: Plats och tid Beslutande Dubbelgöken 1 och 2, kommunhuset i Tomelilla, den 14 september 2015, kl. 14.00 16.50 Anette Thoresson (C), ordförande Lars Ottoson (M) 44-45, 47-48 Lena Persson (C), ersättare för Liv Wiktorsson Tillberg (M) Tina Bergström-Darrell (S) Kerstin Bohne (MP), ersättare för Marie-Louise Nilsson Olsson (SD) Carina Persson (FP), ersättare för Lars Ottoson (M) 46 Övriga närvarande Se sidan 2 Utses att justera Tina Bergström-Darrell (S) Justerade paragrafer 44-48 Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Kommunhuset i Tomelilla Pamela Lindqvist Ordförande Justerare Anette Thoresson (C) Tina Bergström-Darrell (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 22 september 2015 Datum då anslaget tas ned 15 oktober 2015 Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset, Gustafs torg 16 Underskrift Pamela Lindqvist 1
: Övriga närvarande Ej tjänstgörande Carina Persson (FP), 44-45, 47-48 ersättare Johannes Litzing (S) Tjänstemän Marina Hansson, kultur- och fritidschef Kristin Svensson, enhetschef kultur och bibliotek Ros-Marie Stjernfeldt, enhetschef fritid och turism Pamela Lindqvist, kommunsekreterare Åsa Magnusson, alkoholhandläggare, 44-45 Stefan Jönsson, alkoholhandläggare, 44-45 Ärenden vid dagens sammanträde med Kultur- och fritidsnämnden 44 Ändringar i föredragningslistan 45 Dialoger/information 46 Ansökan om bidrag - Blommig falukorv - Tomelilla Internationella barnmatsfestival, Hasse och Tage-museets Vänner 47 Lokal fritidsgård 48 Revisionsrapport yttrande 2
KFN 44 Dnr KFN Ändringar i föredragningslistan s beslut beslutar i enlighet med nedan förslag Ärendebeskrivning Ordförande Anette Thoresson föreslår följande ändring i föredragningslistan: Dialog - Statistik alkoholenheten läggs till. 3
KFN 45 Dnr KFN 2015/2 Dialoger och informationsärenden 2015 s beslut Ärendebeskrivning genomför idag dialoger enligt följande: Ekonomisk rapport Kultur- och fritidschef Marina Hansson presenterar en ögonblicksbild av nämndens ekonomi. Arbete pågår för fullt med delårsbokslutet för tertial 2. Statistik kulturskolan Enhetschef Kultur och bibliotek Kristin Svensson presenterar statistik för kulturskolan. I augusti var 304 barn inskrivna och kurser ges i ämnena musik, drama, sång och kör, bildkonst, dans, kreativt skrivande och film, musiklek och kulturlek. Nämnden uppdrar åt förvaltningen att ta fram vad det skulle kosta om kurser förlades till byarna och inte endast i centralorten. Statistik friluftsbaden Enhetschef Fritid och turism Ros-Marie Stjernfeldt redovisar statistik från friluftsbaden. Redovisning har inte kommit in från Spjutstorpsbadet och därför saknas statistik därifrån. Under sommaren har två ungdomar fått möjlighet till feriearbete på friluftsbaden. En ungdom arbetade på Välabadet och en på Eljarödsbadet. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att presentera totalkostnaden för friluftsbaden. Underlag simhallstaxor Kultur- och fritidschef Marina Hansson och enhetschef Fritid och turism Ros-Marie Stjernfeldt presenterar förslag till simhallstaxor. Förvaltningen har försökt hålla nere avgifterna och har även undersökt hur grannkommunernas prissättning ser ut. Ärendet, som slutligen avgörs i kommunfullmäktige, kommer att gå upp som beslutsärende på kultur- och fritidsnämndens sammanträde i oktober 2015. 4
KFN forts. Information om solrum Kultur- och fritidschef Marina Hansson och enhetschef Fritid och turism Ros-Marie Stjernfeldt presenterar information om den solljusanläggning som är planerad i simhallen. Uppföljning remissvar om Skåneleden Kultur- och fritidschef Marina Hansson informerar om att kommunen inte hört något nytt i frågan. Statistik alkoholenheten Alkoholhandläggare Åsa Magnusson och Stefan Jönsson presenterar statistik för alkoholenheten. Hittills i år har 5 stadigvarande serveringstillstånd och 7 tillfälliga beviljats i Tomelilla kommun. Utöver detta har en bolagsförändring godkänts och en ansökan om utökad serveringsyta har beviljats. Beslutet skickas till: Kultur- och fritidschef Marina Hansson Enhetschef Kultur och bibliotek Kristin Svensson Enhetschef Fritid och turism Ros-Marie Stjernfeldt 5
