Handbok för projekt inom Leader

Projekthandbok

Handbok för projekt inom Leader Företags- och landsbygdsutvecklingsenheten 2008-12-22 Referenser Johan Fors Anne-Charlotte Franzén

Handbok för projekt inom Leader 2009-01-19 GENOMFÖRANDE... 2 TYDLIG AVGRÄNSNING GENTEMOT BEFINTLIG VERKSAMHET... 2 KOMPETENS OCH FÖRANKRING... 2 ANVÄNDNING AV EU- OCH LEADERLOGOTYP... 3 LÅNGSIKTIGHET... 3 REDOVISNING OCH UTBETALNING AV STÖD... 4 MÖJLIGHET TILL FÖRSKOTTSUTBETALNING... 4 ANSÖKAN OM UTBETALNING... 4 PROJEKTREDOVISNING... 4 REDOVISNINGSPERIOD... 6 Projekttid... 6 LÄGESRAPPORT... 6 SLUTRAPPORT... 6 REDOVISNING AV STYRKTA KOSTNADER... 7 FAKTISKA KOSTNADER... 8 Löner... 8 Timanställd personal...8 Investeringar... 8 5-årsregeln...8 Tillstånd...8 Begagnad utrustning...9 Övriga kostnader... 9 Mat och dryck...9 Indirekta kostnader/ del av OH-kostnader... 9 PROJEKTETS VÄRDERADE RESURSER... 10 Ideellt arbete... 10 Värdet på ideellt arbete...10 Redovisning av ideellt arbete...10 Övriga ideella resurser... 11 Offentliga resurser... 11 Intäkter... 11 Moms... 11 KOSTNADER SOM INTE ÄR STÖDBERÄTTIGANDE... 12 SANKTIONER... 12 STÖD OCH UPPMUNTRAN... 12 ARKIVERING... 12 1

Genomförande Denna handbok är tänkt att vara ett stöd till dig som driver Leaderprojekt och kan ses som en sammanfattning på den information du behöver. Mer ingående information om de olika delarna finns i föreskrifter, anvisningar m.m. Kontakta ditt Leaderkontor om du behöver veta mer. Handboken finns att beställa på Jordbruksverket, eller att ladda ner på www.sjv.se under Blanketter och trycksaker / Stöd till landsbygden / Leader. Där hittar du också de flesta bilagor. Leader betyder Länkar mellan åtgärder för att utveckla landsbygdens ekonomi och är en metod för lokalt utvecklingsarbete som bygger på samverkan och underifrånperspektiv. Bygdens gemensamma resurser ska tas tillvara och utvecklas. Beviljade projekt uppmuntras att samarbeta så att projekten förstärker varandra och tillsammans når de uppsatta målen i Leaderstrategin. Alla Leaderprojekt ska också vara öppna för att dela med sig av sina resultat och erfarenheter. Det kan innebära att vara positiv till att ta emot studiebesök eller att ställa upp som föreläsare. Som projektledare och ansvariga för ett Leaderprojekt är det viktigt att hålla sig till den beviljade projektplanen (ansökan) och vara medveten om de regler som finns. Om förändringar i projektplanen sker under projekttiden ska en dialog om detta föras med Leaderkansliet. Är det t.ex. avvikelser mellan kostnadsslag eller behov av att flytta fram datum för slututbetalning, är det viktigt att ansöka om detta, så att dessa förändringar, om möjligt, kan bli godkända. Det primära är att goda resultat uppnås. Kontakta gärna Leaderkansliet regelbundet för avstämning och för att få svar på eventuella frågor. Tydlig avgränsning gentemot befintlig verksamhet Projektet ska vara väl avgränsat gentemot övrig befintlig verksamhet, eller det som kan betraktas ligga inom någon aktörs normala ansvarsområde. Det innebär att om t.ex. en förening söker för en projektverksamhet, ska den vara väl avgränsad mot föreningens ordinarie verksamhet. Kostnader för aktiviteter, möten, marknadsföring m.m. som föreningen brukar ha, eller kan betraktas som föreningens ordinarie verksamhet, kan som regel inte räknas med i projektet, om det inte uttryckligen finns med i beviljad projektplan. Kompetens och förankring Projektet bör diskutera igenom om man har tillräcklig kompetens inom alla delar som krävs för att genomföra projektet. Det kan gälla marknadsföring, redovisningskompetens, projektledning eller någon specialkompetens just för ditt projekt. Om det finns ytterligare behov av kompetens inom något område bör en komplettering av detta göras. Ofta krävs det också att det finns en bred uppslutning kring projektidén och det kan vara klokt att mobilisera engagemang i ett tidigt skede då människor fortfarande kan vara med och påverka utvecklingen av projektet. Ta gärna kontakt med dem som du tror kommer att ha nytta av och beröras av projektet. Fler intressenter som bidrar leder ofta till att projektet får en stabilare grund och blir mer långsiktigt hållbart. Det måste också finnas ett uttalat behov av och tid att genomföra det som planeras. Tänk på att saker ofta tar längre tid än beräknat. 2

