ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRD Styrelsen nr 6 /2009

Styrelsen nr 6 /2009 Kallelse till sammanträde den 15 maj kl. 09.00. Paragraf Ärende 61 Sammankallande och beslutförhet. 62 Justering av protokoll. 63 Fastställande av föredragningslistan. 64 Vård utom Åland. 65 Entreprenadförhandlingar för psykiatrins nybyggnad. 66 Byggnadskommitté för psykiatrins nybyggnad. 67 Tilläggsbudget I, 2009. 68 Budgetramen för år 2010. 69 Gullåsen i framtiden. 70 Tjänstledighetsprinciper för alla anställda inom ÅHS. 71 Tillsättande av arbetsgrupp för översyn av avgiftsstadgan inför år 2010. 72 Budgetuppföljning per mars 2009. 73 Projektet med syfte att minska sjukfrånvaron på långvårdsenheten 2006-2007. 74 Rekryteringsstrategi för ÅHS. Återremitterat ärende. 75 Delgivningar. Torbjörn Björkman Ordförande

Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 6 Datum fredagen den 15 maj 2009 Paragraf nr 61-75 Plats och tid Centralförvaltningens sammanträdes rum, Doktorsvägen, kl. 09.00 12.55 Beslutande Torbjörn Björkman ordförande Jan Salmén vice ordförande Roger Jansson ledamot Gun-Mari Lindholm ledamot, närv. 61-72 Raija-Liisa Eklöw ersättare Camilla Gunell ledamot, närv. 61-66, 68-75 Camilla Andersson ledamot, närv. 61-64 Frånvarande Ulla-Britt Dahl ledamot Föredragande Tom Axberg förvaltningschef Övriga närvarande Margareta Bondestam chefläkare Marie Lövgren ekonomichef Tiina Robertsson personalchef Marita Karlsson-Björkman FOA-Åland Bernice Ekebom Tehy-Åland Katrin Sjögren landskapsregeringsledamot Birger Ch Sandell landskapsläkare Ann-Marie Eriksson förvaltningssekreterare Erkki Venäläinen klinikchef, närv. 64 Tommy Holmström klinikchef, närv. 64 Sheila Sundblom klinikchef, närv. 64 Markku Korvela klinikchef, närv. 64 Markku Räty klinikchef, närv. 64 Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Torbjörn Björkman Tom Axberg Utdragets riktighet bestyrkes

SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 61 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 62 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 63 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1

VÅRD UTOM ÅLAND 64 Till styrelsemötet har inbjudits de klinikchefer med större kostnader för den extra vården. En sammanställning över extern vård utom Åland per basenhet finns som bilaga 1. En sammanställning över remitterad vård utom Åland per diagnosgrupp januaridecember 2008 finns som bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen för en diskussion på basen av inläggen av de närvarande klinikcheferna. Inbjudna klinikchefer Erkki Venäläinen, Tommy Holmström, Sheila Sundblom och Markku Korvela redogjorde för volymer och kostnader från den externa vården. Klinikchef Markku Räty redogjorde för kostnaderna från helikoptertransporterna. Ärendet diskuterades. BESLUT: Styrelsen beslöt : 1. Anmoda chefläkaren att tillsammans med klinikcheferna/budgetansvariga granska och diskutera fastställda Huvudprinciper för upphandling av / remittering av vård utom Åland. 2. Att ledningsgruppen återkommer med en analys och rapport om helikoptertransporterna både vad gäller nyttjandeprinciper och kostnader. 3. Att förvaltningen vid kommande kontakter med Akademiska sjukhuset i Uppsala granskar möjligheterna till lägre enhetskostnader för vård i Sverige. 4. Att förvaltningen med bättre budgetkontroll övervakar kostnadsexpansionen för vård utom Åland. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2

Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3

ENTREPRENADFÖRHANDLINGAR FÖR PSYKIATRINS NYBYGGNAD 65 Styrelsen för ÅHS har den 24 april 2009 behandlat inkomna anbud och beslutat att inleda entreprenadförhandlingar med Ålands Bygg Ab, VVS Eriksson & Co och Ing. byrå Duopoint. Ålands landskapsregering har den 7 maj 2009 behandlat och beslöt godkänna ÅHS anhållan om bifall för tecknande av kontrakt och byggstart för psykiatribyggnaden. Landskapsregeringen påpekar dessutom att styrelsen har ett ansvar att följa gällande regler för upphandling. Bilaga 1. Färdigställandetiden är överenskommen till 30.06.2011. FÖRSLAG: Styrelsen besluter bevilja fullmakt för förvaltningschefen att underteckna kontrakt med Ålands Bygg Ab, VVS Eriksson & Co och Ing.byrå Duopoint. Styrelsen diskuterade regelverk för upphandling och möjligheter att främja lokala företags sysselsättning under lågkonjunktur. BESLUT: Styrelsen beslöt bevilja fullmakt för förvaltningschefen att underteckna kontrakt med ovan nämnda entreprenörer. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4

