Riktlinjer för social dokumentation inom socialnämndens verksamheter Dokumenttyp Dokumentnamn Fastställd/Datum Gäller från datum Riktlinje Riktlinjer för social dokumentation inom socialnämndens verksamheter 2011-03-09 2011-03-09 Beslutat av Ansvarig avdelning Beteckning/ DNR Reviderad Förvaltningschef Administrativa avdelningen SN 29 / 2011 Dokumentinformation Riktlinjen gäller all dokumentation inom socialnämndens verksamheter. Utifrån riktlinjen ska rutiner utarbetas inom respektive verksamhet. 1
Innehåll 1.0 Allmänt 3 1.1 Offentlighetsprincipen 4 1.2 Utlämning av allmän handling 4 1.3 Sekretess 4 1.4 Begrepp (SOSFS 2006:5) 4 1.5 Övriga begrepp 5 1.6 Dokumentation i ärenden som rör barn och unga 5 1.7 Undantag från dokumentationsskyldigheten 5 1.8 Insyn 6 1.9 Handlingars innehåll och utformning 6 2.0 Dokumentation i samband med handläggning av ärenden 7 2.0.1 Förhandsbedömning (gäller utredningar som regleras i SoL) 7 2.0.2 Beslutsunderlag 9 2.0.3 Kommunicering 9 2.0.4 Besvärshänvisning 10 2.0.5 Handlingar som inte hör till personakt 10 2.0.6 Uppgifter till den som ska genomföra en insats 10 3.0 Dokumentation i samband med genomförande av en beslutad insats 11 3.1 Vem ska dokumentera 11 3.2 Personakt 11 3.3 Genomförandeplan 11 3.3.1 Syfte och innehåll 11 3.3.2 Individuella mål 12 3.3.3 Brukarens/klientens delaktighet vid framtagande av en genomförandeplan 12 3.3.4 Uppföljning och revidering av genomförandeplanen 12 3.3.5 Genomförandeplan inom insatsen personlig assistans 12 3.4 Journal 13 3.4.1 Vad ska framgå av journalen? 13 3.4.2 Vad ska löpande dokumenteras i journalen? 13 3.4.3 Löpande arbetsanteckningar 14 3.6 Vid avslutad insats 14 3.7 Förvaring 14 3.8 Gallring 14 Bilaga 1 - Lagreglerade planer inom socialtjänsten 15 2
1.0 Allmänt Dessa riktlinjer bygger på bestämmelser i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:5) om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS, Socialstyrelsens allmänna råd (2006:12) om handläggning och dokumentation av ärenden som rör barn och unga, Socialstyrelsens handbok Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten, 2010, samt Socialstyrelsens handbok Barn och Unga i socialtjänsten, 2006. Riktlinjen gäller dokumentationsskyldigheten i samband med handläggning av ett ärende samt vid genomförande av beslutade insatser. De som är verksamma inom socialförvaltningen är skyldiga att känna till gällande lagstiftning och föreskrifter. I följande lagar och föreskrifter finns bestämmelser om dokumentation: - Förvaltningslagen, FL (1986:223) - Socialtjänstlagen, SoL (2001:453) - Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade, LSS - Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS 2006:5) - Hälso- och sjukvårdslagen, HSL (Bestämmelserna enligt HSL omfattas inte av dessa riktlinjer). Dessa riktlinjer ska vara vägledande för arbetssätt och rutiner inom verksamheterna. Rutiner ska beslutas av avdelningschef. Inom socialförvaltningen i Haninge kommun tillämpas den terminologi som framgår av socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:5). 3
1.1 Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen innebär att myndigheternas verksamhet så långt möjligt ska bedrivas i öppna former och under insyn av allmänhet och massmedia. Enligt tryckfrihetsförordningen (TF) har envar rätt att ta del av allmänna handlingar. En allmän handling är en handling som upprättas hos eller kommer in till myndigheten och som förvaras hos myndigheten eller borde förvaras hos myndigheten. 1.2 Utlämning av allmän handling Vem som helst har en lagstadgad rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar. Den som begär ut handlingen har i princip rätt att vara anonym och behöver som regel inte heller ange för vilket ändamål han vill ta del av handlingen. För sekretessprövning kan det däremot ibland vara nödvändigt att fråga om identitet och vilket som är syftet med begäran. Om en handling eller en uppgift i en handling omfattas av sekretess ska handlingen eller uppgiften inte lämnas ut. Den som nekas att ta del av en handling har rätt, om han begär det, att få ett skriftligt beslut som kan överklagas. Vem som har rätt att fatta beslut om att lämna ut och inte lämna ut en handling framgår av verksamhetsdelegationen. Utlämnande av en allmän handling ska ske genast eller så fort som möjligt. 