Diarienr 2015/80-ÄN-003 nternati Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Antagen av äldrenämnden 2015-06-15 program policy handlingsplan riktlinje
program policy handlingsplan riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad
Innehåll Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning 1 1. Inledning 4 Västerås stads organisation 4 Syfte med handlingsplanen 4 2. Egenregin/kommunal utförare 5 Beställningar till egenregin 5 Myndighetsutövning 5 3. Upphandling/ konkurrensutsättning enligt LOU Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) 5 Två viktiga delar i processen 6 Förfrågningsunderlaget 6 Sekretess vid upphandling 6 Tilldelningsbeslutet 6 4. LOV Lagen om valfrihetssystem 6 Förfrågningsunderlaget 7 Kontinuerlig kontraktsskrivning 7 5. Ideellt offentligt partnerskap 7 6. Uppföljningar 7 7. Metodik vid avtals/kontraktsuppföljningar 8 8. Strategi för beställning och upphandling 8 3
1. Inledning Äldrenämnden har utarbetat en handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning. Handlingsplanen vilar på kommunens övergripande styrdokumenten, inköps- och upphandlingspolicy, näringslivsprogrammet samt strategisk plan, som beslutats av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har under våren 2015 beslutat om riktlinje för hållbarhetskrav i upphandlingar. Det innebär att krav på sociala, etiska, - och miljöhänsyn ska ställas i proportion till det som upphandlas. Västerås stads organisation Sedan början av 1990-talet är Västerås stad organiserad i en så kallad beställar-/utförarmodell. Varje förvaltning beställer tjänster som sedan utförs av utförarorganisationerna, som både kan vara den kommunala utföraren proaros och Skultuna kommundel eller privata aktörer. En central uppgift för nämnden är att beställa och upphandla verksamhet inom sina verksamhetsområden. Syfte med handlingsplanen Inom offentlig verksamhet gäller att driften av verksamheter antingen beställs, upphandlas eller konkurrensutsätts. Beställa driften av en verksamhet kan enbart göras till egenregin 1, det strider inte mot LOU och kan heller inte överprövas eller ge skadestånd. Upphandling är ett alternativ till beställning och vid upphandling kan även egenregin lägga bud, såvida inte nämnden beslutat att egenregin inte ska delta. Konkurrensutsättning innebär att utsätta egenregin för konkurrens vid den/de verksamheter där de sköter driften. Innan beslut om upphandling eller konkurrensutsättning av egenregin fattas ska en bedömning göras för att säkerställa att strategisk eller speciellt viktig verksamhetskompetens behålls. Handlingsplanen ska: Stödja nämnden gällande beställningar, upphandlingar, konkurrensutsättning av verksamhet Tydliggöra avsikten med konkurrensutsättning Möjliggöra en god planering av verksamheten Bidra till en god ekonomisk hushållning Bidra till en mångfald av utförare och en god näringslivsutveckling Beskriva olika former för beställning/upphandling/avtalsuppföljning 1 proaros och Skultuna kommundel 4
2. Egenregin/kommunal utförare Äldrenämnden, beställarnämnd, ger uppdrag till utförarstyrelsen proaros eller Skultuna kommundel att utföra den verksamhet som nämnden beslutat att staden själv ska utföra. Beställningar till egenregin Beställningar av uppdrag görs på ett eller flera år. Det är beroende på vad för slags verksamhet det gäller. Boenden läggs oftast på flera år medan den öppna verksamheten har allt från ett år och uppåt. Beställningar med fleråriga avtalstider, motsvarande de som upphandlas, bör göras av verksamhet inom egenregin där goda kvalitetsresultat och kostnadseffektivitet har uppvisats under flera år för att uppnå en god ekonomisk hushållning. Nämnden lägger beställningar till egenregin där de bedömer att det är viktigt att staden behåller driften för att behålla kompetensen eller att verksamheten är för liten, tillfällig eller av särskild karaktär som gör att upphandling inte är lämplig. Vid effektiviseringar är egenregin den part som nämnden kan förhandla med, upphandlade verksamheter är bundna till avtal/kontrakt. Myndighetsutövning Myndighetsutövning kan endast bedrivas i kommunal regi. Den kan bestå av till exempel biståndshandläggning samt utredning av individärenden som leder till insatser. Kännetecknande för all myndighetsutövning är att det rör sig om beslut eller andra åtgärder som ytterst är uttryck för samhällets maktbefogenheter i förhållande till medborgarna. Det behöver dock inte vara åtgärder som medför förpliktelser för enskilda, utan myndighetsutövning kan även vara ett gynnande beslut. Karakteristiskt för myndighetsutövning är dock att den enskilde befinner sig i ett slags beroendeförhållande, samt att saken ensidigt avgörs genom beslut av myndigheten. 