Användning av EU- och Leaderlogotyp Projektet ska vid varje insats där du informerar om projektet, upplysa om att EU-medel används för att medfinansiera Leaderprojektet. Varje insats som handlar om information och offentliggörande ska innehålla följande delar: EU flagga i enlighet med de grafiska normerna tillsammans med texten Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling: Europa investerar i landsbygdsområden. Leadersymbol. EU- samt Leaderlogotyp ska användas för t.ex. Broschyrer Faktablad och informationsmaterial Nyhetsbrev Hemsidor på webben Skyltmaterial, t.ex. roll-ups, affischer Power-Point presentationer Annonsering Muntliga presentationer, t.ex. vid kontakter med TV, tidningar och radio. Logotyperna som ska användas finns att laddas ner på webbsidan www.sjv.se under Stöd till landsbygden / Leader / Här hittar du logotyper. Var uppmärksam på att de finns i olika format beroende på hur de ska användas. Långsiktighet Planera under projekttiden för hur verksamheten ska kunna drivas vidare efter projekttiden så att detta inte kommer som en överraskning när projektfinansieringen är slut. T.ex. vilka huvudaktörer som ska driva verksamheten vidare, hur den ska organiseras och finansieras. 3

Redovisning och utbetalning av stöd Möjlighet till förskottsutbetalning Utbetalning av stöd sker som regel efter att du har redovisat betalda projektkostnader. Om projektägaren är en ideell- eller ekonomisk förening i form av ett lokalt kooperativ, en allmännyttig stiftelse eller en lokal utvecklingsgrupp, kan projektet ansöka till LAG om förskottsutbetalning av stöd enligt följande. förskott får lämnas med högst hälften av det beviljade stödet som betalas ut av Jordbruksverket, dock högst 250 000 kr. förskott kan betalas ut i flera steg om LAG eller länsstyrelsen inte vill bevilja allt på en gång. Ansökan om förskott lämnar du alltid till LAG som lämnar sin rekommendation och skickar ansökan vidare till länsstyrelsen. Länsstyrelsen fattar sedan det formella beslutet. Förskottsmedel betalas ut av Jordbruksverket direkt till stödmottagaren. Ansökan om utbetalning Varje redovisning/rekvisition görs på blankett ANSÖKAN-utbetalning av projektstöd inom Leader, bilaga 1a, (skrivs under av behörig firmatecknare) och på blankett Kostnadssammanställning, bilaga 2, där alla kostnader redovisas. Till dessa bifogas kopior på alla verifikationer, betalningsbevis, tidsredovisningar (bilaga 3), körjournaler (bilaga 6) och övrigt beräkningsunderlag samt lägesrapport eller slutrapport. Var noga med att kostnader har uppstått, genomförts samt betalats under projekttiden. I ditt beslut om stöd framgår tidpunkterna för projektstart (tidigast från det datum ansökan kom in till Leader-kontoret) och sista dag för ansökan om slututbetalning. Ansökan om utbetalning (del- och slutrekvisition) ska skickas till länsstyrelsen. En stark rekommendation är dock att Leaderkansliet, eller annan redovisningsekonom med Leaderkompetens, tittar igenom rekvisitionen först. Detta för att minimera risken för att eventuella felaktigheter i redovisningen inkommer till länsstyrelsen och som kan leda till sanktioner för projektet. Felaktigheter som har inkommit till länsstyrelsen går inte att rätta till i efterhand! Observera att projektet alltid är ytterst ansvarig för att redovisningen är korrekt! Projektredovisning Projektet ska ha en separat projektredovisning. Detta kan innebära egen bokföring eller separat projektredovisning inom den sökandes sammantagna bokföring, så att man på ett enkelt sätt, hittar projektets redovisning vid eventuell kontroll. Finns ingen annan bokföring kan mindre aktörer enbart bokföra kostnader och intäkter per kostnadsslag, förslagsvis i ett Excelark enligt Jordbruksverkets mall Kostnadssammanställning (bilaga 2). Var noga med att endast redovisa kostnader som är godkända enligt din projektplan. 4

