Systematisk egendeklaration av 2018-12-05
Innehåll Bakgrund... 3 Avgränsning... 4 Ledningens åtagande... 4 Verksamhetsstyrning... 6 Identifiering och involvering av intressenter... 7 Identifiering och prioritering av områden och principer i SS-ISO 26000... 10 Integration av socialt ansvarstagande... 17 Förbättringsarbete... 22 2
Bakgrund Denna egendeklaration innehåller Vatten- och avfallskompetens i Norr AB:s svar på de 77 frågor som framgår av SIS-SP 2:2015 - Systematisk egendeklaration och är ett sätt att beskriva vårt arbete med ISO 26000. ISO 26000 omfattar ett brett omfång av hållbarhetsfrågor såsom miljö, konsument, samhälle, arbetsförhållanden och ekonomi. Det är ett positivt led i utvecklingen av ert befintliga ledningssystem för t.ex. miljö, arbetsmiljö och kvalitet. 3
Avgränsning 1. Vilka delar av organisationen, enheter eller grupp av människor omfattas av egendeklarationen och varför har eventuella avgränsningar gjorts? Egendeklarationen omfattar hela organisationen. Verksamheten bedrivs inom avdelningarna, Vatten & Avlopp samt Avfall & Återvinning. Bolaget UMEVA (Umeå Vatten och Avfall AB) bildades 1 januari år 2000. Den 1 januari 2016 ändrades ägarbilden och Vakin (Vatten- och Avfallskompetens i Norr AB) bildades. Inom Vakin arbetar 150 personer med ansvar för drift och underhåll av vatten- och avfallsverksamheten i Vindelns och Umeå kommun. Utöver detta är vi verksamma i några olika internationella projekt, t ex i Kina och Kenya med syfte att stödja deras hållbara utveckling inom avfalloch vattenverksamheterna. Verksamheten är taxefinansierad och taxorna är enligt lag baserade på självkostnadsprincipen. Ledningens åtagande 2. Hur och var beskriver organisationen sitt övergripande ställningstagande för socialt ansvarstagande i förhållande till vision/policy, affärsidé/ verksamhetsidé, strategier, mål och organisationskultur (etik, värderingar) i syfte att maximera bidraget till hållbar utveckling? Vakin står för affärsmässig, hållbar samhällsnytta. Detta uttrycks i Affärsplanen. Av våra ägardirektiv framgår att bolaget ska medverka till att svensk miljöteknikkompetens sprids internationellt i syfte att bidra till en hållbar utveckling, samt att bolaget ska arbeta aktivt för att kommunerna uppnår nationella, regionala och lokala miljömål inom bolagets ansvarsområden. Vakins vision är Tillsammans. För en hållbar livsmiljö. I ägardirektiv och affärsplan finns våra övergripande mål med bolaget: Nöjda kunder Effektiv verksamhet Hållbar utveckling Engagerade och kompetenta medarbetare Vår verksamhet utgår från tre hållbarhetsdimensioner: miljömässigt, socialt och ekonomiskt. Vi är certifierade enligt ISO 9001, ISO 14001 och OHSAS 18001 och arbetar i enlighet med ISO 26000. I våra policydokument tar vi ställning i olika frågor inom bland annat miljö och socialt ansvarstagande. Vakin har följande policys: Miljöpolicy Uppförandekod 4
Likabehandlingspolicy Kompetensutvecklingspolicy Arbetsmiljöpolicy Kvalitetspolicy Inköpspolicy Informationssäkerhetspolicy Alkohol-, drog- och spelpolicy Affärsplan för Vakin (fastställd av styrelsen 22 juni 2016). 3. När och på vilken nivå i organisationen är detta ställningstagande fastställt? Beslutet att påbörja arbetet med att integrera ISO 26000 i verksamheten togs under 2013 av VD. Uppdraget gick till personalchefen att klarlägga förutsättningar och förbereda det fortsatta arbetet med att ansluta till standarden. Formellt beslut togs 2015-09-02 i samband med styrelsemöte i dåvarande UMEVA (Umeå vatten och avfall AB). Samtidigt bestämdes vilka ansvarsområden som skulle prioriteras samt en tidplan för det fortsatta arbetet. Följande beslut togs Att följande prioriterade ansvarsfrågor utifrån ISO 26000 integreras i verksamhetsplanen för 2016: 2.0 Verksamhetsstyrning 4.5 Personlig utveckling och utbildning 5.1 Förebyggande av förorening 5.2 Hållbar resursanvändning 7.3 Hållbar konsumtion 8.4 Utveckling av och tillgång till teknik Att de valda ansvarsfrågorna utvecklas med affärsrelaterade mål och indikatorer, med en konkret handlingsplan samt budget inför presentation och diskussion i styrelsen kring verksamhetsplan 2016; Fortsatt arbete gällande ISO 26000 omfattade - Integreringen i verksamhetsplanering - Integrering i policys - Handlingsplan med aktiviteter och initiativ kring affärsmål - Identifiering av indikatorer nyckeltal - Intressentavstämning för att validera materialitetsanalys Inga nya beslut har tagits av styrelsen. 5
