1 (19) Datum Tid Kl. 09.00 11.10 Plats Beslutande Junselerummet, kommunhuset, Sollefteå Enligt närvaro- och tjänstgöringslista Övriga Victoria Karlsson, valhandläggare 1-12 närvarande Mattias Axelsson, enhetschef budget- och ekonomistyrning 10 Underskrifter Sekreterare... Victoria Karlsson Ordförande... Mikael Sjölund (S) Justerare... Sture Törnstam (L) Bevis om justering Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplan, kommunhuset. Myndighet Anslaget sätts upp 2018-03- tas ner 2018-03- Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift... /Victoria Karlsson
2 (19) Närvaro- och tjänstgöringslista Namn När- Tjg. Reservation Jäv Anteckningar varo Ers. Ledamöter Mikael Sjölund (S) X Ordförande Curt Noppa (S) X Eva Fors (S) gick kl. 10.45 X Tjg 1-9 Sure Törnstam (L) X Justerare Matz Sjöberg (ViSKB) X Ersättare Sture Ragnarsson (S) - Lars Nordin (S) - Gerd Ågren (S) - Daniel Fäldt (M) - Karin Jansson Vikström (ViSKB) - Val av justerare Sture Törnstam (L) utses till justerare.
3 (19) Dagordning 1. Val av justerare 2. Upprop Paragraf 3. Informationer 1 4. Rapport från deltagande i SKL:s seminarier 2 5. Länsstyrelsens beslut i valdistrikts- och valkretsärendet 3 6. Röstmottagningslokaler för förtidsröstning vid de allmänna valen 2018 4 7. Vallokaler vid de allmänna valen 2018 5 8. Ordförande i valdistrikten 6 9. Bemanning samt ersättning till röstmottagare i valen 2018 7 10. Ambulerande röstmottagare 8 11. s reglemente 9 12. Budget/ekonomisk rapport 10 13. Kommande sammanträden 11 14. Övriga frågor 12
4 (19) 1 Informationer s beslut Informationerna noteras. Följande informationer delges. s ordförande, Mikael Sjölund Den 1 mars 2018 hölls en nätverksträff i Härnösand där samtliga kommuner i länet deltog. Där diskuterades bl.a. arvode för valförrättare, ordförande och vice ordförande. Hur kommunerna hanterar utbildningar som är obligatorisk för alla som arbetar i förtidsröstnings- och vallokal. Hantering och förvaring av förtidsröster samt ambitionsnivån för ambulerande röstmottagare. Den 1 mars 2018 hölls även en utbildning hos Länsstyrelsen. Där informerades bl.a. om lagändringar inför valen 2018. Endast de partier som anmält att de deltar i valet ska få sina valsedlar utlagda. Den som kandiderar för ett parti ska skriftligen samtycka till kandidaturen för att kunna bli vald. Ett sådant samtycke kan ges senast fredag före valdag. En partibeteckning får innehålla en partisymbol som trycks på valsedlarna. Kommunala bud har upphört och ersätts av ambulerande röstmottagare. Minst två röstmottagare ska vara närvarande vid röstmottagning i röstningslokal för förtidsröstning. Alla vallokaler ska vara tillgängliga, möjlighet till dispens har tagits bort i vallagen. Ökade krav på utbildning av alla röstmottagare. Länsstyrelsen kommer att kalla till ytterligare utbildningstillfälle den 16 augusti 2018. Då kommer troligtvis fler ledamöter ur kommunernas valnämnder att bjudas in. Tidigare utbildningstillfällen har varit begränsat till max tre personer. Valhandläggaren, Victoria Karlsson Ny ledamot och ny ersättare i valnämnden Joakim Lindgren har avsagt sig platsen som ersättare. Kommunfullmäktige har i oktober 2017 valt Gerd Ågren som ny ersättare i valnämnden. Torsten Ångman har avsagt sig platsen som ledamot. Kommunfullmäktige har i december 2017 valt Matz Sjöberg som ny ledamot i valnämnden.
5 (19) Information Sollefteå kommuns hemsida, www.solleftea.se Information angående valen 2018 har publicerats på hemsidan. Information kommer att kompletteras allteftersom. Valmyndighetens hemsida, www.val.se Information om valmyndighetens hemsida som har nytt utseende och en ny struktur. Nyhetsbrev från valmyndigheten Information om löpande nyhetsbrev som skickas till valnämndens e-postbrevlåda, valnamnden@solleftea.se. Riktlinjer vid hot, våld och trakasserier mot förtroendevalda Information om riktlinjerna som fastställdes i KF 2017-08-28 99. Kontaktuppgifter säkerhetsansvarig Information om kommunens säkerhets- och krisberedskapssamordnare, Nils-Olov Nilsson. Valaffischering Beslut i KF den 26 mars 2018. Information lämnas vid nästa sammanträde i valnämnden.
