Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82 nadja.skog@trosa.se Kallelse Datum 2017-04-25 Tid: Torsdagen den 4 maj 2017, kl. 17:00 Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten 16.30 Gruppmöte oppositionen 16.30 Studiebesök: Kråmö, avfärd till Kråmö kl. 15.00 Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Kvartalsrapport med helårsprognos 2016 för kultur- och fritidsnämnden 3. Budget 2018 med flerårsplan 2019-2020, kultur- och fritidsnämnden 4. Uppföljning tjänstekoncessioner för Safiren, Gästhamnen och Kråmö KFN 2017/51 KFN 2017/52 KFN 2017/8 5. Svar på motion gratis simskola för alla 6-åringar KFN 2016/67 6. Information från produktionschef Cecilia Högberg 7. Anmälan delegationsbeslut KFN 2017/1 8. Övriga anmälningsärenden KFN 2017/2 Lena Isoz Ordförande Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur- och fritids kontoret Cecilia Högberg Produktionschef 0156-520 66 cecilia.hogberg@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-04-27 Diarie nr KFN 2017/51 Kvartalsrapport med helårsprognos 2017 för kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden överlämnar kvartalsrapport 2017 till kommunstyrelsen. 2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner nämndens helårsprognos 2017. Ärende Verksamheterna prognostiseras ett överskott om 1 850 tkr i helårsprognos. Överskottet är hänförligt till minskade kapitaltjänstkostnader för Safiren jämfört budget. Minskningen är en följd av en nedskrivning som gjordes i samband med bokslut. Därutöver prognostiseras ett underskott om 100 tkr för budgeterade intäkter från fasta hyresgäster i Folkets hus som en följd av det faktum att lokalerna inte är uthyrda då de förts ska renoveras. Inför budget 2018 kommer budgetposten och ansvaret för den delen av folkets hus att flyttas till tekniska. Verksamheten har hitintills bedrivits enligt plan samt och ett antal investeringsprojekt har projekterats för byggnation både före och efter sommaren. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Kvartalsrapport per sista mars med helårsprognos 2017 Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur och fritidsnämnden Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos helår Verksamhetens intäkter 4 305 5 114 6 124 6 024-100 Verksamhetens kostnader -42 068-42 220-44 442-42 492 1 950 Personal -9 804-9 459-10 931-10 931 Kapitalkostnader -11 373-11 318-11 281-9 331 1 950 Övriga kostnader -20 891-21 443-22 230-22 230 Nettoresultat -37 763-37 106-38 318-36 468 1 850 Ekonomisk analys - helårsprognos Kulturskola, bibliotek, allmän kultur, fritidsgårdar och idrottsanläggningar prognostiseras ett överskott om 1 850 tkr i helårsprognos. Överskottet är hänförligt till minskade kapitaltjänstkostnader för Safiren jämfört budget. Minskningen är en följd av en nedskrivning som gjordes i samband med bokslut. Därutöver prognostiseras ett underskott om 100 tkr för budgeterade intäkter från fasta hyresgäster i Folkets hus som en följd av det faktum att lokalerna inte är uthyrda då de förts ska renoveras. Inför budget 2018 kommer budgetposten och ansvaret för den delen av folkets hus att flyttas till tekniska. Viktiga händelser hittills under året Vi har genomfört uppföljning av våra tjänstekoncessioner enligt den nya modellen. Vi har startat öppen kulturskola vilket är en uppsökande verksamhet i syfte att möta ungdomar som inte självmant hittar till Kulturskolan. Trosa Kvarn och Folkets hus i egen regi testevenemang har gjorts Författarbesök och barnteater på biblioteken Vi har detaljprojekterat Skate- och bikeparken i Trosa Projektering av ett nytt utegym mitt emot Safiren pågår Konstrundan har genomförts med stor framgång Vi har påbörjat utvärdering av bidragsreglerna Vi har inlett en omorganisation som innebär att vi samlar ansvaret för arbetet med kulturoch fritidsförningar under kulturchefen som även tar över ansvaret för fritidsgårdarna. I samband med detta tillsätts även gruppchefer. Vi påbörjar arbetet för att förändra och flytta ansvaret för rent fastighetsrelaterade frågor till tekniska enheten.
Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef 0156-520 66 cecilia.hogberg@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-04-25 Diarienummer KFN 2017/53 Budget 2018 med flerårsplan för 2019-2020, kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden antar nämndens mål. Kultur- och fritidsnämndens förslag till kommunfullmäktige: 1. Kommunfullmäktige godkänner budget 2018 med flerårsplan 2019-2020 för kultur- och fritidsnämnden. Ärendet Budget för perioden är enligt anvisningar årligen uppräknad med 2,5 % för ökade personalkostnader och 2 % för övriga kostnadsökningar. Budgetramen för år 2018 har även anpassats för rationaliseringar om 200 tkr. Åtgärderna genomförs primärt genom redan förändrade taxor samt besparing genom systembyte. Inför år 2016 och 2017 genomfördes en översyn av samtliga taxor och avgifter. Mindre korrigering och kompletteringar bereds i samband med beslut om höstbudgeten. Kultur- och fritidsnämndens och enheterna mål anpassades, utvecklades och kompletterades inför interbudget 2017 för att tydligare följa kommunfullmäktiges mål och stuktur. Målen och strukturen lyfts nu in i budget 2018. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Förslag till budget 2018 med flerårsplan för 2019-2020 Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kultur och fritidsnämnden Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Cecilia Högberg Totalt, tkr Bokslut Budget Budget Plan Plan 2016 2017 2018 2019 2020 Verksamhetens intäkter 5 114 6 124 6 124 6 124 6 124 Verksamhetens kostnader -42 220-44 442-44 737-45 638-46 558 Personal -9 459-10 931-11 204-11 484-11 771 Kapitalkostnader -11 318-11 281-11 281-11 281-11 281 Övriga kostnader -21 442-22 230-22 251-22 873-23 506 Nettoresultat -37 106-38 318-38 613-39 514-40 434 Verksamhetsområde Bibliotek Fritidsgårdar Kulturskola Allmänkultur Avtal fritidsverksamhet Föreningsstöd Båtplatser Idrottsanläggningar Friluftsbad Samlingslokaler Elljusspår Gästhamn Kråmö Inomhusbad Camping Kultur och fritidsnämnden har ett samlat ansvar för: Kommunens fritidsverksamhet, kulturliv och kulturminnesvård, bidrag och annat stöd till föreningsliv, biblioteksverksamhet, kommunens kulturskola, fritidsverksamhet, bidrag och annat stöd till kulturliv samt fördelning av stipendier. Där till har nämnden ansvar för att tillhandahålla funktionella lokaler för såväl fritids- som kulturevenemang. Ekonomiska förutsättningar Budget för perioden är enligt anvisningar årligen uppräknad med 2,5 % för ökade personalkostnader och 2 % för övriga kostnadsökningar. Budgetramen för år 2018 har även anpassats för rationaliseringar om 200 tkr. Åtgärderna genomförs primärt genom redan förändrade taxor samt besparing genom systembyte. Under år 2017 tilldelades nämnden totalt 400 tkr i ettårs satsningar på biblioteken, kulturskolan, utveckling av verksamhetslokaler samt för offentlig konst i utemiljö. Budgetramen för 2018 har minskats med motsvarande belopp. Verksamhetsförändringar Vi fortsätter utveckla av våra verksamhets-, idrotts- och föreningslokaler. Utvecklingen sker i nära samarbete med lokala kultur- och idrottsföreningar. Vi genomför förbättringar på våra anläggningar och försätter att komplettera den offentliga miljön med områden för rekreation och aktivitet. Vi arbetar vidare med utveckling av våra fritidsgårdar och deras ungdomsråd Vi anlägger en ny badplats Vi tydliggör var den offentliga konsten finns för beskådan och fortsätter att komplettera utbudet. Vi samlar ansvaret för arbetet med kultur- och fritidsförningar under kulturchefen som även tar över ansvaret för fritidsgårdarna. I samband med detta tillsätts även gruppchefer. Organisationsförändringen ger förutsättningar för en stärkt organisation för kultur- och fritidsfrågor, enhetschefen frigörs från en del mer operativa frågor för att skapa utrymme för att i högre utsträckning kunna jobba med utvecklingsfrågor. Vidare medför tillsättningen av gruppchefer en utvecklingsmöjlighet och ett ytterligare karriärsteg. Vi förändrar och flyttar ansvaret för rent fastighetsrelaterade frågor till tekniska enheten. Fortsatt främjande av föreningars engagemang i att skapa verksamhet i Trosa kvarn och Folkets hus. En kulturarvsgrupp är tillsatt för att titta på möjligheter för hur vi som kommunen kan förvalta och utveckla vårt lokala kulturarv. Fortsatt uppföljning av tjänstekoncessionerna. Balticbryggan renoveras.
Personal Personal Budget Budget Förändr 2017 2018 % Personalkostnader, tkr 10 931 11 204 2,50% Personalkostn /total kostnad 25% 25% 0% Verksamheten 2019-2020 Kommunens tillväxt gör att vi under denna period ser över eventuella behov av nya verksamheter och utökning av befintliga. Antalet föreningar som erhåller bidrag och därmed bidrar till ett levande kulturliv och ett aktivt fritidsutbud ökar. Såväl kulturskolan, fritidsgårdarna som biblioteket utvecklas genom nya efterfrågade tjänster med utgångspunkt i barn och ungas intresse. Vi arbetar med rekommendationerna och idéerna från kulturarvsgruppen och stärker kommunens profil ytterligare genom kulturarvet. Vi arbetar strukturerat och med ökad ambition gällande det planerade underhållet på våra fritidsanläggningar. Vi erbjuder fler e-tjänster och har infört ett nytt system för bokning av lokaler, ansökning av föreningsbidrag och arrangemang etc. Vi spelar en viktig roll i kommunens integrationsarbete. Vi är ett nav för kommunens unga och vårt arbete genom fritidsgårdarna minskar antalet ungdomar på väg mot ett utanförskap. Hållbar utveckling Verksamheten och nämnden spelar en stor roll för en hållbar utveckling på lokalnivå. Främst genom arbetet för ökad livskvalitet genom att stimulera kultur- och fritidsutbudet. Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov. Budget Budget 2016 2017 2018 Småbåtshamn Antal platser 700 700 650* - varav stora platser 129 129 129 Antal uthyrda platser 650 650 650 Kö, stora platser 46 40 50 Fritids- föreningsstöd Antal föreningar som erhåller stöd 32 35 35 Antal aktiviteter 7 094 7 500 7 000 Totalt antal deltagare 71 158 73 000 71 000 Allmän kultur Antal kulturföreningar som erhåller stöd 16 20 20 Antal kulturföreningsaktiviteter 177 140 150 Antal kulturarrangemang och utställningar 59 220 60 Trosa kvarn och Folkets hus Antal publika arrangemang 80+30 100 Antal uthyrningar till slutna sällskap 100 100 Antal internkommunala bokningar 100 100 Fritidsgårdarna Antal stora arrangemang 15 13 13 Antal besökare på stora arrangemang 1 208 800 1 000 IRL, antal besökare Vardagskvällar 15 25 20 Helgkvällar 44 35 45 UH, antal besökare Vardagskvällar 30 35 30 Helgkvällar 36 35 35 Biblioteken Antal besökare 100 593 80 000 80 000 Antal utlån 55 874* 70 000 60 000 Antal e-lån 1 696 2 000 2 000 Kulturskolan Antal debiterade elever 211 280 220 Antal ämneskurser 253 310 270 Kö 77 20 20 *Antal båtplaster har minskat då 50 platser i praktiken inte kan hyras ut. **Antalet utlån har minskat som en följd av att skolbiblioteken kommit igång, enligt statistiken genomfördes 16363 utlån år 2016. Våra verksamheter efterfrågar alltid ekologiska och miljövänliga alternativ vid inköp av varor och tjänster. Vi arbetar aktivt för att minska energiförbrukningen på våra idrottsanläggningar och i våra verksamhetslokaler.
