1 / 26 Plats och tid Ånge kommunkontor, rum Flataklocken kl. 09:30 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Birgitta Sjögren (S) (ordförande) Sven Sandelius (S) (vice ordförande) Gun Olofsson (S) Jonas With (S) Birgitta Liivlaid (V) Elisabeth Larsson (C) Kerstin Henriksson (VF) ersätter Per-Erik Persson (VF) Sonja Martinsson (S) Marianne Eklind (S) 150-161 Maud Lyberg (S) Mikael Ahnström (S) Jenny Ahlström (S) Camilla Norman (VF) Katarina Persson (socialchef) Terhi Jonsson (verksamhetschef särskilt boende) Carina Nelltoft (verksamhetschef hemtjänst KHS) Rebecca Lindberg (verksamhetschef IFO) Anders Åreng (verksamehtschef Stöd och omsorg) Marie Strömberg (medicinskt ansvarig sköterska MAS) Joakim Lindkvist (verksamehtsutvecklare) Madeleine Olsson (ekonom) Kristina Kamsten (sekreterare) Gun Olofsson Kerstin Henriksson Underskrifter Sekreterare... Kristina Kamsten Ordförande.... Birgitta Sjögren Justerande.... Gun Olofsson Kerstin Henriksson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Socialnämnden Sammanträdesdatum 2018-10-29 Datum för anslags uppsättande 2018-11-02 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Centralarkivet protokollet Underskrift... Kristina Kamsten 2018-11-26
2 / 26 Blad 2 Justeringens plats och tid Ånge kommunkontor, 2018-11-02 09:00 Protokollet omfattar 150-171
3 / 26 ÄRENDELISTA 150 Kontroll av jäv/intressekonflikt 151 Redovisning av ekonomi, sjukskrivningar, nyckeltal 152 Justering av budget 2019 153 Aktuell information 154 Uppföljning av tidigare beslut 155 Motion om stöd i väntan på BUP 156 Nytt beslut om redovisning av avvikelser i vårdkedjan till nämnden 157 Uppföljning av särskilt boende 158 Uppföljning av verksamhet, hemtjänst 159 Tillämpningsanvisningar för biståndshandläggning 160 IT och digitaliseringsstrategier i socialtjänsten 161 Information från personalenheten 162 Uppföljning av sommaren 2018, enkät 163 Förslag till svar på revisionsrapport, Granskning av införandet av dataskyddsförordningen 164 Hantering av bidragsansökningar till arrangemang och organisationer 165 Revidering av socialnämndens delegeringsordning 166 Rapport från samrådsgrupper 167 Revisorerna besöker socialnämnden 27 november 168 Förslag på sammanträdesdagar 2019 169 Övriga frågor 170 Delgivningar 171 Redovisning av delegeringsbeslut
4 / 26 150 Kontroll av jäv/intressekonflikt (SN 18/1) Ingen anmäler jäv/intressekonflikt. Ordförande ställer frågan om någon närvarande ska lämna jäv eller intressekonflikt under mötet. Kommunstyrelse och nämnder har som rutin att inleda samtliga möten med en kontrollfråga om jäv inför mötet. Jäv enligt Kommunallagen 24-26 : En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar. Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om: saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående, jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till, Jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet. Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar.
5 / 26 151 Redovisning av ekonomi, sjukskrivningar, nyckeltal (SN 18/2) Godkänna ekonomisk redovisning av ekonomi, sjukskrivningar och nyckeltal för september 2018. Kommunens övergripande ekonomi presenteras. Den övergripande prognosen för 2018 är att budgeterat överskott på 3 mkr kan klaras, förutsatt att socialnämnden håller sin prognos. Förvaltningen redovisar ekonomiskt utfall för verksamheterna, orsaker till utfall, samt verksamheternas åtgärder för att hålla budget. Prognosen för nämnden är ett underskott för 2018 på 6 miljoner kr. Sjukfrånvaro redovisas. Nyckeltal för Socialnämndens verksamheter redovisas.
