1 Det kommunala informationsansvaret, KIA En handledning Utarbetad av: KIA- handläggare i Kalmar och Kronobergs län inom ramen för Projekt Plug In 2013
K I A VILKA OMFATTAS AV KIA TERMINOLOGI DEFINITIONER KIA FÖRARBETE INSATSER ÅTGÄRDER SAMVERKAN STATISTIK RAPPORTERING Skollagen SFS 2010:800 Förklaring av KIA- begrepp Sökvägar Info- källor Registering av ungdomar Utbildnings- insatser Arbetsmarknads- insatser Externa aktörer Interna aktörer Syfte Vad När och vad För vem Hur ser det ut i verkligheten? Kontaktsätt Uppföljnings- frekvens Sociala insatser För/till vem Hur TILLGÄNGLIGHET
Plug in Södra Småland och Kalmar län - fler elever klarar gymnasiestudierna! Kontaktlista över deltagande kommuner i Projektet "PLUG IN" samt KIA-handläggarnas kontaktuppgifter KALMAR LÄN KRONOBERGS LÄN Emmaboda Kommun Växjö Kommun Ulla Petersson Frida Nilsson Sandstedt 0471-24 93 00 0470-73 46 83 ulla.petersson@emmaboda.se frida.nilssonsandstedt@vaxjo.se Nybro Kommun Tingsryds Kommun Ola Renevall Liselott Kanvret 0481-450 95/456 11 0477-444 19 ola.renevall@nybro.se liselott.kanvret@tingsryd.se Oskarshamns Kommun Ljungby Kommun Patrick Williamsson Emese Nyika 0491-764512 0372-78 40 10 patrick.williamsson@skola.oskarshamn.se emese.nyika@skola.ljungby.se Västerviks Kommun Markaryds Kommun Mattias Vernersson Conny Gustafsson 0490-25 43 11 0433-722 51 mattias.vernersson@vastervik.se conny.gustafsson@markaryd.se Mönsterås Kommun Uppvidinge Kommun Emma Ebintra Anette Vallentin 0499-175 11 0474-472 01 emma.ebintra@monsteras.se anette.vallentin@uppvidinge.se Kalmar Kommun Älmhults Kommun Borgholms Kommun Christina Löfgren Mörbylånga Kommun 0476-552 99 Torsås Kommun christina.lofgren@almhult.se Leliis B-Wahlberg 0480-45 15 28 Lessebo Kommun leliis.bahlerud-wahlberg@gyf.se Helena Kastrup 0478-126 39 Hultsfreds Kommun helena.kastrup@lessebo.se Robert Andersson 0495-24 08 71 Alvesta Kommun robert.andersson@hultsfred.se Ingen handläggare för tillfället Högsby Kommun Catarina Karlsson 0491-292 43 catarina.karlsson@hogsby.se Vimmerby Kommun Eva Berglund 0492-76 94 16 eva.e.berglund@vimmerby.se 2013-09-27/Leliis B-Wahlberg
1 INLEDNING 2 VILKA OMFATTAS AV KIA 3 TERMINOLOGI/DEFINITIONER 4 SÖKVÄGAR/INFORMATIONSKÄLLOR 5 KONTAKTSÄTT 6 UPPFÖLJNINGSFREKVENS 7 REGISTRERING AV UNGDOMAR 8 INSATSER/ÅTGÄRDER 9 SAMVERKAN 10 STATISTIK 11 RAPPORTERING 12 BILAGOR
1 INLEDNING KIA, det kommunala informationsansvaret regleras av Skollagen SFS 2010:800) i kapitel 15 och 29 (se nästa sida). Troligtvis kommer kommunerna att från 2014 ha ett större aktivitetsansvar för målgruppen unga 16-20 år som inte går i eller har fullföljt gymnasiet eller motsvarande utbildning på Folkhögskola. Då är det bra att kommunerna i region Kalmar och Kronoberg har kommit en bit på väg i detta arbete. Denna handledning för KIA- handläggare har gemensamt tagits fram av KIA- hand- läggare inom Plug In- projektet 1 i Kalmar och Kronobergs län för att underlätta arbetet inom KIA- verksamheterna i kommunerna. Tidigare har varje kommun haft sina egna rutiner som har skiljt sig stort åt mellan kommunerna. En del kommuner har inte haft några rutiner eller någon organisation för KIA- verksamheten, andra har lagt ner mycket arbete och en del kommuner har endast haft sporadisk kontroll över målgruppen unga 16-20 år utan gymnasieutbildning. Genom Plug In- projektets framtagna KIA- handledning underlättas och likriktas arbetet för kommunernas KIA- handläggare. Kommunerna i region Kalmar och Kronoberg får en likvärdig och jämförbar statistik inom målgruppen unga 16-20 år. I stort sett samtliga KIA- handläggare i regionens kommuner samlades till ett arbets- seminarium under två halvdagar i mitten av mars 2013. Under seminariet samlades idéer, erfarenheter och förslag till hur en KIA- handledning ska utformas för att vara en enkel och användbar hjälp i KIA- handläggningen. KIA- verksamhetens arbete kan ses som ett arbete i två steg eftersom en del av KIA- handläggarna har både ett informationsansvar och ett aktivitetsansvar. Informations- ansvaret handlar om att söka rätt på aktuell målgrupp, samla in information om vilken sysselsättning de har samt dokumentera informationen. Aktivitetsansvaret handlar om hur man går vidare med målgruppen. Syftet med aktiviteterna skall vara att ungdomarna får någon form av sysselsättning som t ex studier och/eller arbete. Ofta flyter de olika stegen inom KIA- arbetet ihop varför ingen specifik uppdelning har gjorts i handledningen. En arbetsgrupp utsågs för att sammanställa KIA- handledningen. I arbetsgruppen ingick följande personer från sydväst till nordost i regionen. Flik 1, 1(1) Helena Kastrup, Lessebo Conny Gustafsson, Markaryd Mattias Vernersson, Västervik Frida Nilsson Sandstedt, Växjö Emma Ebintra, Mönsterås/Högsby Leliis B- Wahlberg, Kalmarsunds Gymnasieförbund 1 Plug in är ett nationellt utvecklingsprojekt med fokus på ungdomar som inte börjar eller fullföljer en gymnasie- utbildning. Ett av målen är att minska avhoppen från gymnasiet samt att få fler ungdomar att återvända till studier. Projektet pågår till sommaren 2014. SKL är nationell samordnare. ESF finansierar projektet till hälften, medverk- ande kommuner den andra hälften. Ca 60 kommuner i fem regioner medverkar. Kalmar och Kronobergs län bildar en region, där Regionförbunden är regionala samordnare. Läs mer på www.skl.se, www.rfss.se, www.rfkl.se Uppdaterad 2013-09- 23
