UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETSPLAN 2013 GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK DATUM: 2014-01- 15 AVSÄNDARE: Margareta Hemmed, överbibliotekarie KONTAKTPERSON: Håkan Carlsson, kanslichef
FORSKNING SOM PÅVERKAR Vision 2020 Vårt mål är att Göteborgs universitet år 2020 har internationellt ledande forskningsmiljöer inom samtliga vetenskapsområden. Vår forskning är nyskapande och präglas av mångvetenskapligt samarbete. Den är utbildningsanknuten och i nära kontakt med omvärlden. Vår verksamhetsplan för 2013 så har vi gjort Påbörja en kartläggning ett antal forskarkategoriers behov av forskarstöd. Genomföra en användarenkät. Implementera ett stöd för prefekter i GUP- databasen och skapa underlag för ett nytt rektorsbeslut för publikationsregistrering. Så har vi följt upp och återkopplat Projekten har följts upp löpande av överbibliotekarien och följande korta rapporter har lämnats för denna redovisning: Påbörja en kartläggning ett antal forskarkategoriers behov av forskarstöd Överbibliotekarien är beställare till ett projekt kallat Utveckling av förnyat forskarstöd vid Göteborgs universitetsbibliotek. Projektet leds internt av Sara Aspengren, som rekryterats till arbetet. Projektets mål är att inventera behov och omvärldsbevaka området för att sedan vara en del i uppbyggnaden av nya och anpassade tjänster. En projektplan har upprättats och projektet startades formellt i december. Som en viktig del i kartläggningsarbetet bygger på fokusgruppsintervjuer och arbetet med att rekrytera forskare på Naturvetenskapliga fakulteten, Sahlgrenska akademin och Humanistiska fakulteten har inletts. Under december månad har grupperna vid Naturvetenskapliga fakulteten samlats. Projektet har presenterats internt på olika nivåer på UB. Parallellt med detta har kontakter etablerats med liknande funktioner vid Malmö Högskola och Stockholms universitet samt Luleås tekniska universitet. Fokusgruppsintervjuerna på Naturvetenskapliga fakulteten har visat ett antal intressanta möjligheter för UB att utveckla nya och befintliga tjänster riktade specifikt till universitets forskare. Möten med representanter för Biomedicinska biblioteket och Naturvetenskapliga fakulteten har resulterat i en möjlighet för UB att finnas representerat vid en obligatorisk doktorandkurs på fakulteten. Genomföra en användarenkät Universitetsbiblioteket genomför med jämna mellanrum användarenkäter för att mäta användarnas nöjdhet och utveckla och förändra bibliotekets verksamhet. Senaste större enkät var en LibQUAL- undersökning 2010. Denna finns redovisad på bibliotekets externa webbplats, http://www.ub.gu.se/info/vision/kvalitet/pdf/libqual_rapport_2010.pdf. LibQUAL- enkäten vände sig till samtliga användare och baserades på ett internationell enkätsformat, vilket gav rika möjligheter till benchmark med andra universitet. Under 2013 har bibliotekets kvalitetsgrupp arbetat med att förbereda en ny enkätsomgång. Pga kritik mot LibQUAL- formatet i förra undersökningen, så har enkätgruppen utvecklat ett 2 (8)
eget format denna gång. En annan förändring är att enkäten också ska delas upp i olika användargrupper, så att vi skulle kunna utforma frågor och analysera dem mer koncentrerat. Under hösten 2013 designades en process med fyra olika enkäter, som ska genomföras 2013-2014. Först ut är en enkät till universitetets lärare. Under hösten har denna utformats med frågor och urval i samråd med Enheten för Analys och utvärdering. Den kommer att analyseras under februari månad. Samtidigt har en enkätgrupp för universitetets forskare rekryterats. Denna grupp samordnas med forskarstödsprojektet ovan. Implementera ett stöd för prefekter i GUP- databasen och skapa underlag för ett nytt rektorsbeslut för publikationsregistrering Uppdraget var en direkt fortsättning på verksamhetsuppdraget 2011 med att klargöra och förtydliga ansvarsfördelningen för posterna i GUP, och ytterligare kvalitetssäkra databasen, i enlighet med lokala behov och nationell utveckling. Kvalitetssäkringen skulle involvera prefekterna vid universitetet. En arbetsgrupp har arbetat med att ta fram ett underlag för ett nytt rektorsbeslut, som nu föreligger för beslut under början av februari 2014. Arbetsgruppen tillsammans med IT- utvecklare har även utrett stödfunktionen för prefekter. Under hösten 2013 genomfördes en utvecklingssprint med syftet att skapa funktionen. Stödfunktionen för prefekter föreligger nu i en testversion som ska testas av några utvalda prefekter under januari 2014. Av systemstrategiska och tekniska skäl valde man att bygga funktionen utanför själva GUP. Samtliga projekt inom området forskning fortsätter till vissa delar under 2014 och avrapporteras internt på UB. 3 (8)
