TJÄNSTESKRIVELSE 1 (7) Datum Vår beteckning VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNING Datum 2012-02-14 VON/2012:17-013 Vår handläggare Anita Johansson, Astrid Johansson Ert datum Er beteckning Vård- och omsorgsnämnden Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) samt resultat för Katrineholms kommun 2011 Bakgrund Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) är ett dokument som stöder förtroendevalda i dialogen med medborgarna kring frågor som berör kommunens service. Enligt Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har det i Sverige, liksom i många andra länder, blivit ett gap mellan förtroendevalda och medborgarna. Färre går med i politiska partier, det är stor ojämlikhet i valdeltagande mellan olika områden och förtroendet för politiker minskar. Medborgarna har också bristfälliga kunskaper om kommunens ansvar och behovet av prioriteringar av resurser. En av de största utmaningarna för kommunerna är därför att utveckla dialogen med medborgarna om kommunens kvalitet i servicen. Kommunens kvalitet i korthet kom till utifrån detta behov för att ge en god bild för de förtroendevalda av kommunens kvalitet. Kommunstyrelsen i Katrineholms kommun har beslutat att kommunen skall delta i arbetet med KKiK. Den första mätningen genomfördes hösten 2010 och tidig vår 2011 och nu den andra mätningen under hösten 2011. Insamling av data Under hösten 2011 har äldreomsorgen och handikappomsorgen i Katrineholms kommun redovisat in svar i Kommun- och landstingsdatabasen (Kolada) www.kolada.se. Det är andra året kommunen deltar i undersökningen. Deltagandet är frivilligt för kommunerna och syftet är att ge landets kommuner möjlighet att jämföra sin verksamhet med andras. Nyckeltalen samlas under benämningar Kvalitet i hemtjänst/särskilt boende och Kvalitet i verksamhet för personer med funktionsnedsättning. Resultaten kompletterar den bild av verksamhetens kvalitet som erhålls från övriga utvecklingsprojekt som rör kvalitetsmätning som t.ex. Socialstyrelsens Äldreguide och nationella brukarundersökningar, och Socialstyrelsens och SKL:s Öppna jämförelser. Kännetecken för dessa nyckeltal är att de på ett annat sätt än traditionell statistik fångar information som är relevant utifrån brukarens perspektiv. G:\Nämnden\Ärenden\Von\Tjänsteskrivelser\2012\Redovisning av kvalitatsnyckeltal KKiK 2011_3.docx FORVALTNING Besöksadress: ADR Org.nummer 212000-0340 Utdelningsadress Telefon: TFN Postnr Postadress Telefax: TLFX www.katrineholm.se E-post: EPST

TJÄNSTESKRIVELSE 2 (7) Datum Vår beteckning VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNING Datum 2012-02-14 VON/2012:17-013 Sammanställning av data Den nationella sammanställningen för 2011 är inte klar i dagsläget men enligt uppgift kommer resultaten för alla deltagande kommuner att publiceras i en rapport i slutet av februari 2012. Till denna redogörelse har vård- och omsorgsförvaltningen i Katrineholm själva inhämtat data från Kolada. Äldreomsorgen har som en av ca 180 kommuner, redovisat svar avseende vård och omsorg om äldre och handikappomsorgen, en av ca 155 kommuner, svar avseende LSS-boende och daglig verksamhet. I sammanställningen jämförs resultatet för Katrineholm med det genomsnittliga resultatet för alla deltagande kommuner i landet. Eventuella större avvikelser mot kommunerna i Sörmland och i Mellannyckeln (Avesta, Finspång, Flen, Katrineholm, Kristinehamn, Köping, Lindesberg, Ludvika och Sala) kommenteras i texten. Sammanfattning av resultat Äldreomsorgen Enligt Socialtjänstlagen ska socialtjänsten främja de äldres möjligheter att leva och bo självständigt, under trygga förhållanden, och att ha en aktiv och meningsfull tillvaro. Nedan redovisas ett antal frågor från undersökningen i en spindeldiagram för hemtjänst och särskilt boende för äldreomsorgen i Katrineholm och för alla deltagande kommuner i Kolada. Avseende de flesta frågor om hemtjänst ligger Katrineholm bättre än genomsnittet. Vid behovsprövning följer man riktlinjerna men det är individuella behovet som styr och utgår från en skälig levnadsnivå. Avseende frågor om särskilt boende ligger Katrineholm över genomsnittet. Handikappomsorgen Personer med funktionsnedsättning kan beviljas stöd enligt LSS t.ex. i form av boende, daglig verksamhet, personlig assistans och kontaktperson. Resultaten redovisas för områdena att leva som andra och att delta i samhällets gemenskap. Alla frågor avseende de två områden redovisas här nedan som boende med särskild service och daglig verksamhet för handikappomsorgen i Katrineholm och för alla deltagande kommuner i Kolada. Resultatet för boende med särskild service ligger högt (83 %- 100%) på åtta av nio frågor. Avseende frågor om daglig verksamhet ligger Katrineholm över medelvärdet på fyra av sex frågor både 2010 och 2011. G:\Nämnden\Ärenden\Von\Tjänsteskrivelser\2012\Redovisning av kvalitatsnyckeltal KKiK 2011_3.docx FORVALTNING Besöksadress: ADR Org.nummer 212000-0340 Utdelningsadress Telefon: TFN Postnr Postadress Telefax: TLFX www.katrineholm.se E-post: EPST

