Hanteringsanvisning för förskola, grundskola och grundsärskola Barn- och ungdomsnämnden Bun 2018/227

Transkript

1 Hanteringsanvisning för förskola, grundskola och grundsärskola Barn- och ungdomsnämnden

2 Järfälla kommun Inledning och syfte En hanteringsanvisning är en förteckning över de allmänna handlingar som finns inom en verksamhet. Den ska vara ett verktyg och hjälpmedel dels för de som hanterar information och handlingar inom verksamheten, dels för allmänheten som vill ta del av förvaltningens allmänna handlingar. I hanteringsanvisningen ges information om vilka handlingar som finns, vart handlingarna förvaras, i vilket format, eventuell registrering och sekretess, om handlingen ska bevaras eller får gallras och om det ska levereras till Järfälla kommunarkiv för slutarkivering. Syftet med att ha en hanteringsanvisning är för att säkerställa att gällande lagstiftning följs och att kravet från kommunen gällande arkiv uppfylls. Enligt kommunens riktlinjer för arkiv ska varje nämnd upprätta denna sorts dokumentation. Det är barn- och ungdomsnämnden och barn- och ungdomsförvaltningen som har i uppgift att se till att hanteringsanvisningen revideras vid behov. 2. Metod Hanteringsanvisningen tar sin utgångspunkt i enheternas och verksamhetsområdenas olika processer. Varje process är uppdelad i en serie aktiviteter. Varje aktivitet har ett specifikt syfte och består i sin tur av händelser i vilka olika handlingar och typer av information skapas. För varje handling finns det angivet om den ska registreras, var den ska förvaras, vilket format den har, om den ska bevaras eller gallras efter en viss tid, samt när handlingen ska levereras till kommunarkivet och vilket arkivformat/medium den då ska ha. Det finns även en kolumn avsedd för övriga anmärkningar som bland annat används för att ge vidare upplysningar om handlingen. Hanteringsanvisningen redovisar processer, aktiviteter och handlingar efter att revidering av tidigare dokumenthanteringsplaner har gjorts tillsammans med Kallhälls förskolor, Iljansboda- och Kolarängens för- och grundskolor och Viksjöskolan. Handlingar och information kan variera mellan olika förskolor och skolor. Då anvisningen är tänkt att fungera som ett levande dokument ska ändringar, kompletteringar och rättelser förmedlas till förvaltningsarkivarien. Anvisningen bör ses över en gång per år av förvaltningsarkivarien, och i samråd med kommunarkivet, för att se vilka ändringar som behöver göras. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 2 (279)

3 Järfälla kommun Verksamhetsbeskrivning Barn- och ungdomsnämndens och barn- och ungdomsförvaltningsens uppdrag omfattar all verksamhet som bedrivs för kommunens barn och ungdomar 0-16 år, såväl i kommunal som i fristående drift. Nämnden och förvaltningen ansvarar för förskola, öppen förskola, pedagogisk omsorg, förskoleklass, fritidshem, öppen fritidshemsverksamhet (fritidsklubb), grundskola och grundsärskola. Barn har rätt till plats i förskola från och med att de fyllt 1 år och när vårdnadshavare arbetar, studerar, är föräldralediga eller aktivt söker arbete. Alla tre- till femåringar erbjuds allmän förskola 15 timmar per vecka eller 525 timmar per år från 1 augusti det året som ett barn fyller 3 år. Järfälla kommun är skyldig att erbjuda plats men det är förälder/vårdnadshavare som avgör om denna möjlighet ska utnyttjas. Järfälla erbjuder också omsorg på obekväm arbetstid (kvällar, nätter och helger) vilket infördes den 1 januari Pedagogisk omsorg erbjuds istället för förskola och fritidshem och vänder sig till barn i samma åldrar (1-9 år) som de barn och elever som går på förskola och på fritidshem. Alla barn under 5 år som inte går i förskola eller familjedaghem kan delta i en öppen förskola med en förälder eller annan vuxen. Öppna förskolan är avgiftsfri. Barn bosatta i Sverige har skolplikt vilket innebär att de har rätt till utbildning i förskoleklass, grundskola och grundsärskola. Från och med höstterminen 2018 har det beslutats av Riksdagen att förskoleklass blir en obligatorisk skolform och skolplikten i Sverige förlängs genom detta och blir tioårig. Genom denna ändring inträder skolplikten hösterminen det kalenderår som barnet fyller sex år. Fritidshem är öppet under skoldagar och lov för skolbarn från förskoleklass till åk 3. Fritidsklubb är öppen verksamhet för elever åk 4-6 och erbjuder verksamhet efter skoldagens slut och under lovdagar. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 3 (279)

4 Järfälla kommun Verksamheten regleras i huvudsak av lagar och förordningar men även kommunala direktiv från kommunfullmäktige. Förskolor och grundskolor styrs av både statliga och kommunala mål. Statliga mål beskrivs i styrande dokument som skollagen, läroplanerna som finns för förskola, förskoleklass, fritidshem, grundskola, grundsärskola och kursplaner för olika ämnen. De kommunala mål som finns utökar och fördjupar de statliga målen. Barn- och ungdomsnämnden utgår bland annat från följande lagar i sin verksamhet: Skollagen Skolförordningen Kommunallagen Förvaltningslagen Tryckfrihetsförordningen Arkivlagen Arkivförordningen Offentlighets- och sekretesslagen Offentlighets- och sekretessförordningen EU:s dataskyddsförordning (GDPR) Dataskyddslagen Patientdatalagen Patientsäkerhetslagen Barn- och ungdomsnämnden har en arkivbeskrivning vilket ger information om verksamhetsområde, tidigare föregångare i kommunen som haft ansvar för förskole- och skolverksamhet, organisation, sökingångar till arkivet och IT-stöd. För mer information se barn- och ungdomsnämndens arkivbeskrivning. För mer information om nämnd- och förvaltningshistorik, se Historik för Barn- och ungdomsnämnden (Bun), (1995-). Det kommer också att tas fram en mer detaljerad historik rörande kommunens förskolor och skolor. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 4 (279)