BYGGNADSKOMMITTÉ FÖR PSYKIATRINS NYBYGGNAD 66 Styrelsen tillsatte 10 mars 2006, 31 en planeringskommitté för planering och projekteringen av Centralsjukhusets om- och tillbyggnad, etapp 2-3. Kommitténs nuvarande sammansättning är: Ordinarie medlemmar: förvaltningschef B-O Ehrnström styrelseersättare Gun Carlsson chefläkare Margareta Bondestam vårdchef Bengt Michelsson överskötare Birgitta Hermans klinikchef Juha Ahlroth klinikchef Tommy Holmström klinikchef Markku Räty landskapsläkare Birger Sandell projektingenjör Elisabeth Rosenlöf Suppleanter: ekonomichef Marie Lövgren styrelseledamot Roger Jansson den vikarierande chefläkaren överskötare Solveig Carlsson avd. skötare Siv Hohenthal överskötare Gunnar Sjöblom avd. skötare Elisabeth Idman-Karlsson överskötare Solveig Carlsson Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5 Erik Hjärne har fungerat som projektledare. I och med att den del av etapp 2-3 som benämns psykiatrins nybyggnad nu övergår i byggnadsskede skall planeringskommittén till denna del ersättas av en byggnadskommitté och en instruktion för byggnadskommittén antas. Byggnadskommittén har till uppgift att fatta beslut i löpande ärenden under byggnadstiden inom de ramar som styrelsen fastställer. En instruktion för byggnadskommittén finns som bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner uppgjort förslag till instruktion och utser en byggnadskommitté med följande sammansättning: Överskötare Gunnar Sjöblom Byggnadsplanerare Mats Mattsson Teknisk chef Bengt Kalmer Överläkare Björn-Olof Ehrnström Samt styrelserepresentanter Styrelsen utser bland dessa en ordförande och en viceordförande. Vid behov inkallas sakkunniga till sammanträdet. Dessutom efterhöres huruvida landskapsregeringen önskar ha en representant i form av sakkunnig eller som medlem i kommittén. Erik Hjärne fungerar som projektledare/sekreterare för byggkommittén.

BYGGNADSKOMMITTÉ FÖR PSYKIATRINS NYBYGGNAD forts 66 Ytterligare godkänner styrelsen att byggnadskommittén kan utannonsera och bereda frågan om el- och VVS-kontrollanter för nybyggnaden. BESLUT: Styrelsen beslöt anta Instruktionen för byggnadskommittén i enlighet med bilaga 1, med några mindre textändringar. Styrelsen beslöt utse följande byggnadskommitté: vice ordförande Jan Salmén styrelseledamot Roger Jansson överskötare Gunnar Sjöblom överläkare Björn-Olof Ehrnström teknisk chef Bengt Kalmer byggnadsplanerare Mats Mattsson och utse Jan Salmén till kommitténs ordförande och Roger Jansson till viceordförande samt projektledare Erik Hjärne till kommitténs sekreterare. Styrelsen beslöt också efterhöra huruvida landskapsregeringen önskar ha en representant i form av sakkunnig eller som medlem i kommittén. Styrelsen underströk viktigheten i att inlämnade entreprenadofferter samtidigt utgör kostnadsramarna för nybygget. Avvikelser från dessa kostnadsramar upptas till styrelsebehandling. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6