1 VILKA OMFATTAS AV KIA Det kommunala informationsansvaret regleras av Skollagen (SFS 2010:800) under av- snittet Information om icke skolpliktiga ungdomar. I kapitel 29 föreskrivs följande: 9 En hemkommun ska löpande hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som fullgjort sin skolplikt men som inte fyllt 20 år är sysselsatta i syfte att kunna erbjuda dem lämpliga individuella åtgärder. Kommunens skyldighet enligt första stycket omfattar inte de ungdomar som genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola, nationella eller specialutformade program i gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om den behandling av personuppgifter som är nödvändig för att kommunen ska kunna Flik 2, 1(1) Hemkommun enligt skollagen 29 kap, 6 6 Med en persons hemkommun avses i denna lag den kommun som personen är folkbok- förd i. För den som är bosatt i landet utan att vara folkbokförd här avses med hemkommun den kommun som han eller hon stadigvarande vistas i eller, om han eller hon saknar stadigvar- ande vistelseort, den kommun som han eller hon för tillfället uppehåller sig i. Det samma gäller den som är kvarskriven i en kommun enligt 16 folkbokföringslagen (1991:481 Information till hemkommunen enligt skollagen 15kap, 15 15 När en elev börjar eller slutar vid en gymnasieskola med annan huvudman än hem- kommunen, ska huvudmannen snarast meddela detta till hemkommunen. Vilka ungdomar är det som berörs av KIA? I nedansående tidsaxel finns de situationer presenterade som ungdomar kan hamna i och då de faller inom ramen för det kommunala informationsansvaret, KIA: 16 år Ex. Söker ej till gymnasiet Ex. Avbryter sina gymnasiestudier Ex. Avskrivs från gymnasieskola Ex. Elever som endast får utdrag ur betygskatalogen Ex. Stannar kvar 1-2 år i grundskolan men omfattas inte av skolplikt Ex. Kommer ej in på gymnasiet Ex. Går över till Folkhögskola 18 år Ex. Nyinflyttad i kommunen 20 år Uppdaterad 2013-09- 23
Flik 3, 1(1) TERMINOLOGI/DEFINITIONER/HÄNDELSER Nedan presenteras och förklaras de begrepp/händelser som kan förekomma inom KIA- verksamheten. En händelse kan tex vara ett uppföljningsresultat, dvs vilken sysselsätt- ning etc som en ungdom har vid uppföljningstillfället. Begrepp/händelse Aldrig påbörjat studierna Annan utbildning Annat Arbetar Arbetssökande Af Arbetssökande Avskrivning Ej antagen Ej behörig Ej folkbokförd Ej sökt Folkhögskola Gymnasieskola i annan kommun (GYA) Inflyttad Kom ej till upprop Matchning Programbyte Utdrag ur betygskatalog Skolbyte Gymnasieexamen Studieavbrott Studieuppehåll Uppföljning/bevakning Utflyttad Överårig i grundskola Förklaring/definition Personen är antagen, men har ej påbörjat sina studier på skolan Utbildning som ej tillhör ungdomsgymnasiet Valfri, ej officiell händelse. Tex omhändertagen soc/krim. vård, sjuk etc Personen är sysselsatt i arbete Inskriven vid Arbetsförmedlingen som arbetssökande Ej inskriven arbetsförmedlingen. Söker arbete på egen hand Utskriven från skola enligt Gymnasieförordningen 13kap 4 Personen sökt till gymnasiet men blev ej antagen Har ej fullständiga grundskolebetyg/ej tillräckligt höga betyg Eleven har flyttat och folkbokfört sig i annan kommun/ eleven studerar inom gymnasieskolan men är ej folkbokförd i kommunen Personen har inte sökt någon gymnasieutbildning Personen är inskriven och studerar på en Folkhögskola Eleven är folkbokförd inom kommunen men inskriven och studerar vid en gymnasieskola i annan kommun Personen nyinflyttad till kommunen Kom ej till upprop på skola där eleven blivit antagen Elevregistret matchas mot folkbokföringsregistret. Nyinflyttade ungdomar fångas upp Byte av gymnasieprogram inom gymnasieskolan inom som utom kommunen Eleven har inte erhållit betyg i samtliga kurser och kan därmed inte erhålla en gymnasieexamen Elev slutar på en skola för att börja på en annan skola inom som utom kommunen Eleven har erlagt en gymnasieexamen Eleven avbryter sina gymnasiestudier inom som utom kommunen. Ett avbrott som direkt leder till studier på annan skola är ej ett studieavbrott Ett planerat uppehåll i studierna och väntas återvända till skolan Ungdomar 16-20 år som av olika anledningar ej genomgått/ genomgår ett gymnasieprogram skall följas upp minst 1 gång/termin tills ungdomen fyller 20 år Eleven har flyttat till annan ort men är fortfarande folkbok- förd i kommunen. Eleven omfattas inte av skolplikten (16 år) men kvar i grundskolan Uppdaterad 2013-09- 23
