2016-01-13 Datum: 2016-01-19 Dnr: V 2014/593 Mottagare: GU Utbildningsnämnden Chalmers Handläggare: Karin Cedhagen Malin Blomqvist Uppföljning av handlingsplan för samarbete mellan Göteborgs universitet och Chalmers kring utbildning Bakgrund Göteborgs universitet och Chalmers har en uttalad ambition att öka och utveckla den samverkan inom utbildningen som finns mellan de båda lärosätena i syfte att stärka de båda lärosätenas konkurrenskraft och Göteborg som studiedestination. Det hade i olika sammanhang påtalats att det finns hinder av olika slag som försvårar ambitionen att kontinuerligt stärka samarbetet mellan Chalmers och Göteborgs universitet inom utbildningsområdet. För att mer systematiskt arbeta med att undanröja hinder kring samverkan på utbildningsområdet skickades en enkät ut till berörda fakultetsstyrelser/motsvarande, institutioner/motsvarande samt andra övriga enheter inom de båda lärosätena under sommaren 2014. Enkäten skickades ut till IT-fakultetens styrelse, Naturvetenskapliga fakultetsstyrelsen, Institutionen för data- och informationsteknologi, Institutionen för tillämpad informationsteknologi, Institutionen för fysik, Institutionen för matematiska vetenskaper samt till övriga berörda institutioner vid Chalmers samt inom Göteborgs universitet till samtliga ledamöter i universitetets utbildningsnämnd med möjlighet att tillföra synpunkter. Frågorna som ställdes var 1. Vilka hinder finns för en ökad samverkan mellan GU och Chalmers i utbildningen? 2. Vilka hinder upplevs som mest angelägna att lösa först? 3. Förslag på hur hindren kan undanröjas vilka initiativ bör tas?
2(9) Områdena som identifierades och prioriterades var: 1. Memorandum of Understanding (MoU) mellan de båda lärosätena 2. Pedagogiska frågor a. lärplattform b. likheter i planeringsprocess och i fastställande av utbildningsutbud c. olikheter i råd och rekommendationer för utformning av kursplan d. kursvärderingssystem och rutiner för kursvärderingar e. olika regler för examination f. olika betygssystem g. Beslut om examinator h. inrapportering av betyg och resultatpoäng 3. Studieadministration a. skillnader i läsperioder och studietakt 4. Informationsfrågor a. information inför val av utbildning b. samordning av studentrekryteringsinsatser c. samordning av visuell identitet, mallar m.m. 5. Fastighetsfrågor a. villkor för passerkort vid de båda lärosätena På uppdrag av lärosätenas båda vicerektorer för utbildning upprättades en gemensam handlingsplan 1 och arbetsgrupper, med representanter från båda lärosätena tillsattes, för områdena ovan. Därtill utsågs en sammankallande för respektive grupp med ansvar att sammankalla och inom gruppen besluta om lämplig arbetsgång samt avrapportera arbetet. För några områden behövdes ingen arbetsgrupp utan en handläggare fick i uppdrag att hantera frågan. En styrgrupp inrättades bestående av de båda vicerektorerna med uppdrag att samordna och vara avstämningspunkt för arbetsgruppernas/handläggarens arbete. För respektive ovan angivet område beskrivs nedan dels de hinder som identifierades, dels hur de har hanterats. För vissa områden finns behov av fortsatt samordning vilket också beskrivs. Arbetet med den gemensamma handlingsplanen är härmed avslutad och avrapporterad. 1 Handlingsplan för bättre möjligheter till samarbete mellan Göteborgs universitet och Chalmers kring utbildning, 2014-15-08
3(9) 1. Memorandum of Understanding (MoU) mellan de båda lärosätena Ett MoU (Memorandum of Understanding) inom utbildningsområdet upprättades 2015-04-30 2 mellan de båda lärosätena. Där beskrivs ideologin och organisationen avseende samarbetet samt vilka instanser som har ansvar för olika frågor inom lärosätena och därmed också vilka som svarar för att undanröja de hinder som finns och som kan uppstå. Detta MoU skall stämmas av vart tredje år av de bägge vicerektorerna för utbildning. 