1.3 Sekretess Bestämmelser om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar finns huvudsakligen i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Lagen innehåller bestämmelser om förbud mot att lämna ut allmänna handlingar och bestämmelser om tystnadsplikt. Inom socialtjänsten råder sekretess för uppgift om enskilds personliga förhållanden om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men (26 kap. 1 första stycket OSL). 1.4 Begrepp (SOSFS 2006:5) Beslutsunderlag Skriftlig sammanställning av de uppgifter som bedöms ha betydelse för ett beslut. Genomförande Verkställighet av beslutad insats. Genomförandeplan Plan som beskriver hur en beslutad insats praktiskt ska genomföras. Handling Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En journalanteckning är att anse som en handling. 4
Handläggning Förfarande som börjar med att ett ärende väcks och efter utredning utmynnar i ett beslut. Insats Individuellt behovsprövat stöd eller individuellt behovsprövad vård och behandling enlig SoL, LVU och LVM samt insatser enligt 9 LSS. Journal Den del av en personakt där anteckningar av betydelse för handläggning av ett ärende och genomförande av insatser görs kontinuerligt och i kronologisk ordning. Personakt En akt som innehåller handlingar om en eller flera personer som är eller har varit aktuella för utredning eller insats inom socialtjänsten. En personakt kan vara elektronisk eller fysisk eller både och. Den kan innehålla handlingar som har kommit in till eller upprättats inom socialtjänsten. 1.5 Övriga begrepp Arbetsanteckningar Arbetsanteckningar förs i form av dagliga noteringar av iakttagelser, behov, problem, kontakter, vidtagna åtgärder mm av betydelse för genomförandet av insatsen. Bara information som är av betydelse för brukarens välbefinnande ska noteras. Arbetsanteckningarna är att betrakta som personalens arbetsmaterial och ska förstöras när de inte längre är aktuella. Arbetsanteckningarna ska granskas innan de förstörs, eftersom de kan innehålla uppgifter som ska tillföras journalen. 1.6 Dokumentation i ärenden som rör barn och unga Vid handläggning och dokumentation av ärenden samt genomförande och uppföljning av beslutade insatser för barn och unga enligt socialtjänstlagen, LVU och socialtjänstförordningen ska socialstyrelsens allmänna råd 2006:12 samt socialstyrelsens handbok Barn och unga i socialtjänsten" tillämpas. Haninge kommun dokumenterar enligt systemet BBIC. 1.7 Undantag från dokumentationsskyldigheten Kravet på dokumentation gäller individuellt behovsprövade stöd-, vård- och behandlingsinsatser. Information, rådgivning och vissa öppna verksamheter omfattas därmed inte, exempelvis; - Familjerådgivningen - Ungdomsmottagningen - Familjecentralerna - Träfflokaler inom socialpsykiatri 5
Blandade verksamheter? Här avses sådana verksamheter som riktar sig till allmänheten men även verkställer biståndsbeslut. Inom dessa verksamheter ser dokumentationskravet olika ut från person till person. Det förutsätts att dessa verksamheter utarbetar rutiner för att säkerställa att dokumentationskravet efterlevs. Exempel på blandade verksamheter; - Hans-mottagningen - Hanna-mottagningen - Familjeterapeuterna Verksamheter som är undantagna från dokumentationsskyldigheten ska dock föra viss dokumentation för att det ska vara möjligt att följa upp verksamheten. Uppgifterna i dokumentationen ska vara avidentifierade och innehålla för verksamheten relevanta uppgifter. Det ska vara möjligt att ta fram verksamhetsstatistik som visar vilken verksamhet som har bedrivits och vilka som har tagit del av verksamheten. 1.8 Insyn Enligt 11 kap 6 SoL och 21 b LSS bör den enskilde hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig ska detta antecknas. Av dokumentationen ska det klart framgå i vilka avseenden den enskilde har en avvikande uppfattning om vad som sagts eller noterats. 1.9 Handlingars innehåll och utformning Handlingar som upprättas inom socialtjänsten och som rör enskilda får inte innehålla ovidkommande värdeomdömen av allmänt nedsättande eller kränkande karaktär. Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet. Handlingar som upprättas inom socialtjänsten ska - innehålla tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga uppgifter, och - vara väl strukturerade och tydligt utformade. Av en handling som upprättas inom socialtjänsten och som rör en enskild ska det framgå - varifrån uppgifterna i handlingen kommer, - vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar, och - namn och befattning eller titel på den person som har upprättat handlingen samt när (år, månad, dag) det gjordes. 6