1 SÖKVÄGAR/INFORMATIONSKÄLLOR Ibland intar KIA- handläggaren en detektivroll i sökandet av ungdomar som hoppat av skolan eller är hemmasittare. Det finns vissa knep och vägar för att finna målgruppen. Nedanstående sökvägar/informationskällor kan vara till hjälp i arbetet. Flik 4, 1(2) Överårig i grundskola Ej antagen Ej sökt gymnasiet Studieavbrott gymnasiet Folkhögskola Avskrivning Nyinflyttad Utdrag ur betygskatalog Elevregister etc. X Folkbokföring X X Ekonomi X X X Skolpersonal, SYV, adm, förvaltningar Eftergymnasial utbildning X X X X X X X X Elevregisterprogram (tex Extens, Procapita) I elevregistret finns alla ungdomar som är inskrivna i någon av kommunens gymnasie- skolor, register över de elever som sökt och/eller antagits till någon av kommunens gymnasieskolor. Dessutom finns ett personregister som är kopplat till/uppdateras via folkbokföringen. Genom Extens/Procapita eller andra registreringsprogram för skolan kan vi även finna elever som endast erhållit ett utdrag ur betygskatalog när de lämnar gymnasieskolan. I dessa program kan även viktig information finnas om elevens skol- gång samt kontaktuppgifter och familjeanknytningar som är viktiga uppgifter när en ungdom/ elev skall följas upp. Folkbokföringsregister Via skatteverkets folkbokföringsregister kan vi finna ungdomar som är nyinflyttade i kommunen och de som ej sökt till gymnasiet. Folkbokföringsregistret finns som ovan nämnts oftast integrerat i elevregisterprogrammen och uppdateras fortlöpande. Kont- roller gentemot folkbokföringen bör ske fortlöpande under terminerna, förslagsvis minst en gång per månad. Ekonomi Genom att titta på registret för den interkommunala ersättningen och/eller fakturor från enskilda (externa) skolor kan man se vilka elever som studerar vid en annan gym- nasieskola än den/de egna inkl Folkhögskola. Via denna information kan vi också hitta ungdomar som blivit avskrivna eller hoppat av sina gymnasiestudier. Ett nära samarbete med kommunens ekonomiansvarige för interkommunal ersättning/fakturakontroll är ett viktigt led för KIA- handläggarens arbete i syfte att få information om en ungdom hoppat av skolan eller gjort studieuppehåll. Matchning av folkbokföringsregister mot elevregister och/eller register för inter- kommunal ersättning Genom att matcha (jämföra) folkbokföringen med elevregister får man fram alla ungdomar som inte är inskrivna i det egna elevregistret, tillika egna gymnasieskolor. Matchar man folkbokföringen med registret för den interkommunala ersättningen får man fram de ungdomar som kommunen inte betalar gymnasiestudierna för. Uppdaterad 2013-09- 23
Flik 4, 2(2) 1 SÖKVÄGAR/INFORMATIONSKÄLLOR Genom matchningen kan man hitta de ungdomar som inte påbörjat/genomgått en gym- nasieutbildning. Det påföljande uppföljningsarbetet innebär att ta reda på var dessa ung- domar befinner sig och vilken sysselsättning de har. Interkommunal ersättning betalas ut till enskilda (externa) skolor varje månad. Om KIA- handläggaren använder sig av att jämföra folkbokföringen gentemot registret för inter- kommunal ersättning så bör detta göras vid dessa tillfällen. Även det andra förfarings- sättet, dvs matcha folkbokföringen gentemot elevregistret, bör om möjligt även det ske en gång per månad. Ändringar kan inträffa under terminen som inte syns i den interkom- munala ersättningen eller folkbokföringen. Skolpersonal Kontakten med skolpersonal både på skolor inom som utom den egna kommunen inklu- sive högstadieskolor är viktig för KIA- handläggare. Påminn om din roll som kommunens KIA- handläggare inför varje läsår och skapa gärna en rutin med aktuella skolor så att de håller dig informerad om din kommuns elever. Genom en god kontakt med SYV, skolad- ministration och antagningssekreterare kan vi få information om de som är överåriga i grundskolan, inte sökt till gymnasiet, inte antagits, avskrivits, avbrutit sina studier, går på folkhögskola eller endast erhållit utdrag ur betygskatalog när de lämnat skolan. Eftergymnasiesal utbildning På de flesta orter som har eftergymnasiala utbildningar finns kravet att studerande måste folkbokföra sig på orten för att erhålla en studentbostad. Detta medför att dessa ungdomar som ej fyllt 20 år kommer fram i matchningen gentemot folkbokföringen som nyinflyttade. För att underlätta uppföljningsarbetet efter en matchning gentemot folkbokföringen, är rekommendationen att skicka en lista på de ungdomar som är mellan 18-20 år till respektive utbildnings antagningsenhet som kan bocka av de som är inskrivna vid utbildningen. Exempel på eftergymnasiala utbildningar: högskola/ universitet, yrkeshögskola, folkhögskola etc. Uppdaterad 2013-09- 23
