KULTURSKOLAN STOCKHOLM KULTURFÖRVALTNINGEN ANSÖKAN ANSÖKAN TILL E-TJÄNSTPROGRAMMET Projekt Författare Version Dnr 105-0/2 697/2008 Karl-Erik Junge, Mona Thorin, Ewa 1 Förvaltning/avdelning Fastställt av beställare Senast ändrad Kulturskolan Stockholm 2009-11-05 2009-11-05 115)
Innehållsförteckning Webanmälan till Kulturskolan 1 1. Bakgrund och nuläge 3 1.1 Beskrivning av projektidén...3 1.2 Bakgrund till projektidén...3 1.3 Alternativ till projektidén...3 2. Börlägesanalys vad vill Vi uppnå 4 2.1 Målgruppsanalys...6 2.1.1 Extern målgrupp...6 2.1.2 Intern målgrupp...6 2.2 Processbeskrivning...7 2.3 Involverade verksamhetssystem/it-stöd...7 2.4 Konsekvensanalys av börläget...8 3. Nyttan/effekten av e-tjänsten/it-stödet 8 3.1 Invånarnytta...8 3.2 Intern effektivisering...9 3.3 Överensstämmelse med kommunfullmäktiges mål...9 3.4 Överrensstämmelse med e-tjänsteprogrammets mål...10 4. Omfattning på projektet och återanvändning 11 4.1 Omfattning...11 4.2 Återanvändning...11 5. Realiserbarhet 12 5.1 Personella resurser/kompetenser...12 5.1.1 Projektorganisation...12 5.1.2 Expertkompetens...12 5.2 Förändringskrav i organisation och process...12 5.3 Kommunikation och marknadsföring...12 5.4 Införande i linjen...12 5.5 Utbildning...13 5.6 Övriga förutsättningar för att lyckas...13 6. Kostnader 13 6.1 Projektets kostnader...13 7. Risker 13 8. Nästa steg 14 9. Kontaktuppgifter 15 9.1 Förankring av e-projekt inför ansökan...15 Förvaltning: Kulturförvaltningen, 214)
1. BAKGRUND OCH NULÄGE Kulturskolan Stockholm är en arena där cirka 15 000 barn och ungdomar mellan 6-22 år deltar och utvecklar sitt skapande inom bild & form, dans, musik och teater. Verksamheten finns över hela staden i ett tjugotal egna lokaler och i bortåt 80 skolor. Årligen genomförs cirka 1000 arrangemang som drar en publik på ca 95 000 personer. Anmälningar till Kulturskolans kurser kommer in i form av undertecknade blanketter som sedan måste registreras. Det totala antalet ärenden som hanteras inom Kulturskolans frivilliga verksamhet är drygt 14 000 per år. 1.1 Beskrivning av projektidén Avsikten är att förenkla och effektivisera ansökningsförfarandet för medborgarna. En möjlighet till ansökan via webben ökar servicegraden avsevärt och svarar upp mot utvecklingen till en 24-timmarsservice. Medborgarna får då också möjlighet att när som helst gå in och komplettera eller ändra ansökningarna, hämta information om kösituationen med mera. E-tjänsten bidrar också till en effektivisering av handläggningen av platstilldelning och det övriga administrativa arbetet. 1.2 Bakgrund till projektidén Många medborgare upplever att förfarandet med undertecknade blanketter är otidsenligt. En ändring av önskemål eller frågor om t ex köplatser sker idag till allra största delen per telefon vilket innebär dels att man måste ringa under kontorstid, dels en ökad belastning på elevadministrationen det kan vara många som ringer samtidigt, det tutar upptaget och medborgaren upplever en lägre servicenivå. En lösning är projektidén att genom inloggning i mina sidor kunna nå Kulturskolans e-tjänst, vilken ska vara integrerad med Kulturskolans webbplats. Avsikten är att genom e-tjänsten koppla ansökan till önskad del av Kulturskolans kursutbud och verksamhetsplats. 1.3 Alternativ till projektidén Det finns inga alternativa lösningar en utveckling via webben måste ske. Förvaltning: Kulturförvaltningen, 314)
2. BÖRLÄGESANALYS VAD VILL VI UPPNÅ Kulturskolan Stockholm har tidigare tagit fram en börlägesanalys ur vilken följande avsnitt är hämtat: Kulturskolan vill med hjälp av informationsteknik (e-tjänster) åstadkomma ökad effektivitet, kvalitet, tillgänglighet och service för sina kunder och övriga intressenter. Kulturskolans nya verksamhetsprocesser och tankesätt ska ge såväl extern som intern nytta i form av: Extern nytta bättre service för kunder och andra intressenter Självservice Personlig service Tydligare rutiner och regler Transparens (i hantering av kundernas ärenden) Intern nytta kostnadseffektivitet och kvalitet Förenklad administration Framförhållning i hela kedjan Förenklad kompetensöverföring Mer kvalificerade arbetsuppgifter Förvaltning: Kulturförvaltningen, 414)