6 / 26 152 Justering av budget 2019 (SN 18/63) 1. I särskilt boende finns idag 15 lediga platser, vilket motsvarar antal lediga platser hela 2018. Nämnden bedömer inget kortsiktigt ökat behov 2019. Socialnämnden föreslår en minskning av antal platser i särskilt boende med 15 platser. 2. Då det är svårt att avgöra om det är en tillfällig minskning av behovet eller om det är en nedåtgående trend, bör minskning av antal särskilda boendeplatser vara en kortsiktig lösning som följs månadsvis av socialnämnden. Nämnden delges aktuella förutsättningar inför beslut om budget 2019 i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Expedieras till Kommunstyrelsen Ekonomienheten
7 / 26 153 Aktuell information (SN 18/3) Tacka för informationen. Information från socialnämndens verksamhet. Rekryteringar Sjukgymnast och arbetsterapeut är fortfarande under rekrytering. Sjukskötersketjänsterna är på väg att lösas. Vårdbiträdestjänster, information om läget. Utbildningen till vårdbiträde, med inriktning på personer med svenska som andra språk, startade hösten 2018 med plats för 8 personer. Just nu är sju personer i utbildning. Planer för ny kursstart i januari finns. Styrgrupp bestående av verksamhetschefer, verksamhetsutvecklare och hr-strateg har startat planeringen av vårdbiträdestjänster i verksamheten. En arbetsgrupp från verksamheterna är utsedd. Information om "Trelleborgsmodellen/Ångemodellen". Informationen flyttas till nästa möte.
8 / 26 154 Uppföljning av tidigare beslut (SN 18/8) Godkänna redovisning av uppföljning av tidigare beslut. Socialnämnden gör en uppföljning av beslut som socialnämnden tagit 6 månader tidigare. Ärenden som bedöms angelägna att följa upp ska rapporteras av ansvarig handläggare i socialnämnden. Uppföljning av beslut om länsgemensam familjehemsorganisation 2018-04-24 67. Svar från Rebecca Lindberg, verksamhetschef IFO. Idag, 181018, är det 4 kommuner som anslutit sig till den länsgemensamma organisationen. Fortfarande väntas besked från Härnösands kommun. Verksamheten har inte startat utan är fortfarande i förberedelse/projektfas. För att komma vidare har budgeten för organisationen omräknats för att anpassas till 4 deltagande kommuner. I organisationen finns en projektledare som skall driva processen framåt. Hon träffar en operativ arbetsgrupp och en styrgrupp regelbundet. Är framme vid utformande av annonser till tjänsterna nu, förslag till avtal mellan organisation och kommun är skickad till SKL jurist för justering, en del riktlinjer kring ansvar, ersättningar osv är i slutfas. Inga jourfamiljer är rekryterade än. Planerad start var egentligen 180401, sköts fram till 180901, har därefter skjutits fram till 190101 och det datumet håller nog inte heller eftersom rekrytering inte är påbörjad.
9 / 26 155 Motion om stöd i väntan på BUP (SN 18/83) Socialnämnden antar svar på motionen från Rebecca Lindberg. Verksamhet som avses i motionen finns redan i kommunen. Elisabet Larsson, c har till kommunfullmäktige ställt en motion angående de långa väntetiderna på BUP (barn och ungdomspsykiatrin) och vad kommunen skulle kunna bistå den unge/föräldrar/familjen med under denna väntetid för att de skall orka hålla ut. I motionen läggs fram ett förslag om att inrätta en i väntan på BUP grupp. Motionären refererar till att Sundsvall har en sådan grupp, kallad Skeppet, dit föräldrar kan vända sig för att få stöd och hjälp tills man kommer vidare och att det också ibland räcker för att man skall hitta en bra väg framåt. Motionären föreslår kommunfullmäktige att: 1. Utreda om det går att göra en grupp i väntan på BUP" så som Sundsvall har, som kallas Skeppet. 2. Om det är möjligt enligt punkt 1, starta upp en sådan grupp i vår kommun. Svar från Rebecca Lindberg, verksamhetschef individ och familjeomsorg. Motionären refererar till Sundsvalls kommuns verksamhet Skeppet vars innehåll kort är stöd och behandling till barn, ungdomar och familjer. I vår kommun finns Fält och stödteamet, bestående av 2 fältassistenter och 2 familjebehandlare, som arbetar med samma sak. Utredaren håller med om att väntetiderna till BUP är oacceptabla för de som söker icke akut hjälp vilket är de stora flertalet sökande och de som motionären refererar till i motionen. För akuta ärenden (i praktiken idag de livshotande) så sker en snabb bedömning på BUP. Medborgare som finns aktuella hos Fält och stöd har tillgång till motsvarande insatser, endera via frivilliga insatser eller via biståndsbeslut. Vi erbjuder 5 stödsamtal utan biståndsbeslut och deltagande i föräldrastödsgrupp utan biståndsbeslut. Utöver det finns insatser med biståndsbeslut. De medborgare som tar del av Fält och stödteamets insatser söker ofta samtidigt hjälp hos BUP (ofta på vår inrådan då vi kan se att det inte är något vi har kompetens att arbeta med). Vi erbjuder fortsatt stöd i avvaktan på tid hos BUP. Någon ytterligare grupp kan jag inte se behov av, så jag anser inte att saken behöver utredas vidare. Däremot borde politiken driva frågan oacceptabla väntetider till BUP via våra landstingspolitiker. sunderlag Motion om stöd i väntan på BUP