2.0 Dokumentation i samband med handläggning av ärenden Dokumentation ska föras löpande för att det ska vara möjligt att följa ärendet. Det är nödvändigt för att den enskilde ska kunna ta tillvara sin rätt till insyn i dokumentation som rör handläggning av ett ärende. Denna skyldighet framgår av 16 och 17 FL, 12 kap. 1 och 10 kap. 3 Offentlighets- och sekretesslagen (OFL), 11 kap. 6 SoL och 21 B LSS. 2.0.1 Förhandsbedömning (gäller utredningar som regleras i SoL) En förhandsbedömning är inte en mindre utredning utan en bedömning av om utredning ska inledas eller inte. Vid ställningstagande att inte inleda utredning ska detta dokumenteras. Av dokumentation ska det framgå; - att en utredning inte inleds - datum (år, månad, dag) för ställningstagandet - en motivering till ställningstagandet, och - namn och befattning på den person som gjort ställningstagandet. Dokumentationen förs i förekommande fall på den handling som initierat förhandsbedömningen. Finns en existerande personakt ska handlingen tillföras den akten, i annat fall sätts handlingen, i kronologisk ordning, in i särskilt anvisad pärm. Ärenden som handläggs enligt BBIC ska använda ett särskilt formulär för förhandbedömning. Vid beslut om att inleda en utredning ska detta dokumenteras. Av dokumentationen ska framgå - att en utredning inleds - datum (år, månad, dag) för beslutet, och - namn och befattning på den person som har fattat beslutet. Handläggning av ett ärende ska dokumenteras löpande. Dokumentationen ska föras i en journal. Alla uppgifter som kan vara av betydelse för handläggningen av ärendet ska snarast dokumenteras och föras till personakten. Dokumentationen ska vara tillräckligt detaljerad och förd i kronologisk ordning. Dokumentationen ska säkerställa att det är möjligt att vid varje tidpunkt kunna se vad som kommit fram under handläggningen, vilka åtgärder som vidtagits och vad som planeras. Dokumentationen ska leda till ett beslutsunderlag där målsättningen med beslutet tydligt framgår. Av journalen ska det bland annat framgå - vad ärendet gäller, - när och hur ärendet har uppkommit, - när en handling har kommit in eller upprättats, - när och på vilket sätt kontakter har förekommit med den enskilde och andra som har lämnat uppgifter i ärendet, 7
- om ett barn berörs av ärendet och i så fall hur barnperspektivet har beaktats, - när och hur kommunicering enligt 17 förvaltningslagen (1986:223) har fullgjorts samt vad som har kommunicerats, - när ärendet har avgjorts genom ett beslut av nämnden, - när och på vilket sätt den enskilde har underrättats om beslutet, - om beslutet har överklagats samt när förvaltningsdomstol har avgjort målet, - om beslutet har rättats eller omprövats, - när och på vilket sätt beslutet har verkställts, - när och på vilket sätt en förvaltningsdomstols avgörande har verkställts, - om det finns skäl, och i så fall vilka, som har medfört att ett beslut av nämnden eller förvaltningsdomstols avgörande inte har verkställts, - om den enskilde berörs av ett individuellt tillsynsärende eller en anmälan enligt 14 kap. 2 SoL eller 24 a LSS (Lex Sarah), och - om den enskilde berörs av ett ärende som gäller utlämnande av en handling eller en uppgift ur en handling enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105). Om följande uppgifter inte dokumenteras på annat sätt i personakten, ska det av journalen även framgå - om ställföreträdare, ombud eller biträde har medverkat, - om stödperson har varit med på t.ex. ett möte eller ett nämndsammanträde, - om tolk har anlitats, - om systematiska bedömningsinstrument har använts och i så fall vilka, - om det har upprättats någon form av plan för insatser till den enskilde, - vad som har kommit fram vid kontakter med den enskilde och andra som har lämnat uppgifter i ärendet, - om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig, - vad som har förts fram i samband med kommunicering enligt 17 förvaltningslagen, och - när och hur den enskilde enligt 21 förvaltningslagen har informerats om möjligheten att överklaga nämndens beslut, - den planering som görs tillsammans med den enskilde och som har betydelse för nämndens beslut om insatser, - vilka mål som gäller för respektive insats, - på vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över planerade och beslutade insatser, och - hur eventuell har samverkan med t.ex. andra myndigheter, organisationer eller föreningar har skett och vad det har resulterat i. 8