5 Järfälla kommun Kort information om kommunens förskolor, grundskolor och grundsärskolor Det finns i kommunen 32 kommunala förskolor och 16 fristående förskolor fördelade inom de fyra olika kommundelarna. Det finns fristående förskolor i alla fyra kommundelar där det förekommer olika pedagogiska inriktningar som Waldorf, Montessori, Reggio Emilio-inspirerad verksamhet och Ur och Skur. De fristående förskolorna kan ha olika driftsformer som föräldra- och personalkooperativ, aktiebolag, stiftelse eller förening. Det finns i kommunen en förskoleavdelning för flerfunktionshindrade barn vilket heter Pråmen som ligger på Fastebol förskola. På Vattmyra förskola finns det en språkskoleavdelning, Ugglan, vilket drivs i samarbete mellan Järfälla kommun och Talkliniken på Danderyds sjukhus. Det finns tre verksamheter inom pedagogisk omsorg där två stycken är fristående verksamheter och en är en kommunal verksamhet. Dessa ligger i Viksjö och Jakobsberg. Det finns i kommunen tre öppna förskolor och dessa ligger i Barkarby, Jakobsberg och Kallhäll. Gällande grundskolor finns 22 kommunala grundskolor och tre fristående grundskolor. I varje kommundel finns det skolor för årskurs F-5 och årskurs 6-9. Alla förskolor och grundskolor är fördelade över de fyra olika kommundelarna (Jakobsberg, Viksjö, Kallhäll/Stäket, Barkarby/Skälby). De kommunala förskolorna och grundskolorna är uppdelade i 23 olika enheter, för mer information se avsnitt I Järfälla finns det två kommunala skolor med grundsärskoleelever vilket är Sandvikskolan åk 1-5 (möjlighet till åk 6) och Kolarängskolan åk 1-9 med inriktning träningsskola. Kolarängskolan har elever i både grundsärskola, träningsskola och elever med flerfunktionshinder. Grundsärskolan som finns på Sandvikskolan är för elever med diagnos inom autismspektrat och består av skola och fritidshem. Sandvikskolan har också åk 1-5 för elever med autism (elever med diagnos inom autismspektrat) Det finns också samundervisningsklasser med både grundsärskole- och grundskoleelever i Olovslundskolan åk 1-5 (möjlighet till åk 6) och Björkebyskolan åk 6-9. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 5 (279)

6 Järfälla kommun Enhetsöversikt för kommunala förskole- och grundskoleverksamheter Aspnäs för- och grundskola (Aspnäs förskola, Kastanjens förskola) Barkarby för- och grundskola (Barkarby förskola, Helikoptervägens förskola) Berghem-Vattmyra grundskolor Björkebyskolan Fastebol-Högby grundskolor Fjällen för- och grundskola Herresta för- och grundskola (Dalens förskola, Parkvägens förskola, Karlslunds förskola, Barkens förskola) Iljansboda-Kolarängens för- och grundskolor (Iljansboda förskola, Almarevägens förskola) Jakobsbergs förskolor (Mjölnarens förskola, Kvarnens förskola, Olovslunds förskola, Vallvägens förskola) Kallhälls förskolor (Teknikvägens förskola, Svetsarvägens förskola, Gullivers förskola, Askungens förskola) Kvarnskolan Källtorpskolan Lundskolan Neptuni för- och grundskola (Orions förskola, Polaris förskola) Olovslundskolan Sandvik för- och grundskola Skälby för- och grundskola Söderhöjdens förskolor (Tallbohov förskola, Nybergs förskola, Allmogens förskola, Snapphanes förskola) Söderhöjdens grundskolor (Tallbohovskolan, Nybergskolan) Ulvsättra för- och grundskola (Ulvsättra förskola, Kopparvägens förskola, Bolinders förskola) Vattmyra förskolor (Vattmyra förskola, Berghem förskola, Nibble förskola, Fyrspannvägens förskola) Viksjö förskolor (Fastebol förskola, Traktor förskola, Högby förskola, Gårds förskola, Råstens förskola) Viksjöskolan Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 6 (279)

7 Järfälla kommun Arkivorganisation (arkivansvarig och arkivombud) Enheterna och verksamheterna måste ha en arkivorganisation fastställd av nämnden. I denna ska en arkivansvarig och ett arkivombud utses. Ute i verksamheterna är det rektor/förskolechef som är arkivansvarig och intendent, administrör eller assistent är oftast utsett arkivombud. För mer information se beslut om barn- och ungdomsförvaltningens arkivorganisation. Arkivansvarig i som uppgift att se till att verksamheten följer arkivlagen samt kommunens regler och anvisningar gällande informationshantering och arkivering. Arkivombudet har hand om den löpande informations- och arkivhanteringen inom enheten eller verksamheten, vilket delvis innebär att sköta den dagliga hanteringen av allmänna handlingar. 5. Hantering och av arkivhandlingar Handlingar som ska bevaras (sparas) är tänkta att bevaras för all framtid. För att informationen ska bevaras för kommande generationer måste arkivbeständigt materiel användas när dokument produceras. Detta gäller bland annat pennor, papper och mappar. Likaså är det viktigt att tonerna i skrivaren är av sådan kvalitet som anses lämplig för arkivhandlingar. Då barn- och ungdomsförvaltningen i nuläget ännu inte har börjat ansluta sig till kommunarkivets e-arkiv måste uppgifter i digitala system tas ut på papper för arkivering om det ska bevaras och levereras till kommunarkivet. OBS! Pappershandlingar som skrivs ut för arkivering ska vara i enkelsidig färgutskrift. Om en pappershandling ska skrivas under ska en blå arkivbeständig bläckpenna användas. När det gäller papper ska arkivbeständigt papper eller åldersbeständigt papper användas. Det arkivbeständiga pappret är starkare och tål betydligt mer hantering än det åldringsbeständiga. I de fall handlingarna förväntas bli frekvent efterfrågade och hanterade i framtiden arkivbeständigt papper väljas. Det omnämns i hanteringsanvisningen vilka handlingar som ska tas fram på arkivbeständigt papper. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 7 (279)