1 KONTAKTSÄTT När du kontaktar en ungdom är det mycket viktigt att du låter ungdomen vara central. Lyssna på hens syn och vilja. När en ungdom är omyndig kan föräldrakontakt vara aktuell, men ha alltid fokus på ungdomen. Det finns två olika inriktningar i kontaktsättet. Det ena är att du söker upp ungdomarna och det andra är att de söker upp dig. För att få ungdomar att själva söka upp dig så måste du jobba med tillgänglighet. Flik 5, 1(2) Allmän kontakt Det är bra på många sätt att börja kommunikationen med till exempel ett brev. Detta ger ungdomarna en möjlighet att själva ta kontakt med dig. Vissa har redan en sysselsättning och andra vill ha hjälp. Vissa ungdomar tar själva inte kontakt. Då får du använda fanta- sin. Ett första steg kan vara att försöka ringa, SMSa, använda sociala medier som Face- book. Det kan också vara bra att söka på ungdomens namn på internet för att se om du kan hitta en blogg eller liknande som ungdomen använder. Brev/vykort/e- post Telefonsamtal/SMS Sociala medier, ex. Facebook Se flik 12, bil 1, 4, 5 Personlig kontakt Om inte allmänna kontakterna fungerar kan personlig kontakt vara nödvändig. Detta kan tas genom till exempel hembesök eller fältverksamhet. Många ungdomar kanske befinner sig på fritidsgårdar, eller andra ställen där ungdomar håller till i din kommun. Det kan också finnas en fördel att ha kontakt med ungdomens föräldrar, men kom ihåg att det är ungdomen som är fokus och att bara de själva kan skapa en förändring. Ett tips kan vara att försöka delta vid av- /utskrivningar med elever från gymnasieskolan så att de får en kontakt med dig tidigt. Personlig kontakt Hembesök Fältarbete Kontakt med föräldrar Samverkande metoder Det kan vara bra att stämma av med olika informationskällor som till exempel arbets- förmedlingen, försäkringskassan, socialtjänsten och fritidsgårdar. Många av dessa har strikta sekretessregler vilket kan göra det svårt att få information från dem. Där emot kan du genom samverkan få dessa myndigheter att meddela ungdomarna om KIA- arbetet så att de själva kan ta kontakt med dig. Du kan även förenkla samarbetet med olika myndigheter genom att använda en samtyckesblankett (se flik 12, bil 10). Genom att Du och ungdomen skriver under denna kan Du lättare föra en dialog med aktuella myndigheter. Använda en samtyckesblankett Stämma av med olika lokala projekt Stämma av med olika informationskällor Uppdaterad 2013-09- 23
Flik 5, 2(2) KONTAKTSÄTT Tillgänglighet Att jobba med tillgänglighet är viktigt för att målgruppen själva ska kunna finna KIA- handläggaren och komma in i någon slags aktivitet. Förslag på tillgänglighetsaktiviteter: Affischer i mataffär, ungdomsmottagning och på vårdcentraler Broschyrer om KIA- arbetet Tidningsartiklar i lokaltidningen Besöka olika arenor där ungdomar finns Aktiviteter med ungdomar Lämna information om KIA arbetet och dig själv på fritidsgårdar, socialtjänsten, försäkringskassan och arbetsförmedlingen Se flik 12 bil 2,3 Uppdaterad 2013-09-23
1 UPPFÖLJNINGSFREKVENS I skollagen föreskrivs följande vad gäller uppföljningsfrekvens: 9 En hemkommun ska löpande hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som fullgjort sin skolplikt men som inte fyllt 20 år är sysselsatta i syfte att kunna erbjuda definitioner som KIA- handläggarna inom Kronobergs- och Kalmar län enats om när det gäller hur ofta uppföljningarna bör ske. Intern uppföljning Handläggning av inkomna anmälningar om studieuppehåll, studieavbrott, övriga hand- läggningsärenden från t ex fakturakontroller etc, uppföljningsarbete av de ungdomar som ej blivit antagna till något program samt de antagna ungdomar som ej påbörjat sina studier. Det är också viktigt att ha löpande kommunikation med de egna gymnasiesko- lorna, studie- och yrkesvägledare, skolexpeditioner, rektorer och annan personal (elev- hälsoteam, lärare, mentorer m fl). Uppföljningsfrekvens: handläggningen sker fort- löpande under läsåret. Extern uppföljning Matchning av elevregister/register över interkommunal ersättning gentemot folkbok- föringsregistret för att fånga upp nyinflyttade till kommunen samt ungdomar som inte sökt till ett gymnasieprogram. En nära och fortlöpande kontakt med de olika externa skolorna (fristående gymnasieskolor, gymnasieskolor i annan kommun samt folkhög- skolor) där kommunens ungdomar studerar. Viktigt att informera skolorna om deras skyldighet enligt skollagen (SFS 2010:800 kap 15, 15) att meddela hemkommunen när en elev börjar eller slutar. Uppföljningsfrekvens: matchningen bör om möjligt