Att lyckas som VD i ägarledda företag

Att lyckas som VD i ägarledda företag Hur ser en bra VD-agenda ut i ett ägarlett företag? Stockholm 3 oktober 2018

Föreläsare VD seminarieserie del 2 Mattias Nordin Affärsrådgivare Grant Thornton Hans Ahlstrand Affärsrådgivare Grant Thornton

VD seminarieserie med en röd tråd VD 1 - Vilka är framgångsfaktorerna för att lyckas som VD i ägarledda företag (18/9) VD 2 - Hur ser en bra VD-agenda ut i ett ägarlett företag? (3/10) VD 3 - Vilket ansvar har en VD? (18/10) VD 4 - Erfarenheter från VD-arbete i ägarledda företag (8/11) 3

Agenda Hur skapas en tydlig ansvarsfördelning mellan ägare, VD och styrelse? Vilka frågor bör VD ha på sin agenda? Hur påverkas styrelsearbetet av VD:s agenda? Hur hanterar VD relationen till ägarna? Hur sker en bra samverkan med styrelsens ordförande? Hur fördelas strategiarbetet mellan ägare, styrelse och VD? Vilka är de vanligaste VD-fällorna? 4

VD-agendan i ägarledda bolag är speciell Kulturell förståelse Behov av tydliga roller och ansvar Relationer med ägare och styrelse Samverkan med styrelseordföranden Hantera ekonomiska förutsättningar Hantera kompetensbrist Anpassa efter verksamhetens förutsättningar Mandat att forma egen ledningsgrupp 5

Ny extern VD ställer extra krav på att rätt uppgift utförs av rätt roll! Från ägarlett Ägare till ägarstyrt Ägare VD Operativ Styrelse Styrelse VD Operativ 6

Ägaren/ägarna ansvarar för: Att det finns en dokumenterad ambition med bolaget, ett ägardirektiv Att ägarfrågor antal ägare, köp- och sälj av aktier, utdelningar, ägarkonflikter avgörs i ägarforum Att styrelsen samt VD får tillgång till relevant information för att kunna göra sitt jobb Att arbeta med och genom styrelsen inte kringgå styrelsen eller VD 7

Styrelsen/styrelseordföranden ansvarar för: Att arbeta genom VD inte kringgå Att ge VD tydliga instruktioner och befogenheter Att det finns en tydlig förväntan på VD ett VD-uppdrag Att VD har tillgång relevant information Säkerställa en god coachning av VD mellan mötena Att VD:s arbete löpande utvärderas 8

VD ansvarar för (i relation till styrelsen): Den dagliga driften och förvaltningen Att styrelsens beslut genomförs enligt beslut och instruktioner Att bolaget verkar i enlighet med gällande lagstiftning ofta ett solidariskt ansvar med styrelsen Att styrelsen får den rapportering och det beslutsunderlag som efterfrågas 9

Vilka styrmedel och verktyg har styrelsen i relation till VD? Lagar/avtal Affärsdokument Kultur Svensk kod för bolagsstyrning Börsregler i övrigt Branschregler Styrelsebeslut inklusive strategi VD avtal VD uppdrag Ägardirektiv Ägarpolicy VD instruktion Rapportinstruktion Attestordning Ekonomiska målsättningar Verksamhetsmålsättningar Ägarrnas målsättningar Bonusbelöningsmodell Kultur Värderingar Varumärke Employer Brand Karriär inom bolagsgrupp 10

Speciella förutsättningar Finns VD till för styrelsen eller finns styrelsen till för VD? Är styrelsen operativ eller strategisk? Hur mycket förstår styrelsen egentligen? 11

Att förstå gruppdynamiken mellan olika funktioner Styrelsen som ett team Styrelse + VD + ägare Styrelse och VD Styrelse och VD/ledningsgrupp 12

Var går den formella gränsen mellan styrelsens och VD:s ansvar? Aktiebolagslagen en vägledning (kap 8) Styrelsen har alltid det slutgiltiga ansvaret VD företräder verksamheten i löpande förvaltningsärenden Skriftlig VD-instruktion krävs i publika bolag rekommenderas även i privata bolag när VD finns Styrelsen måste bestämma var gränsen går mellan operativa och strategiska frågor och beslut skapa en tydlig ansvarsfördelning och finna en bra balans När styrelsen inte litar på VD:n ska den inte ta över de operativa frågorna här bör VD:n bytas ut 13