TJÄNSTESKRIVELSE 3 (7) Datum Vår beteckning VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNING Datum 2012-02-14 VON/2012:17-013 Analys av äldreomsorgen hemtjänst Avseende de flesta frågor om hemtjänst ligger Katrineholm på högsta värdet. Avseende frågan om antal personal som hemtjänsttagaren möter under 14 dagar har vi ökat under 2011. Detta kan bero på att brukaren har ett större omvårdnadsbehov jämfört med 2010. Resultatet för antal tillfällen per vecka då hemtjänsten kan erbjuda enklare matlagning i den äldres bostad skiljer sig från 2010 till 2011. Siffran för 2010 kan vara felaktig och kan bero på de individuella behoven. Både Sörmlands- och Mellannyckeln kommunerna ligger på ungefär samma resultat i båda frågorna som Katrineholm. Se bild 1 och 2 nedan. Bild 1. Äldreomsorgen - hemtjänst 2010 Bild 2. Äldreomsorgen - hemtjänst 2011 G:\Nämnden\Ärenden\Von\Tjänsteskrivelser\2012\Redovisning av kvalitatsnyckeltal KKiK 2011_3.docx FORVALTNING Besöksadress: ADR Org.nummer 212000-0340 Utdelningsadress Telefon: TFN Postnr Postadress Telefax: TLFX www.katrineholm.se E-post: EPST

TJÄNSTESKRIVELSE 4 (7) Datum Vår beteckning VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNING Datum 2012-02-14 VON/2012:17-013 Analys av äldreomsorgen särskilt boende Avseende frågor om särskilt boende ligger Katrineholm över genomsnittet. Frågan om boendeplatser i särskilt boende där den äldre erbjudits tid utifrån sina egna önskemål dagligen har resultatet ökat under 2011, dock ligger vi fortfarande under jämfört med de andra kommunerna. Detta kan bero på vi i regel erbjuder gruppaktiviteter. Skillnaden från andra kommuner kan vara att de har biståndsprövade insatser i sina boenden. När det gäller frågan kring boendeplatser i särskilt boende som erbjuder minst två organiserade och gemensamma aktiviteter under vardagar har resultatet ökat. Anledningen är att det erbjuds mer gemensamma aktiviteter och att på ett boende har man förstärkt med frivilliga. Se bild 3 och 4 nedan. Bild 3. Äldreomsorgen - särskilt boende 2010 Bild 4. Äldreomsorgen - särskilt boende 2011 G:\Nämnden\Ärenden\Von\Tjänsteskrivelser\2012\Redovisning av kvalitatsnyckeltal KKiK 2011_3.docx FORVALTNING Besöksadress: ADR Org.nummer 212000-0340 Utdelningsadress Telefon: TFN Postnr Postadress Telefax: TLFX www.katrineholm.se E-post: EPST

TJÄNSTESKRIVELSE 5 (7) Datum Vår beteckning VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNING Datum 2012-02-14 VON/2012:17-013 Analys av handikappomsorgen boende med särskild service Resultatet för boende med särskild service ser mycket lika ut för 2010 och 2011 med bara någon procentenhets skillnad som går knappt att urskiljas på bilderna. Resultatet ligger högt (83 %-100 %) på åtta av nio frågor. I en fråga, om en individuellt anpassad aktivitet utanför bostaden erbjuds den boende varje dag, sticker Katrineholm ut med 100 % jämfört mot andra kommuner i landet, 61 %. Katrineholm har något sämre värde i frågan, på hur många boenden det INTE har förekommit hot och våld mot brukare. Resultaten liknar varandra i hela Sörmland medan andra kommuner i landet har något högre siffror. Förklaringen kan vara förknippat med vissa speciella individer, att det finns ett bra rapporteringssystem som fungerar och att det finns en medvetenhet hos personalen då frågorna ständigt är aktuella genom handledning och utbildning. Se bild 5 och 6 nedan. Bild 5. Handikappomsorgen boende med särskild service 2010 Bild 6. Handikappomsorgen - boende med särskild service 2011 G:\Nämnden\Ärenden\Von\Tjänsteskrivelser\2012\Redovisning av kvalitatsnyckeltal KKiK 2011_3.docx FORVALTNING Besöksadress: ADR Org.nummer 212000-0340 Utdelningsadress Telefon: TFN Postnr Postadress Telefax: TLFX www.katrineholm.se E-post: EPST

