Landstingsarkivet (Stockholms län) genom tre e-arkivgenerationer FAI 2017-10-25 Leif Pettersson, bevarandestrateg Martin Olsson, förvaltningsledare
Vad vi ska prata om Resan från e-arkiv 1.0 till 3.0 SLL miljö för bevarande
Resan från 1.0 till 3.0-konceptet 2001-2003 e-arkiv 1.0 slutarkiv Landstingsarkivet Infördes 2001-2003. Avvecklades 2015
Resan från 1.0 till 3.0-konceptet 2005-2013/14 e-arkiv 2.0 mellanarkiv. Togs fram i samarbete med SLL verksamheterna och Landstingsarkivet 2005-2006 (GVDprojektet) Överlämnades till vårdverksamheten 2013/2014
Varför vi lämnade över mellanarkiv Mellanarkivet blev ett light journalsystem Verksamhetsbehov, ex: En mer omfattande support Integrationer med andra verksamhetssystem Anpassning till patientdatalagen (PDL) Hann inte med slutarkivkraven pga detta
Resan från 1.0 till 3.0-konceptet 2013à e-arkiv 2.1 slutarkiv. Samma lösning som för e-arkiv 2.0. Infördes 2013
Resan från 1.0 till 3.0-konceptet (2012)-2016à e-arkiv 3.0 tredje generationens slutarkiv - Med administrativ information Slutarkiv Hantering av information utöver journalinformation, tex. administrativ information Hantera funktioner på egen hand (ex leverans) Modernisering av infrastrukturen Införs 2017
Avrop via SKI:s ramavtal e-arkiv 2013? Förändrad roll i organisationen Utvärderat egen befintlig lösning Kommersiella produkter finns numera SLL miljö för bevarande innebär nytt tänk à Strategiskt beslut satsa på produkt
àlivscykelperspektiv
Livscykelperspektiv Återanvända Producera Arkivera och gallra INFORMATION Organisera och klassificera Utvärdera Tillhandahålla
Livslinjen - kontinuum Informationens livslinje representerar av en rad livscykler. Informationens livslinje med cykler stannar inte i och med arkivering.
Bevarandeplanering Datalagring Förteckning ETL Pre-ingest Inleverans Gemensamma tjänster Åtkomst Publik åtkomst Arkivlagring Administration Inspiration: Andreas Segerberg, Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Inspiration: Andreas Segerberg, Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
SLL miljö för bevarande Producera SLL verksamheter Bevara Landstingsarkivet Tillgängliggöra Landstingsarkivet Skanning Webb Handläggarstöd Beståndsregister Sök Digitalt utlämnande IT-system Dokumentfiler e-arkiv Informationsstrukturer Kunder Invånare Audiovisuella filer Stödtjänster Informationssäkerhet Specifikationer Analogt utlämnande
2016 2017 2018 2019 2020 Q2,3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 TEKNIK Nytt e-arkiv, System för bevarande Migrering och avveckling e-arkiv 2.1 IT-ark. Nytt Handläggarstöd Nytt Beståndsregister Multimediaarkiv Digitalt utlämnande INFORMATIK Generell Begrepp Ny info-struktur Beståndregister Ärende Journal Ek HR Andra typer, multimedia mfl LINJE BG-planer (Tillsyn) Organisation/Arkivbildare/Arkivschema & VIR (LIF och Tillsyn) Bevarandestrategi och plan. Arkivvårdsplan (LIF) Informationsklassificering och kontinuitetsplan (LIF)
Vision Det ska vara enkelt att leverera. Det ska vara användarvänligt. Det ska ge kostnadskontroll (förutsägbarhet). LA ska samverka med andra parter. LA ska ha ett helhetsperspektiv.
