverantören är skyldig att ha väl dokumenterade rutiner för hantering av underleverantörer. Rutinerna ska innefatta: ansvarsfördelning, tillgänglighet av resurser och Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 8 av 16
kontaktpersoner hos underleverantören mm. 1.15 Avvikelser 1.15.1 Dröjsmålsräntor Vid försenad betalning orsakad av Ramavtalsleverantören eller SKI uppfylls dröjsmålsränta enligt räntelagen. Eventuell räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (fr.o.m. - t.o.m.) då räntan beräknas som antalet räntedagar. 1.15.2 Skadestånd med anledning av Ramavtalets upphörande Vid hävning ska ekonomisk reglering ske mellan SKI och Ramavtalsleverantören. Ersättning ska utgå för direkt skada som följer av anledningen till hävning. 1.15.3 Ansvarsförsäkring Ramavtalsleverantören ansvarar för skador som åsamkats SKIs och/eller UM/UEs egendom till följd av oaktsamhet i samband med arbetets utförande. Ramavtalsleverantören ska inneha och under hela ramavtalsperioden (inklusive eventuella förlängningar) vidmakthålla giltig ansvarsförsäkring samt andra för verksamheten erforderliga försäkringar. Ramavtalsleverantören ska vid anmodan av SKI respektive UM/UE kunna visa upp bestyrkt kopia av relevanta gällande försäkringsbevis. 1.15.4 Skadeståndsskyldighet gentemot tredje man Ramavtalsleverantören svarar i förhållande till SKI för skadestånd, som SKI på grund av vållande hos Ramavtalsleverantören eller personal som denne svarar för, kan komma att förpliktigas utge till tredje man. Ramavtalsleverantören ansvarar för skada som denne vållar om skadan orsakats av fel eller försummelse. Skadestånd är begränsat till direkt förlust, dock högst med ett belopp per skadetillfälle motsvarande det belopp som är högst av trettiofem (35) gånger det prisbasbelopp som, vid var tid, gäller enligt lag (1962:381) om allmän försäkring. Begränsningen gäller inte om uppsåt eller grov vårdslöshet föreligger. Som direkt skada ska även anses förlust av data och information. 1.15.5 Överlåtelse av Ramavtal Ingånget Ramavtal får normalt inte överlåtas till ny Ramavtalsleverantör. I undantagsfall, till exempel vid omorganisation, får detta göras utan att ny upphandling behöver genomföras. Överlåtelsen ska i förväg godkännas av SKI och överlåtelseavtal ska upprättas skriftligen och undertecknas av SKI, den överlåtande Ramavtalsleverantören och den nya Ramavtalsleverantören. För att den nya Ramavtalsleverantören ska ha rätt att leverera enligt Ramavtalet ska kopia av överlåtelseavtalet sändas till SKI. Sker överlåtelse utan godkännande har SKI rätt till skadestånd. SKI äger också rätt att häva Ramavtalet utan föregående uppsägning. 1.15.6 Överlåtelse av Kontrakt Kontrakt får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan UM/UE:s skriftliga medgivande. 1.16 Ändringar och tillägg Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 9 av 16
Ändringar och tillägg till detta Ramavtal kan endast ske genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för SKI och Ramavtalsleverantören. 1.17 Antidiskrimineringsklausul 1. Ramavtalsleverantören ska vid utförandet av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslag (2008:567). 2. Ramavtalsleverantören är under ramavtalsperioden inklusive eventuella förlängningar skyldig att på begäran av SKI skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt 1. Tiden för redovisning ska vara minst en (1) vecka, om inte längre tid överenskommits. 3. Om Ramavtalsleverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt 2 eller om Ramavtalsleverantören vid utförandet av uppdrag enligt Ramavtal inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1, äger SKI rätt att säga upp Ramavtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven uppsägningstid. 4. Ramavtalsleverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i 1-3, i enlighet med följande uppställda krav: För det första ska villkoren endast omfatta underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. För det andra bör underleverantören utföra väsentlig del av de uppdrag som Ramavtalet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet. För det tredje krävs att Ramavtalsleverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören. 5. Eftersom det är av mycket stor betydelse för SKI att dess Ramavtalsleverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1 anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. SKI äger i dessa fall rätt att häva Ramavtalet. 