Projektredovisningen ska vara indelad i vissa kostnadsslag och det är därför lämpligt att gruppera resultatkontona inom gällande kostnadsslag: Löner Investeringar Övriga kostnader Indirekta kostnader Offentliga resurser Övriga ideella resurser Ideellt arbete Aktiviteter och kostnader i projektet ska i största möjliga mån genomföras och upparbetas enligt projektplan. Om det i beslutet från LAG eller länsstyrelsen finns en särskild utbetalningsplan, där kostnaderna ska upparbetas och betalas ut i en viss takt under projekttiden, ska denna följas. Följande blanketter och mallar används vid projektredovisning: Bilaga Blankett/mall/anvisning Används för 1a Ansökan - utbetalning av projektstöd inom Leader Ansökan om utbetalning, (rekvisition) 1b Anvisning till blankett Ansökan - utbetalning av projektstöd inom Leader 2 Kostnadssammanställning Leaderprojekt Vid redovisning av kostnader 3a Projektdagbok Leader - redovisning av ideell tid per person Redovisning av ideell arbetstid per person 3b Projektdagbok Leader - redovisning av ideell tid per aktivitet Redovisning av ideell tid vid tillfällen där flera personer bidrar med ideell arbetstid (gruppvisa aktiviteter) 3c Projektdagbok Redovisning för timanställd personal, offentlig persons insats eller när företagare bidrar med ideell tid. Beräknas på faktisk kostnad (över 175 kr/tim). 4 Timlönekostnad Mall för beräkning av timkostnad för timanställda 5 Mall för slutrapport projektstöd inom Leader Slutrapport som bifogas sista Ansökan om utbetalning 6 Körjournal - projektstöd Redovisning av milersättning 7 Ansökan förskott projektstöd Ansökan om förskottsutbetalning av stöd 8a Hantering av betalningar av leverantörsfakturor Stora organisationer (t.ex. kommuner) som beskriver hantering av betalningar. Används istället för att bifoga betalningsbevis 8b Intyg Betalning av fakturor Intyga att redovisade kostnader i ansökan om utbetalning är betalda Blanketterna/mallarna kan hämtas på Jordbruksverkets webbsida, www.sjv.se under Blanketter och trycksaker / Stöd till landsbygden / Leader. 5

Redovisningsperiod Projekten rekommenderas att redovisa regelbundet, t.ex. varje kvartal, eller efter en period med en del större utgifter. Särskilt viktigt är att projektet kommer igång med redovisningen, så att allt börjar fungera. Det blir betydligt svårare att en tid efteråt ta tag i eventuella felaktigheter i redovisningen, t.ex. att begära in missade deltagarlistor från möten som genomförts för flera månader sedan, eller att rätta till ofullständiga fakturor. Varje gång en redovisning/rekvisition skickas in avses en viss tidsperiod i projektet, s.k. redovisningsperiod, som projektägaren själv väljer, t.ex. 15 oktober t.o.m. 31 december. Alla verifikat, betalningsbevis, deltagarlistor m.m. från denna period ska finnas med och ska vara betalda inom perioden. Om du missat att få med en faktura eller annat underlag som hörde till en tidigare redovisningsperiod, får denna tas med i nästa redovisningsperiod, med tillhörande förklaring. Projekttid Observera att endast kostnader från projektaktiviteter som genomförts och betalats inom projekttiden är stödberättigande kostnader. Detta innebär att även löner, semesterersättningar och andra lönebikostnader ska vara utbetalda innan sista datum för slututbetalning. Om projektet blir försenat eller om slutredovisning och slutrapporten tar längre tid än beräknat, ska du därför ansöka om att LAG ändrar senaste dag för när ansökan om slututbetalning ska ha kommit in till länsstyrelsen. Detta måste i så fall göras i god tid innan sista datum för utbetalning. Tänk på att alla Leaderkontor inte är bemannade varje dag. Om du inte får tag på någon på Leaderkontoret, kan du lämna ansökan om förlängning direkt till länsstyrelsen. Lägesrapport Lägesrapport ska lämnas tillsammans med varje rekvisition. Lägesrapporten ska ge en bild av vad projektet genomfört, inklusive uppnådda delmål enligt tidsplan, samt ge en motivering/förklaring till de kostnader som redovisas i rekvisitionen. Lägesrapporten ska även innehålla en förklaring till eventuella avvikelser från budget, t.ex. förändringar mellan kostnadsslag. Har projektet t.ex. redovisat kostnader för målarfärg ska det i lägesrapporten framgå vad som har målats, eller om det är kostnader för en konsult ska det framgå vad konsulten har uträttat. Antingen fyller du i lägesrapporten under C1 i blanketten Ansökan-utbetalning av projektstöd inom Leader eller så bifogar du den separat till redovisningen. Håll Leaderkansliet löpande informerad om vad som händer i projektet. Kansliet tar t.ex. gärna emot rapporter, undersökningar, minnesanteckningar från möten, inbjudningar till aktiviteter etc. som visar på framsteg i projektet. Slutrapport I samband med att projektverksamheten avslutas, skriver du en slutrapport (se mall, bilaga 5) som beskriver vad som genomförts inom projektet, vad det har lett till för resultat (indikatorer samt övriga resultat), erfarenheter och hur verksamheten är tänkt att drivas vidare. Slutrapporten skickas in samtidigt som slutredovisningen (Ansökan om utbetalning). Bifoga även material som tagits fram inom projektet. Observera att du högst kan få 80 % av projektstödet utbetalt innan projektet är slutredovisat. 6

