1(365) TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) 2018-11-12 Barn- och ungdomsnämnden Dnr Bun 2018/307 Hanteringsanvisning för barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter Förslag till beslut Barn- och ungdomsförvaltningens förslag 1. Barn- och ungdomsnämnden fastställer den nya hanteringsanvisningen för barnoch ungdomsnämndens centrala verksamheter. Ärendet i korthet Barn- och ungdomsförvaltningen har tagit fram ett reviderat förslag för hanteringsanvisning för barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter. Anvisningen tar upp de rutiner och regler som gäller för hantering av allmänna handlingar och föreslås gälla från och med 2018-12-11. Handlingar 1. Barn- och ungdomsförvaltningens skrivelse 2018-11-12 2. Hanteringsanvisning för barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 3. Bilaga 1 Gallringsförslag 4. Bilaga 2 Leveranschecklista 5. Bilaga 3 Diarieföringschecklista Bakgrund Enligt arkivlagen (1990:782) är varje myndighet ansvarig för sitt arkiv. Det omtalas att arkivet består av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för enligt 3 i arkivlagen. Det tas också upp att arkivet ska bevaras, hållas ordnat och vårdas så att det tillgodoser rätt till att ta del av allmänna handlingar, behov av information för rättskipning samt för förvaltningen och forskningens behov. Nämnden ska se till att förvaltningen lever upp till bestämmelserna i arkiv- och offentlighetslagstiftning. Främst handlar detta om offentlighetsprincipens regler om rätt om att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter. (TF 1949:105, 2 kap.) Enligt kommunens riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun 6, ska arkiv bland annat beskrivas och förtecknas för underlättande av utlämning av allmänna handlingar. Detta ska redovisas genom bland annat en hanteringsanvisning. Barn- och ungdomsförvaltningen Besöksadress: Vasaplatsen 11 Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Linda Andersson, Arkivarie Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 0858028278 (direkt) E-post: Linda.Andersson@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2018-11-12 2 (2) 2(365) Hanteringsanvisningen är ett styrdokument som redogör för de allmänna handlingar som finns inom en myndighet (oberoende av medium/format), deras hantering och bevaring eller gallring. Detta är också viktigt för att kunna se till att de hanteras på ett systematiskt och lika sätt oberoende av var och vem i organisationen som använder dem. Hanteringsanvisningen ska ses över och revideras årligen. Analys I hanteringsanvisningen beskrivs vissa centrala verksamhetssystem exempelvis Procapita och Vklass. Information som lagrats i Procapita eller Vklass har ännu inte utretts och bedömts i detalj ur bevarande- och gallringssynpunkt. Ansvaret för att det görs ligger hos den systemägande myndigheten. Det tas också upp i anvisningen vilka handlingar som ingår i e-tjänster. E-tjänsternas arkivhantering har ännu inte utretts. Överväganden Förslaget om en ny hanteringsanvisning har avstämts mot de gallringsråd som framtagits av Riksarkivet och Sveriges kommuner och landsting (SKL) och i samråd med Järfälla kommunarkiv. Barnkonsekvensanalys En korrekt och strukturerad informationshantering är en förutsättning för att information och handlingar rörande barn och elever hanteras rätt och säkert, vilket i sin tur också underlättar för återsökning. Detta gynnar barn och elever generellt i kommunen. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Förslaget medför inte några ekonomiska konsekvenser. Slutsatser För att anvisningen ska kunna följas krävs det att den blir känd och spridd samt att det klargörs vem som har ansvar för att varje handlingstyp arkiveras och hanteras på rätt sätt enligt anvisningar i hanteringsanvisningen. Förvaltningsarkivarien ansvarar för löpande uppgifter kring informations- och arkivhantering och är kontaktperson till kommunarkivet. Christina Dahlin Wibom T.f. Barn- och ungdomsdirektör Linda Andersson Arkivarie Beslutet ska skickas till Förvaltningens alla centrala enheter Kommunarkivet
3(365) Hanteringsanvisning för barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 2018-11-16 Bun 2018/307
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 4(365) 1. Inledning och syfte En hanteringsanvisning är en förteckning över de allmänna handlingar som finns inom en verksamhet. Den ska vara ett verktyg och hjälpmedel för de som hanterar information och handlingar inom en verksamhet och för allmänheten som vill ta del av förvaltningens allmänna handlingar. I hanteringsanvisningen ges information om vilka handlingar som finns, vart handlingarna förvaras, i vilket format, eventuell registrering och sekretess, om handlingen ska bevaras eller får gallras och om det ska levereras till Järfälla kommunarkiv för slut. Anvisningen är indelad i tre huvudavsnitt: 1. Styra och leda: Här tas det upp om de handlingar som hanteras inom ledande och styrande verksamhetsområden och processer. Detta handlar då om exempelvis politisk verksamhet, förvaltningsstyrning och planering, projekt och uppföljning av verksamhet. 2. Ge verksamhetsstöd: Här tas det upp om handlingar som hanteras inom stödjande verksamhetsområden och som avser stödfunktioner inom förvaltningen exempelvis hantering av alllmänna handlingar och arkiv, personuppgifter, ekonomi, personal, arbetsmiljö, miljö och IT. 3-5. Kärnverksamhet: Här tas det upp om de handlingar som hanteras inom barn- och ungdomsförvaltningens kärnverksamheter, vilket då är förskola, grundskola, grundsärskola, barn -och elevhälsa, modersmål och nyanlända barn och elever. Syftet med att ha en hanteringsanvisning är för att bland annat se till att gällande lagstiftning följs och det är också krav enligt kommunens riktlinjer för arkiv att varje nämnd ska upprätta denna sorts dokumentation. Det är barn- och ungdomsnämnden och barn- och ungdomsförvaltningen som har i uppgift att se till att hanteringsanvisningen revideras vid behov. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 2 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 5(365) 2. Metod Hanteringsanvisningen tar sin utgångspunkt i verksamhetsområdenas olika processer. Varje process är uppdelad i en serie aktiviteter. Varje aktivitet har ett specifikt syfte och består i sin tur av händelser i vilka olika dokument/handlingar skapas. Under aktiviteter tas de enskilda handlingarna upp. I anvisningen finns det åtta stycken kolumner. Dessa kolumner anger namnet för en handlingstyp, om en handling ska registeras och om den eventuellt kan falla under sekretess, var en handling förvaras, vilket format handlingen har (och vilket arkivformat som gäller om handlingen ska bevaras och levereras), om handlingen ska bevaras (sparas) eller om den får gallras efter en viss tid. Det finns efter detta en kolumn som anger om en handling ska levereras till kommunarkivet samt när. Det finns även en kolumn avsedd för övriga anmärkningar som bland annat används för att ge vidare upplysningar om handlingen och slutligen finns en kolumn för att ge information om ansvarig personal som hanterar handlingen. Då anvisningen är tänkt att fungera som ett levande dokument ska ändringar, kompletteringar och rättelser förmedlas till arkivombudet eller förvaltningsarkivarien. Minst en gång årligen bör anvisningen ses över, i samråd med Buf:s förvaltningsarkivarie och kommunarkivet, för att se vilka förslag på ändringar som behöver göras. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 3 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 6(365) 3. Verksamhetsbeskrivning Barn- och ungdomsnämndens och barn- och ungdomsförvaltningsens uppdrag omfattar all verksamhet som bedrivs för kommunens barn och ungdomar 0-16 år, såväl i kommunal som i fristående drift. Nämnden och förvaltningen förskola, öppen förskola, pedagogisk omsorg, förskoleklass, fritidshem, öppen fritidshemsverksamhet, grundskola och grundsärskola. Nämnden har också ansvar för modersmålsstöd, modersmålsundervisning, svenska som andraspråk och organisation av barn- och elevhälsa ute i de olika verksamheterna. Barn har rätt till plats i förskola från och med att de fyllt 1 år och när vårdnadshavare arbetar, studerar, är föräldralediga eller aktivt söker arbete. Alla tre- till femåringar erbjuds allmän förskola 15 timmar per vecka eller 525 timmar per år från 1 juli det året som ett barn fyller 3 år. Järfälla kommun är skyldig att erbjuda plats men det är förälder/vårdnadshavare som avgör om denna möjlighet ska utnyttjas. Järfälla erbjuder också omsorg på obekväm arbetstid (kvällar, nätter och helger) vilket infördes den 1 januari 2016. Pedagogisk omsorg erbjuds istället för förskola och fritidshem och vänder sig till barn i samma åldrar (1-9 år) som de barn och elever som går på förskola och på fritidshem. Alla barn under som inte går i förskola eller familjedaghem kan delta i en öppen förskola med en förälder eller annan vuxen. Öppna förskolan är också avgiftsfri. Barn bosatta i Sverige har skolplikt och genom detta rätt till utbildning i förskoleklass, grundskola och grundsärskola. Tidigare så var skolplikten nioårig genom att grundskolan var en obligatorisk skolform. Från och med höstterminen 2018 har det beslutats av Riksdagen att förskoleklass också blir en obligatorisk skolform och skolplikten i Sverige förlängs genom detta och blir tioårig. Fritidshem är öppet för skolbarn från förskoleklass till åk 3 under skoldagar och lov. Fritidsklubb är öppen verksamhet för elever åk 4-6 och erbjuder verksamhet efter skoldagens slut och under lovdagar. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 4 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 7(365) Verksamheten regleras i huvudsak av lagar och förordningar men även kommunala direktiv från kommunfullmäktige. Förskolor och grundskolor styrs av både statliga och kommunala mål. Statliga mål beskrivs i styrande dokument som skollagen, läroplanerna som finns för förskola, förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola och kursplaner för olika ämnen. De kommunala mål som finns utökar och fördjupar de statliga målen. Barn- och ungdomsnämnden utgår bland annat från följande lagar i sitt arbete: Skollagen Skolförordningen Kommunallagen Förvaltningslagen Tryckfrihetsförordningen Arkivlagen Arkivförordningen Offentlighets- och sekretesslagen Offentlighets- och sekretessförordningen EU:s dataskyddsförordning (GDPR) Dataskyddslagen Patientdatalagen Patientsäkerhetslagen Barn- och ungdomsnämnden har en arkivbeskrivning vilket ger information om verksamhetsområde, tidigare föregångare i kommunen som haft ansvar för förskole- och skolverksamhet, organisation, sökingångar till arkivet och IT-stöd. För mer information se barn- och ungdomsnämndens arkivbeskrivning. För mer information om nämnd- och förvaltningshistorik, se Historik för Barn- och ungdomsnämnden(bun), (1995-). Det kommer också att tas fram en mer detaljerad historik rörande kommunens förskolor och skolor. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 5 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 8(365) 3.1 Kort information om barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter Barn- och ungdomsförvaltningens centrala förvaltning är strukturerad i fem olika enheter och verksamhetsområden: Enheten för ekonomi och systemförvaltning (ekonomi, systemförvaltning och kapacitets- och fastighetsplanering). Inom denna enhet finns det också en funktionsenhet för systemförvaltning. Enheten för personal och kompetensförsörjning (personal/hr, kompetensförsörjning, arbetsmiljö-, säkerhet- och fastighetsamordning och miljö) Verksamhetsområde kvalitet och utveckling (uppföljning, analys, utredningar, verksamhets- och individstöd, kost, administration och ärendeberedning och enheterna Järfälla barn- och elevhälsa och Järfälla Språkcentrum) Inom detta verksamhetsområde finns det också en funktionsenhet vid namn Administration och ärendeberedning ( informationshantering och arkiv, registratur, dataskydd, nämndadministration, skolval, skolskjuts) Verksamhetsområde förskola, pedagogisk omsorg, öppen förskola (central funktion för placeringsadministration för förskola, pedagogisk omsorg, fritidshem och fritidsklubb) Verksamhetsområde förskoleklass, grundskola, grundsärskola, fritidshem, fritidsklubb Den verksamhet som finns i kommunen för barn och elevers hälsa hanteras och sköts av Järfälla barnoch elevhälsa (JBE). Här ingår skolläkare, skolsköterskor, förskole- och skolpsykologer, skolkuratorer, specialpedagoger, talpedagoger, samordnare för skolbiblioteken, lektor, fritidshemsutvecklare och ett skoldatatek (uppdrag är att genom fokus med IT att stödja skolor i arbetet med elever med läs- och skriv- samt koncentrationssvårigheter). Det finns också ett förskoleoch skolstöd vars uppgift är stötta och ge handledning till förskolor och skolors personal i olika ärenden. Järfälla Språkcentrums (JSC) uppdrag är att anordna modersmålsstöd i förskolan samt modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmål i grundskola, grundsärskola och gymnasiet. Enheten hanterar också minoritetsspråksundervisning och mottagande av nyanlända barn och elever. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 6 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 9(365) 4. Arkivorganisation (arkivansvarig och arkivombud) Enligt Järfälla kommuns arkivregler ska arkivorganisation fastställas av respektive nämnd/styrelse. Varje enhet och verksamhet ingår inom denna arkivorganisation där en arkivansvarig och ett arkivombud ska utses. Arkivansvarig har ansvar för enheten/verksamhetens arkivfrågor och arkivombudets uppgift är att praktiskt bistå den arkivansvarige. Arkivansvarig har bland annat som uppgift att se till att verksamheten följer arkivlagen samt kommunens regler och anvisningar gällande informationshantering och. Det är också den arkivansvarige som ska utse ett eller flera arkivombud. Arkivombudet ger praktiskt stöd om den löpande informations- och arkivhanteringen inom enheten eller verksamheten, vilket delvis innebär att stödja den dagliga hanteringen av allmänna handlingar, gallra allmänna handlingar enligt gallringsbeslut och förbereda handlingar för leverans till kommunarkivet. Verksamhetsansvarig/enhetsansvarig chef är den person som utses som ansvarig för arkivfrågor (arkivansvarig). Arkivombud utför normalt praktiska arkivuppgifter och kan exempelvis vara en intendent, administratör, assistent, registrator eller annan handläggare. För mer information om arkivorganisation och ansvarsfördelning se handbok Information och handlingar inom en offentlig myndighet, Barn- och ungdomsnämnden (Bun). För mer information om förvaltningens arkivorganisation se beslut om barn- och ungdomsförvaltningens arkivorganisation. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 7 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 10(365) 5. Hantering och av arkivhandlingar Handlingar som ska bevaras (sparas) är tänkta att bevaras för all framtid. För att informationen ska bevaras för kommande generationer måste arkivbeständigt materiel användas när dokument produceras. Detta gäller bland annat pennor, papper och mappar. Likaså är det viktigt att skrivarna fungerar som de ska och att tonerna i skrivaren är av sådan kvalitet som anses lämplig för arkivhandlingar. Då barn- och ungdomsförvaltningen i nuläget ännu inte har börjat ansluta sig till kommunarkivets e-arkiv måste uppgifter i digitala system tas ut på papper för om det ska bevaras och levereras till kommunarkivet. OBS! Pappershandlingar som skrivs ut för ska vara i enkelsidigt färgutskriftsformat När det gäller papper kan man välja mellan åldringsbeständigt papper och arkivbeständigt papper. Det arkivbeständiga pappret är starkare och tål betydligt mer hantering än det åldringsbeständiga. I de fall handlingarna förväntas bli frekvent efterfrågade och hanterade i framtiden bör man välja arkivbeständigt papper. Det omnämns i hanteringsanvisningen vilka handlingar som ska tas ut på arkivbeständigt papper. Det är av stor vikt att arkivlokaler och arkivskåp lever upp till de krav som ställs i lagstiftning och arkivregler. En arkivlokal ska endast används för av arkivhandlingar. Skyddsrum är inte tillåtet att använda som arkivlokal ute på en enhet. Arkivskåp som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska alltid vara låsta och klara av 2 timmars brandklass, om de är placerade i ett tjänsterum/expedition. Jalusiskåp i trä är inte ok att använda då dessa är alltför enkla att bryta sig in i och ses därför inte som säkra. Om man placear ett skåp i ett närarkiv som klarar 2 timmar brandskydd behöver inte skåpet ha samma klass som ställs om det placeras i ett tjänsterum. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 8 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 11(365) 6. Bevara, gallra och rensa Bevarande är huvudregel enligt arkivlagen och gallring är ett undantag. Därför måste det alltid finnas stöd i lag, förordning eller särskilt myndighetsbeslut exempelvis gallringsbeslut eller hanteringsanvisning annars får inte en handling gallras. När man pratar om gallring så handlar det om att förstöra och radera allmänna handlingar. Enligt 10 Arkivlagen (1990:782) får allmänna handlingar gallras om gallring inte innebär inskränkningar i rätten att ta del av allmänna handlingar, i behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, samt för forskningens behov. För barn- och ungdomsnämndens verksamheter så ges det information om vilka handlingar som ska bevaras (sparas) och vilka som får gallras i Bun:s hanteringsanvisningar och andra framtagna gallringsbeslut. Nämndvisa gallringsbeslut som gäller för Bun:s verksamheter är: 2015:2 Gallring av pappershandlingar inom elevhälsans medicinska insatsers journal 2016: Gallring av äldre nationella prov i övriga ämnen fram till läsåret 2007/2008 Hanteringsanvisning för förskola, grundskola och grundsärskola Kommunövergripande gallringsbeslut som också gäller för Bun:s verksamheter är: 2002:1 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, enligt förteckning 2006:1 Gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling 2006:2 Handlingar vid rehabiliteringsärenden 2007:2 Gallring av vissa ansökningshandlingar med hänsyn till preskriptionstiden i diskrimineringslagarna 2007:3 Gallring av vissa handlingar inom processen annonsera, rekrytera och tillsätta tjänst 2011:1 Gallring av allmänna handlingar i de sociala medier Järfälla kommuns förvaltningar använder 2013:1 Gallring av vissa typer av allmänna handlingar inom kommunstyrelsens förvaltning OBS! För handlingstyper som saknas i hanteringsanvisningen och övriga gallringsbeslut är gallring inte tillåten utan då är det bevarande som gäller tills det har beslutats hur berörd handling ska hanteras (exempelvis lagts in i hanteringsanvisning i samband med revidering eller att det tagits fram ett separat gallringsbeslut). Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 9 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 12(365) Vid osäkerhet hur en handling ska hanteras och om den ska bevaras eller får gallras följ hanteringsanvisningen för information. Hanteringsanvisningen är förvaltningens gallringsbeslut taget av nämnden och ska följas när det gäller hantering av nämndens allmänna handlingar. Detta är också viktigt för att se till att det inte sker otillåten gallring av handlingar. Alla som jobbar inom nämndens verksamheter måste följa hantering av nämndens handlingar utifrån hanteringsanvisningen. Medarbetare har ett ansvar för de allmänna handlingar som hanteras inom tjänsten och att de hanteras utifrån gällande regler, rutiner och beslut. Något som också är viktigt att tänka på som anställd/handläggare är att när ett dokument tagits ut i pappersformat för /levererats till kommunarkivet och handlingen bevaras genom detta så ska det digitala dokumentet som förvaras i H-/eller G-katalog tas bort. Samma sak gäller om en handling får gallras efter utsatt gallringsfrist enligt gallringsbeslut/hanteringsanvisningen och då ska både pappershandlingen och det digitala dokumentet som förvaras i H-/eller G-katalog gallras. Det är viktigt att detta sköts för att se till att en anställd inte sitter med äldre/inaktuella digitala kopior av handlingar som redan har arkiverats/levererats till kommunarkivet eller som enligt beslut redan ska ha gallrats. Hur gallring av handlingar sedan ska gå till är upp till enheten men det är viktigt att om det är handlingar som innehåller känsliga uppgifter ska de strimlas eller slängas i sekretesskärl. Rekommendation är att använda sekretesskärl och med gallring av vissa handlingar har det beslutats att sekretesskärl ska användas, exempelvis med nationella ämnesprov i övriga ämnen. Tips till verksamheten: Lägg in gallring av handlingar i verksamhetens planering så att det sker regelbundet och årligen. Kontrollera i hanteringsanvisningen vilka handlingar som får gallras och när, och märk upp pärmar eller motsvarande med information om när handlingarna får gallras (eller levereras till kommunarkivet) för snabbare översikt. Om information ges direkt på pärmar eller motsvarande i verksamhetens närarkiv om när handlingar får gallras är det enklare för vem som helst att genomföra gallringen. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 10 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 13(365) Tidigare var det endast kommunarkivarien som var behörig om att fatta beslut om gallring av allmänna handlingar inom kommunen. Från och med 2017 har beslutande om gallring ålagts nämnderna själva. Alla ärenden gällande gallring av allmän handling ska upp som nämndärende till barn- och ungdomsnämnden för beslut exempelvis revidering av hanteringsanvisning eller gallringsförslag för en specifik handling. Det är förvaltningsarkivarien som tar fram gallringsförslag å förvaltningens vägnar. Dock ska fortfarande alltid samråd göras med kommunarkivet när dessa förslag tas fram för beslut i nämnd. För rensning behövs däremot inget beslut. Att rensa ett ärende innebär att handlingar som inte är allmänna avlägsnas. Detta ska göras av handläggaren eftersom att handläggaren är den person som bäst känner till ärendet, innan leverans till kommunarkivet. Observera att vid arkivläggning blir alla handlingar i ärendet allmänna, detta gäller även de handlingar som inte var allmänna innan arkivläggningen. Med andra ord är det av största vikt att rensa bort handlingar som inte är allmänna och inte ska tillhöra arkivet, såsom exempelvis anteckningar, kladdar, övertaliga kopior. Annars blir dessa handlingar också allmänna om de levereras ned till kommunarkivet även om de inte var det innan. Om en person planerar att avsluta sin anställning är det också den personen som har arkivansvaret över de handlingar som hanterats inom dess tjänst. Det är den personen som ska se till att handlingar gallras/rensas enligt denna hanteringsanvisning och att de handlingar som ska bevaras tas om hand för. Det är inte en efterträdares uppgift att ordna upp bland handlingar från ens företrädare. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 11 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 14(365) 7. Post- och eposthantering Inkommande post (post, e-post till både myndighetsbrevlåda och personlig brevlåda, fax, med mera) ska öppnas och ankomststämplas varje dag. Handlingar som ska registreras bör ges till verksamhetens registrator för registrering så snart som möjligt (för vidare information om registrering se nedan). Oavsett om posten är personaladresserad eller kommer anställd tillhanda på dennes hemadress eller på annat ställe än arbetsplatsen gäller samma regler om posten rör tjänsteärende. Personadresserad försändelse får inte bli liggande oöppnad när någon är frånvarande på grund av sjukdom, semester eller annan orsak. Vid sådana tillfällen är det bra om det finns en överenskommelse/fullmakt för registrator/postöppnare att öppna dennes post. I de fall det inte finns en sådan överenskommelse är personen i fråga själv ansvarig att se till att posten öppnas och registreras varje dag även under semester och annan frånvaro. För mer information kring post och e-posthantering se också Postöppningsrutin Buf central förvaltning och handbok Information och handlingar inom en offentlig myndighet, Barn- och ungdomsnämnden (Bun). Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 12 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 15(365) 8. Diarieföring och annan registrering Enligt Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar hållas ordnade så att de snabbt kan återsökas. Huvudregeln är att handlingar som kommit in eller upprättats hos en myndighet ska registreras. Offentliga handlingar behöver inte registreras om de hålls systematiskt ordnade på annat sätt, exempelvis i en tydligt märkt pärm eller i en barn-/elevdossié. Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter har däremot ett absolut registreringskrav. Undantag från denna regel finns dock också och omnämns i Offentlighets- och sekretessförordningen exempelvis undantas journaler från registreringskravet. På central förvaltning finns en registrator som har i uppgift att diarieföra nämndens allmänna handlingar. En diarielista är alltid en allmän, offentlig handling som ska kunna lämnas ut. Med andra ord ska inte känsliga uppgifter skrivas in i diarielistan. Diarieförda handlingar i original läggs i gröna aktomslag årsvis efter diarienummer. Registreringen sker också i ärendehanteringssystemet Platina. Vilka uppgifter som måste finnas med i ett diarium regleras i Offentlighets- och sekretesslagen (5 kap, 2 ). Det är fyra uppgifter som enligt lagen måste finnas med i diarieföringen: 1. Datum då handlingen kom in eller upprättades 2. En unik beteckning, oftast i form av ett diarienummer 3. Från vem handlingen kommit in eller till vem den har expedierats 4. En kort beskrivning av handlingens innehåll För mer information om diarieföring se handbok Information och handlingar inom en offentlig myndighet, Barn- och ungdomsnämnden (Bun). Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 13 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 16(365) 9. Verksamhetssystem som används av centrala verksamheter Adato Kommungemensamt system för hantering av rehabiliteringsärenden och handlingar. Började att användas i kommunen år 2009 och från och med 1 juli 2012 enligt personaldirektörens beslut, används systemet för daglig registrering av inkommande och upprättade handlingar i rehabiliteringsärenden. (Adato fungerar som ett kommungemensamt rehabiliteringsdiarium, tidigare diariefördes rehabilteringsärenden i Platina). Kommunstyrelsen är systemansvariga. Antura Kommungemensamt system för hantering av projekthandlingar. Har använts i kommunen sedan år 2011. Kommunstyrelsen är systemansvariga för systemet. Artvise Ärendehanteringssystem som används av kommunens servicecenter. Ärende läggs in av Servicecenter och skickas till berörd personal/enhet för åtgärd och besvarande. Började att användas i kommunen maj 2015. Dantek Bibliomatik Skolbibliotekssystem som används av vissa grundskolors skolbibliotek. Drivs av Dantek AB. Barnoch ungdomsnämnden är systemansvariga. Defgo Kommungemensamt system för enkätverktyg. Användes också för ansökningar till Bemanningstjänst från 1 juli 2015 till 10 april 2018 (från april görs nu ansökningar till bemanningstjänst i Offentliga jobb). Innan Defgo användes systemet ProofX för spontanansökningar till Bemanningstjänst. Kommunstyrelsen är systemansvariga. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 14 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 17(365) Digit Kommungemensamt system för verksamhetsstyrning och beslutsstöd vilket lanserades år 2018 i kommunen och som ska börja användas istället för Hypergene. Kommunstyrelsen är systemansvariga. DK AB (Dalesjö Konsult AB) System som används för upphandling och uppföljning av livsmedelsinköp (Kost). Systemet administreras av kostkonsulterna och började att användas i december 2013. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Draftit Kommungemensamt system som beskriver de register som innehåller personuppgifter enligt EU:s nya dataskyddsförordning GDPR, inom barn- och ungdomsnämndens verksamheter. Tidigare användes PRIMA men från och med 2017 gick kommunen över till att använda Draftit. Kommunstyrelsen är systemansvariga. E-tjänster för Barnomsorg, Fritidshem, Fritidsklubb och Skolval E-tjänster för förskola, fritidshem, fritidsklubb och skolval ingår i kommunens övergripande arbete med etablering av e-tjänster. Olika e-tjänster för barnomsorg (förskola) och e-tjänst för skolval lanserades under åren 2008-2009. Kommunstyrelsen är systemansvariga för e-tjänsterna. Easylib Skolbibliotekssystem som används av vissa grundskolors skolbibliotek. Drivs av SLI AB. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Freelib Skolbibliotekssystem som används av vissa grundskolors skolbibliotek. Drivs av Axiell. Banr- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 15 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 18(365) Förmån Järfälla System som fungerar som en förmånsportal för alla anställda inom kommunen för att ta del av förmåner och friskvårdsbidrag. Började användas år 2018 och leverantör är Benify AB. Kommunstyrelsen är systemansvariga. Gsuite Gsuite är en digital webbplats med verktyg för att samarbeta, skapa dokument, göra presentationer, ljud, film och lagring. Används för att spara och dela dokument inom skolornas verksamheter. Dessa dokument kopplas ihop med Vklass. Tjänsten börjades att användas år 2016 och infördes parallellt med Vklass. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Hypergene Kommungemensamt system för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Hypergene används inom det ekonomiadministrativa arbetet där systemet administreras av den centrala ekonomiavdelningen. Började att användas i kommunen år 2012. Kommer under 2018 att avvecklas då kommunen ska börja använda Digit istället, se Digit. Kommunstyrelsen är systemansvariga. Klara Arkivinformationssystem vilket har använts i kommunen sedan år 2002 och innehåller arkivförteckningar (register över handlingar och arkiv). Innehåller kommunarkivets samlade arkivregister över kommunens och föreningars arkiv. Kommunstyrelsen är systemansvariga. KOLL Digitalt verktyg för att inventera kompetens inom pedagogisk verksamhet. KOLL lanserades i kommunen år 2013. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Liber Espresso Webbtjänst från Liber med pedagogiskt material för årskurs F-5. Webbtjänsten innehåller filmer, ljudklipp, texter m.m. inom skolans olika ämnesområden och används som stöd vid exempelvis genomgångar, som repetition eller fördjupning. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 16 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 19(365) LISA Lisa (Lokalt InformationsSystem om Arbetsskador samt tillbud) är ett kommungemensamt system för anmälan om arbetsskador och tillbud för personal. För barn- och ungdomsförvaltningens del används också systemet för arbetsskador och tillbud för elever och barn (incident- och tillbudsrapportering). Började att användas i kommunen år 2010. När det gäller förskola och grundskola så började grundskola att arbeta i systemet medan det tog några år innan förskolorna också började att använda LISA för rapportering. Kommunstyrelsen är systemansvariga. Mashie Kostkonsulterna på den centrala förvaltningen, liksom förskolorna och grundskolorna, använder sig av kostsystemet Mashie. Systemet administreras av kostkonsulterna och i detta system finns bland annat matsedlar, närings- och kostberäkningar. De handlingar i systemet som ska bevaras måste idag skrivas ut på papper. Systemet började att användas i november 2015. Föregångare till Mashie var kostdatasystemet AIVO vilket började att användas i kommunen under år 2006. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Novaschem System som används för att generera och presentera scheman. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Offentliga Jobb/Visma Recruit Kommungemensamt ärendehanteringssystem som används vid rekrytering av personal till verksamheter i kommunen. Systemet har använts av kommunen sedan 2007. Sedan 11 april 2018 görs också ansökningar till bemanningstjänst via Offentliga Jobb. Kommunstyrelsen är systemansvariga. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 17 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 20(365) Personec (Personec respons och Lön och tid ) Kommungemensamt system för personal och löneadministration exempelvis frånvaro, semester, tidsrapportering. Systemen administreras av löne- och förhandlingsenheten. Uppgifter konverterades från KPAI-systemet år 1998 och från och med år 2001 kompletterades det om anställningar, frånvaro, placeringar, dagplaceringar, brutto- och nettoersättningar, lönetransaktioner, scheman. Den 5 september 2018 bytte Personec Självservice namn till Lön och tid. Kommunstyrelsen är systemansvariga. Platina Kommungemensamt diarie-, dokument- och ärendehanteringssystem. Sedan 2006 används ärendehanteringssystemet Platina för registrering av allmänna handlingar. Äldre ärenden, bland annat från 1996 och framåt i systemet ÄHS konverterades över till Platina. Kommunstyrelsen är systemansvariga. PMO Inom elevhälsovården används journalföringssystemet PMO (Profdoc Medical Office) för hantering av journaler. Journalerna i systemet är så kallade hybridjournaler där en del finns i papper och en del finns digitalt. Systemet har används sedan 2003 och mellan 2003 till och med 2011 hette systemet Journal III. Vid år 2011 bytte journalsystemet namn från Journal III till PMO för elevhälsans medicinska instatser (EMI). Från och med 2013 började också skolpsykologerna att använda systemet. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga för PMO som används av elevhälsan. Procapita För barn- och elevadministration används systemet Procapita. I systemet finns det bland annat uppgifter om betyg, klasslistor, nationella prov, ansökan om barnomsorgsplats, placeringsmeddelanden, köstatistik, modersmål med mera. Procapita har använts sedan år 2000. Procapitas föregångare var Sosia (Förskola och grundskola). Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 18 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 21(365) Raindance Kommungemensamt ekonomisystem för bland annat hantering av fakturor och utbetalningar. Har använts i kommunen sedan år 2002. Systemet administreras centralt av ekonomiavdelningen. Kommunstyrelsen är systemansvariga. Timepool System som används av Bemanningstjänst för hantering av uppgifter om timanställda vikarier som arbetar ute på kommunens förskolor. Bemanningstjänst började använde Timepool den 1 februari 2011. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga för det som används av Bemanningstjänst och Socialnämnden är systemansvariga för det som används av Vakansen. Troman Kommungemensamt system vilket används för att registrera underlag till ekonomiavdelningen för utbetalning till politiker rörande nämndarbete. Kommunstyrelsen är systemansvariga. Vklass Systemet är Järfälla kommuns lärplattform och leverantör är Softronic AB. Används av elever, personal och vårdnadshavare. Här i sköts bland annat närvaro/frånvaro, ledighet, utskick av information till vårdnadshavare, bedömningar och information rörande pågående undervisning. Vklass började att användas förskolor och grundskolor den 1 mars 2016. Innan Vklass användes Skolwebben mellan december 2011-2016. Föregångare till Skolwebben var Skolia. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Welib Skolbibliotekssystem som används av vissa grundskolors skolbibliotekskolbibliotek. Drivs av Axiell. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga. Winlas Kommungemensamt system som används för att skapa anställningserbjudande/anställningsavtal. Kommunstyrelsen är systemansvariga. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 19 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 22(365) 9.1 Information om vilka uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar eller lämnar ifrån sig till andra och när det sker Löpande hämtas uppgifter från folkbokföringen KIR, för att uppdatera information i Procapita. Årligen tas det in uppgifter från Skatteverket till Procapita om inkomsttaxering. Det lämnas också uppgifter per automatik från Procapita till Tieto för uppdatering av information i system och då gällande till PMO, Digit och Vklass. Vid varje årsskifte samt vårtermin lämnas uppgift om betyg för åk 9 till gymnasieintagning till Digit. Varje termin lämnar barn- och ungdomsförvaltningen information om efterfrågade resultat för elever på utförda ämnesprov samt betyg, via filexport från Procapita, till SCB. Varje år lämnas det uppgifter till SCB om antalet anställda på förskolor och skolor. Central förvaltning lämnar uppgifter om antalet anställda på förskolor och skolorna själva lämnar uppgifter om antalet anställda till SCB. Varje år lämnas uppgifter från barn- och ungdomsförvaltningen till Kolada gällande uppgifter om jämförelse om önskat startdatum med faktiskt startdatum till förskoleplacering. Det hämtas information från Procapita till Vklass en gång per dygn och vid manuell synk på enhet. Det hämtas även uppgifter från Novaschem till Vklass gällande scheman. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 20 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 23(365) Begreppsförklaring Offentlighetsprincipen Allmänhetens rätt till insyn i hur politiker och tjänstemän sköter den offentliga verksamheten. Rätten att ta del av allmänna handlingar. Regleras i Tryckfrihetsförordningen 2 kap. Handling Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med något teknisk hjälpmedel. (Gäller även IT). En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett papper, ett fotografi, med mera. Allmän handling En allmän handling är en handling som förvaras hos en myndighet (Bun) och enligt TF:s definition är att anse som inkommen dit eller upprättad där. Arkiverade handlingar är till exempel allmänna handlingar. Handlingar som arbetsmaterial, minnesanteckningar som inte tillför ett ärende någon information, samt utkast är exempel på handlingar som inte är allmänna. Sekretess Allmänna handlingar är inte alltid offentliga utan kan innehålla uppgifter/information som är hemliga och sekretesskyddade. Det kan innebära att en handling/uppgift inte får lämnas ut till personer inom eller utanför myndigheten innan en prövning/sekretessbedömning gjorts. Vilka uppgifter som är sekretesskyddade regleras bland annat i Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400). Bestämmelser om sekretess som verksamheterna vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar är enligt Offentlighets- och sekretesslagens kapitel 21, 23, 25, 39 och viss mån kapitel 12. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 21 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 24(365) Hanteringsanvisning Ett dokument som talar om vilken information och allmänna handlingar som hanteras hos till exempel en myndighet (Bun) (tidigare benämnt dokumenthanteringsplan). Hanteringsanvisningen beskriver vilka handlingar som ska bevaras och vilka som får gallras och är därför att betrakta som en sammanställning. Informationen eller handlingarna som redovisas i hanteringsanvisningen är teknikneutrala, det kan alltså handla om allt från papper till en post i en databas. Hanteringsanvisningen ger överblick över informationsflödet samt vilka processer informationen skapas i vilket gör det lättare att planera administrativa rutiner, svara på frågor (interna och externa) och sammanställa information. Hanteringsanvisningen ska vidmakthållas och vara lättillgänglig för alla. Den ska även uppdateras 1 gång/år samt vid behov för att säkerställa informationshanteringens kvalitet. Process En serie av aktiviteter som förädlar en vara eller tjänst. En process har alltid en början och ett slut och en kund (intern eller extern). Processer kännetecknas av att de är repetitiva det vill säga att de genomförs många gånger. Aktivitet En aktivitet består av en eller flera händelser eller transaktioner i vilka information skapas i den mån dessa (händelser/transaktioner) behöver verifieras. Migrering Med migrering menas överflyttning av data från ett medium till ett annat. Kan exempelvis handla om att göra äldre versioner av data läsbara i nya versioner av program eller operativsystem. Konvertering Handlar om att överföra data mellan olika format ex. från ett VHS-band till DVD eller USB-sticka. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 22 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 25(365) Begreppsförklaring (Hanteringsanvisningens kolumner) Handlingstyp Ger information om en specifik allmän handling som finns inom verksamheten. OBS! Det namn som anges i denna kolumn är också den beteckning som ska skrivas på arkivboxens rygg vid leverans till kommunarkivet. Registrering/ I kolumnen Registrering/ finns flera alternativ registrering i ProCapita, Platina, Raindance, och systematisk. Med systematisk menas att handlingen till exempel är insatt i en tydligt etiketterad pärm och att texten på etiketten överensstämmer med handlingarna i pärmen. Handlingarna ska vara lätta att återsöka. Digital information på en dator är även den att betrakta som systematisk förvarad. I kolumnen Registrering/ finns också markering om eventuell sekretess med hänvisning till aktuell lag och paragraf. Det går dock inte att hänvisa till detta, utan en sekretessprövning måste alltid göras i varje enskilt fall. Sekretessprövning ska göras av verksamhetschef/enhetschef/rektor/förskolechef. I de fall det råder oklarhet huruvida en handling eller uppgifter i en sådan kan vara sekretesskyddade ta också kontakt med kommunjuristen. Observera att sekretesskyddade handlingar måste, enligt lag, i regel registreras (5 kap 1 Offentlighets- och sekretesslagen). Dock finns det handlingar som undantas från registeringskravet och dessa omämns i Offentlighets- och sekretessförordningen. Förvaring I kolumnen Förvaring finns information om var handlingen förvaras och vilken sorteringsordning den har. Handlingen kan antingen förvaras i arkivskåp, närarkiv eller på tjänsterum. Sorteringsordningen kan vara alfabetisk eller numerisk. Viktigt är att handlingar med sekretessbelagda uppgifter ska förvaras inlåsta i arkivskåp som klarar 2 timmar brandskydd. Detta gäller även kopior. Jalusiskåp i trä är inte ok att använda då dessa är alltför enkla att bryta sig in i. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 23 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 26(365) Medium Kolumnen Medium talar om hur informationsbäraren ser ut. Det kan till exempel röra sig om papper,datafiler eller databaser. En handling kan i verksamheten förvaras på mer än ett medium, exempelvis både på papper och som en datafil. I dessa fall är det format handlingen ska ha när den levereras till kommunarkivet markerat med fetstil. Bevaras/Gallras I kolumnen Bevaras/Gallras anges om handlingen ska bevaras (sparas) för all framtid eller får gallras (förstöras, raderas) efter angiven tid. Om handlingen får gallras har den även en så kallad gallringsfrist som talar om när handlingen får gallras. Gallringsfristen anges ofta med årtal men kan även anges med text till exempel vid inaktualitet. Med inaktualitet menas att handlingen får gallras då verksamheten inte längre behöver den. Det är viktigt att alla följer samma förfarande när det gäller själva utförandet av gallringen. Om en handling som upprättats/inkommit i juni 2016 har gallringsfristen får handlingen gallras först den 1 januari 2022. Verksamheten måste då förvara handlingen under 5 hela kalenderår innan den får gallras. Detta är en slags säkerhetsåtgärd som även underlättar den fysiska gallringen eftersom det är möjligt att samla alla gallringsbara handlingar från ett och samma år och sedan gallra dessa samtidigt oavsett vilken månad de upprättats/inkommit. Till kommunarkivet I hanteringsanvisningen och kolumnen till kommunarkivet anges om och när handlingen ska levereras till kommunarkivet, vanligen 1 år, eller efter att elev har slutfört skolplikt. Endast handlingar som enligt hanteringsanvisningen ska bevaras överlämnas till kommunarkivet. Om en handling ska levereras efter 1 år (kalenderår) så innebär det att det ska ha gått ett kalenderår från det år som handlingen skapades exempelvis om handlingen upprättades 2018 så ska den levereras 2020. Om leveranstiden är efter 5 läsår innebär det att handlingarna ska levereras 5 läsår efter det läsår de skapades, det vill säga en handling som tillkom 2015/2016 får levereras hösten 2022. Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 24 (291)
