UFV 2013/974 Lokal rapportering i Primula Rapport från internrevisionen Till konsistoriet 2013-09-11
Innehållsförteckning 0 Sammanfattning 3 1 Bakgrund och riskbedömning 4 2 Granskningens omfattning och inriktning 4 3 Iakttagelser 4 3.1 Uppföljning av tidigare rapport från internrevisionen 4 3.2 Organisering av det löneadministrativa arbetet 5 Checklistor och rutinbeskrivningar 5 3.3 Utbildning och fortbildning av personaladministratörer vid institutionerna 6 3.4 Kontroller av uppgifter i PA-systemet 6 Löneenhetens kontroller 6 Personaladministratörernas kontroller 6 Exempel på upptäckta fel 7 4 Slutsatser och rekommendationer 7 2
0 Sammanfattning Granskningen syftar till att besvara frågan om personalavdelningen kan säkerställa att rapportering i det personaladministrativa systemet Primula vid institutionerna görs med tillfredsställande kvalitet. För att bedöma det har internrevisionen intervjuat nyckelpersoner vid personalavdelningen och tolv institutioner/enheter, samt studerat interna dokument såsom rutinbeskrivningar och dokumentation över utförda kontroller. I samband med införandet av Primula år 2000 decentraliserades stora delar av det löneadministrativa arbetet till institutionerna. Tidigare sköttes det i sin helhet vid universitetsförvaltningen. Ungefär 240 personer vid institutioner och avdelningar har behörighet att registrera uppgifter i Primula. Vid personalavdelningen finns enheten för personaladministration och lön. Där arbetar ett 15-tal personer, varav ca häften som lönespecialister. Enhetens främsta uppgift är att erbjuda ett effektivt och kvalificerat stöd till verksamheten när det gäller lönefrågor och personaladministration. Lönespecialisterna handlägger även ett 30-tal typer av ärenden som institutionerna inte ska handlägga själva. Sammanfattningsvis visar granskningen bl.a. att det saknas obligatorisk utbildning för hur registrering i Primula vid institutionerna ska göras, användarhandledningen är inte uppdaterad, det saknas dokumentation över allt som ska registreras lokalt och lönespecialisterna vid personalavdelningen upptäcker fel som härrör från felaktiga lokala registeringar. Med detta i beaktande kommer internrevisionen till slutsatsen att personalavdelningen inte kan säkerställa att rapportering i Primula vid institutionerna görs med tillfredsställande kvalitet. För att kunna säkerställa kvaliteten på uppgifter i Primula utför lönespecialisterna vid personalavdelningen flera efterkontroller och korrigerar fel. Det är effektivare att utforma kontrollsystem så att fel förebyggs i rimlig utsträckning, t.ex. genom tydliga arbetsprocesser samt adekvat utbildning och fortbildning. I samband med granskningens slutförande gav universitetsdirektören i uppdrag till personaldirektören att utifrån behov av ökad effektivitet och kvalitet i lönehanteringen utreda förutsättningarna för och lämna förslag på en centraliserad lönefunktion för universitetet. Universitetsdirektören har även sedan tidigare initierat ett projekt som bl.a. omfattar en översyn av universitetets personaladministrativa arbete 2013-2014. Mot bakgrund av de initiativ som redan tagits väljer internrevisionen att inte lämna några rekommendationer. Internrevisionen förutsätter att de iakttagelser som framkommer i rapporten kommer att beaktas i verksamhetens fortsatta arbete. 3
1 Bakgrund och riskbedömning Enligt revisionsplanen för 2012 ska internrevisionen genomföra en granskning av lokal rapporering i det personaladministrativa systemet Primula, med syfte att uttala sig om personalavdelningens utbildning av personaladministratörer på institutionerna har ökat kvalitén på rapporteringen, samt om det interna regelverket stödjer institutionernas arbete. Efter en inledande förstudie har internrevisionen valt en något vidare granskningsinriktning. Utgångspunkt för revisionen är det faktum att enligt universitetsförvaltningens arbetsordning (UFV 2012:688) ansvarar personalavdelningen för kvalitetssäkring av universitetets löneutbetalningar. Som en följd av detta faller det på personalavdelningen att säkerställa att den lokala rapporteringen i Primula görs med tillfredsställande kvalitet. Om inte kan följande risker föreligga: Att felaktiga löner och andra ersättningar betalas ut. Att statistikuppgifter till Arbetsgivarverket, Skatteverket, Statens tjänstepensionsverk och Statistiska Centralbyrån, samt interna mottagare vid universitetet, blir missvisande. 