Kungl. bibliotekets nationella referensgrupp 10 februari 2010

ANTAL SIDOR 1(10) Kungl. bibliotekets nationella referensgrupp 10 februari 2010 Närvarande, referensgruppen: Martin Bjersby, Lars Björnshauge, Margaretha Eriksson, Jette Guldborg Petersen, Kjell Jonsson, Gunnar Lager, Gunilla Lilie Bauer, Christina Persson, Maria Hedenström, Libris (adj), Gunilla Herdenberg, Gunnar Sahlin (ordf), Inger Klondiras (sekr) Anmälda förhinder: Kerstin Norén, Johan Sterte Närvarande, övr. KB: Britt Sagnert (p2), Jan Hagerlid (p6) Närvarande, externa: Annette Johansson, AnnJo Konsulteri och Nils Storhagen, New Logistics Institute AB (p2) 1. Mötet öppnas Gunnar Sahlin hälsade välkommen till mötet och gav därpå ordet till utredarna Annette Johansson och Nils G Storhagen som under dagens första punkt presenterade sin fjärrlåneutredning. 2. Fjärrlåneutredning - diskussion. Annette Johansson och Nils G Storhagen presenterade sin utredning Lätt att hitta - lätt att låna med underrubriken Ny modell för bibliotekens nationella mediesamarbete - en utredning av bibliotekens fjärrlån. Utredningen utgår från användarens perspektiv och inom ramen för den har två webb-enkätundersökningar gjorts. Den ena riktades till fjärrlåneansvariga på olika bibliotek och den andra till enskilda användare. Fjärrlån en liten del av totala antalet utlån Under 2008 genomfördes drygt 1,5 miljoner lån (IN och UT) mellan olika bibliotek. I relation till det totala antalet utlån (58,2 miljoner) är fjärrutlåningen en liten del; för folkbiblioteken 0,6 % och för forskningsbiblioteken 1,1 %. 1

ANTAL SIDOR 2(10) Libris fjärrlånestatistik 2009 visar på ett trendbrott i de sedan 2002 sjunkande siffrorna. Antal fjärrlån 2008 uppgick till 312 357 och en ökning med cirka 2 000 fjärrlån kunde noteras för 2009. Utvecklingen vid forskningsbiblioteken visar att fjärrlån-in för böcker och framför allt kopior har minskat kraftigt i antal, medan däremot fjärrinlån av elektroniska dokument har ökat. När det gäller informations- och lånecentraler har antalet fjärrlån halverats mellan 1998 och 2008, från 50 000 till 25 000. Depåbiblioteket i Umeå däremot har ökat sina lånevolymer med sex gånger sedan 1998, från cirka 1 500 till nästan 8 000. Att samlingarna har ökat med 50 procent kan vara en förklaring till detta resultat. Kostnad och transporter Ett normalt och okomplicerat nationellt fjärrlån kostar cirka 300 kronor. I detta ingår en kostnad för transporten på upp till 25 procent. Nuvarande finansiering Det statliga stödet från KB i form av fjärrlånekompensation uppgår till 10,1 miljoner kronor. Vidare finansierar Kulturrådet informations- och lånecentraler samt depåbiblioteket i Umeå med 14,4 miljoner kronor samt bidrar till läns- och regionbibliotekens verksamhet med 27,8 miljoner kronor, varav en mindre del går till kompletterande medieförsörjning. Utredningens förslag Utredarna föreslår att nuvarande medieanslag till läns- och regionbibliotek samt till informations- och lånecentraler (undantaget Internationella bibliotekets anslag) avsätts för biblioteksgemensamma inköp utifrån regionala medieplaner. Man föreslår även att det nuvarande stödet till fjärrlånekompensation avsätts för utveckling av gemensamma systemlösningar för en användaranpassad teknisk infrastruktur. En grov uppskattning kan vara att de samlade statliga stöden uppgår till cirka 30 miljoner kronor. Utredningen föreslår även att begreppet fjärrlåneverksamhet ersätts med nationellt mediesamarbete, eftersom fjärrlån i grunden utgör en del av bibliotekens medieförsörjning. När det gäller insatser på nationell nivå föreslår utredarna bland annat att KB utarbetar ett enhetligt regelverk för lånetider, avgifter och remisskedjor samt att KB utvecklar en gemensam bibliotekskatalog och utformar en enhetlig policy riktad till användarna. 2