8 Järfälla kommun Det är av stor vikt att arkivlokaler och arkivskåp lever upp till de krav som ställs i lagstiftning och arkivregler. En arkivlokal ska endast används för av arkivhandlingar. Ett skyddsrum är inte tillåtet att använda som arkivlokal. Arkivskåp som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska alltid vara låsta och klara av 2 timmars brandklass, om de är placerade i ett tjänsterum/expedition. Jalusiskåp i trä ska inte att användas då dessa är alltför enkla att bryta sig in i och därför inte anses säkra. Om man placear ett skåp i ett närarkiv som klarar 2 timmar brandskydd behöver inte själva skåpet ha samma klass som ställs på ett som placeras i ett vanligt tjänsterum. 6. Överlämnande av information till en annan förskola/grundskola (barn- och elevhandlingar) 6.1 Mellan två kommunala enheter När ett barn går vidare från förskola till förskoleklass på en grundskola så kan det komma förfrågan från mottagande skola om att få in information eller handlingar rörande barnet om det finns behov för det. Detta behov kan också uppstå gällande elever som byter mellan skolor i kommunen. Det kan exempelvis handla att en elev gått på en kommunal skola i kommunen och sedan går vidare till nästkommande årskurs på en annan kommunal skola (lågstadieskola till mellanstadieskola eller lågoch mellanstadieskola till en högstadieskola). Det kan komma en förfrågan från mottagande skola om att få information/underlag om en elev om det anses finnas behov för det. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 8 (279)

9 Järfälla kommun Om det efterfrågas information eller handling rörande ett barn eller elev från en förskola eller grundskola så är det endast kopior som ska lämnas vidare efter att vårdnadshavares tillstånd har inhämtats. En förskola/grundskola ska aldrig lämna ifrån sig en originalhandling rörande ett barn eller elev ex. åtgärdsprogram, individuell utvecklingsplan (IUP), anteckningar från utvecklingssamtal, då dessa tillhör förskolan/skolans egna arkiv och ska arkiveras hos den förskola/skola som upprättade handlingarna. Om enheten hanterar handlingar och har upprättat/inkommit till dem så är det enheten som har arkivansvaret och som ska hantera och bevara originalhandlingarna. Samma rutin gäller också om ett barn eller elev byter till en förskola eller skola utanför kommunen. 6.2 Mellan en kommunal verksamhet och en fristående verksamhet När ett barn går vidare från förskola till att börja förskoleklass på en grundskola så kan det komma förfrågan från mottagande skola om att få in information eller handlingar rörande barnet om det finns behov för det. Detta behov kan också uppstå gällande elever som byter mellan skolor i kommunen. Det kan exempelvis handla att en elev gått på en kommunal skola i kommunen och sedan går vidare till nästkommande årskurs på en fristående grundskola (lågstadieskola till mellanstadieskola eller lågoch mellanstadieskola till en högstadieskola) eller byter från en kommunal skola till en fristående skola som finns i kommunen. Det kan komma en förfrågan från mottagande skola om att få information/underlag om en elev om det anses finnas behov för det. Om det efterfrågas information eller handling rörande ett barn eller elev från en fristående verksamhet så är det endast kopior som ska lämnas vidare efter att vårdnadshavares tillstånd har inhämtats. En förskola/grundskola ska aldrig lämna ifrån sig en originalhandling rörande ett barn eller elev ex. åtgärdsprogram, individuell utvecklingsplan (IUP), anteckningar från utvecklingssamtal, då dessa tillhör förskolan/skolans egna arkiv och ska arkiveras hos den förskola/skola som upprättade handlingarna. Om enheten hanterar handlingar och har upprättat/inkommit till dem så är det enheten som har arkivansvaret och som ska hantera och bevara originalhandlingarna. Samma rutin gäller också om ett barn eller elev byter till en fristående förskola eller skola utanför kommunen. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 9 (279)

10 Järfälla kommun Bevara, gallra och rensa Bevarande är huvudregel enligt arkivlagen och gallring är ett undantag. Därför måste det alltid finnas stöd i lag, förordning eller särskilt myndighetsbeslut (exempelvis gallringsbeslut eller hanteringsanvisning annars får inte en handling gallras). Gallring handlar om att förstöra och radera allmänna handlingar. Enligt 10 Arkivlagen (1990:782) får allmänna handlingar gallras om detta inte innebär inskränkningar i rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, samt för forskningens behov. För barn- och ungdomsnämndens verksamheter finns information om vilka handlingar som ska bevaras (sparas) och vilka som får gallras i Bun:s hanteringsanvisningar och andra framtagna gallringsbeslut. Nämndvisa gallringsbeslut som gäller för Bun:s verksamheter är: 2015:2 Gallring av pappershandlingar inom elevhälsans medicinska insatsers journal 2016: Gallring av äldre nationella prov i övriga ämnen fram till läsåret 2007/2008 Hanteringsanvisning för barn- och ungdomsnämndens centrala verksamheter Kommunövergripande gallringsbeslut som också gäller för Bun:s verksamheter är: 2002:1 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, enligt förteckning 2006:1 Gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling 2006:2 Handlingar vid rehabiliteringsärenden 2007:2 Gallring av vissa ansökningshandlingar med hänsyn till preskriptionstiden i diskrimineringslagarna 2007:3 Gallring av vissa handlingar inom processen annonsera, rekrytera och tillsätta tjänst 2011:1 Gallring av allmänna handlingar i de sociala medier Järfälla kommuns förvaltningar använder 2013:1 Gallring av vissa typer av allmänna handlingar inom kommunstyrelsens förvaltning Observera att gällande handlingstyper som saknas i hanteringsanvisningen och övriga gallringsbeslut är gallring inte tillåten utan då är det istället bevarande som gäller tills det har beslutats hur berörd handling ska hanteras (exempelvis lagts in i hanteringsanvisning i samband med revidering eller att det tagits fram ett separat gallringsbeslut). Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 10 (279)

