2018-09-17 Version 7 Dnr: 2018/00332-1.2.3 Skultuna kommundelsförvaltning Skultuna kommundelsförvaltning 021-39 38 00 www.vasteras.se Tobias Åsell 021-39 38 05 tobias.asell@vasteras.se
- Innehållsförteckning 1. Krishanteringsorganisation förvaltning... 3 2. Krishanteringsorganisationens uppgifter... 3 2.1. VIKTIGA AKTÖRER OCH DERAS KONTAKTER... 4 2.2. AKTIVERING OCH BEREDSKAP... 4 2.3. INDIKATORER... 5 3. Lokaler och utrustning... 5 3.1. LOGGFÖRING... 5 4. Roller under krisen... 6 4.1. KRISLEDARE... 6 4.2. KOMMUNIKATION... 6 4.3. ANALYS... 6 4.4. LÄGESBILD... 7 4.5. BESLUTSFATTARE... 7 4.6. MEDARBETARE/HR... 7 4.7. SERVICE... 7 4.8. DOKUMENTATION OCH ADMINISTRATION... 8 4.9. UTHÅLLIGHET... 8 5. Utbildning och övning... 8 6. Utvärdering... 9 7. Revidering, förvaring och distribution... 9 8. enheter/verksamheter... 9 2
1. Krishanteringsorganisation förvaltning Krisledningsgruppen ska agera utifrån förvaltningens uppdrag vid krishantering. Målet är att säkra att förvaltningens uppdrag under normala situationer även fungerar tillfredsställande under krissituationer. Detta innebär att organisationen som gäller vid normala situationer även gäller vid krissituationer. Förvaltningens ledningsgrupp fungerar som förvaltningens krisledningsgrupp utökat med enhetschef för Teknik och Fritid. I denna grupp finns följande kompetenser direktör, HR chef, ekonomichef samt enhetschef för Teknik och Fritid, bilaga 1. Direktören är den som leder arbetet och vid dennes frånvaro leder av direktören utsedd person arbetet. Möjlighet finns att adjungera in annan kompetens vid behov såsom enhetschef, kommunikatör med flera. Personerna i gruppen har mandat att fatta beslut utifrån gällande delegationsordning och roll. Kommundelsnämnden hålls informerad regelbundet samt om så behövs fattar nödvändiga beslut. Förvaltningen använder den ledningsmetodik som är fastställd i staden. Se mall för händelseplanering, bilaga 2. 2. Krishanteringsorganisationens uppgifter I staden tillämpas ansvarsprincipen vilket innebär att den som har ett ansvar i normala situationer har motsvarande ansvar inför och under olyckor och kriser. Krisledningsgruppen ska samverka med de aktörer som berörs av en kris för att säkerställa god samordning och effektivt resursutnyttjande. Vidare ska gruppen agera proaktivt och vidta nödvändiga åtgärder även i osäkra situationer med brist på information. 3
Krisledningsgruppen ska agera utifrån förvaltningens uppdrag vid krishantering. Målet är att säkra att förvaltningens uppdrag under normala situationer även fungerar tillfredsställande under krissituationer. 2.1. Viktiga aktörer och deras kontakter Västerås stads centrala krisledning Sociala nämndernas förvaltning, biståndsenheten Region Västmanland MBR 2.2. Aktivering och beredskap Mandat att aktivera förvaltningens krisledningsgrupp har alla i ledningsgruppen. Aktiveringen sker via systemet Crisis Commander. TIB (tjänsteman i beredskap) på Stadsledningskontoret ska alltid meddelas om att krisledningen aktiverats samt anledningen till detta. Detta görs av den som aktiverat krisledningsgruppen. Vid samhällsstörningar har även TIB mandat att aktivera förvaltningens krisledningsgrupp. När en kris eller allvarlig händelse uppstår kontaktas omgående TIB för att få information om händelsen samt diskutera eventuella åtgärder som behöver vidtas. Viktigt är också att TIB vet att ledningen är informerad om händelsen. TIB nås på telefon 021-13 50 05. Om de elektroniska kommunikationerna i samhället är utslagna så har varje medlem i krisledningsgruppen ett ansvar att ta sig Skultunagården för vidare instruktioner. 4