2.0.2 Beslutsunderlag Ett beslutsunderlag/utredning bör sammanställas inför nämndens beslut i ett ärende. Underlaget bör i regel dokumenteras i en handling som är åtskild från journalen. Av beslutsunderlaget ska det bl.a. framgå - vem eller vilka personer ärendet avser, - vad ärendet gäller, - vad som har kommit fram under utredningen, - den enskildes uppfattning om sina behov och hur dessa kan tillgodoses, och - utredarens bedömning och i förekommande fall förslag till beslut. Dokumentationen av ett beslut ska innehålla uppgifter om - vem eller vilka personer beslutet avser, - vad som har beslutats, - när (år, månad, dag) beslutet har fattats, och - den nämnd som har fattat beslutet. - Om det gäller ett slutligt beslut, ska det av dokumentationen också framgå vilket lagrum som ligger till grund för beslutet. - Om beslutet har fattats på delegation av nämnden, ska dokumentationen dessutom innehålla uppgifter om namn och befattning eller titel på den som har fattat beslutet. - Utredningar som gäller barn och unga ska dokumenteras enligt BBIC. 2.0.3 Kommunicering Kravet på kommunicering regleras i 17 förvaltningslagen (FL). Huvudregeln är att alla ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild ska kommuniceras innan beslut. Kommuniceringsskyldigheten omfattar även beslut om avvisning och avskrivning av ett ärende. Att kommunicering har skett ska alltid dokumenteras i journalen. Kommuniceringsskyldigheten innebär att den som är part i ett ärende ska 1. Underrättas om utredningsmaterialet och 2. få möjlighet att yttra sig över det Skyldigheten att kommunicera gäller även i ärenden som avser en ansökan eller ett yttrande till annan myndighet. Detta gäller till exempel ansökan till förvaltningsrätten om vård enligt LVU eller LVM samt yttrande till domstol när det gäller unga lagöverträdare. I denna typ av ärenden ska utredningsmaterialet kommuniceras och den enskilde få möjlighet att yttra sig innan beslut fattas. Vårdnadsutredningar ska alltid kommuniceras med parterna. 9
Undantag från huvudregeln Kommunicering är i vissa fall inte nödvändig. Det gäller om - beslutet inte går part emot, dvs. om den enskilde får precis vad han eller hon har ansökt om eller begärt, - uppgiften saknar betydelse, t ex om en annan person har lämnat en uppgift som man redan känner till eller som inte behövs för beslutsfattandet, eller - det är uppenbart obehövligt att kommunicera. Kommunicering kan även underlåtas om ärendets avgörande inte kan uppskjutas. Till exempel vid ett omedelbart omhändertagande enligt 6 LVU eller 13 LVM. Vid tveksamma fall ska utredningsmaterialet kommuniceras. 2.0.4 Besvärshänvisning Om beslutet går den enskilde helt eller delvis emot och beslutet kan överklagas med förvaltningsbesvär ska underrättelse om beslutet också innehålla information om hur han eller hon kan överklaga beslutet (21 andra stycket FL). 2.0.5 Handlingar som inte hör till personakt Vissa handlingar är att betrakta som självständiga i förhållande till personakten. Det gäller till exempel ett tillsynsärende (Socialstyrelsen eller JO), en anmälan enligt 14 kap. 2 SoL eller 24 a LSS (Lex Sarah) eller en begäran om utlämnande av allmän handling eller uppgift ur en handling enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105). Sådana handlingar ska inte tillföras personakten utan registreras i enlighet med 5 kap. 1 och 2 OSL. Sådana handlingar ska lämnas till socialnämndens registrator. Däremot ska det i journalen göras en anteckning om att den enskilde berörs av ett sådant ärende. Av anteckningen ska det framgå vad ärendet gäller (t ex individuellt tillsynsärende) och diarienummer. 2.0.6 Uppgifter till den som ska genomföra en insats Av dokumentationen ska det framgå vilka uppgifter som har lämnats till den som praktiskt ska genomföra en insats. Det ska även framgå när (år, månad, dag) och till vem uppgifterna har lämnats. 10