11 Järfälla kommun Vid osäkerhet hur en handling ska hanteras och om den ska bevaras eller får gallras följ hanteringsanvisningen för information. Hanteringsanvisningen är förvaltningens gallringsbeslut taget av nämnden och ska följas när det gäller hantering av nämndens allmänna handlingar. Detta är också viktigt för att se till att det inte sker otillåten gallring av handlingar. Alla som jobbar inom nämndens verksamheter måste följa hantering av nämndens handlingar utifrån hanteringsanvisningen. Medarbetare har ett ansvar för de allmänna handlingar som hanteras inom tjänsten och att de hanteras utifrån gällande regler, rutiner och beslut. När det står att handlingen får gallras då barnet slutat förskolan får handlingen gallras först efter att barnet slutat och det har vart terminsavslut, exempelvis att förskolan gallrar handlingar i augusti. Om handlingar får gallras då elev har slutfört skolplikt betyder det att de får gallras det år som eleven gått ut årskurs nio och först efter terminsavslut för årskurs nio har varit. Hur gallring av handlingar sedan ska gå till rent praktiskt är upp till enheten, men det är viktigt att handlingar som innehåller känsliga uppgifter strimlas eller slängas i sekretesskärl. (rekommendation är att använda sekretesskärl). Gällande gallring av vissa typer av handlingar har det bestämts att sekretesskärl ska användas, exempelvis vad gäller nationella ämnesprov i övriga ämnen. Tips till verksamheten: Lägg in gallring av handlingar i verksamhetens planering så att det sker regelbundet och årligen. Kontrollera i hanteringsanvisningen vilka handlingar som får gallras och när, och märk upp pärmar eller motsvarande med information om när handlingarna får gallras (eller levereras till kommunarkivet) för snabbare översikt. Om information ges direkt på pärmar eller motsvarande i verksamhetens närarkiv om när handlingar får gallras är det enklare för vem som helst att genomföra gallringen. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 11 (279)

12 Järfälla kommun Tidigare var det endast kommunarkivarien som var behörig att fatta beslut om gallring av allmänna handlingar inom kommunen. Från och med år 2017 har beslutande om gallring ålagts nämnderna själva. Alla ärenden gällande gallring av allmän handling ska upp som nämndärende till barn- och ungdomsnämnden för beslut, exempelvis revidering av hanteringsanvisning eller gallringsförslag för en specifik handling. Det är förvaltningsarkivarien som tar fram gallringsförslag på förvaltningens vägnar, även om det fortfarande ska ske i samråd med kommunarkivet. För rensning behövs däremot inget beslut. Att rensa ett ärende innebär att handlingar som inte är allmänna avlägsnas. Detta ska göras av handläggaren, innan leverans till kommunarkivet, eftersom handläggaren är den person som bäst känner till ärendet. Observera att vid arkivläggning blir alla handlingar i ärendet allmänna, detta gäller även de handlingar som inte var allmänna innan arkivläggningen. Med andra ord är det av största vikt att rensa bort handlingar som inte är allmänna och inte ska tillhöra arkivet, såsom exempelvis anteckningar, kladdanteckningar och övertaliga kopior. Om detta inte görs blir dessa handlingar också allmänna när de levereras till kommunarkivet även om de inte var det från början. Om en person planerar att avsluta sin anställning är det också den personen som har arkivansvaret över de handlingar som hanterats inom dess tjänst. Det är den personen som ska se till att handlingar gallras/rensas enligt denna hanteringsanvisning och att de handlingar som ska bevaras tas om hand för arkivering. Det är inte en efterträdares uppgift att ordna upp bland handlingar från ens företrädare. 8. Post- och e-posthantering Inkommande post (papperspost, e-post till både myndighetsbrevlåda, enhetsbrevlåda och tjänstebrevlåda, fax, med mera) ska öppnas och ankomststämplas varje dag. Handlingar som ska registreras bör ges till verksamhetens registrator för registrering så snart som möjligt (för vidare information om registrering se nedan). Oavsett om posten är personaladresserad eller kommer anställd tillhanda på dennes hemadress, eller på annat ställe än arbetsplatsen, gäller samma regler om det är så att posten rör ett tjänsteärende. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 12 (279)

13 Järfälla kommun Personadresserad försändelse får inte bli liggande oöppnad när någon är frånvarande på grund av sjukdom, semester eller annan orsak. Vid sådana tillfällen är det bra om det finns en överenskommelse/fullmakt för registrator/postöppnare att öppna dennes post. I de fall det inte finns en sådan överenskommelse är personen i fråga själv ansvarig att se till att posten öppnas och registreras varje dag även under semester och annan frånvaro. 9. Diarieföring och annan registrering Enligt tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar hållas ordnade så att de snabbt kan återsökas. Huvudregeln är att handlingar som kommit in eller upprättats hos en myndighet ska registreras. Offentliga handlingar behöver dock inte registreras om de hålls systematiskt ordnade på annat sätt, exempelvis i en tydligt märkt pärm. Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter har däremot ett absolut registreringskrav. Undantag från denna regel finns dock och dessa omnämns i offentlighets- och sekretessförordningen (exempelvis undantas journaler från registreringskravet). Diarieföring används när det anses att handlingar inte passar för systematisk och de inte heller har en naturlig sorteringsordning. Syftet med att diarieföra är för att lätt kunna hitta allmänna handlingar/ärenden och vid behov bevaka handläggningen av ett ärende. Centralt har nämnden en registrator som har i uppgift att diarieföra nämndens allmänna handlingar. En diarielista är alltid en allmän, offentlig handling som ska kunna lämnas ut. Med andra ord ska inte känsliga uppgifter skrivas in i diarielistan. Diarieförda pappershandlingar i original läggs i gröna aktomslag årsvis efter diarienummer. Registreringen sker också i ärendehanteringssystemet Platina. Dock kan registratorn inte registrera alla enheters samtliga allmänna handlingar. Detta innebär att varje enhet måste ha en egen diarieföring. I dagsläget rekommenderas ett eget system, det går bra att föra registret i Word eller Excel eller för hand och förvara det i en pärm. Vilka uppgifter som måste finnas med i ett diarium regleras i offentlighets- och sekretesslagen (5 kap, 2 ): 1. Datum då handlingen kom in eller upprättades 2. En unik beteckning, oftast i form av ett diarienummer 3. Från vem handlingen kommit in eller till vem den har expedierats 4. En kort beskrivning av handlingens innehåll Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 13 (279)

