KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 1 (4) Datum 2018-09-27 Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid 2018-10-10, kl. 09:00-12:00 Plats Björken, kommunhuset Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239 Sida 1 av 12
KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (4) Datum 2018-09-27 Kommunstyrelsens arbetsutskott Ärendeförteckning 1 Upprop 2 Val av justeringsperson 3 Tillkommande och utgående ärenden 4 Revisionen besöker arbetsutskottet 5 Växtrum i Lerum 2019 6 Förutsättningar för ökad digitalisering av Lerums kommun 7 Dialog Idrotts- och fritidsstrategi Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239 Sida 2 av 12
KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 3 (4) Datum 2018-09-27 Kommunstyrelsens arbetsutskott 1 Upprop 2 Val av justeringsperson Sammanfattning Enligt kommunstyrelsens reglemente ska en person utses att tillsammans med ordförande justera protokollet. Sekreteraren ger förslag på justeringsperson. 3 Tillkommande och utgående ärenden 4 Revisionen besöker arbetsutskottet Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar notera informationen. Sammanfattning Revisionen diskuterar aktuella frågor med arbetsutskottet. Revisionen föredrar granskningsrapporten avseende delårsbokslutet per 31 augusti 2018. 5 Växtrum i Lerum 2019 KS18.1033 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar notera informationen. Sammanfattning Växtrum är nu ett etablerat koncept som visualiserar vår vision att bli ledande miljökommun genom att - inspirera och bjuda in invånare, besökare och näringsidkare i arbetet med att skapa ett socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart samhälle. Varje år engagerar sig ett 30-tal invånare och skapar tillsammns med två designers nya Växtrum. Efter fyra år är Växtrum ett välrenommerat evenemang i regionen och har etablerat sig nationellt inom den göra näringen. För 2019 och framåt är målsättningen att växla upp evenemanget i tre olika spår: Förvaltningsgemensam plattform Utökad social hållbarhet Innovation i platsutveckling Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239 Sida 3 av 12
KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 4 (4) Datum 2018-09-27 Kommunstyrelsens arbetsutskott Handlingar i ärendet Dialogskrivelse om Växtrum i Lerum 2019 6 Förutsättningar för ökad digitalisering av Lerums kommun KS18.628 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar notera informationen. Sammanfattning Förvaltningen rapporterar om förvaltningens pågående digitaliseringsarbete, tertial 2. Handlingar i ärendet Information om ökad digitalisering av Lerums kommun - Tertial 2 2018 7 Dialog Idrotts- och fritidsstrategi Sammanfattning Kommunstyrelsen gav vid sitt möte 2018-05-06 kommunstyrelsens arbetsutskott i uppdrag att genom dialog ta fram en idrotts- och fritidsstrategi för Lerums kommun. Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges torg 0302-52 10 00 (vx) www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239 Sida 4 av 12
Växtrum i Lerum 2019 KS18.1033 Sida 5 av 12
DIALOG OM VÄXTRUM I LERUM 2019 1 (2) Datum Dnr 2018-09-14 KS18.1033 Informationsenheten Dag Oredsson Kommunikations- och utvecklingschef 0302-52 22 40 dag.oredsson@lerum.se Kommunstyrelsen Växtrum i Lerum 2019 och framåt LERUM1005, vp-3.0, 2017-11-27 Beskrivning Växtrum är nu ett etablerat koncept som visualiserar vår vision att bli ledande miljökommun genom att - inspirera och bjuda in invånare, besökare och näringsidkare i arbetet med att skapa ett socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart samhälle. Varje år engagerar sig ett 30-tal invånare och skapar tillsammans med två designers nya Växtrum. Efter fyra år är Växtrum ett välrenommerat evenemang i regionen och har etablerat sig nationellt inom den gröna näringen. Uppmärksamheten kring Växtrum manifesterar sig på en rad olika sätt. Växtrum lockar