Kompetens- och arbetslivsnämnden KALLELSE Datum 2016-02-10 Sida 1 (3) Ledamöter Hans Johansson (C), Ordförande Lars-Göran Andersson (KD), 1:e vice ordförande Pia Ragnar (M), 2:e vice ordförande Niclas Hillestrand (S) Lina Ahl (S) Jonas Karlsson (S) Helene Svensson (S) Maddelen Larsson (SD) Helena Wig (SD) Adam Johansson (M) Inger Lilja (V) Tjänstemän Sandra Lindgren, förvaltningschef Anna Carlsson, nämndsekreterare Anita Andersson Hagsgård, rektor Lena Carlstedt, rektor Tarja Härkönen Thörn, coach AME Bozidar Krivokuca, förvaltningsekonom Bernt Lundqvist, rektor Peter Löfholm, utvecklingsledare Protokollsjusterare Pia Ragnar Presskonferens Massmedia inbjuds till pressinformation om nämndens möte med ordförande Hans Johansson och förvaltningschef Sandra Lindgren klockan 12.00 i Ryttarsalen Lärcenter. Ersättare Birgitta Friggeråker (C) Anna Jonsson (KD) Anders Brostrand (M) Solveig Eriksson (S) Ingvor Arnoldsson (S) Märtha Liljegren (S) Yesim Göc (S) Christian Södergren (SD) Charlotte Larsen (SD) Morgan Billman (M) Laila Blom (MP) Kompetens- och arbetslivsnämnden kallas till sammanträde onsdagen den 10 februari 2016 klockan 8.00 i Ryttarsalen, Lärcenter, för att behandla följande ärenden. Ärende Anteckningar 1. Budget 2015 Årsbokslut Dnr 2014/00039 040 Bilagor: 1 KAN AU 160127 3 2 Årsbokslut 2015 3 Redovisning av måluppfyllelsen i Verksamhetsplanen 2015
2 (3) Ärende Anteckningar 2. Budget 2016 Dnr 2015/00077 001 Bilagor: 1 KAN AU 160127 1 2 Budget 2016 3 Tjänsteutlåtande om budget 2016 3. Internkontroll KAF 2016 Dnr 2016/00004 001 Bilagor: 1 KAN AU 160127 4 2 Tjänsteutlåtande om internkontroll Kompetens- och arbetslivsvsförvaltningen Rapport 2015 samt Plan 2016 3 Rapport över utförd internkontroll 2015 4 Förslag: Internkontrollplan gällande från 1 januari 2016 för Kompetens- och arbetslivsförvaltningen 4. Attestlista och fakturafärdvägar 2016 Dnr 2016/00008 002 Bilagor: 1 KAN AU 160127 5 2 Tjänsteutlåtande om förändringar i attestlista/ fakturafärdvägar Kompetens- och arbetslivsförvaltningen. 5. Interkommunal ersättning inom gymnasial utbildning för vuxna - 2016 Dnr 2016/00007 615.1 Bilagor: 1 KAN AU 160127 6 2 Rektors tjänsteutlåtande om kriterier för interkommunal ersättning inom gymnasial utbildning för vuxna 6. Informationsärenden KAN och KAN AU 2016 Dnr 2016/00001 006 Verksamhetsplan 2016-2018 Konkretiserade mål Rapport från angående genomlysning Sommarferiepraktik 2016 Yrkeshögskoleutbildningar 2016 Vuxenutbildning i svenska för invandrare Språkförstärkt bussförarutbildning Bilagor: 1. Verksamhetsplan 2016-2018 med kontretiserade mål 2. s rapport Bilaga 1 Kompetens- och arbetslivsförvaltningen
3 (3) Ärende Anteckningar 7. Anmälningsärenden KAN och KAN AU 2016 Dnr 2016/00002 006 Bilagor: 1. Delegationsprotokoll kompetens- och arbetslivsnämnden februari 2016 8. Beslut från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Dnr 2442 Kommunstyrelsen 14/2016 Ansökan från kompetens- och arbetslivsnämnden om prestationsbaserad ersättning för insatser för grundläggande matematik och svenska för invandrare Hans Johansson Ordförande
Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-01-27 Sida 1 (1) 3 Dnr 2014/00039 040 Budget 2015 Årsbokslut Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts beslut 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar Årsbokslut 2015 enligt presenterat förslag och skickar det vidare till Kommunstyrelsen. Bakgrund Årsbokslutet redovisas enligt en mall där rubrikerna är Verksamhet, Verksamheternas fördelning, Driftredovisning, Ekonomi, Årets händelser, Verksamhetsredovisning, Verksamhetsanalys och Framtid. Som bilaga till årsredovisningen finns Redovisning av måluppfyllelsen i Verksamhetsplanen 2015-2017. Budgetavvikelsen för 2015 var 1 459 tkr och beror till största del på att förvaltningen under stor del av året haft en tillfällig organisation med ett uppdrag att förvalta. Utvecklingsarbete har påbörjats under hösten och fortsätter 2016 då även kostnaderna realiseras. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks
Kompetens- och arbetslivsnämnden Ordförande: Hans Johansson Förvaltningschef: Sandra Lindgren Verksamhet Utbildning av vuxna Svenska för invandrare (SFI) Samhällsorientering Grundläggande vuxenutbildning Gymnasial vuxenutbildning Yrkesutbildningar på gymnasial nivå Särskild utbildning för vuxna Studie- och yrkesvägledning Yrkeshögskoleutbildningar (YH) Universitets- och högskoleutbildningar på distans (UH) Uppdragsutbildningar (UDU) Arbetsmarknad Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Statligt subventionerade anställningar Gemensamt Administration och nämnd Verksamhetens fördelning Diagram kompetens och arbetslivsnämndens verksamhet 8% 17% 75% Utbildning av vuxna Arbetsmarknad Gemensamt
Driftredovisning Hela KAF 2015 2014 2013 Intäkter 23 016 27 617 21 486 Kostnader 61 144 58 227 56 478 Nettokostnader 38 128 30 610 34 992 Budget 39 587 37 601 35 017 Budgetavvikelse 1 459 6 991 25 Ekonomi Budgetavvikelsen för 2015 var 1 564 tkr och beror till största del på att förvaltningen under stor del av året haft en tillfällig organisation med ett uppdrag att förvalta. Utvecklingsarbete har påbörjats under hösten och fortsätter 2016 då även kostnaderna realiseras. Årets händelser Förvaltningen har under året arbetat med strategisk kompetensförsörjning. I nära dialog med arbetslivet har verksamheten utvecklat utbildningar för att tillgodose behovet såväl lokalt som regionalt. Förvaltningen har ökat i antal studerande/deltagare vilket har medfört ett behov av ytterligare lokaler. Under slutet av året har externförhyrning genomförts i nära anslutning till Lärcenter vilket innefattar lektionsrum, arbetsrum, grupprum och konferensrum. Inom Yrkeshögskolan fick förvaltningen avslag på samtliga inlämnade ansökningar som skickades in i september 2014. Då ambitionen finns att utöka antalet utbildningar lämnades det i september in fem nya ansökningar: - Skötare inom psykiatri - Guldsmed - Tågtekniker - Signaltekniker - Logistik och supply chain Vidare har yrkeshögskolemyndigheten gjort en granskning av pågående guldsmedsutbildning. Resultatet från granskningen kommer att lämnas under februari 2016. De första signalteknikerna har examinerats och en ökning kan ses gällande de yrkeshögskoleelever som går direkt till arbete efter avslutad utbildning. Fortsatta konflikter i världen har fått konsekvenser för SFI genom ett fortsatt högt söktryck. Inom arbetslaget har det under året bedrivits utvecklingsarbete gällande det nätbaserade lärandet. Detta med hjälp av ett statsbidragsfinansierat projekt vilket har bidragit till att utbildningen har blivit mer flexibel och individanpassad. Vissa kurser kan erbjudas som närdistans för elever som kombinerar studier och arbete. Under året har studiehandledare på modersmålen arabiska, tigrinja och somaliska anställts för att studiehandleda elever som läser kurser inom SFI och grundläggande vuxenutbildning.