De förbättringsmöjligheter som preciseras i börläget har samtliga verksamhetens mål och strategier till grund och utgår från följande målsättningar: Effektivare målgruppsanpassad kundkommunikation Ökad tydlighet i tjänster och information Ökad användning av elektroniska självbetjäningstjänster (underskrift) Ökad tillgänglighet, fler kanaler anpassade till målgruppens behov Ökade möjligheter till möten med målgrupperna Rätt och tillräcklig information via vald kanal Förbättrad kundkommunikation Förbättrad kunddialog, interaktivitet (ex. utvärderingar och påminnelser) Verksamhetsperspektivet Fokus på kärnverksamhet, förenklad administration Effektivare arbetsprocesser Förutsättningar för tydligare rutiner och regler Tillräckligt beslutsunderlag/rätt beslut Kortare handläggningstider Resultatfokusering: fler elever i verksamheten Utvecklad arbetsplanering/schemaläggning och framförhållning Tydligare rollfördelning och ansvar Koncentrerad handläggning Implementering/uppföljning, ensa processer så de blir enhetliga Effektiv kvalitetskontroll Effektiv samverkan mellan olika delar, grupper, verksamheter mm Förvaltning: Kulturförvaltningen, 514)
Medarbetarperspektivet Mer kvalificerade arbetsuppgifter Rätt verktyg för effektiv arbetssituation Engagerade medarbetare Dialog om verksamhetens uppdrag, mål och resultat Säkerställa långsiktig kompetensförsörjning Förenklad kompetensöverföring Bra arbetsmiljö/låg sjukfrånvaro Administratörens/Handläggarens tid frigörs Professionellt och positivt omställningsarbete Ekonomiperspektivet Ärendeprocesser tydliggörs och effektiviseras Omfördela resurserna till prioriterade områden Tydliggöra roller och ansvar Öka effektiviteten i verksamheten och organisation Aktiv budgetuppföljning på alla nivåer/fungerande finansiell styrning Det som ska vara lika i handläggningen ska vara lika (ensning) Förändringsbehoven Nulägesanalysen av Kulturskolans verksamhet visar att en hel del verksamhetsmässiga förändringar måste genomföras för att nå fram till ett effektivt administrativt flöde. Att införa en e-tjänst är en möjliggörare i att uppnå effektiviseringar men framför allt en möjlighet att kunna öka servicen till dem som verksamheten är till för Kulturskolans elever. 2.1 Målgruppsanalys 2.1.1 Extern målgrupp Främst deltagande barn och ungdomar vid Kulturskolan, såväl aktiva, köande som presumtiva, deras föräldrar/vårdnadshavare samt andra som är intresserade av Kulturskolans verksamhet. 2.1.2 Intern målgrupp I första hand berörs Kulturskolans centrala administration med elev- och avgiftshantering, pedagoger, chefer och enhetsassistenter. Men även Kulturskolans ledning, kommunikationsenhet med flera. Förvaltning: Kulturförvaltningen, 614)
2.2 Processbeskrivning Enkel beskrivning för Web-anmälan till Kulturskolan enligt börläget, efter att vårdnadshavare/myndig elev loggat in på mina sidor: 1. Information om kursutbud visas på Kulturskolans applikation som är integrerad med Kulturskolans webbplats. 2. Anmälan fylls i 3. Sökande ställs i kö 4. Sökande får erbjudande via Web/e-post om plats 5. Deltagaravgift betalas och erbjudandet om plats accepteras därmed 6. Eleven läggs i lärarens schema där även närvaro förs, synbart för vårdnadshavare 7. Eventuellt hyrinstrument bokas 8. Kommunikation om sjukdom, föreställningar etc. under pågående verksamhet 9. Ev. byte eller avslut av verksamhet 2.3 Involverade verksamhetssystem/it-stöd Verksamhetssystemet IST Extens Agresso ekonomihantering Förvaltning: Kulturförvaltningen, 714)
EpiServer - webbpublicering för stockholm.se då webbplatsen bör flyttas över till stockholm.se senast i och med införande av e-tjänst August stadens e-tjänstplattform KID/KIR Befolningsdatabas 2.4 Konsekvensanalys av börläget Posthantering och registrering av anmälningsblanketter bortfaller Information om kösituation och möjligheter till alternativa verksamheter hämtas via e-tjänsten i stället Information om kursutbudet blir tydligare och uppdateras effektivare/snabbare Hantering av elevavgifter/utskick av fakturor automatiseras till allra största delen huvuddelen av tidsödande merarbete för elevadministrationen med telefonsamtal om fakturor/påminnelser eller krav bortfaller därmed. Medarbetarna kommer att få enklare och snabbare tillgång till nödvändig information vilket förbättrar arbetsmiljön. Medborgarna får valfrihet att när de vill ta del av Kulturskolans kursutbud, anmäla sina barn, ändra i tidigare anmälningar, se kösituation och övrig information på sina egna villkor och på tider som passar dem bäst. Frågor och svar kan kommuniceras via e-post kopplad till e-tjänsten/webbplatsen. 