Planering inför, under och efter en anställningsintervju Verksamhetsdialog- och analys innan rekrytering Sture går snart i pension och ska sluta sin anställning. Ska Sture ersättas med Sture? Hur ser vårt rekryteringsbehov ut? För att kunna ge ett bra svar på dessa och liknande frågor och för att skapa samsyn kring verksamhetsmålen bör du som chef tillsammans med medarbetarna föra en dialog om verksamhetens nuvarande och framtida inriktning gör vi rätt saker? Vad ska vi prioritera i framtiden? En sådan systematisk process kan benämnas verksamhets- och kompetensanalys och bör vara utgångspunkten när en rekryteringsprocess inleds. På så sätt skapas en samsyn kring verksamheten och dess inriktning. Något som i sin tur ger möjlighet till delaktighet, påverkansmöjligheter samt ett större ansvarstagande bland medarbetarna. En verksamhets- och kompetensanalys resulterar ibland i att nya och förändrade verksamhets- och kanske rekryteringsbehov identifieras. En kompetensprofil tas därefter fram för den befattning som ska ledigförklaras. En kompetensprofil eller arbetsanalys ska innehålla en beskrivning av den kunskap och kompetens som ledaren anser krävs för att utföra det tänkta arbetet på bästa sätt. I alla befattningar finns kritiska framgångsfaktorer som är av avgörande betydelse för att lyckas i den aktuella befattningen. Om tester ska användas vid urvalsarbetet ska den/de som kallas till intervju informeras om detta i förväg och garanteras återkoppling av resultatet. Det är dock viktigt att de krav man ställer har sin utgångspunkt i arbetsuppgifterna så att man inte ställer onödiga krav som riskerar att exkludera potentiella sökande. Senast i samband med att rekryteringsarbetet inleds bör du som chef se till att aktualiteten på webbplatsen är god. Många sökande kommer med stor sannolikhet söka information om arbetsplatsen via webben varför det är viktigt med en uppdaterad hemsida.
Anställningsintervjun möjlighet till marknadsföring Anställningsintervjun syftar till att, som komplement till övriga delar i rekryteringsprocessen, identifiera om den som intervjuas är den lämpligaste kandidaten, dvs. matchar kompetensprofilen bäst. För att kunna göra detta förutsätts att intervjun är strukturerad och tydligt fokuserar på kunskap och kompetens och inte på subjektiva värderingar. För Umeå universitet som stor arbetsgivare regionalt och nationellt är anställningsintervjun även att betrakta som ett unikt tillfälle till marknadsföring. Oavsett om den sökande erbjuds anställning eller inte bör vi se dem som blivande ambassadörer för Umeå universitet. Glöm inte att ett gott rykte som arbetsgivare är bästa rekryteringskanalen! Våra chefer ska därför tillsammans med övriga anställda sträva efter att bemöta arbetssökande på ett sådant sätt att de efter sitt besök förblir goda ambassadörer för vårt universitet. Chefens förberedelser inför anställningsintervjun En anställningsintervju kräver förberedelser av dig som chef. Plats Var vill Du att intervjun ska hållas? Lämplig lokal för att genomföra intervjuerna utifrån praktiska hänsyn (hur många ska medverka, krav på teknik etc) och välkomnande synvinkel) Är lokalen representativ för oss som arbetsgivare? Tid Boka in max 2-3 intervjuer på en dag. Anställningsintervjuerna kräver att Du avsätter tid till både förberedelser och eventuellt efterarbete. Det vanliga är att man avsätter ca 1 ½ - 2 timmar/intervju. Som så ofta är det bättre att räkna med lite längre tid i stället för att kanske få tidsnöd. Vem intervjuar? Det vanligaste är att närmaste chef också är den som genomför intervjun. Till sin hjälp har han/hon kanske en personalspecialist med kunskaper i intervju- eller samtalsmetodik eller annan som chefen bedömer har lämplig kompetens för uppgiften. Det är bra med en ansvarsfördelning som även klargör vem eller vilka som för anteckningar från samtalet. Genomgång av för intervjun viktiga handlingar, m m. Förbered intervjun dig genom att gå igenom den sökandes CV och övriga handlingar som skickats med ansökan. Finns tecken på att personen arbetat med liknande arbetsuppgifter tidigare?