Styrelsen den 24 april och den 15 maj 2009 TILLÄGGSBUDGET I, 2009 55 ÅHS beviljades ursprungligen en budget för år 2009 som innebär 8,0 milj i intäkter och kostnader motsvarande 73,5 milj. I samband med den lågkonjunktur som drabbat världen och därmed även inkomsterna för landskapet gick landskapsregeringenut med ett direktiv att en 2% besparing skulle genomföras iårets budget. Det interna arbetet resulterade i ökade intäkter motsvarande 1.010.000 euro och minskade kostnader med 460.000 euro, samt indragning av 100.000 i investeringsmedel. Det innebar att intäkterna under året skall uppgå till 9.010.000 euro, driftskostnaderna till högst 73.058.000 euro. I samband med landskapsregeringens behandling av tilläggsbudgeten har budgetenför driftskostnaderna sänkts med ytterligare 1.058.000 euro till 72,0 milj.den sänkningen innebär dock inga ytterligare besparingskrav på verksamheten i och med att grunden för sänkningen dels beror på sänkt folkpensionsavgift fr o m 1.4.2009, dels sänkning och därmed marknadsanpassning av pensionsavgiften till landskapet fr o m 1.6.2009. Pensionsavgiften sänks från 22% till 17% för den personal som varit anställd utan avbrott sedan den 31.12.2007. Utdrag ur landskapsregeringens förslag till tilläggsbudget finns i bilaga 1. Det innebär att ÅHS efter att tilläggsbudgeten godkänts har följande resurser år 2009: Budget Tilläggsbudg Budget+TB Intäkter 8.000.000 1.010.000 9.010.000 Kostnader 73.500.000-1.500.000 72.000.000 Nettodriftkostnad 65.500.000-2.510.000 62.990.000 Investeringar 7.530.000-100.000 7.430.000 Den nya budgetramen för år 2009 innebär att samtliga enheters budget behöver ändras. Enheternas nya budgetramar finns presenterade i bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen antecknar landskapsregeringens förslag till första tilläggsbudget 2009 till kännedom gällande ÅHS verksamhet. Styrelsen beslutar att fastställa nya budgetramar per enhet i enlighet med bilaga 2. BESLUT: Styrelsen antecknade landskapsregeringens förslag till första tilläggsbudget 2009 till kännedom gällande ÅHS verksamhet. Styrelsen beslöt bordlägga fastställandet av nya budgetramar per enhet tills första tilläggsbudgeten beslutats i Ålands lagting. Styrelsen beslöt samtidigt ge förvaltningen i uppdrag att bereda de åtgärder som krävs med anledning av textdelen i tilläggsbudgeten för år 2009. 67 I landskapsregeringens förslag till första tilläggsbudget 2009 finns följande skrivningar som innebär att någon form av åtgärd eller ställningstagande behöver tas; - verksamheten inom ÅHS måste effektiveras för att minska kostnaderna per prestation - en personalförsörjningsplan bör upprättas så att helhetsbilden av pensionsavgångar, behoven av att tillsätta vakanserna och att nyrekrytera personal med olika kompetenser klargörs. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7

Styrelsen den 24 april och den 15 maj 2009 TILLÄGGSBUDGET I, 2009 forts 67 - Översyn över vilken vårdverksamhet som kan tas hem och vilka tjänster som det då krävs att inrättas. Förändringarna skall vara medicinskt, ekonomiskt och medmänskligt motiverat. - En övergripande och kontinuerlig uppföljning av samarbetet och arbetsfördelningen mellan ÅHS och de närliggande remissjukhusen bör göras. ÅHS som remittent antas långt kunna styra vart den enskilda patienten eller definierade patientgrupper remitteras och vilka tjänster man önskar köpa för hur lång tid. - Analys av de helikopterburna patienttransporterna behöver kontinuerligt göras och förutom kostnaderna inkludera en analys av alarmeringsgrunder, nyttjandegrad, utbildning och tillgång på personal, eventuella alternativ till primär- respektive sekundärtransporterna, verksamhetens volym, samt utfärdandet av riktlinjer för att uppnå en medicinskt och logiskt rationell aktivitet utan att äventyra patientsäkerheten. - Avgifterna kan generellt höjas dock så att de med låga inkomster fortsättningsvis skall ha ett lågt högkostnadstak. - Landskapsregeringen ställer sig positiv till att ÅHS, med full kostnadstäckning, hyr ut utrymmen och utrustning för privat sjukvård. - Kopplingen mellan det politiska beslutsfattandet i lagtinget och landskapsregeringen och ÅHS verksamhet behöver förbättras. Arbetet med verksamhetsplanen behöver omstruktureras och mer få karaktären av en förhandling mellan beställare och utförare. En logiskt följd av detta är att grunderna för tillsättande av ÅHS styrelse bör omprövas. Förlaget till tilläggsbudget kommer ännu att behandlas av finansutskottet och lagtinget, vilket innebär att det kan bli aktuellt med förändringar och tillägg. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar i detta skede om att följande med anledning av landskapsregeringens förslag till första tilläggsbudget 2009: 1. Verksamheten inom ÅHS står inför stora besparingskrav och därmed omstruktureringar, vilket kommer att påverka både kostnader och prestationer. Det är naturligt att i det arbetet utgå ifrån att användningen av insatta resurser skall optimeras. 2. En personalförsörjningsplan skall upprättas under 2009 utgående från ÅHS behov av information för fortsatta rekryteringsåtgärder, strukturförändringar och fort-/utbildningsinsatser. 3. Översyn av vilken vård som skall bedrivas inom ÅHS respektive vilken vård som skall upphandlas av externa leverantörer och vilka skall fortsätta och utgöra en naturlig del av verksamhetsanalysen. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8