6 (19) 2 Rapport från deltagande i SKL:s seminarier s beslut Informationen noteras. Följande information delges. Ordförande, vice ordförande samt valhandläggaren informerar om vad som sagts under SKL-seminarier de medverkat i: En trygg valrörelse den 11 december 2017 Val 2018-utmaningar och möjligheter den 18 januari 2018 En trygg valrörelse Seminariet webb-sändes. Sollefteå kommun hade en delegation på plats som medverkade i seminariet. Målgruppen är förtroendevalda med intresse av hur kommuner och regioner kan stärka det systematiska arbetet för att hantera och förebygga hat och hot mot förtroendevalda. Val 2018-utmaningar och möjligheter SKL informerade om lagändringar inför valen 2018. Det diskuterades bl.a. om partisymboler på valsedlarna som en del av partibeteckningen. Ingen kandidat ska kunna väljas mot sin vilja dvs. krav på samtycke till kandidatur. Att kommunen måste förordna ambulerande röstmottagare och att dessa alltid måste vara två stycken vid ett besök. Krav på god tillgänglighet, ingen dispens. Fortsatt preliminär rösträkning på torsdagen om det behövs.
7 (19) 3 Länsstyrelsens beslut i valdistrikts- och valkretsärendet s beslut Informationen noteras. Följande information delges. Valhandläggaren, Victoria Karlsson, informerar om tjänsteanteckning som inkommit 2017-11-28 från Länsstyrelsen: Tjänsteanteckning Sollefteå kommun har beslutat att inte vidta några ändringar avseende valdistrikt eller valkrets inför valet 2018. Då det därmed inte finns någon förändring att fastställa avslutar länsstyrelsen ärendet utan någon åtgärd.
8 (19) 4 Röstmottagningslokaler för förtidsröstning vid de allmänna valen 2018 s beslut beslutar att - fastställa röstmottagningslokaler i enlighet med förslag. - fastställa röstmottagningslokalernas öppettider enligt förslag. Det är kommunen som bestämmer vilka lokaler som ska ha förtidsröstning. Det ska finnas minst en röstningslokal öppen varje dag som förtidsröstning kan ske. Förtidsröstningen startar 18 dagar för valdagen, d.v.s. onsdagen den 22 augusti 2018. Lokalens placering och öppettider kan dock variera. Minst en röstningslokal måste ha öppet på valdagen den 9 september under samma tid som vallokalerna, d.v.s. kl. 08-20. Valmyndigheten rekommenderar att i första hand använda lokaler där det bedrivs någon form av aktivitet och där många väljare passerar. Vid valen 2014 användes Sollefteå kommunhus-entrén, Coop Konsum i Långsele och medborgarkontoren i Näsåker, Junsele och Ramsele som röstmottagningsställe för förtidsröstning. Ordförande tillsammans med valhandläggaren har varit i Långsele och inspekterat lämpliga röstmottagningsställen. Det konstateras att det i ICA Nära Långseles lokaler är för trångt för att ha röstmottagning. Bolist i Långsele är tveksamma till att ha röstmottagning i deras lokaler, vilket för övrigt var Coop Konsums lokaler vid valen 2014. Biblioteket har ingång med ramp, dörröppningen till lokalen är 80 cm och i källarlokalen finns stort och säkert arkiv för förvaring av förtidsröster. Biblioteket ligger också centralt i Långsele. Ordförande föreslår nedanstående lokaler som röstmottagningsställen för valen 2018: Plats: Sollefteå Långsele Näsåker Ramsele Junsele Röstmottagningsställe: Kommunhuset, entrén Biblioteket Medborgarkontoret Medborgarkontoret Medborgarkontoret
9 (19) Ordförande föreslår följande öppettider på röstmottagningsställena: Sollefteå kommunhus-entrén: Måndag-fredag kl. 09.00-18.00 Lördag kl. 10.00-14.00 Söndag kl. 10.00-14.00 Valdagen sön 9/9 kl. 08.00-20.00 Medborgarkontoren i Ramsele, Junsele och Näsåker Måndag-fredag kl. 09.00-16.00 Lör 1/9 kl. 11.00-13.00 Biblioteket i Långsele Måndag-fredag kl. 14.00-19.00 Lör 1/9 kl. 11.00-13.00