3. Upphandling/ konkurrensutsättning enligt LOU Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) Offentlig upphandling är lagstyrt och skälet till det är att myndigheter i sina upphandlingar ska använda offentliga medel optimalt, ha goda kunskaper om marknaden och använda konkurrensen på aktuell marknad. Ett ytterligare skäl till lagen är att leverantörerna ska kunna konkurrera på samma villkor i varje upphandling. Lagen är tvingande, vilket innebär att kommunen vid varje upphandling eller inköp, ska följa regelverket. I lagen betraktas kommunen som en upphandlande enhet. Direktupphandling får användas om värdet är lågt, eller om det föreligger synnerliga skäl som brådskar och som beror på omständigheter som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlande enheten. 5
Två viktiga delar i processen Förfrågningsunderlaget Inför en upphandling måste nämnden besluta 2 om ett förfrågningsunderlag. Nämnden har möjlighet att ställa kvalitetskrav och krav på viss profil eller inriktning för den verksamhet som ska upphandlas. Det ska även tydligt framgå hur nämnden avser att utvärdera anbuden. Vid varje upphandling/konkurrensutsättning måste beslut fattas på vilka grunder tilldelning av kontrakt ska göras. Det finns två alternativ: Det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, om man vill värdera andra aspekter än pris, t.ex. produktivitet, kvalitet och miljöegenskaper. Slutresultatet kan bli mer kostnadseffektivt än när bara priset avgör valet av leverantör. Det anbud som har lägsta anbudspris. Nämnden beskriver vad som ska ingå och hur leverantörerna ska ange priset, t.ex. totalt pris för hela uppdraget, pris per månad, pris per timme eller levererad produkt. Även betalningsvillkoren kan anges eftersom de kan påverka prisbilden. Man kan beakta kvalitet, miljöegenskaper, livscykelkostnader etc. även när lägsta pris tillämpas. Dessa anges i relevanta krav (ska-krav) som leverantören måste uppfylla men som inte utvärderas. Sekretess vid upphandling Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess fram till dess att nämnden beslutat att tilldela avtalet till en viss leverantör eller anbuden dessförinnan offentliggjorts. Detta innebär att uppgifter som rör anbud inte i något fall får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller erbjudandet innan alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller när upphandlingen avslutats. Tilldelningsbeslutet När förvaltningen är klar med utvärderingen av anbuden tar nämnden del av utvärderingen och beslutar 3 om vilken/vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet. En omedelbar justering av beslutet görs så att underrättelse snarast kan lämnas till samtliga anbudsgivare och anbudssökanden. Det gäller även vid beslut om att avbryta upphandlingen eller göra om den. I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet om tilldelning hävs den absoluta sekretessen. Det gäller även om upphandlingen avbryts eller görs om. 4. LOV Lagen om valfrihetssystem Lagen om valfrihetssystem (LOV) reglerar vad som ska gälla för de kommuner som vill konkurrenspröva kommunala verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till brukaren eller patienten. 2 Nämnden kan delegera detta till förvaltningschefen 3 Nämnden kan delegera detta till förvaltningschefen 6
LOV är ett alternativ till upphandling enligt Lag om offentlig upphandling (LOU). Det är ett regelverk som beskriver hur valfrihet kan möjliggöras genom att erbjuda alternativa leverantörer att leverera välfärdstjänster. Förfrågningsunderlaget Nämnden beslutar om ett förfrågningsunderlag för LOV-tjänster. Alla berörda leverantörer som kommer in med en ansökan om att bli godkända leverantörer och som uppfyller förfrågningsunderlagets krav ska godkännas 4 och kontrakteras och blir då leverantörer i ett valfrihetssystem. Det kan gälla till exempel hemtjänst och hemsjukvård eller andra verksamheter som nämnden bedömer lämpliga att omfattas av LOV. Kontinuerlig kontraktsskrivning Förfrågningsunderlagen annonseras löpande på valfrihetswebben (www.valfrihetswebben.se) och kontraktering sker kontinuerligt. Valfrihetssystemet innebär att den enskilde kan välja vilken leverantör den önskar för tjänsten. Det skapar även möjlighet för privata företag och organisationer att utföra tjänster som kommunen tidigare utfört. 