4. Hur har de sju principerna för socialt ansvarstagande integrerats i organisationens styrdokument? De sju principerna återfinns i Affärsplanen samt i vår Uppförandekod. Vi har även andra policydokument som, var för sig, anspelar mot vissa av principerna; inköps-, likabehandlings-, miljö-, arbetsmiljö-, informationssäkerhets-, kvalitets-, alkohol-, drog- och spelpolicy samt kompetensutvecklingspolicy. Vi är ett kommunalt bolag och lyder under offentlighetsprincipen, vilket innebär att vi enligt lag måste vara transparenta. Verksamhetsstyrning 5. Hur säkerställs att nödvändiga resurser, finansiella och personella, är tillgängliga för att driva arbetet med socialt ansvarstagande? Vi är ett samhällsnyttigt företag och i samhällsnyttan ingår det att vara socialt ansvarstagande. Då hela vår verksamhet handlar om att skapa långsiktigt hållbar livsmiljö för våra medborgare, bygger hela bolagets finansiering på att genomföra just sådan verksamhet. Finansieringen sker via taxor. 6. Hur delegeras och kommuniceras ansvar och befogenheter inom organisationen? Fördelning av ansvar och befogenheter sker enligt fastställd beslutsordning, individuella befattningsbeskrivningar och rutinbeskrivningar. Uppgifter och ansvar för arbetsmiljö och yttre miljö sker genom skriftlig delegering från VD via avdelningschefer till sektionschefer och lokal arbetsledning. Ansvar och befogenheter kommuniceras direkt till berörda via introduktion (nya medarbetare) och ses över löpande genom årliga medarbetarsamtal/dialoger. All dokumentation i detta avseende finns tillgängligt via intranät (verksamhetssystemet). 7. Vilka processer och rutiner används för att säkerställa att organisationen uppnår avsedda resultat? Mål och aktiviteter tas fram och följs upp i enlighet med vår styrmodell. Detta innebär att mål och aktiviteter formuleras och tidsätts samt att ansvariga utses. Ledningens genomgång genomförs 4 gånger per år utifrån de övergripande målområdena: 1) Effektiv verksamhet, 2) Hållbarhet 3) Engagerade och kompetenta medarbetare och 4) Nöjda kunder. 8. Hur har behovet av kompetensutveckling inom organisationen identifierats och dokumenterats? Behovet av kompetensutveckling identifieras genom att jämföra aktuell kompetensnivå hos den anställda med den kompetenskravsprofil som fastställts för befattningen i fråga. Detta sker systematiskt i samband med rekrytering och årliga medarbetarsamtal. Personalen erbjuds t ex vidareutbildning via branschorganisationerna Svenskt Vatten och Avfall Sverige. 6
För att integrera ISO 26000 i organisationen har ett antal insatser identifierats. Samtliga medarbetare ska känna till varför och på vilket sätt vi arbetar med frågorna kopplat till socialt ansvarstagande. Utpekade nyckelpersoner ges fördjupad kunskap i standarden. Grundläggande information kommer att vara en del i det nya introduktionsprogrammet för nya medarbetare. Identifiering och involvering av intressenter 9. På vilken nivå i organisationen har identifiering av intressenter genomförts? Identifiering av intressenter har gjorts av en arbetsgrupp bestående av representanter från avdelningarna Kund & Kommunikation, Ekonomi, HR och Hållbarhet. 10. Hur har identifieringsprocessen sett ut för att identifiera intressenter? Vi har som del i vårt arbete med bl.a. ISO 9001 och Kommunikationsstrategin tagit fram listor över viktiga intressenter och som visar krav, behov och beteenden kopplade till dessa, samt hur vi bemöter dem. Vår modell för intressentanalysen har i och med arbetet med ISO 26000 setts över och förfinats. 11. Hur har identifieringsprocessen tagit hänsyn till värdekedjan i samband med identifiering av intressenter? Vi har utgått från vår huvudprocesskarta och identifierat intressenterna för våra lednings-, stöd- och kärnprocesser. 12. Vilka relevanta intressenter har organisationen identifierat? Samtliga intressenter framgår av intressentmatrisen. 13. Vilka faktorer har legat till grund för att intressenterna har identifierats? Med intressenter avses alla som på ett eller annat sätt är beroende av oss och våra tjänster eller som på annat sätt berörs av vår verksamhet. Intressenterna har även identifierats utifrån om de kan utöva påverkan på vår verksamhet och om vi kan/vill påverka dem. 14. Vilken hänsyn tas till intressegrupper som kan ha svårt att göra sig hörda och därför kan kräva särskilt beaktande? De intressenter som bedöms ha svårt att göra sig hörda är t ex: - Närboende till anläggningar med lukt eller till byggnadsprojekt. Vi informerar via sms, informationsblad, möten för att erbjuda alla möjlighet till upplysning och ev dialog. - Invandrare (ffa nyanlända). Riktad information genom samarbete med t ex SFI, samt information på vår externa webb sker på flera språk. Studiebesök och föreläsningar. - Hemlösa. Samarbete med kommunens olika enheter (Socialtjänst, Gator & Parker, Fritid) och frivilligorganisationer är bästa sätten att säkerställa dialog med denna grupp. 15. Vilka intressentgrupper representerar samhället och miljön? Merparten av våra intressenter representerar samhället på något sätt, t ex politiker, intresseorganisationer, kunder, medborgare, media och skolbarn. Miljön representeras av lagstiftare, tillsynsmyndigheter, intresseorganisationer och allmänheten. 7