Arbetslaget Vuxenutbildning Kärnämnen har under året fokuserat på att identifiera orsaker till, samt minska antalet avbrott på kurserna. Matematiklyftet har genomförts inom ämneslaget matematik. Ett utvecklingsarbete inom särskild utbildning för vuxna som syftar till att synliggöra lärande för eleverna har fortsatt under året. Vidare har två elever inom särskild utbildning för vuxna genomfört studier som lärlingar. Deras verksamhetsplaceringar har varit inom barnomsorgen och har varvats med teoretiska studier en dag per vecka. Ytterligare en språkförstärkt yrkesutbildning har startat under året. Bussförarutbildning med språkförstärkning startade i samarbete med Falköping/Tidaholms trafikskola under våren, där sju deltagare med svenska som andra språk har varvat studier i svenska med yrkesförarkurser under 40 veckor. Utbildningen är planerad tillsammans med trafikskolan och deltagarna möter en positiv arbetsmarknad efter avslutad utbildning i februari 2016. Den språkförstärkta vård och omsorgsutbildningen har fortsatt med sin tredje antagning, och intresset är oförändrat stort. Antalet sökande till vård och omsorgsutbildningen är fortsatt högt, även om det skett en liten minskning. Det finns ingen tydlig förklaring till minskningen men en tänkbar orsak kan vara minskat intresse från elever med fullständig gymnasieutbildning. Målgruppen ungdomar som står längre ifrån arbete med ofullständiga betyg och behov av arbetsförmågebedömning har fortsatt stått i fokus. I projektet Faljobb har förvaltningen varit delaktig med en pedagogisk resurs för att stärka flera av deltagarna i svenska språket. Förvaltningen har även medverkat i framtagandet av den lokala överenskommelsen mellan Arbetsförmedlingen och Falköpings kommun för att minska arbetslösheten bland ungdomar (DUA Delegation unga till arbete). Parallellt har en nära dialog förts med Arbetsförmedlingen gällande planering av utbildningskontrakt samt uppstart av trainejobb inom ramen för vård och omsorgs- samt teknikcollege. Avslutningsvis kan konstateras att verksamhetens plats i den kommunala organisationen uppfattas som tydlig och bekräftad samt att det inom förvaltningen råder en samsyn kring uppdraget och dess inriktning (genomlysning ).
Verksamhetsredovisning Kompetens- och arbetslivsnämnden 2015 2014 2013 UTBILDNING AV VUXNA Bruttokostnad (tkr) 50 741 45 162 40 123 Nettokostnad (tkr) 28 746 20 524 24 778 Antal kursdeltagare 4 238 3 770 4 693 Nettokostnad/kursdeltagare (t 6,8 5,4 5,3 Nettokostnad/invånare (tkr) 0,89 0,64 0,78 ARBETSMARKNAD Bruttokostnad (tkr) 7 502 10 239 13 611 Nettokostnad (tkr) 6 481 7 262 7 024 Antal kursdeltagare 550 889 707 Nettokostnad/kursdeltagare (t 11,8 8,2 9,9 Nettokostnad/invånare (tkr) 0,20 0,23 0,22 GEMENSAMT Bruttokostnad (tkr) 2 901 2 820 2 744 Nettokostnad (tkr) 2 901 2 820 3 190 Antal kursdeltagare 4 788 4 659 5 400 Nettokostnad/kursdeltagare (t 0,61 0,61 0,59 Nettokostnad/invånare (tkr) 0,15 0,09 0,10 Verksamhetsanalys Utbildning av vuxna Minskade intäkter för utbildning av vuxna tillsammans med ökade personalkostnader medför en högre nettokostnad per kursdeltagare jämfört med tidigare år. Arbetsmarknad Antalet deltagare på Arbetsmarknadenheten har minskat med 38 % jämfört med 2014 samtidigt har nettokostnaderna bara minskat med 11 %. Gemensamt Sedan 2012 fördelas förvaltningens gemensamma kostnader på huvudverksamheterna. I tabellen Verksamhetsredovisning visas personalkostnader för gemensam administration. Kostnaderna ligger i nivå med tidigare år. Framtid I nämndens verksamhetsplan 2016-2018 har följande definierats: Förvaltningen påverkas av allt som sker i omvärlden och anpassningsförmågan är en framgångsfaktor för att lyckas med verksamheten. Det handlar om att med kort varsel kunna ställa om och anpassa sig till nya situationer. För att underlätta i omställningen krävs det systematisk omvärldsbevakning som många får ta del av. Förvaltningen ska vara en kreativ mötesplats, nätverksmotor och mäklare för lokal och regional utveckling. Även fortsättningsvis ska kontakter skapas mellan utbildning och arbetsliv samt främja matchning av kompetenser.
Vuxnas möjlighet till lärande är angeläget utifrån många olika perspektiv. Tillgång till arbetskraft med rätt kompetens är en av faktorerna för lokal och regional utveckling samt tillväxt. Utgångspunkten måste vara vad den enskilde individen har med sig samt arbetsmarknadens behov avseende kompetens och arbetskraft. Förvaltningen ska fortsätta sitt marknadsföringsarbete och aktivt berätta för Falköpingsborna och arbetslivet i såväl vår kommun som i vår region om vilka möjligheter som finns.
Redovisning av måluppfyllelsen i Verksamhetsplanen 2015-2017 Måluppfyllelse 1. Kommunfullmäktiges mål: Ett attraktivare Falköping Nämndens delmål Indikator Resultat Tillgång till utbildning Medborgarundersökningen: Upplevelse av god tillgång till universitet/ högskoleutbildning inom rimligt avstånd. Upplevelse av god tillgång till övriga utbildningar (komvux, YH etc.). 2. Kommunfullmäktiges mål: Ett näringsliv som utvecklas Nämndens delmål Indikator Resultat Lärcenter utbildar/ mäklar efterfrågad kompetens Att mäta YHutbildningar 6 månader efter avslutad utbildning. Elevers upplevelser av att utbildningen ger efterfrågad kompetens. 3 Kommunfullmäktiges mål: Kvalitén inom verksamheten ska öka Andel som sex månader efter insats/kurs/utbildning gått vidare till studier eller arbete. Andel elever som når minst godkänt/e. Andel studerande som slutför sina studier. 2015 2014 2013 6,5 6,2 6,1 6,8 6,6 6,5 80% av studerande på Guldsmide, 85,7 % av studerande på Signal och 92,8% av studerande på Logistik har gått vidare till jobb eller studier. 89% av alla studerande svarar att utbildningen ger efterfrågad kompetens. Nämndens delmål Indikator Resultat Att öka effektivitet och produktivitet 70% av AMEs deltagare, VO- och NTIstuderande har gått till jobb eller studier. Elever som slutfört sina studier med minst 4. Kommunfullmäktiges mål: En god folkhälsa godkänt/e. VUX Kärn Särvux NTI Sfi 88,2 % 66,7% 44,2% 97,9% YH VO 97,9% 98,2% Nämndens delmål Indikator Resultat Elever/studerande/deltagare trivs på Lärcenter. Nöjdhetsindex trivsel. Mäta måluppfyllelse i likabehandlingsplaner. 5. Kommunfullmäktiges mål: Demokratin i Falköping ska stärkas Nämndens delmål Indikator Resultat Elever/studerande/ deltagare ska ha inflytande över sin insats/utbildning. Nöjdhetsindex inflytande. Studeranderåd/ programråd. Elevers/deltagares upplevelse av inflytande genom lärplattform. Nöjdhetsindex trivsel: 2015 2014 2013 82* 86,2* 81 *Enligt SCB, där resultat över 75 är mycket bra. Alla verksamheter har likabehandlingsplaner och kännedomen om dessa har ökat. Nöjdhetsindex inflytande: 2015 2014 2013 73* 80,6* 76,7* *Enligt SCB där resultat över 75 är mycket bra. Kontinuerliga studerande-/programråd har genomförts under året. Elevers upplevelse av inflytande genom lärplattform har mätts på VO-studerande och visar på nöjdhetsindex 69,2.
Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-01-27 Sida 1 (1) 1 Dnr 2015/00077 001 Budget 2016 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar Budget 2016 enligt presenterat förslag och skickar den vidare till Kommunstyrelsen. 2 Kompetens- och arbetslivsnämnden godkänner förslagna ombudgeteringar. Bakgrund Budgetram 2016 är 36 095 tkr vilket är en minskning med 1 500 tkr jämfört med 2015. Budget 2016 baseras som tidigare till stor del på externa medel. Om de periodiseringarna och ombudgeteringarna som föreslagits godkänns är budget 2016 i balans. Vid kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts möte 27 januari 2016 presenterade Bozidar Krivokuca förslag till ombudgeteringar. Ombudgeteringar 2016 Totalt Studiehandledare 430 000 430 000 Lokaler Jernhusen Hyra 344 000 El 30 000 Värme 85 000 Städ 60 000 519 000 Totalsumma 949 000 Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks
Kompetens- och arbetslivsförvaltningen BUDGET 2016 Ansvar 801 Arbetsmarknad Verksamheter som ingår i ansvar Personalkostnader 2 514 011 13104 bidrag till ideela organisationer Pers. kost. - Åtgärder 850 000 134 gemensamt ame Övriga externa kost. 720 000 13723 sommarpraktik Interna kostnader 0 1399 vägen till jobb Totala kostnader 4 084 011 Externa intäkter 0 Interna intäkter 0 Totala intäkter 0 Nettokostnad 4 084 011 Ansvar 802 Utbildning av vuxna Verksamheter som ingår i ansvar Personalkostnader 10 639 353 65902 interkommunala ersättningar Övriga externa kost. 4 115 000 66 gemensamt 802 Interna kostnader 0 6602 antagning Totala kostnader 14 754 353 661 grundvux Externa intäkter 1 600 000 662 gymnasial vuxenutb. Interna intäkter 2 850 000 663 särvux Totala intäkter 4 450 000 66213 studieverkstad Nettokostnad 10 304 353 Ansvar 8021 Utbildning av vuxna Verksamheter som ingår i ansvar Personalkostnader 7 485 985 2341 utveckling- plan-analys Övriga externa kost. 415 000 665 VO college Interna kostnader 10 000 66505 VO college Tidaholm Totala kostnader 7 910 985 Externa intäkter 100 000 Interna intäkter 491 070 Totala intäkter 591 070 Nettokostnad 7 319 915 Ansvar 8022 Utbildning av vuxna Personalkostnader 11 591 719 664 sfi Övriga externa kost. 350 000 Interna kostnader 519 000 Totala kostnader 12 460 719 Externa intäkter 15 820 000 Interna intäkter 0 Totala intäkter 15 820 000 Nettokostnad -3 359 281 Ansvar 803 Utbildning av vuxna Verksamheter som ingår i ansvar Verksamheter som ingår i ansvar Personalkostnader 3 013 010 135 gemensamt 803 Övriga externa kost. 2 922 435 675 gemenamt uppdrag Interna kostnader 638 583 67501 uppdrag interna Totala kostnader 6 574 028 67505 uppdrag externa Externa intäkter 4 004 600 68065 guldsmide Interna intäkter 147 000 68066 signal Totala intäkter 4 151 600 68067 logistik Nettokostnad 2 422 428 681 högskoleutbildningar Ansvar 806 Gemensamt Verksamheter som ingår i ansvar Personalkostnader 2 297 835 6901 kundservice Övriga externa kost. 703 000 6905 café Interna kostnader 0 Totala kostnader 3 000 835 Externa intäkter 1 080 000 Interna intäkter 100 000 Totala intäkter 1 180 000 Nettokostnad 1 820 835
Ansvar 80 Gemensamt Verksamheter som ingår i ansvar Personalkostnader 3 522 608 234 gemensamt - administration Kapitalkostnader 750 000 690 gemensamt - lokaler Övriga externa kost. 2 265 000 81 nämnden Interna kostnader 3 505 000 Totala kostnader 9 847 255 Externa intäkter 0 Interna intäkter 0 Totala intäkter 0 Nettokostnad 9 847 255 Ansvar 8001 Gemensamt Personalkostnader 3 321 430 6902 specialpedagog Övriga externa kost. 139 000 6903 studievägledare Interna kostnader 0 6904 biblioteket Totala kostnader 3 460 430 Externa intäkter 0 Interna intäkter 0 Totala intäkter 0 Nettokostnad 3 460 430 Hela KAF Personalkostnader 44 385 951 Pers. kost. - Åtgärder 850 000 Kapitalkostnader 750 000 Övriga externa kost. 11 629 435 Interna kostnader 4 672 583 Totala kostnader 62 287 969 Externa intäkter 22 604 600 Interna intäkter 3 588 070 Totala intäkter 26 192 670 Nettokostnad 36 095 299 Budgetram 2016 36 192 620 Differens Budgetram - Budget 97 321 Verksamheter som ingår i ansvar
TJÄNSTEUTLÅTANDE 2016-01-29 Dnr KAN 2015/77 1 (1) Kompetens- och arbetslivsnämnden Tjänsteutlåtande om Budget 2016 Förslag till beslut 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar Budget 2016 enligt presenterat förslag. 2 Kompetens- och arbetslivsnämnden godkänner förslagna ombudgeteringar. Bakgrund Budgetram 2016 är 36 193 tkr. Budget 2016 baseras som tidigare till stor del på externa medel. Om de periodiseringarna och ombudgeteringarna som föreslagits godkänns är budget 2016 i balans. Vid kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts möte 27 januari 2016 presenterade Bozidar Krivokuca förslag till ombudgeteringar. Ombudgeteringar 2016 Studiehandledare 430 000 430 000 Lokaler Jernhusen Hyra 344 000 El 30 000 Värme 85 000 Städ 60 000 519 000 Totalsumma 949 000 Beslutet skickas till Ekonomikontoret Kommunstyrelsen Anna Carlsson Nämndsekreterare Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Lärcenter Falköpings kommun KAF Falköpings kommun 521 81 Falköping Telefon 0515-88 71 00 Telefax 0515-129 47 kan@falkoping.se www.falkoping.se Bankgiro 991-2478 Postgiro 3 21 38-0 Org nr 212000-1744
Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-01-27 Sida 1 (2) 4 Dnr 2016/00004 001 Internkontroll KAF 2016 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden beslutar att godkänna rapporten gällande Internkontroll på Kompetens- och arbetslivsförvaltningen 2015 och skicka den vidare till ekonomikontoret. 2 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar Internkontrollplan gällande från 1 januari 2016 för Kompetens- och arbetslivsförvaltningen enligt presenterat förslag. Bakgrund Internkontroll på Kompetens- och arbetslivsförvaltningen sker enligt plan som varje år antas av nämnden. Planen är i vissa delar gemensam för hela kommunen och i vissa delar specifik för förvaltningen. Förslag till plan tas fram genom riskanalys som genomförs av förvaltningschef och den grupp som under året genomfört kontroller. Under 2015 har Kompetens- och arbetlivsförvaltningen genomfört internkontroll enligt upprättad internkontrollplan. Kompetens- och arbetslivsförvaltningens internkontrollgrupp har under 2015 bestått av Eva Gustavsson, Sara Johansson och Agneta Zetterlund samt under första halvåret Karin Åhman som under andra halvåret ersattes av Kerstin Larsson. Utfallet av kontrollerna är gott. Följande förbättringsområden har framkommit i kontrollerna: Påminnelser behöver gå ut regelbundet om rutiner kring beställningar, inköp och fakturor. Det behövs bättre och enklare riktlinjer för representation och bokföring av denna i förvaltningen. Följande kontrollåtgärder ingår i planen: 1. Diarieföring/posthantering 2. E-post, kontroll att E-post öppnas varje dag 3. Delegationsbeslut 4. Uppföljning nämndsbeslut 5. Personuppgiftslagen 6. Inköp/upphandling, inte följer avtal 7. Inköp/upphandling, felaktiga upphandlingar 8. Representation, kontroll av syfte 9. Representation, kontroll av riktlinjer 10. Avtalsbevakning, kontroll av att avtal är under bevakning Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks
Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-01-27 Sida 2 (2) 11. Klagomål och synpunkter 12. Hantering av inventarier och skyddskläder för YH Signaltekniker 13. Hantering av material för YH Guldsmed 14. Interkommunala ersättningar 15. Kontanthantering 16. Kundfakturor och debiteringsunderlag 17. Leverantörsfakturor 18. Rekvirering av statsbidrag 19. Farliga ämnen i kemisalen 20. Resor och körjournaler Åtgärderna 1-9 är kommungemensamma och 11-20 är specifika för Kompetens- och arbetslivsförvaltningen. Åtgärd 10 är kommungemensam men har tillkommit under året och har därför inte varit med på internkontrollplanen. Tjänsteutlåtandet, daterat den 19 januari 2016, har utarbetats av nämndsekreterare Anna Carlsson. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks
Förslag: Internkontrollplan gällande från 1 januari 2016 för Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Ansvariga för internkontroll på Kompetens- och arbetslivsförvaltningen är förvaltningschef och förvaltningsekonom. Riskanalys genomförd under av förvaltningschef och internkontrollgruppen. Område Rutin Vad kan gå fel? Vilka blir konsekvenserna? Kontrollera vad Ansvarig för kontrollen Metod Frekvens Rapportera till Demokrati Delegationsbeslut Beslutet kan överklagas och KAF Internkontrollgrupp (Kommungemensam) upphävas Demokrati Demokrati Demokrati Demokrati Demokrati Diarieföring/ Posthantering (Kommungemensam) E-post (Kommungemensam) Att beslut fattas som man inte får fatta och att beslut fattade på delegation inte anmäls till nämnd Att man inte diarieför/ registrerar Risk att den inte öppnas varje dag Att vi inte kan lämna ut allmänna handlingar för att vi inte vet att de är inkomna och att ärenden kan bli bortglömda Att vi missar viktiga skrivelser, remisser och att vi får svårare att hitta och lämna ut allmänna offentliga handlingar Klagomål och synpunkter Att synpunkter Minskat förtroende för KAF och och klagomål inte kommunen hanteras rätt Nämndbeslut (Kommungemensam) Personuppgiftslagen (Kommungemensam) Att förvaltningen inte genomför politiska beslut Att förteckningar över personuppgiftsbe handlingar inte är uppdaterade Ekonomi Avtalsbevakning Att avtal inte avslutas eller förlängs på rätt sätt. Ekonomi Ekonomi Ekonomi Hantering av inventarier och skyddskläder för YH Signaltekniker Hantering av material för YH Guldsmed Inköp/upphandling (Kommungemensam) Att material försvinner Att material försvinner Att upphandlingar inte görs, att avtal inte följs Att delegationsbestämmelserna är kända samt att anställningar och andra beslut anmäls till nämnden Att inkommande och utgående post registreras eller diarieförs KAF Internkontrollgrupp Kontroll av delegationsproto koll mot nämndsprotokoll Uppföljning av rutin 1 gång per år, lämpligen sen höst Kontroll att e-post öppnas varje dag KAF Internkontrollgrupp Stickprov 2 gånger per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Att policy och regler efterlevs KAF Internkontrollgrupp Stickprov 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Att politiska intentioner inte blir av Uppföljning av nämndbeslut, tre per halvår, kontrollera om beslutet är verkställt Att kommunen inte uppfyller Datainspektionsns krav samt att kommunen lämnar ut felaktiga uppgifter vid en förfrågan Avtal som ska avslutas löper på. Avtal som ska förlängas avslutas. Att personuppgiftsbehandlingar uppdateras och anmäls till personuppgiftsombudet Kontroll av att avtal är under bevakning. KAF Internkontrollgrupp Stickprov 1 gång per år, lämpligen sen höst KAF Internkontrollgrupp Kontroll av förteckning KAF Internkontrollgrupp Stickprov 2 gånger per år Ekonomisk förlust KAF Internkontrollgrupp Kontroll av inventarielistor och listor över kddkld Att material inte faktureras korrekt Att regler och rutiner för hantering av material för YH Guldsmed följs KAF Internkontrollgrupp Ekonomisk förlust Kontroll av gjorda inköp Nämndsekreterare/ förvaltningsekonom Kontroll av inventering Genomgång av statisktik Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Halvårsvis Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte
Område Rutin Vad kan gå fel? Vilka blir konsekvenserna? Kontrollera vad Ansvarig för kontrollen Metod Frekvens Rapportera till Ekonomi Inköp/upphandling Ekonomisk förlust Kontroll av direktupphandlingar Nämndsekreterare/ Halvårsvis (Kommungemensam) överstigande 100 000 kronor förvaltningsekonom Ekonomi Interkommunala ersättningar Att vi gör felaktiga upphandlingar Att ersättning betalas felaktigt eller att ersättning inte faktureras Ekonomi Kontanthantering Att kontanter inte redovisas på rätt sätt Ekonomi Kundfakturor och debiteringsunderlag Att fakturering sker felaktigt Ekonomi Leverantörsfakturor Att fel person attesterar fakturor Ekonomi Ekonomi Ekonomi Lokaler Rekvirering av statsbidrag Representation (Kommungemensam) Representation (Kommungemensam) Farliga ämnen i kemisalen Att statliga medel inte rekvireras Representation för eget bruk Representation för eget bruk Att farliga ämnen förvaras felaktigt Ekonomisk förlust Kontanter kan försvinna Minskat förtroende för KAF och kommunen, samt uteblivna intäkter Att felaktiga fakturor betalas Kontroll av hur interkommunala ersättningar faktureras och betalas. Kontroll av att regler och rutiner för dagskassor följs Kontroll av att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs Kontroll av att gällande redovisningsreglemente och rutiner följs KAF Internkontrollgrupp Uppföljning av samtliga rapporterade upphandlingar KAF Internkontrollgrupp Stickprov/urval 1 gång per år och område Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Stickprov/urval 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Stickprov/urval 2 gånger per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Ekonomisk förlust Kontroll av att rekvirering sker. KAF Internkontrollgrupp 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Minskat förtroende för kommunen Minskat förtroende för kommunen Att farliga ämnen stjäls eller orsakar olycka Kontrollera att syfte är angivet samt att momsen är rätt bokförd Kontroll att riktlinjerna efterlevs och fungerar Kontrollera att rutiner gällande farliga ämnen följs. KAF Internkontrollgrupp Stickprov Kvartalsvis Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Stickprov Halvårsvis Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte KAF Internkontrollgrupp Kontroll av lista över ämnen samt hur de förvaras 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte Transporter Resor och körjournaler Att förvaltningens bilar används på Felaktiga kostnader för KAF Att policy, regler och rutiner följs samt att körjournalen fylls i på rätt sätt. KAF Internkontrollgrupp Stickprov 1 gång per år Förvaltningschef samt KAN efter varje halvårs- och helårsskifte
Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-01-27 Sida 1 (1) 5 Dnr 2016/00008 002 Attestlista och fakturafärdvägar 2016 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Kompetens- och arbetslivsnämnden antar förslaget till attestlista/ fakturafärdvägar enligt presenterat förslag. Bakgrund Attestlistan skall beslutas av nämnden i början av varje mandatperiod samt vid förändringar. Beslutsattest för Yrkeshögskola/Universitet och högskola/uppdragsutbildning flyttas till rektor Lena Carlstedt. Leveranskontroll för inköp av gemensamma varor såsom kontorsmaterial flyttas till Karin Strängsåker. Tjänsteutlåtandet, daterat den 19 januari 2016, har utarbetats av nämndsekreterare Anna Carlsson. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks
Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-01-27 Sida 1 (1) 6 Dnr 2016/00007 615.1 Interkommunal ersättning inom gymnasial utbildning för vuxna - 2016 Kompetens- och arbetslivsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Kriterierna för interkommunal ersättning inom gymnasial utbildning antas enligt presenterat förslag. Bakgrund Vid ansökan om yrkesutbildning i annan kommun än hemkommunen skall följande kriterier ligga till grund för beslut: Den sökande skall, enligt Skollagen 20 kap 19 och 20, vara behörig att söka kommunal vuxenutbildning. En bedömning om anställningsbarhet skall göras utifrån Arbetsförmedlingens analyser gällande aktuellt arbetsmarknadsläge. Om den sökande sedan tidigare fått betald yrkesutbildning måste särskilda skäl finnas för att beslut om att betala interkommunal ersättning ska fattas. Ovanstående kriterier lyfts vid möte i Kompetens- och arbetslivsnämnden en gång/halvår. Tjänsteutlåtandet, datera 19 januari 2016, har utarbetats av rektor Anita Andersson Hagsgård. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks
Verksamhetsplan 2016-2018 Kompetens- och arbetslivsnämnden
Kompetens- och arbetslivsnämnden, Verksamhetsplan 2016 2018 Nämndens ordförande Förvaltningschef Hans Johanssonn 070-866 01 01 hans.johansson @falkoping.se Sandra Lindgrenn 0515 88 71 011 sandra.lindgren@ @falkoping.se 2 (8)
Verksamhetsbeskrivning... 4 Ansvarsområde... 4 Fördelning av nettokostnader... 5 Organisation... 5 Måluppfyllelse... 6 1. Ett näringsliv som utvecklas... Fel! Bokmärket är inte definierat. Indikatorer - En eller flera indikatorer till ovanstående mål... Fel! Bokmärket är inte definierat. Uppföljning - Beskriv när målet följs upp... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2. Kvalitén inom verksamheten ska öka... 6 Indikatorer - En eller flera indikatorer till ovanstående mål... Fel! Bokmärket är inte definierat. Uppföljning - Beskriv när målet följs upp... Fel! Bokmärket är inte definierat. Utveckling inom ansvarsområdet... 6 Omvärlds- regel och lagförändringar... 6 Volymförändringar... 7 Ansvarsområde 1... 7 Verksamhets- och ambitionsförändringar... 8 Resursbehov investeringar... 8 Investeringar... 8 3 (8)
Verksamhetsbeskrivning KFS 2012:165 Reglemente för Kompetens- och arbetslivsnämnden, verksamhetsområde ( 1) Kompetens- och arbetslivsnämnden är kommunens organ med ansvar för arbetsmarknadsenheten, kommunal vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna, uppdragsutbildning och högre utbildning. Vidare ansvarar nämnden för kommunens uppgifter enligt lag (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare samt för övriga integrationsfrågor som rör individer och som inte enligt lag eller genom delegering från kommunfullmäktige ankommer på annan nämnd. Ansvarsområde Arbetsmarknad Arbetsmarknadsenheten styrs av det allmänna konjunkturläget och de arbetsmarknadsåtgärder som regleras av statsmakten genom statligt stöd i olika former för prioriterade målgrupper. Kompetensoch arbetslivsförvaltningen har ett uppdrag att samordna praktik inom kommunen, syftet är att skapa en effektiv organisation och planering. Vidare organiseras och genomförs sommarferiepraktik för ungdomar i samverkan med Barn- och utbildningsförvaltningen. Arbetsmarknadsenheten arbetar också med olika former av anställningsstöd. Samhällsorientering för nyanlända handläggs även inom arbetsmarknadsenheten. Eftergymnasiala utbildningar och uppdragsutbildning Utbudet utgår och utformas från kommunens och regionens utvecklingsområden samt från näringslivets och offentliga verksamheters behov av kompetensutveckling. Universitets- och högskoleutbildningar, yrkeshögskoleutbildningar och uppdragsutbildningar genomförs på plats eller som distansutbildningar. Kommunal vuxenutbildning Förvaltningen ansvarar för kommunal vuxenutbildning på grundläggande, gymnasial nivå, i svenska för invandrare samt särskild utbildning för vuxna. En viktig del i vuxnas lärande är att utgå från tidigare kunskaper och efterenheter samt inneha ett validerande förhållningssätt. Genom samverkansavtal med övriga kommuner i Skaraborg utvecklar vi tillsammans vuxenutbildning i Skaraborg. Målsättningen är att skapa en mer sammanhållen, konkurrenskraftig och marknadsanpassad vuxenutbildning både lokalt och regionalt som gynnar kommuninvånare, näringsliv och offentlig verksamhet. Genom samverkansavtalet får Falköpings kommuninvånare tillgång till en stor mängd gymnasiala yrkesutbildningar för vuxna. (www.yrkesutbildningskaraborg.se) Förvaltningen driver tre yrkesutbildningar på gymnasial nivå i egen regi: Vård och omsorgsutbildningen är organiserad och certifierad som Vård- och omsorgscollege tillsammans med Tidaholm, och är omcertifierade t.o.m. 2018-06-30. Förberedande Guldsmedsutbildning och förberedande Signalteknikerutbildning sker i samverkan med Ållebergsgymnasiet. Antal elever/deltagare Se tabellen Prognos över volymutveckling senare i dokumentet. 4 (8)
Fördelning av nettokostnader I nedanstående tabell visas hur kostnaderna för de olika ansvarsområdena fördelar sig. Miljontal 25 20 15 10 2013 2014 2015 5 0 Utbildning av vuxna Arbetsmarknad Gemensamt Diagram: Fördelning av nettokostnader Organisation Förvaltningens organisation ser ut på följande sätt. Förvaltningschef Förvaltningsfunktioner Skolenhet 1 Rektor VUX Kärn inklusive SFI stv 3 Särskild utbildning för vuxna VUX Administration Studie och yrkesvägledare Bild Organisationsschema Skolenhet 2 Rektor Arbetsmarknadsenheten VUX Vård och omsorg Lokaler och service Samhällsorientering Yrkesvux Skolenhet 3 Rektor SFI stv 1 2 YH/UH/UDU Specialpedagoger Bibliotek IT 5 (8)
Måluppfyllelse 1. Ett näringsliv som utvecklas - 8 av 10 går vidare till arbete eller fortsatta studier efter avslutad gymnasial yrkesutbildning - Uppdragsutbildningarna ger deltagaren viktiga kunskaper och färdigheter som motsvarar deltagarens förväntningar. Nöjdhetsindex för detta ska vara över 75 Kursenkät 2. Kvalitén inom verksamheten ska öka Mål Indikator Uppföljning - Alla elever som slutför sina studier ska nå Betygsstatistik Årsbokslut och minst betyget E kvalitetsredovisning - Nöjdhetsindex bland studerande och deltagare ska vara över 75 - Andel personer som går vidare till arbete eller studier ska öka mot föregående år - Lärare ska vara behöriga Halvårsenkäter Mål Indikator Uppföljning - 8 av 10 går vidare till arbete efter avslutad 6-månadersuppföljningar Årsbokslut och Yrkeshögskoleutbildning kvalitetsredovisning 6-månadersuppföljningar Kompetensdatabas Winlas Utveckling inom ansvarsområdet Omvärlds- regel- och lagförändringar Kompetens- och arbetslivsförvaltningens verksamhet påverkas i hög grad av vad som händer i vår omvärld. Konflikter som blossar upp runt om i världen, förändringar i ekonomin globalt och nationellt får direkta konsekvenser för förvaltningen. Under hösten 2015 har rekordmånga personer ansökt om asyl i Sverige. Detta kommer under planperioden att påverka förvaltningen då det kommer att ställas höga krav för att hitta arbetssätt som möter målgruppernas behov. Samarbetet med Arbetsförmedlingen är även fortsättningsvis av stor vikt. I den undertecknade lokala överenskommelsen som tagits fram inom ramen för Delegationen för unga till arbete (DUA) beskrivs arbetsmarknadsenheten och möjlighet till vuxenutbildning som två viktiga faktorer för att minska ungdomsarbetslösheten. De satsningar som görs nationellt kring målgruppen unga kommer 6 (8)