Kultur- och fritidsnämndens mål 2018 Vad Mål Mätmetod Medborgarnas kommun 1 Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen, exempelvis sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv Trosa tillhör de 15 bästa kommunerna av jämförbar storlek SCB:s medborgarundersökning, mäts vart annat år 2017, 2019, osv. 2 3 Tillväxt & arbete Kultur- och fritidsföreningarna erbjuder ett rikligt aktivitetsutbud för barn och unga Kommunens högstadieelever upplever att deras möjlighet till inflytande och delaktighet är bra Andelen barn och unga som tar del av kultur- och fritisföreningarnas utbud ökar jmf föregående år Högstadieelevernas upplevda inflytande ökar genom arbetet med och genom ungdomsrådet Mäts vid årets slut genom statistik Egen enkät 4 Verksamheterna bidrar till ett gott företagsklimat Vi skapar och tillhandahåller mötesplatser Svenskt näringslivs ranknig Verksamheter 5 Våra verksamheter ska vara kostnadseffektiva Kommunens nettokostnader för verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna Jämför nettokostnad för fritids- resp. kulturverksamhet 6 De som kontaktar Kultur och fritidsförvaltningen är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden 90 % ska vara nöjda med bemötande 80 % ska vara nöjda med hanteringen Egen enkät Hälsa & miljö 7 Vårt verksamhetsutbud anpassas till kommunens tillväxt I SKL:s rankning av folkhälsoindex visas Trosa grönt, dvs. tillhör de 25% bästa SKL Öppna jämförelser 8 Våra verksamheter efterfrågar alltid ekologiska och miljövänliga alternativ vid inköp av varor och tjänster. Andelen ekologiska och miljövänliga inköp ökar årligen Mäts vid årets slut genom statistik Engagemang 9 Medarbetarna i Kultur och fritidsnämndens verksamheter upplever ett högt medarbetarengagemang 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget Årlig HME enkät till kommunens medarbetare God ekonomisk hushållning 10 Nämnden har en budget i balans Kostnaderna överskrider inte intäkterna Bokslut
Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef 0156-520 66 cecilia.hogberg@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-04-27 Diarienummer KFN 2017/8 Komplettering uppföljning - Tjänstekoncessioner Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner för denna gång uppföljningen av tjänstekoncessionen för Safiren 2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner för denna gång uppföljningen av tjänstekoncessionen för Gästhamnen 3. Kultur- och fritidsnämnden godkänner för denna gång uppföljningen av tjänstekoncessionen för Kråmö Ärendet På marsnämnden presenterades uppföljning av våra tjänstekoncessioner, Safiren, Gästhamnen samt Kråmö. Det är första året uppföljning sker enligt modellen som beslutats av nämnden vilket innebar att kompletteringar och utvecklingsområden identifierades vid sammanträdet. Nämnden beslutade att: Samtliga entreprenörer ska lämna komplettering av uppföljningen till kulturoch fritidsnämnden med tydligare beskrivningar under rubriken statusbeskrivning Entreprenörerna för gästhamnen och kråmö ska lämna komplettering kring varför ingen dokumentation av skyddsronder har skett under 2016 samt tydligare beskrivning av planen för miljöarbete. Kultur och fritidsnämnden återremitterar uppföljningspunkten arbete enligt skötselplan i uppföljningen av Kråmö till förvaltningen för vidare uppföljning. Kompletteringarna har inkommit och redovisas i bilagor. Den sista punkten som rör skötselplan kan inte presenteras i nuläget då förslaget till skötselplan ligger för handläggning hos Länsstyrelsen. I juni och september skall entreprenörerna för gästhamnen och kråmö återrapportera genomförda kundmätning. Cecilia Högberg Produktionschef Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret Diarienummer KFN 2017/8 Bilagor 1. Komplettering uppföljning tjänstekoncessioner Safiren 2. Komplettering uppföljning tjänstekoncessioner Trosa gästhamn 3. Komplettering uppföljning tjänstekoncessioner Kråmö Beslut till Entreprenör Safiren Entreprenör Gästhamnen Entreprenör Kråmö
Komplettering av uppföljning tjänstekoncessioner kfn 2017/8 Fungerande samarbete för grupper med speciella behov 25 meters bassäng samt varmpool hyrs ut via abonnemang till grupper med speciella behov som reumatiker, handikappade. Under allmänna tiderna kan brukare med personlig assistans bada till nedsatt pris, assistenten går fritt mot uppvisande av ledsagarbevis. Knutpunkt för tävlingar Enklare tävlingar inom styrketräning genomförs liksom klubbtävlingar inom simning. Vid anbudet 2013 var en tanke att just vara en knutpunkt för tävlingar med löpning etc, efter 2013 har andra aktörer dykt upp som genomför just den typen av tävlingar samt även bildat en knutpunkt (art of running) Flytleksaker och nya möbler i simhallen Allt införskaffat nytt inför starten 2014, i takt med slitage reinvesteras både möbler, flytleksaker samt hjälpmedel för simning. Kontinuerlig uppdatering av maskinparken i gymmet Grundinvesteringen gjordes 2014, därefter kompletteras utrustningen grundat på brukarnas önskemål samt trender. Sedan grundinvesteringen gjordes har följande skett i träningslokalerna. Verklighetsanpassning Vägg mellan nordic gym samt korridor har plockats bort, korridoren har sedan införlivats i nordic gym lokalen och på så sätt har ytterligare 25 m2 tillförts. Passage mellan nordic gym samt easyline har upprättats genom håltagning i vägg. Utrustningsanpassning Ytterligare hantelset har tillförts till nordic gym Cable cross till nordic gym Löpband till nordic gym Diverse handtag, bänkar, speglar mm mm
Komplettering uppföljning tjänstekoncession Kråmö Från: Petter Björkman Skickat: den 22 mars 2017 08:24 Till: Petter Björkman Ämne: Uppföljning Sid 5. Kundmätningar kommer från och med 2017 ske genom bokningen vilket sker elektroniskt likt hotellverksamheter. Företaget som håller i bokningssidan skulle implementerat detta redan 2016, men det drog ut på tiden. I och med att vi förväntade oss att det skulle ske elektroniskt gjorde vi inget system för papperssynpunkter 2016. Sid 6. Klagomål som kommit in: 1 Sängar obekväma, åtgärd byter ut sängar suggestivt 2 Klagomål på föregående gäst städning, åtgärd inför 2017 kommer vi införa nya avreserutiner där gäster får fotografera av oss förvalda delar som de vid klagomål får uppvisa att de utfört 3 Bryggors status, åtgärd ses över inför 2017 Sid 7. Besöksfrekvens, sommarveckorna 90 % beläggning. Dygnsavgifter 200 kr/bädd/dygn, veckopriser 112-160 kr/bädd/dygn Bokslut: vårt bokslutsår är till sista april sid 8 öppettider