UTBILDNING SOM FÖRNYAR Vision 2020 Vårt mål är att utbildningen vid Göteborgs universitet år 2020 kännetecknas av hög vetenskaplig och konstnärlig kvalitet, med pedagogisk excellens och en uttalad internationell profil. Parallellt med utvecklingen av utbildningsprogram ska universitetet ta ansvar för bildning och livslångt lärande genom ett brett utbud av fristående kurser. Vår verksamhetsplan för 2013 så har vi gjort Etablera en studentreferensgrupp. Definiera baskompetenser för kundservicepersonal och påbörja ett kompetensutvecklingsprogram. Utöka antalet läsplatser och servicen till samhällsvetenskapliga fakulteten på Kurs- och tidningsbiblioteket. Utveckla och påbörja installationen av nya skrivare och kopiatorer inom universitetets nya utskriftstjänst. Så har vi följt upp och återkopplat Projekten har följts upp löpande av överbibliotekarien och följande korta rapporter har lämnats för denna redovisning: Etablera en studentreferensgrupp Projektet har sitt ursprung i ett internt behov att stärka studentinflytandet i en biblioteksverksamhet som kontinuerligt vänder sig mer och mer till studenterna som användargrupp. Det generella behovet av studentinflytande i vår verksamhet har också framhållits av rektor och fanns med som en del i resultatet av bibliotekets kvalitetsaudit 2011. Med mål att skapa en permanent vald studentreferensgrupp upprättades under året ett närmare samarbete med GUS. Tyvärr valdes bara en person till gruppen och en första sittning kom att utgöras av de valda studentrepresentanterna till Biblioteksnämnden och den valda representanten. Efter diskussion i gruppen kom vi gemensamt fram till att det skulle kunna fungera bättre om gruppens arbete utfördes av särskilda fokusgrupper som samlats för den enskilda frågan. Under 2014 kommer vi anordna fokusgrupper kring aktuella ämnen i UB:s kvalitetsgrupps regi. GUS ska vara behjälpliga att rekrytera studenter. Biblioteket har också uppvaktat GUS om möjligheten att få en permanent GUS- representant till UB för att få bättre kontakt och kontinuitet. Utformning pågår. Definiera baskompetenser för kundservicepersonal och påbörja ett kompetensutvecklingsprogram Första delen av detta uppdrag var att ta fram en lista med baskompetenser med mål att höja den generella servicenivån i mötet med GUB:s användare. Det huvudsakliga syftet med att definiera baskompetenser var att få en tydlig grund för kompetensutvecklingsinsatser, både på grupp- och individnivå. Arbetsprocessen startades hösten 2011 med ett uppdrag åt de tre fysiska enheterna vid GUB att inventera vilka olika frågor som förekommer vid mötet med användarna. Resultatet diskuterades i en referensgrupp bestående av representanter från de 4 (8)
olika enheterna. Det slutliga dokumentet presenterades för bibliotekets ledning och sedan för medarbetarna vid fyra olika tillfällen på de olika enheterna. I den sista fasen av arbetsprocessen fick enheterna uppdraget att formulera kompletterande lokala tillägg. Alla dokument publicerades därefter tillsammans med det gemensamma doku- mentet på UB:s intranät så att det ska vara tillgängligt för alla inom organisationen oavsett vid vilken enhet man tjänstgör. Resultatet blev ett dokument med titeln Baskompetenser i mötet med användare av UB:s tjänster som skall användas som grund för kompensutveckling. Dokumentet skall utvärderas och fortlöpande uppdateras. Respektive enhet arbetar nu vidare med att genomföra kompetensutvecklingsinsatserna. UB har parallellt utvecklat ett stöd för kompetensutvecklingsstöd vid UB:s kansli (se avsnittet om arbetsmiljö). Utöka antalet läsplatser och servicen till samhällsvetenskapliga fakulteten på Kurs- och tidningsbiblioteket Efter att tidningsmagasinsbehovet på Kurs- och tidningsbiblioteket under de senaste åren har minskat och biblioteket behov att studieplatser ökat, beslöt överbibliotekarien att genomföra en ombyggnad med målet att utöka antalet läsplatser och servicen till samhällsvetenskapliga fakulteten på Kurs- och tidningsbiblioteket. Praktiskt kom ombyggnaden att omfatta en utökning av antalet läsplatser med ca 100 st genom ombyggnad av plan 5 (läsplatser, tyst läsesal, ny undervisningssal), flytt av samhällsvetenskaplig media (böcker och tidskrifter) från Humanistiska biblioteket, utökning av antal timmar med utbildad personal i bibliotekets disk, flytt av