Risk- och sårbarhetsanalys och krisplan för Kulturnämnden 2013-05-07
Risk- och sårbarhetsanalys I den av fullmäktige antagna krisplanen finns ett antal definierade områden och funktioner uppräknade där störningar, avbrott och oförutsedda händelser kan få mycket allvarliga konsekvenser. Av dessa är störningar är elförsörjningen utan tvivel den störning som skulle få de mest omfattande och svårhanterliga konsekvenserna inte bara för kulturnämndens verksamheter utan för samhället i stort. Detta pga. av att ett större strömavbrott skulle medföra störningar i vattenförsörjningen, värmeförsörjningen och transportsystemen. Det är hög sannolikhet att störningar i elförsörjningen kan ske. Kulturnämnden har prioriterat de antagna riskområdena utifrån graden av risk att störning kan ske enligt nedan. Elförsörjning Vattenförsörjning Värmeförsörjning Brand Smittspridning Social oro För att effektivt kunna hantera eventuella avbrott eller störningar har två fördjupningsområden identifierats. Informationshantering Spridning av information till och kommunikation med berörda samt samordning skulle försvåras eller omöjliggöras efter ett relativt kort strömavbrott. Att sprida information till allmänheten, brukare, anordnare med flera kategorier på andra sätt än genom elektronisk kommunikation är mycket svårt och tidsödande. Hur biblioteken kan medverka i detta behöver utredas vidare. Ersättningslokaler: Störningar inom alla definierade områden kan orsaka konsekvenser där ersättningslokaler måste ordnas. Beroende på omfattningen av störningen är förskolor och skolor mycket sårbara om ersättningslokaler måste ordnas. Eftersom verksamheten är mycket omfattande och förskolorna är spridda över hela kommunen kan det innebära att det endast är möjligt att ordna ersättningslokaler för en mindre del av verksamheten. En möjlighet är att använda kulturlokaler som ersättningslokaler. 2 (10)
Krisplan för Kulturnämnden Krisplanen tillämpas i de situationer då verksamheternas huvudmän i samråd med Kultur- och utbildningsenheten bedömer att de själva inte kan hantera krisen. 1 Handlingsplan Intern krisgrupp: 1 förskoleexpert, 1 utbildningsexpert, 1 controller, 1 kundval, 1 kulturexpert, chef, kommunikatör Krisgruppen definierar, informerar och delegerar. Steg 1: Identifiera händelse och problem. Steg 2: Gå igenom checklistor till Nackas krisplan. Se bilaga. Steg 3: Delegerar ansvar och arbetsuppgifter inom enheten utifrån nuläge. Steg 4: Gå igenom checklista fortsättningsfas Kulturnämnden 2 Rutiner för kommunikation/information Huvudansvar för kommunikation är chef eller annan utsedd person. All kommunikation ska ske i samråd med ansvarig person och kommunikationsansvarig i kommunen. Vid händelse då centrala krisgruppen är aktiverad skall all kommunikation ske i samråd med den gruppen. 3 Kommunikationskanaler Nackas hemsida Mejl Telefon Möten/krismöten Fundera på vilka som får använda kommunens informationsresurser som tex hemsidan. 4 Målgrupper för information/kommunikation Interna nyckelpersoner Verksamheter Chefer Personal Besökare Barn/elever i kultur- och musikskolor 3 (10)
Andra verksamheter för stöd/hjälp Media 5 Områden/funktioner där störningar, avbrott od kan få mycket allvarliga konsekvenser 5.1 Störningar i vattenförsörjning under längre tid Begränsningar i öppettider eller stängning av förskolor och skolor. Vid stängning ordna med tillfälliga lokaler. Behov av tillfällig vattenförsörjning vid fortsatt öppethållande 5.2 Avbrott i värmeförsörjningen Begränsningar i öppettider eller stängning av förskolor och skolor. Vid stängning ordna med tillfälliga lokaler. Behov av tillfällig värmeförsörjning vid fortsatt öppethållande. 5.3 Störningar i elförsörjningen Begränsningar i öppettider eller stängning av förskolor och skolor Data och telehaveri/kommunikation, kylar och frysar, uppvärmning, vattenförsörjning slutar fungera. Vid stängning ordna med tillfälliga lokaler. Behov av tillfällig elförsörjning vid fortsatt öppethållande. 5.4 Störningar i transportsystem Att personal och barn/elever inte kan ta sig till förskolor och skolor. Verksamheten kan också begränsas pga. att transport av exempelvis mat inte fungerar. 4 (10)
Se över möjlighet till alternativa transporter. 5.5 Smittspridning Att personalresurser kraftigt decimeras. Den kan också medföra att lokalerna behöver saneras. Behov av tillfällig personal vid fortsatt öppethållande. Identifiera vilken typ av smitta och aktuella myndigheter att kontakta. Vid stängning ordna med tillfälliga lokaler. 5.6 Omfattande brand Helt eller delvis stängd verksamhet. Allvarliga skador, dödsfall, krishantering. Akuttransport av barn/elever/personal/besökare Vid stängning tillfälliga lokaler Krisgrupp 5.7 Sociala risker Segregation och social utslagning kan leda till aktioner som i sin tur kan påverka verksamheten negativt. Skolockupation Vid stängning tillfälliga lokaler. Kontakta berörda myndigheter, polis, akutpsykiatri, socialtjänst etc. 5.8 Störningar som påverkar kommunens inre funktioner, störningar i elektronisk kommunikation Avgiftsdebiteringar omöjliggörs Kommunikation till medborgare och anhöriga kan äventyras. 5 (10)
