Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning 2017-10-17 Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)
Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.
1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal förekommer? 2. Hur stor är risken för att brandskador förekommer? 3. Hur stor är risken för att våld mot personal förekommer? 4. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 5. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer? 6. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer? 7. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning förekommer? INTERNA OEGENTLIGHETER 8. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder förekommer? 9. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto förekommer? 10. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? 11. Hur stor är risken för att givande och tagande av mutor förekommer?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö ORGANISATORISK & SOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 2. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 3. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 4. Hur stor är risken för att kraven som ställs på oss är högre än resurserna vi har (t.ex. för lite tid, saknar kompetens, för mycket att göra, dåliga system/verktyg)? Datasystem krånglar, journalsystem ej anpassad för verksamhetens behov. Personalresurser räcker inte till för alla insatser. 5. Hur stor är risken för att föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra organisatoriska och social problem? Vilka? 6. Hur stor är risken att kränkande särbehandling förekommer men inte uppmärksammas eller hanteras? (t.ex. mobbning, trakasserier, utfrysning) 7. Hur stor är risken för att det saknas tydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och prioriteringar? Saknas flödesscheman rutiner och processer som är tydliga för insatsers innehåll. Processer ej kända av alla pga ny gruppkonstellation. 8. Hur stor är risken att det saknas praktisk kunskap om förebyggande arbete, hantering av ohälsosam arbetsbelastning samt kränkande särbehandling hos chefer och arbetsledare? 9. Hur stor är risken att arbetstidens förläggning påverkar hälsan negativt (t.ex. vid skiftarbete, mycket övertidsarbete, nattarbete)? 10. Hur stor är risken att målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön inte är kända av alla på arbetsplatsen?
11. Hur stor är risken att personer som arbetar i särskilt krävande roller inte får det stöd de behöver? (t.ex. där man arbetar med människor som har det svårt eller utsätts för stor press) FYSISK ARBETSMILJÖ 12. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekommer? 13. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador förekommer? 14. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation förekommer? Har inte fungerat på flera år. Gamla fläktsystem som inte kommer att fullt ut as pga av kommande rivning. 15. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning förekommer? Behöver ses över. Några lampor saknas och/eller hänger fel. 16. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem förekommer? 17. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? 18. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? 19. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? hembesök, ensambesök. Tydliga och kända rutiner. 20. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? ÖVRIGT 21. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Kvalitet ANSVAR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig? KVALITETSSÄKRING 2. Hur stor är risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna? 3. Hur stor är risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning? 4. Hur stor är risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen? 5. Hur stor är risken för att någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess? BEMÖTANDE 6. Hur stor är risken för att det finns brister i vårt bemötande av våra kunder? 7. Hur stor är risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds? SAMVERKAN 8. Hur stor är risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? 9. Hur stor är risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? KOMPETENSFÖRSÖRJNING OCH MEDVERKAN
10. Hur stor är risken för att medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget? 11. Hur stor är risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet? 12. Hur stor är risken att medarbetarna inte känner till innehållet i verksamhetens styrkort? 13. Hur stor är risken för att nyanställd personal inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter)? 14. Hur stor är risken för att personal som varit ledig under en längre tid inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)? 15. Hur stor är risken för att tillfällig personal (t.ex. vikarier och inhyrd personal) inte får relevant och individanpassad introduktion/information (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)? UPPFÖLJNING 16. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål)? 17. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och er som förbättrar verksamheten? TILLGÄNGLIGHET 18. Hur stor är risken för att verksamhetens lokaler saknar tillgänglighet och anpassning för verksamhetens kunder och andra intressenter? Svårt att hitta till lokalerna. 19. Hur stor är risken att de som är i behov av information från, eller behöver komma i kontakt med, verksamheten inte får detta behov tillgodosett? AVVIKELSER, FEL OCH BRISTER
20. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, samt uppföljning)? Bli bättre på klagomålshantering och registrering SYNPUNKTER OCH KLAGOMÅL 21. Hur stor är risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten? 22. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, samt uppföljning)? DOKUMENTATION 23. Hur stor är risken för att insatser inte dokumenteras fullständigt? 24. Hur stor är risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter? RISKHANTERING 25. Hur stor är risken för att förändringar sker i verksamheten utan att de föregås av en riskbedömning avseende kund? (Exempel på förändring kan vara organisationsförändringar, införande av ny teknik eller nya metoder) 26. Hur stor är risken för att insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden? 27. Hur stor är risken för att det inträffar händelser som drabbar kunden, trots de riskbedömningar som har genomförts?