2 Granskningens omfattning och inriktning Granskningen syftar till att besvara följande övergripande revisionsfråga: Kan personalavdelningen säkerställa att rapportering i Primula vid institutionerna görs med tillfredsställande kvalitet? För att bedöma detta har internrevisionen intervjuat nyckelpersoner vid personalavdelningen och tolv institutioner/enheter, samt studerat interna dokument såsom rutinbeskrivningar och dokumentation över utförda kontroller. 3 Iakttagelser 3.1 Uppföljning av tidigare rapport från internrevisionen År 2007 skrev internrevisionen rapporten IT-kvalitet i personaldata (UFV 2007/1753). Huvudsyftet med granskningen var att belysa om uppgifterna i systemet höll en sådan kvalitet att de kunde ligga till grund för olika redovisningar och vara användbara för strategiska beslut. De iakttagna bristerna bedömdes inte vara så omfattande att de påverkade kvaliteten i de beslutsunderlag som låg till grund för strategiska beslut för universitetet som helhet. Ett flertal rekommendationer lämnades dock kring bl.a. behörighetsrutiner, konteringskontroller, information till användare och beslutsstrukturer i allmänhet. Personalavdelningen fick under 2009 i uppdrag (UFV 2007/1753) av universitetsdirektören att lämna förslag till nödvändiga förändringar i det administrativa regelverket samt genomföra de tekniska förändringar i de personaladministrativa systemen som erfordrades för att undanröja de brister som påpekats i revisionsrapporten. Uppdraget skulle redovisas senast 2009-10-01, men någon redovisning gjordes inte under 2009. Frågan om vad som hänt med uppdraget väcktes på nytt av internrevisionen i samband föreliggande granskning. Personaldirektören initierade en utredning för att kartlägga vidtagna åtgärder. Utredningen resulterade i en rapport till universitetsdirektören (UFV 2007/1753) i mars 2013. Rapporten redogör för områden som har förbättrats likväl som områden där problem kvartstår. I rapporten föreslås universitetsdirektören besluta att de påtalade bristerna ska omhändertas i det projekt som genomförs perioden 2013-2014 och som omfattar en översyn av universitetets personaladministrativa processer. Vidare föreslås universitetsdirektören besluta att arvodeshanteringen ska centraliseras senast 2014 och att personaldirektören senast 2014 ska 4
presentera ett förslag till en centraliserad lönefunktion vid universitet. Universitetsdirektören beslutade i maj 2013 i enlighet med personaldirektörens förslag, med undantag för att ingen tidpunkt angavs för när förslag på en centraliserad lönefunktion ska lämnas. Personalavdelningens utredning med anledning av internrevisionens rapport från 2007, samt universitetsdirektörens beredning av förslaget, har pågått parallellt med föreliggande granskning. 3.2 Organisering av det löneadministrativa arbetet I samband med införandet av det personaladministrativa systemet Primula år 2000 decentraliserades stora delar av det löneadministrativa arbetet till institutionerna. Tidigare sköttes det i sin helhet vid universitetsförvaltningen. Ungefär 240 personer vid institutioner och avdelningar har behörighet att registrera uppgifter i Primula, i första hand för den egna organisatoriska enheten. Dessa personer kommer fortsättningsvis i rapporten att benämnas personaladministratörer, vilket är en förenkling av verkligheten eftersom det finns fler kategorier än personaladministratörer (t.ex. ekonomiadministratörer) som har behörighet att registrera. Personalavdelningens bedömning är att antalet behörigheter i systemet har ökat successivt, vilket i kombination med ett relativt stort antal sällananvändare ökat riskerna för brister i datakvalitet. Internrevisionen har inte funnit någon anledning att ifrågasätta bedömningen. Det finns ingen dokumentation över vad som ska registreras vid institutionerna och personalavdelningen har heller ingen samlad bild över allt som registreras där. Internrevisionens granskning visar att personaladministratörerna vid institutionerna arbetar med primulaärenden i varierande omfattning. Vissa fyller nästan hela sin tjänst med att förbereda underlag som i slutändan genererar olika typer av registeringar i Primula (anställningsärenden, kompetensärenden, sjukärenden, utbetalningar av arvoden och utlägg, omföringar och omkonteringar m.m.), medan andra arbetar en mindre andel av sin tid med sådana ärenden. Vid personalavdelningen finns enheten för personaladministration och lön, fortsättningsvis förkortad som löneenheten. Vid löneenheten arbetar ett 15-tal personer, varav