Styrelsen den 24 april och den 15 maj 2009 TILLÄGGSBUDGET I, 2009 forts 67 4. Analysen och översynen gällande riktlinjer för helikoptertransporter av patienter skall fortsätta. 5. Avgifterna skall revideras i syfte att höja dem. En arbetsgrupp skall tillsättas för uppgiften. 6. Samarbetsdiskussionerna med privata aktörer inom hälso- och sjukvården skall fortsätta i syfte att hitta funktionella, ekonomiska och generella lösningar. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget och korrigerade punkt 5 att lyda enligt följande: Avgifterna skall revideras och kan höjas. En arbetsgrupp skall tillsättas för uppgiften. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9

Styrelsen den 27 mars, den 24 april och den 15 maj 2009 BUDGETRAMEN FÖR ÅR 2010 49 Landskapsregeringen kommer att behandla budgetdirektiv för år 2010 den 26 mars 2009. Det är sannolikt att direktiven utgår från en mycket ansträngd ekonomisk situation för landskapet som helhet och att det därmed är aktuellt med besparingar. Budgetprocessen inom ÅHS inför år 2010 finns som bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar om interna direktiv för ÅHS budget 2010. Förslag till budgetdirektiv för ÅHS presenteras på mötet. På mötet utdelades en agenda för budgetseminarier med planeringsgrupperna inför budgetberedningen för år 2010. Bilaga 2. BESLUT: Styrelsen diskuterade läget och konstaterade att man återkommer till ärendet vid följande sammanträde. 56 I landskapsregeringens förslag till första tilläggsbudget för år 2009 framgår i motiveringarna att ÅHS erhåller en rambudget för driftkostnaderna år 2010 på 72,0 milj. Gällande intäkterna framkommer att landskapsregeringen är beredd på att patientavgifterna kan komma att höjas, medan högkostnadsskydden bör vara kvar på en låg nivå. De budgetdirektiv som hittills gått ut internt inom ÅHS och som behandlats av ledningsgruppen, innebär ett nedskärningskrav på 3% per enhet eller sammanlagt drygt 1,9 milj, bilaga 1. Den kalkyl som gjorts i samband med diskussionen om budgetramen och direktiven inför 2010 presenteras i bilaga 2 och visar på ett budgetbehov på knappt 75 milj med nuvarande verksamhet. Det innebär ett behov av minskade kostnader på nästan 3 milj. FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att den föreslagna ramen för år 2010 innebär en mycket stor utmaning för ÅHS och att det sannolikt kommer att påverka servicegraden inom den offentliga hälsooch sjukvården. Ramen kommer att innebära strukturella förändringar och ÅHS måste förbereda och i så hög utsträckning som möjligt genomföra förändringarna redan under hösten 2009 för att inte börja år 2010 med en för stor verksamhetsvolym. Styrelsen beslutar att anteckna de på tjänstemannanivå antagna budgetdirektiven till kännedom, men understryker vikten av att enheterna uppnår de angivna besparingskraven, samt noggrant analyserar den köpta vården utanför Åland och vilka ändrade prioriteringar som kan göras. Detta för att inte ytterligare besparingskrav skall krävas av ÅHS egen verksamhet. BESLUT: Styrelsen beslöt anteckna ärendet för kännedom. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10

Styrelsen den 27 mars, den 24 april och den 15 maj 2009 BUDGETRAMEN FÖR ÅR 2010 68 Landskapsregeringen har fastställt budgetdirektiven för landskapet. Bilaga 1. Budgetdirektivet bekräftar tidigare information från landskapets finansavdelning och innebär följande ram: Budget inkl TB 2009 Ram 2010 Intäkter 9.010.000 9.300.000 Kostnader 72.000.000 72.000.000 Investeringar 7.430.000 7.000.000 Utgående från den information om lönenivåer och lönebikostnader som direktiven innehåller beräknas nuvarande verksamhet inom ÅHS att uppgå till en kostnad på nästan 75 milj vilket innebär att besparingskravet är nästan 3 milj eller 4%. FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att landskapsregeringens budgetdirektiv innebär en oförändrad situation jämfört med de antaganden som hittills gjorts och som utgör grund för de tjänstemannadirektiv som gått ut inom organisationen. Därmed finns inte anledning att fastställa några ytterligare direktiv från styrelsen men dock så att styrelsen understryker vikten av att nå ett budgetförslag inom de angivna ramarna. BESLUT: Styrelsen konstaterade att strukturella verksamhetsfrågor kommer att behandlas vid styrelsesammanträdet den 12 juni 2009 och godkände samtidigt beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11