ANTAL SIDOR 3(10) I diskussionen som följde påpekade Kjell Jonsson att universitets- och högskolebibliotekens huvudman är det egna lärosätet och att bibliotekets uppdrag är att ansvara för sina egna studenters tillgång till information. Jette Guldborg ställde sig tveksam till om ett gemensamt regelverk är realistiskt, och att istället rekommendationer är att föredra. Gunilla Lilie Bauer sade att visionen är bra men att specialbiblioteken har ett lokalt uppdrag. En utvärdering av teknisk infrastruktur och ny teknik är dock värdefull. Lars Björnshauge föredrog att vidga perspektivet, att eventuellt samarbeta med förlagen när det gäller ny elektronisk media. Kanske köpa kursmaterial. Gunnar Sahlin sammanfattade diskussionen med att utredningen visar att fjärrlån handlar om små volymer till stora kostnader. Även om vi ser fjärrlåneverksamheten ur användarens vinkel så behöver vi även utgå från verksamhetsperspektivet. Vad händer nu? Utredningen presenteras och diskuteras vid Sverigebibliotekets möte den 8 mars. Den diskuteras även vid s möte den 25-26 mars och i styrgruppen för utredningen. 3. Förslag till dagordning godkändes. 4. Presentation av gruppen En presentationsrunda hölls. De nya medlemmarna Margaretha Eriksson, chef för Bibliotek, bildning och media på Kultur Skåne, Jette Guldborg Petersen, chef för Bibliotek och IT, Malmö högskola och Christina Persson, chef för Göteborgs stadsbibliotek hälsades välkomna. 5. Minnesanteckningar från föregående möte Minnesanteckningar från 19 november 2009 gicks igenom. P5, KB:s nya utvidgade uppdrag: Utredningen om Portföljmodellen beräknas vara klar 22 februari 2010. Lades till handlingarna. 6. OpenAccess.se - vad händer nu? Jan Hagerlid sammanfattade kort att målsättningen med utvecklingsprogrammet OpenAccess.se har varit att främja maximal tillgänglighet och synlighet för arbeten som produceras av forskare, lärare och studenter. Högsta prioritet har 3

ANTAL SIDOR 4(10) legat på att öka innehållet och skapa en kritisk massa av särskilt vetenskapliga artiklar. Stödet för Open Access från officiellt håll växer alltmer och hittills har ett tiotal svenska institutioner, däribland KB, SUHF, Vetenskapsrådet och Svensk Biblioteksförening skrivit under Berlindeklarationen eller är på väg att göra det. Som ett av många exempel på de projekt som genomförts under de fyra åren nämnde Jan Hagerlid SwePub (http://swepub.kb.se/ ), där söktjänsten nu ger tillgång till bland annat 30 000 publikationer i fulltext. Ytterligare ett är PAVA som rör parallellpublicering av vetenskapliga artiklar. Utvärdering av OpenAccess.se Utvärderingen som presenterades i slutet av 2009 drog slutsatsen att programmet har varit en katalysator för samarbete, nätverkande och aktiviteter på nationell nivå och fått upp frågan om Open Access på bordet inom viktiga organisationer. Utredarna konstaterar även att KB:s samordningsroll har varit viktig för de framsteg som gjorts. Enligt utredarna är det nu dags att gå vidare med ett Open Access-program som baseras på en tydlig strategi samt tydligare mål och mandat än tidigare, större projekt och starkare engagemang från alla parter. Från KB:s sida är fortsatt arbete med Open Access en prioriterad fråga och det är dags att permanenta programmet. En ny styrorganisation på hög nivå bör skapas och sekretariatet bör förstärkas etc. En nationell policy ska tas fram som inbegriper Open Access i utvecklingen av svensk forskning och högre utbildning. En handläggare vid Utbildningsdepartementet har utsetts för detta. Vidare bör information och rådgivning få ett större utrymme på webbplatsen www.openaccess.se. En aktiv redaktion med deltagare från universitet, forskningsråd etc. planeras också. KB deltar med OpenAccess.se som svensk nod i EU-projektet OpenAIRE som ska ge samlat stöd till forskare när det gäller oa-publicering enligt eu-krav. http://www.openaire.eu/index.php. Material från OpenAIRE ska användas och anpassas till OpenAccess.se. Jan Hagerlid rapporterade vidare att han haft ett möte med SUHF i slutet av januari och att han snarast kommer att kontakt med andra presumtiva relevanta samarbetspartners. 4