16. Hur påverkas organisationens större samarbeten och partnerskap av arbetet med socialt ansvarstagande? I första hand påverkar detta hur vi kravställer ut mot leverantörer och i synnerhet våra strategiska dvs viktigaste leverantörerna. Syftet är att främja ett socialt ansvarstagande i hela leveranskedjan. För att se till att våra ambitioner och mål, kopplade till vårt arbete med socialt ansvarstagande, även tillgodoses av våra leverantörer så omsätts våra policys i detta avseende, (se fråga 30) till kravformuleringar i upphandlingen. Våra ambitioner/utfästelser kring socialt ansvarstagande banar väg för ett aktivt deltagande även i internationella samarbetsprojekt för hållbar samhällsbyggnad. 17. Hur identifieras nya intressenter i en nyuppkommen situation (ex. i en kris) eller i ett nytt projekt? Intressentmatrisen uppdateras årligen. I händelse av en vattenläcka, stop i avloppet, utebliven sophämtning eller andra akuta störningar kan vi snabbt ta reda på vilka som är berörda och meddela dessa via SMS-utskick. Även när det gäller planerade insatser kan vi informera berörda i god tid genom t.ex. informationsmöten, brev och utskick. Vid större kriser nyttjas samhällets kris-informationskanaler ex. VMA och Rakel. 18. Vilka är organisationens prioriterade intressenter och vad ligger till grund för denna prioritering? Varje intressent har tilldelats poäng för deras påverkan på Vakin och vår påverkan på intressenten, med en skala från 1 p för liten påverkan, 3 p för måttligt och 5 p för betydande påverkan. På samma sätt har varje intressent tilldelats poäng för deras intresse av Vakin samt vårt intresse av intressenten. Betydelsen av intressenten baseras på summan av dessa poäng (0-20), där ett resultat 15 poäng motsvarar en betydande intressent. Genom denna poängsättning har följande intressentgrupper identifierats som betydande intressenter för Vakin: Ägare och ledning Umeå kommun (politiska nämnder, Mark- och exploatering, Stadsplaneringskontoret) Vindelns kommun (politiska nämnder, tekniska kontoret) Tillsyns- och tillståndsmyndigheter Medarbetare och fackliga organisationer Kunder (såväl betalande som allmänhet) Driftentreprenörer för hämtning och transport av avfall Media Särskilt sårbara intressenter (närboende, sjukhus) Våra branschorganisationer Svenskt Vatten och Avfall Sverige 19. Hur och när inhämtas intressenternas förväntningar och krav på organisationen? Detta sker på olika beroende på intressentgrupp: - Ägare: styrelsemöten, politiska forum - Kunder: årliga kundundersökningar i form av enkäter och intervjuer. Registrering av kundsynpunkter via mail och telefon, informationsträffar med stora och små kunder, studiebesök, föreläsningar och entreprenörsträffar. 8
- Myndigheter (tillsynsmyndigheter): I samband med tillståndsärenden (tillsynspliktig verksamhet) och anmälningsärenden (anmälningspliktig verksamhet). Sker i form av dialog i samband med ansökan och förnyelse av tillstånd, vid tillsynsbesök och samråd. - Övriga intressenter: Kundundersökningar, medarbetarundersökningar, nätverksgrupper, omvärldsbevakning, utbildning. 20. Hur går organisationen till väga för att inhämta synpunkter från intressenter som inte är organiserade eller har extra svårt att artikulera sina intressen? Synpunkter kan till exempel hämtas via kundundersökningar, särskilda kommunikationsinsatser och möten med medborgare. 21. Vid vilka givna steg i organisationens verksamhetsstyrning hanteras intressenternas förväntningar och synpunkter? Vad gäller kundsynpunkter så sammanställs dessa löpande och hanteras av en utsedd Kundgrupp som består av representanter för olika enheter inom bolaget. I Ledningens genomgång enligt ISO 9001, 14001 och OHSAS 18001, sammanställs resultat från redovisande dokument ex. kundundersökningar, utvärdering av myndighetskrav och statistik. Utifrån detta fastställs mål och handlingsplaner för kommande år. 22. Hur hanterar organisationen balansen mellan samhällets insyn och organisationens behov av integritet? Eftersom vi lyder under Offentlighetsprincipen är alla inkomna och utgående handlingar/ information allmän, med undantag för det som aktivt sekretessbeläggs, ex. frågor kring dricksvattenskydd. 23. Hur hanterar organisationen synpunkter och förväntningar från intressenter i hela värdekedjan? Våra ägares synpunkter formuleras i fullmäktige och/eller vid styrelsemöten. Dessa sätter kurs för hela vår verksamhet genom mål och handlingsplaner. Medarbetare hörsammas generellt i daglig verksamhet, vid APT och specifikt via medarbetarsamtal och årliga enkätundersökningar. Inkomna synpunkter från allmänheten dokumenteras i vårt ärendehanteringssystem, ansvarig för analys och åtgärder utses. I åtgärden ingår oftast att återkoppla till intressenten. Vi genomför kundundersökningar med olika kundgrupper (se intressentmatrisen, fråga 12). Sammanställning/statistik av kundsynpunkterna redovisas och analyseras vid Ledningens genomgång för målområdet Nöjda kunder. Mot bakgrund av kundsynpunkter beslutas åtgärder. Vår ambition är även att återkoppla till kunden/intressenten. Dialog förs med entreprenörer och leverantörer i olika mötesformer och vid upphandlingar. 24. Hur hanterar organisationen eventuella intressekonflikter mellan olika intressentgrupper? Demokratisk process med dialoger. Öppenhet om olika alternativ och väl underbyggda beslutsunderlag leder till en prioritetsordning. 25. På vilket sätt har organisationen utnyttjat intressentdialogen i syfte att stärka kommunikationen/redovisningen av ansvarsarbetet? 9