2. Pedagogiska frågor a. Lärplattform Göteborgs universitet och Chalmers använder samma lärplattform, men med olika utformning. Organisationen av systemägarskap, systemförvaltningsansvar och annat ser olika ut mellan lärosätena, vilket enligt flera enkätsvar orsakar hinder för studenter och lärare i deras respektive roller som användare av systemen. Riktlinjer för publicering av information i de båda lärosätenas lärplattformar bör ses över och i största möjliga utsträckning harmoniseras. En samordningsgrupp bestående av systemägarna/systemförvaltarna vid de båda lärosätena inrättades för att klara ut olikheter i rutiner och villkor för användning av lärplattformarna. Samordningsgruppen fungerade också som ett informationsforum i utvecklingen av de båda lärosätenas lärplattformar. Gruppen har haft flera möten och identifierat skillnader och likheter, utvecklingsbehov och vad som kan samplaneras. Gruppen planerar in återkommande möten 1-2 gånger per termin. Genom att återkommande fortsätta att mötas och informera varandra om pågående personalutbildningar, användarinstruktioner, rutiner och riktlinjer kommer samverkan kunna leda till åtgärder som underlättar användning av lärplattformar för studenter, lärare och administratörer. 3 b. Olikheter i planeringsprocess och i fastställande av utbildningsutbud Planeringen och uppföljningen vid de integrerade institutionerna har under de senaste åren alltmer samordnats. Det fanns dock stora olikheter i processerna för att fastställa utbildningsutbud och kursplaner mellan Göteborgs universitet och Chalmers. Det är av vikt att de båda organisationerna känner till varand- 2 Memorandum of Understanding 2015-02-25 (V2015/390) 3 PM: Samordningsgruppen för LMS, 2015-10-07
4(9) ras respektive processer och för diskussioner kring hur lärosätena kan samverka för att t ex underlätta för lärare som är involverade i processer vid båda lärosätena och ska ta fram kursplaner för kurser som ges vid respektive lärosäte. En arbetsgrupp tillsattes med uppdrag att synliggöra respektive lärosätes processer för fastställande av utbildningsutbud och kursplaner och föreslå hur dessa processer, om möjligt, kan närma sig varandra. Det är önskvärt att processerna vid de båda lärosätena är dokumenterade och att det framgår var i respektive organisation beslut fattas. Inom ramen för gruppens arbete har lärosätenas olika processer presenterats och möjlighet till anpassning har också diskuterats. GU har tagit fram en studieadministrativ handbok och Chalmers har gjort en översyn över arbetet med kursutbudet för att beskriva processen på ett tydligt sätt. Gemensamma tidpunkter är önskvärt och mest angeläget är samma tidpunkt när kursutbudet öppnas för att lärare vid integrerade institutioner skall kunna arbeta med kursplanerna på GU respektive Chalmers samtidigt. Gruppen skall fortsätta träffas en eller ett par gånger om året för att fortsätta diskutera processer som kan närma sig varandra. 4 c. Olikheter i råd och rekommendationer för utformning av kursplan Det finns olikheter i hur respektive lärosätes kursplaner är utformade och i hur de råd och riktlinjer som finns följs avseende länkning av lärandemål, undervisningsformer och examinationsformer. Olikheterna beror bl.a. på lärosätenas olika utbildningsorganisationer där Chalmers undervisning sker i programplanerad form och ansvaret för grundutbildningsprogrammen finns i en matrisorganisation, med vicerektor för grundutbildningen som ytterst ansvarig. Utbildningen vid Göteborgs universitet är huvudsakligen organiserad på institutionsnivå och förutom utbildning i programform förekommer utbildning som fristående kurs. En arbetsgrupp kring det pedagogiska stödet vid utformning av kursplaner tillsattes med representanter från GUs enhet för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande, PIL, och Chalmers avdelning för ingenjörsutbildningsvetenskap, EER, som ansvarar för den universitetsgemensamma högskolepedagogiska utbildningen på respektive lärosäte. Gruppens syfte var att via erfarenhetsutbyte om det interna arbetet med kursplanestöd vid respektive lärosäte, bidra till fördjupad samverkan och om möjligt komma med förslag på hur hinder kan undanröjas. 4 Möte GU-Chalmers processer och hantering av fastställande av utbildningsutbud och kursplaner 2015-06-16
