Gemensamma nämnden FM Plats och tid Rådhus Skåne, Plan 1, Rum 107 14:00 Beslutande Gunnar Elvingsson 1 (1) Marcus Håkansson Ersättare Anders Magnusson Övriga närvarande Håkan Nilsson Annelie Nilsson Stefan Bengtsson Fackliga Henrik Stagnell, SACO kommun Lena Martinsson, Vision kommun Utses att justera Marcus Håkansson Justeringens tid och plats Rådhus Skåne Sekreterare... Paragrafer 10-13 Gunnel Olsson Ordförande Gunnar Elvingsson Justerare Marcus Håkansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Information har skett genom anslag. Styrelse/Nämnd Gemensamma nämnden FM Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum då anslaget tas ned Rådhus Skåne... Gunnel Olsson
GN 10 Informationer Änr GN 2017/1 Beslut Till handlingarna. Gemensamma nämndens framtid Inriktning våningsskrivare Coor statistik Rådhus Skåne Östra Kommunhuset Justerarens signatur
Gemensamma nämnden GN 11 Delårsrapport januari-augusti 2017 Änr GN 2017/10 Beslut Gemensamma nämnden godkänner delårsrapporten för januari-augusti 2017 Gemensamma nämnden fastställer 2017 års arbetsplatskostnad i Rådhus Skåne till 25 000 kr. Gemensamma nämnden fastställer 2017 års arbetsplatskostnad i Östra kommunhuset till 23 400 kr. Sammanfattning Arbetsplatskostnaden beräknas till 25 000 kr per arbetsplats på helårsbasis i Rådhus Skåne och till 23 400 kr per arbetsplats i Östra Kommunhuset på helårsbasis i Östra kommunhuset. Förslag till Gemensamma nämnden Gemensamma nämnden godkänner delårsrapporten för januari-augusti 2017 Gemensamma nämnden fastställer 2017 års arbetsplatskostnad i Rådhus Skåne till 25 000 kr. Gemensamma nämnden fastställer 2017 års arbetsplatskostnad i Östra kommunhuset till 23 400 kr. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2017-09-12 Driftredovisning med kommentarer januari - augusti, prognos 2017 Investeringsuppföljning ÖKH, januari - augusti, prognos 2017 Justerarens signatur
Delårsrapport Gemensamma nämnden jan - aug 2017 med prognos helår - drift Verksamhet Fullmäktigebudget Redovisning Jan 17 - Aug 17 Riktvärde 67 % Prognos Avvikelse Koder Vht 985 Rådhus Skåne Intern service Akt 9155 Arbpl.int fast service 18 376 13 169 72 18 075-301 9157 Rörliga serviceintäkter 700 582 83 866 166 9160 Sithskort 50-207 -413 0-50 9165 Extern uthyrning 100 67 67 100 0 9181 Hyror rådhuset, intäkter 22 649 12 339 54 17 504-5 145 9191 Mediaintäkter rådhuset 2 650 1 876 71 2 650 0 Summa intäkter 44 525 27 826 39 195-5 330 1400 Gemens kostnader-intäkter -65-93 143-115 -50 1401 Personal -4 333-2 421 56-3 841 492 1402 Tim- och visstidsanställn -50-116 232-180 -130 1403 Kompetensutveckl personal -110-1 1-40 70 1405 Gemens förbrukningsmaterial -150-124 82-180 -30 1406 Arbetsplatskostnader IT -738-576 78-738 0 1409 Hyreskost utskrift tjänst 0-1 0-2 -2 9150 FM-administration -300-300 100-300 0 9151 FM-leverantörstjänster -3 350-2 259 67-3 500-150 9152 Säkerhetstjänster -750-507 68-760 -10 9153 Våningsskrivare -358-245 68-358 0 9154 Beräkn kap.kostn invent. -7 447-4 965 67-7 447 0 9156 Rörliga servicekostnader -600-502 84-550 50 9158 Café Utsikten -480-242 50-480 0 9159 Vaktmästeriet -120-95 79-100 20 9161 Jojokort kommunen 0-82 0-100 -100 9163 Kompletteringsinventarier -200-74 37-200 0 9164 AV-utrustning -175-18 10-150 25 9180 Hyror rådhuset, kostnader -22 649-11 669 52-17 504 5 145 9190 Mediakostnader rådhuset -2 650-1 767 67-2 650 0 Summa kostnader -44 525-26 055-39 195 5 330 Resultat vht 985 RS 0 1 771 0 0 Vht 986 ÖKH Intern service Akt 9155 Arbpl.int fast service 9 015 6 778 75 9 009-6 9157 Rörliga serviceintäkter 0 5 0 30 30 Summa intäkter 9 015 6 783 75 9 039 24 1400 Gemens kostnader-intäkter -30-9 28-30 0 1401 Personal -1 732-1 183 68-1 732 0 1402 Tim- och visstidsanställn -30-61 202-90 -60 1403 Kompetensutveckl personal -30-1 3-15 15 1405 Gemens förbrukningsmaterial -120-110 92-140 -20 1406 Arbetsplatskostnader IT -200-58 29-129 71 1407 Kapitalkostnader -2 068-1 382 67-2 068 0 1409 Hyreskost utskrift tjänst 0-1 0-2 -2 9150 FM-administration -200-200 100-200 0 9151 FM-leverantörstjänster -2 250-1 415 63-2 250 0 9152 Säkerhetstjänster -750-402 54-780 -30 9153 Våningsskrivare -122-81 66-122 0 9156 Rörliga servicekostnader 0-24 0-30 -30 9159 Vaktmästeriet -120-6 5-100 20 9161 Jojokort kommunen -80-43 54-80 0 9163 Kompletteringsinventarier -200-149 75-200 0 9164 AV-utrustning -35 0 0-23 12 9170 Receptionistpersonal -1 048-575 55-1 048 0 Summa kostnader -9 015-5 698 961-9 039-24 0 Resultat vht 986 ÖKH 0 1 085 0 0 Totalt resultat GN netto 0 2 856 0 0
Kommentarer till delårsrapport 2017 - Gemensamma nämnden Drift Rådhus Skåne Intern service (vht 985) Kostnader: Personalkostnaderna, aktivitet 1401-1402, förväntas ge ett överskott netto på c:a 400 tkr. Vakans på en tjänst som inte återbesatts är främsta orsaken till överskottet. En översyn av avtalet för abonnemangstjänster inom Facility Management, aktivitet 9151, har gjorts tillsammans med leverantören Coor. Översynen har lett till en uppgörelse för åren 2014-2016 som innebär återbetalning till nämnden. En högre förbrukning än planerat bidrar dock till ett förväntat underskott på 150 tkr i årets budget. I kostnaderna för Café Utsikten, aktivitet 9158, ingår dels en fast månadskostnad på 25 tkr och dels rörliga kostnader för varuinköp. Aktiviteten beräknas hålla budget. På aktivitet 9152 Säkerhetstjänster gäller ett nytt avtal from 2017-07-01 med Avarn Security Services AB. Den ekonomiska effekten på budgeten ungefär som tidigare. Ett mindre underskott förväntas uppstå p g a ökad volym bevakningsuppdrag. På aktivitet 9159 Vaktmästeriet har kostnader redovisats som även avser Östra Kommunhuset. En omfördelning kommer att göras. Kostnader för administrativt stöd från Kommunledningskontoret, aktivitet 9150, har påförts med 300 tkr. Räntedelen i kapitalkostnaden ändrades from 2017 och kopplades till motsvarande villkor för upplåning hos Kommuninvest. Det gav en betydande sänkning till en nivå på 0,33 % för närmaste 3 årsperiod, 2017-2019 jämfört med 1,99 % för perioden 2014-2016. Effekten var inte känd vid budgeteringstillfället och ger en betydande budget avvikelse men också en lägre hyra för hyresgästerna, aktivitet 9180. Intern service har under året jobbat aktivt med att reducera kostnader och se över befintliga avtal. 1
Intäkter Avtalsuppföljning för åren 2014-2016 med leverantören av Facility Managementtjänster Coor gjordes, som nämnts ovan, i början av året. Resultatet av uppföljningen innebar att kommunen erhöll en engångsersättning på 166 tkr som bokförts bland rörliga serviceintäkter på verksamhet 985. Aktiviteten bedöms därför ge ett överskott på samma belopp. En inventering av antal arbetsplatser per 1 juli innebar en ökning med 2 platser för Region Skånes del. Antal arbetsplatser för övriga hyresgäster bedömdes oförändrat. Externa arbetsplatsintäkter från Region Skåne ingår med 8 månader i resultatet per augusti. Interna arbetsplatsintäkter från kommunala förvaltningar ingår däremot i resultatet med 9 månader, d v s även för september vilket förklarar totalt sett ett högre värde än riktvärdet för influtna arbetsplatsintäkter. Kostnadsposterna som utgör arbetsplatskostnader beräknas uppgå till 18,1 mkr. Preliminärt har under året debiterats 25 700 kr per arbetsplats. Med hänsyn till återhållsamhet och faktiskt lägre förbrukning på kostnadssidan, volymjustering av antal debiteringsbara platser samt engångsersättning från avtalsuppföljning bedöms att det finns utrymme att justera arbetsplatskostnaden