ske en gång per månad (i samband med utbetalning av interkommunala bidragen) men - dock minst en gång per termin. Uppföljning/bevakning Kontinuerlig uppföljning av de ungdomar som enligt den interna och externa uppfölj- ningen fortfarande inte har någon sysselsättning/osäker sysselsättning. Uppföljningen handlar i första hand om personliga kontakter med ungdomarna, vårdnadshavare och/ eller eventuell skola. Uppföljningsfrekvens: handläggningen bör ske fortlöpande/vid behov dock minst en gång per termin tills ungdomen fyller 20 år. Förslag till läsårskalender för KIA- verksamheten Augusti September Oktober November December Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Påminn interna och externa gymnasieskolor (inkl folkhögskolor) om KIA- verksamheten Kontakta de ungdomar som inte kom till skolstart Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Kontakta de ungdomar som sökt men ej blivit antagna (reservantagningen avslutad) Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Informationsbrev om antagningsförfarandet samt nya Gymnasiekatalogen till KIA- ungdomar Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Påminn interna och externa gymnasieskolor (inkl folkhögskolor) om KIA- verksamheten Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Kontakt med SYV om de som inte sökt till gymnasiet Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Påbörja arbetet med läsårsrapporten Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Kontakt med SYV om de som inte sökt till gymnasiet Utskick brev/tider för eventuella uppföljningssamtal under augusti Matchning elevregister/interkommunal ersättning gentemot folkbokföringsregistret Flik 6, 1(1) Uppdaterad 2013-09- 23
1 REGISTRERING AV UNGDOMAR Flik 7, 1(2) Elevregistret (t ex Procapita, IST/Extens) De ungdomar som är folkbokförda inom kommunen och som gör studieavbrott från någon av de egna gymnasieskolorna eller från någon extern skola som erhållit interkommunal er- sättning finns redan inregistrerade i elevregistret. Om KIA- verksamheten är mer omfattande kan det underlätta framtida uppföljningar att även registrera in de ungdomar som inte är inskrivna vid någon gymnasieskola och som faller inom ramen för KIA. Detta kan lösas genom att bygga upp en egen enhet/avdelning i elevregistret så att de ungdomar som faller inom ramen för KIA förblir åtskiljda från de elever som är aktiva och inskrivna i ett gymnasieprogram. Vid matchningar gentemot folkbokföringen underlättas dessutom arbetet eftersom dessa ungdomar som blir inregist- rerade inte längre kommer fram i nästkommande matchningsresultat utan enbart nytill- komna ungdomar. En annan fördel med att bygga upp en egen enhet/avdelning är att man även kan använda den som ett bevakningssystem. I och med detta förfaringssätt kan man lättare hålla reda på KIA- ungdomarna och slipper arbeta dubbelt eller med enbart papperslistor. Nedan följer några exempel på hur detta kan se ut: Exempel 1 uppföljning 1gång/termin Enhet: KIA Klass: UPPF BEVAK Ht (uppföljning nästkommande hösttermin) UPPF BEVAK Vt (uppföljning nästkommande vårtermin) UPPF UPPHÖR (ungdomar som folkbokfört sig i annan kommun/fyllt 20 år) UPPF ÖVÅR13 (överåriga ungdomar på grundskolan under läsåret 13/14) UPPF OBS (här kan man lägga in elevers elevkort som man måste ha lite mer uppsikt över) Exempel 2 bygger på att man följer upp 1 gång/kvartal Enhet: KIA Klass: UPPF BEVAK KV1 (uppföljning kvartal 1) UPPF BEVAK KV2 (uppföljning kvartal 2) UPPF BEVAK KV3 (uppföljning kvartal 3) UPPF BEVAK KV4 (uppföljning kvartal 4) UPPF UPPHÖR (ungdomar som folkbokfört sig i annan kommun/fyllt 20 år) UPPF ÖVÅR13 (överåriga ungdomar på grundskolan under läsåret 13/14) UPPF OBS (här kan man lägga in elevers elevkort som man måste ha lite mer uppsikt över) Har KIA- verksamheten ett annat elevregister än de två som nämnts ovan finns det säker- ligen samma möjligheter i dem för att under lätta uppföljningsarbetet. KIA- registret (KIA- handläggarens eget) Nu är det ju oftast så att elevregistren i sin ursprungsversion inte är anpassade för KIA- verksamhetens behov av att kunna plocka fram de specifika uppgifter som man vill med tanke på den statistik som är önskvärd att ta fram till en eventuell rapport. Därför är det inte ovanligt att man parallellt för ett eget register (Excel) där man har möjlighet att plocka fram information/uppgifter som man inte lyckas med ur elevregistret. Grunden i det egna registret är i huvudsak detsamma som finns i elevregistret men här har man möjlighet att lägga in information/uppgifter som inte finns i eller kan läggas in i elev- registret. KIA- registret bör ses som ett arbetsredskap tills den eventuella rapportens statistik är framtagen och återrapporterad. Hur dessa register kan se ut är mycket indi- viduellt beroende på KIA- verksamhetens omfattning, antal ungdomar som faller inom ramen för KIA, vilka uppgifter som är önskvärda etc. Exempel på uppgifter som kan vara bra att ha tillgängliga inför statistikarbetet finns beskrivet under flik 10. Uppdaterad 2013-09- 23