Se över och kartlägg alternativa vägar för inre funktioner som utbetalningar, kommunikation etc. 5.9 Hot och våld Skolskjutningar Familjerelaterat våld bland barn/elever samt personal Allvarlig skada, dödfall Identifiera omfattningen av störningen Krisgrupp & krishantering Kontakta aktuella myndigheter Vid stängning ordna med tillfälliga lokaler 5.10 Allvarlig olycka Andra större olyckor som t.ex. att buss full med skolbarn råkar ut för en trafikolycka, Dödsfall bland barn, elever personal Identifiera omfattningen av störningen Vid stängning ordna tillfälliga lokaler Behov av tillfällig elförsörjning vid fortsatt öppethållande 6 (10)
Bilagor checklistor 6 Initial bedömning av inträffad händelse Situation: En händelse som kan utvecklas till en kris har upptäckts. Person i krisledningsgruppen har tagit emot informationen. 6.1 Tag emot och anteckna informationen Tag emot och anteckna informationen/händelsen, fördjupningsfrågor se kapitel 4. Informationsgivare: Tid: Informationsmottagare: Beskrivning av händelse: (vad, när, hur, vilka) 6.2 Bedöm om händelsen kan föranleda en kris eller ej: Föreligger, eller förelåg, risk för avsevärda personskador, miljöskador eller materiella skador? Föreligger risk för att en stor del av verksamheten sätts ur spel? Föreligger risk att Nacka kommuns anseende skadas avsevärt? Föreligger ett stort behov av psykosocialt omhändertagande? Om svaret är JA på en eller flera punkter är det ett krislarm: Larma Stadsdirektören som slutligt avgör på vilken nivå och av vem krisen ska hanteras. Om svaret är NEJ på samtliga punkter ovan hanteras händelsen inom linjen. Viktigt att Stadsdirektören hålls informerad om utvecklingen. Om svaret är NEJ, gå vidare till kapitel 8. 7 (10)
7 Uppskattning av krisens omfattning Situation: Krisen är ett faktum. För att få en bättre uppfattning av krisens omfattning gås följande punkter igenom under max 10-15 minuter. Händelseförlopp vad har hänt? När hände det? Var hände det? Vilka/vad har drabbats? I vilken omfattning har de/det drabbats? Tillhörighet intern/extern personal/verksamhet/egendom? Vilka är källan/källorna till informationen? Tillförlitlighet? Sakriktighet? Hur kommer media troligtvis att förhålla sig till det inträffade? Vilket behov av samverkan/resurser finns? Avgör om fler medlemmar ska kallas in i krisledningsgruppen för hanteringen av händelsen. Se larmlista i bilaga 11. Krisledningsutskottet informeras och föreslås träda i kraft vid nivå 3. Besluta om hur inkommande samtal ska hanteras: Inkommande samtal hanteras av kontaktcenter Utvalda medarbetare avsätts för att hantera samtal. 8 (10)
Bilaga: Checklista fortsättningsfas Kulturnämnden Situation: Gäller primärt krisnivå 2 och 3. Krisens initiala fas är förbi. Checklista Säkerställ att drabbad/e verksamhet/er har tillräckliga resurser för fortsatt hantering av händelsens konsekvenser. Fastställ vilken/vilka utförare (privata och kommunala) som har eller kan komma att känna av konsekvensen av händelsen säkerställ att information går ut om hur Nacka kommun vill att man agerar samt var man kan vända sig för mer information. Säkerställ i samråd med kommunikationsansvarig och drabbad verksamhet hur händelsen fortsatt ska kommuniceras. Om det bedömts nödvändigt med prioriteringar, begränsningar eller stängning av verksamhet/er, uppdatera tids- och handlingsplanen samt säkerställ att berörda verksamheter får information. Se över långsiktiga konsekvenser för speciellt känsliga personer/ grupper med särskilda behov krävs särskilda insatser eller riktad information? Om lokal krisplan använts för hantering av händelsen säkerställ att funktionen utvärderas samt att eventuella uppdateringar eller förändringar genomförs. Se över fortsatt behov av information till eventuella intresseorganisationer (i samråd med kommunikationsansvarig). Om händelsen medfört behov av ersättningslokaler, stäm av med berörd verksamhet resursbehov inför flytten samt stötta på bästa sätt hanteringen. Säkerställ att Kulturnämnden kontinuerligt uppdateras om händelsens utveckling och hantering. 9 (10)
Öppenhet och mångfald Vi har förtroende och respekt för människors kunskap och egna förmåga - samt för deras vilja att ta ansvar POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167