5(9) Gruppen har enats om fortsatt erfarenhetsutbyte och samverkansaktiviteter 5 : 1. Synliggöra högskolepedagogiska aktiviteter för varandra 2. Uppdatera och informera om råd och regler 3. Mötas återkommande d. Kursvärderingssystem och rutiner för kursvärderingar Kursvärderingar på kurser vid Chalmers sker enligt en särskild process gemensam för hela lärosätet och i ett särskilt IT-system. Vid Göteborgs universitet är processer och rutiner kring kursvärderingar i princip decentraliserade till institutionerna. Den naturvetenskapliga fakulteten har ett fakultetsgemensamt nätbaserat kursvärderingsystem. Här fanns ingen gemensam hantering att föreslå. Frågan om lärosätesövergripande processer och rutiner för kursvärderingar inom Göteborgs universitet hade diskuterats tämligen nyligen (2014) och det ansågs inte att sådana behövs. Inom Chalmers pågår ett arbete med att underlätta kursutvärderingsprocessen för de integrerade institutionerna som ger kurser som har både GU- och Chalmers studenter. e. Olika regler för examination Studenter vid Chalmers medges möjlighet att genomgå förnyat prov för högre betyg, sk plussning (studenten har redan fått betyget godkänd). Ett system med sk plussning finns inte vid Göteborgs universitet och frågan är inte aktuell för diskussion. f. Olika betygssystem Chalmers och Göteborgs universitet tillämpar olika betygssystem på samma kurser. Chalmers tillämpar normalt ett betygssystem med fyra steg (underkänd, tre, fyra eller fem) under det att Göteborgs universitet normalt enligt praxis inom den naturvetenskapliga fakultetsstyrelsens ansvarsområde respektive motsvarande för IT-universitetet använder ett betygssystem med tre steg (underkänd, godkänd och väl godkänd). Med anledning av ett rektorsbeslut om betygssystem anmodades alla fakulteter vid Göteborgs universitet att under våren 2015 besluta om vilket eller vilka system som skall gälla inom respektive ansvarsområde, och för vilka utbildningar respektive betygssystem skall gälla. De berörda fakulteterna, Naturvetenskapliga fakultetstyrelsen och IT-fakultetstyrelsen, blev därmed uppmanade att utreda och ta ställning till vilket 5 PM Samverkan om kursplanestöd, 2015-08-20
6(9) eller vilka betygssystem som bör gälla för kurser inom respektive styrelses ansvarsområde och under vilka villkor. IT-fakultetsstyreslen beslutade i samband med detta att anhålla hos rektor om inrättande av nytt betygssystem med fyra steg enligt den modell som tillämpas på Chalmers, och att det i huvudsak skall innefatta kurser som är samlästa med Chalmers med hänvisning till att det finns ett uttalat behov av ökad samordning med Chalmers. Naturvetenskapliga fakultetsstyrelsen beslutade att fortsätta med tregradig skala men också att utreda frågan om införandet av ECTS-systemet. g. Utseende av examinator Det finns olika rutiner för utseende av examinator för en kurs vid de båda lärosätena. Betygssättning är myndighetsutövning och det är därför viktigt att respektive lärosäte har sina rutiner för hur examinator utses. I de fall då en lärare ska vara examinator vid de båda lärosätena behöver detta formaliseras. Det finns en framtagen ordning och rutiner för utseende av examinator som verkar vid de båda lärosätena. Institutionen för matematiska vetenskaper som är en gemensam institution arbetar efter dessa rutiner. Utbildningsenheten på GU fick i uppdrag att tillsammans med utbildningsledarna på IT-fakulteten och Naturvetenskapliga fakulteten verka för att implementera rutinerna. IT-fakulteten vid GU använder nu samma blankett som Matematiska vetenskaper. IT-fakulteten har också arbetat fram rutiner för hur examinatorer skall utses och hur avtal skall upprättas mellan lärosätena. Avtalen upprättas av institutionens personalhandläggare på respektive lärosäte. Naturvetenskapliga fakulteten har i stort sätt samma rutiner, och samordning med Chalmers pågår fortlöpande. h. Inrapportering av betyg och resultatpoäng Vid Chalmers rapporteras, förutom betyg på kurs, också resultatpoäng på tentamen. Det sker inte vid Göteborgs universitet. Systemförvaltaren på Göteborgs universitet har efter utredning visat att det inte är genomförbart eller ens möjligt att ha gemensamma riktlinjer för hela Göteborgs universitet för att visa s.k. internresultat i Ladok, dvs specificering av provnivå. 6 6 PM Dokumentation av resultatpoäng i Ladok, 2015-05-08