Slutrapporten kommer att publiceras i en projektdatabas och göras tillgänglig för andra som arbetar med företags- och landsbygdsutveckling och för allmänheten. Rapporten ska därför även lämnas i elektronisk form. Tänk också på att utforma innehållet och texten så att resultatet av ditt projekt kan bli till nytta för andra aktörer som arbetar med utveckling av landsbygden. Redovisning av styrkta kostnader Alla kostnader/betalningar måste styrkas. För att en kostnad ska anses vara stödgrundande krävs att den är betald, d.v.s. att den har blivit en utgift. Verifikatet som styrker kostnaden ska innehålla både en faktura och kvittot på betalning av fakturan för att styrka att kostnaden har uppstått och betalats. Vid ansökan om utbetalning ska det enkelt gå att hitta varje faktura i rekvisitionen samt tillhörande betalningsbevis för varje faktura (eller motsvarande för t.ex. löner). Faktura och betalningsbevis bör sitta ihop. Det är ett krav att projektredovisningen tydligt ska visa vilka verifikat som hör till vilka kostnadsslag. Verifikationsnummer ska anges på de verifikat som finns med i rekvisitionen. Dessa verifikationsnummer ska sedan gå att följa på tillhörande blankett Kostnadssammanställning (bilaga 2). Verifikatet ska tydligt klargöra på vilket sätt kostnaden har med projektet att göra. Ett kvitto på betalning kan t.ex. vara ett kassakvitto eller ett kontoutdrag från bankkonto. Observera att betalningsuppdrag på Internetbank inte räcker som betalningsbevis då det måste framgå att betalningen är genomförd. Observera att på betalningsbeviset ska det framgå till vilket konto betalningen har gjorts. Kommuner, myndigheter eller andra offentliga organisationer med central ekonomifunktion, kan ansöka om att inte behöva redovisa kvitto på betalning, utan istället redovisa betalningens verifikationsnummer på fakturan tillsammans med undertecknat intyg från ekonomiavdelning, om att redovisade kostnader är betalade (Bilaga 8). På samtliga fakturor ska framgå: Att fakturan tillhör projektet (adressera fakturan direkt till projektet) Tydlig specificering av vad kostnaden avser (t.ex. mängd, á pris, vilken typ av insats). Betalningsmottagare Verifikationsnummer Fakturanummer Datum Totalt belopp (exklusive och inklusive moms) Om F-skattesedel finns Momsreg.nr (personnr vid enskild firma) Om fakturan hänvisar till en följesedel måste denna följa med fakturan för att fakturan ska räknas som verifikat. 7

Faktiska kostnader Löner Lönekostnad redovisas genom en kopia av lönespecifikation, samt betalningsbevis. Bifoga anställningsavtal. Om man arbetar deltid (t.ex. 75 %) i projektet ska detta framgå. Timanställd personal För alla projekt med timanställd personal, ska projektägaren redovisa ett underlag som visar hur kostnaden beräknats och vilket antal timmar per månad eller år som används som underlag för beräkningen. Detta ska som regel ha räknats ut redan i ansökan. Timlönekostnaden ska framgå som antingen kr/tim eller som antal timmar som lönen ska delas med. Lönen baseras på den uträknade lönekostnaden/timlönekostnaden enligt blankett Timlönekostnad (bilaga 4). Lönespecifikation ska bifogas blanketten. Timanställd personal i projektet redovisar detta under aktuell redovisningsperiod på blanketten Projektdagbok (bilaga 3c) eller utdrag ur tidredovisningssystem. Projektdagboken ska intyga antalen nedlagda timmar samt information om vad för arbete som utförts. Observera att Timlönekostnadsblankett och Projektdagbok endast kan skrivas under av den som är arbetsgivare för löntagaren. Eventuella traktamenten och andra lönetillägg vid resor ska redovisas på kostnadsslaget löner, men inte räknas in i timkostnaden. Investeringar Som investering räknas t.ex. Fasta anläggningar, som t.ex. inköp av byggnad samt ny-, om- eller tillbyggnad Nya maskiner och ny utrustning, som beräknas ha ett värde efter projekttiden och beräknas kommer att fortsätta att användas i verksamheten efter projekttiden, t.ex. datorer eller möbler. Småskalig infrastruktur så som skyltar, anläggning av ridvägar och vandringsleder Generella kostnader som är kopplade till investeringarna, så som frakt, montering, arkitektarvoden, patentkostnader och liknande Däremot kan du inte få stöd till investeringar som ersätter något, exempelvis en maskin, som redan finns. 5-årsregeln Observera att investeringar måste behållas och användas i enlighet med projektverksamheten i minst fem år efter beslut om stöd. Om det t.ex. köps in en dator i projektet ska den i första hand fortsätta att användas enligt projektets mål och syften. Det kan innebära att de överlåts till dem som kommer att fortsätta driva verksamheten efter projekttiden. Investeringar får dock som regel inte överlåtas till företag inom fem år, utan ska i så fall säljas till marknadsvärde. Om verksamheten upphör ska investeringen säljas och intäkten redovisas. Om avyttring eller försäljning sker innan projekttiden är slut, tas det upp som en projektintäkt. Om investeringen säljs efter projekttiden, men innan fem år, ska en återbetalning göras på den del av försäljningspriset som utgör stödbeloppet. Försäljning ska alltid göras till marknadsvärde. Tillstånd Bifoga dokument som styrker att du har tillstånd eller motsvarande som krävs för investeringen (om detta inte redan har skickats in i samband med ansökan om stöd). Det kan t.ex. vara bygglov, förprövning, godkännande av livsmedelslokal eller liknande. 8