10 / 26
11 / 26 156 Nytt beslut om redovisning av avvikelser i vårdkedjan till nämnden (SN 18/66) Följa upp avvikelser i vårdkedjan två gånger per år. I samband med Kvalitetsuppföljning med sammanställning av avvikelserapporter första halvåret och i den årliga Patientsäkerhetsberättelsen, samt i övrigt vid behov. Socialnämnden beslutade 2018-06-25, i samband med att svar på revisionsrapport Granskning av hemsjukvården godkändes, att nämnden vill följa upp avvikelser i vårdkedjan regelbundet vid varje möte. Verksamheten föreslår en ändring av beslutet till redovisning två gånger per år, i samband med Kvalitetsuppföljning med sammanställning av avvikelserapporter första halvåret och Patientsäkerhetsberättelse årligen, samt i övrigt vid behov. Tidigare beslut: Juni 2018-06-25 108. Svar på revisionsrapport, granskning av hemsjukvård: : 1. Godkänna förslag till svar på revisionsrapport Granskning av hemsjukvård. 2. Nämnden följer upp avvikelser i vårdkedjan regelbundet vid varje möte. sunderlag 108 SN Svar på revisionsrapport, granskning av hemsjukvård
12 / 26 157 Uppföljning av särskilt boende (SN 17/136) Tacka för informationen. Redovisning av Socialstyrelsens nationella brukarundersökning inom särskilt boende. sunderlag Äldre om säbo_ rike, län, kommun - 2260 Ånge - 2018
13 / 26 158 Uppföljning av verksamhet, hemtjänst (SN 17/44) Tacka för informationen. Uppföljning av hemtjänst. Då Alby/Haverö hemtjänst har minskat i verkställda timmar pågår en förändring av gruppsammansättning, för att få en jämnare fördelning mellan hemtjänstens alla fem områden. Påbörjad i september och slutförs under november. Redovisning av Socialstyrelsens nationella brukarundersökning gällande hemtjänst i Ånge kommun. Bemötande och förtroende för personalen ligger högst samt den sammantagna brukarnöjdheten. Områden som går att utveckla är upplevelse av ensamhet, att kunna påverka vilka tider man får hjälp samt att personalen informerar om tillfälliga förändringar. sunderlag Äldre om hemtjänster_ verksamheter - 2260 Ånge, Hemtjänst - 2018
14 / 26 159 Tillämpningsanvisningar för biståndshandläggning (SN 15/34) Anta reviderade Tillämpningsanvisningar - vid beslut om insats inom omsorg enligt socialtjänstlagen 4 kap 1 ". Socialnämnden har fastställt tillämpningsanvisningar för biståndshandläggning enligt socialtjänstlagen 4 kapitel. Under perioden augusti-oktober 2018 har ett arbete slutförts med att revidera nuvarande tillämpningsanvisningar som antogs av Socialnämnden 2017-02-16. Syftet är att skapa större tydlighet och rättssäkra biståndsbeslut som innehåller schablontider. Förvaltningen lämnar förslag på revidering av dokumentet. Expedieras till Socialchef Katarina Persson Verksamhetschefer Socialförvaltningen sunderlag ny version Tillämpningsanvisningar för biståndshandläggning redigering
15 / 26 160 IT och digitaliseringsstrategier i socialtjänsten (SN 18/118) Notera informationen. Genom digitalisering kan verksamheterna inom socialtjänsten bli mer tillgänglig, effektivare och göra vardagen enklare både för våra medborgare och medarbetare. Med andra ord: skapa en smartare välfärd. För att kunna utveckla och implementera krävs en organisation för ändamålet. Ånge kommun tog redan 2009-04-03 Dnr KS 09/20 beslut om Säkerhetinstruktion för alla förvaltningar. I detta dokument beskrivs vilket ansvar varje förvaltning har. Varje förvaltning är systemägare med ett uttalat ansvar för systemförvaltning. För att kunna utvecklas ytterligare behöver socialtjänsten ta ytterligare ett steg framåt och skapa en för ändamålet anpassad organisation. Idag hinner socialtjänsten knappt med förvaltarrollen eftersom omfattningen och komplexiteten ökat markant. Digitaliseringen bör vara en integrerad del av vardagen. Samverkan och anpassning blir oerhört viktig för hur socialtjänsten skall lyckas i framtiden Helen Lindahl, systemförvaltare inom socialtjänsten, Petra Malmberg, IT-strateg och Örjan Nordlund, informationssäkerhetssamordnare informerar om digitaliseringens krav på en fungerande systemförvaltning, informationssäkerhet och ökad digital kompetens och den gemensamma IT-servicens roll.
