FOLKPENSIONSANSTALTEN PROMEMORIA Juridiska enheten för förmånsrelaterade tjänster Kompetenscentret för arbets- och funktionsförmågeärenden Gruppen för rehabiliteringstjänster 3.2.2017 URVALSPROCESSEN OCH DET CENTRALISERADE BESLUTSFATTANDET FÖR FPA:S KIILA-KURSER Från 3.2.2017
2 Innehållsförteckning ALLMÄNNA ANVISNINGAR... 3 1. URVALSINSTANSEN/DEN SÖKANDE ORGANISATIONEN OCH SERVICEPRODUCENTEN... 4 1.1 Urvalsinstansen... 4 1.2 Blanketter och tidtabeller... 4 1.3 Kontroll av uppgifter... 5 1.4 Klienten söker upprepade gånger till en kurs... 5 1.5 Uppskjutande eller inställande av kurser... 5 1.6 Fortsatt rehabilitering efter frånvaro... 7 1.7 Upphävande av beslut... 7 1.8 Försenad ansökan... 8 1.8.1 Rehabiliteringsbesluten har ännu inte fattats... 8 1.8.2 Rehabiliteringsbesluten för kursen i fråga har redan fattats... 8 1.8 Behov av tolkning... 8 1.10 Förhandsinformation till de sökande... 9 1.11 Åtgärder efter det första urvalet... 9 1.12 Det första urvalet skjuts fram... 10 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. 11 BILAGOR... 12 Bilaga 1 KIILA-kurser med första urval och alla KIILA-kurser - FPA:s ansvariga försäkringsdistrikt och kontaktpersoner för det centraliserade beslutsfattandet... 12 Bilaga 2 Ansökan Yrkesinriktad rehabilitering, ansökningsblankett KU 101r... 12 Bilaga 3 Yrkesinriktad utredning för KIILA-rehabilitering, blankett KU 200r... 12 Bilaga 4 Första urval inom företagshälsovården, KIILA-kurser, sammandragsblankett KU 129r... 12 Bilaga 5 Första urval och centraliserat beslutsfattande för KIILA-kurser, flödesschema... 12
3 Urvalsprocessen och det centraliserade beslutsfattandet för FPA-kurser ALLMÄNNA ANVISNINGAR Denna promemoria om processen för det första urvalet (förhandsurvalet) och det centraliserade beslutsfattandet för KIILA-kurser kompletterar beskrivningen av rehabiliteringsprocessen. I promemorian beskrivs urvalsinstansens/den sökande organisationens och serviceproducentens uppgifter i urvalsprocessen. FPA:s uppgifter beskrivs närmare i en mer omfattande version som har sammanställts för FPA:s försäkringsdistrikt. Preciserande och kompletterande information ges i följande bilagor: - KIILA-kurser med första urval och alla KIILA-kurser - FPA:s ansvariga försäkringsdistrikt och kontaktpersoner för det centraliserade beslutsfattandet (Bilaga 1) - Ansökan Yrkesinriktad rehabilitering, ansökningsblankett KU 101r (Bilaga 2) - Yrkesinriktad utredning för KIILA-rehabilitering, blankett KU 200r (Bilaga 3) (Gäller inte företagare) - Första urval inom företagshälsovården, KIILA-kurser, sammandragsblankett KU 129r (Bilaga 4) - Första urval och centraliserat beslutsfattande för KIILA-kurser, flödesschema (Bilaga 5) De finskspråkiga versionerna av bilagorna 1 5 finns på FPA:s finska webbsidor. På svenska finns bilagorna 2 4 på adressen www.fpa.fi/blanketter > rehabilitering. www.kela.fi/yhteistyökumppanit > Kuntoutuspalvelut > Kurssit > Kurssien esivalinta www.fpa.fi/blanketter > Rehabilitering
4 AKTÖR ARBETSFAS 1. URVALSINSTANSEN/DEN SÖKANDE ORGANISATIONEN OCH SERVICEPRODUCENTEN Urvalsinstansen 1.1 Urvalsinstansen Som urvalsinstans för kurserna fungerar den sökande organisationen, som i allmänhet är arbetsplatsens företagshälsovård. Ett förfarande med ett första urval tillämpas närmast i fråga om arbetsplatsspecifika kurser. Den arbetsgrupp hos den sökande organisationen som gör det första urvalet ska bestå av minst en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården. Serviceproducenten och den sökande organisationen informerar om kurserna när de har publicerats. Kurserna finns på FPA:s webbplats under www.fpa.fi/rehabiliteringstjanster > Sök lämplig rehabiliteringskurs. I kursuppgifterna anges urvalsinstansens adress och, för kurser med första urval, när ansökningstiden går ut. Ett flödesschema har gjorts upp över urvalsprocessen och det centraliserade beslutsfattandet för kurserna (bilaga 5). Där beskrivs de olika handläggningsskedena för kurserna. 