Vi använder de naturliga arenor som vi möter olika intressenter vid, och berättar om vårt arbete med hållbarhet i flera led att ta ansvar för människa och miljö såväl lokalt, som regionalt och globalt. Vi har fått tydliga resultat från våra kundundersökningar som visar att flera av våra intressentgrupper finner dessa frågor viktiga och aktuella. T ex så instämmer 87 % (82 %) av kunderna som bor i flerbostadshus (villa/radhus) helt eller delvis att Vakins arbete med ISO 26000 kan bidra till något positivt för Vakins ägarkommuner. Detta har redovisats för styrelse och ägare, med påföljd att vi förtydligar uttrycken i vår Affärsplan och reviderar ambitionsnivån inom olika delar. Identifiering och prioritering av områden och principer i SS-ISO 26000 26. Vilken typ av verksamhet bedriver organisationen? Vatten- och Avfallskompetens i Norr AB (Vakin) är ett kompetens- och driftbolag. Vår uppgift är att förse medborgarna (i Umeå och Vindelns kommuner) med ett gott och högkvalitativt dricksvatten samt att hantera hushållens avfallsprodukter, såväl avloppsvatten som fast avfall och återvinningsmaterial. Vi ska även vara aktiva i att sprida vår kompetens och kunskap för en hållbar samhällsservice. 27. Vilken omfattning, storlek och uppbyggnad har organisationen? Verksamheten bedrivs inom avdelningarna Vatten & Avlopp samt Avfall & Återvinning. Vatten- och Avfallskompetens i Norr AB (Vakin) bildades den 1 januari 2016. Bolaget ägs till 95 % av Umeå kommun och 5 % av Vindelns kommun. Ägandet sker via de båda anläggningsbolagen Umeå Vatten och Avfall AB respektive Vindeln Vatten och Avfall AB. Anläggningsbolagen är huvudman för den allmänna VAanläggningen och ansvarar för att kommunens skyldigheter inom avfallsområdet fullgörs. Varje bolag har en egen styrelse. Styrelsen för anläggningsbolagen utses av respektive kommunens fullmäktige. Vakins politiska styrelse utses vart fjärde år. Vakin har idag cirka 150 anställda i Umeå och Vindelns kommuner, som har sammanlagt cirka 126 500 invånare. 28. I vilka länder/platser/områden är organisationen verksam? Umeå och Vindeln. Sverige med fokus på Västerbotten. Via internationella projekt i Kina och Kenya. Indirekt påverkan genom att visa upp det svenska integrerade miljösystemet för olika externa (utländska) besökare från t ex Ryssland, Kenya, Etiopien, Vietnam, Kanada och Chile. 29. Vad har organisationen gjort inom socialt ansvarstagande? I nedanstående tabell anges vad Vakin har genomfört inom de prioriterade ansvarsområdena; Verksamhetsstyrning, Personlig utveckling och utbildning, Förebyggande av förorening, Hållbar resursanvändning, Hållbar konsumtion och Utveckling av/tillgång till teknik. 10
11
12
13
30. Vilka policydokument, värderingar, principer och uppförandekoder etc har organisationen som är kopplade till socialt ansvarstagande? De policydokument som följer av vårt arbete med socialt ansvarstagande är Miljö-, Kvalitet-, Arbetsmiljö-, Likabehandlings-, Kompetensutvecklings-, Informationssäkerhets-, Inköps- och Alkohol-, drog- och spelpolicy, samt vår Uppförandekod. 31. Hur ser organisationens påverkansfär ut? Hela samhället påverkas, direkt eller indirekt av vårt bolags verksamhet avfallshantering och dricksvatten samt rening av avloppsvatten. Alla har på ett eller annat sätt ett behov av våra tjänster. Vi har möjlighet att informera, resonera och ställa krav på individuellt beteende, näringslivets påverkan, lokal samhällsplanering, regional samhällsstrategi och även nationell samt till viss del internationell hantering av frågor som rör vår typ av verksamhet. 32. Vilka slags beslut och aktiviteter hos intressenter i påverkansfären kan påverka organisationens sociala ansvarstagande? Vi har förhållandevis stor möjlighet att t ex kliva ur avtal om vår intressent inte följer våra krav på socialt hänsynstagande. Skulle våra intressenter ha högre ställda krav än oss i något avseende kring dessa frågor är vi glada att bli inspirerade och välkomnar möjligheten till förbättring. 33. Vilka huvudområden och delområden under avsnitt 6 bedöms vara relevanta för organisationen och varför? Delområden som är prioriterade för Vakin utifrån materialitetsanalys: 2.0 Verksamhetsstyrning Berör främst intressenter som har en affärsrelation till Vakin, men även övriga intressenter för vilka Vakins framgång i att integrera hållbarhet i verksamhetsstyrningen i andra led skapar värde. Med tanke på Vakins förankring i kommunerna så blir samhällsvärdet högt då en gedigen verksamhetsstyrning får effekt i en mångfald av aktiviteter som kommer lokalsamhället till nytta. 4.5 Personlig utveckling och utbildning i arbetet Utveckling och utbildning är viktiga delområden för våra medarbetare. Vakin är ett kompetensbolag där personalen är den viktigaste resursen. 5.1 Förebyggande av föroreningar Ett av Vakins grunduppdrag är att förse medborgare i Umeå och Vindeln med ett tjänligt dricksvatten på ett leveranssäkert sätt och att rena avloppsvatten så att det kan återföras till vattnets kretslopp. 5.2 Hållbar resursanvändning Hållbar resursanvändning är en av våra utpekade strategier inom målområdet Hållbar utveckling. Vi jobbar aktivt för att minska beroendet av ändliga resurser, främja återanvändning och öka återvinning. 7.3 Hållbar konsumtion Strävan efter hållbar konsumtion ligger helt i linje med Vakins kärnverksamhet och potential i framtiden att skapa värde som föregångare, förebild, informations- och kunskapsspridare samt innovatör för att styra om nuvarande konsumtionens baksida, till något positivt, ex. genom fler cirkulära lösningar. 14