16 / 26 161 Information från personalenheten (SN 18/121) Tacka för informationen. Erik Kristow, ny personalchef presenterar sig. Även Christoffer Mikelsson, HR konsult sedan januari i år medverkar. Erik presenterar det pågående arbetet med en ny kompetensförsörjningsplan och strategi för framtiden. Nya rekryteringsmetoder provas, bland annat riktad rekrytering via sociala medier och bonus för vissa yrkesgrupper. Information om HME enkäten (hållbar medarbetarengagemang), som görs vartannat år.
17 / 26 162 Uppföljning av sommaren 2018, enkät (SN 18/124) Tacka för informationen. Socialnämnden gör varje år en uppföljning av läget inom socialtjänsten under sommaren. Det är en period då socialtjänsten har många nya medarbetare i verksamheten och det ställer stora krav på organisationen. Under första halvåret gjordes många förändringar som påverkar verksamheten och även ett byte av lönesystem vilket bidrog till att öka belastningen på en redan ansträngd socialtjänst. Framförallt inom äldreomsorgen och stöd och omsorg. Utvärdering och förbättringsarbete har påbörjats. Arbetsgrupper har startat ett förbättringsarbete med sikte på 2019. Sommarenkäten är ett av de verktyg som används för att ta tempen på hur sommarens arbete fungerat. Som verktyg för att mäta och presentera en bild av hur det fungerat, är den långt ifrån perfekt och andra informationskällor behövs. 30 % av socialtjänstens medarbetare har svarat. Som en del i det arbetet presenteras en sammanställning av sommarenkäten för 2018. Viktigt är att notera att flertalet verksamheter upplever en bra sommar. sunderlag Sommarenkäten 2018
18 / 26 163 Förslag till svar på revisionsrapport, Granskning av införandet av dataskyddsförordningen (SN 18/90) Anta kommunkansliets svar på revisionsrapport Granskning av införandet av dataskyddsförordningen som nämndens svar. Revisorerna har uppdragit till KPMG att genomföra en granskning av införandet av dataskyddsförordningen. Uppdraget ingår i revisionsplan för år 2018. Revisionen önskar att kommunstyrelsen, humanistiska nämnden och socialnämnden lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 24 oktober 2018. Mot bakgrund av revisorernas granskning rekommenderar de kommunstyrelse samt humanistiska nämnden och socialnämnden att inhämta en statusuppdatering där det tydligt framgår vad som återstår för att uppfylla lagens krav. att utifrån sammanställning över kvarstående punkter lämna tidsbestämt uppdrag till förvaltningen att färdigställa arbetet samt att resurser avsätts. att följa upp att uppdraget genomförs enligt plan. Eftersom lagstiftningen har trätt i kraft bedömer vi att detta måste ske skyndsamt. Förslag till svar på revisionsrapporten från kommunkansliet. Expedieras till Kommunrevisorerna sunderlag Förslag till svar på revisionsrapport om införandet av dataskyddsförordning(148993) (0)_TMP Revisionsrapport Granskning av införandet av dataskyddsförordningen Handlingsplan för persondataskydd Checklista persondataskydd socialnämnden
19 / 26 164 Hantering av bidragsansökningar till arrangemang och organisationer (SN 18/119) Föreslå kommunstyrelsen besluta om att ansökningar om bidrag från föreningar och organisationer hanteras samlat på ett ställe i kommunen. Ansökningar riktas ibland till socialnämnden från frivilligorganisationer. Ansökningarna avser arrangemang som ordnas eller till organisationens verksamhet eller lokal. Socialnämnden har inte avsatt medel till stöd för föreningar och organisationer och har hittills behandlat ansökningar som kommit in i nämnden. Hanteringen av ansökningar om stöd till föreningar och organisationer behöver ses över. Ansökningar till föreningars och organisationers verksamhet hanteras idag av humanistiska nämnden när det gäller kultur, fritid och idrott och av kommunstyrelsen när det gäller större organisationer. Socialnämnden anser att det är av vikt att alla medborgare hanteras lika och att det finns ett samlat ansvar för föreningsbidrag. Det gäller även samlingslokaler som idag finansieras genom socialnämnden, men skulle kunna komma fler till gagn om en förvaltning samordnade och hade kontroll.