ca häften som lönespecialister. Enhetens främsta uppgift är att erbjuda ett effektivt och kvalificerat stöd till verksamheten när det gäller lönefrågor och personaladministration. Lönespecialisterna handlägger även ett 30-tal typer av ärenden som institutionerna inte ska handlägga själva pga. att de kräver särskild kompetens samt tar för mycket tid för institutionerna. Det händer att personaladministratörerna vid institutionerna registerar ärenden som endast ska registreras centralt av lönespecialisterna. För vissa typer av ärenden upptäcks felregisteringarna alltid, medan det för andra typer av felregisteringar upptäcks slumpmässigt. Personaladministratörerna vid institutionerna har tät kontakt med lönespecialisterna vid löneenheten och får hjälp via e-post och telefon. Samtliga personaladministratörer som internrevisionen varit i kontakt med är mycket nöjda med stödet. Viss rapportering sköter medarbetarna själva via Primula webb, t.ex. ansökan om semester och vissa ledigheter. Checklistor och rutinbeskrivningar Till Primula hör en webbaserad användarhandledning. Det är en generell handledning framtagen av leverantören EVRY (tidigare SYSteam) och senast uppdaterad 2005. Det finns även en kortare skriftlig anvisning som personalavdelningen tagit fram. De institutioner/enheter som internrevisionen besökt har inte tagit fram några lokala rutinbeskrivningar eller liknande för sitt löpande arbete. Flera (men inte alla) personaladministratörer efterfrågar fler centralt framtagna rutinbeskrivningar etc. som stöd för sitt eget arbete, samt som hjälp när nya primulaanvändare ska introduceras vid institutionen. 5
3.3 Utbildning och fortbildning av personaladministratörer vid institutionerna Personalavdelningen ger årligen en utbildning för personaladministratörer. Den är inriktad på arbetsrätt, offentlighet och sekretess, kommunikation och konflikthantering. Registrering i Primula ingår inte som kursmoment. Personalavdelningen anordnar områdesvisa nätverksträffar för alla inom universitetet som arbetar med personalfrågor. Sedan årsskiftet är alltid lönespecialisterna med på dessa träffar för att fånga upp institutionernas frågor och funderingar när det gäller praktisk lönehantering m.m. Dessutom anordnas årligen två gemensamma nätverksträffar för alla som arbetar inom personalfunktionen vid universitetet. Nya personaladministratörer lär sig i första hand registrering i Primula av någon annan administratör vid institutionen. Om behov finns får den nya personaladministratören komma till löneenheten vid personalavdelningen för en behovsanpassad genomgång. Tidigare fanns en grundutbildning avseende registrering i Primula, men den har lagts ner pga. låg efterfrågan. Det finns heller ingen fortsättningskurs för mer avancerade användare. Flera av de personaladministratörer som internrevisionen varit i kontakt med efterfrågar dock någon form av grundutbildning för nya personaladministratörer, samt fortbildning för egen del för att lära sig nyheter samt smartare sätt att använda systemets finesser avseende registrering, kontroller och statistikuttag. 3.4 Kontroller av uppgifter i PA-systemet Löneenhetens kontroller Personaldirektören beslutade i början av 2012 om dokumentet Kontrollåtgärder för löneutbetalningar. Där finns bl.a. rutinbeskrivningar för universitetets månatliga kontrollåtgärder för löneutbetalningar på central nivå och vid institutionerna. Enligt rutinbeskrivningen för central nivå ska lönespecialisterna vid löneenheten utföra olika typer av kontroller. Vissa kontroller görs minst två gånger per månad och andra årligen. Kontrollerna ska dokumenteras och sparas. Internrevisionen har gjort en översiktlig granskning av dokumentationen utan anmärkningar. Dokumentet om kontrollåtgärder tillkom efter rekommendationer från Riksrevisionen. Nuvarande arbetssätt innebär en förbättring jämfört med tidigare då kontrollerna vid löneenheten inte var formaliserade i lika hög utsträckning. Systemet har inbyggd funktionalitet för utförandet av kontrollerna. Merparten av de kontrollrapporter som genereras av systemet är konstruerade av systemleverantören. Vissa manuella inställningar av parametrar görs av systemutvecklaren eller systemadministratören vid personalavdelningen, på uppdrag av löneenheten. Ändringarna dokumenteras och sparas. Manuella inställningar möjliggör även styrandet av inmatningskontroller och sambandskontroller för att undvika felregisteringar. Personaladministratörernas kontroller Enligt rutinbeskrivningen för institutionsnivå som ingår i dokumentet Kontrollåtgärder för löneutbetalningar ansvarar prefekt/motsvarande för att personaladministratör/motsvarande går igenom lönekostnadsspecifikationen per person varje månad och granskar att utbetalt belopp per person är rimligt. (En lönekostnadsspecifikation är en rapport som kan tas fram ur Primula efter varje lönekörning i slutet av månaden och som visar utbetalda belopp per person för vald organisatorisk enhet.) 6