8.4 Utveckling av och tillgång till teknik Vakin har spetskompetens inom miljörelaterad teknik, tjänster och arbetsmetoder, som både kan skapa värde för lokalsamhället men kanske främst på export till andra länder där denna teknik skulle skapa ett ännu större värde i samband med samhällsutveckling och minskad miljöbelastning. 34. Vilken metod har använts för bedömningen av relevans för huvudområden och delområden En relevansanalys genomfördes 2014-2015, vilken ledde fram till att 16 delområden för ansvar från ISO 26000 bedömdes som prioriterade för Vakin (dåvarande UMEVA) utifrån samhällsvärde och intressentnytta. Samhällsvärdet speglar värdet i att minska negativ påverkan eller utöva positivt inflytande på samhällen (lokalt/nationellt/internationellt), miljö/klimat/bransch och intressentnytta baseras på förväntningar och krav på organisationen som när de infrias upplevs som värdeskapande (ex. för allmänhet, storkunder, näringsliv, partners, leverantörer, medarbetare). Vidare gjordes en GAP-analys där de 16 delområdena bedömdes med avseende på styrkor och svagheter, med hjälp av en femgradig skala beroende på hur duktig organisationen anses vara. Ett översiktligt snittbetyg räknades fram per delområde som sedan applicerades på underlaget till materialitetsanalysen. I det fortsatta arbetet kommer även Önskat framtida läge att beskrivas, vilket ger en beskrivning av gapet mellan nuläge och framtida läge som ligger som underlag till åtgärder och aktiviteter. Utvalda delområden på sikt: 4.4 Arbetsmiljö 6.4 i värdekedjan 7.6 Tillgång till grundläggande tjänster 7.7 Upplysning och medvetenhet 8.1 Lokalt samhällsengagemang 3.1 Due Diligence 3.2 Risksituationer 3.4 Hantera missförhållanden 3.5 Diskriminering och sårbara grupper 8.7 Sociala investeringar 35. Hur har intressenterna involverats i syfte att hjälpa organisationen att förstå relevans och betydelse av olika huvud- och delområden? Styrelse, politiker och medarbetare har prioriterats och arbetet med relevans- samt GAP-analys har förts i dialog med dessa intressenter. 36. Vilka är intressenternas behov och önskemål rörande de relevanta delområdena och hur har dessa påverkat prioriteringen? Under denna inledande process har vi använt oss av intern kompetens för bedömning av intressenters behov och önskemål. Kundsynpunkter från daglig verksamhet, kundundersökningar, och dialogmöten ligger till grund för denna interna kompetens. I ett arbetsmöte med UMEVAs Bolagsledning 11 augusti 2015 valdes fem delområden som uppfattats 15
som viktigast för UMEVA att arbeta med i affärsplan och i mål/strategier för att samtidigt maximera bidraget till hållbar utveckling. Prioriterat delområde VD 2.0 4.5 5.2 7.3 8.4 Hållbarhetsenhet 2.0 5.1 5.2 6.4 7.3 Ekonomiavdelning 5.1 5.2 7.6 7.7 8.1 Vatten och Avlopp 2.0 4.4 4.5 5.2 8.4 Avfall och Återvinning 5.1 5.2 7.6 7.7 8.1 Personal och Kommunikation 4.4 4.5 5.1 7.3 8.4 37. Vilken inverkan har de relevanta delområdena på organisationens förmåga att uppfylla de lagar, internationella standarder och uppförandenormer som den berörs av? Fokus på verksamhetsstyrning möjliggör bättre system för uppföljning av lagar och krav som berör vår verksamhet. Dessutom ökar medvetenheten kring vår direkta miljöpåverkan samt potential att påverka indirekt genom exempelvis våra inköp. 38. Vilken inverkan har de sju principerna för prioriteringen av relevanta delområden? Som samhällsnyttigt företag har de sju principerna länge genomsyrat verksamheten, i högre eller lägre grad. Vi kan notera att i och med att kunskapen om principen om mänskliga rättigheter ökat, så har denna princip påverkat prioriteringen lite mer än de andra. 39. Vilka resonemang utifrån risker, möjligheter och konsekvens, har vägts in i prioriteringen av relevanta delområden i syfte att säkerställa ett långsiktigt hållbart engagemang? Vi har valt att framförallt fokusera på områden som stärker vår interna organisation såsom Verksamhetsstyrning och Personlig utveckling. Detta eftersom bolaget omorganiserats och vi behöver vara starka och ha tydliga direktiv för att kunna leverera den samhällsservice som är vårt ansvar. I övrigt har vi valt att genomlysa delområden som ligger närmast vår huvudsakliga verksamhet, då dessa är av högsta relevans för alla våra intressenter; Hållbar konsumtion, Hållbar resursanvändning, Förebyggande av förorening och Teknikutveckling. Kan vi vara tydligare inom dessa områden och påverka våra intressenter till förändrade rutiner och beteenden så kommer det att ge stor hållbarhetseffekt. Att se över och utveckla tekniska lösningar kan ge en tryggare och mer kostnadseffektiv tjänst. 40. Hur följs prioriteringen av delområden upp med lämpliga intervall? Arbetet med ISO 26000 och dess delmål integreras med systematisk verksamhetsutveckling där även andra ledningssystem och standarder inryms. Det innebär regelbundna uppföljningar, interna revisioner och Ledningens genomgång. 16