levereras av 1..1 (om annan än arkivbildaren) Organisation Myndighet Uppgifter om myndighet namn [1]: string (ex Södra Stockholm SVO ) id [1]: string id typ [1]: string (ex HSA-id ) Har 0..1 Ingår i 1..1 Enhet Uppgifter om enhet som ingår i myndighet namn [1]: string (ex Kirurgkliniken ) id [1]: string id typ [1] string (ex HSA-id ) uppgifter integreras med Har 0..1 Beståndsregister/ Informationsredovisning uppgifter integreras med Arkivbildare Uppgifter om vilken arkivbildare i arkivredovisningen som arkivobjektet tillhör. namn [1]: string (ex SöS Kirurgkliniken ) referens [1]: int (ex 612') Arkiv Uppgifter som talar om vilket arkiv i arkivredovisningen som ett arkivobjekt ingår i. referens [1]: string strukturenhet [0..1]: string redovisningsplan [0..1]: string förvaringsenhet [1]: string Anger 1..1 Anges i 1..* Accessionsliggare leveransinnehåll Uppgifter som beskriver informationen som ingår i en leverans. period [1]: DatumIntervall exporterad från [1]: string leveranstyp [1]: lov (ex Ekonomi ) Tillhör 1..1 Gäller 1..* uppgifter skickas till Leverans Uppgifter som beskriver en leverans. unikt id [1]: pakettyp [1]: lov (ex SIP ) skapad tidpunkt [1]: datetime skickad datum [1]: date status [1]: lov (ex NY LEVERANS ) överenskommelse [1]: string anteckning [0..1]: string schema namn [1]: string schema version [1]: string Beskriver 1..1 Ingår i 1..1 Beskriver 0..* Beskrivs i 1..1 Tillkommande data Extra information som inte ryms inom fördefinierade fält som finns i leveransspecifikationen/ schemat namn [1]: string värde [1]: string Uppkommer i 1..1 Skapar 1..* Specialisering av arkivpaket per leveranstyp. Ärver superklassens attribut och egenskaper. Ex på arkivpaket: Huvudbok Ärende Handling Har 0..* Gäller 1..1 Innehåller 0..* Ingår i 0..1 Arkivpakettyp Tillhör 1..1 Bildar 1..* Paketinformation Det informationspaket som ska bevaras. Olika leveranstyper levererar olika arkivpaket. Se leveransspecifikation för respektive leveranstyp. leverans id [1]: string schema namn [1..*]: string schema version [1..*]: string (ex v1.0') relationobjekt id [1]: string relationobjekt id typ [1]:string specialisering av Består av 0..* Är del av 1..1 Har 1..1 Gäller 1..1 Har 0..1 Gäller 1..1 Består av 0..* Är del av 1..1 namn [1]:string beskrivning [1]: string referens [1]: string system [1]: string Restriktion Uppgifter om sekretess och personuppgifter. sekretess [1]: boolean lagrum [0..1]: string personuppgift [1]: boolean Har 0..* Gäller 1..* Gallringsinformation Används för att märka upp gallringsbara arkivobjekt. gallras [1]: date gallringsfrist 10 år [1]: boolean annan gallringsfrist [1]: string gallringsbeslut [1] string Externt objekt Referens eller länk till innehåll/filer som finns på annan plats hos landstingsarkivet Händelse Händelser som är viktiga för förståelsen av informationen på lång sikt. typ [1]: string datum [1]: date beskrivning [1]: string Digitalt objekt Består av 0..* Uppgifter som används för att bifoga en binär fil eller textbaserad information till ett arkivobjekt. namn [1]: string beskrivning [0..1]: string länk [1]: string (sökväg + filnamn inkl. ändelse) storlek [1]: integer teckenkod [0..1]: lov (ex UTF-8') filtyp [1]: lov (ex application/pdf ) format namn [1]: string (ex PDF/A, TIFF ) format version [1]: string (ex 1b, 1.6') checksumma [0..1]: string checksumma metod [0..1]: string e-signatur [0..1]: string version [0..1]: string
Parallella spår Informatik Vi försöker få en enklare förvaltning av informatiken. Vi har delat upp vår leveransdokumentation i en generell del. Sedan ett antal preciserade leveransspecifikationer indelade på typ. Ekonomi, personal, ärende- och dokumenthantering, o.s.v.
Standarder och branschramverk för informationshantering. Informationsmodell Referensinformationsbeskrivning Informationsmodell för patientinformation Informationsspecifikation Slutarkiv Leveransspecifikation per informationstyp Specifikation för leveranspaket (SIP), LA e-arkiv 3.0 E-arkiv 3.0 Tillämpad informationsbeskrivning Teknisk realisering Datalagring Meddelandehantering Eventuell framtida migrering Leveransspecifikation för patientinformation E-arkiv 2.1
Specifikationsstruktur Informationsspecifikation (Bastyper) Leveransspecifikation Ekonomi Leveransspecifikation Personal Leveransspecifikation ÄrendeDokument Leveransspecifikation O.s.v. Informationsspecifikationen är den del av metadata som samtliga arkivobjekt ska ha oavsett informationstyp. Exempel är arkivbildare, restriktioner, händelser, referenser till bilagor (interna och/eller externa).
Parallella spår Teknik Vi strävar efter minskat leverantörsberoende. Vi ska kunna göra mer själva. Miljön kommer att består av flera delar som ska interagera.
Parallella spår Verksamheter Inom området bevarandeplanering har landstingsarkiv inlett arbetet med att öka styrningen hur verksamheter implementerar sina IT-baserade verksamhetssystem. Arkivkrav har införts i och med riktlinjeen Regler för informationshantering och arkivering i IT-system/applikationer.
Arkivkrav IT-system SLL äger all information/metadata/annan data av vikt för kontext och autenticitet inklusive loggar. System ska kunna exportera/arkivera information/data under hela livscykeln. Strukturella sammanhang ska upprätthållas vid export/arkivering. Systemet ska ha stöd för gallring = permanent radering.
àfrågor? Landstingsarkivet