öppettider reception - beroende på beläggning, vid öppettider stugbokning - 24/7 på internet direktbokning på hemsida samt mail, inga speciella tider för telefonbokning torsdag-söndag 1100-1300, 1500-1700, utöver det på be- öppettider transport - ställning Skötselplan: Ingen skötselplan fastställd än från kommunen Skyddsrond: Brand/ skyddsrond samt skorstenskontroll genomförda 2016, finns på Kråmö Miljöarbete: Enligt plan, bifogas Städrutin: Enligt plan, städrutin i varje stuga. Eget ansvar att lämna stugan i fint skick, fungerade ibland och ibland inte. Kommer införa att vid avresestädning får gästen ta mobilfoto på av oss utvalda delar (ex kyl, under sängar mm). Om kommande gäst klagar får senast avresande gäst bevisa sin städning Skärgårdsläger åk 7: Skolorna valde att inte vara på Kråmö då de ansåg logistiken svår om/när elever ville hem, blev hämtade av föräldrar. Sjösäkerhetsläger: Inget läger 2016. Står i upphandlingen att det ska vara från och med 2017, frågan ställdes till aktörer 2016 men de hade inte möjlighet då Ponnyridning: igen ponny på Kråmö 2016, fångproblem på häst medförde att den fick vara kvar i "hemmahagen" Får/ höns: 10 får var på Kråmö 2017, inga höns
Äventyrslek: Igen utbyggnad av äventyrslek 2016. Står inte i upphandlingen att vi ska ha det på plats till 2016, utan det ska uppföras under avtalstiden. Outdooraktiviteter: Utförda med bokade företagsarrangemang. Skärgårdsturer, Kajak, Vandringar, Klättring, Segling, Teambuildning Museum: Ja som 2015. Står inte i upphandlingen att samarbetet med Askölaboratoriet ska vara klart till 2016, utan det ska uppföras under avtalstiden. Samarbeten med andra: Ja Ex: Staffan Hammar, Håkan Jäderberg, Thomas Bäck, Taste of Johan Ahlvik, Trosa Stadshotell, Bomans, Trosa Havsbad, Olika trubadurer, Fiskeguider Kiosk: Ja litet utbud, gasolfrysen och det varma vädret medförde problem för glassen. Kiosken öppet beroende på beläggning, veckan innan skolstart och därefter endast öppet när vi var där i andra arbeten. Restaurang: Ingen 2016, tittar på möjligheten att öppna 2017. Uthyrning av utrustning: Ja, Båtar, både rodd och motor samt fiskeutrustning -- Skärgårdshälsningar Magnus Scherp -------------------------------------------------- Telefon: 073-655 18 21 Magnus: 070-9586698 Trosa Rederi Web: www.trosarederi.se Mail: info@trosarederi.se Facebook: https://www.facebook.com/trosarederi Kråmö Skärgårdsby Web: www.trosakramo.se Mail: info@trosarederi.se Online bokning: http://broom.spireo.se/reservation/#/?company=16
Kultur- och fritids kontoret Cecilia Högberg Produktionschef 0156-520 66 cecilia.hogberg@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-04-27 Diarie nr KFN 2016/67 Svar på motion om att införa gratis simskola för alla 6- åringar Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige avslår motionen. Ärende Ann-Sofie Soleby-Eriksson (S) och Elin Insulander Hjelm (S) har inkommit med en motion om att införa gratis simskola för alla 6-åringar. I korthet uppmanar förslaget till att kommunen ska använda pengarna från myndigheten för ungdoms- och civilsamhällsfrågor för sommarlovs aktiviteter. Kultur- och fritidkontoret har för år 2017 sökt och erhållit 140 229 kronor. I början av mars skickades en uppmaning ut till föreningar och andra intressenter om möjligheten att söka pengar. Ansökan ska vara inne senast den 1 maj. Med utgångspunkt i vilka medel som återstår kommer kontoret att planera ett antal aktiviteter. Gratis simskola skulle teoretiskt kunna vara en aktivitet som en förening eller annan intressent söker medel för alternativt som kommunen anordnar. Kulturoch fritidkontoret är dock tveksamma till om gratis simskola skulle anses vara inom reglerna för nyttjandet av bidraget. Enligt myndigheten får bidraget användas till sommarlovsaktiviteter och ska möjliggöra möten över sociala gränser. Sommaraktiviteterna ska: vara kostnadsfria för barn och unga i åldrarna 6-15 år, ge barn och unga stimulans och personlig utveckling, stimulera både flickors och pojkars deltagande, främja integration och skapa nya kontaktytor mellan barn med olika sociala bakgrund, genomföras så att alla barn behandlas lika vad gäller tillgång och deltagande, därför ska heller ingen behovsprövning göras av de barn som deltar i aktiviteterna. Bidraget till sommarlovsaktiviteter ska vara ett tillskott och utöver det kommunerna redan gör. Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Fel! Ingen text med angivet format i 2017-04-27 dokumentet. Kommunen har enligt läroplanen en skyldighet att tillse att alla elever kan simma i årskurs 3. Det innebär att barn och elever får gratis simskola via skolan även om det är lite senare än vad motionen föreslår. Vidare får inte medlen användas för aktiviteter där en behovsprövning görs. Kontoret tolkar det som att, ska gratis simskola erbjudas med hjälp av medel från myndigheten för ungdoms- och civilsamhällsfrågor måste den erbjudas till alla barn i ålderspannet 6 15 år och även till de som är simkunniga redan. Kultur- och fritidkontoret gör därmed bedömningen att skall gratis simskola erbjudas så måste andra medel avsättas för ändamålet. Det är också viktigt att beakta hur en gratis simskola påverkar avtalade möjligheter som getts och de krav som ålagts entreprenören för Safiren. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor 1. Motion Beslut till Kommunstyrelsen
KFTS Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KFN 2017/1 Anmälan av delegeringsbeslut Löpnr/ Dnr Punkt i del. ordning Ärende och beslut Datum för beslut Delegat, titel 2.2 Utökning av bleckblåslärarvikariat till 70% 170109-170616 1.8 Nytt bibliotekssystemavtal på 48 månader 4.2 T-V Tennisklubb aktivitets och anläggningsbidrag 122 819 kr. 4.2 Trosabygdens simsällskap aktivitetsbidrag 26 439 kr 4.2 Trosabygdens orienteringsklubb, aktivitets o anläggningsbidrag 18 863 kr 4.2 Trosagymnasterna aktivitetsbidrag 171 432 kr 4.2 Friskis o svettis, aktivitets o anläggningsbidrag 11 804 kr 4.2 Trosa Ridsällskap, aktivitets o anläggningsbidrag 215 387 kr 170314 Johan Eklind 161212 Johan Eklind 170331 Petter björkman 170404 Petter Björkman 170331 Petter Björkman 170331 Petter Björkman 170331 Petter Björkman 170331 Petter Björkman 4.2 Trosa karateklubb, 170331 Petter Björkman Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(3) KFTS Fel! Ingen text med angivet format i dokumentet. aktivitetsbidrag 20 859 kr 4.2 Trosa Taekwondoförening, aktivitets o hyresbidrag 4.2 T-V kampförening, aktivitets o hyresbidrag, 160 390 kr 4.2 JSK Taekwondo Trosa, aktivitetsbidrag, 24 240 kr 4.2 Trosa Edano IBK, aktivitetsbidrag190 032 kr 4.2 Västerljungs IF, aktivitetsbidrag, 26 496 kr 4.2 T-V sportklubb, aktivitetsbidrag 253 401 kr 4.2 PRO Trosa, Pensionärsbidrag 19 960 kr 4.2 SPF Seniorerna Pensionärsbidrag 27 014 kr 4.2 PRO Vagnhärad Västerljung, Pensionärsbidrag, 3 896 kr 4.2 T-V Finska föreningen, Pensionärsbidrag, 2078 kr 4.2 Reumatikerföreningen, handikappbidrag, 5445 kr 4.2 T-V klotet Boule, pensionärsbidrag, 4495 kr 4.2 Trosa Boulesällskap, Pensionärsbidrag, 10 002 kr 4.2 NSF Vagnhärad scoutkår, aktivitets o 170404 Petter Björkman 170330 Petter Björkman 170404 Petter Björkman 170331 Petter Björkman 170418 Petter Björkman 170404 Petter Björkman 170418 Petter Björkman 170418 Petter Björkman 170405 Petter Björkman 170405 Petter Björkman 170418 Petter Björkman 170418 Petter Björkman 170405 Petter Björkman 170331 Petter Björkman