att kräva att våra arbetssätt är väl kommunicerade både internt inom kommunen men även externt. Den 1 januari 2015 övergick kommunens uppdrag att erbjuda samhällsorientering från att vara en verksamhet delfinansierad av Länsstyrelsen, till att helt finansieras av kommunen. Samhällsorienteringen genomförs i samverkan med övriga kommuner i Skaraborg inom ramen för vuxenutbildningsavtalet där en uttalad strävan är att genomföra den på modersmålet. I propositionen 2014/15:85 (Ökad individanpassning en effektivare sfi och vuxenutbildning) lämnas förslag till ändringar ibland annat skollagen (2010:800) som syftar till en effektivare och mer individanpassad vuxenutbildning. Framförallt gäller det utbildning i svenska för invandrare och kommunal vuxenutbildning på grundläggande nivå. Utbildning i svenska för invandrare ska inte längre vara en egen skolform inom skolväsendet utan ska istället ingå i skolformen kommunal vuxenutbildning. Huvudmannen för kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare ska verka för att undervisningen erbjuds på tider som är anpassade efter elevens behov. Volymförändringar Som ovan nämnts påverkas Sverige och Falköping av pågående flyktingströmmar. Det är idag omöjligt att säga hur många personer som kommer att bosätta sig i Falköpings kommun. Förvaltningen förhåller sig till Migrationsverket prognoser. För att säkerställa kvalitet kan det krävas att organisationen utökas både vad gäller personal och eventuella lokaler. Förvaltningens utbildningsvolym beror också på statsmaktens styrning genom stöd i olika former. Såväl arbetsmarknadsåtgärder som utbildningsinsatser påverkas av denna styrning. Vad gäller arbetsmarknadsfrågor finns det idag utifrån DUA ett fokus på unga. Under planperioden finns också en ambition att utifrån Skaraborgs behov av kompetensförsörjning kunna erbjuda fem yrkeshögskoleutbildningar inom olika områden, vilket kan innebära en ökning av antalet elever under kommande treårsperiod. Inom universitet- och högskoleutbildning finns en ambition gällande att få fler platser till lärarprogrammen på distans. Det råder idag stor kompetensbrist inom området och ett sätt att möjliggöra för fler att gå lärarprogrammen är att arbeta med distansstudier. Samarbete med allt fler aktörer inom arbetslivet kan även medföra ökad efterfrågan på uppdragsutbildningar. Strategier kommer i dialog att tas fram för hur samarbete ska ske med det lokala näringslivet och näringslivsråd för att Lärcenter ska ses som en naturlig samarbetspart gällande kompetensförsörjning. Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Tabell: Prognos över volymutveckling 2015-2018 och utfallet 2014 Volymutveckling Utfall 2014 Prognos 2015 Prognos 2016 Prognos 2017 Prognos 2018 Utbildning av vuxna (Antal kursdeltagare) 3000 3300 3425 3425 3425 Eftergymnasial utbildning (Antal kursdeltagare) 367 1080 1080 1080 1080 Arbetsmarknadsenhet (Antal deltagare) 750 550 500 500 500 Uppdragsutbildning (Utbildningstimmar) 27400 25000 28000 28000 28000 Under 2015 tillkommer 250 personer som använt Lärcenter som en resurs vid universitet- och högskolestudier. Vad gäller volymförändringar inom eftergymnasial nivå så beror ökningen 2015 på att antal kursdeltagare räknas, till skillnad från 2014 då antalet deltagare räknades och då även slogs samman med de som använder Lärcenter som en resurs vid universitets- och högskoleutbildning. 7 (8)
Verksamhets- och ambitionsförändringar Förvaltningen påverkas av allt som sker i omvärlden och anpassningsförmågan är en framgångsfaktor för att lyckas med verksamheten. Det handlar om att med kort varsel kunna ställa om och anpassa sig till nya situationer. För att underlätta i omställningen krävs det systematisk omvärldsbevakning som många får ta del av. Förvaltningen kommer under planperioden att fortsätta systematisera arbetet med omvärldsbevakning och utveckla strategier för hur informationen som hämtas in ska spridas. Förvaltningen ska fortsätta vara en kreativ mötesplats, nätverksmotor och mäklare för lokal och regional utveckling. Att fortsätta skapa kontakter mellan utbildning och arbetsliv samt främja matchning av kompetenser. Vuxnas möjlighet till lärande är angeläget utifrån många olika perspektiv. Att lära nytt, att lära mer och att lära om kan ge kompetens för individen att ta nästa steg. Tillgång till arbetskraft med rätt kompetens är en av faktorerna för lokal och regional utveckling och tillväxt. Utgångspunkten måste vara vad den enskilde individen har med sig samt arbetsmarknadens behov avseende kompetens och arbetskraft. Vidare ska förvaltningen fortsätta sitt marknadsföringsarbete. Att aktivt berätta för Falköpingsborna och arbetslivet i såväl vår kommun som i vår region vilka möjligheter som finns. Marknadsföringsarbetet hänger även samman med värdegrundsarbetet och är ett gemensamt ansvar för alla som arbetar inom förvaltningen. Värdegrunden ska fungera som en kompass i alla möten och prägla det dagliga arbetet. I möten med människor skapar vi vårt varumärke, vilka alla är bärare av. Ett väl fungerande värdegrundsarbete skapar på sikt kvalitet för verksamheten. Resursbehov investeringar Investeringar Inventarier Tabell: Investeringsplan inventarier Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Investeringsplan Kompetens- och arbetslivsnämnden 2016 (tkr) 2017 (tkr) 2018 (tkr) Utbildning tågtekniker 1000 200 0 Löpande inventarieanskaffning 600 600 600 8 (8)
www.pwc.se Bilaga 1: Kompetens och arbetslivsförvaltningen Falköpings kommun
Innehållsförteckning Avsnitt Översikt Sida 1 Sammanfattning 3 2 Kompetens- och arbetslivsförvaltningens uppdrag och förhållande till omvärlden 7 3 Nulägesanalys och önskat läge 12 4 Hinder och resurser 16 5 Slutsatser, förändringsbehov, aktivteter och förslag till plan 19 Bilagor Bilaga 1 Nyckeltalsanalys av vuxenutbildning och arbetsmarknad 22 2
Sammanfattning 3
Sammanfattning Övergripande utvecklingsområden Kompetens- och arbetslivsförvaltningen uppfattar sitt uppdrag som tydligt efter det politiska inriktningsbeslutet som togs 2010. Förvaltningens önskade läge är att ha en fortsatt tydlighet i uppdrag, roll och plats i kommunorganisationen. Man önskar också vara en bredare resurs med mer samverkan samt att fortsätta sitt kvalitets- och analysarbetet. Ambitionen är också att minska kötiden till SFI så man uppfyller kravet på maximalt 3 månaders väntetid. Exempel De hinder som beskrivs på vägen till det önskade läget är att ledningsorganisationen inte uppnår önskvärd dimensionering och att det för SFIverksamheten råder lokalbrist samt att kompetensförsörjningen inom SFI måste säkerställas. Flaskhalsar i praktikplatser lyfts också fram som ett hinder. 4
Sammanfattning Förslag till aktiviteter och tillvägagångssätt i det fortsatta utvecklingsarbetet Det finns utvecklingsområden, men det är samtidigt inte enkelt att se att tydliga effektiviseringsåtgärder skulle kunna resultera i betydande kostnadsbesparingar för kommunen. Att beakta i resonemang kring effektiviseringsåtgärder är också nämndens driftbudget för år 2014 motsvarade drygt 2 % av driftbudgeten för den skattefinansierade verksamheten. Samtidigt finns stora vinster att göra, både för kommunen och samhällsekonomiskt, om fler personer förflyttas från försörjningsstöd till arbete eller studier. I övrigt kan följande aktiviteter och tillvägagångssätt i det fortsatta utvecklingsarbetet lyftas fram: - Säkerställa tillgången till utbildade handledare då det är ett krav för att språkpraktik ska få genomföras, detta för att undvika flaskhalsar i praktikplatserna. - Arbetsplatsförlagt lärande bör ske på yrkesutbildningarna trots att det inte är ett krav enligt skollagen. - Införa små undervisningsgrupper i SFI för att uppnå en god genomströmningstid. 5
Metod och genomförande Inom Kompetens- och arbetslivsförvaltningen har följande aktiviteter genomförts: Analys av styrande dokument samt redovisningar i form av verksamhetsuppföljningar. Intervjuer har genomförts med förvaltningschef, rektorer, nämndens ordförande och Lärcenters utvecklingsgrupp. Nyckeltalsanalys av arbetsmarknadsverksamheten och vuxenutbildningen är genomförd. 6