14 Järfälla kommun Verksamhetssystem och tjänster som används av förskolor och skolor Adato Kommungemensamt system för hantering av rehabiliteringsärenden och handlingar. Började att användas i kommunen år 2009 och från och med 1 juli 2012 enligt personaldirektörens beslut används systemet för daglig registrering av inkommande och upprättade handlingar i rehabiliteringsärenden. (Adato fungerar som ett kommungemensamt rehabiliteringsdiarium, tidigare diariefördes rehabilteringsärenden i Platina). Kommunstyrelsen är systemansvarig. Defgo Kommungemensamt system för enkätverktyg. Används också för ansökningar till Bemanningstjänst sedan 1 juli Innan Defgo användes systemet ProofX för spontanansökningar till Bemanningstjänst. Kommunstyrelsen är systemansvarig. Dantek Bibliomatik Skolbibliotekssystem som används av vissa grundskolors skolbibliotek. Drivs av Dantek AB. Barnoch ungdomsnämnden är systemansvarig. Digit Kommungemensamt system för verksamhetsstyrning och beslutsstöd vilket lanserades år 2018 i kommunen och som ska börja användas istället för Hypergene. Kommunstyrelsen är systemansvarig. E-tjänster för Förskola, Fritidshem, Fritidsklubb och Skolval E-tjänster för förskola, fritidshem, fritidsklubb och skolval ingår i kommunens övergripande arbete med etablering av e-tjänster. Olika e-tjänster för barnomsorg (förskola) och e-tjänst för skolval lanserades under åren Kommunstyrelsen är arkivansvarig för e-tjänsterna. Easylib Skolbibliotekssystem som används av vissa grundskolors skolbibliotek. Drivs av SLI AB. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvarig. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 14 (279)

15 Järfälla kommun Freelib Skolbibliotekssystem som används av vissa grundskolors skolbibliotek. Drivs av Axiell. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvarig. Förmån Järfälla System som fungerar som en förmånsportal för alla anställda inom kommunen för att ta del av förmåner och friskvårdsbidrag. Började användas år 2018 och leverantör är Benify AB. Kommunstyrelsen är systemansvarig. Gsuite Gsuite är en digital webbplats med verktyg för att samarbeta, skapa dokument, göra presentationer, ljud, film och lagring. Används för att spara och dela dokument inom skolornas verksamheter. Dessa dokument kopplas ihop med Vklass. Tjänsten börjades att användas år 2016 och infördes parallellt med Vklass. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvarig. Hypergene Kommungemensamt system för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Hypergene används inom det ekonomiadministrativa arbetet där systemet administreras av den centrala ekonomiavdelningen. Började att användas i kommunen år Kommer under 2018 att avvecklas då kommunen ska börja använda Digit istället, se Digit. Kommunstyrelsen är systemansvarig. KOLL Digitalt verktyg för att inventera kompetens inom pedagogisk verksamhet och som lanserades i kommunen år Barn- och ungdomsnämnden är systemansvarig. Liber Espresso Webbtjänst från Liber med pedagogiskt material för årskurs F-5. Webbtjänsten innehåller filmer, ljudklipp, texter m.m. inom skolans olika ämnesområden och används som stöd vid exempelvis genomgångar, som repetition eller fördjupning. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvarig. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 15 (279)

16 Järfälla kommun LISA Lisa (Lokalt InformationsSystem om Arbetsskador samt tillbud) är ett kommungemensamt system för anmälan om arbetsskador och tillbud för personal. För barn- och ungdomsförvaltningens del används också systemet för arbetsskador och tillbud för elever och barn (incident- och tillbudsrapportering). Började att användas i kommunen år När det gäller förskola och grundskola så började grundskola att arbeta i systemet medan det tog några år innan förskolorna också började att använda LISA för rapportering. Kommunstyrelsen är systemansvarig. Mashie Kostkonsulenterna på den centrala förvaltningen, liksom förskolorna och grundskolorna, använder sig av kostsystemet Mashie. I detta system finns bland annat skolornas matsedlar, närings- och kostberäkningar. De handlingar i sysemet som ska bevaras måste idag skrivas ut på papper. Systemet började att användas i november Föregångare till Mashie var kostdatasystemet AIVO vilket började att användas i kommunen under år Systemet administreras av kostkonsulenterna och barn- och ungdomsnämnden är systemansvarig. Novaschem System som används för att generera och presentera scheman. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvarig för systemet. Offentliga Jobb/Visma Recruit Kommungemensamt ärendehanteringssystem som används vid rekrytering av personal till verksamheter i kommunen. Systemet har använts av kommunen sedan Kommunstyrelsen är systemansvarig. Personec (Personec Respons och Personec Självservice) Kommungemensamt system för personal och löneadministration ex. frånvaro, semester, tidsrapportering. Systemen administreras av löne- och förhandlingsenheten (kommunstyrelsen är systemansvarig). Uppgifter konverterades från KPAI-systemet år 1998 och från och med år 2001 kompletterades det om anställningar, frånvaro, placeringar, dagplaceringar, brutto- och nettoersättningar, lönetransaktioner, scheman. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 16 (279)

17 Järfälla kommun PMO Inom elevhälsovården används journalföringssystemet PMO (Profdoc Medical Office) för hantering av journaler. Journalerna i systemet är så kallade hybridjournaler där en del finns i papper och en del finns digitalt. Systemet har används sedan 2003 och mellan 2003 till och med 2011 hette systemet Journal III. Vid år 2011 bytte journalsystemet namn från Journal III till PMO för elevhälsans medicinska instatser (EMI). Från och med 2013 började också skolpsykologerna att använda systemet. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvariga för PMO som används av elevhälsan. Procapita För barn- och elevadministration används systemet Procapita. I systemet finns det bland annat uppgifter om betyg, klasslistor, nationella prov, ansökan om barnomsorgsplats, placeringsmeddelanden, köstatistik, modersmål med mera. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvarig för Procapita. Procapita har använts sedan år Procapitas föregångare var Sosia (Förskola och grundskola). Raindance Kommungemensamt ekonomisystem för bland annat hantering av fakturor och utbetalningar. Har använts sedan år 2002 i kommunen. Systemet administreras centralt av ekonomiavdelningen (kommunstyrelsen) och därmed ansvarar de för arkivering. Vklass Systemet är Järfälla kommuns lärplattform och leverantör är Softronic AB. Används av elever, personal och vårdnadshavare. Här i sköts bland annat närvaro/frånvaro, ledighet, utskick av information till vårdnadshavare, bedömningar och information rörande pågående undervisning. Barnoch ungdomsnämnden är systemansvarig. Vklass började att användas förskolor och grundskolor den 1 mars Innan Vklass användes Skolwebben mellan december Föregångare till Skolwebben var Skolia. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 17 (279)