1 REGISTRERING AV UNGDOMAR Datainspektionen Skolorna har tillstånd för och följer de lagar och förordningar som finns när det gäller digitala elevregister. I och med att KIA använder sig av samma elevregister i sitt arbete har de också samma tillstånd bakom sig och behöver inte ha någon eget tillstånd. - lättare kunna ta fram de uppgifter/den statistik som önskas till tex en rapport. I statisti- ken som presenteras offentligt får inte persondata och namn finnas med därför kan det vara av värde att använda ett id- nummer istället utifall man skulle behöva identifiera någon. När återrapporteringen är avslutad och rapporten lagts till handlingarna skall det - alternativt raderas registret helt och hållet enligt Datainspektionen (2013-06- 10). Regist- ret har inget syfte längre. Flik 7, 2(2) Uppdaterad 2013-09- 23
1 INSATSER/ÅTGÄRDER Flik 8, 1(1) Elever som ej söker gymnasieutbildning eller hoppar av pågående utbildning skall alltid erbjudas stöd och hjälp. Är eleven omyndig skall alltid kontakt med vårdnadshavare tas. n- en eller andra myndigheter skall se ut. De har också alltid en rätt att säga nej till hjälp när skolplikten är slut. Genom regelbunden kontakt kan vi motverka att dessa ungdomar faller mellan stolarna. Insatser kan delas in i utbildnings-, arbetsmarknads- samt sociala insatser. Har KIA- verksamheten en ungdomscoach kopplad till sig så ligger de flesta av nedanstående insatser/åtgärder inom coachens arbetsområde. Utbildningsinsatser Att motivera en ungdom till gymnasiestudier är en central insats inom KIA- verksamheten men ibland är det en skolform som inte passar för alla ungdomar, eller så vet de inte vad de vill studera. Som en hjälpande hand kan följande insatser hjälpa ungdomen på vägen: - - - - Samtal med SYV Distansstudier Folkhögskola (studiebesök) Studiebesök på gymnasieskola Arbetsmarknadsinsatser Om en ungdom inte vill studera kan arbetsmarknadsinsatser vara en möjlighet till syssel- sättning. För att lyckas med detta så behöver ungdomarna fundera över vad som är viktigt för dem. Vad vill de arbeta med? Hur ser de på sin framtid? Detta kan vara svårt. Därför kan arbetsförmedlingens intressetest vara till hjälp. Genom frågor får vi reda på hur ung- domarnas intressen korresponderar med ett framtida yrke. Utifrån intresse kan KIA- hand- läggaren hjälpa ungdomen att skriva in sig på arbetsförmedlingen, få möjlighet till praktik, göra studiebesök på arbetsplatser med mera. Eventuellt finns det kanske lokala projekt för att motverka arbetslösheten bland ungdomar. - - - - - Arbetsförmedlingens intressetest (svenska eller finska) Arbetsförmedlingen Praktik Studiebesök på arbetsplatser Ev. lokala projekt Sociala insatser Ibland är det social påverkan som gör att en ungdom inte klarar av eller hoppar av sina studier. Som KIA- handläggare/coach får du bedöma om du kan hjälpa ungdomen genom motiverande samtal eller om du anser att en kurator eller socialtjänsten borde bli inkopp- lad. Kom dock ihåg att det är ungdomen som själv bestämmer vilka åtgärder denne vill ha tillgång till. - - - - Motiverande samtal Framtidssamtal (ex. med SYV eller ungdomscoach) Socialförvaltningen Fritidsgårdar Uppdaterad 2013-09- 23
1 SAMVERKAN Flik 9, 1(1) Genom att samverka mellan olika förvaltningar och insatser kan hjälp och stöd till ungdom- arna förstärkas. Detta kan vara allt från fritidsaktiviteter till socialtjänsten. Som KIA- hand- läggare kan du hjälpa ungdomarna till kontakthjälp med till exempel socialtjänsten eller arbetsförmedlingen. Den eller de som idag hanterar det sk KIA- ansvaret skall vara tydlig med sina rutiner i kon- takter med andra myndigheter. Eftersom vi är beroende av andra myndigheters agerande och uppgifter är det viktigt att de smidigt löser problemen med t ex sekretessen. Det får inte bli en envägskommunikation speciellt med tanke på framtida aktivitets- och statistikansvar. Tydliggör KIA:s rutiner och arbetssätt på kommunens hemsida eller motsvarande. Infor- mera berörda politiker och tjänstemän om KIA:s verksamhet och behov av samverkan med andra förvaltningar inom kommunen. Informera även föräldrar och elever tidigt om KIA och dess arbetssätt t ex vid föräldra- och elevmöten i årskurs 1 i gymnasiet. God samverkan med förälder/vårdnadshavare och givetvis ungdomen är A och O i KIA- arbetet. Samverkan med enheter/förvaltningar inom som utom den egna kommunen samt externa verksamheter som riktar sig till utbildning och arbetsmarknad är viktig