NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 3/2018 26 Personalsektionen Tid Måndag 07.05.2018 kl. 14.00 Plats Stadshuset, Topeliusesplanaden 7 Ärenden som skall behandlas Sida 17 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 28 18 Val av protokolljusterare 28 19 Godkännande av föredragningslistan 28 20 Företagshälsovården 29 21 Teamledare inom trafikleder och gatuunderhåll 32 22 Anhållan om bibehållen lön; rektor N Nybäck 33 23 Anhållan om delbetalning av timmar i timbank; B Sundell 34 24 Bisyssla; M Walberg 35 25 Sammanträdesdatum 2018 36 26 Personalrapport 2017 37 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande Fredagen den 18.5.2018 på www.nykarleby.fi samt i Stadshuset, Topeliusesplanaden 7, Nykarleby MARIA PALM
NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 3/2018 27 Personalsektionen Tid Måndag 07.05.2018 kl.14.03 16.15 Plats Stadshuset, Topeliusesplanaden 7 Beslutande Palm Maria, ordförande Saari Ted, viceordförande Frostdahl-Blomqvist Siw Lindvall Mikael Frånvarande Norrgård Ronny Övriga deltagande Willman Gösta, stadsdirektör och föredragande Backlund Kristina, personalchef, beredare och sekreterare Paragrafer 17-26 Underskrifter Ordförande Protokollförare Maria Palm Kristina Backlund Protokolljustering Elektroniskt senast 10.5.2018 Protokolljustering bifogas Siw Frostdahl-Blomqvist Ted Saari Framlagt till allmänhetens påseende Fredagen den 18.5.2018 på www.nykarleby.fi samt i Stadshuset, Topeliusesplanaden 7, Nykarleby Tid och plats Bestyrker Gunilla Widman, kanslist
Personalsektionen 07.05.2018 28 FA:244/2018/001 17 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Pes 17 SD: Personalsektionen konstaterar om sammanträdet blivit i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter är beslutfört. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter beslutfört. FA:245/2018/001 18 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Pes 18 SD: Personalsektionen utser två protokolljusterare. Protokollet justeras senast torsdag 10.5.2018 kl. 16.00. Till protokolljusterare utsågs Siw Frostdahl-Blomqvist och Ted Saari. Protokollet justeras senast torsdag 10.5.2018 kl. 16.00. FA:246/2018/001 19 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Pes 19 SD: Personalsektionen godkänner föredragningslistan och besluter om eventuella tilläggsärenden. Föredragningslistan godkändes.
Personalsektionen 07.05.2018 29 FA:790/2017/114 20 FÖRETAGSHÄLSOVÅRDEN Stadsstyrelsen 320 05.12.2016 Stadsstyrelsen 161 08.05.2017 Bilaga 1/161 Stadsstyrelsen 270 12.06.2017 Bilaga 1-3/270 Stadsstyrelsen 103 09.04.2018 Bilaga 1/103 Nykarleby stads personalhälsovård handhas idag av Työplus från Karleby. Både gällande Työplus utrymmen och den framtida verksamheten finns behov av en diskussion. Työplus finns för närvarande som hyresgäst i HVC, men enligt de preliminära rumsplanerna inför renoveringen finns inte rum för hyresgäster utan utbyggnad. Sst 320 SD: Stadsstyrelsen för en diskussion om företagshälsovårdens framtid på basen av stadskamrerens information. Staden förlänger avtalet gällande företagshälsovård med Työplus 6 månader fram till 30.6.2017 och beslutar att konkurrensutsätta stadens företagshälsovård med krav på att verksamheten skall vara lokaliserad i Nykarleby. En utomstående konsultbyrå anlitas för uppgörande av anbudsförfrågan. Hyresavtalet med Työplus vid HVC sägs upp per 30.6.2017. Beslutet meddelas CK och EK för verkställighet. Protokollsanteckning: Nykarleby stad kan vara behjälplig med att söka nya utrymmen. Under vårvintern utformades en offertbegäran för stadens företagshälsovård gemensamt tillsammans med Pedersöre kommun, dock så att båda kommunerna var för sig gjorde separata upphandlingar. Offertbegäran utformades i en arbetsgrupp bestående av Nykarleby stads tjänstemän och konsulten Timo Kivistö. Ett informationsmöte till potentiella anbudsgivare organiserades i Pedersöre den 9.2.2017. Inom utsatt tid inkom fyra offerter; Pihlajalinna Terveys Oy, Työplus Oy, Doctagon Ab samt Jakobstads Arbetshälsovårdsföreningen r.f. Jakobstads Arbetshälsovårdsförening r.f uppfyllde inte alla krav i offertförfrågan och deras anbud kunde inte tas med i jämförelsen. Enligt kriterierna i anbudsförfrågan får Pihlajalinna Terveys Oy den högsta sammanlagda poängen. En sammanställning av anbuden finns som bilaga.