lokalbefolkningen, men även besökare från olika delar av Sverige, till både guidade turer och spontana besök. Föreläsningarna som ingår i Växtrum har är mycket välbesökta. Från 2017 har en ny form av medskapande, Växtrums vänner, stöttat evenemanget. Frivilliga invånare med ett grönt intresse bjuds in för att finputsa Växtrummen - en aktivitet som med sin enkla inramning lockat många deltagare vid varje tillfälle och skapar ett värdefullt ambassadörskap bland invånarna. Förutom medial uppmärksamhet och stort intresse från det som kan kallas för Trädgårdssverige har Lerums kommun genom Växtrum även stått som pristagare som Årets samhällsbyggare 2018 vid Stora samhällsgalan i Stockholm. För 2019 och framåt är målsättningen att växla upp evenemanget i tre olika spår: Förvaltningsgemensam plattform Utökad social hållbarhet Innovation i platsutveckling En framgångsfaktor för Växtrum är stödet från förvaltningens alla delar, vi har under 2018 identifierat och vässat vårt samarbete med nyckelfunktioner inom kommunen. Växtrum kan fyllas med idéer och initiativ från hela Lerums kommun och därmed fungera som en plattform för bra idéer. Här krävs en struktur och en samarbetsyta som just nu arbetas fram. Möjligtvis kan det kallas för ett Växtrumsråd. Detta råd kan också stötta evenemanget med kunskap och expertis Postadress Besöksadress Telefon/fax Webb/e-post Org.nr 212000-1447 Lerums kommun Bagges Torg 0302-52 10 00 www.lerum.se Pg 3 31 43-9 443 80 Lerum 0302-52 11 18 (fax) kommun@lerum.se Bg 547-6239 Sida 6 av 12
DIALOG OM VÄXTRUM I LERUM 2019 2 (2) Datum Dnr 2018-09-14 KS18.1033 så att vi tillsammans uppnår smidighet och snabbhet, eftersom Växtrum kräver en annan sorts hantering än den ordinarie verksamheten. Den utökade sociala hållbarheten innebär att Växtrum exempelvis kan ta sig an praktikanter och de som behöver antingen språk- eller arbetsträna för att bättre etablera sig i samhället. Här pågår dialog med externa aktörer (gällande praktikplatser). Växtrum har sedan starten förknippats med två nya trädgårdar per år, inför 2019 lyfter vi blicken och har identifierat nya grepp som markant kan öka attraktiviteten för Växtrum som helhet, och Växtrumsplatser i synnerhet. Vi vill skapa Växtrum som inte enbart är rötter och blad, utan som kan fungera som arenor för exempelvis kultur. Vi för också diskussion med civilsamhället om medskapande av en Växtrumsplats. Kommunens tidigare samarbetspartners vill ha ett fortsatt samarbete och avtal under framtagande för möjligt beslut senare i år. Finansiering kan därför 2019 följa samma fördelning som tidigare år. Intäkterna är exklusive det material i form av jord och växter som vissa sponsorer bidrar med. För att expandera och nå den kraft vi önskar behöver vi förstärka med personal, framför allt en sammanhållande expertis kring skötsel av trädgårdar och handledning till elever som ska göra sin praktik hos oss. Stab och utveckling Dag Oredsson Kommunikations- och utvecklingschef Mattias Christenson Marknadsansvarig LERUM1005, vp-3.0, 2017-11-27 Sida 7 av 12
Förutsättningar för ökad digitalisering av Lerums kommun KS18.628 Sida 8 av 12
INFORMATION OM ÖKAD DIGITALISERING AV LERUMS KOMMUN 2018 T2 2018-09-25 KSXX.XXX Information om ökad digitalisering av Lerums kommun Tertial 2 2018 Beskrivning Digitalisering av Lerums kommun rapporteras för femte gången, och visar resultat för tertial 2 2018. Rapporten beskriver identifierade möjligheter, pågående projekt, uppnådda resultat på färdigställda projekt samt identifierade hinder som verksamheter och stödfunktioner lämnat in. Detta underlag är inte att ses som uttömmande, utan tar sikte på att visa de större utvecklingslinjerna som finns. Rapporten avslutas med rekommendationer för fortsatt arbete. Digitalisering ur ett kundperspektiv Under våren tog förvaltningsledningen beslut om att pröva den digitala medarbetaren eller Robot Process Automation i