1.2 Blanketter och tidtabeller Rehabiliteringsklienten lämnar in följande handlingar direkt till urvalsinstansen/den sökande organisationen eller ett FPA-försäkringsdistrikt: - ansökan om yrkesinriktad rehabilitering KU 101r (bilaga 2), - blanketten Yrkesinriktad utredning för KIILA-rehabilitering KU 200r (bilaga 3) (Gäller inte företagare) - läkarutlåtande B inklusive andra eventuella bilagor Om en ansökan till en kurs med första urval först har kommit till FPA ska ansökan med bilagor skickas till urvalsinstansen. Om kunden förbjuder att ansökan skickas till urvalsinstansen överförs den till det ansvariga försäkringsdistriktet för behandling. På ansökningsblankett KU 101r ges följande alternativ: "Om du vill kan du förbjuda att din ansökan skickas till företagshälsovården. Din ansökan behandlas då hos FPA." Här kan den sökande kryssa för punkten "Jag förbjuder att min ansökan skickas till företagshälsovården". Om den sökande inte vill att ansökan skickas till urvalsinstansen ska han eller hon lämna in den till FPA senast den dag då ansökningstiden löper ut. Ansökningarna ska ha inkommit till urvalsinstansen senast cirka 2 månader innan kursen börjar. Om det av grundad anledning är nödvändigt att ändra ansökningstiden ska urvalsinstansen först kontakta kontaktpersonen vid det ansvariga FPA-försäkringsdistriktet för att komma överens om saken. Om ändringen passar försäkringsdistriktet ska serviceproducenten ändra datumet för den sista ansökningsdagen i rehabiliteringskurssystemet. Efter att det första urvalet har gjorts ska ansökningarna inklusive ställningsta-
5 ganden skickas till FPA senast 1 månad innan kursen börjar. 1.3 Kontroll av uppgifter När urvalsinstansen behandlar en ansökan till en urvalskurs kontrollerar urvalsinstansen att ansökan innehåller följande: - alla nödvändiga uppgifter, kursnumret och serviceproducentens namn - som bilaga ett högst ett år gammalt läkarutlåtande eller en medicinsk utredning med motsvarande uppgifter, där sjukdomens eller skadans nuvarande status beskrivs och behovet av kursen motiveras - blanketten KU 200r för yrkesinriktad utredning Om det av ansökan inte tillräckligt klart framgår vad den sökande ansöker om och vilken tid ansökan avser, ber urvalsinstansen den sökande precisera uppgifterna. Rehabiliteringsklientens ansökan får inte vara äldre än ett år då kursen börjar. Vidare ska urvalsinstansen kontrollera att den sökandes läkarutlåtande fortfarande är giltigt. Urvalsinstansen gör ett första urval utifrån ansökningarna. Om urvalsinstansen kallar de sökande till en urvalsintervju ska urvalsinstansen i samband med kallelsen informera om att FPA inte ersätter eventuella resekostnader i anslutning till intervjubesöket, utan att de sökande själva måste stå för dessa kostnader. Bedömning avseende klientens deltagande i en kurs - Urvalsinstansen bedömer klientens lämplighet för kursen och klientens behov av att delta i jämförelse med de övriga sökande. - Valen görs utifrån ansökningarna. - Det ansvariga FPA-försäkringsdistriktet gör det slutliga valet och beaktar alla sökande, också dem som inte gått med på att delta i urvalsprocessen. 1.4 Klienten söker upprepade gånger till en kurs Om en person som tidigare deltagit i TYK- eller KIILA-rehabilitering ansöker om att få delta i KIILA-rehabilitering på nytt, bedömer man situationen från fall till fall. Det återkommande rehabiliteringsbehovet ska motiveras i läkarutlåtandet. En godtagbar motivering till att KIILA-rehabilitering ska beviljas en gång till kan t.ex. vara att personen på nytt löper risk att bli arbetsoförmögen. Urvalsinstansen ska kontrollera att behovet av återkommande rehabilitering motiveras i ansökan och/eller läkarutlåtandet. Om uppgifterna är bristfälliga ber urvalsinstansen vid behov den sökande komplettera dem. Om den sökande tidigare har avbrutit en TYK- eller KIILA-rehabiliteringskurs kan man från fall till fall överväga om den sökande kan söka till en ny kurs. 1.5 Uppskjutande eller inställande av kurser I punkt 3.8 i den allmänna delen av standarden finns anvisningar om antalet klienter och om uppskjutande och inställande av kurser. Där konstateras att en kurs som är avsedd för 8 klienter genomförs om minst 6 klienter deltar i kursen.