Begagnad utrustning Från och med den 29 december 2008 blev det tillåtet att kunna köpa in begagnad utrustning i Leaderprojekt (gäller dock inte innan detta datum). För att begagnad utrustning ska vara stödberättigad krävs att projektet i samband med redovisning bifogar intyg som visar att 1. utrustningen inte köpts med bidrag från offentliga medel de senaste sju åren 2. utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs 3. priset inte överskrider marknadsvärdet. Övriga kostnader Till övriga kostnader hör t.ex. hyra för projektets lokaler och utrustning, telefon, porto, resor, logi och inköp av tjänster (som inte är kopplade till investeringar). Om projektet ska köpa in utrustning som endast är tänkt att användas under projekttiden, t.ex. en dator, kan den tas upp som en övrig kostnad, där du tar upp avskrivningsvärdet som en projektkostnad. Anta att projekttiden är ett år och avskrivningstiden på datorn beräknas vara tre år, då redovisas 1/3 av datorns inköpskostnad som en projektkostnad (som en övrig kostnad). Mat och dryck Restaurangnotor, matinköp till möten etc. måste motiveras. Det ska framgå vilka som deltagit i aktiviteten (bifoga alltid en deltagarlista samt program el.dyl.), syftet med aktiviteten samt kopplingen till projektet. Alla aktiviteter av detta slag ska vara rimliga, väl motiverade och göras i enlighet med de ramar som satts upp inom Leader. Skatteverkets normer för eventuell representation ska tillämpas. Alkohol är inte en stödberättigad kostnad. Indirekta kostnader/ del av OH-kostnader För att få stöd för indirekta kostnader måste sökanden dels ha tagit upp kostnader i beviljad projektbudget, dels bifoga underlag i ansökan om stöd som visar hur de indirekta kostnaderna beräknats. Observera att det endast är faktiska kostnader som kan ligga till grund för den indirekta kostnaden. Exempel på sådana kostnader är del av lokaler eller kontorsutrustning. T.ex. om en projektledare har sin arbetsplats inom en organisation, beräknas hur stor andel av den totala hyreskostnaden rummet utgör. I och med att denna kostnad har räknat ut från början, räcker det sedan som underlag för kommande redovisningar. T.ex. om ett projekt ska ha två projektledare anställda som blir placerade i två olika kommuner kan deras lokalkostnad och del i administration (telefon, kopiering mm) redovisas som en OH kostnad på respektive arbetsplats exempelvis per månad (med styrkt underlag), vilket gör att projektet slipper redovisa dessa kostnadsberäkningar varje månad. 9

Projektets värderade resurser Om det tillförs resurser eller insatser i projektet som inte betalas med projektets kassa, värderas dessa och redovisas under ideellt arbete, övriga ideella resurser eller offentliga resurser. Ideellt arbete Ideellt arbete definieras som den arbetstid som någon gör (utan ersättning från projektet) som för projektet framåt. Som regel innebär detta insatser som projektägaren skulle kunna betala för. T.ex. kan arbetsmöten, styrgruppsmöten mm. räknas som ideellt arbete, men vanligtvis inte alla som deltar på öppna informationsmöten mm som projektet anordnar. Skilj på deltagande och arbetsinsats i projektet! Exempel på vad som kan räknas som ideellt arbete: Styrgruppsmöten och arbetsgrupper för projektet, där personer deltar från t.ex. föreningar, organisationer eller företag (utan ersättning från projektet) Yrkesman som ställer upp kostnadsfritt, t.ex. snickare, arkitekt Deltagande på en guideutbildning där man efter utbildningen använder sin kunskap och för projektet framåt Analyser, utredningar mm som behövs i projektet Exempel på vad som INTE räknas som ideellt arbete: Deltagande på allmänna informationsmöten etc, som inte är att betrakta som en arbetsinsats som för projektet framåt. Elevarbeten, t.ex. projektarbeten, som görs inom ordinär skolverksamhet Värdet på ideellt arbete Ideellt arbete värderas generellt beroende på åldern på den som utför arbetet enligt följande: 13-15 år: 50 kr/tim, 16-17 år: 120 kr/tim, från 18 år: 175 kr/tim. Om arbetet utförs av en yrkesman (inom dennes yrkesområde) får värdet maximalt uppgå till det belopp som denne normalt fakturerar i sin affärsverksamhet. Detta kan styrkas genom att bifoga kopior av fakturor för liknande arbete för att motivera en eventuell högre timkostnad än 175 kr/tim. Kostnaden kan redovisas genom att yrkesmannen fakturerar projektet men lämnar rabatt på hela kostnaden. Redovisning av ideellt arbete Vid varje arbetsinsats (t.ex. möte, gruppvisa aktiviteter) där flera personer deltar med ideellt arbete, skicka runt blanketten Projektdagbok (bilaga 3b) och bifoga med projektredovisningen. Tänk på att hålla isär redovisningen mellan offentlig resurs och ideellt arbete. Om det medverkar personer från både offentlig och ideell sektor på ett möte skickar du runt två listor, en för offentlig resurs (t.ex. kommunrepresentanter) och en för ideellt arbete (privatpersoner, representanter från föreningar m.fl.). Se upp så att personer inte dubbelredovisar sin tid. För individuell redovisning av ideellt arbete används blanketten Projektdagbok (bilaga 3a) som bifogas redovisningen. 10