3. NYTTAN/EFFEKTEN AV E-TJÄNSTEN/IT-STÖDET Inom tre år beräknas 90 procent av Kulturskolans kunder använda e-tjänsten Invånarnytta Utökad service till medborgarna Korrekt underlag för ansökan Med ett digitalt uppdaterat utbud ökar möjligheten att söka rätt kurs/instrument/plats Man kan enkelt på egen hand förändra ansökan Man kan följa sitt ansökningsärende utan att behöva kontakta någon. Möjlighet till information om prognos för att få önskad plats Hantering av syskon på ett rationellt sätt Förbättrad rättsäkerhet i förhållande till manuell hantering Möjlighet till att lägga ut mer ansvar på undervisande lärare om så önskas Bättre datakvalitet direkt Information om aktuella avgifter/taxor i samband med ansökningen Förvaltning: Kulturförvaltningen, 814)
3.2 Intern effektivisering Ingen manuell registrering av ansökningarna samt förändringar i ansökningar Alla grundregister i administrativa systemet uppdateras vilket förenklar det administrativa arbetet i Extens Enkel informationskanal om tex förändring av utbud Mindre frågor via tfn/e-post då informationen är uppdaterad Uppdateringar av ansökningar slår igenom hel vägen även in i det administrativa systemet Möjlighet att styra ansökningarna på önskvärt sätt via utbud. Rationell omvalshantering Underlag för information och statistik på ett enkelt sätt Systemet stödjer olika typer av arbetssätt, flexibelt för ev omorganisation etc. Minskade pappers och portokostnader etc Frigöra resurser för kärnverksamhet Dessutom bör man kunna skapa större intäkter till verksamheten i form av: Ökad beläggning redan från terminsstart Skapa förutsättningar för snabbare tillsättning av lediga platser både vid det stora intaget och under pågående termin 3.3 Överensstämmelse med kommunfullmäktiges mål Kommunfullmäktiges övergripande mål Stockholm ska vara en attraktiv, trygg och växande stad för boende, företagande och besök. Kvalitet och valfrihet ska utvecklas och förbättras. Stadens verksamheter ska vara kostandseffektiva. (ja/nej) Kommentar (t.ex. hur projektet avser att uppfylla målet.) Attraktivt för medborgarna att under stor frihet när som helst utnyttja information, kommunikation och anmälan Tydligare och bättre uppdaterat utbud ökar kvalitén, valfriheten tydliggörs och möjliggörs i större grad Nyttjande av e-tjänst ger utrymme för kostnadseffektivisering och kvalitetshöjning Förvaltning: Kulturförvaltningen, 914)
3.4 Överrensstämmelse med e-tjänsteprogrammets mål Målkriterium: Projektet bidrar till att öka tillgängligheten till stadens service och information Projektet innefattar utveckling av pedagogiska webbformulär som underlättar arbetet för både handläggare och medborgare Projektet bidrar till att ge invånare och andra intressenter god insyn i hur deras ärende handläggs Projektet innefattar automatisering av interna rutiner som ska ersätta manuella arbetsmoment i handläggning och administration Om projektet innefattar nya digitaliserade processer och ärenden så kommer dessa att kunna diarieföras och slutförvaras i ett digitalt arkiv utan manuellt arbete Projektet leder till att sökbarheten av kommunal information blir bättre, både för personal och externa intressenter Uppfylls (ja/nej) Kommentar (tex hur projektet avser att uppfylla kriteriet) Medborgarna får snabbt och enkelt en bild av Kulturskolans utbud och verksamhet. Sökande kan när de vill få information om kösituation etc. Förvaltning: Kulturförvaltningen, 1014)