för KIA- verksam- heten. KIA får inte heller glömma bort näringsliv och de lokala ideella verksamheterna. Nedan ges några exempel på samverkanspartners som KIA- verksamheten kan ha nytta av i sitt arbete: - Skolor (rektorer/syv på grundskolor och gymnasieskolor, komvux, folkhögskolor, högskolor och universitet) - Arbetsförmedlingen (handläggarna inom Af, möjlighet till flerpartssamtal, dvs Af- handläggare+ungdom+kia) - Försäkringskassan (handläggare, möjlighet till flerpartssamtal) - Socialförvaltningen (handläggare, möjlighet till flerpartssamtal) - Övriga enheter/förvaltningar inom kommunen (arbetsmarknadsenheten/motsv, barn och ungdomsförvaltningen m fl) - Fritidsorganisationer (fritidsledare inom fritidsgårdar, en möjlig mötes- plats) - Olika projekt inom kommunen (med syfte att få tillbaka individer i sysselsättning såsom arbete eller studier) - Landstingets verksamheter (som tex ungdomsmottagning, psykiatri, habilitering mfl) Förenkla samarbetet/samverkan med olika myndigheter genom att använda en samtyckes- blankett som Du och ungdomen kommer överens om. Då kan Du lättare föra en dialog med aktuella myndigheter (se flik 12, bil 10). Uppdaterad 2013-09- 23
1 STATISTIK Att arbeta med statistik och rapportering av statistik inom det kommunala informa- tionsansvaret, KIA har två grundsyften: Flik 10, 1(3) - - Att samla in data och informera hemkommunen om vilken sysselsättning de ungdomar har som faller inom ramen för det kommunala informations- ansvaret enligt Skollagen SFS 2010:800 kap 29 9. Att ge hemkommunen och i viss mån även de egna gymnasieskolorna sign- aler om studieförändringar som sker (positiva som negativa) med de egna eleverna/ungdomarna. Är det så att det inom KIA- verksamheten finns en informationsansvarig handläggare som administrerar kommunens ungdomar som står utanför gymnasieskolan och dessutom tex har en ungdomscoach (Uc)/motsvarande som följer upp dessa ung- domar är det viktigt att även ta med resultatet av dessa uppföljningar och insatser i KIA- statistiken. Det är speciellt viktigt att försöka synliggöra de bakomliggande orsakerna till varför ungdomarna inte fullföljer en gymnasieutbildning. Det kan bli svårt att integrera dessa två arbetsinriktningar i samma statistik och av denna anled- ning delas dessa upp i två steg: 1. Statistik inom informationsansvaret Under flik 7, registrering av ungdomar, står det beskrivet om ett KIA- register som förslagsvis kan läggas upp i Excel (se flik 12, bil 8). Nedan finns förslag till olika grunduppgifter som kan ingå i ett sådant register så att man sedermera kan ta fram adekvat statistik/information: Uppföljningstyp Datum Id Kön Personnummer Förnamn Efternamn Ort Kommun Skola- studieavbrott Program - studieavbrott Åk för avbrott/byte/ uppehåll Från skolexpedition Från annan Tex studieavbrott, skolbyte, ej antagen, matchning Datum för anmälan/avhopp Personligt Id- nummer 1 Könangivelse (p/f) Folkbokföringsort Folkbokföringskommun Skola där avbrottet skett Program där avbrottet skett I vilken årskurs tex avbrottet skett Vid övriga meddelande som berör KIA Meddelande från tex ekonomi, antagning etc Sysselsättnings- resultat (KIA:s) Ny skola Program Byte av program Till Uc Kvar hos Uc Från Uc Uppföljnings- resultat (Uc:s) Uppföljning/ bevakning KIA- resultat Behörighet KIA:s information om sysselsättning Nya skolan namn Ny skola- nytt program Från/till nytt program Överlämnas till ungdoms- coach Ungdomscoach arbetar vidare med ungdomen Återrapportering från ungdomscoachen Resultatet från ungdomscoachen Vilken termin nästa uppföljning skall ske KIA upphör, avslutas, uppföljning Vt alt Ht Vilken behörighet till gymnasiet ungdomen har 1 Id numret ersätter personnummer och namn i offentliga rapporter. Utifrån ovanstående data som man registrerat in i Excelbladet kan man enkelt sortera fram den information/statistik som man så önskar och sammanställa detta i en rapport. Under flik 12, bil 9 finns exempel på hur det kan se ut. Uppdaterad 2013-09- 23
Flik 10, 2(3) 1 STATISTIK 2. Statistik inom ungdomsuppföljningen Utifrån den information och sedermera den statistik som ungdomsuppföljningen (t ex ung- domscoacher) är det också möjligt att objektivt reflektera över det som man bl a arbetat med, dvs ungdomars sysselsättning, ungdomars utveckling och i slutänden kanske även deras framtidstro. Hur når vi resultat? Vilka effekter/resultat får våra insatser? osv. Dess- utom ges det en möjlighet att samla kunskap om olika metoder/ insatser som gett resultat både på kort och lång sikt. Nedanstående exempel på grunduppgifter/information kan ha betydelse för att skapa en bra statistisk verktygslåda och för att i framtiden också kunna se lyckade lösningar. Exem- pel på hur det kan se ut finns under flik 