Järfälla kommun 2018-11-16 Bun 2018/307 27(365) När det beskrivs i hanteringsanvisningen att en elevhandling ska levereras till kommunarkivet efter att eleven har slutfört skolplikt så handlar det om att handlingen ska levereras efter att eleven slutat årskurs 9 i grundskola eller grundsärskola. Om en skola exempelvis är en lågstadie- eller mellanstadieskola är rutinen att skolan får ha kvar elevhandlingarna i original och sedan leverera dem till kommunarkivet det året som berörd årskull med elever kommer att slutföra sin skolplikt. Leverans till kommunarkivet sker först efter att arkivet kontaktats och en överenskommelse om leverans träffats under Bun:s leveransperiod (augusti-november). Om handlingar skickas ned utan att kontakt har tagits med kommunarkivet skickas handlingarna åter tillbaka till avsändare. Skulle en enhet missa sin leveransperiod får enheten inte leverera för än under nästa års leveransperiod. Innan handlingar levereras ska kommunarkivet kontaktas och en leveransreversal ska fyllas i och skickas in. Kommunarkivet tar sedan kontakt och bestämmer om en leveranskontroll. Leveranser som inte har anmälts i förväg skickas tillbaka till avsändare. Handlingar som levereras ska även vara rensade från gem, plastfickor, minnesanteckningar samt annat som inte hör till ärenden och ordnade inom aktomslag (A3 papper vilket viks på mitten till A4). För mer information om hur handlingar ska arkiveras och levereras till kommunarkivet se handbok Information och handlingar inom en offentlig myndighet, Barn- och ungdomsnämnden (Bun) Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 25 (291)
Järfälla kommun VERKSAMHETSOMRÅDEN PROCESSER 2018-11-16 Bun 2018/307 28(365) 1. STYRA LEDA BARN- UNGDOMSNÄMNDEN 1.1 LEDA BARN- UNGDOMSNÄMNDEN Sid. 33 1.1.1 Förbereda nämnd Sid. 33 1.1.2 Förbereda ärenden till nämnd Sid. 33-34 1.1.3 Besluta i nämnd Sid. 34 1.1.4 Hantera efterarbetet Sid. 34-35 1.1.5 Hantera ekonomisk ersättning till politiker Sid. 35-36 1.2 STYRA BARN- UNGDOMSNÄMNDEN Sid. 36 1.2.1 Hantera barn- och ungdomsnämndens styrande dokument Sid. 36 1.3 LEDA PLANERA VERKSAMHETEN Sid. 36 1.3.1 Leda och planera förvaltningen Sid. 36-39 1.3.2 Verksamhetsutveckla i projektform Sid. 39-43 1.3.3 Samarbeta med andra myndigheter, enheter och organisationer Sid. 43-44 1.4 STYRA VERKSAMHETEN Sid. 44 1.4.1 Hantera förvaltningens styrande dokument Sid. 44-49 1.4.2 Ge uppdrag om anslagsfinansierad verksamhet Sid. 49-51 1.4.3 Pröva och utreda enskild huvudmans ansökan Sid. 51-52 1.4.4 Tilldela bidrag till enskilda huvudmän Sid. 52-56 1.4.5 Bedriva tillsyn Sid. 56-58 1.5 FÖLJA UPP UTVÄRDERA VERKSAMHETEN Sid. 58 1.5.1 Följa upp budget och mål Sid. 58-61 1.5.2 Hantera statistik och enkäter Sid. 61-64 1.5.3 Genomföra utredningar Sid. 64-66 1.5.4 Undersöka och kvalitetssäkra verksamheten Sid. 66-70 1.5.5 Utdela pedagogpris Sid. 70-71 1.5.6 Hantera inspektioner från tillsynsmyndigheter Sid. 71 Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 26 (291)
Järfälla kommun VERKSAMHETSOMRÅDEN PROCESSER 2018-11-16 Bun 2018/307 29(365) 1.5.7 Hantera anmälningar och överklaganden Sid. 71-73 1.5.8 Hantera klagomål och synpunkter Sid. 73-76 2. GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 HANTERA ALLMÄNNA HANDLINGAR ARKIV Sid. 77 2.1.1 Arkivering av allmän handling Sid. 77-78 2.1.2 Gallring av allmän handling Sid. 78-79 2.1.3 Hantera och registrera allmänna handlingar/ärenden Sid. 80-82 2.1.4 Hantera inkomna och upprättade handlingar Sid. 82-88 2.1.5 Lämna ut allmänna handlingar Sid. 89-93 2.1.6 Leverera arkivhandlingar Sid. 93 2.2 HANTERA PERSONUPPGIFTER Sid. 93 2.2.1 Administrera personuppgiftshantering Sid. 93-99 2.3 HANTERA EKONOMIADMINISTRATION Sid. 99 2.3.1 Hantera fakturor och löpande bokföring Sid. 99-102 2.3.2 Ansöka om medel och bidrag Sid. 102-103 2.3.3 Hantera interkommunala avtal och ersättningar Sid. 103-108 2.3.4 Betala ut barnpeng/elevpeng Sid. 108-109 2.3.5 Inventera verksamhetens tillgångar Sid. 109 2.3.6 Utreda kapacitets- och lokalfrågor Sid. 109-112 2.4 HANTERA PERSONALADMINISTRATION Sid. 112 2.4.1 Rekrytera och introducera personal Sid. 112-118 2.4.2 Administrera timvikarier Sid. 118-123 2.4.3 Hantera löner, arvoden och ersättningar Sid. 123-128 2.4.4 Hantera arbetsrättsliga frågor Sid. 128-136 2.4.5 Samverka Sid. 137-138 2.4.6 Anordna utbildning och hålla i kurser för personal Sid. 139-140 2.4.7 Utbilda och kompetensutveckla personal Sid. 140-144 2.4.8 Inventera kompetens inom pedagogisk verksamhet Sid. 144-145 Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 27 (291)
Järfälla kommun VERKSAMHETSOMRÅDEN PROCESSER 2018-11-16 Bun 2018/307 30(365) 2.4.9 Hantera verksamhetsförlagd utbildning (VFU) Sid. 145-147 2.4.10 Hantera arbetsskada och tillbud Sid. 147-148 2.4.11 Rehabilitera personal Sid. 148-158 2.4.12 Hantera arbete för personal som avslutar sin anställning på egen begäran Sid. 158-160 2.5. HANTERA ARBETSMILJÖ, LOKALER SÄKERHET Sid. 160 2.5.1 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Sid. 160-166 2.5.2 Utreda och följa upp arbetsmiljöarbete Sid. 166-168 2.5.3 Underhålla lokaler Sid. 168-170 2.5.4 Arbeta med säkerhetsfrågor Sid. 170-171 2.6 HANTERA UPPHANDLING INKÖP Sid. 171 2.6.1 Upphandla och köpa Sid. 171-176 2.6.2 Teckna avtal Sid. 176-177 2.7 HANTERA MILJÖARBETE Sid. 177 2.7.1 Hantera miljödokumentation Sid. 177-178 2.7.2 Följa upp miljöarbete Sid. 178-179 2.8 HANTERA IT Sid. 179 2.8.1 Hantera informationssäkerhet Sid. 179 2.8.2 Arbeta med IT-frågor Sid. 179 2.8.3 Beställa och förvalta Sid. 179-182 2.8.4 Hantera leveranser och processer Sid. 182 2.9 HANTERA INFORMATION KOMMUNIKATION Sid. 182 2.9.1 Hantera informationsmaterial som verksamheten producerar Sid. 182-186 2.9.2 Hantera informationsmaterial som inte produceras av verksamheten Sid. 186 2.9.3 Hantera sociala medier Sid. 186-187 Hanteringsanvisning barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter 28 (291)