Vikten av en VD-instruktion Beskrivning av VD:s befogenheter Befattningsbeskrivningen i anställningsavtalet Möjlighet att kräva skadestånd av VD när befogenheterna överskridits Viktigt att inte endast täcka in de formella aspekterna och gränserna skapa tydligt gränssnitt mellan operativa och strategiska frågor Sekretessfrågan tydliggöra VD:s roll i informationsgivning internt och externt Agerande vid kris viktigt att hantera Skyddar inte företaget mot godtroende tredje man Det är skillnad på VD-instruktion och VD-uppdrag! 14

Vikten av rapportering Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation (ABL 8 kap.) Detta kräver att styrelsen löpande erhåller rapporter från VD Bara skyldighet att rapportera det styrelsen frågar efter Viktigt att rapportinstruktionen (skriftlig) präglas av styrelsens behov av underlag och information prioritera omfattning/innehåll Ekonomiska rapportering och prognoser Information från verksamheten Beslutsunderlag Omvärldsanalyser och konkurrentbevakning Status vs beslut och pågående större projekt Incidentrapportering VD:s månadsbrev och månadsbokslut är i normalfallet tillräckligt lägsta nivå är kvartalsuppföljning 15

Är styrelseagendan även VD-agendan? Ägarna med på tåget Värderingar och kultur Strategi och framtid Riskhantering Hållbar utveckling Information och transparens Kontroll och formalia Tillsätta/avsätta VD I en idealvärld tar styrelsen ansvar för VAD-frågorna och VD för HUR-dimensionen 17

Strategisk planering Hur många av de tillfrågade Vd:arna tyckte att de strategiska frågorna diskuterades tillräckligt ofta i styrelsen? Varför är det så? 18

VD kartlägger nuläget styrelsen prioriterar och tar ansvar för beslut Affären nya samarbetspartners, nya marknader, nya produkter och nya intressenter Hållbar utveckling förväntningarna i samhället ökar hela tiden på att företag ska vara mer ansvarstagande Finansiellt stora investeringar och omfattande avtal påverkar likviditeten och soliditeten Legalt kontroll på rättigheter, varumärken och patent samt inverkan av nya och befintliga lagar och regler Kompetens- och resurs behov av nyckelpersoner och kompetens inom olika områden, succession Drift förändring av verksamheten kan t. ex. medföra utökat behov av nya försäkringar 19

VD och styrelse delar på ansvaret för informationsgivningen Styrelsen har det yttersta ansvaret Den dagliga kontakten delegeras normalt till VD Samverkan ordföranden/vd viktig Kommunikationspolicy en del av styrelsens arbetsordning Kris kräver speciella rutiner Säkerställ sekretessen avtala om tystnadsplikt 20

Det är viktigt för dig som VD att styrelsen använder tiden rätt på mötena Formalia/kontroll kontra framtid Operativt kontra strategiskt VD:s arbete påverkar väsentligt styrelsearbetets inriktning, fokus och prioriteringar VD:s behov och förväntningar på styrelsen behöver tydliggöras och vice versa 22

Hur säkrar VD att styrelsen inte blir operativ? Agendan klar och tydlig I-D-B modellen VD-rapport alltid Bra och korrekt ekonomisk rapportering Rätt (få) nyckeltal Prognoser resultat och likviditet Hög kvalitet på beslutsunderlag (innan) Löpande avstämningar med SO 23

Förståelse för de speciella förutsättningarna i ägarledda företag Ägarna verksamma i bolaget acceptans avgörande för VD:s framgång Begränsade finansiella resurser Begränsade personella resurser brist på erfarenhet och kunskap Detta ställer särskilda krav på VD:s arbete och agerande! 25

Lägg tid och kraft på att skapa en gemensam grund Se till att rollerna ägare, styrelse och VD är både tydliggjorda och ordentligt genomdiskuterade både i teori och praktik Red ut och fördela både ansvar och arbetsuppgifter Håll regelbundna informella möten Involvera gärna SO i dessa möten särskilt viktigt när extern SO 26