Övriga ideella resurser Projektets ideella resurser kan bestå av lokaler, utrustning eller material som projektet inte behöver betala för, d.v.s. en kostnad som någon annan står för. På så sätt blir det både en kostnad och finansiering på samma gång. T.ex. en grävmaskinist (där lönen är den mindre delen av kostnaden) som erbjuder sina tjänster kostnadsfritt, lokaler som upplåts till projektet eller skänkt material. Dessa insatser som tillförs projektet värderas till marknadsvärdet (bifoga t.ex. tidigare fakturerad timkostnad för liknande arbetsinsats, värderingsintyg eller motsvarande). Offentliga resurser När offentliga finansiärer bidrar med insatser i projektet, på annat sätt än genom utbetalda medel till projekten, betraktas de som offentliga resurser. Det kan t.ex. vara när en kommunal tjänsteman avsätter tid för projektets räkning, utan krav på ersättning från projektet, eller när en kommun upplåter en lokal som projektet får använda kostnadsfritt. Då kan denna insats i projektet värderas och redovisas (blir en offentlig medfinansiering). Offentlig tid värderas enligt faktisk kostnad, vilket innebär att man redovisar den faktiska lönekostnaden för tjänstemannen. För att räkna ut timkostnaden, använd blankett Timlönekostnad (bilaga 4). Tiden redovisas sedan genom blanketten Projektdagbok (bilaga 3c). Om det finns mer än en offentlig arbetsgivare i projektet ska projektdagböcker (blanketten Projektdagbok, bilaga 3c) bifogas tillsammans med ett försättsblad som summerar det ideella arbetet per arbetsgivare, t.ex. Offentliga resurser 1/1 31/3: VG-regionen: Ver. 1, 2, 3 10 000 kr Kommun X: Ver. 4, 5, 6 12 000 kr Kommun Y: Ver. 7, 8 4 000 kr Totalt 26 000 kr Intäkter Eventuella intäkter som hör till projektet ska redovisas (även sådana intäkter som du inte räknade med från början), t.ex. annonsintäkter, inträdes- eller deltagaravgifter, eller sponsring/bidrag. Intäkter ingår i finansieringsslaget privat finansiering. Vid slututbetalning ska fördelningen mellan utbetalt belopp offentlig och privat finansiering stämmas av. Projektet får aldrig vara överfinansierat, d.v.s. avslutas med ett överskott. Om ett projekt vid slututbetalning överskrider sin kostnadsbudget, går det bra att kvitta den överskjutande delen med projektintäkter. Detta innebär att det ofta är positivt om projektet lyckas få in mer privat finansiering än beräknat, och bör uppmuntras att t.ex. ta ut deltagaravgifter, för att stödet ska räcka till mer verksamhet. Moms Moms som helt eller delvis är en kostnad för projektet är stödberättigat. D.v.s. för de projekt som inte är momsredovisningsskyldiga är momsen stödberättigad och kan tas med som en projektkostnad. 11

Kostnader som inte är stödberättigande Aktiviteter som påbörjats eller betalats innan projekttiden började, t.ex. kostnader för att fylla i ansökan. Kostnader som inte finns upptagna eller beskrivna i din projektplan/ansökan. Befintlig verksamhet, eller sådant som faller inom någons ordinarie ansvar eller verksamhet Ersättningsinvesteringar, t.ex. att ersätta redan befintlig maskin eller inventarie med en ny. Gåvor till projektdeltagare (de som arbetar i projektet) Alkohol (undantag kan i vissa fall göras i transnationella projekt, där alkohol betraktas som en måltidsdryck, och t.ex. är inkluderat i en konferensavgift) Kostnader för privat boende, t.ex. upprustning av egen bostad Leasingkostnader (tillfällig hyra är däremot tillåtet, hyreskostnaden får däremot inte överstiga varans inköpspris) Ränte- och kreditkostnader, Mervärdesskatt (moms), i de fall den kan återbetalas till stödmottagaren Kostnader för markinköp Parkerings- eller fortkörningsböter, eller andra lagöverträdelser Inkassoavgifter Sanktioner Observera! Redovisa bara de kostnader som du kan få stöd för. Det innebär att projektplanen (och dess beviljade kostnader) samt projekttid ska följas. Är du osäker över gränsdragningarna, kontakta ditt Leader-kontor. Var särskilt noga med att kostnaderna uppstått, betalats och redovisats under projekttiden (innan sista datum för Ansökan om slututbetalning). Om du redovisar kostnader som inte ger rätt till stöd får du avdrag med kostnaden. Du kan också få extra avdrag (sanktion) med motsvarande belopp på din slututbetalning. Om skillnaden mellan redovisat och stödberättigat belopp överskrider 3 % ska ett avdrag göras från stödberättigat belopp. Om det konstateras att en stödmottagare medvetet har gjort sig skyldig till bedrägligt beteende ska projektet i fråga uteslutas från stöd (beslutet hävs) och eventuella belopp som betalats ut krävs tillbaka, samt åtalsanmälas. Stöd och uppmuntran Behöver du hjälp med din redovisning eller är osäker på hur du ska redovisa, tveka inte att kontakta ditt Leaderkontor eller länsstyrelsen som hjälper dig till rätta. Boka gärna tid med ditt lokala Leaderkontor, som i mån av resurser, tillsammans med dig kan resonera om vilka kostnader du ska ta med i redovisningen och hur du redovisar på ett riktigt sätt. Ditt Leaderkontor kan också hjälpa dig med att få kontakt med andra projekt som du kan samverka eller ha ett utbyte med. Arkivering Projektdokumentation och bokföring ska sparas (arkiveras) i minst 10 år, dock minst till år 2019. 12