20 / 26 165 Revidering av socialnämndens delegeringsordning (SN 16/11) Godkänna kompletteringarna i socialnämndens delegeringsordning. Enligt kommunallagen kan beslutanderätt delegeras från socialnämnden till tjänsteman med vissa undantag. Följande ändringar ska godkännas av nämnden. 2.1 Tillägg namn ordförande och vice ordförande. 7.14 Tillägg hänvisning inom dokumentet 7.17 Ändring delegater 7.18 Ändring delegater 7.19 Utökning av området med fler specifikationer Expedieras till Förvaltningschef Verksamhetchefer Tjänstemän inom socialnämnden sunderlag Socialnämndens delegeringsordning
21 / 26 166 Rapport från samrådsgrupper (SN 18/4) Rapport från samrådsgrupper. Birgitta Liivlaid har deltagit i samrådsgrupp på särskilda boendet Furubacken. Fastighetsfrågor och måltidsval var några av frågorna som berördes.
22 / 26 167 Revisorerna besöker socialnämnden 27 november (SN 18/123) Notera informationen. I samband med kommunrevisorernas årliga Grundläggande granskning av nämndens arbete besöker revisorerna nämnden den 27 november och ställer frågor kring följande områden. Ekonomi (prognos för 2018) Mål för verksamheten ((prognos för 2018) Intern kontroll Risker och utmaningar Hur fungerar nämndens arbete? (ex närvaro, ersättares deltagande, beslutsunderlag, dialog och debattklimat, initiativ och reservationer från ledamöter) Smartare bemanning används det och hur fungerar det efter att rutinerna setts över? Hur bedrivs arbetet med digitalisering? Bl a frågan om digitalisering/e-tjänst för att beställa mat. Arbetet med samordnat ledningssystem Kompetensförsörjning
23 / 26 168 Förslag på sammanträdesdagar 2019 (SN 18/122) Godkänna förslag till sammanträdesdagar för socialnämnden och socialnämndens arbetsutskott 2019. Förslag på sammanträdesdagar 2019. Socialnämnden, sista torsdagen varje månad utom maj och december. 31 januari 28 februari 28 mars 25 april 23 maj 27 juni 29 augusti 26 september 31 oktober 28 november 19 december Socialnämndens arbetsutskott, andra torsdagen varje månad, utom maj och december. 17 januari 14 februari 14 mars 11 april 8 maj (onsdag) 13 juni 15 augusti 12 september 17 oktober 14 november 5 december
24 / 26 169 Övriga frågor (SN 18/7) Notera informationen. Ledamöter och ersättare ställer verksamhetsfrågor inom socialnämndens område. Fråga om mätetal för uppföljning i målformulering ställs. Viktigt att syftet med mätetalen kan förstås av alla.
25 / 26 170 Delgivningar (SN 18/6) Godkänna delgivningarna och lägga till handlingarna. Följande ärenden delges socialnämnden: Protokoll från kommunala pensionärs- och handikapprådet 2018-09-11, dnr 18/29-3 och 4 (bilagor) Ansökan om kommunbidrag från Adoptionscentrum Västernorrland, dnr 18/109 Influensa och pneumocockvaccination säsongen 2018-2019, länsgemensamma riktlinjer Västernorrland, dnr 18/120
26 / 26 171 Redovisning av delegeringsbeslut (SN 18/5) Godkänna redovisade delegeringsbeslut och lägga till handlingarna. Redovisning av tagna delegeringsbeslut inom socialnämndens verksamhetsområden. Delegeringsbeslut för september 2018 är nr 168-190.