Ansvarsfördelning i bolag med aktiv huvudägare Bra vattendelare Handlar om ägarnas bästa (ägarmöten) Handlar om vad/vad inte bolaget ska göra (styrelsemöten) Handlar om hur bolaget ska göra det (operativt möte/vd) IKEA Ägare Styrelse VD Möblera det Svenska folkhemmet Styra om produktion från Ryssland till Canada? Ny serie, form, färg namn Var diskuteras det att lägga ner bokhyllan Billy? 27

Har företaget rätt ordförande? En extern styrelseordförande är ofta en grundförutsättning för att en ny VD ska fungera Säkerställ att ni delar bilden av nuläge och önskat läge Lägg tid och kraft på att säkra att ni delar värderingar, ledarfilosofi och att ni kan känna ömsesidig respekt Förstår ni varandra? Delar ni syn på hur samarbetet ska ske? Ta egna referenser Stämmer ord och handling? Ärlighet och rakhet Tydlighet Erfarenhet från andra Vd:ar som han/hon varit SO för 29

Bra samspel med ordförande men du svarar inför hela styrelsen Styrelsen får inte bli ett rundningsmärke för VD och ordförande Inga färdiga beslut innan mötet Utnyttja styrelsen samlade kompetens All relevant information och underlag till samtliga i styrelsen Avstämningar mellan VD och SO, som är av vikt, kan dokumenteras i VD-rapporten 31

Hinder för styrelsen att fokusera på framtida strategiska frågor Okunskap om hur strategifrågan bedrivs Ostrukturerat eller passivt styrelsearbete Otydlig process mellan ägare, styrelse och VD Dålig ekonomisk rapportering till styrelsen skapar oro och fel fokus Dålig kvalitet på beslutsunderlag VD som inte har förtroende för sin styrelse och/eller vice versa Okunskap kring gruppdynamik 33

Ansvarsfördelningen som en "pingpongmatch" Ägarna sätter ramarna med ett tydligt ägardirektiv Huvudmännens intentioner, initierar strategiarbetet, kallar till strategimötet Genomför och dokumenterar nulägesanalys = beslutsunderlag Strategiska beslut/vägval, Strategisk plan Godkänner verksamhetsplan, ger budgetdirektiv Färdigställer verksamhetsplan Färdigställer budget/aktiv plan Godkänner budget/plan Ansvar för de långsiktiga konsekvenserna bevakar genomförandet Ansvar för det kortsiktiga genomförandet och de långsiktiga konsekvenserna 34

Vilka är de vanligaste VD-fällorna? Gamla alfahannen/honan i styrelsen Muntligt med ägaren fungerar bara i medvind Ägaren har en annan relation till bolagets pengar än vanliga aktieägare Välj inte sida! Jag har mina ägare bakom mig långt bakom mig Det finns inget som heter fria händer Skattemässigt olagliga uttag Kompis och släkt före kompetens 36

Sammanfattning - Hur ser en bra VD-agenda ut i ett ägarlett företag? Ett ordentligt för- och underarbete är grunden för framgång Tydligt uppdrag och förväntningar, formalia på plats, tydlig roll för ägare och tidigare VD Information (förtroende/trygghet), tydlighet, dokumentation och kommunikation (önskade förändringar) Relation lika viktig som prestation Håll överenskomna roller och arbetsområden Split vision Ha koll på ägarna, organisationen och marknaden Surfkänsla Inte för långt före inte för långt efter organisationen Steg för steg Identifiera och akta sig för fällorna 37

Nästa möte 18/10 - Vilket ansvar har en VD? Agenda Vilka lagar och regler gäller för VD:s arbete? Vilken är VD:s roll? Vilka krav ställer aktiebolagslagen? Hur begränsas risken för personligt ansvar? 38

Välkommen att kontakta oss! Mattias Nordin Hans Ahlstrand Affärsrådgivare Affärsrådgivare mattias.nordin@se.gt.com hans.ahlstrand@se.gt.com +46 70 147 68 06 +46 70 584 44 28 Materialet finns att hämta här www.grantthornton.se/vdkurs 39