Integration av socialt ansvarstagande 41. Vilka mål och handlingsplaner har satts utifrån de prioriterade delområdena? Mål och aktiviteter med avseende på ISO 26000 framgår av styrkort, målkort och handlingsplaner. 42. Hur har målen integrerats med organisationens övriga mål samt verksamhetsplaner och affärsplan? Mål och aktiviteter i avseende på socialt ansvarstagande framgår av styrkort, målkort och handlingsplaner, på samma sätt som mål och aktiviteter för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. 43. Hur ser ansvarsfördelningen för mål, utifrån relevanta funktioner och nivåer inom organisationen, ut? Respektive chef är ansvarig för mål, handlingsplaner och uppföljning av dessa. 44. Vilka resurser, ex. finansiella och personella, har avsatts för mål i enlighet med affärsplaner? Resurserna är integrerade i respektive verksamhet. Verksamhetsplanen består av budget, målkort och handlingsplaner. 45. Finns det exempel på andra aktiviteter utöver mål och handlingsplaner som genomförts? Ja, till exempel inom friskvård där man som anställd erbjuds ett stort utbud av aktiviteter för att främja personlig hälsa. 46. Vilka metoder används för att mäta, indikera, bedöma och följa upp befintliga och föreslagna prioriteringar och satta mål? Uppföljning av målkort och handlingsplaner sker genom tertialvisa dialoger med vd och berörd chef. 47. Hur utvärderas mätmetoderna för de satta målen? Koordineras med övrigt arbete med måluppfyllelse. 48. Vilka metoder används för att spåra resultat över tid? Koordineras med övrigt arbete med måluppfyllelse. 49. Hur redovisar organisationen resultat för socialt ansvarstagande som kan mätas över tid? Koordineras med övrigt arbete med måluppfyllelse. 50. Vilka indikatorer används som ger kvalitativ och kvantitativ information om organisationens resultat som är jämförbara och visar på förändring över tid? Vid bolagets jobbar vi med relevanta mål och nyckeltal kopplade till socialt ansvarstagande. Majoriteten av det arbetet ligger på avdelningen HR. Målet är att lägga fast mål och nyckeltal som 17
kan användas över tid, för att på ett säkert sätt tydliggöra trender och utveckling. Nedanstående mål har följts upp kontinuerligt vid Ledningens genomgång och kommer att gälla tillsvidare: Sjukfrånvaro (kort och lång) max 3 % Frisknärvaro 60 % Nyttjande av friskvårdsbidrag 80 % Friskvårdsdag deltagare minst 95 % Rehabkostnader företagshälsovård max 10 % Rekrytering 23 dagar till avslut Kvalificerade sökande 40 % Utbildningsdagar 8/medarbetare/år Ex-jobb minst 1/avdelning Praktikanter minst 1/avdelning Ny lön utbetald april månad Lön-och medarbetarsamtal 100 % Medarbetarindex minst medel Avgångssamtal 90 % Innovation- och utvecklingsprojekt minst 1 pågående Internationella projekt minst 1 pågående Företagsforskardoktorand minst 1 pågående Arbetsmarknadsmässor minst 2/år 51. Använder organisationen externa riktlinjer för redovisning av socialt ansvarstagande och i så fall vilka och hur? Nej, inga externa riktlinjer för redovisning används. Avsikten är att öka kunskapen om Global Reporting Initiative (GRI) indikatorer för att bedöma om dessa ska användas vid redovisningen av Vakins hållbarhetsarbete. För närvarande nyttjas enbart branschens egna nyckeltal för hållbarhetsindex. Vakin har på frivillig väg upprättat en hållbarhetsredovisning 2018 (gällande 2017). Vi har under 2018 genomfört en GAP-analys i förhållande till Agenda 2030. För närvarande pågår ett arbete med att se över Vakins styrmodell utifrån denna. 52. Vilka verifieringsprocesser eller certifieringssystem används, där fakta och uppgifter kan spåras tillbaka till en pålitlig källa för att kontrollera riktigheten i fakta och uppgifter? Vakin är certifierade utifrån kraven i ISO 9001, 14001 samt OHSAS 18001. 53. Hur utvärderas resultatet av arbetet med socialt ansvarstagande? Resultatet av arbetet med socialt ansvarstagande utvärderas i enlighet med rutiner i vårt verksamhetssystem som upprättas för att tillgodose kraven i övriga standarder. Resultaten från arbetet med socialt ansvarstagande kommer att utvärderas som en del i vår Hållbarhetsredovisning. 54. Hur tas underlag för kommunikation om socialt ansvarstagande fram? Kommunikationsavdelningen arbetar nära Hållbarhetschef och Bolagsledning för att säkerställa att alla delar av bolagets verksamhet vävs in i Kommunikationsstrategin generellt och i årliga Kommunikationsplaner. Vårt arbete med socialt ansvarstagande lyfts fram i de sammanhang som bedöms relevanta. 18
55. Hur kommuniceras organisationens arbete för socialt ansvarstagande? Som en del i vår dagliga kommunikation nämns våra ambitioner, mål och önskan om hållbarhet ur alla aspekter. Strategi och planer för kommunikation hanterar olika kommunikationsvägar, såsom PR, annonsering, studiebesök, föreläsningar, skolinformation, kundmöten, mässor osv. 56. Har organisationen valt att utelämna vissa ämnen i sin kommunikation och i så fall varför? Nej. 57. Hur kommuniceras organisationens egendeklaration? När den färdigställts kommer den att sammanfattas och presenteras på intranätet och Vakins hemsida. 58. Hur har policyer/lagar/normer gjorts kända i organisationen? Alla nyanställda ges en genomgång av verksamhetssystemet i samband med introduktion. I verksamhetssystemet finns styrande dokument som berör verksamheten och verksamhetens processer. 