SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tid och plats Beslutande Ledamöter Kl. 09:00 måndagen den 12 november 2018, Kalmarrummet, Kommunhuset, Bålsta Liselotte Grahn Elg (M), Ordförande Agneta Hägglund (S) Övriga närvarande Tjänstemän Tobias Arvidsson, kommundirektör Marisa Lindblom, personalchef Clara Thorgren, sekreterare Justering Justerare Agneta Hägglund (S) Tid och plats Kl. 14:00, onsdag den 14 november 2018 Justerade paragrafer 24-29 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Clara Thorgren Liselotte Grahn Elg Agneta Hägglund
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande 2018-11-14 Förvaringsplats för protokollet Kansli, Håbo kommun Datum för anslags nedtagande 2018-12-06 Underskrift Clara Thorgren
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Innehållsförteckning 24 Dnr 84356 Mötets öppnande... 4 25 Dnr 2018/00697 Sammanträdesplanering 2019... 5 26 Dnr 2018/00846 Löneöversyn 2019... 6 27 Dnr 2018/00753 Medarbetarpolicy - Personalavdelningen... 7 28 Dnr 84351 Nyckeltalsinstitutets AVI... 8 29 Dnr 84355 Övrigt... 9
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(9) 24 Dnr 84356 Mötets öppnande s beslut 1. utser Agneta Hägglund (S) till justerare av dagens protokoll. 2. fastställer dagordningen med följande tillägg: Avgångsenkät 2017 Kommundirektörens informationspunkt låter kontrollera närvaron och utser en justerare att jämte ordförande justera dagens protokoll. Dagordningen fastställs..
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(9) 25 Dnr 2018/00697 Sammanträdesplanering 2019 s beslut 1. beslutar att under år 2019 sammanträda enligt förvaltningens förslag Kommunfullmäktige ska, enligt kommunallagens 5 kap. 12, besluta om när ordinarie sammanträden ska hållas. Likaså ska nämnderna, enligt 6 kap. 23 samma lag, besluta om sina sammanträdestider. Av gällande reglemente för kommunstyrelsen framgår att kommunstyrelsen beslutar om sammanträdestiderna för arbetsutskottet samt att personal- och själva bestämmer sina sammanträdestider. Inför 2019 behöver sammanträdestider för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fastställas för att de övriga nämnderna ska kunna sätta sina tider i förhållande till dessa. Förvaltningen har sett över sammanträdestiderna med utgångspunkt i det utredningsuppdrag som kommunstyrelsen lämnat 2017-10-20 243 och med utgångspunkt i den förändrade politiska organisation som fullmäktige beslutat om 2018-06-11 66 och kommit fram till ett förslag till sammanträdesprocess. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-09-24 Förslag till sammanträdestider för 2019 Beslutet skickas till: Ledamöter och ersättare Personalchef Kommundirektör
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(9) 26 Dnr 2018/00846 Löneöversyn 2019 s beslut 1. noterar informationen och gör medskicket att förvaltningen fortsatt ska studera grupperna som presenteras nedan. Personalchef Marisa Lindblom informerar om hur lönesättningen går till i Håbo kommun, man tittar på befattning, individuell prestationen och marknaden. Personalchef informerar om 2018 års lönekartläggning, den faktorplan som använts. Det har bland annat gjorts en översyn av osakliga löneskillnader och enkönade grupper. En generell slutsats är att Håbo kommun har låg lönespridning. Grupperna som enligt förvaltningen anses prioriterade att undersöka vidare är arbetsterapeuter, barnskötare, bibliotekarier och förskollärare. Avslutningsvis visas statistik över jämförelser av löner i länet. Håbo kommun ligger bland de högsta i länet gällande de prioriterade grupperna ovan.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(9) 27 Dnr 2018/00753 Information kommande medarbetarpolicy s beslut 1. noterar informationen. Tidigare policys behöver justeras utifrån dagens behov av tydlighet och enkelhet samt anpassas till nya regelverk, kommunens riktlinjer för styrdokument KS 2017/00064 nr 79279, diskrimineringslag 2008:567 och kommunens arbete med kompetensförsörjning. Följande, av förtroendevalda, antagna riktlinjer och regler ska komplettera medarbetarpolicyn. Förutom dessa dokument kommer anvisningar att beskrivas i, av personalavdelningen utgiven, handbok. Riktlinjer Regler Rehabilitering och sjukfrånvaro Arbetsplatsträffar, Medarbetarsamtal Samverkansavtal arbetsmiljö likabehandling Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) organisatorisk och social arbetsmiljö delegation av arbetsmiljöarbetsuppgifter plan för likabehandling våld & hot Pensionsöverenskommelser Uppvaktning av anställda och förtroendevalda inklusive julklappar Rökfri arbetsmiljö och arbetstid Lönekriterier lönerevision lönesättande samtal Rekrytering strukturerad och kompetensbaserad Distansarbete Strategi Kompetensförsörjning Handbok Chefhandbok Medarbetarhandbok Styrdokumenten kommer upp för politiskt beslut under våren 2019. skickar med till förvaltningen att också undersöka e-cigaretter när regler för rökfri arbetsmiljö och arbetstid tas fram. Samt att föra in i styrdokument där det passar vikten av gott bemötande och serviceinriktat arbete.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(9) 28 Dnr 84351 Nyckeltalsinstitutets AVI s beslut 1. noterar informationen. önskade information om semesterdagar och komptid för 2016 och 2017. Förvaltningen redovisar följande: Semesterdagar 2016: 12 361 Semesterdagar 2017: 14 497 Komptid 2016: 7 905 Komptid 2017: 9 118
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(9) 29 Dnr 84355 Övrigt s beslut 1. noterar informationen. Avgångsenkät 2017 Personalchef informerar om generella reflektioner från avgångsenkäter 2017. Det framkommer bland annat att introduktionen inte är tillräcklig. Det framkommer också brist på ledarskap och bristande arbetsmiljö. APT och medarbetarsamtal fungerar bra. Lönen är inte största skälet till byte av jobb. Kommundirektörens informationspunkt Informerar om pågående rekryteringar, kultur- och fritidschef och socialchef är klart. Kommundirektören har samverkat med personal- och om tillsättandet av nya förvaltningscheferna. Upphandlingschef är på gång. Annons kommunikationschef finns ute nu. Informerar om tjänsterna som lokal- och ledningssamordnare som är på gång. Presenterar förslag på ny förvaltningsorganisation. Informerar om framtagandet av en Chefs- och Ledarskapspolicy. Informerar om utvärdering av Oktoberfesten som ska göras. Övrigt Avslutningsvis diskuterar personal- och praktikplatser och handledare. En utbildning kommer att hållas i november.