2.3. Indikatorer Signaler om att det är dags att aktivera krisledningsorganisationen kan komma från flera olika källor som exempelvis larmfunktion, enhetschef, enskild medarbetare, polis, räddningstjänst, SMHI eller medierapportering. Nedan följer exempel på händelser som kan föranleda att krisledningsorganisationen ska aktiveras, baserat på risk- och sårbarhetsanalysen som gjorts för förvaltningen. - Stor personalbrist (strejk, influensa, magsjuka) - Elavbrott - Avbrott på telefoni för hemtjänst, hemsjukvård - Oväder (snökaos) - Brand i verksamhetslokaler - Brist på dricksvatten - Hot och våld - Värmebölja - Förtroendekris, massmedia mm 3. Lokaler och utrustning Lokal för krisledningsorganisationen är konferensrummet på Skultunagården. Om lokalen är bokad av annan så kommer denna bokning att upphöra om krisledningsorganisationen är aktiverad. Whiteboard med färdiga rubriker finns i lokalen. Uttag för internet finns samt projektor. Utrustningslista för krisledningsrum finns i bilaga 4. Alternativ lokal om det inte går att vara i Skultunagården är nya konferenslokalen på Vallonen. Om stadsledningen ger särskilda direktiv behöver krisledningen förflyttas till en skyddad ledningsplats. 3.1. Loggföring Viktigt att omgående komma igång med dagboksanteckningar (som tidpunkt och aktiviteter). 5
Logg förs under tiden som krisorganisationen är aktiverad och av de som gör insatser. Vid behov kan särskild person utses, denne utses av ledaren för krisledningsorganisationen. Logg förs i systemet Crisis Commander. Staden har en grupp som är sluten på Facebook som är bra att gå med i. Den heter Västerås stads interna kriskommunikation. Här läggs information ut om olika händelser. 4. Roller under krisen Valda delar hämtat från rollkort stadsledningens krisledning 4.1. Krisledare Ansvarar för att staben arbetar med de aktörsgemensamma fokusområdena analys, samlad lägesbild, samverkansplan, kriskommunikation och informationsdelning som underlag för gemensamt agerande. Vad arbetar staben med just nu? När levereras olika underlag? Vilket underlag behöver staben få in ifrån andra? Arbetsuppgifter Koordinera de olika arbetsuppgifterna i staben (se ovan) Främja god gruppsammanhållning som bygger på tillit Säkerställa att abetet sker utifrån en helhetssyn och att förebygga grupptänkande 4.2. Kommunikation Arbetsuppgifter Sammanställer information inför varje stabsmöte - Genomförda pågående och planerade aktiviteter - Mediebilden - Samtal i sociala medier och olika forum - Fattade beslut - Resursbehovet samt behov av samverkan - Sammanfattande bedömning av läget Skapar former och forum för överlämning 4.3. Analys Arbetsuppgifter Analysera händelseutvecklingen Analysera påverkan på egen organisation 6
Omvärldsanalys Omfallsplanering Juridiska tolkningar Faktagranskning Identifiera samordningsbehov och upprätta samverkansplan 4.4. Lägesbild Ansvar för samlad lägesbild Kartor Hantera smartboard Samla in och sammanställa fakta och antaganden 4.5. Beslutsfattare Besluta om förändringar i servicenivåer inom verksamheter Besluta om vilka verksamheter som ska prioriteras eller stängas Besluta om omfördelning av resurser Tolka förvaltningens roll Företräda förvaltningen 4.6. Medarbetare/HR Personalförsörjning Schemaläggning stab Arbetskydd samt konsekvensanalys utifrån arbetsmiljön i insatsen Säkerhetsskyddsfrågor rörande staben och insatsen Motverka konsekvenser av organisatoriska gränser Ansvara för personella förstärkningsresurser Beakta försäkringsfrågor gällande inlånad personal, tillfälligt anställda och frivilliga Krisstöd till egna medarbetare 4.7. Service Teknisk utrustning och material till staben Iordningställande av lokal Kost och logi Kontorsservice Återställande av utrustning 7