6 Om en kurs har färre deltagare än så, kan serviceproducenten flytta fram inledningstidpunkten för rehabiliteringen under samma kalenderår genom att föra in den nya tidtabellsuppgiften direkt i kurssystemet. Alternativt kan serviceproducenten ställa in kursen. Serviceproducenten kan genomföra en kurs om klienterna är minst tre till antalet. På FPA:s webbplats www.kela.fi/kuntoutuspalvelut>kuntoutuksen palveluntuottajien ohjeet finns också anvisningar på finska om uppskjutande och inställande av kurser samt en hänvisning till den här promemorian. Uppskjutande Om en kurs inte har tillräckligt många sökande kan den skjutas upp i enlighet med anvisningarna i den allmänna delen av standarden. Om en kurs skjuts upp ska serviceproducenten meddela detta till de sökande, till kontaktpersonen vid det ansvariga försäkringsdistriktet (fornamn.efternamn(at)fpa.fi) och till den sökande organisationen/urvalsinstansen. Serviceproducenten ska på extranet föra in den nya tidtabellen direkt i kurssystemet, om det är möjligt. Om detta inte lyckas kontaktar serviceproducenten gruppen för rehabiliteringstjänster per e-post på adressen kuntoutuspalvelujenmuutokset@kela.fi. En uppskjuten kurs ska alltid inledas under det år som den beviljats för. Klientens ansökan får ändå vara högst ett år gammal när kursen börjar. Dessutom ska urvalsinstansen/serviceproducenten kontrollera att den sökandes läkarutlåtande inte är äldre än ett år. Om en kurs skjuts upp innan det första urvalet har gjorts, hör urvalsinstansen sig för med de sökande om den nya tidtabellen passar dem eller om de vill söka till någon annan kurs. Om den sökande väljer att inte vänta på den uppskjutna kursen, underrättar urvalsinstansen kontaktpersonen vid FPA om detta och skickar ansökan, bilagorna, blankett KU 200r och sammandragsblankett KU 129r till det ansvariga FPA-försäkringsdistriktet. Kontaktpersonen vid det ansvariga FPA-försäkringsdistriktet tar reda på vilka andra kursalternativ det finns samt kundens önskemål. Om det är fråga om en kurs för vilken rehabiliteringsbesluten redan har fattats, tillämpas i fråga om uppskjutande samma tillvägagångssätt som beskrivits ovan. Inställande Om en branschspecifik kurs är på väg att bli inställd och motsvarande kurser ordnas senare samma år, utreder serviceproducenten om den sökande vill ändra sin ansökan så att den gäller en senare kurs. Om den sökande vill ändra sin ansökan så att den gäller en kurs som ordnas senare ska serviceproducenten kontrollera att den sökandes ansökan inte är äldre än ett år när kursen börjar. Dessutom ska serviceproducenten kontrollera att den sökandes läkarutlåtande är giltigt också med tanke på den senare kursen.