TJÄNSTESKRIVELSE 6 (7) Datum Vår beteckning VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNING Datum 2012-02-14 VON/2012:17-013 Analys av handikappomsorgen daglig verksamhet Avseende frågor om daglig verksamhet ligger Katrineholm över medelvärdet på fyra av sex frågor både 2010 och 2011. Högt över genomsnittet ligger kommunen i fråga om antal personer som deltar i daglig verksamhet där verksamheten är öppen året runt eller att alternativ verksamhet finns att tillgå vid stängning. Katrineholms resultat är 100 % för båda åren. Övriga kommuner i landet liksom kommunerna i Mellannyckeln ligger på drygt 50 %. Anledningen är att en verksamhet håller öppet under semesterperioden och alla som inte vill ha semester är välkomna dit. Se bild 7 och 8 nedan. Bild 7. Handikappomsorgen - daglig verksamhet 2010 Bild 8. Handikappomsorgen - daglig verksamhet 2011 Utvecklingsområden är att få till fler arbetsplatsträffar där brukare deltar och att få ut ännu flera brukare till öppen arbetsmarknad. Det har skett en viss utveckling från 2010 då båda värdena låg på 0 %. Avseende öppen arbetsmarknad ligger Katrineholm som de flesta kommuner 2011, avseende arbetsplatsträffarna ligger kommunen under de andra. Utveckling av brukarråden kan ha bidragit till att arbetsplatsträffarna inte utvecklats mer. G:\Nämnden\Ärenden\Von\Tjänsteskrivelser\2012\Redovisning av kvalitatsnyckeltal KKiK 2011_3.docx FORVALTNING Besöksadress: ADR Org.nummer 212000-0340 Utdelningsadress Telefon: TFN Postnr Postadress Telefax: TLFX www.katrineholm.se E-post: EPST

VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN REDOVISNING INTERNKONTROLL 1 (4) Datum Vår beteckning 2012-01-03 VON/2012:8-049 Vår handläggare Ert datum Er beteckning Maria Martini Ekonom Vård- och omsorgsnämnden Redovisning av genomförd internkontroll av ekonomiska transaktioner år 2011 Internkontroll av ekonomiska transaktioner skall enligt beslut av vård- och omsorgsnämnden under 2011 genomföras enligt fastställd plan. Internkontrollplanen anger vad som skall kontrolleras, ansvarsfördelning samt frekvens/metod för granskningen. Under året har följande kontroller gjorts Kontroll av representation, att momsregler följs, att syfte framgår tillsammans med deltagarförteckning och att deltagare ej attesterat fakturan 39 stycken verifikationer av totalt 63 verifikationer har granskats. Kontrollen har genomförts på fyra månader, en månad per kvartal. Under mars, juni, september och november månad gjordes kontrollen, det gjordes också en jämförelse med samma månader föregående år för att jämföra skillnader. Av de granskade visade: 3 stycken (7 %) verifikationer är konterade på fel konto. (2010-6 %, 2009 12 %, 2008 21 % av de granskade). 5 stycken (13 %) saknar syftet med representationen. (2010-17%, 2009-17%, 2008-28% av de granskade). 11 stycken (21 %) verifikationer saknar deltagarförteckning. 2010-26%, 2009 9 %, 2008 28 % av de granskade). 100 % följer momsreglerna (2010-100%, 2009-6%, 2008-8% av de granskade). Internkontroll Redovisning.docx VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Upplandsgatan 2 Postadress: Telefon: 0150-570 00 vx 641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-48 81 95 Org.nummer 212000-0340 www.katrineholm.se vard.omsorg@katrineholm.se