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 3(3) KFTS Fel! Ingen text med angivet format i dokumentet. anläggningsbirag 33761 kr 4.2 Trosa scoutkår aktivitets o anläggningsbidrag, 17 704 kr 4.2 T-V skyttegille, aktivitets o hyresbidrag 4.2 Trosa båtklubb, aktivitetsbidrag, 3 309 kr 4.2 Trosa Frisksportklubb, aktivitetsbidrag 7 596 kr 170405 Petter Björkman 170404 Petter Björkman 170405 Petter Björkman 170331 Petter Björkman
Kommunkontoret Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82 nadja.skog@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-04-24 Diarienummer KFN 2017/2 Anmälningsärenden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna. Anmälningsärenden Kommunfullmäktige Beslut 2017-04-19 29. Prövning av ansvarsfrihet för 2016 års verksamhet. Beslut 2017-04-19 30. Årsredovisning för Trosa kommun och koncern 2016. Kommunstyrelsen Beslut 2017-03-01 5. Anvisningar för budget 2018 och planer 2019-2020 Beslut 2017-04-05 35. Handlingsplan för suicidprevention Trosa kommun. Revisionen Granskning brukarundersökning i Trosa kommun 2016. VON 2017/16 Bilagor 1. Revisionsrapport brukarundersökningar i Trosa kommun 2. Revisionsskrivelse 2017-03-13 Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna Trosa kommun Brukarundersökningar
Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 2 1. Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte och revisionsfrågor... 4 Revisionskriterier... 4 Ansvariga nämnder/styrelser... 4 Metod... 4 2. Granskningsresultat... 5 Tidigare granskning av brukarundersökningar... 5 Kommungemensamt arbete... 5 Kommunstyrelsen... 6 Humanistiska nämnden... 6 Vård- och omsorgsnämnden... 9 Samhällsbyggnadsnämnden...10 Miljönämnden...11 Kultur- och fritidsnämnden och teknik- och servicenämnden...11 Källförteckning...13
Sammanfattande bedömning och rekommendationer EY har på uppdrag av kommunens revisorer granskat nämndernas arbete med brukarundersökningar. Granskningen syftar till att bedöma om nämndernas arbete med brukarundersökningar fungerar på ett sätt som gör att nämnderna erhåller underlag för att utveckla ändamålsenlighet i sina respektive verksamheter. I granskningen konstaterar vi att samtliga nämnder i olika utsträckning arbetar med brukarundersökningar för att utveckla och förbättra verksamheten samt säkerställa att de har underlag för prioritering och beslutsfattande. För alla nämnders verksamhet utom humanistiska nämndens individ- och familjeomsorg finns i budget 2016 tydligt uppsatta mål med definierade mått och mätmetoder. Verksamheterna kopplar sina brukarundersökningar till dessa målskrivningar och har i de flesta fall en god förståelse för målstyrning och korrelationen till användandet av brukarundersökningar. Vi har inte inom ramen för denna granskning identifierat några övergripande målområden där lämpliga brukarundersökningar saknas Flertalet kontor har valt att genomföra samt utveckla egna årliga brukarundersökningar som baserar sig på de nationella som genomförs mindre frekvent av olika myndigheter. Detta för att få tillförlitlig och jämförbar data som också kan gagna verksamheten genom omedelbara åtgärder. Nämnderna använder även resultaten från de olika brukarundersökningarna till att skatta sig gentemot andra kommuner i landet. Vård- och omsorgskontoret har även identifierat ett område där det hittills saknats nationella brukarundersökningar, vilket föranledde att de utformade en egen enkät för att täcka in detta behov. I granskningen har det framkommit att kontoren har olika metoder för att kvalitetssäkra brukarundersökningarna samt resultaten, där ett par har särskilda arbetsgrupper eller funktioner inom verksamheterna som arbetar med framtagandet av undersökningar och andra verksamheter även arbetar med olika former av brukarråd. Miljökontoret har tagit hjälp av informationschefen för att säkerställa användarvänlighet i undersökningarna. Här bedömer vi att kontoren i högre grad skulle kunna säkerställa ett mer systematiskt arbete och därmed lära av varandra. Ett par av kontoren, såsom socialkontoret, samhällsbyggnadskontoret och kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret har funnit att svarsfrekvensen på brukarundersökningar varit låg vilket resulterat i bristande tillförlitlighet. De arbetar aktivt med åtgärder för att komma till rätta med detta. Problemet kunde dock konstateras redan i revisorernas tidigare granskning av brukarundersökningar som genomfördes 2010 och tidigare rekommendation kvarstår därför. Det finns också vissa skillnader i hur kontoren och nämnderna tar del av och bearbetar resultaten. Skolkontoret tar exempelvis fram en årlig handlingsplan medan socialkontoret arbetar sig igenom resultaten på regelbundna arbetsplatsträffar och bearbetar resultaten i budgetprocessen för kommande år. Överlag är vår bedömning att brukarundersökningarna i kommunen är en levande process som integreras väl i respektive verksamhet och det är tydligt att alla kontor vidtar åtgärder utifrån resultaten av genomförda brukarundersökningar. I revisorernas granskning av brukarundersökningar från 2010 rekommenderades kommunstyrelsen att på ett bättre sätt redovisa resultatet av de interna kundundersökningarna gentemot berörda. I denna granskning har vi funnit att vård- och omsorgskontoret delger resultaten från sina brukarundersökningar på hemsidan samt skriver ett pressmeddelande, och socialkontoret återkopplar resultaten till brukarna som deltagit i undersökningen. Vi bedömer att denna utveckling är positiv för att öka medborgarnas insyn och delaktighet. 2