KFN 46 Dnr KFN 2015/44 Ansökan om bidrag - Blommig falukorv - Tomelilla Internationella barnmatsfestival, Hasse och Tagemuseets Vänner s beslut beslutar att bordlägga ärendet tills direktiv erhållits från kommunstyrelsens arbetsutskott om hur denna typ av frågor ska hanteras. Jäv Lars Ottoson anmäler jäv och deltar inte i handläggning och beslut i detta ärende. Ärendebeskrivning Ansökan om arrangemangsstöd har den 19 augusti 2015 inkommit från Hasse & Tage-museets Vänner. Föreningen ansöker om arrangemangsstöd för Blommig falukorv - Tomelilla Internationella barnmatsfestival. Föreningen vill arrangera ett årligen kommande arrangemang med syfte att lyfta barns mat och med matens hjälp bidra till ökad integration. Föreningen söker bidrag för planering, budgetering samt finansiering inför genomförandet av festivalen. Ansökan avser perioden 2015-10-01 2016-06-06 och föreningen ansöker om 20 000 kr. Förvaltningens förslag till beslut Föreslås att kultur- och fritidsnämnden avslår ansökan då det inte finns avsatt budget för denna typ av stöd inom kultur och fritid. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2015-09-04 Ansökan om arrangemangsstöd daterad 2015-08-19 6
KFN 46 forts. Förslag till beslut under sammanträdet Anette Thoresson (C) föreslår att nämnden beslutar bordlägga ärendet tills direktiv erhållits från kommunstyrelsens arbetsutskott om hur denna typ av frågor ska hanteras. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att nämnden beslutar i enlighet med Anette Thoressons förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsens arbetsutskott Kristin Svensson, enhetschef kultur och bibliotek 7
KFN 47 Dnr KFN 2015/40 Lokal fritidsgård s beslut beslutar ställa sig bakom kommunstyrelsens beslut att säga upp hyresavtalet gällande fastigheten Simson 9. beslutar föreslå kommunstyrelsen att ge samhällbyggnad i uppdrag att ta fram förslag till ny lokal för fritidsgårdsverksamhet där det finns möjlighet för verksamheten till fortsatt utveckling i riktning åt ett allaktivitetshus för barn och unga med utrymme för samverkan och integration med andra verksamheter och kulturer (1-100 år) såsom exempelvis föreningar och studieförbund. Ärendebeskrivning Kultur och fritid informerar om hyresavtalet som tecknades den 1 augusti 2008 mellan Larma Fastighets AB numera Hemma på Österlen AB och Tomelilla kommun gällande fritidsgårdens lokal. Detta avtal tecknades på fem år men har sedan förlängts med tre år. Uppsägningstiden är nio månader. Det finns ett tillfälligt bygglov på fastigheten för den verksamhet som bedrivs idag. För att få ett permanent bygglov så krävs en ombyggnad av fastigheten gällande ny ventilation samt installation av hiss. Beräknad kostnad för detta är 2-3 miljoner kronor. Kommunstyrelsen beslutade den 9 september 2015, KS 5 155/2015, att säga upp hyresavtalet avseende fastigheten Simson 9, Tomelilla mellan Hemma på Österlen AB och Tomelilla kommun. 8
KFN 47 forts. Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritid föreslår kommunstyrelsen att hyresavtalet avseende fastigheten Simson 9, Tomelilla mellan Hemma på Österlen AB och Tomelilla kommun sägs upp. Kultur och fritid föreslår även att kommunstyrelsen beslutar att inrätta en projektgrupp som under hösten utreder kostnaderna för att flytta fritidsgården till Tomelilla station. Lämpligt är att även ungdomarna ges möjlighet att påverka utformningen av fritidsgården. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-08-18 s beslut KFN 36/2015 Kommunstyrelsens beslut KS 155/2015 Tidigare behandling 36/2015: beslutar att tillsätta en projektgrupp, med följande deltagare: Tina Bergström-Darell (S), Lars Ottoson (M), Kerstin Bohne (MP) och Anette Thoresson (C), för att ta fram förslag på lokal till fritidsgård samt visioner för hur verksamheten kan utvecklas. Projektgruppen kommer att bjuda in kulturutvecklare Käthe Ivarsson och samordnare Soffta fritidsgård Ken Håkansson. Den del av beslutet som avser uppsägning av hyresavtal bordläggs till nästkommande sammanträde. 9