biblioteksundervisning, fjärrlånehanteringen och införande av boka- bibliotekarie service vid biblioteket. Kurs- och tidningsbiblioteket byggdes om under våren/sommaren 2013 och öppnade till terminsstart med den nya verksamheten. För att markera att biblioteket har utvecklats, från ett rent studentbibliotek till ett fullvärdigt bibliotek med inriktning mot samhällsvetenskap, bytte också biblioteket namn till Samhällsvetenskapliga biblioteket. Ombyggnationen är nu klar, och den förändrade verksamheten är igång med lyckat resultat. De nya läsplatserna används flitigt och är mycket populära. Den officiella invigningen skedde 15 oktober. Utveckla och påbörja installationen av nya skrivare och kopiatorer inom universitetets nya utskriftstjänst Universitetet har valt att utveckla ett nytt koncept för att effektivt tillhandahålla kopiering till studenter och personal. Det utgörs av en utskriftstjänst som ger enhetlig och säker utskrift för alla studenter via en gemensam utskriftskö samt kopiering och skanning. Utskriftstjänsten kopplas till GU- kortet. Tjänsten ska även vara tillgänglig för allmänheten på universitetsbiblioteket. Projektet har varit på gång i flera år och under 2013 har projektarbetet startats om under namnet BUG, betal- och utskriftstjänst vid Göteborgs universitet. Under 2013 har en betaltjänst upphandlats, som ska följa utskriftssystemet för studenter och externa användare. Avtal har tecknats med Toshiba för det tekniska genomförandet och systemet har implementerats tekniskt. Under våren 2014 kommer pilottester genomföras och målet är implementera systemet under senvåren. Samtliga projekt, med undantag av projektet på fd KTB, fortsätter till vissa delar under 2014 och avrapporteras internt på UB. 5 (8)
SAMVERKAN SOM UTVECKLAR Vision 2020 Vårt mål är att Göteborgs universitet år 2020 kännetecknas av ett ansvarsfullt och engagerat samverkansarbete. Det skapar goda cirklar som ger kunskap till omvärlden, nyttiggör forskningen och stimulerar ett inflöde av nya idéer och kunskap. Det ger universitetet en stark attraktionskraft som samarbetspartner. Vår verksamhetsplan för 2013 så har vi gjort Digitalisera universitetets avhandlingar fram till och med 1980. Implementera ett löpande arbetsflöde för parallellpublicering av vetenskapliga artiklar i GUP. Ta fram en metod för kontinuerlig mätning av andelen vetenskapliga artiklar som publicerats open access av GU- författare. Så har vi följt upp och återkopplat Projekten har följts upp löpande av överbibliotekarien och följande korta rapporter har lämnats för denna redovisning: Digitalisera universitetets avhandlingar fram till och med 1980 Under 2013 har alla avhandlingar fram till 1980, som finns placerade på Humanistiska biblioteket, digitaliserats. De avhandlingar som finns på biomedicinska biblioteket återstår. Parallellt med digitaliseringen har frågan om publicering och upphovsrätt hanterats i bibliotekets ledningsgrupp. I princip alla avhandlingar som är framlagda vid universitetet är fortfarande upphovsrättskyddade och författarens medgivande är en förutsättning för publicering. Biblioteksnämnden har konsulterats och i dialog med rektor har biblioteket beslutat att alla avhandlingar som publiceras ska ha ett dokumenterat medgivande från författaren. Att inhämta medgivande från alla författare är ett omfattande arbete och biblioteket planerar att under 2014 kontakta de författare som man på ett enkelt sätt kan komma i kontakt med till, t.ex. via Alumniförening och via marknadsföring i GU journalen. Gensvaret från det arbetet får avgöra om de äldre medicinska och naturvetenskapliga avhandlingarna som återstår att göra ska digitaliseras vid ett senare tillfälle. Implementera ett löpande arbetsflöde för parallellpublicering av vetenskapliga artiklar i GUP Uppdraget hade som mål att implementera ett löpande arbetsflöde för parallellpublicering av vetenskapliga artiklar i GUP med syfte att förbättra stödet för GU:s forskare och på det viset öka antalet open access- publikationer i GUP. Ett till hög grad automatiserat arbetsflöde skulle vara resultatet. En viktig delmängd av artiklarna författade vid GU finns med i databasen Web of Science. Dessa skickas sedan en tid veckovis som en Web of Science- bevakning till UB:s GUP- support och utgörs vanligtvis av mellan 40-60 poster. Ett skript utvecklades som omvandlar 6 (8)