Vår övergripande bedömning är att kommunens arbete med brukarundersökningar i huvudsak är ändamålsenligt. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ger vi berörda nämnder följande rekommendationer: Ta fram en kontorsgemensam plan för utförandet av brukarundersökningar och kundundersökningar, oavsett om målgruppen är intern eller extern, för att få ett tydligare arbetsflöde och bättre samordning av såväl genomförande som analys. Kartlägg om nämndens centrala målgrupper omfattas av befintliga brukarundersökningar och ta ställning till om det finns skäl att utöka till målgrupper som ej omfattas. Skapa en gemensam rutin för systematisk kvalitetssäkring av brukarundersökningar. Säkerställ att resultaten av brukarundersökningar inte bara är ett verktyg för måluppföljning utan också en del i varje verksamhets systematiska utvecklingsarbete. Överväg möjligheten att publicera resultat på kommunens hemsida samt att återkoppla såväl resultat som vidtagna åtgärder till berörda. Därutöver rekommenderas humanistiska nämnden att: Utveckla mått och mätmetoder för individ- och familjeomsorgen då detta idag saknas. 3
1. Inledning Bakgrund Ändamålet för kommunernas verksamhet är bland annat att skapa väsentliga värden som ytterst motiverar att verksamheten är skattefinansierad. Ändamålet uttrycks ofta i termer av mål. Ett viktigt perspektiv på ändamålet är hur de som verksamheten finns till för upplever den. Ett viktigt inslag i nämndens skötsel är därför att ta reda på hur de som nyttjar kommunernas verksamheter ser på dem. Kommunstyrelsen ska genom sin förvaltning ha uppsikt över nämnderna vilket innefattar att säkerställa att kommunens nämnder och förvaltningar bedriver ett ändamålsenligt arbete. I kommunstyrelsens intresse ligger också att uppmärksamma hur medborgarna upplever kommunens verksamhet och tjänster som helhet. År 2010 genomförde EY en granskning av kommunens arbete med brukarundersökningar. Syftet var att belysa och bedöma nämndernas arbete med brukarundersökningar som en del i att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt. Denna mindre granskning syftar till att följa upp samt granska hur nämndernas arbete med brukarundersökningar fungerar idag. Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om nämndernas arbete med brukarundersökningar fungerar på ett sätt som gör att nämnderna erhåller underlag för att utveckla ändamålsenlighet i sina respektive verksamheter. Granskningen tar sin utgångspunkt i 2010 års granskning samt i följande övergripande revisionsfrågor: Vilka brukarundersökningar genomför kommunen? Hur kvalitetssäkras brukarundersökningar? Hur används resultatet? Revisionskriterier Kommunallagen Fastlagd kurs för Trosa kommun Budget 2016 med flerårsplan 2017-2018 Ansvariga nämnder/styrelser Granskningen avser kommunstyrelsen, humanistiska nämnden, vård- och omsorgsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, teknik- och servicenämnden samt miljönämnden. Metod Granskningens genomförande baseras på en genomgång av måldokument och brukarundersökningar. Telefonintervjuer har genomförts med produktionscheferna vid respektive kontor. 4
Rapporten är sakgranskad av intervjuade, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade av de som granskats. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar EY för. 2. Granskningsresultat Tidigare granskning av brukarundersökningar Under 2010 genomförde EY på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna en granskning av brukarundersökningar. Syftet var att belysa och bedöma nämndernas arbete med brukarundersökningar som en del i att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt. Granskningen omfattade samtliga fem nämnder samt kommunstyrelsen. Granskningen visade att samtliga nämnder arbetar med brukarundersökningar för att utvärdera och utveckla verksamheten. I synnerhet kommunstyrelsen, den humanistiska nämnden samt teknik- och servicenämnden genomförde brukarundersökningar bland nämndernas samtliga målgrupper. De övriga nämnderna täckte inte in alla sina målgrupper, vilket utmynnade i att revisorerna identifierade detta som ett förbättringsområde. Med utgångspunkt i granskningen rekommenderade revisorerna att: Samtliga nämnder bör överväga möjligheten att låta externa marknadsundersökningsföretag genomföra undersökningarna för ökad kvalitetssäkring och objektivitet. Samtliga nämnder bör överväga bortfallsanalyser i de fall då brukarundersökningen har en svarsfrekvens på mindre än 50 procent. Humanistiska nämndens arbetsutskott bör se över möjligheten att rikta någon form av undersökning direkt till barn i förskoleklass och årskurs 1. Kultur- och fritidsutskottet bör överväga möjligheten att genomföra mer regelbundna och jämförbara undersökningar som vänder sig mot brukare av kommunens idrottsanläggningar samt besökare vid kommunens kulturevenemang. Vård- och omsorgsnämnden bör komplettera nuvarande brukarundersökningar med en undersökning som vänder sig mot brukare av sjukvård och hälsovård. Miljönämnden och samhällsbyggnadsnämnden bör sträva efter att genomföra brukarundersökningar riktade mot samtliga målgrupper. Kommunstyrelsen bör överväga hur målet om jämställdhet ska mätas. Kommunstyrelsen bör på ett bättre sätt, gentemot berörda, redovisa resultatet av de interna kundundersökningarna. I nämndernas svar framkom medhåll till vissa rekommendationer och att de hade avvikande mening gällande andra. Kommungemensamt arbete Det finns ingen central funktion inom kommunen som arbetar med kvalitetssäkring eller utveckling av brukarundersökningar. Undersökningar planeras och genomförs av respektive kontor. För närvarande arbetar kommunikationschefen på kommunkontoret med att ta fram ett e-verktyg som alla kommunverksamheter ska kunna använda sig av i syfte att samordna det tekniska utförandet av brukarundersökningar i kommunen. 5