1.18 Sociala och etiska krav 1 Programvaror som levereras enligt detta Ramavtal ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182, FN:s barnkonvention, artikel 32, det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt den arbetsrätt, inklusive regler om minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. 2 Ramavtalsleverantören är skyldig att på anmodan från SKI eller UM/UE redovisa att kraven i 1 uppfylls. Redovisningen ska ske på det sätt och inom den tid som SKI eller UM/UE begär om detta inte är oskäligt. Ramavtalsleverantören är vidare skyldig att möjliggöra för SKI eller UM/UE att själv eller genom ombud kontrollera på plats att kraven i 1 uppfylls. Detta sker till exempel genom att vid begäran lämna adress och kontaktuppgifter till tillverkare i ett eller flera led av de varor som produceras för Ramavtalets avropare. 3 Skulle UM/UE, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av UM/UE eller på uppdrag av UM/UE eller på annat sätt, ha befogad anledning att misstänka att kraven i 1 inte uppfylls är Ramavtalsleverantören skyldig att genom egen utredning visa att han Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 10 av 16
uppfyller dessa krav. I annat fall gäller vad som sägs i 4. 4 Bristande uppfyllelse av skyldigheterna i 1-3 innebär ett kontraktsbrott. SKI eller UM/UE får med anledning av kontraktsbrottet begära rättelse inom den tid SKI eller UM/UE bestämmer förutsatt att tidsfristen inte är oskäligt kort. Sker inte rättelse eller är rättelsen bristfällig har SKI eller UM/UE rätt till prisavdrag som står i proportion till SKI:s eller UM/UEs intresse av att kraven följs, uppsägning eller hävning. Valet av påföljd får inte vara oproportionerligt i förhållande till kontraktsbrottet. 1.19 Personuppgifter 1.19.1 Hantering av personuppgifter UM/UE är ansvarig för att behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning. Ramavtalsleverantören ska följa UM/UEs instruktioner angående behandling av personuppgifter. 1.19.2 Överföring av personuppgifter till tredje land I 33 Personuppgiftslagen (1998:204) fastställs förbud mot överföring av personuppgifter till tredje land. Det är, enligt lagen, förbjudet att till tredje land föra över personuppgifter som är under behandling om landet inte har en adekvat nivå för skyddet av personuppgifterna. Förbudet gäller också överföring av personuppgifter för behandling i tredje land. Enligt andra stycket ska frågan om en skyddsnivå är adekvat bedömas med hänsyn till samtliga omständigheter som har samband med överföringen. Särskild vikt skall läggas vid uppgifternas art, ändamålet med behandlingen, hur länge behandlingen ska pågå, ursprungslandet, det slutliga bestämmelse landet och de regler som finns för behandlingen i det tredje landet. Lag (1999:1210). Det är UM/UE som är ansvariga för att behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning. Vilka bestämmelser som gäller vid hantering av personuppgifter framgår av gällande lag. Ramavtalsleverantören ska säkerställa att information transporteras, lagras och hanteras på ett konfidentiellt sätt. Ramavtalsleverantören ansvarar för att informationen i varje läge skyddas mot åtkomst eller möjlighet till åtkomst från tredje part. 1.20 Säkerhet och sekretess Ramavtalsleverantören ska följa de säkerhetsföreskrifter som UM/UE redovisar från tid till annan samt tillse att berörda resurser och anlitad underleverantör iakttar dessa föreskrifter. Ramavtalsleverantören får inte till tredje man lämna ut handlingar eller på annat sätt återge uppgifter om UM/UEs verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- och/eller yrkeshemlighet eller som i övrigt rör UM/UEs interna förhållanden, i annan utsträckning än som erfordras för avtalad tjänsts genomförande. I det fall Ramavtalsleverantören ges tillgång till enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, skyddad information ska tillämpliga bestämmelser i nämnda lag beaktas. Skyldigheten att iaktta sekretessen gäller även efter det att Kontraktet i övrigt upphört att gälla. Ramavtalsleverantören förbinder sig att informera personal och underleverantörer om gällande sekretess. Om UM/UE så begär ska särskild sekretessförbindelse undertecknas av Ramavtalsleverantörens personal och ev. anlitad underleverantör innan arbetet påbörjas. Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 11 av 16