ANTAL SIDOR 5(10) Fler oa-projekt: http://www.kb.se/openaccess/ Minnesanteckningar angående OpenAccess.se från s möte 2-3 juni 2010: http://www.kb.se/bibliotek/referensgrupper/referensgruppen/minnesanteckninga r/mote-2009-06-02--03/ Utvärderingen: http://www.kb.se/dokument/om/projekt/open_access/evaluationoase_lwaaije rs_hmkvaerndrup.pdf Internationella trender: http://www.kb.se/dokument/om/projekt/open_access/international_trends_oa_ LeoWaaijers.pdf 7. och övriga expertgrupper: a) Gunilla informerade kort om att den inflytandestruktur med expertgrupper som KB har byggt upp för att kunna genomföra sitt samverkansuppdrag nu behöver förändras. Det nya utvidgade uppdraget som omfattar alla offentligt finansierade bibliotek kommer att avspeglas i gruppernas sammansättning med utökad representation från bland annat folkbiblioteken. http://www.kb.se/dokument/inflytandestruktur_kb_senaste.pdf b) Utvärdering av 2009. Gunnar Lager ledde utvärderingen och inledde med att sammanfatta 2008 års utvärdering som genomfördes vid s möte den 23 februari 2009. Utvärdering av 2008, punkt 4b: http://www.kb.se/bibliotek/referensgrupper/referensgruppen/minnesanteckninga r/mote-23-februari-2009-/ Inför dagens självutvärdering hade Gunnar Lager listat ett antal ärenden som hanterades av under 2009: A. Grundläggande system Libris som nationell databas Libris samkatalog, förändrat uppdrag och sammansättning för expertgruppen Libris nationella system, handlingsplan och ny expertgrupp Nationella licenser, nationella resurser, utvecklingsplan och styrgrupp/suhf www.openaccess.se ; utvärdering av utvecklingsprogrammet 5

ANTAL SIDOR 6(10) B. Genomförda projekt Dewey, genomförandeplaner KB:s digitaliseringsplan Fjärrlåneutredningen Utveckling av teknisk plattform för biblioteksstatistik Fråga biblioteket, utvärdering, handlingsplan Fördelning av projektmedel via expertgrupperna C. Centrala uppgifter Biblioteksstämman, program och roll Nationell samverkan, uppdrag och strategier Kulturutredningen, utvidgat uppdrag för KB Gunnar Lager bad därpå referensgruppen ge exempel på frågor som varit särskilt viktiga vid föregående års sammanträden. Någon pekade på frågor som kretsar kring Libris och däribland bildandet av den nya expertgruppen för Libris nationella system och dess frågor. Någon annan konstaterade att i stort sett har centrala, gemensamma frågor behandlats, vilket är bra. Digitaliseringsfrågan som introducerades med ett tungt anslag tonade dock bort under året. Vikten av att inte tappa bort den frågan och ABM-kopplingen till densamma påpekades. Gunnar Lager frågade referensgruppen om KB:s beslut om övergång till Dewey varit en stor fråga och man svarade att gruppen hade getts möjlighet att ge uttryck för sin uppfattning, vilken i sin tur medförde stor uppslutning bakom KB:s beslut. Även expertgruppens förberedelse i denna fråga rönte uppskattning. I självutvärderingen av 2008 uttryckte önskemål om färre, större och mer strategiska frågor. Blev det så 2009? Hade Nationella referensgruppen velat komma in tidigare i processen när det gäller till exempel KB:s omorganisation och de frågor som där följde? Referensgruppen visade sig i det stora hela nöjd med de frågor som varit uppe till diskussion och hur dessa introducerats. Hur förhåller sig till Styrgruppen för nationella licenser för e-resurser när det gäller licensfrågor? I den självutvärdering som Styrgruppen för nationella licenser för e-resurser gjorde, togs även relationen till Open Access upp. 6