till 25 000 kr per arbetsplats. Östra kommunhuset (vht 986) Kostnader: Personalkostnaderna aktivitet 1401-1402 förväntas ge ett underskott, 60 tkr, p g a man tvingats ta in timanställda i större utsträckning än förväntat. Receptionistpersonal särredovisas budgetmässigt from maj, se aktivitet 9170, för att ge en bättre överblick. Sannolikt behöver även tim/visstidsanställda som är knutna till reception budgetmässigt kopplas till aktivitet 9170 och inte redovisas på aktivitet 1401. På aktivitet 9152 Säkerhetstjänster gäller ett nytt avtal from 2017-07-01 med Avarn Security Services AB. Den ekonomiska effekten på budgeten ungefär som tidigare. Ett mindre underskott förväntas uppstå p g a ökad volym bevakningsuppdrag. På aktiviteten FM leverantörstjänster 9151 förväntas budgeten vara i balans. Kostnaden för administrativt stöd från Kommunledningskontoret har påförts med 200 tkr. 2
Intäkter: En ny inventering av antal arbetsplatser beräknas ske under hösten. I arbetsplatsintäkterna tom augusti ingår kvartalsdebitering juli-september vilket förklarar att influtna intäkter överstiger riktvärdet. September månad ingår således med ca 757 tkr. Beloppet är inte periodiserat då det handlar uteslutande om interna kommunala verksamheter. Kostnadsposterna som utgör arbetsplatskostnaderna prognostiseras till ca 9,0 mkr. Under året har preliminärt debiterats 23.600 kr per arbetsplats. Nuvarande kostnadsutveckling ligger nära budgetnivån. Det finns dock möjlighet att kunna sänka kostnaden något och justera arbetsplatskostnaden till 23.400 kr. Investeringar Östra kommunhuset beviljades en ombudgetering för medel inför årets budget med 119 tkr i avsikt att inköpa kontorsmöbler. Någon förbrukning är inte gjord däremot finns behovet och beställningar kommer att göras under hösten. Bedömningen är att budgeten förbrukas. 3
Delårsrapport Gemensamma nämnden avs Östra Kommunhuset jan - aug 2017 - investeringar Kod Proj Text Fullmäktigebudget Redovisning Jan 17 - Aug 17 Förbrukat i % Prognos 2017 Avvik 92704 Konferensmöbler ÖKH 119 0 0 119 0
Gemensamma nämnden FM GN 12 Annonsering av FM-leverantörupphandlingen Änr GN 2017/9 Beslut Besluta att genomföra annonsering av FM leverantörstjänsterna enligt tidigare kravspecifikation Sammanfattning Annonseringen omfattar ett antal FM tjänster som en extern leverantör kommer att utföra i det nya kommun och regionhuset och östra kommunhuset. Följande FM tjänster omfattas av denna Upphandling - Städtjänster med entrémattor - Fönsterputsning - Avfallshantering och källsortering - Växtskötsel - Catering av mötesfika och lunch - Kaffe och Te försörjning - Vattenautomathanteringen - Kontorsmaterial försörjning Tjänsterna har detaljbeskrivs vid GN mötet 2017-04-27 Tidsplan FM-Tjänster Justerarens signatur
Gemensamma nämnden FM Uppstartsmöte: 2017-06 - 05, kl 09-11 Projektmöten: 2017-06 - 29, kl 10-12 2017-09 - 05, kl 10-12 2017-09 - 13, kl 10-12 2017-09 - 21, kl 10-12 2017-09 - 27, kl 10-12 2017-10 - 03, kl 10-12 Annons: 2017-10 - 16 Sista dag för frågor: 2017-11 - 12 Sista anbudsdag: 2017-11 - 22 Utvärdering: 2017-11 - 23 Avtalsspärr: 2018-01 - 08 -- 2018 01-18 Avtalsstart: 2018 03-01 Förslag till Gemensamma nämnden FM Besluta att genomföra annonsering av FM leverantörstjänsterna enligt tidigare kravspecifikation Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2017-09-11 Justerarens signatur
Gemensamma nämnden FM GN 13 Redovisning av delegeringsbeslut Änr GN 2017/8 Beslut Förlängning av bokningssystem t o m 2018-10-31. Sammanfattning Delegeringsbeslut som Gemensamma nämndens ordförande har beslutat mellan möten. Förslag till Gemensamma nämnden FM Förlängning av bokningssystem t o m 2018-10-31 Beslutsunderlag Delegeringsbeslut Justerarens signatur