KFN 47 forts. Förslag till beslut under sammanträdet Anette Thoresson (C) föreslår att nämnden beslutar ställa sig bakom kommunstyrelsens beslut att säga upp hyresavtalet gällande fastigheten Simson 9. Anette Thoresson (C) föreslår vidare att nämnden föreslår kommunstyrelsen att ge samhällbyggnad i uppdrag att ta fram förslag till ny lokal för fritidsgårdsverksamhet där det finns möjlighet för verksamheten till fortsatt utveckling i riktning åt ett allaktivitetshus för barn och unga med utrymme för samverkan och integration med andra verksamheter och kulturer (1-100 år) såsom exempelvis föreningar och studieförbund. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att nämnden beslutar i enlighet med Anette Thoressons förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 10
KFN 48 Dnr KFN 2015/37 Revisionsrapport - Granskning av internkontroll s beslut beslutar att översända föreliggande yttrande till revisionen som svar på revisionsrapporten. Ärendebeskrivning har från revisionen mottagit en revisionsrapport Granskning av intern kontroll. Revisionen önskar svar från kultur- och fritidsnämnden på de bedömningar som görs i rapporten. Revisionens analys har gjorts utifrån COSO-modellens fem komponenter: Kontrollmiljö, Riskbedömning, Kontrollmoment, Information och kommunikation samt Uppföljning och utvärdering. Bedömningen av kultur- och fritidsnämnden har avseende komponenterna kontrollmiljö och riskbedömning blivit att dessa är tillräckliga. Komponenterna kontrollmoment, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering har bedömts som delvis tillräckliga. För komponenten kontrollmoment (delvis tillräcklig) anmärker revisionen på att några av de framtagna kontrollmomenten är till sin karaktär mer aktiviteter än kontrollmoment och att kultur- och fritidsnämnden bör säkerställa att samtliga kontrollmoment utformas som aktiviteter och att de har en tydlig koppling till genomförd riskbedömning. 11
KFN 48 forts. För komponenten information och kommunikation (delvis tillräcklig) anmärker revisionen på att arbetet med att ta fram de interna kontrollplanerna för närvarande främst är en ledningsfråga och att verksamheternas medarbetare endast i begränsad utsträckning är involverade i framtagandet av planerna eller i utförandet av kontrollmomenten. Likaså är politikernas medverkan begränsad. Revisionen rekommenderar kultur- och fritidsnämnden att vara mer involverad i det interna kontrollarbetet samt säkerställa att medarbetarna i högre grad involveras i det interna kontrollarbetet. För komponenten uppföljning och utvärdering (delvis tillräcklig) anser revisionen att kultur- och fritidsnämnden i större utsträckning bör redogöra för resultatet av sina kontroller och analysera resultatet samt göra en samlad utvärdering av kontrollsystemet vid sina uppföljningar av den interna kontrollen. instämmer i ovanstående anmärkningar och synpunkter och avser att, inför den interna kontrollen 2016, beakta dessa. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att översända föreliggande yttrande till revisionen som svar på revisionsrapporten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-09-03 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll, ankomststämplad 2015-06-17. 12
KFN 48 forts. Tidigare behandling 40/2015: beslutar att uppdra åt förvaltningen att till nästkommande sammanträde utarbeta förslag till svar på revisionsrapporten. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Revisionen 13