10 (19) 5 Vallokaler vid de allmänna valen 2018 s beslut beslutar att - fastställa vallokaler i enlighet med förslag. Varje valdistrikt ska ha en vallokal. I den vallokalen kan de som hör till distriktet rösta. i varje kommun bestämmer vilken lokal som är mest lämpad att vara vallokal för respektive distrikt. Lokalen bör vara centralt placerad med hänsyn till kommunikationer för de väljare som bor i valdistriktet. Valhandläggaren, Victoria Karlsson, har haft kontakt med samtliga fastighetsägare och fått klartecken att hyra på valdagen den 9 september 2018. Vid valen 2014 användes samma lokaler. Alla vallokaler ska vara tillgängliga. Valdistrikt: Boteå Ed Graninge Helgum Hullsta Junsele Långsele N Långsele S Prästbordet Ramsele Remsle Resele Skärvsta Trästa Ådalsliden Ödsgård Önsta Vallokal: Rixdan Församlingsgården Graningebyn Helgums skola Kommunhuset, cafeterian Centralskolan Knytpunkten Sörgården Österforse IP Församlingsgården Medborgarkontoret Fritidsgården Skedom Församlingshemmet Myre Rödsta skola Kommunhuset, A-salen Marcusgården Edselegården Sollefteå Amatörteater
11 (19) 6 Ordförande i valdistrikten s beslut beslutar att - utse ordförande i valdistrikt enligt förslag. - uppdra till respektive ordförande att lämna förslag på vice ordförande samt röstmottagare i vallokal till valnämndens nästa sammanträde. - tjänstgöringsschema för ordförande samt vice ordförande ska delges valnämnden för att säkerställa att någon av dem alltid finns på plats i vallokalen. - ordförande ges delegation att förordna en ordförande till Önsta valdistrikt. ska fastställa vilka personer som ska arbeta som röstmottagare i vallokal vid allmänna valen 2018. Det är bra om kommunen har en så bred rekryteringsbas som möjligt med hänsyn till t.ex. ålder, kön, etnicitet när röstmottagare utses. Valhandläggaren, Victoria Karlsson, har varit i kontakt med de som var ordförande i valdistrikt vid valen 2014. Samtliga har tillfrågats och flertalet har accepterat förslaget. Kontakt har inte kunnat etableras med ordförande i Önsta valdistrikt trots flera försök per telefon och brev. Valhandläggaren får i uppdrag att kontakta vice ordförande i Önsta valdistrikt 2014. De valdistrikt som inför valen 2018 har ny ordförande är Boteå, Helgum, Ramsele, Remsle, Ådalsliden och Önsta.
12 (19) Ordförande föreslår följande personer till valdistriktsordförande: Valdistrikt Ordförande Boteå Laila Lindholm Ed Eva Fors Graninge Rose-Marie Eliasson Helgum Margareta Strömqvist Hullsta Anneli Lundberg Junsele Tora Larsson Långsele Norra Paul Höglund Långsele Södra Jan Nilsson Prästbordet Anders Westin Ramsele Carina Jonsson Resele Lena Högberg Remsle Carola Backlund Skärvsta Kerstin Tåqvist Trästa Olle Widerberg Ådalsliden Kerstin Hansson Ödsgård Lillemor Edholm Önsta --------
13 (19) 7 Bemanning samt ersättning till röstmottagare i valen 2018 s beslut beslutar att - bemanna valdistrikten med sex st. röstmottagare i vallokalen, varav en ordförande, en vice ordförande samt fyra st. övriga röstmottagare. - ersättningen till ordförande i valdistrikt är 3.000 kr. - ersättning till vice ordförande i valdistrikt är 2.500 kr. - ersättning till övrig röstmottagare i valdistrikt är 2.000 kr. - reseersättning betalas ut för sträckan vid utbildningstillfället tur och retur. - reseersättning betalas ut för sträckan vid erhållande av röstlängden tur och retur. - reseersättning betalas ut för sträckan från vallokal till kommunhuset tur och retur. - reseersättning betalas ut till och från vallokalen max två resor på valdagen tur och retur. - arvode och ersättning enligt reglemente. - ersättning till röstmottagare i förtidsröstningslokal är 130 kr. Vid röstmottagning i en vallokal ska minst tre av röstmottagarna vara närvarande samtidigt. En av dessa ska vara ordförande eller vice ordförande. Vid röstmottagning i en röstningslokal ska minst två röstmottagare vara närvarande. Vid senaste valen 2014 bemannades valdistrikten med sex st. röstmottagare i vallokalen, varav en ordförande, en vice ordförande samt fyra st. övriga röstmottagare. Vice ordförande i vallokalen delar i stor utsträckning ordförandens ansvar och är ansvarig i vallokalen under ordförandens raster. Ordförande tillsammans med vice ordförande ansvarar för transport av och redovisning av rösterna vid mottagningen på valnatten i kommunhuset. har jämfört arvode med andra kommuner i länet och konstaterar att Sollefteås ersättning ligger i nivå med grannkommunernas.