IT-support Parkering vid stadshuset Interna transporter, tex boka bilar, bud Boka lokaler Kristelefoner 4.8. Dokumentation och administration Loggföring Ekonomi(konto för redovising) Kalla till möten Dokumentera stabsarbetsplan, samverkansplan Samla in loggar/dokumentation från alla funktioner Dokumentera stabsmöten Stötta övriga funktioner gällande dokumentation Hantera kontotn till Crisis Commander Mötesplanering 4.9. Uthållighet Då krishanteringsarbetet kan pågå under lång tid måste uthålligheten säkerställas. Krishanteringsorganisationen ska kunna upprätthålla verksamhet dygnet runt under en veckas tid. Rullande bemanning för en vecka framåt hålls dagsaktuell. För att få en uthållig bemanning kan förvaltningschef och verksamhetschefer även kalla in personal från semester och tjänstledighet. 5. Utbildning och övning Alla medlemmar i förvaltningens ledningsgrupp ska ha gått stadens utbildning för gemensam metodik för stab och ledningsarbete för hantering av samhällsstörningar. Vid nyrekrytering säkerställs att personen går denna utbildning så snart det är möjligt. Ansvarig för detta är direktören. Ledningsgruppen och övriga medarbetare som kan vara aktuella deltar i stadens övningar när tillfälle ges. Förvaltningen genomför egen övning regelbundet. 8
6. Utvärdering När krisledningsorganisationen varit aktiverad ska organisationens sätt att hantera krisen utvärderas. Se vidare i bilaga 3 hur denna process ska gå till. 7. Revidering, förvaring och distribution en revideras årligen under maj månad samt vid behov. Larmlistor revideras två gånger per år, maj och december. Ansvarig för dessa två revideringar är HR-chef. Reviderade larmlistor skickas till krisledning@vasteras.se för att de ska läggas in i Crisis Commander vid förändringar. en läggs ut på Insidan samt i Crisis Commander. Under semestertider så skickas listor på ansvarig direktör och vilka i ledningsgruppen som är i tjänst till krisledning@vasteras.se 8. enheter/verksamheter Förvaltningens krishanteringsplan gäller som grund för enheter/verksamheter inom kommundelsförvaltningen. Nödsituationer Värmebölja Följ stadens Akutplan Följ stadens handlingsplan för värmebölja Vid tillfällen då enheten upplever att en situation inte kan hanteras på enhetsnivå, kontaktas förvaltningschef. 9
Bilagor Bilaga 1 Larmlista internt Bilaga 2 Händelseplaneringsmall Bilaga 3 Utvärderingsprocess Bilaga 4 Utrustningslista krisledningsrum Akutplan (finns på Insidan) 10