18 Järfälla kommun Welib Skolbibliotekssystem som används av vissa grundskolors skolbibliotekskolbibliotek. Drivs av Axiell. Barn- och ungdomsnämnden är systemansvarig. Winlas Kommungemensamt system som används för att skapa anställningserbjudande/anställningsavtal. Kommunstyrelsen är systemansvarig Information om vilka uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar eller lämnar ifrån sig till andra och när det sker Löpande hämtas uppgifter från folkbokföringen KIR, för att uppdatera information i Procapita. Årligen tas det in uppgifter från Skatteverket till Procapita om inkomsttaxering. Det lämnas också uppgifter per automatik från Procapita till Tieto för uppdatering av information i system och då gällande till PMO, Digit och Vklass. Vid varje årsskifte samt vårtermin lämnas uppgift om betyg för åk 9 till gymnasieintagning till Digit. Varje termin lämnar barn- och ungdomsförvaltningen information om efterfrågade resultat för elever på utförda ämnesprov samt betyg, via filexport från Procapita, till SCB. Varje år lämnas det uppgifter till SCB om antalet anställda på förskolor och skolor. Central förvaltning lämnar uppgifter om antalet anställda på förskolor och skolorna själva lämnar uppgifter om antalet anställda till SCB. Varje år lämnas uppgifter från barn- och ungdomsförvaltningen till Kolada gällande uppgifter om jämförelse om önskat startdatum med faktiskt startdatum till förskoleplacering. Det hämtas information från Procapita till Vklass en gång per dygn och vid manuell synk på enhet. Det hämtas även uppgifter från Novaschem till Vklass gällande scheman. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 18 (279)

19 Järfälla kommun Sociala medier Det har i kommunen tagits fram ett kommunövergripande gallringsbeslut gällande sociala medier, vilket är Gallringsbeslut 2011:1 Gallring av allmänna handlingar i de sociala medier som Järfälla kommuns förvaltningar använder. Beslutet rör hantering av handlingstyper i sociala medier som används av kommunens alla förvaltningar exempelvis Facebook, Twitter, Youtube och bloggar. För mer information kring gallring och bevarande utöver vad som omnämns nedan se berört gallringsbeslut. I gallringsbeslutet omnämns bland annat vilka handlingar som genom sitt informationsionnehåll eller sin funktion är av uppenbart ringa eller tillfällig betydelse och genom detta kan gallras vid inaktualitet: frågor som genererar svar av enklare karaktär, kommentarer och inlägg som gäller för kännedom, kommentarer och inlägg som inte berör Järfälla kommuns verksamhet, kommentarter och inlägg av stötande eller kränkande karaktär (ska omedelbart gallras från det sociala mediet) Det beskrivs i beslutet även vilka handlingar som det görs undantag från gallring för, där följande handlingar ska bevaras och diarieföras: information som Järfälla kommun efterfrågar, kommentarer och inlägg som Järfälla kommun bedömer vara av särskilt intresse, sekretessbelagd information som inkommit via kommentarsfunktioner (gallras omedelbart från det sociala mediet) Det omnämns också om handlingar som det görs undantag för gallring vilket ska bevaras och lagras i en sökbar struktur*: Arkivuttag ska göras av kommentarer och inlägg på sociala medier (ögonblicksbilder) ska göras minst var sjätte månad samt vid större förändringar * (Arkivuttagen behöver inte diarieföras enligt gallringsbeslutet av respektive nämns förvaltning. Arkivuttagen kan istället lagras i en sökbar struktur, tills vidare i en filkatalog som förvaltningen har ansvar för. Förvaltningen säkerställer att informationsinnehållet i arkivuttagen inte ändras eller raderas.) Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 19 (279)

20 Järfälla kommun Begreppsförklaring Offentlighetsprincipen Allmänhetens rätt till insyn i hur politiker och tjänstemän sköter den offentliga verksamheten. Rätten att ta del av allmänna handlingar. Regleras i tryckfrihetsförordningen 2 kap. Handling Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med något teknisk hjälpmedel (gäller även IT). En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett papper, ett fotografi, med mera. Allmän handling En allmän handling är en handling som förvaras hos en myndighet (Bun) och enligt tryckfrihetsförordningens definition är att anse som inkommen dit eller upprättad där. Arkiverade handlingar är till exempel allmänna handlingar. Handlingar som arbetsmaterial såsom minnesanteckningar som inte tillför ett ärende någon information och utkast, är exempel på handlingar som inte är allmänna. Sekretess Allmänna handlingar är inte alltid offentliga utan kan innehålla uppgifter/information som är hemliga och sekretesskyddade. Det kan innebära att en handling/uppgift inte får lämnas ut till personer inom eller utanför myndigheten innan en prövning/sekretessbedömning gjorts. Vilka uppgifter som är sekretesskyddade regleras bland annat i offentlighet- och sekretesslagen (2009:400). Bestämmelser om sekretess som verksamheterna vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar är enligt offentlighets- och sekretesslagens kapitel 21, 23, 25, 39 och viss mån kapitel 12. Hanteringsanvisning Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 20 (279)

21 Järfälla kommun Ett dokument som talar om vilken information och allmänna handlingar som hanteras hos till exempel en myndighet (tidigare benämnt dokumenthanteringsplan). Hanteringsanvisningen visar vilka handlingar som ska bevaras och vilka som får gallras och är därför att betrakta som en sammanställning. Informationen eller handlingarna som redovisas i hanteringsanvisningen är teknikneutrala, det kan alltså handla om allt från papper till en post i en databas. Hanteringsanvisningen ger överblick över informationsflödet samt vilka processer informationen skapas i vilket gör det lättare att planera administrativa rutiner, svara på frågor (interna och externa) och sammanställa information. Hanteringsanvisningen ska vidmakthållas och vara lättillgänglig för alla. För att säkerställa informationshanteringens kvalitet ska den även uppdateras en gång/år samt vid behov. Process En serie av aktiviteter som förädlar en vara eller tjänst. En process har alltid en början och ett slut och en kund (intern eller extern). Processer kännetecknas av att de är repetitiva det vill säga att de genomförs många gånger. Aktivitet En aktivitet består av en eller flera händelser eller transaktioner i vilka information skapas i den mån dessa (händelser/transaktioner) behöver verifieras. Migrering Med migrering menas överflyttning av data från ett medium till ett annat. Kan exempelvis handla om att göra äldre versioner av data läsbara i nya versioner av program eller operativsystem. Konvertering Handlar om att överföra data mellan olika format ex. från ett VHS-band till DVD eller USB-minne. Begreppsförklaring (Hanteringsanvisningens kolumner) Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 21 (279)