7 För att få en kurs inställd ska serviceproducenten kontakta gruppen för rehabiliteringstjänster vid FPA per e-post på adressen kuntoutuspalvelujenmuutokset@kela.fi och meddela att kursen ställs in samt motiveringarna till detta. Därtill ska serviceproducenten informera kontaktpersonen vid det ansvariga FPA-försäkringsdistriktet (fornamn.efternamn(at)fpa.fi) om att kursen ställs in. Gruppen för rehabiliteringstjänster underrättar också kontaktpersonen vid det ansvariga försäkringsdistriktet om inställandet och skickar ett meddelande om detta till det ansvariga försäkringsdistriktets elektroniska gruppostlåda. Om rehabiliteringsbeslut redan har fattats för kursen kontaktar serviceproducenten de sökande och FPA:s kontaktperson för KIILA-kurser för att komma överens om förfarandet. Besluten för dessa sökande upphävs och de sökande flyttas över till en annan kurs, om en sådan står till buds. Vid FPA försöker man hitta en annan motsvarande kurs för de sökande, om en sådan står till buds, eller andra rehabiliteringsformer. Först ska kunden höras och därefter fattar FPA ett upphävningsbeslut eller ett beslut om annan rehabilitering. 1.6 Fortsatt rehabilitering efter frånvaro - Om en klient inte kan delta i den lägesbedömning som görs i början av kursen kan han eller hon inte börja på kursen. Klienten ska omedelbart kontakta FPA för att ta reda på hur man ska gå till väga med genomförandet av rehabiliteringen. Ett kursbyte kan komma i fråga. - Om en klient blir sjuk före kursen eller efter lägesbedömningen och inte längre kan delta i kursen kan klienten tillsammans med FPA utreda möjligheterna att senare få delta i en annan kurs, t.ex. en branschspecifik KIILAkurs. - Om en klient av grundad anledning (t.ex. sjukdom) inte kan delta i en viss grupperiod av en kurs, avbryts den påbörjade kursen inte. Då kommer serviceproducenten och klienten överens om hur klienten kan slutföra kursen separat. En grupperiod kan inte ersättas eller bytas ut mot en motsvarande period på en annan kurs, utan vid slutförandet av kursen utnyttjar man individuella besök inom de ramar som standarden ställer. I fråga om branschspecifika kurser kan ett byte av rehabiliteringskurs övervägas individuellt, om man kan hitta en motsvarande kurs som genomförs senare. Om ett beslut som meddelats en sökande som valts till en kurs upphävs, skickar FPA upphävningsbeslutet till serviceproducenten för kännedom. - En anvisning om detta har publicerats på finska på FPA:s webbsidor för samarbetspartner under Kuntoutuksen palveluntuottajan ohjeet. Anvisningen går under namnet Laskuttaminen äkillisen sairauspoissaolon yhteydessä ja kuntoutuksen jatkamisesta poissaolojen jälkeen. 1.7 Upphävande av beslut - Om ett beslut som meddelats en sökande som valts till en kurs upphävs, skickar FPA upphävningsbeslutet till serviceproducenten för kännedom.
8 - Serviceproducenten informerar urvalsinstansen/den sökande organisationen om upphävningen. 1.8 Försenad ansökan 1.8.1 Rehabiliteringsbesluten har ännu inte fattats - Om en ansökan till en urvalskurs inkommer för sent av en orsak som inte beror på kunden och han eller hon uppfyller kriterierna för yrkesinriktad rehabilitering, kontaktar urvalsinstansen det ansvariga FPAförsäkringsdistriktet. - Det ansvariga försäkringsdistriktet vänder sig vid behov till gruppen för rehabiliteringstjänster för att höra sig för om det finns andra kurser som den sökande kan söka till, t.ex. branschspecifika kurser. - Om ansökan inkommer för sent till ett FPA-försäkringsdistrikt (förbi det första urvalet), utreder det ansvariga FPA-försäkringsdistriktet om det finns andra kurser, till exempel branschspecifika kurser, som den sökande skulle kunna söka till. - Om det finns lediga klientplatser kvar kan det ansvariga försäkringsdistriktet och företagshälsovården ännu förhandla om saken. 1.8.2 Rehabiliteringsbesluten för kursen i fråga har redan fattats Extra platser kan inte beviljas för en kurs. Det ansvariga försäkringsdistriktet tar reda på om andra motsvarande kurser eller andra rehabiliteringstjänster står till buds. Om kriterierna för yrkesinriktad rehabilitering är uppfyllda uppgör det ansvariga försäkringsdistriktet ett positivt beslut som inte verkställs. Ansökan hålls inte i kraft i väntan på nya kurser. 1.8 Behov av tolkning Om den sökande organisationen eller serviceproducenten får vetskap om att en klient behöver tolkning till och från ett främmande språk, ska den sökande organisationen/serviceproducenten skicka information om detta till det ansvariga FPA-försäkringsdistriktet tillsammans med de övriga handlingar som hör till klientens ansökan. Det ansvariga försäkringsdistriktet tar ställning till tolkningsbehovet i samband med rehabiliteringsbeslutet. Serviceproducenten får rehabiliteringsbeslutet och information om möjligheten till tolkning. I samband med rehabiliteringsbeslutet skickas instruktioner till klienten och serviceproducenten. Serviceproducenten ska förfara enligt instruktionerna och till Centret för tolktjänst för personer med funktionsnedsättning skicka programmet för rehabiliteringskursen/tidtabellen för genomförandet av rehabiliteringen och information om vid vilka tidpunkter under rehabiliteringen det behövs tolkning.