5. Ideellt offentligt partnerskap Organisationer inom det civila samhället är en viktig part i såväl välfärds- som utvecklingssatsningar och utgör en potential som förnyare och utvecklare av välfärden. När en ny verksamhet, eller tidigare bedriven, ska utvecklas och metoder och praktik är okända eller oprövade kan partnerskap vara ett alternativ. Partnerskap är samverkan där båda parter bidrar till utvecklingen och tar ansvar för eventuella ekonomiska risker, då bägge parter bidrar med lika stor ekonomisk del. Partnerskapet är en överenskommelse som någon del av civilsamhället gör med en skattefinansierad offentlig organisation, vilket kan vara kommun, landsting eller staten. Regeringskansliet genomför för närvarande en utredning (Utredningen för ett stärkt civilsamhälle, U 2014:04) med avsikt att se vilka samarbetsformer civilsamhället kan ingå med det offentliga. Ambitionen är att utöka möjligheterna för civilsamhället att verka i samhället. Utredningen som kommer färdigställas under 2015 och kan i förlängningen förväntas påverka upphandlingslagstiftningen. Partnerskap och samarbete med civilsamhället kan utifrån detta förväntas öka. 6. Uppföljningar Det är viktigt att de krav som ställs i avtalen/kontrakten efterföljs och upprätthålls. Uppföljning är ett viktigt instrument för kommande upphandlingar både för nämnden och för den utförare som vunnit upphandlingen (LOU)/blivit godkänd (LOV). Nämnden följer kontinuerligt upp hur utföraren följer avtalet/kontraktet. Uppföljning av avtal/kontrakt/uppdrag görs i alla verksamheter oavsett om de drivs av kommunala eller icke kommunala utförare. Tjänstemän från förvaltningen genomför regelbundet besök i verksamheten 4 Nämnden har delegerat detta till förvaltningschefen 7
och resultatet presenteras för nämnden. Även måluppföljningar, brukarenkäter, verksamhetsberättelser, avvikelserapporteringar, anmälningar enligt Lex Sarah och Lex Maria m.m. skapar en helhetsbild av aktuell verksamhet. Vid allvarliga eller omfattande klagomål på verksamheter görs uppföljningar omgående. Ekonomisk uppföljning i form av kontroller med skatteverket sker kontinuerligt. Verksamheter kan även följas upp externt av oberoende granskare på uppdrag av kommunen. 7. Metodik vid avtals/kontraktsuppföljningar Introduktionssamtal med ny utförare/leverantör eller beställd verksamhet. Kvalitetssäkringssamtal sker 6-9 månader efter ny avtalsperiod. Avtals/kontraktsuppföljning sker 1-1,5 år efter nytt avtal samt inför ev. förlängning av avtal. Inför att ett uppdrag/avtal upphör och ny beställning/upphandling ska göras, sker avstämnings samtal med aktuell utförare. En genomgång av rapporter, uppföljningar och utvärderingar av verksamhetens resultat under avtalstiden sker. Detta fogas samman med nya krav på kvalitet, profileringar, inriktningar, metoder inför nya beställningar och upphandlingar. 8. Strategi för beställning och upphandling Beställning av egenregin görs företrädesvis där uppdragstiden för driften av verksamheten kan variera beroende på andra inverkande faktorer samt där strategisk viktig kompetens inom staden behöver säkerställas. Det är en fördel om egenregin ansvarar för driften inom flera av verksamhetsområdena där nämnden även har andra utförare. Det går då att jämföra stadens effektivitet och kostnad gentemot andra utförare. Nyproducerad verksamhet som av olika skäl inte kan definieras eller där verksamhet kommer att pågå i projektform kan övervägas att beställas av egenregin. Upphandling passar där driften av verksamheten finns över längre tid och där det inte förkommer någon myndighetsutövning. Lämpligt för tidigare upphandlad verksamhet och för nyproducerad verksamhet där nämnden eftersträvar nytänkande av t.ex. tjänster eller teknik. Konkurrensutsättning av egenregin kan vara ett alternativ där verksamheten presterar låga kvalitetsresultat och/eller inte är kostnadseffektiv eller som ett alternativ då ny inriktning eller innovativa idéer efterfrågas. Lag om valfrihetssystem kan användas om nämnden vill konkurrenspröva verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till den enskilde. Valfrihetssystem är ett alternativ till upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). 8
9
Produktion: Västerås stad 2007-XX 0 XXXX 721 87 Västerås Telefon 021-39 00 00 www.vasteras.se