22 Järfälla kommun Handlingstyp Ger information om en specifik allmän handling som finns inom verksamheten. OBS! Det namn som anges i denna kolumn är också den beteckning som ska skrivas på arkivboxens rygg vid leverans till kommunarkivet. Registrering/ I kolumnen Registrering/ finns flera alternativ registrering i Procapita, Platina, Raindance och systematisk. Med systematisk menas att handlingen till exempel är insatt i en tydligt etiketterad pärm och att texten på etiketten överensstämmer med handlingarna i pärmen. Handlingarna ska vara lätta att återsöka. Digital information på en dator är även den att betrakta som systematisk förvarad. I kolumnen Registrering/ finns också markering om eventuell sekretess med hänvisning till aktuell lag och paragraf. Det går dock inte att hänvisa till detta generellt, utan en sekretessprövning måste alltid göras i varje enskilt fall. Sekretessprövning ska göras verksamhetschef/enhetschef/rektor/förskolechef. I de fall det råder oklarhet huruvida en handling eller uppgifter i en sådan kan vara sekretesskyddade ta också kontakt med kommunjuristen. Observera att sekretesskyddade handlingar måste, enligt lag, i regel registreras (5 kap 1 offentlighetsoch sekretesslagen). Dock finns det handlingar som undantas från registeringskravet och dessa onmämns i offentlighets- och sekretessförordningen. Förvaring I kolumnen Förvaring finns information om var handlingen förvaras och vilken sorteringsordning den har. Handlingen kan antingen förvaras i arkivskåp, arkivlokal eller på tjänsterum. Sorteringsordningen kan vara alfabetisk eller numerisk. Viktigt är att handlingar med sekretessbelagda uppgifter ska förvaras inlåsta i arkivskåp som klarar två timmar brandskydd (gäller även kopior). Jalusiskåp i trä får inte användas då dessa är alltför enkla att bryta sig in i. Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 22 (279)

23 Järfälla kommun Medium Kolumnen Medium talar om hur informationsbäraren ser ut. Det kan till exempel röra sig om papper, datafiler eller databaser. En handling kan i verksamheten förvaras på mer än ett medium, exempelvis både på papper och som en datafil. I dessa fall är det format handlingen ska ha när den levereras till kommunarkivet markerat med fetstil. Bevaras/Gallras I kolumnen Bevaras/Gallras enligt beslut anges om handlingen ska bevaras (sparas) för all framtid eller får gallras (förstöras, raderas) efter angiven tid. Om handlingen får gallras har den även en så kallad gallringsfrist som talar om när handlingen får gallras. Gallringsfristen anges ofta med årtal men kan även anges med text till exempel vid inaktualitet. Med inaktualitet menas att handlingen får gallras då verksamheten inte längre behöver den. Det är viktigt att alla följer samma förfarande när det gäller själva utförandet av gallringen. Om en handling som upprättats/inkommit i juni 2016 har gallringsfristen 5 år får handlingen gallras först den 1 januari Verksamheten måste då förvara handlingen under 5 hela kalenderår innan den får gallras. Detta är en slags säkerhetsåtgärd som även underlättar den fysiska gallringen eftersom det är möjligt att samla alla gallringsbara handlingar från ett och samma år och sedan gallra dessa samtidigt, oavsett vilken månad de upprättats/inkommit. Till kommunarkivet Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 23 (279)

24 Järfälla kommun I hanteringsanvisningen och kolumnen till kommunarkivet anges om och när handlingen ska levereras till kommunarkivet, vanligen 1 år, 1 läsår eller efter att elev har slutfört skolplikt. Endast handlingar som enligt hanteringsanvisningen ska bevaras överlämnas till kommunarkivet. Om leveranstiden är efter 5 läsår innebär det att handlingarna ska levereras 5 läsår efter det läsår de skapades, det vill säga en handling som tillkom 2015/2016 får levereras hösten Om en handling ska levereras efter 1 år (kalenderår) så innebär det att det ska ha gått ett kalenderår från det år som handlingen skapades ex. om handlingen upprättades 2018 så ska den levereras När det beskrivs i hanteringsanvisningen att en elevhandling ska levereras till kommunarkivet då eleven har slutfört skolplikt så handlar det om att handlingen ska levereras efter att eleven slutat årskurs 9 i grundskola eller grundsärskola och efter terminavslut. Om en skolan exempelvis är en lågstadie- eller mellanstadieskola är rutinen att skolan får ha kvar elevhandlingarna i original och sedan leverera dem till kommunarkivet det året som berörd årskull med elever kommer att slutföra sin skolplikt. Leverans till kommunarkivet sker först efter att arkivet kontaktats och en överenskommelse om leverans träffats under Barn- och ungdomsnämndens leveransperiod (augusti-november). Om handlingar skickas utan att kontakt har tagits med kommunarkivet skickas handlingarna åter tillbaka till avsändare. Skulle en enhet missa sin leveransperiod får enheten inte leverera förrän under nästa års leveransperiod. Innan handlingar levereras ska kommunarkivet kontaktas och en leveransreversal ska fyllas i och skickas in. Kommunarkivet tar sedan kontakt och bestämmer om en leveranskontroll. Leveranser som inte har anmälts i förväg skickas tillbaka till avsändare. Handlingar som levereras ska även vara rensade från gem, plastfickor, minnesanteckningar samt annat som inte hör till ärenden och ordnade inom aktomslag (A3 papper vilket viks på mitten till A4). För mer information om hur handlingar ska arkiveras och levereras till kommunarkivet se handboken Information och handlingar inom en offentlig myndighet, Barn- och ungdomsnämnden (Bun) Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 24 (279)

