Malin Östling 170303 Enhetsaudit: tolvmånadersuppföljning FIK Följande redovisning baseras på samtal med enhetschef Ludde Edgren den 20 februari 2017. Vi gick igenom rapporten och sexmånadersuppföljningen, och sammanfattade därmed vad som genomförts som följd av auditrapporten som offentliggjordes i januari 2016. Nedan följer klipp från rapporten i kursiv text och därefter enhetschefens kommentar kring ev åtgärd. Verksamhetsplan Ur auditrapporten: Flera medarbetare nämnde under platsbesöket att de inte tänker på verksamhetsplanen som ett aktivt dokument för vägledning Auditgruppen rekommenderar att enheten undersöker hur verksamhetsplanen kan bli ett mer systematiskt verktyg för alla medarbetares kontinuerliga prioriterings- och uppföljningsarbete. HPVP är bas för utvecklings- och lönesamtal. Dessutom är HPVP en stående punkt på möten, även om HPVP oftast och det är ju meningen är så integrerat i allt som görs att det inte explicit behöver nämnas. HP/VP är inarbetat alla vet vad som ska göras. Under vintern har enheten arbetat med 2017 års HP/VP och alla har deltagit aktivt. Enheten väljer fortfarande att också skriva om den kontinuerliga verksamheten. Planen är inte riktigt klar än.
Enhetens uppdrag och prioriteringsarbete Ur auditrapporten: Auditgruppen..vill..se en fortsatt utveckling så att enhetens verksamhet tydligt fyller ett av de övergripande målen som klargjordes när den bildades; att stärka kärnverksamheten så att den blir mer framgångsrik att erhålla externa medel. Enheten undersöker hur GU står sig i konkurrens vad gäller beviljandegrad, såväl jämfört med andra lärosäten som mellan fakulteter. Det har visat att GU tappat, inte minst vad gäller EU-medel, och enheten kommer att hantera detta genom att vara mer proaktiva i informationsarbetet gentemot vissa grupper och fakulteter. Enheten går regelbundet ut med en kort enkät till de man har gett stöd (innan de fått besked om ev beviljande) denna nöjdhet är en viktig form av resultat, menar enhetschefen. Enheten har undersökt internationellt och ser att GU har bra beviljandegrad. Enheten har tagit fram en rapport om detta som var underlag på rektors verksamhetsdialoger i höstas. Har också skickats ut till en del institutioner som vill se hur de står sig. Strategisk samfinansiering har man också jobbat med (föredragning i ledningsrådet 20 feb). Ur auditrapporten: En fråga som nämndes av medarbetare som oklar för många forskare gäller skillnaden på enhetens innovationsrådgivning, GU Venture och Institutet för innovation och samhällsförändring (IIS) vid Handelshögskolan. Eventuellt skulle en kort beskrivning av de olika aktörernas roll och ansvar på enhetens webb kunna vara en enkel åtgärd. Enheten planerar att tydliggöra på webb vad respektive medarbetare arbetar med. Man försöker också vara tydlig med att det alltid som forskare går att kontakta FIK, så slussas man vidare om t ex GU Venture är en bättre samtalspart. En lista med vad respektive medarbetare arbetar med finns nu i word kommer inom kort på webb. Att mäta sin framgång Ur auditrapporten: Auditgruppen vill... uppmuntra enheten till en förnyad diskussion om hur systematisk återkoppling på arbetet kan genomföras. En sådan diskussion bör också inbegripa en analys om vilka grupper man inte når med dagens verksamhet samt orsakerna till detta. Se ovan. Återkoppling sker kontinuerligt på olika sätt. Dessutom mäter man vissa flödestal. I kommande HPVP sätter enheten lite högre krav på sig själv. Se även ovan. Ur auditrapporten: I Vinnovas nyligen genomförda utvärdering av innovationskontoren fick Göteborgs universitet ett lågt betyg. Även om enhetsledningen och medarbetare är skeptiska till 2 (5)
bedömningen uttalade de under platsbesöket att man måste ta till sig innehållet och att det eventuellt kan komma att medföra att man skapar tydligare målsättningar och indikatorer. Auditgruppen ställer sig bakom enhetens resonemang. Innovationsgruppen har tittat på detta. Man försöker hitta mått som kan användas utan att de blir alltför styrande. Det finns en risk menar enhetschefen att mått konserverar verksamheten, så balansen handlar om att samtidigt bevara nytänkande och frihet att agera utifrån förändringar i verksamheten. Men några relevanta mått har hittats och presenteras också i årsredovisningen. Enheten fortsätter att diskutera och arbeta med relevanta mätetal. De skrivs nu in i HPVP, också med tydliga mål för respektive mätetal. Samarbete med övriga GF Ur auditrapporten: Under platsbesöket nämndes av medarbetare att vissa gränsdragningar mellan FIK och andra enheter t ex personalenheten, ekonomienheten och International Centre är oklara. Auditgruppen är enig i det resonemanget ytterligare diskussion och klargöranden kan behövas Auditgruppen är medveten om att det redan finns många reflektioner och en öppen diskussion om dessa frågor, men vill ändå uppmuntra till ytterligare samarbete för att uppnå bästa effekt vad gäller enhetsövergripande ärenden. Ett konkret exempel där enheten tagit initiativ till en GF-intern grupp är flyktingsituationsgruppen. Samarbetet med personalenheten fungerar bra via den utbildning för unga forskare som arrangeras gemensamt. Enheten har haft besök av sektionen för arbetsgivarfrågor och universitetsjuristen för att öka medarbetarnas kompetens inom dessa områden. Enheten samarbetar bra med UB och SND vad gäller en del frågor kring forskningsprocessen. Enhetschefen tar ofta upp samarbetsfrågor på områdets och GF:s chefsmöten och menar att även universitetsdirektören gör så sammanfattningsvis fungerar samarbete över enhetsgränserna allt bättre menar enhetschefen. Enheten är aktiv i sitt samarbete med andra enheter. Bl a har det förekommit en hel del samarbete med personalenheten den senaste tiden. Enheten är ju också ansvarig för flyktingsamordningen. Att tre medarbetare flyttats från MUST är också delvis ett resultat av något som auditgruppen påpekade, gällande bristande samordning vid GF vad gäller juridiska frågor. 3 (5)