2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) (S) Åtgärdsplan vid brand och utrymning (S) Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd (S) Gå hem för dagen - checklista (S) Interna oegentligheter Rutin om givande och tagande av mutor Rutin gällande interna oegentligheter (S) Arbetsmiljö Organisatorisk & social arbetsmiljö Rutin för att förebygga organisatorisk och social ohälsa (S) Rutin för ensamarbete (S) Rutin gällande sexuella trakasserier (S) Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling på arbetsplatsen (mobbning och trakasserier) (S) Rutin för att förebygga kränkande särbehandling (mobbning och trakasserier) (S) Policy - Organisatorisk och social arbetsmiljö (S) Fysisk arbetsmiljö Rutin för bildskärmsarbete (S) Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker (S) Rutin för stick- och skärskador (S) Övrigt Rutin för tillgänglighet (S) Kvalitet Kvalitetssäkring Sekretess inom sociala frågor Kompetensförsörjning och medverkan Rutin för utbildning inkl bilaga 1 Utbildningskrav och planering (S) Kompetenskrav inom Välfärd samhällsservice Ledningssystem för kvalitet Tillgänglighet Servicepolicy Riskhantering Riktlinje avvikelsehantering och riskbedömning (Välfärd samhällsservice)
3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- HÖG RISK: ARBETSMILJÖ 1. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation. Inte frysa eller svettas Fastighetsbolaget Kontroll av fuktproblem - checklista Skyddsrond fysisk allmän (S) Skyddsrond städning (S) Medel risk: Säkerhet 2. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för hot mot personal. Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) 3. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för stöld av fysisk egendom. Riskbedömning egendomsskydd (S) Medel risk: Arbetsmiljö 4. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för ensamarbete som kan innebära risk för fysisk skada eller hotfull situation. Riskbedömning vid ensamarbete (S) Riskbedömning vid oplanerat ensamarbete (S)
5. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för avsaknad av rätt resurser för de krav som ställs i arbetet. (tid, kompetens, för mycket att göra, etc.) Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) 2018-02-16 6. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för otydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och prioriteringar. 2018-12-03 Genomför medarbetarsamtal 2018-02-16 Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) 2018-02-16 7. Åtgärd Ansvarig Deadline Säkerställ att målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är kända av alla på arbetsplatsen. 2018-02-16 Kommunicera målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön till samtliga medarbetare i verksamheten Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) 2018-02-16 2018-02-16 Medel risk :Kvalitet 8. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna. Riskbedömning av kvalitetssäkring. Del 3:
Arbetsprocesser 9. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten. Riskbedömning gällande hantering av synpunkter och klagomål, Del 1: Inlämning 10. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, samt uppföljning). Riskbedömning gällande hantering av synpunkter och klagomål, Del 2: Hantering 11. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att verksamhetens lokaler saknar tillgänglighet och anpassning för verksamhetens kunder och andra intressenter. 2017-12-08 Riskbedömning gällande tillgänglighet: lokaler och anpassning 2017-12-08 12. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig. Riskbedömning av ansvarsfördelning
13. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning. Riskbedömning av kvalitetssäkring. Del 1: Anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning 14. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål). Riskbedömning gällande uppföljning av kvalitetsresultat, Del 1: Genomförande 15. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, samt uppföljning). 2018-06-22 Riskbedömning gällande hantering av avvikelser, fel och brister. 2018-06-22 RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Ansvarig Utförare Deadline Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd (S) 2017-12-22 Ansvarig Utförare Deadline Gå hem för dagen - checklista (S) 2017-12-22
RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ Ansvarig Utförare Deadline Policy - Organisatorisk och social arbetsmiljö (S) 2017-12-22 Ansvarig Utförare Deadline Rutin för att förebygga organisatorisk och social ohälsa (S) 2017-12-22 Ansvarig Utförare Deadline Rutin för ensamarbete (S) 2017-12-22 RUTINER ATT GÅ IGENOM: KVALITET Ansvarig Utförare Deadline Riktlinje avvikelsehantering och riskbedömning (Välfärd samhällsservice) 2017-11-23 Ansvarig Utförare Deadline Sekretess inom sociala frågor 2017-11-23