artikellistan till ett Excel- ark. Detta slår även automatiskt upp tidskriftens policy för parallellpublicering i databasen Sherpa/RoMEO. GUP- supporten sänder därefter ett mejl till GU- författaren där denne uppmuntras att skicka en post print- version av artikeln tillbaka till supporten. Supportpersonal laddar därefter upp filen i systemet. Servicetanken prioriterades högt i samband med utskicket. Brevutskicket är inte automatiserat ännu, men detta planeras i nästa steg. Har man fått en användbar version av artikeln, läggs ett försättsblad till i filen som sedan laddas upp. Att automatiskt lägga till ett försättsblad är i testfasen och kommer att vara klart inom kort. Arbetsflödet har förts in som en del av supportarbetet, omvandlingen till en Excel- lista och brevutskicket körs som en veckorutin. Ett liknande arbetsflöde har utvecklats och implementerats för GU- publikationer med FP7- anknytning (forskning med OA- krav från EU). GUP- supporten har fått positiv respons från forskarna som uppskattar tjänsten. Nu planeras en uppföljning för att få en bild av hur mycket antalet open access- publikationerna i GUP har ökat och för att utvärdera arbetsflödet. Ta fram en metod för kontinuerlig mätning av andelen vetenskapliga artiklar som publicerats open access av GU- författare Monitorering av open access- publiceringen av universitetets forskare är viktig som underlag för strategiska beslut, både för universitetets och UB:s ledning. Det behövs standardiserade metoder och verktyg för att kunna göra detta på ett praktiskt hanterbart sätt. Uppdraget har varit en del av det nationella KB- finansierade projektet OA- publicering vid svenska lärosäten - en kartläggning 2011. Projektet har tagit ställning till definitioner av open access, genomfört en litteraturstudie, samt arbetat med att få fram data från olika källor. Inom projektet har framtagits en metod baserad på SwePub- data och Directory of Open Access Journals, som bedöms som hanterbar på lärosätesnivå inom Sverige. Projektet kommer att slutrapporteras i början av 2014 och avrapporteras internt på UB. Samtliga projekt inom området forskning fortsätter till vissa delar under 2014 och avrapporteras internt på UB. 7 (8)
ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Vision 2020 Vårt mål är att Göteborgs universitet år 2020 ska ha ökat sin attraktivitet som arbetsplats genom en ändamålsenlig organisation, ett aktivt ledarskap och stärkt delaktighet för medarbetare och studenter på alla nivåer. Vår verksamhetsplan för 2013 så har vi gjort Genomföra ett projekt för att förbättra medarbetarsamtalet genom att ge det en mer central och genomarbetad struktur. Inrätta ett kompetensutvecklingsstöd på universitetsbibliotekets kansli. Så har vi följt upp och återkopplat Projekten har följts upp löpande av överbibliotekarien och följande korta rapporter har lämnats för denna redovisning: Genomföra ett projekt för att förbättra medarbetarsamtalet genom att ge det en mer central och genomarbetad struktur Under hösten 2012 presenterades resultatet av Arbetsmiljöbarometern 2011. Utifrån resultatet har ledningen vid Göteborgs universitetsbibliotek valt ut ett antal områden som man vill fokusera på och i vissa fall förbättra. Ett av dessa områden är medarbetarsamtalen. Samtalen upplevs inte som givande och har i vissa fall glömts bort. Arbetsgruppen genomförde en enkät för att komma utveckla rätt åtgärder. Resultatet blev ett paket av beslut som till stor del utgjordes av att UB ska implementera den rekommenderade metoden för medarbetarsamtal som redan finns inom GU. Chefen ska tydligt bjuda in till samtal och visa att de är viktiga för verksamheten. Medarbetarna ska vara väl förberedda och samtalen ska dokumenteras. Åtgärderna är sjösatta och de första samtalen i den nya modellen har genomförts. De första ordinarie samtalen hålls under våren 2014. Inrätta ett kompetensutvecklingsstöd på universitetsbibliotekets kansli Under 2012 skapa genomfördes ett projekt för att utveckla UB:s kompetensarbete i olika former. Som ett förslag från detta skapades under 2013 ett stöd för kompetensutvecklingsaktiviteter inom UB. Grupper som vill genomföra aktiviteter får vid kanslitet stöd med inbjudan, anmälan och annan kringverksamhet. Inbjudan sänds normalt ut med UB:s nyhetsbrev och kompetenstillfällen annonseras gemensamt på en webbsida på UB:s intranät. Där kan man anmäla sig och anmälningarna kan följas av arrangören genom en implementering av Sembok, GU:s system för anmälan till kompetensutveckling. Målet är att baskompetenserna, som nu finns definierade, under 2014 ska ge upphov till ett antal behovsbaserade utbildningstillfällen och att detta ska kunna effektivt stödjas från kansliet. 8 (8)