ANTAL SIDOR 7(10) konstaterade att strategiska framtidsdiskussioner behöver hållas mellan och Styrgruppen för nationella licenser för e-resurser. Gunnar Lager delade därpå ut en lista med utvärderingsfrågor. Har vi arbetat med rätt frågor? Finns det andra frågor som borde ha tagits upp? Frågan besvarades med ja, men att det är omöjligt att täcka alla frågor. Föreslogs att KB gör en strategi som omfattar ett helt år. Gunnar Sahlin inflikade att han möjligen borde ha tagit upp internationella frågor mer, som exempelvis TEL (The European Library). Även om Nationella referensgruppen förväntas ha ett nationellt perspektiv, har ju de internationella frågorna bäring på hur vi agerar i Sverige. Gunilla Lilie Bauer tillade att information om andra nationalbibliotek vore intressant. Gunnar Lager föreslog att kommande frågor i i fortsättningen beaktas även ur ett internationellt perspektiv. Gunnar Lager tog upp digitalisering som en av de frågor referensgruppen hade förväntat sig skulle ha lyfts lika mycket som en del andra frågor. Har gruppen haft det inflytande den önskar? (för att bidra till bibliotekens utveckling - om inte, varför? Gruppen svarade att man har haft inflytande i de frågor KB har presenterat. Man tycker att dialogen har varit bra, men att referensgruppen själv borde ha tagit större initiativ till frågor. Har representationen i gruppen varit tillfredsställande? (och har deltagarna haft tillräckligt inflytande inom gruppen?) Här svarade gruppen att sammansättningen stämmer överens med de frågor som har behandlats. Gunnar Lager frågade därpå de nya medlemmarna Margaretha Eriksson och Christina Persson om deras förväntningar på det kommande arbetet varpå Christina som exempel nämnde KB:s nya utvidgade uppdrag och att vara delaktig i processen att ta fram en plan för uppdraget. Att diskutera Libris-frågor nämndes också. Margaretha Eriksson tillade att infrastrukturfrågorna är viktiga samt hur inflytandestrukturen ska formas i och med det nya uppdraget. 7