59. Vilka arbetsmetoder gäller för interna revisioner och interna granskningar och vilka resultat finns från dessa revisioner och granskningar? Då Vakin är certifierade enligt ISO 9001, 14001 och OHSAS 18001 genomförs regelbundna interna revisioner enligt dessa standarder. De interna revisionerna genomförs utifrån en årlig revisionsplan med ett fastställt fokusområde/tema. Under Ledningens genomgång för effektiv verksamhet redovisas en sammanställning över samtliga revisioner under året (även externa revisioner). 60. Vilka resultat finns från externa intressenters revisioner och granskningar av verksamheten eller av organisationens varor/tjänster? På uppdrag av ägaren (Umeå och Vindelns kommuner) utförs s.k. lekmannarevisioner som granskar oss med avseende på vårt uppdrag. Eftersom stora delar av verksamheten är både tillstånds- och anmälningspliktig, granskas dessa av respektive myndighet (Länsstyrelsen, Miljö- och hälsoskydd, Räddningstjänsten, Arbetsmiljöverket). Resultat av dessa granskningar lämnas i form av protokoll och rapporter. 61. Hur hanteras klagomål och reklamationer från konsumenter, kunder, brukare, medlemmar? Klagomål och reklamationer som kommer in via vår kundservice registreras och handläggs via vårt ärendehanteringssystem. Vi genomför också kundundersökningar med olika kundgrupper (se intressentmatrisen). Sammanställning/statistik av kundsynpunkterna redovisas och analyseras vid Ledningens genomgång för målområdet Nöjda kunder. Mot bakgrund av kundsynpunkter beslutas åtgärder. Vi återkopplar till intressenten där så är lämpligt, t ex genom kundträffar och via hemsidan. 62. Hur hanteras klagomål från övriga intressenter? Synpunkter från andra intressenter som ej registreras via ärendehanteringssystemet behandlas i bolagsledningen. Möjlighet finns också att dokumentera kundsynpunkter som fångas upp utanför systemet i vårt avvikelsehanteringssystem. 19
63. Vilka metoder används för utvärdering av mål, uppföljning av handlingsplaner samt aktiviteter och vid vilka intervall genomförs dessa utvärderingar? Utvärderingar av mål sker årligen som en del i Ledningens genomgång. I samband med tertialvisa dialoger görs en avstämning av verksamhetsplanen (budget- och måldialog). 64. Vilket utfall har uppnåtts i förhållande till satta mål? Resultatet från måluppföljning framgår av protokoll från Ledningens genomgång. Några exempel visas nedan. *andel av totalkostnad till företagshälsovården som avser rehabiliteringsinsatser 65. Var målen lämpliga och i så fall varför? Målen för verksamheten ses över varje år och ändras i de fall de inte bedöms lämpliga. Just de presenterade målen under fråga 50 har visat sig vara ett effektivt sätt att driva arbetet med hållbarhet och socialt ansvarstagande. Genom dessa indikatorer får medarbetare och ledare stöd att verka i den önskade riktningen. 66. Vilken koppling finns mellan organisationens övergripande strategier och mål? Kopplingen mellan organisationens övergripande strategier och mål illustreras i vår styrmodell, se bild. 20
Bild. Styrmodell. 67. Vilka förändringar från bestämda handlingsplaner har fastställts under perioden? Handlingsplanerna görs för respektive avdelning och för underavdelningar (sektioner). Handlingsplanerna tas fram utifrån styrkorten. På samma sätt som styrkortet revideras löpande så sker också en revidering av handlingsplanerna m.a.o. sker en löpande ändring av både mål och aktiviteter. 68. Genomfördes bestämda aktiviteter och om inte, varför? Aktiviteter i syfte att förverkliga mål och möjliggöra förbättringar har genomförts. Exempel på dessa är att vår hälsoinspiratör aktivt arbetat för att öka antalet deltagare till våra friskvårdsaktiviteter, samt informerat alla medarbetare via mailutskick rörande hälsoaspekter i vårt arbetsliv löpande under året. Dessa insatser tror (med stöd av forskning och vårt utfall av nyckeltalen) vi i förlängningen ger en lägre sjukfrånvaro. Varje avdelning har haft ett exjobb samt praktikanter under året. Vi har tagit emot ensamkommande flyktingbarn till sommarjobb ett arbete som pågått under 10 år. 69. Hur håller sig organisationen informerad om alla rättsliga skyldigheter? De lagar samt övriga krav som gäller för verksamheten framgår av laglistan. Laglistan innehåller samtliga viktiga lagar som gäller för vår verksamhet. Listan "förvaltas" via ett abonnemang hos Notisum AB som ser till att listan uppdateras fortlöpande vid ändringar i berörda lagrum. Nya lagar och lagändringar som berör vår verksamhet fångas upp via branschorganisationer och nätverk (t ex Avfall Sverige, Svenskt Vatten, Sveriges kommuner och landsting och vår arbetsgivarorganisation KFS), samt genom prenumerationer på tidskrifter och facklitteratur. Omvärldsbevakning med 21