25 Järfälla Kommun VERKSAMHETSOMRÅDEN PROCESSER LEDA STYRA VERKSAMHETEN 1.1 LEDA PLANERA VERKSAMHETEN Sid Leda och planera förskola/grundskola/grundsärskola Sid Verksamhetsutveckla i projektform Sid STYRA VERKSAMHETEN Sid Hantera verksamhetens styrande dokument Sid FÖLJA UPP UTVÄRDERA VERKSAMHETEN Sid Följa upp budget Sid Hantera statistik Sid Undersöka och kvalitetssäkra verksamheten Sid Hantera inspektioner från tillsynsmyndigheter Sid Hantera anmälningar och överklaganden Sid Hantera klagomål och synpunkter Sid GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 HANTERA ALLMÄNNA HANDLINGAR ARKIV Sid Tillämpa och uppdatera hanteringsanvisningen Sid Hantera ärenden i register/diarium Sid Hantera inkomna handlingar och upprättade handlingar Sid Lämna ut allmänna handlingar Sid Leverera arkivhandlingar Sid HANTERA PERSONUPPGIFTER Sid Administrera personuppgiftshantering Sid HANTERA EKONOMIADMINISTRATION Sid Hantera fakturor och löpande bokföring Sid Ansöka om medel och bidrag Sid. 63 Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 25 (279)

26 Järfälla Kommun VERKSAMHETSOMRÅDEN PROCESSER Hantera handkassa Sid Inventera verksamhetens tillgångar Sid HANTERA PERSONALADMINISTRATION Sid Rekrytera och introducera personal Sid Hantera löner, arvoden och ersättningar Sid Hantera arbetsrättsliga frågor Sid Samverka Sid Utbilda och utveckla personal Sid Hantera arbetsskada och tillbud Sid Rehabilitera personal Sid Hantera arbete för personal som avslutar sin anställning på egen begäran Sid HANTERA ARBETSMILJÖ Sid Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Sid Utreda och följa upp arbetsmiljöarbete Sid UNDERHÅLLA HYRA UT LOKALER Sid Ta emot information från fastighetsavdelningen Sid Felanmäla problem med fastighet Sid Hantera klotter och skadegörelse Sid Underhålla lokaler Sid Vårda lokaler Sid Hyra ut lokaler Sid HANTERA UPPHANDLING INKÖP Sid Upphandla och köpa Sid Teckna avtal Sid HANTERA MILJÖARBETE Sid Hantera miljödokumentation Sid Följa upp miljöarbete Sid. 109 Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 26 (279)

27 Järfälla Kommun VERKSAMHETSOMRÅDEN PROCESSER HANTERA IT Sid Hantera dokumentation rörande IT Sid HANTERA INFORMATION KOMMUNIKATION Sid Ta emot information från central förvaltning Sid Hantera informationsmaterial som verksamheten producerar Sid Hantera sociala medier Sid FÖRSKOLA 3.1 PLACERA BARN I FÖRSKOLA Sid Ta emot information om placering från central förvaltning Sid Ta emot och inhämta information om barn Sid Omplacera barn Sid Ta emot barn i specialförskola Sid Hantera placering under semestertid Sid HANTERA UPPSÄGNING AV FÖRSKOLEPLATS Sid Ta emot information om uppsägning från vårdnadshavare Sid Ta emot information från nämnden angående förlorad plats Sid VÄRNA OM BARNETS HÄLSA Sid Klargöra barnets hälsotillstånd vid förskolestart Sid Hantera specialkost Sid Hantera olycksfall och incidenter Sid Förebygga kränkande behandling och diskriminering Sid FÖLJA BARNETS UTVECKLING Sid Dokumentera barnets utveckling och föra utvecklingssamtal Sid Hantera modersmålsstöd Sid Hantera behov av stöd angående svårigheter och andra problem Sid Ansöka om extra insatser i verksamhet Sid Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 27 (279)

28 Järfälla Kommun VERKSAMHETSOMRÅDEN PROCESSER Utvärdera erhållna resurser Sid PLANERA BEDRIVA DAGLIG VERKSAMHET Sid Planera och utöva verksamhet Sid Notera daglig närvaro och frånvaro Sid Sätta scheman Sid Ta emot information om uppehåll Sid Dokumentera med hjälp av bild- och ljudupptagningar Sid Servera måltider Sid SAMVERKA MED VÅRDNADSHAVARE Sid Informera vårdnadshavare Sid Föra dialog med vårdnadshavare Sid GRUNDSKOLA INKL FÖRSKOLEKLASS FRITIDSHEM/FRITIDSKLUBB 4.1 TA EMOT ELEVER Sid Bevaka skolpliktiga barn Sid Anta/placera elever Sid Hantera antagning till profilklass Sid Ta emot och inhämta information om elever Sid Hantera elevers byte av skola Sid VÄRNA OM ELEVENS HÄLSA Sid Inhämta information ang. hälsotillstånd från BVC Sid Klargöra elevens hälsotillstånd vid skolstart Sid Hantera specialkost Sid Följa upp elevens hälsotillstånd och förebygga sjukdom Sid Remittera till annan sjukvårdsinrättning Sid Hantera olycksfall och incidenter Sid Flytta över journaler till andra skolor Sid Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 28 (279)

29 Järfälla Kommun VERKSAMHETSOMRÅDEN PROCESSER Förebygga kränkande behandling och diskriminering Sid FÖLJA ELEVENS LÄRANDE UTVECKLING Sid Hantera elevers val av kurser Sid Följa upp lärande genom tester och prov Sid Sätta betyg Sid Hantera modersmålsstöd och modersmålsundervisning Sid Förbereda utvecklingssamtal Sid Föra utvecklingssamtal Sid Fånga upp elever med svårigheter genom tester och prov Sid Hantera behov av stöd angående skolsvårigheter och andra problem Sid Ansöka om extra insatser i verksamhet Sid Utvärdera erhållna resurser Sid PLANERA BEDRIVA DAGLIG VERKSAMHET Sid Planera undervisning Sid Undervisa Sid Notera daglig närvaro och frånvaro Sid Sätta scheman Sid Hantera ledighetsansökan Sid Hantera resor Sid Hantera förändringar i verksamheten Sid Dokumentera med hjälp av bild- och ljudupptagningar Sid Dela ut stipendier Sid Servera måltider Sid Bedriva biblioteksverksamhet Sid Bedriva fritidsverksamhet Sid Introducera arbetsliv Sid Hantera ansökningar till gymnasium Sid SAMVERKA MED ELEVER Sid Skriva kontrakt med elever Sid Arrangera elevrådsmöten Sid. 218 Hanteringsanvisning förskola, grundskola och grundsärskola 29 (279)