GULLÅSEN I FRAMTIDEN 69 Ledningsgruppen konstaterade inför styrelsemöte 12.12.08 följande: Avd. Övergårds: står tom, en del av verksamheten (12 pl) är flyttad till Grelsby sjukhus, 2-3 platser har utökats på Gullåsen övr. avdelningar medan 14 platser inte kan användas alls (=störningar i patienternas vårdkedja, inkomstbortfall) Borde helst vara åtgärdat vid den tidpunkt när psykiatrin flyttar från Grelsby, blir då som enda verksamhet kvar i Grelsby sjukhus. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12 Psykiatribygget kommer att pågå fram till maj 2011, alldeles i närheten av den del av Gullåsen där avd. Övergårds ligger, vilket kan försvåra en samtidig ombyggnad av avd Övergårds. Hela Gullåsen: Alla avdelningar behöver ses över och moderniseras utgående från från linjedragningarna i de utredningar som har gjorts. Denna planering borde ske samtidigt som avd. Övergårds planeras. Samtidigt måste också Rehabiliterings- och fysiatrienhetens situation beaktas eftersom en del av verksamheten nu bedrivs i tillfälligt upphyrda moduler. Ledningsgruppen konstaterade dessutom att: Avd. Övergårds: -skissritningar finns, men samtidigt bör en planering göras för resten av Gullåsen, så att avd. Övergårds blir en funktionell del av den kommande helheten. Bygget påbörjas när psykiatribyggnaden är färdig efter sommaren 2011, färdig till årsskiftet 2012-2113. Detta leder till en lång period då platsantalet på långvårdsenheten är decimerat och en lång evakueringstid på Grelsby sjukhus för en del av avd. Övergårds. - Kostnadsuppskattas till 6,5 milj. euro. Resten av Gullåsen (inklusive Rehabiliterings- och fysiatrienheten): - Ombyggnad och sanering när avd. Övergårds är inflyttningsklar, fr.o.m. årsskiftet 2012-2013 - Kostnadsuppskattning finns inte ännu. Styrelsen konstaterade vid sammanträde 12.12.08 att kostnadsuppskattningen för avd. Övergårds bör uppdateras efter ny planering. Att det framtida platsbehovet för Långvårdsenheten är oklar och kräver ett klarläggande. Dessutom bör hela projektet upptas till diskussion med landskapsregeringen. Emedan antalet frågor är rätt många och omfattande kunde det vara mest praktiskt att i detta skede hänskjuta ärendet till en särskild arbetsgrupp/kommitté som under under år 2009 framlägger ett åtgärdsförslag vad gäller framtidslösningen och behoven för långvårdsenheten/gullåsen i sin helhet.

GULLÅSEN I FRAMTIDEN forts 69 FÖRSLAG: En arbetsgrupp/kommitté bestående av både förtroendevalda och tjänstemän, tillsätts inom ÅHS med uppgift att klarlägga både verksamhetsuppläggningen, med t.ex. det framtida platsbehovet och skissera hur och var denna verksamhet förläggs. Till arbetsgruppen föreslås väljas följande: Klinikchef Ann Christine Mannström Avdelningsskötare Leea Söderström Klinikchef Sheila Sundblom Ledande socialkurator Sofia Dahlén Chefläkare Margareta Bondestam Förvaltningsschef Tom Axberg Representanter för ÅHS styrelse Styrelsen utser ordförande och viceordförande bland medlemmarna. Representanter för landskapsregeringen inbjuds att medverka i utredningsarbetet. Arbetsgruppens rapport bör överlämnas till styrelsen inom november 2009. BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga ärendet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 13