Vilken information vill du själv lämna om den egna verksamheten/arbetsplatsen. Finns skriftligt material som du vill lämna ut i samband med intervjun? Skriv ned viktiga fakta. Detta kan gälla uppgifter om ekonomi, personalsammansättning, personalförmåner, lönenivåer etc. Vilket intryck vill du ge av arbetsplatsen och dess arbetsplatskultur? I en intervjusituation är det vanligt att ens fördomar och omedvetna attityder slår till. En ökad medvetenhet och möjlighet till reflektion kring möjliga orsaker till att du som chef och intervjuare reagerar som du gör i vissa situationer är en förutsättning för att du inte ska riskera att diskriminera en sökande i samband med anställningsintervjun. Kom även ihåg risken att man som rekryterare både söker efter och bländas av den kandidat som mest liknar en själv. Anställningsintervju förslag till metodik En anställningsintervju ska ta sin utgångspunkt i den skriftliga kompetensprofil som togs fram när rekryteringsprocessen inleddes, eller som i samband med befattningsvärdering definierats som nyckelkompetenser för befattningen ifråga. Det är viktigt med systematik varför samma frågor bör ställas till samtliga som ska intervjuas. Ostrukturerade intervjuer gör det svårt att jämföra kandidaterna. - Börja intervjun med en kort beskrivning av den aktuella anställningen, organisatorisk placering samt vilken betydelse enheten eller avdelningen har i organisationen. - Fråga vad som gjort att han/hon nu söker sig till denna typ av arbetsuppgifter - Låt den sökande beskriva sina i sammanhanget viktigaste meriter. Du lyssnar och ställer kompletterande frågor för att kunna matcha den sökandes meriter mot kompetensprofilen för befattningen ifråga. - När den intervjuade beskrivit sina viktigaste meriter kan du fokusera på tidigare prestationer under de senaste anställningarna som kandidaten haft. Gå snarare på djupet än på bredden när du ställer frågor kring tidigare prestationer. - Ge den sökande tillfälle att berätta om ett tillfälle när han/hon under de senaste åren nått uppsatta mål eller överträffat omgivningens förväntningar
- Fråga om den sökande kan beskriva några viktiga förändringar som han/hon varit starkt bidragande till under sina senaste anställningar - För att undersöka den sökandes samarbetsförmåga kan du ställa frågor kring hur han/hon har hanterat grupparbete eller arbete i team under sina tidigare anställningar. Exempel på sådana frågor kan vara Kan du berätta på vilket sätt du som person bidragit i en eller flera grupper där du tidigare arbetat? Har du erfarenhet av något riktigt dåligt grupparbete? Berätta vad som hände då. - Var som intervjuare inte rädd för att gå på djupet med frågor kring samarbete med andra. Detta för att om möjligt söka få klarhet i den sökandes betydelse och roll i olika sammanhang. - Presentera gärna en i sammanhanget vanlig jobbsituation och be om den sökandes uppfattning. Detta för att kartlägga kandidatens yrkesmässiga och personliga egenskaper samt få kunskaper kring vad som motiverar personen. - Utifrån kompetensprofilen kan du lyfta ut ett eller ett par mål med befattningen ifråga. Be den sökande därefter att berätta om något tillfälle där han eller hon presterat någonting som liknar det du beskrivit. Gå på djupet med svaret och be om många detaljer. Stäm hela tiden av med målsättningen för att se om jämförelsen håller eller inte. - Ge den sökande en bild av en framtida arbetsuppgift. Gärna någon som du har egen konkret erfarenhet av och därför lättare kan beskriva och bedöma. Fråga därefter den sökande hur han el hon skulle organisera arbetet och sedan genomföra uppgiften. - För att få veta mer om allmänna attityder personliga karaktär och vad som motiverar honom el henne kan du ställa frågor av typen: "Kan du berätta om något tillfälle när en arbetsuppgift i positiv mening fullkomligt slukat all din tid och uppmärksamhet under en period?", "Kan du berätta om den enskilda arbetsuppgift du haft som varit den du uppskattat mest?" eller "Kan du berätta om något tillfälle när du arbetat mer än du känt att någon krävt av dig, bara för att du tyckte att det gav dig något personligen?" - Be den sökande beskriva sig själv som person genom att räkna upp tre personliga egenskaper som beskriver honom eller henne. - Be honom eller henne om konkreta exempel på när de uppräknade personliga egenskaperna hjälpt honom att lösa problem och utföra sina arbetsuppgifter på ett bra sätt.
- Be honom eller henne att ge exempel på när de personliga egenskaperna istället skapat problem för honom själv eller andra. - Fritidsintressen? Hälsa? - Avsluta anställningsintervjun med att tacka den sökanden och ge besked om när den sökande kan vänta sig ett besked. - I ett läge när du som chef har intervjuat en eller några kandidater som särskilt väl fyller de uppställda kraven - bekräfta detta genom att - innan ni skiljs åt - säga Under denna urvalsprocess har jag träffat ett antal kompetenta sökanden och du är helt klart en av dem. Efter anställningsintervjun Att tänka på inför en referenstagning Referenstagning görs efter anställningsintervjun. Detta för att vid intervjutillfället kunna möta den sökande fri från sådana föreställningar som kan bli resultatet av en alltför tidig referenstagning. Kontakta enbart referenter som den sökande angivit. Försök få klarlagt vilken relation som referenten och den sökande har till varandra och hur länge de arbetat ihop. Förse gärna referenspersonen med arbetsbeskrivning samt kompetensprofil (kravspecifikation). Genomför referenstagningen som en strukturerad intervju som utgår från kompetensprofilen (kravspecifikation). Var medveten om risken för godtycke i referenstagningsprocessen. När rekryteringsarbetet är avslutat Det är viktigt att lämna besked till alla sökanden så snart som möjligt och inom rimlig tid (max 2-3 veckor). Långsam hantering uppfattas överlag negativt och vi riskerar att tappa intressanta kandidater. Efter att ha slutit ett anställningsavtal är det dags att förbereda mottagandet av den nyanställde på den egna arbetsplatsen. För mer information om vad du som chef särskilt bör tänka på då, se under fliken Introduktionssamtal. Sammanfatta den genomförda rekryteringsprocessen Ställ dig som chef frågorna: Vad har fungerat bra respektive mindre bra? Vilka lärdomar tar vi med till nästa rekrytering?