Bilaga 1 Larmlista internt Krisledningsgrupp Ansvarig i turordning Larmkedja i ovanstående ordning. Om någon inte nås, kontakta nästa. Titel Namn Kontaktuppgifter Tel. hem Direktör Tobias Åsell 021-39 38 05 tobias.asell@vasteras.se 0708-47 44 04 Ekonomichef Petra Andersson 021-39 38 07 petra.andersson@vasteras.se HR-chef Lisa Ringbom Axnér 021-39 38 04 lisa.ringbom.axner@vasteras.se Enhetschef Teknik och Fritid Göran Stahre 021-39 38 42 goran.stahre@vasteras.se Präst Maria Agstam Häggkvist 021-767 72 maria.agstam-haggkvist@svenskakyrkan.se Personer inom kommundelsförvaltningen kallas in till krisgruppen vid behov. Viktiga telefonnummer utöver krisgruppens Räddningstjänst, polis, ambulans AKUT 112 Västerås stads krisgrupp (Tjänsteman i beredskap) 021-13 50 05 Krisstöd (dagtid vardagar) 021-13 50 05 Krisstöd (kvällar, helger) 021-39 20 66 Krisstöd till medarbetare 021-39 16 16 Telefonnummer - övriga resurser BUP Akutmottagning Västerås 021-17 57 46 BUP Västerås 021-17 31 24 BUP Västerås, jour 021-17 57 80 Felanmälan kontaktcenter 021-39 00 00 Företagshälsovården Previa 0771-23 00 00 Katolska kyrkan i Västerås 021-14 11 20 11 0736-82 14 15 0703-08 98 78 0703-47 53 16
Region Västmanland 021-17 30 00 Nationellt informationsnummer 113 13* Polisen övriga ärenden som gäller polisanmälan 114 14 Svenska kyrkan i Skultuna 021-81 46 00 Västmanlands Tolkservice 021-13 13 00 Vuxenpsyk, Västerås vxl 021-17 30 00 Vuxenpsyk Västerås, akutmottagning 021-17 37 15 * Stöd för kommuner och allmänhet vid allvarliga olyckor och kriser i samhället. Numret avlastar nödnumret 112 och underlättar kommunikationen vid större händelser och kriser. Krisgruppens samlingsplats Skultunagården alternativ lokal: Nya konferensrummet Vallonens äldreboende Massmediaansvarig Direktören eller den direktören utser 12
Hä ndelseplänerings mäll, bilägä 2 Händelse Målbild Vad har hänt? Klicka här för att beskriva händelsen Vad ska ha uppnåtts när uppgiften är löst? Klicka här för att beskriva målbilden Fakta (F) och antaganden (A) Framgångsfaktorer Ange fakta och antaganden Ange fakta och antaganden Åtgärder Kort sikt Lång sikt Ange åtgärder på kort sikt Ange åtgärder på kort sikt Resurser Har Skapa Klicka här Klicka här Arbetsplan 13
Vad Vem När Hur Klicka här för att ange Klicka här för att ange Klicka här för att ange Klicka här för att ange Omfallsplanering Om detta händer Gör vi vad Klicka här Klicka här Informationsbehov Informationsbehov Klicka här (aktiv informationsinhämtning, vad behöver vi veta) Vem behöver veta När Hur Övrigt Klicka här Klicka här Klicka här Informationsplan Klicka här Vem ska delges Vad/Innehåll När Hur Övrigt Klicka här Klicka här Klicka här Klicka här Klicka här 14
Bilaga 3. Utvärdering I syfte att tillvarata erfarenheter efter en kris bör erfarenhetsåterföring genomföras. Återföringen har tre faser: 1. Undersökande 2. Bedömande 3. Förändring Undersöka Första fasen handlar om att försöka besvara frågan vad hände?. Uppgiften är att i möjligaste mån fastställa händelseförlopp och agerande under den händelse som undersöks. Arbetet kan baseras dels på dokumentation från händelsen, dels på mer aktiv insamling genom till exempel erfarenhetsdiskussioner (strukturerade, handledda diskussioner om händelsen med fokus på den egna organisationens agerande och erfarenheter från händelsen), intervjuer med nyckelpersoner, enkäter etc. Bedöma Den andra fasen handlar om att dra slutsatser utifrån resultatet från den undersökande fasen, det vill säga att ta ställning till vilka lärdomar organisationen bör dra från händelsen. Huvuduppgiften är att analysera och bedöma kartläggningen av händelseförloppet utifrån tre grundläggande frågeställningar; 1. Vad fungerade bra och vad fungerade mindre bra i hanteringen av händelsen? 2. Varför fungerande det bra respektive mindre bra? 3. Vad innebär det i form av förändringsbehov i vår organisation? Förändra 15