I det fall Ramavtalsleverantören ges tillgång till enligt OSL skyddad information ska tillämpliga bestämmelser i nämnda lag beaktas. Ramavtalsleverantören ska informera anlitad underleverantör om gällande sekretess. Om UM/UE önskar ska särskild sekretessförbindelse undertecknas av anlitad underleverantör innan avtalad tjänst påbörjas och leverans sker. Sekretesskyldighet gäller även om Kontraktet i övrigt upphört att gälla. För att uppdrag inom samhällskritisk verksamhet ska kunna påbörjas måste en säkerhetsprövning och eventuell registerkontroll utföras på berörda personer. Ramavtalsleverantören samt eventuella underleverantörer blir då på UM/UEs begäran föremål för kontroll enligt säkerhetsskyddslag (1996:627) samt säkerhetsskyddsförordning (1996:633). Det åligger UM/UE att i avropsförfrågan uppge att säkerhetsskyddsavtal erfordras för leveransen. De närmare villkoren för säkerhetsskyddsavtal och dess vidmakthållande under kontraktsperioden ska fastställas mellan UM/UE och Ramavtalsleverantören. 1.21 Ägande- och nyttjanderätt UM/UE har full ägande- och nyttjanderätt av information och data som UM/UE lagrar hos programvarutillverkaren. Informationen och datat ska kostnadsfritt kunna exporteras till UM/UE i originalformat. 1.22 Förtida upphörande av ramavtalet 1.22.1 Hävning av ramavtal SKI har rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om a) Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende inbetalning av svenska skatter eller sociala avgifter trots påpekande från SKI, eller b) Ramavtalsleverantören enligt lagakraftvunnen dom dömts för ekonomiska brott, eller person i ledande ställning hos Ramavtalsleverantören har belagts med näringsförbud, eller c) Ramavtalsleverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller d) Ramavtalsleverantörens företrädare varit dömd för yrkesrelaterade brott enligt 10 kap. 1 LOU eller döms för sådant brott under avtalstiden, eller e) Ramavtalsleverantören eller dess företrädare döms för brott avseende yrkesutövningen, ekonomiska brott eller belagts med näringsförbud enligt lagakraftvunnen dom, eller f) Ramavtalsleverantören under ramavtalsperioden (inklusive eventuella förlängningar) gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller det under ramavtalsperioden (inklusive eventuella förlängningar) framkommer att Ramavtalsleverantören vid tidpunkten för upphandlingen hade begått sådant fel och detta skulle medfört uteslutning, SKI har därutöver rätt att säga upp Ramavtalet om tilldelning av Ramavtal skett till följd av oriktiga uppgifter vid avlämnande av anbud till Ramavtalet. Utöver vad som anges på annan plats i detta Ramavtal äger part rätt att med omedelbar verkan säga upp ramavtalet om motparten i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom. Under den tid det tar att utreda misstankarna mot Ramavtalsleverantören enligt ovan har SKI rätt att tillfälligt ta bort tillgängligheten (s.k. tillfälligt avropsstopp) för Ramavtalsleverantörens Ramavtal i avtalsdatabasen. Det tvistiga förhållandet som föranlett avropsstoppet kräver inte att en tvist slutligen avgjorts. Under hela den tid den tvistiga frågan är föremål för utredning och prövning har SKI således möjlighet att använda tillfälligt avropsstopp. Ramavtalsleverantören har inte rätt till ersättning för uteblivna intäkter eller andra kostnader Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 12 av 16
på grund av tillfälligt avropsstopp. Vid förtida uppsägning har Ramavtalsleverantören rätt till skälig ersättning för nedlagt arbete fram till uppsägningen, dock inte indirekta kostnader. 1.22.2 Förtida upphörande av Kontrakt UM/UE har rätt att med omedelbar verkan häva Kontraktet (avropsavtalet) om: a) Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende inbetalning av svenska skatter eller sociala avgifter trots påpekande från SKI, eller b) Ramavtalsleverantören enligt lagakraftvunnen dom dömts för ekonomiska brott, eller person i ledande ställning hos Ramavtalsleverantören har belagts med näringsförbud, eller c) Ramavtalsleverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller d) Ramavtalsleverantörens företrädare varit dömd för yrkesrelaterade brott enligt 10 kap. 1 LOU eller döms för sådant brott under kontraktsperioden, eller e) Ramavtalsleverantören eller dess företrädare döms för brott avseende