Enligt kommunchefen är ett av syftena med brukarundersökningar att tjänstemän och politiker i kommunen ska kunna bedöma huruvida de lever upp till Fastlagd kurs för Trosa kommuns anda. Kommunen genomför också brukarundersökningar för att följa upp några av kommunstyrelsens mål. Kanslichefen på kommunkontoret upplever att det finns ett gott ägarskap hos fullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna och att de måna om att använda sig av resultaten i alla genomförda undersökningar när de presenteras kvartalsvis, vid delårsbokslut samt vid årsredovisningen. Vartannat år genomförs SCB:s medborgarundersökning i kommunen. Senaste gången den genomfördes var 2015, vilket är femte gången i ordningen. Syftet med undersökningarna är att kommuninvånarnas behov ska stå i fokus och att kommunstyrelsen ska få underlag för prioritering och beslutsfattande samt kunna mäta måluppfyllelse på fullmäktigenivå. Fokus i SCB:s medborgarundersökning är att mäta hur nöjda kommuninvånare är att bo och leva i kommunen (Nöjd-Region-Index, NRI), hur nöjda de är med kommunens verksamheter (Nöjd- Medborgar-Index, NMI) och medborgarnas möjligheter till inflytande i sin kommun (Nöjd-Inflytande-Index, NII). Undersökningarna uppges vara viktiga i kommunens kvalitetsarbete för att utveckla en attraktiv kommun med hållbar och stabil tillväxt. Under 2017 ska kommunen genomföra en ny medborgarundersökning i SCB:s regi. Resultatet av SCB:s brukarundersökning används i olika utsträckning av alla nämnder och utskott. Kommunstyrelsens ekoutskott använder sig till exempel av resultaten för att mäta målet om att ligga bland tio i topp av kommunerna där medborgarna är nöjda med kommunens insatser för att kunna leva miljövänligt. På samma sätt följer ekoutskottet NRI, d.v.s. hur nöjd kommuninvånare är att leva och bo i kommunen, för att bedöma målet om att uppnå ett betygsindex på 8 av 10 på frågan om medborgarna har god tillgång till parker, grönområden och natur. Flera av kommunens nämnder genomför brukarenkäter eller sammanställer olika former av jämförelsetal som publiceras i SKL:s Öppna Jämförelser. Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt nämnderna i kommunen använder dessa för att jämföra sig med andra kommuner. Kommunstyrelsen Utöver arbete med att analysera SCB:s medborgarundersökning genomför kommunkontoret framförallt internt riktade undersökningar. Det handlar bland annat om en medarbetarenkät med indikatorer för hållbart medarbetarengagemang (HME-index) och interna enkäter mot personal och förtroendevalda som en del i kommunens systematiska kvalitetsarbete och verksamhetsutveckling. Kommunkontorets enhetschefer träffas regelbundet och alla resultat presenteras i denna grupp. Resultaten används för att mäta måluppfyllelse i årsredovisningen. Varje enhet arbetar med verksamhetsutveckling utifrån de resultat som berör deras egen enhet. Inför 2017 ämnar kommunkontoret öka sitt fokus på mål- och resultatuppfyllelse. Humanistiska nämnden Humanistiska nämnden (HN) ansvarar över skolkontoret samt socialkontoret och styr således båda dessa verksamheter. Dessa redovisas i separata stycken nedan. 6
2.4.1. Skolkontoret På utbildningsområdet har kommunen under 2016 medverkat i genomförandet av Skolinspektionens enkäter. Enkäterna är en del av Skolinspektionens regelbundna tillsyn som kommer genomföras under VT 2017. Enkäterna är webbaserade och frivilliga och vänder sig till föräldrar, elever och personal i skolorna och förskolorna. Utöver detta så har skolkontoret sedan ett par år tillbaka genomfört egna brukarenkäter för skolan och förskolan. Skolkontorets enkäter grundar sig på Skolinspektionens skol- och förskoleenkät för att på detta sätt kunna följa resultaten på årsbasis samt säkerställa kvalitén och måluppfyllelsen. Den förra tillsynen från Skolinspektionen skedde 2010 och nästa tillsyn ska ske under vårterminen 2017, vilket anses vara för långt emellan intervallerna. Av denna orsak har det beslutats att skolkontoret ska genomföra egna brukarundersökningar varje år. På detta sätt kan skolkontoret också justera och anpassa verksamheten utifrån de resultat de får och på så vis hålla rätt kurs. Undersökningen höstterminen 2016 genomfördes tillsammans med andra mätningar inom kommunen, såsom exempelvis mätningar av barnomsorgstid, tillgänglighet av service m.m., och mätmånaderna var oktober till november. Skolkontoret utför även en brukarenkät som kallas för Klassens/lärarens kvalitetsrapport och består av ett antal frågor som riktar sig till lärare samt elever i åk 5 och åk 8. Frågorna baseras på SKL:s Öppna Jämförelser, som syftar till att kommuner ska lära av varandra, förbättra kvaliteten och effektivisera verksamheten. Elevenkäterna genomförs i april varje år och syftar till att tillhandahålla resultat som kan granskas i relation till de mål som HN satt upp samt måluppfyllelsen vid bokslut. Förutom de sju frågor som är direkt relaterade till nämndens måluppfyllelse så ställs vanligtvis ett antal fler frågor i dessa elevenkäter, men det är dessa sju frågor som specifikt plockas ut och jämförs med HN:s mål. Utöver detta så genomförs även verksamhetsenkäter på skol- och förskolenivå. Dessa enkäter ägs av enheterna och rapporteras inte till huvudmannen. Inom skolverksamheten finns en grupp tjänstemän som jobbar specifikt med utvärderingar enligt ett uppsatt årshjul som är upprättad för att följa upp och utvärdera verksamheten. Gruppen består av förskolechefer och rektorer i kommunen. Denna grupp utvecklar skolkontorets egen enkät genom att analysera vad HN önskar få svar på enligt årets måldokument och utifrån förbättringsåtgärder. Till stöd för att utveckla enkäten tar gruppen hjälp av brukarna genom att bland annat dra nytta av utfall i elevsamtal men också genom synpunkter från föräldraråd på skolor och förskolor. Genom dessa processer bearbetas enkätfrågorna och en årlig handlingsplan utarbetas. På skolkontorets arbetsplatsträffar så arbetar personalen sig igenom utfallen och analyserar svarsfrekvenser från enkäterna. Förskoleenkäterna har en betydligt högre grad av svarsfrekvens, mellan 80-100%, medan skolenkäterna har lägre svarsfrekvens. Orsaken till detta är enligt skolkontorets chef troligen att föräldrar med förskolebarn har tätare kontakt med förskoleverksamheten genom daglig hämtning och lämning vilket resulterar i mer engagerade föräldrar. Brukarundersökningarna inom skol- och utbildningsområdet kvalitetssäkras bland annat genom brukarråden på förskolorna och skolorna och där skolkontoret regelbundet följer upp dessa. Likaledes arbetar skolkontoret aktivt med att generellt uppnå en hög svarsfrekvens i brukarenkäterna, och i synnerhet att förbättra svarsfrekvensen för skolenkäterna. Vidare följer skolkontorets grupp som specifikt arbetar med brukarundersökningar i skola och förskola 7