Bilaga 1a ANSÖKAN - utbetalning projektstöd inom Leader Denna blankett använder du när du vill ansöka om utbetalning av projektstöd inom Leader. Kom ihåg: Din ansökan om slututbetalning måste ha kommit in till länsstyrelsen senast det datum som finns i ditt beslut om stöd. Läs anvisningarna till denna ansökan för att fylla i blanketten på bästa sätt. A. Sökande Namn Journalnummer Projektnamn Kundnummer bankgironummer Bankgiro clearingnummer bankkontonummer Bankkonto Om några uppgifter har ändrats sedan ansökan om stöd, ange de nya här (t. ex. adress, telefonnummer, e-postadress, organisationsnummer) B. Kontaktpersoner B1. Kontaktpersoner i slutrapporten (publiceras i en databas) Namn och adress Telefonnummer (även riktnummer) Mobiltelefonnummer E-postadress Roll (projektledare, ekonomiansvarig) Namn och adress Visningsmall Faxnummer (även riktnummer) Telefonnummer (även riktnummer) Mobiltelefonnummer E-postadress Faxnummer (även riktnummer) Roll (projektledare, ekonomiansvarig) B2. Ändrade kontaktuppgifter Om några uppgifter har ändrats sedan ansökan om stöd, ange de nya här (t. ex. adress, telefonnummer, e-postadress, organisationsnummer) SJV LSB 14:2 2008-06 1 000. 13

C. Uppgifter om genomförandet C1. Följer projektet ditt beslut om stöd samt din projektplan? Ja Nej Redogör kortfattat för vad du genomfört inom ditt projekt inom den period ansökan om utbetalning avser C2. Om du ansöker om delutbetalning, kommer projektet att kunna slutredovisas inom den tidsram som angivits i ditt beslut om stöd? Om "Nej", förklara varför C3. Har du sökt eller blivit beviljad andra stöd för samma ändamål eller likartad verksamhet, sedan ansökan om stöd gjordes? Om "Ja", vilka stöd och när? Ja Ja Visningsmall Nej Nej För vilken verksamhet? Fr.o.m... T.o.m... D. Uppgifter om utbetalningen Utbetalningen avser Delutbetalning Slutlig utbetalning Redovisningsperiod Jag har tidigare ansökt om följande antal delutbetalningar... 14

E. Projektets kostnader Faktiska kostnader Redovisningsperiodens kostnader, kr Resurser Redovisningsperiodens kostnader, kr A) Löner Ideellt arbete B) Investeringar Övriga ideella resurser C) Övriga kostnader Summa ideellt arbete och ideella resurser D) Indirekta kostnader Offentliga resurser Summa faktiska kostnader F. Kreditfakturor Har du fått eller kommer du att få någon kreditfaktura? Ja Nej G. Projektets finansiering Faktisk finansiering Belopp, kr Privat medfinansiering intäkter Privat medfinansiering övrigt Namn Namn Summa privat medfinansiering Finansiering från LAG Övrig offentlig medfinansiering Namn Namn Namn Verifikationsnummer Visningsmall Resurser Belopp, kr Verifikationsnummer Ideellt arbete Övriga ideella resurser Summa idellt arbete och ideella resurser Offentliga resurser 15

H. Bilagor Bilaga nr Kostnadssammanställning Projektdagbok eller utdrag ur tidsredovisningssystem Underlag som styrker redovisade kostnader Underlag som styrker ideella och offentliga resurser Särredovisning Tillstånd eller motsvarande som krävs för investeringen Slutrapport Andra bilagor, ange vilka J. Försäkran och underskrift Jag ansöker om utbetalning och försäkrar att: kostnaderna som redovisas i denna ansökan om utbetalning avser den verksamhet som beviljats stöd verksamheten som beviljats stöd inte finansierats med medel utöver den medfinansiering som framgår av ansökan om stöd kostnaderna som redovisas i denna ansökan om utbetalning är betalda inom redovisningsperioden och har inte redovisats i någon tidigare ansökan om utbetalning moms som på något sätt är återvinningsbar inte ingår i de redovisade kostnaderna eventuella intäkter under redovisningsperioden har redovisats eventuella kreditfakturor som avser projektet har avräknats från de kostnader som redovisats bifogade kopior av verifikationer som styrker projektets kostnader, betalningar och intäkter överensstämmer med originalen och uppgifter i denna ansökan om utbetalning med bilagor är fullständiga och riktiga Datum Datum Namnunderskrift Namnförtydligande Namnunderskrift Namnförtydligande K. Medgivande för publicering av kontaktperson Jag medger att mitt namn och mina kontaktuppgifter får publiceras tillsmmans med slutrapporten i en databas Datum Namnunderskrift Visningsmall Namnförtydligande Datum Namnunderskrift Namnförtydligande L. Fylls i av Leaderkontoret Signum, datum På Leaderkontoret finns en kopia av ansökan om utbetalning 16