REDOVISNING INTERNKONTROLL 2 (4) Datum Vår beteckning 2012-01-033 VON/2012:8-049 % 30 25 20 15 10 5 0 2008 2009 2010 2011 Felkontering Saknas syfte Saknar deltagarförteckning Följer inte momsregler Kontroll av leverantörsfakturor, att attestering och utanordning sker enligt antaget reglemente Under 2011 har internkontroll utförts vid fyra tillfällen. Kontrollen gjordes på februari, juni, septembers och novembers fakturor. Vid varje tillfälle granskades 55 stycken slumpvis utvalda fakturor. Av de totalt 220 fakturor som granskades var 219 helt godkända. En av fakturorna var attesterad av fel person. Kontroll av privata medel Inom vård- och omsorgsförvaltningen har internkontroll genomförts på 297 stycken kassor under 2011. Av de 297 kassorna var 206 (69 %) stycken utan anmärkning (2010-38%, 2009-76%). 23 stycken (8 %) av alla kassor, visar på brister vid hanteringen med bokföringen. Kontrollen visade på felaktig hantering med kvitton, kassablad och verifikationer. (2010-24%, 2009-21 %). En kassa (0,3 %) saknade pengar. (2010-1,5%, 2009-0,2%). 101 stycken (34 %) av alla kassor, följde inte de interna riktlinjer och regler som har satts upp. Det saknades giltiga överenskommelser, det var inte signerade uttag samt uttag av endast en personal istället för två. (2010-61%, 2009-3%). % Internkontroll 2011

REDOVISNING INTERNKONTROLL 3 (4) Datum Vår beteckning 2012-01-033 VON/2012:8-049 80 60 40 20 0 2009 2010 2011 Ingen anmärkning Bokföringsbrist Saknas pengar Interna riktlinjer följs ej Handkassor Internkontroll har genomförts på handkassor kontinuerligt vid påfyllning och avslut av kassa. Respektive område får åtgärda sina brister och skicka in redovisning på nytt. Totalt 165 kassor kontrollerade vid påfyllning och avslut. 15 stycken (9 %) var felkonterade (2010-17 %, 2009-44%). 27 stycken (16 %) saknade fullständiga uppgifter (2010-16%, 2009-55.%). 10 stycken (6 %) fyllde ej i kassabladet på ett korrekt sätt (2010-1%, 2009-83%). % 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2009 2010 2011 Felkonterade Fullständiga uppgifter saknas Kassabladet ej korrekt Sammanfattning Ekonom har påbörjat träffar med handikappomsorgens områdeschefer för att anpassa verksamhet och riktlinjer av privata medel. Områdesassisterna och ekonomiassistenterna har gått på en ekonomisk informationsträff för assistenter. Informationens innehåll är: Kontering, representation, hantering av kontanter, allmänna redovisningslagar, internkontroll och hantering/kontering av investeringar. Ekonomiassistent har jobbat aktivt med hantering av handkassa. Fortsatta individuella träffar med äldreomsorgens områdeschefer och en ny rond med handikappomsorgens områdeschefer påbörjad, med genomgång av hanteringen av privata medel. Ekonomassistenter informerar och lär ut till assistenter och områdesassistenter hur baskontoplanen ska användas. Internkontroll 2011

REDOVISNING INTERNKONTROLL 4 (4) Datum Vår beteckning 2012-01-033 VON/2012:8-049 Förvaltningen har arbetat aktivt med inköp och upphandling. Ekonom och avgiftshandläggare har påbörjat ett arbete med att strukturera upp och kartlägga hanteringen med avgiftshantering. Förvaltningen ser en stor förbättring av de ekonomiska transaktionerna jämfört med föregående år. En klar förbättring märks sedan ett aktivt och medvetengörande av hanteringen kring de ekonomiska transaktionerna har gjorts. Det finns fortfarande en stor kunskapsbrist när det gäller de ekonomiska transaktionerna. Hanteringen av representation och förståelsen för de ekonomiska riktlinjerna behöver förvaltningen jobba mer aktivt med. Hanteringen av privata medel har blivit mycket bättre. Fortsatt arbete med att anpassa verksamhet, riktlinjer och ekonomi till varandra. I de flesta fall där brister har förekommit har kontakt tagits av områdeschef med ekonom och åtgärder samt genomgång av rutiner gåtts igenom. Förslag till åtgärder Alla assistenter föreslås fortsättningsvis gå på ekonomikontorets informationsträffar två gånger om året. Ekonomiassistent med hjälp av ekonom fortsätter med att hjälpa och vägleda assistenter med hanteringen av de ekonomiska transaktionerna, lagar och riktlinjer. Fortsatta individuella träffar med områdeschefer angående hanteringen av privata medel samt uppföljning till att de nya riktlinjerna tagits i bruk på ett tillfredsställande sätt. Stöd, hjälp, information och uppföljning om hur riktlinjerna och internkontrollerna följs och skall följas. Ekonom tillsammans med avgiftshandläggare jobbar tillsammans med HO och ÄO myndighet och områdeschefer för att tillsammans lyfter upp de brister som finns. Fortsatt kartläggning av avgiftshanteringen och med hjälp av den upprätta internkontrollen 2013. Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår att vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av genomförd internkontroll och förslag till åtgärder. Lena Andreasson Förvaltningschef Maria Martini Ekonom Internkontroll 2011