7(9) 3. Studieadministration a. Skillnader i läsperioder och studietakt Det finns skillnader i läsperiodernas förläggning mellan de båda lärosätena trots att lärosätena numer i princip tillämpar samma läsårs- och terminsstruktur. Chefen för utbildningsenheten på GU som, på delegation, fastställer läsperioder och läsårsindelning fick i uppdrag att före beslut samråda med motsvarande funktion vid Chalmers. Så långt möjligt bör perioderna harmoniseras och de skillnader som måste finnas av olika anledningar ska dokumenteras och göras tillgängliga. Utbildningsenheten på Göteborgs universitet har 2015-09-25 fastställt läsårsperioder och läsårsindelningar 7 för en längre period, ht 2016 tom vt 2021 efter att ha stämt av dessa med Chalmers student- och utbildningsavdelning. 4. Informationsfrågor a. Information inför val av utbildning Rutiner och tidsplaner för studenternas val av fortsatta studier inom utbildningsprogram skiljer sig åt mellan de båda lärosätena. Studenter vid Göteborgs universitet följer de nationella antagningsomgångarna och studenter på Chalmers väljer kurser utifrån en av Chalmers beslutad tidsplan. Information om de tidsplaner som finns och behöver finnas ska vara kända i verksamheten och kommunicerade till studenterna. De flesta studenter som följer kurser vid de samverkande institutionerna befinner sig på något av Chalmers campusområden. Rutiner och innehåll i den information som ska ges till studenter på Chalmersområdet ska vara klar och tydlig så att det framgår vilka regler och rutiner som gäller för val av utbildning och för vilken målgrupp (studenter vid Göteborgs universitet eller studenter vid Chalmers). Inom Chalmers har processledaren för utbildning uppmärksammat frågan hos berörda program, och att det ska vara tydligt i kommunikationen med vad som är valbart på GU respektive Chalmers på framförallt masterprogram där det finns kurser från integrerade institutioner som har studenter från såväl GU som Chalmers. 7 Beslut om rekommendation av kursmodulers förläggning ht 2016- vt 2021 (G 2015/474)
8(9) b. Samordning av studentrekryteringsinsatser Det finns önskemål från flera instanser om att i ökad utsträckning koordinera olika rekryteringsinsatser (riktade till såväl potentiella sökande med meriter från svensk högskoleutbildning som potentiella sökande med meriter från utländsk högskoleutbildning). En arbetsgrupp tillsattes med representanter från båda lärosätena som fick i uppdrag att definiera vilka insatser som kan koordineras i större utsträckning och identifiera var i respektive lärosätes organisation sådant samarbete lämpligen sker och hur samarbetet kan stödjas på bästa sätt. Arbetsgruppen är nu i det närmaste klar med en lista över de studentrekryterings- och informationsaktiviteter som redan samordnas och har kompletterat den med de aktiviteter som kan och bör samordnas ytterligare 8. I listan anges verksamhet, syfte och mål med aktiviteten, hur samarbetet går till/bör gå till, samt ansvarig person från respektive lärosäte. Så snart listan är komplett kommer den att göras tillgänglig och spridas till dem den berör. Listan kommer att följas upp, uppdateras och kompletteras gemensamt inför varje läsår. c. Samordning av visuell identitet, mallar m.m. Möjligheterna att i vissa fall samordna de båda lärosätenas visuella identitet (loggor m m) bör ses över och förtydligas och det regelverk som finns avseende bl.a. de gemensamma institutionerna bör kommuniceras till berörda parter. Gemensamma mallar för olika former av trycksaker bör också tas fram, vilket bör underlätta efterlevnad av de regelverk och policies som finns på området. Det visade sig vara samma personer som var lämpliga i arbetsgruppen för visuell identitet som för rekryteringsinsatserna varför det blev en gemensam arbetsgrupp för båda frågorna. Arbetsgruppen kom fram till att gemensamma rekryteringsinsatser och visuell identitet kan följas upp på samma sätt varför listan med rekryteringsinsatser ovan kompletterades med samordning av visuell identitet. Listan innehåller nu också verksamheter som kombinationslogotyper och speglad webb, samt nya gemensamma projekt som Riksidrottsuniversitetet, som därmed också följs upp inför varje läsår (se 4b). 8 PM Samarbeten GU och Chalmers studentrekrytering och visuell identitet 2015/2016 - utkast jan 2016
9(9) 5. Fastighetsfrågor a. Villkor för passerkort vid de båda lärosätena Det finns olikheter kring hur och under vilka villkor passage beviljas för studenter och anställda i olika delar av de lokaler som brukas av Göteborgs universitet och av Chalmers. Det är Chalmersfastigheter som är hyresvärd för de lokaler som sambrukas av Chalmers och Göteborgs universitet. Chalmers arbetar med att se över sina rutiner så att det inte ska uppstå problem då GU-studenter ska ha passerkortstillgång på Chalmers båda campus, Lindholmen respektive Johanneberg. Detta arbete kommer att följas upp under 2016, Chalmers processledare för utbildning ansvarar.