Bilaga 1b Anvisning till blanketten Ansökan utbetalning projektstöd inom Leader Vem ska använda blanketten? Den här blanketten är till för dig som ska ansöka om utbetalning av projektstöd inom Leader. Kontakta gärna ditt Leaderkontor när du ska fylla i din ansökan om utbetalning. I vissa fall har Leaderkontoret möjligheter att hjälpa dig med din ansökan. Vart ska du skicka blanketten? Du ska skicka blanketten till länsstyrelsen i det län som handlägger ansökningar från ditt Leaderområde. Vilket län du ska skicka din ansökan till framgår av ditt beslut om stöd. Ditt Leaderkontor kan också informera dig om vilket län du ska skicka ansökan till. När ska du skicka in din ansökan? I de flesta fall kan du skicka in din ansökan under hela året, däremot kan LAG och länsstyrelsen ha angivit hur många gånger du får ansöka om utbetalning i ditt beslut om stöd. Kom ihåg att din ansökan om slutlig utbetalning måste ha kommit in till länsstyrelsen senast det datum som angetts som sista datum för slututbetalning i ditt beslut om stöd. I annat fall kommer ditt stödbelopp att minskas med 1 procent för varje arbetsdag och efter 25 kalenderdagars försening får du inget stöd alls. Du kan ansöka om framflyttning av senaste ansökningsdag hos ditt Leaderkontor eller läns - styrelsen om du ser att du inte kommer att bli klar i tid. Denna ansökan måste du också lämna in senast sista ansökningsdatum för utbetalning. Läs även C2 i denna anvisning för mer information. Var kan du hitta mer information? Mer information om utbetalning av stöd kan du få på Jordbruksverkets webbplats <www.sjv.se> eller i broschyren Företagsstöd och projektstöd. Du kan även vända dig till länsstyrelsen. 17 LSA14:2 Augusti 2008

Så här fyller du i blanketten A. Sökande Fyll i namn och projektnamn. För att underlätta handläggningen är det viktigt att du fyller i ditt kundnummer och ditt journalnummer. Dessa nummer framgår av ditt beslut om stöd. Ange också bankkontonummer eller bankgironummer. Jordbruksverket betalar i första hand ut pengar till bankgiro. I andra hand betalas pengar ut till ditt bankkonto. Om några av dina uppgifter har ändrats sedan ansökan om stöd ska du fylla i de nya uppgifterna här. B. Kontaktpersoner B1 Kontaktpersoner i Slutrapporten i en databas Fyll i denna uppgift när du lämnar ansökan om slututbetalning pch slutrapport till läns - styrelsen. När du skickar in ansökan om slututbetalning ska du också skicka in en slutrapport. Slutrapporten ska läggas ut i en databas för projekt inom landsbygdsprogrammet. Minst en kontaktperson från projektet ska finnas med i databasen. Kontaktpersonen ska kunna svara på frågor om projektet. Ange namn och de kontaktuppgifter som ska redovisas, t.ex. e-post eller telefonnummer. Kontaktpersonen måste lämna medgivande till detta genom att skriva under punkt K i blanketten. B2 Ändrade kontaktuppgifter Om några uppgifter som gäller kontaktpersonerna har ändrats sedan ansökan om stöd ska du ange de nya här. Det kan även handla om att det har tillkommit helt nya kontaktpersoner i ärendet. C. Uppgifter om genomförandet C1. Markera om projektet följer din godkända projektplan och ditt beslut om stöd. Om genomförandet på något sätt avviker från den ursprungliga planen kryssar du i Nej. Det avser bland annat förändringar av syfte, inriktning, kostnader, tidsplan, resultat och finansiering, men även förändringar som rör vem som betalar fakturorna, firmatecknare och liknande. Du ska också redogöra kortfattat för vad du genomfört inom ditt projekt inom den period som ansökan om utbetalning avser. Om du av någon anledning har behov av att göra ändringar inom ditt projekt behöver du meddela ditt Leaderkontor omedelbart. Om ändringen inte ryms inom beviljad projektplan kommer den inte att ge rätt till stöd. I dessa fall måste du ansöka om omprövning av ditt beslut om stöd. Observera att om du redovisar en kostnad i ansökan om utbetalning som inte är stödberättigande leder det till avdrag på stödet och eventuellt till ytterligare avdrag! 18