Lerum. Tre pilotprojekt valdes ut i nära samverkan med intresserade verksamheter. I förlängningen är förhoppningen att en ökad automatisering frigör tid från medarbetare för att dels minska stress och dels öka tid för kvalitetsskapande möten med kund. Förstudien för dessa tre pilotprojekt är nu avslutad och det finns goda möjligheter att komma vidare med implementering under 2019. Förstudien var i sig en nyttig övning i att arbeta förvaltningsgemensamt med digitaliseringsprojekt, och har gett oss nyttiga erfarenheter inför det fortsatta arbetet. Under andra tertialet 2018 har IT-enheten, tillsammans med verksamheterna, tagit fram 16 nya e-tjänster. Exempel på dessa är ansökan om kommunalt avlopp, beställning av betygskopior, samtycke för publicering av bild och begäran om registerutdrag. Sektor Lärande arbetar med att ta fram en möjlighet att söka förenings- och kulturbidrag via e-tjänst. Systemet är klart och implementering påbörjad. Sektorn erbjuder sedan tidigare processledning kring programmering och digitalt berättande i förskolan, detta har nu utökats till att omfatta även grundskolan. För att öka kompetens inom digitalisering erbjuds skolor nu stöttning i form av processledning av kollegialt lärande kring digitalisering. Sida 9 av 12
Genom sektorn Stöd och omsorg deltar Lerums kommun i AllAgeHub som handlar om forskning, utveckling och innovation för tillgängliga boendemiljöer och välfärdsteknik. 24 västsvenska aktörer inom offentlig sektor, akademi, näringsliv och civilsamhälle har gått samman för att driva forsknings-, utvecklings- och innovationscentret AllAgeHub med start 2017. AllAgeHub finansieras till största delen av Vinnova, Västra Götalandsregionen och de 12 kommunerna Ale, Alingsås, Göteborg, Härryda, Kungälv, Lerum, Lilla Edet, Mölndal, Partille, Stenungssund, Tjörn och Öckerö. AllAgeHub drivs som ett projektkluster med Johanneberg Science Park. Störst projektägare är Göteborgsregionens kommunalförbund. Lerum deltar i två idéutvecklingsprojekt inom AllAgeHub: 1. Tillgänglig kommunikation: Hur kan vi tillämpa befintliga beprövade kommunikationsmetoder i LSS-verksamheter så att personer med kommunikativa och kognitiva svårigheter kan uttrycka sina behov och ha inflytande i sina liv? 2. Digital tillgänglighet: Hur kan vi underlätta för personer som är boende på särskilt boende att enkelt och digitalt få tillgång till och dela information de behöver i sin vardag? Båda projekten är uppstartade och även workshops har utförts inom bägge projekten. Digitalisering ur ett verksamhetsperspektiv IT-enheten har infört en e-tjänst för lösenordsåterställning för alla medarbetare som innebär att de själva med hjälp av mobilt BankID kan byta lösenord eller skapa ett nytt om de glömt det. Detta ökar säkerheten i lösenordshantering och förenklar genom att beroenden av någon annan ex Servicedesk som återställer lösenord inte behövs längre. Ett hinder för fortsatt utveckling är att förvaltningen inte tagit ett övergripande beslut i att alla medarbetare ska identifiera sig elektroniskt med BankID. Möjligheten ökar för förvaltningen att bli mer digital om vi erbjuder alla ett sätt att identifiera sig elektroniskt genom en teknik som redan är implementerat hos över sex miljoner svenskar. Mark- och exploatering arbetar med att koppla arrendeavtal till intrakartan. Fas 1 av detta är klart. Alla lägenhetsarrendeavtal är nu kopplade till intrakartan med ett lyckat resultat i form av mer effektivt arbetssätt internt. De går nu vidare med alla jordbruk- och jaktarrendeavtal och ska på liknande sätt koppla dessa till intrakartan. E-tjänsten Markanvändning är nu integrerat i enhetens dagliga arbete och har blivit ett redskap för både intern och extern effektivisering. Kommunens verksamhetslokaler (KVL) arbetar aktivt med att digitalisera hela verksamheten på bred front över alla typer av system som är viktiga för att få Sida 10 av 12