avseende på lagar och krav fås också via t ex Naturvårdsverket, Kemikalieinspektionen, Livsmedelsverket, Smittskyddsinstitutet och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Den som är ansvarig för en verksamhet ska ha kännedom om vilka lagar och regler som gäller inom det aktuella området och ska inom ramen för sitt ansvar och sina befogenheter vidta nödvändiga åtgärder för att lagarna efterlevs. 70. Hur utvärderar organisationen att den efterlever lagar, krav och internationella uppförandenormer? Alla lagar och krav som berör vår verksamhet finns i en laglista som uppdateras vid ändringar, i gällande lagar eller i händelse av ändringar i verksamheten. Kontroll av lagefterlevnad görs stickprovsvis genom interna revisioner samt genom årliga redovisningar till kontrollmyndigheterna. En gång per år inför Ledningens genomgång gör varje avdelning en genomgång av laglistan med avseende på sin verksamhet och dokumenterar eventuella brister i lagefterlevnad. Exempel på viktiga lagar och krav inom våra verksamhetsområden är Miljöbalken, Livsmedelslagstiftningen, Arbetsmiljölagstiftningen, Lagen om offentlig upphandling etc. 71. Vilka ärenden finns från myndigheter eller utslag i domstol som rör lagöverträdelser av organisationen? Vakin bedriver miljöfarlig verksamhet vilket innebär en omfattande egenkontroll och tillsyn. Egenkontrollen är ett förebyggande arbete för att planera och ha koll över verksamheten för att minska påverkan på hälsa och miljö. Tillsynen bedrivs av tillsynsmyndigheten för att ge stöd i vår egenkontroll och kontrollera att vi följer gällande bestämmelser. Den operativa tillsynen som bedrivs mot oss syftar bland annat till att kontrollera lagefterlevnaden. Avvikelser vid tillsynsbesök åtgärdas som en del av vårt kontinuerliga förbättringsarbete. Varje år upprättar vi miljörapporter för våra tillståndspliktiga verksamheter i syfte att beskriva hur väl vi följer gällande krav och stärka egenkontrollen. Inga åtalsanmälningar för miljöbrott eller andra större avvikelser inom miljö och arbetsmiljö har skett under året. Förbättringsarbete 72. Vilken metod har använts för att identifiera, styra och följa upp förbättringar? I vårt verksamhetssystem finns en process som heter Följa upp verksamheten där vi utifrån analys av olika underlag från respektive målområde (nöjda kunder, effektiv verksamhet, hållbar utveckling samt engagerade och kompetenta medarbetare), identifierar och beslutar om förbättringsområden. Detta görs som del i ledningens genomgång utifrån kraven i ISO-standarderna för ledningssystem. Förbättringsområdena ska tillsammans med utpekade fokusområden enligt affärsplanen ligga till grund för kommande års styrkort och handlingsplaner/verksamhetsplaner. Metoderna/underlagen som använts är t.ex. interna revisioner, insamling av avvikelser, genomförandet av kundundersökningar, registrering av kundsynpunkter, redovisning av måluppfyllelse, insamling av statistik och data från våra processer m.m. 73. Vilka förbättringar har utförts under perioden? Exempel på detta kan vara utifrån klagomål, målarbete, lagändringar, strategibeslut. 22
Vi har bl.a. arbetat med Vakins företagskultur för att skapa bättre samhörighet över avdelningsgränserna. 74. Vilka förbättringar har skett mot referensår? Här är några exempel på förbättringar som skett räknat från 2015/16: Vi har 2018 gjort en mer kvalitativ kundundersökning genom att göra djupintervjuer i smågrupp med utvalda fokusgrupper (fastighetsägare, politiker, nya villaägare) där hållbarhetsfrågor ingick. En satsning på att riskbedöma kemikalier har startat 2018. Andelen av totalkostnad till företagshälsovården som avser rehabiliteringsinsatser har minskat från 12,6 % under referensåret till 2 % 2017. Vi har ökat andelen utlandsfödda bland vår personal jämfört med referensåret. Sjukfrånvaron är lägre än referensåret, just nu på 2,77 % kort- och långtidssjukfrånvaro. Jämställdhetspolicy och -plan har 2017 ersatts med en likabehandlingspolicy och -plan för att ta ett större grepp på området. Vi har 2018 gjort en GAP-analys mot hållbarhetsmålen. Vi har bytt leverantör av medarbetarundersökning till Svensk Kvalité som erbjuder mer frekventa uppföljningar. Ledarskap och intern kommunikation är utpekade områden som behöver förbättras. 75. Hur har den gångna periodens arbete med socialt ansvarstagande påverkat organisationens styrande dokument? Som en följd av tillämpningen av ISO 26000 i företaget har Ägardirektiv, Bolagsordning och Affärsplan omarbetats, en uppförandekod har fastställts och implementerats. Därtill har en tydligare kravformulering när det gäller socialt ansvar med avseende på våra leverantörer införts i våra upphandlingar. 76. Vilka nya prioriteringar har skett inom delområden och principer och i så fall varför? Prioriteringar gjorda i materialitetsanalysen har ej varit föremål för ändring. 77. Vilka nya övergripande mål, detaljerade mål, handlingsplaner och aktiviteter inom socialt ansvarstagande har fastställts för den nya perioden? Arbete med mål, handlingsplaner och verksamhetsplaner pågår utifrån gällande årscykel. Exempel se nedan: Sjukfrånvaro (kort och lång) max 3 % Frisknärvaro 60 % Nyttjande av friskvårdsbidrag 80 % Friskvårdsdag deltagare minst 95 % Rehabkostnader företagshälsovård max 10 % Rekrytering 23 dagar till avslut Kvalificerade sökande 40 % Utbildningsdagar 8/medarbetare/år Ex-jobb minst 1/avdelning Praktikanter minst 1/avdelning Ny lön utbetald april månad 23
Lön-och medarbetarsamtal 100 % Medarbetarindex minst medel Avgångssamtal 90 % Innovation- och utvecklingsprojekt minst 1 pågående Internationella projekt minst 1 pågående Företagsforskardoktorand minst 1 pågående Arbetsmarknadsmässor minst 2/år Användning av pappersfakturor ska minska jämfört med 2018. 24