Ingen av personaladministrationerna vid de tolv institutioner/enheter som internrevisionen varit i kontakt med under granskningen kände till rutinbeskrivningen. Endast en personaladministratör utförde månatliga kontroller av lönekostnadsspecifikationen per person och dokumenterade kontrollen i form av avbockade listor. Resterande personaladministratörer tog inte fram lönekostnadsspecifikationen alls, eller gjorde det oftast, alternativt ibland, och kontrollerade rimligheten utan någon särskild systematik. Efter varje registrering i Primula går det att göra en s.k. löneberäkning som visar resultatet av registeringen. Syftet är att kontrollera rimligheten och riktigheten för att därefter korrigera en eventuell felregistering. Lönespecialisterna vid löneenheten har uppmanat personaladministratörerna att utföra löneberäkningar efter varje registrering, men rutinen finns inte nedtecknad. Vid drygt hälften av de institutioner som internrevisionen besökt utförs alltid en löneberökning efter gjord registrering. Vid resterande institutioner görs det oftast, ibland eller aldrig. Vid drygt hälften av de besökta institutionerna har personaladministratörerna även andra kontrollrutiner. Utformningen av dessa varierar, men handlar ofta om att någon utsedd person ska kontrollera och attestera uppgifter, samt att vissa ärenden kontrolleras regelbundet genom statistikuttag ur Primula. Dessa kontrollrutiner är inte dokumenterade. Exempel på upptäckta fel Det vanligaste felet som personaladministratörerna vid de besökta institutionerna upptäcker i sina kontroller är att en person har fel skattesats inlagd. De fel som lönespecialisterna vid personalavdelningen upptäcker härrör från olika felaktigheter vid personaladministratörernas registrering av anställningsavtal, olika typer av ledighetsärenden samt s.k. minirapporteringsärenden som används när en person är tillfälligt anställd. Vissa av felen upptäcks i lönespecialisternas systematiska kontroller, men allt kan inte kontrolleras och vissa fel upptäcks endast slumpmässigt. Felaktiga registeringar som inte upptäcks och korrigeras i tid kan leda till fel utbetalningar, fel pensionsinbetalningar, fel skatt samt fel antal beräknade semesterdagar. 4 Slutsatser och rekommendationer Sammanfattningsvis visar granskningen att det saknas obligatorisk utbildning för hur registrering i Primula vid institutionerna ska göras, användarhandledningen är inte uppdaterad och det saknas dokumentation över allt som ska registreras samt hur, rutinbeskrivningen avseende personaladministratörernas kontroll av lönekostnadsspecifikationen är okänd och följs i liten utsträckning, löneberäkningar utförs inte alltid vid institutionerna och lönespecialisterna vid personalavdelningen upptäcker fel som härrör från personaladministratörernas felregisteringar. Med detta i beaktande kommer internrevisionen till slutsatsen att personalavdelningen inte kan säkerställa att rapportering i Primula vid institutionerna görs med tillfredsställande kvalitet. För att kunna säkerställa kvaliteten på uppgifter i Primula utför lönespecialisterna vid personalavdelningen flera efterkontroller och korrigerar fel. Det är effektivare att utforma kontrollsystem så att fel förebyggs i rimlig utsträckning, t.ex. genom tydliga arbetsprocesser samt adekvat utbildning och fortbildning. I samband med granskningens slutförande gav universitetsdirektören i uppdrag till personaldirektören att utifrån behov av ökad effektivitet och kvalitet i lönehanteringen utreda förutsättningarna för och lämna förslag på en centraliserad lönefunktion för universitetet. Universitetsdirektören har även sedan tidigare initierat ett projekt som bl.a. omfattar en översyn av universitetets personaladministrativa arbete 2013-2014. Mot bakgrund av de initiativ som redan tagits väljer internrevisionen att inte lämna några rekommendationer. Internrevisionen förutsätter att de iakttagelser som framkommer i rapporten kommer att beaktas i verksamhetens fortsatta arbete. 7