Kompetens- och arbetslivsförvaltningens uppdrag och förhållande till omvärlden 7
Kompetens- och arbetslivsförvaltningen (KAF) Vi ska vara ett nav för den lokala marknadens behov av kompetenshöjning inför framtiden, det gäller både företag och den offentliga sektorn. Ett av förvaltningens mål är att höja utbildningsnivån i kommunen. KAF beskriver att klivet upp till högre studier fortfarande är stort för många, speciellt på orter utan tradition av högskolestudier. Förvaltningens uppdrag kan delas in i två huvudkategorier arbetsmarknadsverksamhet samt vuxenutbildning. I KAF ingår följande verksamhetsområden: Arbetsmarknadsenheten Vuxenutbildningen Särskild utbildning för vuxna SFI - Utbildning i svenska för invandrare Yrkeshögskola Uppdragsutbildning 8
Arbetsmarknadsverksamheten utifrån nyckeltalsanalysen 56 % av deltagarna inom arbetsmarknadsverksamheten i Falköping är 24 år eller yngre. Denna andel är högre än i samtliga jämförelsegrupper (exempelvis 21, 7 % i jämförbara kommuner och 27,7 % i länet). Nettokostnaden per invånare för arbetsmarknadsåtgärder har stigit de senaste åren, men är lägre än samtliga jämförelsegrupper förutom riket. År 2014 uppgick kommunens nettokostnad per invånare till 426 kr per invånare, jämfört med 505 kr per invånare i jämförbara kommuner. Andelen deltagare som börjat arbeta efter avslut i kommunens arbetsmarknadsverksamhet är lägre i Falköping (15 % år 2014) än i samtliga jämförelsegrupper (exempelvis jämförbara kommuner 22,3 % och länet 27,3 %). Andelen som börjat studera efter avslut är något högre i Falköping (7 % år 2014) än i jämförbara kommuner (6,2 %) men lägre i förhållande till länet (8,9 %). Andelen slutförda uppdrag inom arbetsmarknadsverksamheten är högre i Falköping än i samtliga jämförelsegrupper (62 % år 2014 jämfört med 34,7 % i jämförbara kommuner och 26 % i länet). 9
Vuxenutbildningen utifrån nyckeltalsanalysen År 2014 deltog 7,1 % av invånarna i åldern 20-64 år i vuxenutbildning i Falköping (jämförbara kommuner och länet 4,9 % och riket 5,2 %). Av dessa går ungefär 14 % en grundläggande vuxenutbildning och 86 % en gymnasial vuxenutbildning. Falköpings kostnad samt nettokostnad per invånare för den grundläggande vuxenutbildningen har minskat de senaste åren, men är högre än den i jämförbara kommuner. Nettokostnaden per heltidsstuderande är däremot lägre i Falköping än i samtliga jämförelsegrupper. Kostnaden per invånare samt nettokostnaden, både räknat per invånare och per heltidsstuderande, har ökat sedan 2012 för den gymnasiala vuxenutbildningen. Falköping ligger på en högre nivå än samtliga jämförelsegrupper för dessa nyckeltal. Andelen kursdeltagare som vid årets slut slutfört kurs vid den gymnasiala vuxenutbildningen var 2014 drygt 61,4 procent, vilket är lägre än andelen i samtliga jämförelsegrupper. Vad gäller svenska för invandrare har kostnaden per invånare ökat succesivt under perioden med undantag för 2013. Nettokostnaden per invånare har dock minskat sedan 2012. 10
Reflektioner från nyckeltalsanalysen Falköping har en högre andel invånare i åldern 20-64 år i kommunal vuxenutbildning, och 14 % av de studerande finns inom grundläggande vuxenutbildningen medan 86 % av de studerande finns inom gymnasiala vuxenutbildningen. Nettokostnaden per heltidsstuderande är lägre jämfört med samtliga grupper för den grundläggande vuxenutbildningen, men högre än samtliga jämförelsegrupper gällande den gymnasiala vuxenutbildningen. Ingen tydlig trend för nettokostnadens utveckling kan ses inom grundläggande vuxenutbildningen, men inom gymnasiala har nettokostnaden successivt ökat de tre senaste åren. Enligt förvaltningens redovisning nådde 96,5 % av eleverna på YH-utbildningarna minst G och 90,4 % av de studerande inom vuxenutbildningen uppnådde minst E (år 2014). Enligt den offentliga statistiken hade Falköpings kommun dock en lägre andel studerande som slutfört kurs vid årets slut (2014) jämfört med övriga jämförelsegrupper. Nettokostnaden per invånare för arbetsmarknads-verksamheten har ökat sedan år 2012 och ligger i nivå med flertalet av jämförelsegrupperna. Kommunen har en markant högre andel invånare inom arbetsmarknadsverksamheten som är 24 år eller yngre. Detta är troligtvis till följd av verksamhetens strategiska inriktning. Kommunens arbetsmarknadsverksamhet har en lägre andel deltagare som börjat arbeta efter genomförda insatser än samtliga jämförelsegrupper, och en lägre andel som börjat studera efter insatserna än såväl länet som riket. Däremot har kommunen en markant högre andel slutförda uppdrag inom arbetsmarknadsverksamheten än samtliga jämförelsegrupper. Enligt förvaltningens egen redovisning hade 60 % av deltagarna inom arbetsmarknadsenheten gått vidare till studier eller arbete efter avslutad insats. 11
Nulägesanalys och önskat läge 12
Nuläge Tydlighet i uppdrag Det finns ett politiskt inriktningsbeslut sedan 2010 som konkretiserar KAF:s uppdrag att erbjuda vägledning, utbildning och praktik för de som vill/behöver stärka sin kompetens så att arbetsmarknadens behov av kompetent arbetskraft tillgodoses. Inriktningsbeslutet gör att fokus för förvaltningen ligger på vuxnas lärande, och inte personer med social problematik. Verksamheten är i den meningen arbetsmarknadsinriktad snarare än arbetsförberedande. Här hänvisas till Falhall som tänkt verksamhet för de med behov av social stöttning eller andra behov som ligger utanför KAF:s inriktningsbeslut. Det sammantagna intrycket efter genomförda intervjuer är att det finns en samsyn kring detta uppdrag och förvaltningens roll och plats i den kommunala organisationen anses som förhållandevis tydlig. Pågående utvecklingsarbeten Beslut finns om att utveckla en rehabinriktad verksamhet (Falhall) för de målgrupper som varken KAF eller Socialförvaltningen kan hantera i dagsläget. KAF:s roll i Falhall är ännu oklar, men förvaltningen förväntar sig att spela en viktig roll när Falhall skapas. Många ungdomar återfinns inom verksamheterna och ungdomsarbetslösheten ses som en viktig fråga. I intervjuerna framkommer att det finns en angelägenheten kring att kraftsamla kring dessa ungdomar. Ett ESF-projekt kallat för UngResurs 9.0 är planerat att genomföras. Projektet syftar till att samordna resurser och fånga upp ungdomar i åldern 15 24 år för att erbjuda stöttning. Ansökan är på gång tillsammans med BuF. Verksamhet Det finns tre fasta projekt inom arbetsmarknadsenheten som tillsammans är riktade mot unga vuxna i åldern 18-29 år. I dagsläget upplevs det inte som nödvändigt att förändra denna sammansättning då de upplevs motsvara såväl behov som andemeningen i inriktningsbeslutet. Förvaltningen samverkar med en mängd olika aktörer (Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Socialförvaltningen, företag och branschföreträdare, universitet och högskola). Genomgående är upplevelsen att samverkan fungerar väl, att man har tid att träffas för att samverka och att det sker med ett tydligt syfte, exempelvis finns det sedan några år tillbaka en fungerande samverkan kring organisationen av samhällsorientering med 14 andra kommuner i Skaraborg 13