Personalsektionen 07.05.2018 30 Sst 161 SD: Stadsstyrelsen väljer Pihlajalinna Terveys Oy till leverantör av företagshälsovårdstjänster för perioden 1.8.2017-31.7.2022, med möjlighet till ytterliagre två options år. Stadsdirektörens förslag godkändes. Beslutet meddelas offertgivarna och PPU för verkställighet. Sst 270 Työplus Oy har via sitt ombud PTC Services Oy lämnat in besvär till marknadsdomstolen beträffande stadsstyrelsens beslut 161/2017 gällande val av tjänsteleverantör för arbetsplatshälsovård för perioden 1.8.2017 31.7.2022. I besväret yrkar Työplus på att marknadsdomstolen förpliktigar staden att upphäva beslutet, avbryta upphandlingen och genomföra en ny upphandling. Som grund för yrkandet anförs att offertjämförelsen är felaktigt gjord så att den diskriminerar Työplus och andra offertgivare och behandlar dem ojämlikt genom att jämföra offertgivarnas referenser. Likaså anser besväranden att staden har offentliggjort uppgifter om deras prissättning som skulle ha varit affärshemligheter samt att den gjorda prisjämförelsen strider mot bestämmelserna i upphandlingslagen (rättelseyrkande, bilaga 1). Påståendena har bemötts av Timo Kivistö som fungerat som kommunens upphandlingskonsult (bemötande, bilaga 2). I bemötandet konstateras i korthet att referenser har begärts för att jämföra offertgivarnas förmåga att förverkliga en minskning av sjukfrånvaron och arbetsplatshälsovårdens inre kostnadseffektivitet, att Nykarleby stad i upphandlingsprocessen har använt sig av uppgifter om den egna verksamheten som är offentliga samt att prisjämförelsen har gjorts på ett öppet och icke diskriminerande sätt. Alla offertgivare har kunnat mata in sina prisuppgifter i en exceltabell och själva räkna ut poängsättningen på ett transparent sätt. Det vinnande anbudet har erhållit bästa kvalitetspoäng på alla delområden och är också prismässigt förmånligast. Om Nykarleby stad förpliktigas att genomföra en ny upphandling försämras möjligheterna att erhålla en lika förmånlig offert eftersom antalet anbudsgivare och det offererade totalpriset är känt. SD: Stadsstyrelsen avger utlåtande till marknadsdomstolen i enlighet med beredningen och det bifogade bemötandet.
Personalsektionen 07.05.2018 31 Sst 103 Pes 20 Stadsdirektörens förslag godkändes. Paragrafen justerades omedelbart. Marknadsdomstolen har genom beslut givet den 21.3.2017 gett beslut i ärendet och upphävt stadsstyrelsens beslut. Beslutet i sin helhet finns som bilaga. SD: Föreslår att stadsstyrelsen åtnöjer sig med marknadsdomstolens utslag och inte anför vidare besvär. Föreslår att stadsstyrelsen hänskjuter ärendet gällande fortsättningen av upphandlingsprocessen till personalsektionen. Stadsdirektörens förslag godkändes. Marknadsdomstolen har genom beslut givet 21.3.2017 gett beslut i ärendet och upphävt stadsstyrelsens beslut. Stadsstyrelsen har den 9.4.2018 103 gett beslut i ärendet att nöja sig med marknadsdomstolens beslut och inte anföra besvär. Stadsstyrelsen beslöt att hänskjuta ärendet gällande fortsättningen av upphandlingsprocessen till personalsektionen. Representanter för Työplus kommer att delta i personalsektionens möte och presentera nya verksamhetsmodeller som utarbetats för kunder inom kommunsektorn. SD: Personalsektionen tar del av informationen som Työplus presenterar på mötet och tar beslut i hur Nykarleby stad fortsätter med upphandlingsprocessen. Vi fortsätter med det tillfälliga avtalet med Työplus och tar ny ställning i ärendet efter att social- och hälsovårdsreformen genomförts. Samtidigt tar staden då ställning till en eventuell utvidgning av avtalet, att även omfatta sjukvården.