TJÄNSTLEDIGHETSPRINCIPER FÖR ALLA ANSTÄLLDA INOM ÅHS 70 Inom personalpolitiken torde beviljade tjänstledigheter vara ett återkommande diskussionstema med hänvisning till att identiska fall sällan uppkommer utan arbetsgivaren kontinuerligt har att beakta nya och förändrade behov och intressen. Samtidigt är det viktigt att arbetsgivaren på ett jämlikt sätt behandlar samtliga ansökningar om tjänstledighet. Strävan att kunna tillmötesgå tjänsteinnehavarens önskemål om kortvarig eller längre tjänstledighet mot t.ex. eventuella rekryteringsbekymmer på arbetsplatsen är givetvis en totalavvägning som arbetsgivaren alltid har att ta ställning till. Ledningsgruppen har protokollfört tjänstledighetsprinciper som tillämpas vid ÅHS både under år 2007 145 och under år 2009 93. I reglemente för ÅHS antaget 18.11.2005 stipuleras om tjänstledigheter enligt följande: --------- 10.2. Beslutanderätt i personalfrågor. De tjänstemän som enligt punkt 6.1. i detta reglemente anställer personal har rätt att till sin personal - bevilja sjukledighet, föräldraledighet, vårdledighet och övriga ledigheter enligt tjänstekollektivavtal, - bevilja oavlönad tjänstledighet enligt prövning, - bevilja tjänstledighet i enlighet med lagen om studieledighet, - fastställa tidpunkten för semester, - besluta om deltagandet i utbildning och om tjänsteresor enligt givna direktiv, - fastställa och justera grundlönen enligt tjänstekollektivavtalen med beaktande av givna direktiv. Alla andra lönebeslut fattas av ledningsgruppsmedlem. Styrelsens ordförande fattar ovannämnda beslut gällande förvaltningschefen med undantag av oavlönad tjänstledighet och lönesättning, som beslutes av styrelsen. --------- Följande principer gäller, tillämpas idag, vid beviljande av tjänstledigheter: 1. Lag- eller kollektivavtalsstadgade tjänstledigheter är undantagna. 2. Alla tjänsteledigheter skall innehålla en orsak och i god tid sökas skriftligen. 3. Huvudprincipen är att tjänstledighet inte beviljas för att arbeta hos annan arbetsgivare, med privat företagsverksamhet eller som privat yrkesutövare inom samma yrkesområde. Av särskilda skäl kan tjänstledighet beviljas t.ex. om vikaresituationen kan lösas enkelt. Tjänstledigheter prövas från fall till fall och är således inte prejudicerande. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 14

TJÄNSTLEDIGHETSPRINCIPER FÖR ALLA ANSTÄLLDA INOM ÅHS forts 70 4. Tjänstledigheter beviljas för högst ett (1) år i sänder. 5. ÅHS köper inte tjänster av tjänstlediga tjänstemän om avsikten med tjänstledigheten är att som privat näringsidkare sälja samma tjänster som ingår i den ordinarie tjänsten. Undantag från denna regel kan göras endast i de fall då det finns en risk att patienten annars remitteras utanför Åland av denna orsak. Ovan nämnda regler har informerats de anställda via budskapsinfo och intranätet våren 2009. FÖRSLAG: Styrelsen besluter anteckna ovan nämnda regler för beviljande av tjänstledigheter för kännedom. BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet för ny beredning. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 15

TILLSÄTTANDE AV ARBETSGRUPP FÖR ÖVERSYN AV AVGIFTSSTADGAN INFÖR ÅR 2010 71 I landskapsregeringens förslag till första tilläggsbudget 2009 framkommer i motiveringarna att avgifterna inom hälso- och sjukvården generellt kan höjas, men att högkostnadsskydden fortsättningsvis skall hållas på en låg nivå. En arbetsgrupp under ledning av landskapsläkare Birger Sandell håller på med en översyn över bl a lagregleringen av högkostnadsskydden med avsikt att de skall förändras så att även sjukpensionärer skall omfattas av det lägre högkostnadsskyddet som gäller för personer året efter att de fyllt 65 år. Detta i enlighet med den politiskt intentionen att förbättra sjukpensionärernas ekonomiska situation. Styrelsen för ÅHS föreslog en motsvarande ändring av lagen om grunderna för avgifter till Ålands hälso- och sjukvård den 31.10.2008 122. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar tillsätta en arbetsgrupp för revidering av avgiftsstadgan inför år 2010. Utgångsläget för arbetsgruppen är att avgifterna kan höjas för att öka intäktsfinansieringen. Arbetsgruppen skall presentera sitt förslag till styrelsen inom oktober 2009. BESLUT: Styrelsen beslöt utse en arbetsgrupp för revidering av avgiftsstadgan inför år 2010 bestående av styrelseordförande Torbjörn Björkman, som fungerar som arbetsgruppens ordförande, styrelseledamot Gun-Mari Lindholm och ekonomichef Marie Lövgren. Utgångsläget för arbetsgruppen är att avgifterna kan höjas för att öka intäktsfinansieringen dock så att vissa grupper med låga inkomster har ett lågt högkostnadsskydd. Arbetsgruppen skall presentera sitt förslag till styrelsen inom oktober 2009. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 16