9 Läs mer under Tolkning till och från främmande språk på www.fpa.fi. De här sidorna innehåller bland annat allmän information om tolkning till och från främmande språk en sammanställning över rehabiliteringsåtgärder där tolkning till och från främmande språk kan ordnas anvisningar för producenter av rehabiliteringstjänster kontaktinformation 1.10 Förhandsinformation till de sökande Urvalsinstansen lämnar inte förhandsinformation till de sökande om de ställningstaganden som urvalsinstansen har meddelat på blanketterna som skickats till FPA. 1.11 Åtgärder efter det första urvalet Urvalsinstansen gör ett första urval för kursen och fyller i sammandragsblankett KU 129r. Därefter ska urvalsinstansen senast 1 månad innan kursen börjar skicka ansökningshandlingarna för alla sökande till FPA för det slutliga valet. Handlingarna skickas till en angiven FPA-adress. Adressuppgifterna finns i bilaga 1. Vid försäkringsdistriktet skannas handlingarna in i FPA:s elektroniska system för hantering av förmånsärenden. Urvalsinstansen skickar följande ansökningshandlingar till FPA: - ansökningsblankett KU 101r i original. Om urvalsinstansen redan har fått denna blankett från FPA ska de ansökningskopior som kommit från FPA inte skickas tillbaka till FPA. Detta för att undvika att handlingarna skannas in i FPA:s system för hantering av förmånsärenden en gång till. - läkarutlåtande B i original. Kopior av läkarutlåtanden som FPA skickat till urvalsinstansen ska inte skickas tillbaka till FPA. - blanketten för yrkesinriktad utredning KU 200r - andra egna blanketter som urvalsinstansen eventuellt använder - sammandragsblankett KU 129r Första urval inom företagshälsovården, KIILA-kurser, där ett sammandrag över alla sökande antecknas. - De sökande vars ansökningar förordas (högst kursens klientantal) antecknas på en lista. På blankett KU 129r antecknas alltid: - kursens namn och nummer - det ansvariga FPA-försäkringsdistriktet och namnet på kontaktpersonen vid FPA - serviceproducent/kursplats och när kursen börjar
10 - namn och e-postadress för kontaktpersonen vid urvalsinstansen Blankett KU 129r kan skrivas ut på FPA:s webbplats fpa.fi/blanketter > Rehabilitering. Det finns en checklista för urvalsinstanserna på de finskspråkiga arbetsgivarsidorna på FPA:s webbplats. Alla bilagor ska vara färdiga innan ansökan skickas till FPA. Urvalsinstansen ska skicka sammandragsblanketten KU 129r och ansökningsblanketterna med bilagor i ett knippe till det angivna FPA-försäkringsdistriktet. Överst i knippet kommer sammandragsblanketten KU 129r. Dessutom ska urvalsinstansen skicka ett e-postmeddelande till gruppostlådan för det ansvariga FPAförsäkringsdistriktet om att urvalshandlingarna och en lista över de sökande har skickats till FPA-försäkringsdistriktet. Information om kontaktpersonerna, de elektroniska gruppostlådorna och PBadresserna för de ansvariga FPA-försäkringsdistrikten har sammanställts i bilaga 1, som finns på nätet. Det ansvariga försäkringsdistriktet sköter det slutliga valet och gör upp såväl de positiva rehabiliteringsbesluten som avslagsbesluten. För de sökande som inte fick plats på KIILA-kursen men som uppfyller kriterierna för yrkesinriktad rehabilitering, uppgörs ett positivt beslut som inte verkställs. 1.12 Det första urvalet skjuts fram Urvalsinstansen ska se till att de läkarutlåtanden och planer som ansluter sig till ansökningarna inte hinner bli för gamla. Urvalsinstansen meddelar de sökande som inte fått plats på kursen att de hos FPA kan ansöka om t.ex. annan branschspecifik KIILA-rehabilitering eller andra rehabiliteringstjänster, t.ex. kurser för andra sjukdomsgrupper. Alternativt ansöker den sökande organisationen om en ny arbetsplatsspecifik kurs som den sökande kan söka till.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
12 BILAGOR Bilaga 1 KIILA-kurser med första urval och alla KIILA-kurser - FPA:s ansvariga försäkringsdistrikt och kontaktpersoner för det centraliserade beslutsfattandet Bilaga 2 Ansökan Yrkesinriktad rehabilitering, ansökningsblankett KU 101r Bilaga 3 Yrkesinriktad utredning för KIILA-rehabilitering, blankett KU 200r Bilaga 4 Första urval inom företagshälsovården, KIILA-kurser, sammandragsblankett KU 129r Bilaga 5 Första urval och centraliserat beslutsfattande för KIILA-kurser, flödesschema