Webb Ur auditrapporten: Kommunikatören är självkritisk till innehåll och struktur och menar att det finns behov av både komplettering (EU-finansiering nämns som exempel) och upprensning av information på de olika sidorna Auditgruppen menar att de mallar, checklistor, lathundar, stödverktyg och guider som medarbetarna vid flera tillfällen nämnde att man utarbetat kunna bli lättare att hitta. Under sommaren har mycket nytt material publicerats på webb och arbetet fortsätter under hösten. Även mallar, checklistor, lathundar, stödverktyg och guider ska komma in i bättre utsträckning, lovar enhetschefen. Enheten har fortsatt arbeta med utveckling av webben, men man har fler idéer för förbättringar. Dessutom har man tryckt en broschyr This is your Grants and Innovation Office. Umeå universitet har uppmärksammat att man tycker att FIK:s webbsidor är mycket bra! Styrdokument Ur auditrapporten: Auditgruppen uppmuntrar till regelbundna genomgångar och revideringar av styrdokumenten, och att när så görs alltid förnya dateringen, och publicera den senaste versionen (i styrdokumentsmall) på den officiella webbplatsen. I behov av sådan uppdatering är för närvarande följande dokument: Handläggningsordning för beviljade forskningsprojekt och ansökningar till federala amerikanska finansiärer Policy för uppdragsutbildning Policy för nyttiggörande av Göteborgs universitets immateriella rättigheter Handläggningsordning för avtal inom uppdragsverksamhet Här blir det bakläxa menar enhetschefen. Vissa av de nämnda dokumenten ska nog bort. En genomgång utlovas under hösten. Här blir det fortfarande bakläxa Enhetschefen lovar att se över styrdokumenten snarast. 4 (5)
Enhetens interna möten, kompetensutveckling, benchmarking m.m. Ur auditrapporten: Gruppledarna och enhetens kommunikatör har möte varannan vecka. Agenda finns och skickas ut till deltagarna innan mötet. Man har på enheten också diskuterat att skicka agendan till alla medarbetare för att ge en bättre bild av aktuella teman. Auditgruppen ställer sig positiv till detta, då en sådan transparens kan bidra till ett ännu bättre samarbetsklimat. Ja, nu skickas ledningsgruppens mötesagenda alltid ut till alla medarbetare. Enhetschefen har också börjat spela in information från chefsmöten på en ljudfil som skickas till alla medarbetare. På detta sätt sparas tid såväl på enhetsmöten (och flexibiliteten ökar man kan lyssna på denna information när man vill) samt för enhetschefen (det är smidigare att tala in en del information än formulera skriftligt). Enhetsmötena kan då istället bättre ägnas åt diskussion och reflektion än envägsinformation. Arbetssättet ska utvärderas. Enhetschefen fortsätter under våren med att spela in muntlig information till medarbetarna. De flesta tycker att det fungerar mycket bra. Enhetschefen arbetar också generellt med att försöka ha så få onödiga möten som möjligt. Enhetsmöten ställs in om det inte finns akuta frågor att diskutera. Ur auditrapporten: Auditgruppen ställer sig positiv till att kompetensutveckling vid enheten enligt uppgift genomförs på flera sätt än via kurser, t ex via konferenser, nätverksträffar, studiebesök, skuggning av intern eller extern kollega och benchmarking. Dessa aktiviteter bör alltid leda till faktiska och aktiva systematiska återföringar och ställningstaganden samt i vissa fall till förändringar och förbättringar av medarbetarnas arbetssätt och därmed till utveckling av verksamheten. Återföring genomförs på olika sätt i de olika grupperna. Enhetschefen försöker verka för train-the trainer-konceptet så att spridning av kompetens genomförs när ny sådan har införskaffats. Det kan göras genom en kort dragning eller t ex genom att skriva en guide till forskare. Ny kompetens ska användas och spridas men ansvaret ligger på individen. Enheten fortsätter på samma spår. Ur auditrapporten: Auditgruppen vill uppmuntra enheten till att använda benchmarkingmetoden även i kommande sammanhang. Enheten leder ett arbete inom den nordiska NUAS-gruppen som innebär att man gemensamt försöker undersöka vilken impact lärosätenas Grants Offices har på verksamheten. I september träffas man i Reykjavik där en ganska systematisk benchmarking inom detta kommer att genomföras. NUAS-projektet fortsätter. I sommar arrangeras en konferens i Göteborg för att följa upp resultaten. Enheten har dessutom just gått in i ett projekt där flera lärosäten deltar, som finansieras av Vinnova. Projektet kommer att innehålla benchmarkingliknande aktiviteter. Man kommer delvis använda sig av EFQM-modellen (europeiskt verktyg för kundorienterad verksamhetsutveckling). Inom det nystartade AURORA har FIK tagit initiativ till att olika lärosäten ska jämföra hur man arbetar med impact-frågan. 5 (5)