BUDGETUPPFÖLJNING PER MARS 2009 72 Budgetuppföljningen för ÅHS per mars 2009 visar på att den preliminära budgeten per basenhet riskerar att överskridas på flera enheter. Den prognos som gjorts visar på ett underskott på sammanlagt drygt 0,9 milj euro, varav 0,5 milj kan hänföras till personalkostnader, drygt 100.000 till övrig konsumtion och ca 260.000 till vård utom Åland. Prognosen för intäkter visar på ett överskott på ca 260.000 euro. Då uppföljningen och prognosen endast omfattar tre månader kan dock mycket hända under året som både förbättrar och försämrar resultatet. Bilaga 1. Det prognostiserade underskottet kan i första hand relateras till följande enheter; chefläkarens kansli, långvårdsenheten, akutenheten, medicinska enheten, kirurgiska enheten, barn- och ungdomsenheten, öron, näs och halsenheten, laboratorieenheten, läkemedelscentralen, vårdgemensamma enheten, IT-enheten, försörjningsenheten och städenheten. Gällande personalkostnaderna kan särskilt nämnas övertidskostnaden som ökat med nästan 50.000 och OB-ersättningen som ökat med ca 140.000 vilket delvis kan förklaras av periodiseringen vid årsskiftet, därtill är personalkostnaden generellt för hög på flertalet enheter och för alla tre personalkategorier (läkare, vårdpersonal och övrig personal). Uppföljningen av personalkostnaden kompliceras av att den avtalsenliga löneökningen på 1,3% från 1 januari 2009 inte ännu har betalats ut, samt att pensionsavgiften till landskapets pensionsfond sänks från 1 juni 2009 från 22% till 17%. Övrig konsumtion överskrids i första hand gällande rehabiliteringshjälpmedel, köpta läkartjänster, helikoptertransporter, hyreskostnader, läkemedel och bränsle. FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att uppföljningen per mars visar att den ekonomiska situationen är allvarig och vill uppmärksamma både arbetsledare och all övrig personal på vikten av återhållsamhet, ekonomisk medvetenhet och noggrann uppföljning. Styrelsen konstaterar även att strukturförändringar som blir aktuella i budgetprocessen 2010 i mån av möjlighet skall påbörjas under hösten 2009 för att ÅHS dels skall ha en till den ekonomiska situationen bättre anpassad verksamhetsvolym vid ingången av år 2010, dels för att dämpa kostnadsutvecklingen i slutet av budgetåret 2009. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 17

PROJEKTET MED SYFTE ATT MINSKA SJUKFRÅNVARON PÅ LÅNGVÅRDS ENHETEN 2006-2007 73 Under åren 2006-2007 pågick ett projekt på Långvårdsenheten med syfte att minska personalens sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron hade uppmärksammats år 2005. Motsvarande hög sjukfrånvaro fanns även på andra enheter men Långvårdsenheten valdes som ett pilotprojekt. Projektets upplägg diskuterades i planeringsstadiet med berörda förmän och personalhälsovården som godkände upplägget. Förutom syftet att försöka minska sjukfrånvaron fanns ambitionen att få en klarare bild av vad frånvaron berodde på. Man ville försöka kartlägga till vilken del sjukfrånvaron berodde på orsaker som arbetsgivaren kunde påverka. Projektet utvärderades 2008 med en rapport till ledningsgruppen som utmynnade i ett beslut om att: vårdchefen, chefläkaren och personalchefen för en första diskussion med personalhälsovården om hur man ur ett processperspektiv kan minska sjukfrånvaron inom ÅHS. Senare planerade ledningsgruppen ett strategimöte tillsammans med företagshälsovården för att diskutera hur sjukfrånvaron allmänt kunde minskas inom ÅHS. Strategimötet som redan hade utsatt datum förverkligades inte under hösten 2008 på grund av rekryteringsprocessen av ny förvaltningschef. Bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen antecknar projektrapporten för kännedom. BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga ärendet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 18