lokalerna att fungera optimalt (De-Du, Vanderbilt, Incit, Automation). De ska arbeta med utveckla det sätt de kommunicerar med sina hyresgäster oavsett om de är interna eller externa. Detta för att öka förståelsen för de ingrepp och åtgärder som görs i fastigheterna under året. På den fronten så fortskrider arbetet med utvecklingen av deras ärendehanteringssystem. KVL har under 2018 sammanställt den statistik som inkommit under 2017 och håller nu på att bygga om sin felanmälningssida för att deras hyresgäster/kunder skall kunna anmäla fel enklare. Behov och hinder Ekonomi: Digitalisering innebär inte enbart minskade kostnader genom smartare arbetssätt. Digitalisering kan också innebära en högre andel fasta kostnader, exempelvis licenskostnader, som behöver täckas i form av ekonomisk förstärkning. ITkostnader förväntas öka över tid då både mjukvara (program, system, robotar), hårdvara (datorer, surflattor, mobiltelefoner, servrar) och moln (externa lagringstjänster) växer i volym som ett svar på ökat distansarbete, uppkopplat samhälle och stora volymer data som ska hanteras säkert. Digitalisering medför även tröskelkostnader, och förhoppningsvis kommer det att under 2019 inrättas en digitaliseringspott för att överkomma dessa trösklar. Driftskostnader ansvarar respektive verksamhet för. Utvecklingen bygger därmed på ett antagande om att utvecklingsarbetet gynnar hållbarhet (ekonomisk, social, ekologisk) då den annars är överflödig. Vi vill arbeta smartare och leverera smartare välfärd. Rekommendationer Öka samverkan En förvaltningsgemensam strategisk grupp behövs för att samordna arbetet som bedrivs kring digitalisering. I många avseenden skiljer sig verksamheters behov från varandra, men mycket kan också effektiviseras gällande exempelvis ökad kompetens inom upphandling av system och automatisering. Den förvaltningsgemensamma gruppen skulle också kunna ansvara för att medel i digitaliseringspotten syftar till att skapa mervärden för organisation och kund. Skapa mål Digitaliseringen berör hela samhället och möjligheterna är oändliga. Lerums kommun verkar under Vision 2025 med social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet som mål. Vi levererar välfärd till kund. För att involvera fler i att tillvarata digitaliseringens möjligheter och skapa förståelse för varför digitala Sida 11 av 12
verktyg är relevanta behöver arbetet ha tydliga mål. Verksamheterna har identifierat ett behov av en sammanhållen digitaliseringsstrategi för att hämta kraft i digitaliseringen. Fortsätt rapporteringen och informera om utvecklingen Rapporteringen har visat sig förtjänstfull i att öka insikter om behov och möjligheter, och visar att utveckling är efterfrågad. För att vara en relevant leverantör av välfärd behöver digitaliseringen fortsätta öka. För att ännu tydligare visa de resultat som nås inom digitalisering behövs en sammanhållen berättelse om kommunens positiva utveckling, kommunikationsenheten har fått uppdraget att synliggöra detta via tillgängliga kanaler. Organisatoriska förändringar Digitaliseringen inom Lerums kommun behöver en samlad och riktad personell resurs på strategisk nivå för att kunna stötta verksamheterna i deras utveckling, och för att förutse och undvika de hinder som kan uppstå i en så komplex organisation som vi verkar i. Därför har vi rekryterat en digitaliseringsstrateg som ska fungera som en kontaktyta och ett nav (exempelvis genom projektledning) inom förvaltningen. Strategen kommer vara placerad på IT-enheten för att kunna samverka med den utveckling som sker där, och för att snabbt kunna dra nytta av enhetens kunskapsmässiga infrastruktur kring kommunens verksamheter. Digitaliseringsstrategen kommer tillsammans med kommunikation- och digitaliseringschefen föreslå en förvaltningsgemensam digitaliseringsstrategi. Förvaltningsledning Dag Oredsson Kommunikation- och digitaliseringschef Sida 12 av 12