12, bil 8. Uppföljningsuppgifter Id- nr Personid Kön Namn Avbrottsdatum Program Egen kontakt Kontakt via Deltagit utskrivningsmöte Orsak till avbrott Egen plan Inskriven Af Antal möten Avslutad kontakt Orsak till avslutad kontakt Etc. Insats/åtgärdsuppgifter Insatser - startdatum Insatser - erbjudna (t ex praktik, deltidsstudier, coaching, kurator etc.) Insatser - genomförda (åtgärder som slutförts) Insatser - samverkan (vilka har varit delaktiga och vem har varit insatsledare/ägare) Insatser - specialråd- /vårdgivare Insatser - slutdatum Insats - resultat (vad har insatsen gett, gärna med en kommentar om orsak till resultatet Etc. I dagens KIA- statistik har vi mycket bra kvantitativa och kvalitativa mått på tex antal och/ eller måluppfyllelse etc, vilket är viktigt som underlag vid politiska beslut men det vore kanske önskvärt att vi dessutom kan ta fram kvalitativa och kvantitativa mått som synlig- gör de bakomliggande orsakerna samt verkanssambanden när det gäller bl a studieav- brott från gymnasieskolan. Uppdaterad 2013-09- 23
Flik 10, 3(3) STATISTIK 3. Vilken information kan vara intressant för hemkommunen och för de egna gymnasieskolorna Vilken information kommuner och skolor vill ha utifrån statistiken kan vara olika beroende på t ex antalet ungdomar som faller inom ramen för KIA i kommunen eller hur man vill använda sig av den antingen i kommunen eller i skolans verksamhet. Nedan ges förslag (se även flik 12 bil 8, 9) till information som kan vara av intresse att kunna plocka ut ur våra register: Antal av- /utskrivningar Antal studieavbrott Antal skolbyten Antal programbyten Ålderfördelningar Könsfördelningar Aktuella skolor Aktuella program Årskurs för avbrott/byten Studieavbrott, programbyten etc. fördelat på ålder/kön Studieavbrott, programbyten etc. fördelat på skola/program Studieavbrott, programbyten etc. fördelat på skola/kön Studieavbrott/avskrivningar fördelat på sysselsättning/kön Sysselsättningsresultat (KIA) Uppföljningsresultat (Uc) Insats- /åtgärdsuppgifter (se under avsnitt 2 ovan) Etc. Under flik 12, bil 9 finns exempel på hur statistiken/informationen kan beskrivas. Uppdaterad 2013-09- 23
1 RAPPORTERING Flik 11, 1(1) En rapport bör skrivas en gång per år, förslagsvis augusti månad. Beroende på storleken på din kommun kan det vara bra att göra en delrapport för höstterminen. För vem? Rapporten är till för att belysa problemet med eventuella studieavbrott i din kommun. Politiker, skolledning och skolutvecklare kan ha stort intresse av KIA. Därför bör din rapport redovisas för ansvariga politiker inom aktuella skolförvaltningar i din/dina kommuner. Även andra intressenter kan finnas såsom övriga kommunpolitiker, för- valtningar, arbetsförmedlingen, enskilda skolor, lärare etc. Vad skall rapporteras? Vad du ska rapportera beror på vad din kommun är intresserade av. Vissa kommuner är bara intresserade av statistik och siffror. Från vilken skola avbryter flest ungdomar sin utbildning och var tar de vägen? Andra kommuner kan vara intresserade av orsaken till studieavbrotten? De kanske vill veta gymnasiepoäng och hur många elever från kom- munen som gick ut endast med ett utdrag ur betygskatalog? Upplägg i rapporteringen (se även flik 12, bil 9): 1. Det kommunala informationsansvaret Börja med att förklara vad KIA innebär och hur det ser ut i din kommun. Hur ser den kommunala uppföljningen? Har ni en ungdomscoach? 2. Sammanställning av samtliga inkomna avskrivningar och studieavbrott under terminen Visa med text, diagram eller siffror (statistik) hur situationen ser ut i din kommun. Hur många har avslutat sina studier? Om du har många ungdomar som går under ditt KIA- ansvar kan du dela upp rapporteringen i olika grupper som presenterats innan i denna handledning (flik 10). Exempelvis: - - - - - Avskrivningar och studieavbrott Ej antagna till gymnasieskolan Elever som inte kom till uppropet Uppföljning efter matchning av elev- och folkbokföringsregister Vilken sysselsättning har de nu? Uppföljning av ungdomar som registrerats i bevakningssystem Vilken sysselsättning har de nu? 3. Finns det en ungdomscoach kopplad till KIA- verksamheten som tar sig an de ungdomar utan fast sysselsättning bör också dennes arbete redovisas på något sätt i rapporten. Som t ex: - - - - Hur många ungdomar har coachen arbetat mer aktivt med Vilka insatser har erbjudits Vilka insatser har genomförts Insatsernas resultat, t ex: - Hur många tillbaka till studier - Hur många till arbete - Hur många till annan sysselsättning (beskriv vilken) - Hur många kvar i ingen sysselsättning 4. Slutligen kan du göra en snabb sammanfattning 5. Du kan bifoga brev eller vykort som skickats ut till ungdomar i din kommun samt läsårssammanställningen i din kommun Uppdaterad 2013-09- 23