yrkesutövningen, ekonomiska brott eller belagts med näringsförbud enligt lagakraftvunnen dom, eller f) Ramavtalsleverantören under kontraktsperioden gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller det under kontraktstiden framkommer att Ramavtalsleverantören vid tidpunkten för upphandlingen hade begått sådant fel och detta skulle medfört uteslutning. UM/UE har därutöver sätt rätt att säga upp Kontraktet om tilldelning av kontrakt skett till följd av att Ramavtalsleverantören lämnat felaktiga uppgifter i samband med avropet. Utöver vad som anges på annan plats i detta Ramavtal äger part rätt att med omedelbarverkan säga upp Kontraktet om motparten i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Kontraktet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) kalenderdagar efter skriftlig anmodan därom. Oavsett om part vidtar rättelse eller inte har part rätt att med omedelbar verkan häva Kontraktet om motparten vid fler än tre (3) tillfällen under en period om tolv (12) månader i väsentlig mån brustit i förpliktelser enligt Kontraktet. I Ramavtalet anges att SKI har rätt att med omedelbar verkan häva Ramavtalet om tilldelning av Ramavtal skett till följd av oriktiga uppgifter i anbudet till ramavtalsupphandlingen. UM/UE har till följd av sådan hävning rätt att häva hela Kontraktet eller den del av Kontraktet som hänför sig till grunden för SKI:s hävning av Ramavtalet om Kontraktet har ingåtts i förlitan på sådana oriktiga uppgifter. För det fall UM/UE häver Kontraktet har UM/UE rätt att i ett kommande avrop, som syftar till att ersätta det upphävda Kontraktet, inte vända sig till Ramavtalsleverantören. Meddelande om hävning ska skriftligen ställas till Ramavtalsleverantörs kontaktperson. 1.22.3 Force Majeure Part befrias från sina åtaganden enligt Ramavtalet om fullgörandet därav förhindras på grund av omständigheter utanför dess kontroll som denne skäligen inte kunde förutse vid ingåendet av Ramavtalet och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Exempel på sådana omständigheter är krig, terrordåd, naturkatastrof, eldsvåda, myndighetsåtgärd och arbetskonflikt. Part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omgående skriftligen underrätta motpart därom. SKI och Ramavtalsleverantören ska verka för att hitta alternativa lösningar så att Ramavtalet trots ovan hinder kan fullföljas. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska part underrätta motpart därom. Om Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 13 av 16
Ramavtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än nittio (90) kalenderdagar på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda Ramavtalet. 1.23 Tvistelösning och preskription 1.23.1 Lagvalsregler Tvister angående tolkning eller tillämpning av detta Ramavtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska i första hand avgöras genom förhandling parterna emellan. Om inte uppgörelse nås vid dessa förhandlingar ska tvisten avgöras av av svensk allmän domstol i Stockholm med tillämpning av svensk rätt. Den omständighet att tvist mellan parterna hänskjuts till domstol för rättsligt avgörande innebär inte att Ramavtalsleverantören får avbryta att utföra sitt uppdrag. Rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet bestäms av svensk lag med undantag av dess lagvalsregler. 1.23.2 Preskription Om talan inte väcks inom ett (1) år efter Ramavtalets upphörande går parts talerätt förlorad (preskription), om inte uppsåt eller grov vårdslöshet ligger motpart till last. Vid uppsåt och grov vårdslöshet ska talan väckas inom tio (10) år efter Ramavtalets upphörande. 1.24 Ramavtalsbilagor Ramavtalsbilaga 01 - Avropsberättigade parter Ramavtalsbilaga 02 - Mall för Kontrakt Ramavtalsbilaga 03 - Pris Ramavtalsbilaga 04 - Godkända underleverantörer Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 14 av 16