Personalsektionen 07.05.2018 32 FA:525/2018/115 21 TEAMLEDARE INOM TRAFIKLEDER OCH GATUUNDERHÅLL Pes 21 Yrkesman Tomas Jansson har fr.o.m 2.5.2018 tilldelats utökade arbetsuppgifter som teamledare för personalen inom området för trafikleder och gatuunderhåll. Löneinplaceringen ändrar från 1C till 1A (från 10,41 till 12,62) SD: Personalsektionen antecknar ärendet för kännedom. Antecknades för kännedom.
Personalsektionen 07.05.2018 33 FA:526/2018/115 22 ANHÅLLAN OM BIBEHÅLLEN LÖN; REKTOR N NYBÄCK Pes 22 Rektor Niklas Nybäck anhåller om att få bibehålla sitt rektorsarvode, som han har vid Normens skola, när han 1 augusti 2018 börjar sin tjänstgöring som rektor vid Munsala skola. SD: Personalsektionen godkänner Nybäcks anhållan. Beslutet delges Nybäck, Tötterman-Engström och lönebokföraren (M.F). Personalsektionen avslog anhållan med stöd av de rektorsarvoden staden tillämpar enligt elevantal.
Personalsektionen 07.05.2018 34 FA:527/2018/115 23 ANHÅLLAN OM DELBETALNING AV TIMMAR I TIMBANK; B SUNDELL Pes 23 Bildningsdirektör Boris Sundell anhåller om delbetalning av timmar i timbank i samband med sin pensionering 1 mars 2019. SD: Personalsektionen godkänner anhållan. Beslutet delges Sundell och lönebokföraren (L.L). Stadsdirektörens förslag godkändes.
Personalsektionen 07.05.2018 35 FA:528/2018/115 24 BISYSSLA; M WALBERG Pes 24 Ledare för för- och eftermiddagsvården Mia Walberg anhåller om tillstånd för bisyssla vid Munsala församlings dagklubb. Dagvårdsledare Ann-Charlott Enlund förordar anhållan. SD: Personalsektionen godkänner bisysslan eftersom den inte inkräktar på hennes arbete som ledare för för- och eftermiddagsvården vid Munsala eftis. Beslutet delges Walberg och Enlund. Stadsdirektörens förslag godkändes.
Personalsektionen 07.05.2018 36 FA:1464/2017/001 25 SAMMANTRÄDESDATUM 2018 Enligt Nykarleby stads förvaltningsstadga 122 besluter organen tid och plats för sina sammanträden. Ett sammanträde hålls också när organets ordförande anser det påkallat eller om en majoritet av ledamöterna i organet gör en framställning till ordföranden om att ett sammanträde ska hållas för behandling av ett angivet ärende. Ordföranden bestämmer då när sammanträdet hålls. Ordföranden kan av grundad anledning inställa ett sammanträde. Pes 33 SD: Personalsektionen besluter sammanträdesdatum för 2018. Beslutet delges ledningsgruppen och publiceras på intran. Personalsektionen har möten under första halvan av 2018 enligt följande: Måndag 19.2 kl. 14.00, måndag 26.3 kl. 14.00 och måndag 7.5 kl. 14.00. Ifall akuta ärenden dyker upp sammankallas sektionen till extra möte. Beslutet delges ledningsgruppen och publiceras på intran. Personalsektionen bör fastställa mötesdatum för andra halvan av 2018. Pes 25 SD: Personalsektionen tar upp ärendet för behandling. Mötesdatum 10.9.2018 kl.14.30 fastslogs.