3.0 Dokumentation i samband med genomförande av en beslutad insats Enligt 11 kap 5 SoL och 21 a LSS ska genomförandet av beslut om insatser som rör enskilda dokumenteras. Dokumentationsskyldigheten gäller alla individuellt behovsprövade stöd-, vård- och behandlingsinsatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Dokumentation vid genomförande av insatser ska innehålla en genomförandeplan och en journal. Dokumentationen ska ske fortlöpande. Riktlinjerna ska tillämpas vid alla individuellt behovsprövade insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Från och med 2011-01-01 omfattas även insatsen personlig assistans beslutad enligt 51 kapitlet socialförsäkringsbalken av dokumentationsskyldigheten och ska därför också omfattas av dessa riktlinjer. Insatsen personlig assistans är undantagen i de fall brukaren själv är arbetsgivare för sina assistenter. 3.1 Vem ska dokumentera Insatsen ska dokumenteras i den verksamhet där den genomförs. I vissa fall ligger ansvaret för dokumentationen under genomförandet kvar på handläggaren. Det gäller till exempel arvoderade kontaktpersoner och familjehem (som inte omfattas av någon dokumentationsskyldighet). För att leva upp till skyldigheten att dokumentera ska insatser kontinuerligt följas upp. Ansvaret för uppföljningen ligger på myndigheten (handläggaren). 3.2 Personakt Handlingar som rör en person ska hållas samman i en personakt. Det gäller såväl dokumentation från handläggning som genomförande av insatsen. Personakten förvaras hos myndigheten (handläggaren). Den del av personakten som utgörs av journal i genomförandet ska tillföras personakten vid avslutad insats. 3.3 Genomförandeplan 3.3.1 Syfte och innehåll Hur en beslutad insats praktiskt ska genomföras ska dokumenteras i en genomförandeplan. Syftet med genomförandeplanen är att skapa en tydlig struktur för det praktiska genomförandet och uppföljningen av en insats. En genomförandeplan som gäller insatser enligt SoL och LSS förutsätter alltid brukaren/klientens samtycke och medverkan. Genomförandeplanen ska, i de fall den upprättas i den verksamhet som genomför insatsen, omgående skickas till myndigheten. Detsamma gäller när det sker förändringar i planen. 11
Av genomförandeplanen ska framgå: - Om det ingår flera delar i insatsen och i så fall vilka - Vilka mål som gäller för insatsen eller delar av den - När och hur insatsen eller delar av den ska genomföras - På vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över planeringen - Vilka personer som har deltagit i planeringen - När planen har fastställts - När och hur planen ska följas upp 3.3.2 Individuella mål De individuellt utformade målen i genomförandeplanen ska: - Bygga vidare på de mål som fastställts för insatsen under handläggningen av ärendet - Ha en tydlig koppling till den enskildes vardagssituation - Ge uttryck för vad som är önskvärt och realistiskt att uppnå - Vara konkreta och utformade på ett sätt så de går att följa upp Genomförandeplanen ska höra till brukaren/klientens personakt och följas upp enligt särskilda krav för olika verksamheter, dock minst en gång per år. 3.3.3 Brukarens/klientens delaktighet vid framtagande av en genomförandeplan Brukaren/klienten och/eller dess företrädare ska erbjudas möjlighet att medverka vid framtagande och uppföljning/revidering av en genomförandeplan. Vilka som för övrigt ska medverka avgörs i varje enskilt ärende beroende på situation, behov och önskemål. 3.3.4 Uppföljning och revidering av genomförandeplanen Genomförandeplan ska tas fram inom två till fyra veckor från det att en ny insats påbörjas. Uppföljning och revidering ska genomföras enligt särskilda bestämmelser i lag, dock minst en gång per år. 3.3.5 Genomförandeplan inom insatsen personlig assistans Från den 1 januari 2011 gäller samma föreskrifter beträffande dokumentation inom personlig assistans som inom andra insatser enligt LSS. Där brukaren/företrädare uttryckligen inte vill att individuella mål tas fram kan detta noteras och motiveras i personakt och utgöra del av genomförandeplan för insatsen. Uppföljning av ställningstagandet ska göras årligen. 12