upp enkätfrågornas konstruktion under årshjulet för att på så sätt säkerställa formuleringarna samt ombesörja att nya frågor eller idéer omhändertas och arbetas in i undersökningarna. I enkäterna så återfinns även fritextfält vilket möjliggör för brukarna att komma med förslag eller andra synpunkter som skolkontoret kan fånga upp och ta vidare i framtida verksamhet. Utöver att mäta måluppfyllelse så är resultaten av förskole- och skolenkäten enligt skolkontoret en levande process där resultaten även används till de årliga utvärderingsdagarna med lärarna som sker under senvåren. Likaså använder sig lärarna av resultaten då de återkopplar detta in i verksamheten när skolterminen drar igång på hösten. Resultaten redovisas sedan till HN i augusti och september, och vissa nyckelfrågor redovisas till nämnden vid årsbokslut. HN:s tillvägagångssätt är att använda de årliga resultaten från denna brukarenkät till att definiera nya, högre målsättningar för kommande år. Med andra ord så jobbar nämnden aktivt med en ambitionshöjning där målsättningen är att varje år förbättra sina resultat. Skolkontoret använder resultaten från brukarundersökningarna hela arbetsåret, både i budgetprocessen inför kommande verksamhetsår, samt även vid delår- samt helårsbokslut. Då ett av målen för skolkontoret är att ständigt förbättra sin verksamhet så använder de sig av resultaten av undersökningarna för att försäkra sig om att de överträffar tidigare års resultat. 2.4.2. Socialkontoret Bland alla nämnder är det endast humanistiska nämndens verksamhet inom individ- och familjeomsorg som i budget 2016 saknar specificerade mått och mätmetoder. Socialkontoret hade påbörjat arbetet med att konkretisera och förtydliga HN:s mål under 2015, men var vid budgetplaneringen inför 2016 inte i hamn med detta. Inför antagandet av budget 2017 var detta ännu inte fastställt. Socialkontoret hade formulerat sju verksamhetsmål för året, men resultatindikatorer var inte specificerade för att mäta måluppfyllelsen av dessa. Då dessa saknats har heller inte någon koppling mellan brukarundersökningar och mål kunnat fastställas. HN har ett antal specifika mål som de satt upp för socialkontorets verksamhet och som följs upp med brukarundersökningar under året. Bland annat så deltar socialkontoret i SKL:s årliga brukarundersökning för individ- och familjeomsorg (IFO-undersökning). Undersökningen är en del av SKL:s Öppna Jämförelser. Undersökningen mäter fem kvalitetsområden: information, delaktighet, bemötande, förändring och tillgänglighet. Socialkontoret delar ut enkäterna, som består av 12-15 frågor, till brukare som besöker individ- och familjeomsorgen. Svarsfrekvensen har varit god då brukare förväntas fylla i undersökningen på plats. Undersökningen finns också på flertalet språk vilket underlättar för kommunens alla medborgare, oavsett bakgrund. Däremot så har socialkontoret som sådant inte särdeles många besökare vilket resulterat i att endast ett 30-tal enkäter fylldes i under 2016. IFO-undersökningarna som genomförts bygger på SKL:s frågor, men det finns utrymme för kommuner att lägga till egna frågor till enkäterna. Då socialkontoret genomför denna undersökning för andra året i rad så har de valt att inte revidera eller lägga till några frågor då de önskar se resultaten först. De överväger däremot att göra så kommande år. Socialkontoret inser svårigheten vad gäller formulering av enkätfrågor och understryker vikten av att hålla dem enkla och förståeliga för att vara användarvänliga samt i syfte att få tillräckligt hög svarsfrekvens. De betonar också vikten av återkoppling gentemot brukare efter genomförda undersökningar.resultaten från IFO-undersökningen återkopplas i socialkontorets arbetsgrupp. De bearbetar svaren och vidtar åtgärder vid behov. Ser de resultat som sticker ut så 8
kan det föranleda åtgärder såsom vidareutbildning/ handledning av medarbetare eller förbättrade informationsinsatser. Utöver detta så genomförs även en brukarundersökning som praktiskt genomförs av Nyköpings kommun. Detta då Trosa kommun sedan tre år har avtal med Nyköping angående köp av familjerådgivning och i det avtalet ingår en årlig uppföljning av brukares kundnöjdhet. Enkäten lämnas ut under en månads tid till alla som besöker familjerådgivningen. Undersökningen innehåller fem frågor om tillgänglighet, personalens kompetens, bemötandet osv. Resultaten har enligt chefen för socialkontoret varit mycket goda vilket gjort att de inte haft anledning att framföra några synpunkter på undersökningen eller efterfråga delaktighet i formulerandet av frågorna. Vidare har socialkontoret fört dialog med FoU-enheten i landstinget i Sörmland om att i framtiden genomföra en landstingsgemensam undersökning bland alla sina brukare i form av en standardenkät som delas ut efter avslutade insatser, oavsett om brukaren har besökt kontoret eller träffat tjänstemän i annat sammanhang. Inga konkreta åtgärder har vidtagits ännu. Tidigare har socialkontoret begagnat sig av en extern aktör vid genomförandet av brukarundersökningar men detta har upphört. Dock ingår socialkontoret i SKL:s nätverk för brukarundersökningar. Resultaten från andra undersökningar i kommunen, såsom tillgänglighetsundersökningar, delas med socialkontoret och resultaten tas upp på arbetsplatsmöten. Svaren från undersökningen som genomförs av Nyköpings kommun tar socialkontoret emot och rapporterar vidare till HN. Dessa resultat, liksom resultaten från IFO-undersökningen tas upp i årsrapporteringen till HN. Det har också hänt att socialkontoret framfört resultat som informationsärenden till nämnden. Enligt chefen för socialkontoret så har nämnden visat stort intresse för undersökningarna vad gäller bemötande och tillgänglighetsfrågor. Vidare finns även ett intresse och en öppenhet hos nämnden att socialkontoret ska utveckla undersökningarna framöver. Vård- och omsorgsnämnden När det kommer till vård- och omsorgsområdet så genomförs varje år en brukarenkät i syfte att mäta kundnöjdhet, trygghet och kundernas självbestämmande. Frågorna som ingår i denna brukarundersökning är tagna bland annat från SCB:s, socialstyrelsens samt Kommunens Kvalitet i Korthets (KKiK) undersökningar. Vård- och omsorgskontoret genomför även en brukarenkät som grundar sig på Socialstyrelsens undersökning Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? som är en rikstäckande undersökning av äldres uppfattning om kvaliteten i hemtjänst och äldreboenden som genomförs i alla Sveriges kommuner. Vidare identifierade kontoret för fem år sedan behovet av att genomföra en brukarundersökning gentemot funktionshindrade inom LSS-verksamheten för att mäta kundnöjdhet, då en sådan saknades. Tidigare har det inte funnits enkäter i samma utsträckning som inom äldreomsorgen för målgruppen funktionshindrade, vilket ledde till att kontoret utvecklade en sådan. Detta område omfattas inte av SKL:s Öppna Jämförelser. 9