Personalsektionen 07.05.2018 37 FA:529/2018/114 26 PERSONALRAPPORT 2017 Pes 26 Bilaga 1/26 Arbetsgivaren bör känna till sin personalstruktur och personalens arbetsinsats, kompetens, arbetshälsa och utvecklingsbehov för att med krympande resurser också i fortsättningen klara av att tillhandahålla god kommunal service. Under 2017 hade Nykarleby stad 17 personer som gick i ålderspension och statistiken visar att antalet som går i pension något under de kommande åren, för att nå sin kulmen 2019. Staden har under 2017 fortsatt sin satsning på att sysselsätta långtidsarbetslösa och personer i rehabiliterande verksamhet. Under 2017 har staden, med lönestöd, sysselsatt 3 personer. I arbetsverksamhet i rehabiliterande syfte (ingen lön utbetalas) har under 2017 aktiverats 33 personer jämfört med 36 personer 2016. Totalt sett har frånvarodagarna ökat under 2017 jämfört med 2016. Det sammanlagda antalet dagar som hela personalen, både ordinarie och vikarier har varit frånvarande från sina arbetsplatser av olika orsaker uppgår till 16 551 dagar jämfört med 15 825 dagar år 2016. I medeltal (dagar/anställda) var den egna sjukfrånvaron 15,5 dagar per anställd under 2017. Sjukfrånvaron har följts upp under året med rapportering till respektive förman. Frånvaron p.g.a Frånvaron p.g.a vårdledighet, studieledighet och föräldraledighet ökade under 2017 jämfört med 2016, däremot minskade moderskapsledigheterna med 291 dagar och skötsel av annan tjänst med 690 dagar. Övriga frånvaroorsaker skiljer sig inte nämnvärt, till antalet, från tidigare år. I personalrapporten uppföljs utbildningsersättningen och stadens personalstrategi. Utbildningsersättningen är ett ekonomiskt stöd för utveckling av yrkeskompetens för de arbetsgivare som inte har rätt till utbildningsavdrag enligt näringsskattelagen. Nykarleby stad fick år 2017 utbildningsersättning för 160 utbildningsdagar till ett belopp på 2 634,72. Enligt bokföringslagen (BokfL 3a kap) ska verksamhetsberättelsen fr.o.m 2017 innehålla väsentliga uppgifter om personalfrågor t.ex jämställdhet, arbetsförhållande, hörande av medarbetare, arbetshälsa och säkerhet och belöning. Nykarleby stad har valt att ta upp dessa saker i personalrapporten. SD: Personalrapporten antecknas för kännedom och delges även stadsstyrelsen och stadsfullmäktige.
Personalsektionen 07.05.2018 38 Stadsdirektörens förslag godkändes.
Personalsektionen 07.05.2018 39 ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING OCH BESVÄR Beslutsorgan Datum för sammanträde Personalsektionen 7.5.2018 Besvärsförbud Eftersom beslut nedan endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt kommunallagen omprövningsbegäran inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 17-19, 21, 25-26 Paragrafer Begäran om omprövning: 20, 22-24 Anförande av kommunalbesvär: Anförande av förvaltningsbesvär: Annat besvär: Protokollet har gjorts tillgängligt i det allmänna datanätet: 18.5.2018 Beslutet har delgetts parten genom ett brev som avsändes: Beslutet har delgetts parten genom ett e-postmeddelande som avsändes:
Personalsektionen 07.05.2018 40 Anvisning för begäran om omprövning Den som är missnöjd med detta beslut kan begära omprövning skriftligt. Ändring i beslutet får inte sökas genom besvär hos domstol. Omprövning får begäras av: den som beslutet avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part), och kommunmedlemmar. Tidsfrist för begäran om omprövning: Omprövning ska begäras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Begäran om omprövning ska lämnas in till Nykarleby stad före kl. 16.00 den sista vardagen som begäran om omprövning får framställas. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet sändes, om inte något annat visas. Vid vanlig elektronisk delgivning anses parten ha fått del av beslutet den tredje dagen efter att meddelandet sändes, om inte något annat visas. En kommunmedlem anses ha fått del av ett beslut sju dagar efter det att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet. Dagen för delfåendet räknas inte med i tidsfristen för begäran om omprövning. Om den sista dagen för omprövningsbegäran infaller på en helgdag, självständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får omprövning begäras den första vardagen därefter. Omprövningsmyndighet: Nykarleby stad / Personalsektionen Postadress: PB 29, 66901 Nykarleby Besöksadress: Topeliusesplanaden 7 E-postadress: nykarleby.stad@nykarleby.fi Telefonnummer: 06 7856 111 Omprövningsbegärans form och innehåll Omprövning ska begäras skriftligt. Också elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form. I omprövningsbegäran ska uppges: - det beslut i vilket omprövning begärs - hurdan omprövning som begärs - på vilka grunder omprövning begärs I omprövningsbegäran ska uppges namnet på den som har begärt omprövning samt personens hemkommun, postadress och telefonnummer. Om omprövningsbeslutet får delges som ett elektroniskt meddelande ska också e-postadress uppges. Protokollsutdrag och bilagor som gäller beslutet kan begäras hos stadskansliet eller på www.nykarleby.fi