14 (19) 8 Ambulerande röstmottagare s beslut beslutar att - förordna följande personer till ambulerande röstmottagare: Victoria Karlsson, Anna Forsberg, Guniris Jonasson, Ann-Kristine Hjelte, Håkan Haglund, Gunilla Nordlander och Thomas Wedin - ambulerande röstmottagare ska bokas enligt överenskommelse kontorstid måndag till fredag samt valhelgen lördag och söndag den 8-9 september. - bokning sker via medborgarservice och valkansliet. - institutionsröstning/särskild röstmottagning ersätts med ambulerande röstmottagare. - valhandläggaren får i uppdrag att kontakta äldreboenden för att komma överens om dag och tid när ambulerande röstmottagning kan ske på respektive ställe. Återrapportering sker till valnämnden vid sammanträdet i maj. Valhandläggare Victoria Karlsson informerar om ambulerande röstmottagare och dess hantering. Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om de begär det lämna röster i bostaden till särskilt förordnade röstmottagare. Kommunala bud har upphört och ersätts av ambulerande röstmottagare. Ambulerande röstmottagare har samma status som övriga röstmottagare. En ambulerande röstmottagare tar emot väljarens röst på samma sätt som i en förtidsröstningslokal och är, på begäran av väljaren, även skyldig att hjälpa väljaren att göra iordning sin röst. Röstmottagaren har tystnadsplikt. ska besluta om omfattning och tider när tjänsten ambulerande röstmottagare ska tillhandahållas. Samma regler gäller vid röstmottagning i röstningslokal för förtidsröstning. D.v.s. minst två ambulerande röstmottagare ska alltid arbeta tillsammans hela tiden.
15 (19) Ordförande föreslår följande personer till ambulerande röstmottagare: Victoria Karlsson Anna Forsberg Guniris Jonasson Ann-Kristine Hjelte Håkan Haglund Gunilla Nordlander Thomas Wedin Ordförande föreslår att ambulerande röstmottagare kan bokas enligt överenskommelse kontorstid måndag till fredag samt valhelgen lördag och söndag den 8-9 september. Bokning sker via medborgarservice och valkansliet. har beslutat vid tidigare val om särskild förtidsröstning hos äldreboenden. Vanligtvis söndagen före valdagen. Det omfattande vid valen 2014: Gunillagården Kl. 13.00-14.00 Lissgården Kl. 13.00-14.00 Nipgården Kl. 13.00-14.00 Nipudden Kl. 14.30-15.30 Skärvstagården Kl. 13.00-15.00 Solgården Kl. 13.00-15.00 Ärebo Kl. 13.00-14.00 Vallänge Kl. 13.00-14.00 Ordförande föreslår att ambulerande röstmottagare ersätter institutionsröstning/särskild förtidsröstning på ovanstående ställen samt med tillägg att röstning även sker på Rådomsgården.
16 (19) 9 s reglemente s beslut beslutar att - se över valnämndens reglemente vid nästa sammanträde. Valhandläggaren informerar att valnämndens reglemente är från 2011-05-30. En översyn bör göras för det fall reglementet ska revideras. Ordförande föreslår att reglementet skickas ut till valnämnden i god tid inför nästa sammanträde.
17 (19) 10 Budget/ekonomisk rapport s beslut Informationen noteras. Mattias Axelsson, enhetschef budget- och ekonomistyrning informerar följande. Det är till valen 2018 budgeterat 550 tkr. Vilket även är budgeterat till Europaparlamentsvalet 2019. Den stora kostnaden vid valen 2014 var personalkostnader, vilket även blir en stor kostnad vid valen 2018. Kommunerna kommer att tilldelas statsbidrag för genomförandet av valen. Statsbidraget är 30.000 kr dels ett belopp per kommun som motsvarar kommunens andel av det totala antalet röstberättigade i riket vid val till kommunfullmäktige, beräknat efter en fingerad valdag den 1 mars 2018, multiplicerat med 186 300 000 kr. Bidraget 2014 var 336 102 kr per val. Valmyndigheten betalar ut bidraget till kommunerna senast den 30 april 2018.
18 (19) 11 Kommande sammanträden s beslut beslutar att - nästa sammanträde är den 20 april kl. 14.00 och den 29 maj kl. 14.00.
19 (19) 12 Övriga frågor Inga övriga frågor behandlades.