Styrelsen den 30 januari och den 15 maj 2009 REKRYTERINGSSTRATEGI FÖR ÅHS 9 I ledningsgruppens Balanserade Styrkort ingår att ta fram en strategi för personalrekrytering. Ledningsgruppen har under hösten utarbetat denna och därefter sänt den för kommentarer till de chefer som anställer personal. Efter en slutlig korrigering föreligger nu ett förslag till ÅHS rekryteringsstrategi i bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen antar rekryteringsstrategin och besluter vidta de åtgärder som är nödvändiga för att förverkliga målsättningarna i strategin: - skapa en intern resurs för personalrekrytering, - medverka till en friare lönesättning i framtiden, - delegering av flyttbidrag från landskapsregeringen till ÅHS, - hyressubventionering kan beslutas i särskilda fall av ledningsgruppen, - bekräfta ledningsgruppens beslut om 2 års hyresavtal för AT-läkare, - betala en hemresa/månad till en pendlande anställd, - besluta om förhöjda fortbildnings-/hospiteringsanslag i kommande budgeter, - tjänstannonsering sker utgående från hur man bäst när målgruppen, - inhyrd personal används endast vid extremt svår bemanningssituation, - ÅHS deltar aktiv i olika rekryteringsmässor, - ÅHS bjuder in specifika målgrupper för info om ÅHS och Åland på plats, - beslut om anlitande av rekryteringsföretag skall fattas av ledningsgruppsmedlem, - utöka antalet utbildningstjänster i framtiden och utveckla samarbetsformer med utbildningsinstanser. På mötet utdelades en information om nuvarande läkarsituation på de olika basenheterna inom ÅHS. Bilaga 2. BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet för fortsatt beredning med beaktande av de synpunkter som framkom på mötet. 74 I ÅHS rekryteringsstrategi (bilaga 1) ligger tyngdpunkten efter återremitteringen på läkarrekryteringen. I början av dokumentet beskrivs rekryteringen på ett allmänt plan sett ur hela organisationens synvinkel, följt av ett kapitel som fokuserar på läkarrekryteringen och dess utmaningar. Läkarnas sysselsättningssituation i Norden är idag sådan att i Finland befinner sig 4000 läkare i pensionsåldern (detta är ett antal som ökar kraftigt) samtidigt som det saknas ca 1000 läkare inom den offentliga hälsovården. I Sverige kommer ca 1100 läkare att gå i pension varje år under perioden 2010-2015, medan det redan nu finns brist på läkare, särskilt inom allmänmedicin och psykiatri. I Norge är läkararbetsmarknaden nära att vara i balans, det finns ca 400 vakanta läkartjänster varav 300 inom specialisttjänster och psykiatri och ca 100 inom allmänmedicin. I Danmark finns en viss brist på specialläkare och denna brist kommer att öka i och med de stora pensionsavgångarna. För att ÅHS ska klara av den allt hårdnande konkurrensen föreligger ett förslag om åtgärder under kapitlet Rekrytering av läkare. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 19

Styrelsen den 30 januari och den 15 maj 2009 REKRYTERINGSSTRATEGI FÖR ÅHS forts 74 FÖRSLAG: - Rekrytering av läkare fungerar inte optimalt idag och därför föreslås att ansvarsfördelningen gällande läkarrekryteringen tas upp i samband med den kommande organisationsöversynen i enlighet med processperspektivet i ledningsgruppens styrkort. - Den lägre lönenivån jämfört med omvärlden är det största problemet i dagens rekryteringsarbete. Diskussion om hur denna fråga kan tacklas i dagsläget med ett gällande tjänstekollektivavtal t.o.m. 31.12.2009. - Flyttkostnaderna kan bli höga och ÅHS borde därför kunna täcka upp flyttkostnaderna till en viss nivå. Styrelsen godkänner att ledningen arbetar vidare med denna fråga gentemot LR. - Styrelsen bekräftar ledningsgruppens beslut från 2006 om att AT-läkarna ska ha möjlighet att ha ett hyreskontrakt som motsvarar deras tjänstgöringstid (upp till 2 år). Föreslås att samma ska gälla även hyreskontrakten för ST-läkare. - Inhyrd personal används endast för punktinsatser i extremt svåra lägen. - Antalet utbildningstjänster liksom medlen för hospitering behöver utökas, då dessa dels utgör en viktig del av bemanning, men även en framtida rekryteringsbas för ÅHS. BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 20

DELGIVNINGAR 75 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande brev, beslut, broschyrer, seminarier och skrivelse för kännedom: 1. Överläkare Ove Mattssons brev till styrelsen gällande sekreterartjänst på Medicinenheten, 2. Vårdchefens beslut LG 15/2009, 125 gällande prövning av tjänst, bitr. avdelningsskötare (Rehab-fysiatripolikliniken), 3. Vårdchefens beslut LG 15/2009, 126 gällande prövning av tjänst, sjukskötare (OP/Anestesienheten), 4. Vårdchefens beslut LG 15/2009, 127 gällande prövning av tjänst, sjukskötare (Västergårds), 5. Vårdchefens beslut LG 15/2009, 128 gällande prövning av tjänst, sjukskötare (Kirurgiska avdelningen), 6. Vårdchefens beslut LG 15/2009, 131 gällande prövning av tjänst, sjukskötare (Övergårds), 7. Vårdchefens beslut LG 15/2009. 132 gällande prövning av tjänst, sjukskötare (Västergårds), 8. Vårdchefens beslut LG 16/2009, 137 gällande prövning av tjänst, närvårdare (Kirurgiska avdelningen), 9. Disa-gruppens broschyr: Bemötande av personer med funktionshinder, 10. Budgetseminarier med planeringsgrupperna, 11. Skrivelse från Styrelsen för Ålands lokalavdelning av Finlands läkarförbund. 12. Broschyr: Information till nyanställda vid Ålands hälso- och sjukvård. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 21