4. OMFATTNING PÅ PROJEKTET OCH ÅTERANVÄNDNING 4.1 Omfattning Aktivitet/Leverans Ingår i Kommentar projektet (ja/nej) Börlägesanalys Nej Ingick i genomförd förstudie Nulägesanalys Nej Ingick i genomförd förstudie Behovsanalys Fördjupad processanalays m m Kravspecifikation Teknisk och funktionell kravspecifikation tas fram inför beslut om utveckling av befintliga eller inköp av nya system samt för integration mellan system, utveckling av formulär och gränssnitt Avrop/upphandling Sker efter beslut om fortsatt utveckling Driftdokumentation Förvaltningsplan Användardokument Manualer/dokumentation Teknisk dokumentation Utbildningsmaterial Utbildningsmaterial/-plan för berörd och utbildningsplan Kommunikation och marknadsföring personal Separat kommunikationsplan görs för ny e- tjänst på webbplatsen. 4.2 Återanvändning Tänkta e-tjänster kommer att kunna återanvändas av andra inom staden som driver en verksamhet under liknande former. Förvaltning: Kulturförvaltningen, 1114)
5. REALISERBARHET 5.1 Personella resurser/kompetenser 5.1.1 Projektorganisation Projektledare: 1 erfaren konsult som anlitas externt, kompetens IT/organisation Styrgrupp: Kulturskolechef, Administrativ chef, Kommunikationschef, 1 enhetschef, 1 representant från IT-staben. Referensgrupp internt: 3 elevadministratörer, 1 enhetschef, 1 enhetsassistent, 1 person från instrumentförrådet Referensgrupp externt: Föräldrar, elever m fl Projektledaren hanterar projektet, kontaktar experter, ansvarar för sammanställning av nödvändiga analyser och kravspecifikationer. Projektledaren träffar styrgruppen enligt senare aktivitetsplan. Referensgrupperna kallas in vartefter utifrån behov. 5.1.2 Expertkompetens Projektet kommer att kräva expertkompetenser som inte finns internt, t ex för Fördjupad processanalys Kravspecifikation Systemutveckling inklusive eventuell nyupphandling Användbarhetsexpert 5.2 Förändringskrav i organisation och process Den nya tekniken möjliggör ett nytt arbetssätt. Det finns en stor potential för processförbättringar inom hela organisationen. Kulturskolans nuvarande arbetsprocesser och rutiner måste tydliggöras och utvecklas. 5.3 Kommunikation och marknadsföring Separat kommunikationsplan (externt och internt) görs för ny e-tjänst på webbplatsen. 5.4 Införande i linjen Införande av e-tjänsten kommer att ske inom ramen för projektet. Förvaltning: Kulturförvaltningen, 1214)
5.5 Utbildning Intensivanvändarna ingår i referensgruppen och utbildas kontinuerligt inom ramen för projektet. Övriga användare utbildas internt vid införande av tjänsten under 1/2 1 dag. Förutom utbildning av de som ska använda sig av systemet i sitt arbete så bör även övrig personal (t ex pedagoger) inom Kulturskolan kunna informera och visa elever och föräldrar hur e-tjänsten fungerar. Här krävs en annan slags utbildning/information för att alla ska vara bekanta med systemet. Information/demonstration bör också ges till andar instanser inom Stockholms stad där e-tjänsten kan komma att användas eller där man kan få frågor om e- tjänsten, t ex på biblioteken, kontaktcenter m fl. 5.6 Övriga förutsättningar för att lyckas En förutsättning är att tekniken håller vad den lovar samt att stadens plattform och mina sidor snabbt blir den väg medborgarna vänjer sig vid att använda för att söka stadens service. 6. KOSTNADER 6.1 Projektets kostnader Den uppskattade kostnaden för projektet är 4 miljoner kronor. 7. RISKER Risk: Att det inre arbetet inte går i takt med utvecklingen av e-tjänsten. Åtgärd: Ledningen prioriterar utvecklingen av administrativa rutiner och processer. Risk: En förutsättning för att e-tjänsten ska fungera är att en identifikation genom e-legitimation inte ska försvåra användandet av tjänsten. Åtgärd: En fördjupad riskanalys bör göras inom projektet. Förvaltning: Kulturförvaltningen, 1314)
8. NÄSTA STEG Rekrytera projektledare, utse övriga inom projektorganisation, skriva projektplan och aktivitetsplan. En grundläggande initial fråga är om det nuvarande verksamhetssystemet ska/kan vidareutvecklas eller om ett nytt system ska upphandlas. Förvaltning: Kulturförvaltningen, 1414)
9. KONTAKTUPPGIFTER Datum: 2010-11-03 Namn kontaktperson: Ewa Telefon: 508 31 840 Mobil: 0761231840 E-post: ewa.wettermark@kultur.stockholm.se 9.1 Förankring av e-projekt inför ansökan Ärendet behandlas i Kulturskolans samverkansgrupp den 2 samt den 16 november 2009. E-tjänstansökan tas upp som ärende på Kulturnämndens sammanträde den 15 december 2009. Förvaltning: Kulturförvaltningen, 1514)