3.4 Journal Genomförandet av ett beslut om en insats ska fortlöpande dokumenteras i en journal. Om insatsen genomförs av annan än handläggaren ska journalen föras i den verksamhet som utför insatsen. 3.4.1 Vad ska framgå av journalen? Vilka uppgifter som antecknas i journalen beror bland annat på vilken insats det gäller och omständigheterna i det enskilda fallet. Av journalen ska framgå: - När insatsen eller olika delar av insatsen har påbörjats - När genomförandeplanen har upprättats - På vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över det praktiska genomförandet av insatsen - Om det har inträffat omständigheter som medfört att insatsen inte har kunnat genomföras som planerat - När genomförandeplanen har följts upp och reviderats - Vad som har kommit fram av betydelse vid kontakter med den enskilde eller andra som har lämnat uppgifter i samband med genomförandet - Om den som genomför insatsen har gjort en anmälan enligt 14 kap 1 SoL (angående barn som far illa) - När en handling har kommit in eller upprättats och - När insatsen har avslutats och av vilka skäl 3.4.2 Vad ska löpande dokumenteras i journalen? Genomförandeplanen är en viktig utgångspunkt för vad som dokumenteras i journalen. Omständigheter som har medfört att insatsen inte har kunnat genomföras som planerat ska antecknas i journalen. Det är också viktigt att journalen inte bara redovisar vad som faktiskt görs eller inte görs utan också hur situationen utvecklas för brukaren/klienten. Om den enskildes behov förändras är det viktigt att det dokumenteras i journalen. Journalen ska innehålla information om: - Vad som har uppnåtts i förhållande till de uppsatta målen för insatsen - Om den enskildes behov har förändrats - Om systematiska bedömningsinstrument har använts och i så fall vilka - Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig - Om klagomål har förts fram mot genomförandet av en beslutad insats och i så fall vilka eventuella åtgärder som vidtagits 13
- Om den enskilde berörs av ett individuellt tillsynsärende eller en anmälan enligt Lex Sarah - Om den enskilde berörs av ett ärende som gäller utlämnande av en handling eller en uppgift ur en handling enligt 2 kap tryckfrihetsförordningen 3.4.3 Löpande arbetsanteckningar Arbetsanteckningar förs i form av dagliga noteringar av iakttagelser, behov, problem, kontakter, vidtagna åtgärder mm av betydelse för genomförandet av insatsen. Bara information som är av betydelse för brukarens välbefinnande ska noteras. Arbetsanteckningarna är att betrakta som personalens arbetsmaterial och ska förstöras när de inte längre är aktuella. Det är viktigt att anteckningarna ska granskas innan de förstörs, eftersom de kan innehålla uppgifter som ska tillföras journalen. 3.6 Vid avslutad insats Journalen lämnas till myndigheten och tillförs personakt. Se socialnämndens dokumenthanteringsplan. 3.7 Förvaring Handlingarna ska förvaras på ett sådant sätt att endast den person som har legitim anledning att ta del av handlingarna för att fullgöra sina arbetsuppgifter kan få tillgång till dem (SOSFS 2006:5 5). Handlingar ska förvaras inlåsta och säkrade från förstörelse. 3.8 Gallring Se socialnämndens dokumenthanteringsplan. 14
Bilaga 1 - Lagreglerade planer inom socialtjänsten Inom socialtjänsten finns flera lagkrav på planering av insatser och att dessa ska dokumenteras. Planerna nämns här för att tydliggöra de begrepp som kan förekomma i dokumentationen. När någon av dessa planer nämns i dokumentationen ska benämningen vara vårdplan samt en hänvisning till lagparagraf. Undantag gäller för de planer vars benämning framgår direkt av lag samt för dokumentation enligt BBIC. Insatser för barn och unga Skyldigheten att upprätta en plan följer av 11 kap. 3 SoL och gäller vård i familjehem eller HVB. Insatser för personer med missbruksproblen Skyldigheten att upprätta en plan följer av 5 kap. 9 SoL. Vård av vuxna i HVB eller familjehem Skyldigheten att upprätta en plan följer av 11 kap. 3 SoL och gäller vård i familjehem eller HVB. Individuell plan (2 kap. 7 SoL) Gäller personer som har behov av insatser från både socialtjänsten och hälso- och sjukvården och någon av dessa parter bedömer att en plan behövs för att tillgodose den enskildes behov. Den enskilde måste ge sitt samtycke till planen. Lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) En ansökan till förvaltningsrätten om vård med stöd av LVU ska bland annat innehålla en vårdplan (5 kap. 1 SoF) Lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) I 10 stadgas att det av utredningen bland annat ska framgå vilken vård utanför hemmet som planeras, om intagning sker. Individuell plan (10 LSS) Planen ska innehålla beslutade och planerade insatser från olika myndigheter och ska upprättas i samråd med den enskilde. Kommunen är (fr.o.m. 1/1 2011) skyldig att erbjuda den enskilde att en plan upprättas. Syftet med planen är att se vilka insatser som behövs och underlätta samordningen mellan olika myndigheter. 15 15
16