Medan de två första faserna kan beskrivas som utredande och analyserande är det sista fasen annorlunda till sin karaktär. Under denna fas ligger fokus på att genomföra. Uppgiften är att utifrån de identifierade förändringsbehoven ändra rutiner, policy, organisation, mål med mera så att organisationens förmåga stärks. Erfarenhet från ett flertal olika organisationer visar att det är under denna fas som risken för att lärandeprocessen ska stanna upp är som högst. Faserna kan delas in i två huvudsakliga delaktiviteter; kommunicera och genomföra. Kommunicera resultat Kommunikation bör ingå som naturlig del i samtliga faser. Att kommunicera resultatet tjänar åtminstone tre syften. För det första ger en dialog med inblandade aktörer under arbetsprocessen bättre förutsättningar att kvalitetssäkra resultatet. För det andra ökar chanserna att budskapet når ut om resultatet tidigt sprids i en större krets. Slutligen ger en process som är öppen och möjlig att påverka trovärdighet, vilket är en nyckelfaktor i arbetet med att förankra lärdomar och genomföra förändringar. Reformera organisationen Utmaningen här kan beskrivas som att gå från att omvandla slutsatser till implementerade förändringar i organisationen. Beroende på vilka lärdomarna är och hur omfattande förändringsbehoven är kan olika angreppssätt vara aktuella, men grunden är respektive verksamhets årliga verksamhetsplanering. 16
UTRUSTNINGSLISTA VÄSTERÅS STAD Skultunagården Uppdaterad: 2018-xx VAD PLACERING ANTAL KOMMENTARER Kontorsmaterial Anteckningsblock A4 Utrustningsskåp 20 st Stora ritblock - till hållare 1 st Kontorstejp Utrustningsskåp 1 st Silvertejp/ starktejp Utrustningsskåp 1 st Pennor olika Utrustningsskåp Witheboard pennor Utrustningsskåp 2 st uppsättning Sax Utrustningsskåp 1 st Hålslagare kopiatorrum A282 1 st Häftapparater - olika kopiatorrum A282 3 st (minst) Kommunikationsutrustning Telefoner - fasta Utrustningsskåp 7 st Telefoner - uttag Vägg se ritning 6 st Rakel - bordsställ Utrustningsskåp 2 st Rakel - uttag Vägg se ritning 2 st FM Radio Hos Riskingenjör 1 st Kablage/ uttag Grenuttag - EL Utrustningsskåp 9 st Vägguttag EL Vägg se ritning 5 x 2 st = 10 Förlängnings kabel - EL Utrustningsskåp 2 st VGA kabel Vägg se ritning 1 st HDMI Hänger vid TV 1 st Till TV:n Bildutrustning/ dator/ ljud Smartboard Vägg se ritning 1 st Smartboardpennor Vid utrustning 1 st uppsättning Extra finns i andra rum där smartboard finns? TV Vägg se ritning 1 st Projektor m Projektorduk Tak/vägg se ritning 1 st Krisledningsdator Hos Riskingenjör 1 st Programvara för RAKEL - SDS Högtalare fasta Projektor 1 st Ljudingång se ritning Headset/ hörlurar?? Laddare/ batterier Mobil olika Leta i kontorsrum Batterier Kopiatorrum A282 Övrig utrustning Ficklampor Finns i receptionen 1 st Mat/ dryck Stadshusrestaurangen Pappersstrimlare Kopiatorrum A282 1 st 17
Kopiator/ skrivare Kopiatorrum A282 1 st Fax Kopiatorrum A282 1 st Pasernycklar Receptionen - entrén 5 st Väggklocka På väggen 1 st Kartor Sverige karta Vägg se ritning 1 st Skall sitta uppe på vägg Västerås Citykarta Vägg se ritning 1 st Skall sitta uppe på vägg Västeråskartor Utrustningsskåp 10 st Skylltar Krisledningsrum Utrustningsskåp 1 st Skall hängas på dörren/ ingång, se ritning. Funktionsskylltar olika Utrustningsskåp X antal Skall stå på borden vid respektive funktion. Dokument Möbleringsplan Utrustningsskåp 1 st Skall sättas upp på vägg Krisplaner Utrustningsskåp 1 st pärm Finns även i Crisis Commander 18