ANTAL SIDOR 8(10) Lars Björnshauge kommenterade att frågorna ska vara övergripande och att detaljer om KB:s verksamhet är viktiga om de verkligen påverkar biblioteken. Är mötesstrukturen bra? Gruppen fann att nuvarande antal möten per år är lagom. Vilka förväntningar har KB på? Gunnar Sahlin svarade att han vill använda gruppen till att stämma av om KB arbetar med rätt frågor och även diskutera vad KB inte ska göra. Gunnar Lager sammanfattade diskussionen med att gruppen bör ta initiativ till frågor, att digitaliseringsfrågan bör upp på bordet och att ett internationellt perspektiv bör finnas med i alla frågor. Den inledande frågan i självutvärderingen om KB har fått det stöd och den återkoppling KB önskar besvarades jakande av KB:s företrädare, men med tillägget att gruppen borde diskutera trender och strategier i omvärlden mer, exempelvis OCLC, metadata- och andra ramfrågor. c) Biblioteksstämman 2010. För programplaneringen av årets stämma bildades en grupp bestående av Jette Guldborg, Christina Persson, Gunilla Herdenberg, Jan Hagerlid och Inger Klondiras. 8. KB:s utvidgade uppdrag KB har utsett Mats Herder, Linnéuniversitetet och Barbro Thomas, tidigare biblioteksråd vid KB och chef vid Kulturrådet, till ordförande respektive sekreterare till att svara för att ta fram en plan för hur det utvidgade uppdraget ska kunna genomföras. Till sin hjälp har de en nationell samrådsgrupp med representanter från olika områden som länsbibliotek, forsknings- och specialbibliotek, Talboks- och punktskriftsbiblioteket, Svenska Kommuner och Landsting, SKL, Kulturrådet och Svensk biblioteksförening. Två möten med samrådsgruppen har planerats (9 februari och 22 mars). För att hämta in synpunkter inför framtagandet av planen genomför Gunilla Herdenberg, Gunnar Sahlin, Mats Herder och Barbro Thomas dialogmöten på sju platser runt om i landet, med början i Malmö den 2 mars. Planen ska vara klar den 16 april. 8

ANTAL SIDOR 9(10) 9. LIBRIS-frågor Maria Hedenström gav en underhandsrapport från en pågående förstudie som ska undersöka förutsättningarna för en nationell databrunn. Målet med en databrunn är att samla metadata för e-resurser från olika informationsleverantörer på ett och samma ställe. Databrunnar tas upp som en punkt vid s möte 25-26 mars. Maria rapporterade även från projektet LIBRIS som lokal OPAC där man nu är halvvägs och arbetar med att utforma underlag för att kunna identifiera bibliotekens förväntningar och förutsättningar för att kunna använda LIBRIS som lokal OPAC. Bland annat har en enkät gått ut till beslutsfattare och systembibliotekarier och fokusgrupper ska bildas. Expertgruppen för Libris nationella system har haft sitt första möte den 21 januari 2010. Man har beslutat att bilda två arbetsgrupper; en för katalogfrågor och en för Samsök. När det gäller OCLC och KB:s eventuella anslutning till WorldCat hade Libris ett möte med representant för OCLC i januari 2010. Avtalsförslag från OCLC har lämnats till Libris. Ny förlagsrutin Libris har tagit fram en generell modell som möjliggör för bokleverantörer att utveckla förvärvsrutiner kopplade till Libris. Rutinen är en vidareutveckling av Dawsonrutinen som har funnits i drift sedan 2009. AdLibris är den första bokleverantören som anslutit sig och utvecklat stöd för rutinen. 10. Övriga frågor Gunilla rapporterade att en styrgrupp för Bålstadepån har bildats med representanter för Karolinska Institutet Universitetsbiblioteket, Uppsala UB, Göteborgs UB och KB. Vid dagens möte inbjöds även Kungl. Tekniska högskolan att utse en representant. Bålstadepågruppen bildades efter önskemål från de ingående biblioteken, som ett stöd för medarbetarna i depån och för att vid behov kunna ta beslut på chefsnivå. KB:s avdelning för Nationell samverkan har ombetts vara sammankallande i gruppen som möts ett par gånger per år, eller efter behov. Gunnar Sahlin informerade om att det finns intresse hos departementet för inrättande av en nationell depå, men man är i dagsläget inte beredd att skjuta till några centrala resurser. Vi måste därför finna andra lösningar för finansieringen. 9

ANTAL SIDOR 10(10) 11. Tid för nästa möte Strategimöte 25-26 mars 2010. Därpå hålls möten 7 september och 18 november. Biblioteksstämma 19 november 12. Gunnar Sahlin tackade deltagarna och avslutade mötet. 10