Nuläge Verksamhet Verksamheten bedrivs indelad i tre skolenheter enligt nedan. För närvarande har en tredje rektor precis rekryterats, vilket innebär att förvaltningsorganisationen kommer att återgå till mer av en normal dimensionering. Skolenhet 1: Komvux (SFI) och samhällsorientering Skolenhet 2: SFI växer SFI-verksamheten har vuxit kraftigt (har i dagsläget 300 elever). Falköping är kända i länet för bra SFI, men har samtidigt problem då kravet på 3 månaders väntetid inte klaras av. I dag är uppgår kön till 6 månaders väntetid. Främsta hindret är den lokalbrist som råder. Det uppges att lokallösningar är på gång och att kön ska kapas i början av året. Samtidigt är det sannolikt att SFI fortsätter att öka i deltarantalet. Komvux (grundläggande och gymnasial) Särskild utbildning för vuxna, Universitet och högskola samt Yrkeshögskola och Uppdragsutbildning Skolenhet 3: Komvux (vård- och omsorgsutbildning) Arbetsmarknadsenheten och Café Blå 14
Önskat läge Samtliga intervjuade uppfattar att det finns tydligt uttryckt vilka målgrupper som verksamheten är till för, hur man ska arbeta och vilka målgrupper man inte ska möta. Från förvaltningen finns det i dagsläget funderingar kring huruvida verksamheten gör rätt saker. Samtidigt upplevs det inte finnas något behov av att i dagsläget radikalt omforma det arbete som sker inom de arbetsmarknadsinriktade åtgärderna, då insatserna bedöms ligga väl i linje med förvaltningens uppdrag. Det finns en tydlig struktur för det systematiska kvalitetsarbetet (som omfattar även de delar av verksamheten som inte är lagstadgade). En önskan finns om att arbeta mer med analys och utvecklingsarbete för att göra verksamheten ännu bättre. Förbättringar skulle kunna ske genom att utveckla det nätbaserade lärandet inom SFI och använda forskningsbaserade metoder för att minska antalet avbrott inom vuxenutbildningen. Det önskade läget kan sammanfattas i tre punkter: 1. Fortsatt tydlighet 2. Vara en bredare resurs med mer samverkan 3. Utveckla kvalitets- och analysarbetet Fortsatt tydlighet En tydlig riktning för verksamheten även fortsättningsvis. Samtidigt tydligare insatser för de med social problematik. Falhall ses som tänkbar lösning. Stabila ledningsförutsättningar önskas så att utvecklingsarbetet kan prioriteras mer. SFI växer KAF vill vara bredare resurs och samverka mer Antalet deltagare i SFI har ökat och fortsätter att öka. Det framgår att Lärcenter vill bli mer kända för sitt breda utbud och att de kan ge andra typer av utbildningar och insatser i vuxnas lärande. KAF önskar närmare samarbete med andra delar av organisationen (bl a skola och socialtjänst) samt samlokalisering med Arbetsförmedlingen för bättre och flexiblare samverkan. KAF ser sig även som en kompetensutvecklingsresurs för kommunen i övrigt att nyttja i högre grad. Fortsatt utvecklat kvalitets- och analysarbete Finns tydlig struktur med årshjul och mätning av både resultat och nöjdhet i verksamheterna. Analysarbetet har fokus på kvalitet och hur det gick i verksamheten. Kan därmed utvecklas till att analysera och förklara resultaten även kopplas det till kostnaderna på ett bättre sätt för att få starkare underlag att bedöma olika verksamheters resultat och göra prioriteringar. 15
Hinder och resurser 16
Hinder Ledningsorganisationen uppnår inte önskvärd dimensionering Det finns en vana vid att förvaltningens verksamheter ska fördelas på tre rektorer, och under den tiden som den så kallade tf-organisationen har funnits är chefernas upplevelse att de genom sitt ledarskap i huvudsak har förvaltat verksamheten snarare än bedrivit ett intensivt utvecklingsarbete. Denna uppfattning känns igen i utvecklingsgruppen som dock framhåller att tiden med fokus på förvaltande av verksamheterna har gett utrymme för att sätta strukturerna för det systematiska kvalitetsarbetet och arbeta in det i respektive verksamhet. Lokalbrist (och kompetensförsörjning) inom SFI skapar köer Det är 6 månaders kö till SFI, vilket innebär att man därmed inte klarar kraven som åligger kommunerna att begränsa väntetiden till 3 månader. Arbetet med att hantera lokalfrågorna och minska kötiden uppges vara på gång, men SFI-eleverna kommer troligtvis fortsätta att öka. Kompetensförsörjningen måste också säkerställas. Flaskhalsar i praktikplatser Praktikanskaffning och språkpraktik i kommunen är svårt att få till i tillräcklig omfattning. Detta utgör ett hinder för såväl arbetslösa som SFI-elever i vägen vidare till arbete och fortsatta studier. 17
Resurser och aktiviteter Utifrån de intervjuer som genomförts ser vi att det finns en tydlig uppfattning om vad förvaltningens verksamheter ska ägna sig åt, vilka målgrupper man ska möta och vilken typ av verksamhet som inte ska bedrivas. Uppfattningen utgår från ett politiskt inriktningsbeslut, som avgränsar verksamheten mot vuxnas lärande och arbetsmarknadsinriktade insatser, istället för socialt stöttande och arbetsförberedande insatser. Med hänvisning till att verksamheten ska hålla en god kvalitet har vissa specifika förutsättningar fastlagts: - Små undervisningsgrupper i SFI för att uppnå en god genomströmningstid - Tillgång till utbildade handledare är ett krav för att språkpraktik ska få genomföras - Arbetsplatsförlagt lärande ska ske på yrkesutbildningarna trots att det inte är ett krav enligt skollagen. Kompetens- och arbetslivsnämndens nettokostnader minskade med drygt 12,5 % mellan år 2013 och 2014, och år 2014 uppvisade nämnden ett överskott gentemot budget om 7 mnkr. Nämnden har även uppvisat mindre överskott år 2013 och 2012. Enligt uppgift i nämndens årsredovisning uppgår nämndens andel av kommunens totala bruttokostnader till 2 %. 18
Slutsatser, utvecklingsområden och tillhörande förslag till aktiviteter och åtgärder 19
Slutsatser Sammantaget visar nulägesanalysen på ett antal styrkor för verksamheten dess plats i den kommunala organisationen uppfattas som tydlig och bekräftad, verksamheten har en tydlig inriktning som det råder en samsyn kring och verksamheten går i dagsläget inte med underskott. Det finns utvecklingsområden, men det är samtidigt inte enkelt att se att tydliga effektiviseringsåtgärder skulle kunna resultera i betydande kostnadsbesparingar för kommunen. Att beakta i resonemang kring effektiviseringsåtgärder är också nämndens driftbudget för år 2014 motsvarade drygt 2 % av driftbudgeten för den skattefinansierade verksamheten. Samtidigt finns stora vinster att göra, både för kommunen och samhällsekonomiskt, om fler personer förflyttas från försörjningsstöd till arbete eller studier. I det perspektivet är Lärcenters roll viktig i kommunen. Förvaltningens roll och närmare samarbete med övriga delar av kommunorganisationen är en viktig fråga framöver: dels kring brukare (t ex samverkan med Socialförvaltningen kring arbetslösa), dels som kompetensutvecklingsresurs för kommunen att nyttja (man har ett bredare utbud av insatser än SFI och vill bli mer kända för det). Man ser även behov av samlokalisering med andra myndigheter, så som Arbetsförmedlingen, i syfte att uppnå en närmare och mer flexibel samverkan. 20
Inspel till gemensamma utmaningar i kommunen Gemensamma utmaningar i kommunen som kompetens- och arbetslivsförvaltningen ser är frågan om sysselsättning och hur man når målgrupperna som står lågt ifrån arbetsmarknaden. Det framhålls också att det finns målgrupper som står långt ifrån arbetsmarknaden som har ett omfattande behov av social stöttning, för vilka det i dagsläget inte finns någon tydlig verksamhet. Det finns en utredning och ett beslut kring en framtida verksamhet (Falhall) för vilken ägarskapet och inriktningen ännu inte är definierad. Frågan kring Lärcenters roll i Falhall och som kompetensutvecklingsresurs måste också lyftas. 21
www.pwc.com/se Bilaga 1 - Nyckeltalsanalys av vuxenutbildning och arbetsmarknad