2. SKI Administrativa villkor 2.1 Administrativ ersättning och redovisning Ramavtalsleverantören ska till SKI erlägga en administrativ ersättning avseende all försäljning under detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören erlägger avgift om en och en halv procent (1,5 %) av fakturerat belopp enligt detta Ramavtal. Om uppdrag utförts av underleverantör ska det fakturerade beloppet ingå i underlaget för den administrativa ersättningen som ska betalas av Ramavtalsleverantören. Administrativ avgift utgår även efter det att Ramavtalet har upphört att gälla under förutsättning att Ramavtalet fortfarande tillämpas mellan Ramavtalsleverantören och UM/UE. Inrapportering av statistik ska därför göras så länge som avrop görs. SKI behöver ha vetskap om vilka UM/UE som tillämpar utgångna ramavtal för att kunna vidta nödvändiga åtgärder för att hänföra avrop till gällande ramavtal. Ersättningen avser SKI:s arbete med genomförandet av upphandlingen, avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, vägledning vid avrop, information, administrativ service samt stöd och rådgivning vid tvister mellan UM/UE och antagen Ramavtalsleverantör. Ramavtalsleverantören ska inte på eget initiativ specificera SKI:s administrativa avgift på UM/UEs faktura. Redovisning får endast ske i det fall UM/UE särskilt begär det. 2.1.1 Redovisning av statistik Ramavtalsleverantören ska månadsvis till SKI lämna redovisning av försålda tjänster som omfattas av Ramavtalet. Försäljning genom kontrakt som löper efter ramavtalsperiodens (inklusive eventuella förlängningar) utgång ska redovisas till dess att uppdraget upphört. Redovisning ska inlevereras månadsvis, på av SKI anvisat sätt, uppdelad per UM/UE som avropat på Ramavtalet under den aktuella redovisningsperioden. Redovisningen ska ske månadsvis i efterskott senast per den 15:e i efterföljande månad och omfatta föregående månads fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt. Redovisningen ska rapporteras via den webbaserade länk som mailas ut fjorton (14) kalenderdagar innan rapportering eller i annat format som SKI och Ramavtalsleverantören överenskommer om. Redovisning ska ske även om ingen försäljning har skett eller inga avrop gjorts. Redovisningen ska ske utan kostnad för SKI. 2.1.2 Fakturering Den administrativa ersättningen faktureras Ramavtalsleverantören månadsvis av SKI med redovisning av fakturerat belopp som underlag. Mervärdesskatt ska erläggas enligt gällande skattelagstiftning. Betalningsvillkor är trettio (30) kalenderdagar netto, påminnelseavgift enligt förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt lag (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635). Efter mottagen redovisning fakturerar SKI den administrativa ersättningen inklusive mervärdesskatt. Fakturan ska betalas inom trettio (30) kalenderdagar från fakturans utställningsdatum. 2.1.3 Vite SKI har, för det fall Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning eller inbetalning av den administrativa ersättningen, rätt till vite. Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 15 av 16
Vite ska utgå för varje redovisningsperiod som Ramavtalsleverantören brister i sin redovisningsskyldighet genom att utebli med redovisningen. Vid utebliven redovisning utgår vite om 4 000 SEK exklusive mervärdesskatt för varje påbörjad förseningsvecka, dock med maximalt 16 000 SEK exklusive mervärdesskatt för varje redovisningsperiod. I det fall maximalt vite utgått och Ramavtalsleverantören inte inkommit med begärd statistik äger SKI rätt att till Ramavtalsleverantör ställa faktura baserad på tidigare lämnad redovisning. 2.1.4 Revision SKI äger rätt att kontrollera att Ramavtalsleverantören fullgjort sina åtaganden enligt detta Ramavtal, genom att anlita en av SKI utsedd revisor. Sådan revisor ska ges tillgång till fakturor och räkenskapsmaterial avseende avrop, i den utsträckning som erfordras för nämnda kontroll och som inte står i strid med lag och börsregler som är tillämpliga för Ramavtalsleverantören. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska korrigeras omgående. SKI ska svara för kostnaden för revisorn i det fall Ramavtalsleverantören fullgjort sina åtaganden, i annat fall ska Ramavtalsleverantören stå för kostnaden. Ramavtalsleverantören ska, trots att denne fullgjort sina åtaganden, stå för kostnaderna för revision om maximalt vite om 16 000 SEK enligt ovan utgått under de senaste tolv (12) månaderna. Detsamma gäller om Ramavtalsleverantören har varit i dröjsmål med betalningen med minst trettio (30) kalenderdagar den senaste tolvmånadersperioden. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal. Underskrift av behörig avtalstecknare: Köpare: SKL Kommentus Inköpscentral AB Ort / datum: Säljare: Fujitsu Sweden AB Ort / datum: Underskrift: Underskrift: Namnförtydligande: Namnförtydligande: Befattning: Befattning: Utskrivet: 2015-05-12 22:05 Sida 16 av 16