Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna November 2017 Ystads kommun Granskning av hantering av partistöd och förtroendevaldas ersättning för förlorad arbetsinkomst
Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor... 3 2.3. Genomförande... 4 2.4. Revisionskriterier... 4 3. Granskningsresultat... 6 3.1. Partistödet... 6 3.2. Ersättningar för förlorad arbetsinkomst... 9 4. Sammanfattande bedömning...12 Bilaga 1: Källförteckning...13 1
1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ystads kommun granskat om kommunstyrelsen hanterar frågorna om kommunalt partistöd samt förtroendevaldas ersättning för förlorad arbetsinkomst på ett ändamålsenligt sätt. Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsens hantering av kommunalt partistöd samt förtroendevaldas ersättning för förlorad arbetsinkomst inte är fullt ut ändamålsenlig. Bedömningen grundar sig på att implementeringen av reglerna för det kommunala partistödet dröjde 2,5 år samt att bestämmelserna om ersättning för förlorad arbetsinkomst ger utrymme för fria tolkningar. Det har inte upprättats rutiner för hur nämnderna ska hantera frågan om ersättning för förlorad arbetsinkomst vilket kan medföra att ersättningar hanteras olika beroende på ens politiska uppdrag. Vi har bland annat gjort följande iakttagelser: Det saknas dokumenterade rutiner för hantering av partistödet. Från och med 2017 finns det en framtagen blankett (Redovisning av hur kommunalt partistöd har använts under året) och en instruktion (Redovisning av hur partistöd har använts och fördelats). Samtliga partier lämnade in blanketten Redovisning av hur kommunalt partistöd har använts under året för året 2016. Enbart i fyra av åtta partiers redogörelser ingår en ekonomisk fördelning. Bestämmelserna avseende förlorad arbetsinkomst fastställer att den förtroendevalde bör lämna ny beräkning en gång om året eller då förändring av lön sker. Det är alltså inget krav för de förtroendevalda att inkomma med ett nytt intyg årligen. Det saknas dokumenterade rutiner för hanteringen av förlorad arbetsinkomst. Det sker inga kontroller avseende förlorad arbetsinkomst. Stickprovsresultatet visade att 11 av 12 stickprov hanterats ändamålsenligt. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: säkerställa att bestämmelserna om ersättning för förlorad arbetsinkomst är tydliga så att tolkningsutrymmet minimeras, besluta om att uppgifter om arbetsinkomst ska uppdateras minst en gång per år samt besluta om påföljder om intyg inte lämnas in, fastställa påföljder för försenade eller ofullständiga redovisningar av partistödet, säkerställa en tillräcklig intern kontroll av ersättningar för förlorad arbetsinkomst, samt säkerställa kontroll av att partistödet redovisas korrekt och transparent. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrund Det lokala partistödet syftar till att stärka partierna i den kommunala demokratin. Varje kommun bestämmer om partistöd ska utbetalas och hur stort det ska vara. Nya regler för det kommunala partistödet trädde i kraft den 1 februari 2014 och regleras i kommunallagen. Fullmäktige måste fatta beslut om att de partier som får stöd ska redovisa att stödet använts för sitt ändamål. Redovisning ska ske per kalenderår och vara inlämnad till kommunen senast per den 30 juni året efter det att stödet lämnats. Redovisningen av hur partistödet använts ska dessutom granskas. Partierna utser själva sin granskare. Granskaren ska årligen lämna en granskningsrapport med ett intyg om att redovisningen ger en rättvisande bild av hur partistödet har använts för att synliggöra partiernas överväganden så att de blir tillgängliga för medborgarna. Kommunallagen reglerar de förtroendevaldas rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget samt att fullmäktige ska besluta enligt vilka grunder ersättning ska betalas. Att förtroendevalda politiker som inte fullgör uppdrag på heltid eller en betydande del av en heltid ska erhålla ersättning för förlorade arbetsinkomster är en grundförutsättning för det demokratiska systemet. Lika viktigt är det att det finns tydliga riktlinjer för hur utbetalningar ska hanteras av kommunen för att inte underminera medborgarnas förtroende för demokratin. Revisorerna genomförde 2015 en granskning av resor, representation och arvoden. I den granskningen framkom att det inte fanns någon rutin att begära in arbetsgivarintyg årsvis. Vidare saknades rutin för att kontrollera om lönen förändrats för förtroendevalda, exempelvis vid arbetslöshet. Någon kontroll på att inkomna intyg alltid är maximalt ett år gamla vid utbetalning skedde inte. Det ansågs ligga på den förtroendevalda att själv ansvara för att inlämnade uppgifter är aktuella vid anspråk på ersättning. Någon kontroll av verkligt löneavdrag från arbetsgivaren i samband med utbetalningstillfället gjordes inte. Vid en uppföljning av granskningen framkom att en ny rutin har införts 2017 som innebär att ansvarig för förtroendemannasystemet i januari månad skickar ut en blankett gällande intyg för förlorad arbetstjänst. Blanketten går ut till samtliga förtroendevalda för uppdatering av aktuell årsinkomst och skickas sedan över till löneenheten för registrering. Dock kvarstår risk för att den interna kontrollen inte är tillräcklig vad gäller kontroll av att alla inkommer med förändrade uppgifter samt att lämnade uppgifter på arvodesblanketter är riktiga. Med detta som utgångspunkt har revisorerna beslutat att genomföra en granskning av hur reglerna om kommunalt partistöd efterlevs samt hanteringen av de förtroendevaldas ersättning för förlorad arbetsinkomst i Ystads kommun. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsen hanterar frågorna om kommunalt partistöd samt förtroendevaldas ersättning för förlorad arbetsinkomst på ett ändamålsenligt sätt. 3
I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns det ändamålsenliga rutiner kring hanteringen av årliga redovisningar och granskningsrapporter avseende det lokala partistödet? Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst? Finns det en tydlig och kommunicerad ansvarsfördelning? Säkerställs det att uppdaterade uppgifter om årsinkomst inkommer? Genomförs kontroller på ett tillfredställande sätt? 2.3. Genomförande Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier. En genomgång har gjorts av partiernas inlämnade redogörelser för partistöd avseende 2015 och 2016. Vidare har stickprov genomförts omfattande 12 individers utbetalningar för förlorad arbetsinkomst under perioden januari 2017 juni 2017. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakgranska rapporten. Granskningen är genomförd augusti 2017 oktober 2017. 2.4. Revisionskriterier 2.4.1. Kommunallag (1991:900) Enligt kommunallagen 2 kap 9 får kommuner ge ekonomiskt bidrag och annat stöd till politiska partier för att stärka deras ställning i den kommunala demokratin (partistöd). Fullmäktige ska enligt 2 kap 11 besluta att en mottagare av partistöd årligen ska lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för att stärka deras ställning i den kommunala demokratin. Redovisningen ska avse perioden 1 januari-31 december och lämnas till fullmäktige senast sex månader efter redovisningsperiodens utgång. Partiet som erhåller partistöd ska utse en särskild granskare som ska granska om redovisningen ger en rättvisande bild av hur partiet har använt partistödet. Granskarens rapport över granskningen ska bifogas redovisningen. Fullmäktige har rätten att besluta att stöd inte ska betalas till partier som inte lämnar redovisning och granskningsrapport enligt gällande lagrum. Enligt kommunallagen 4 kap 12 har förtroendevalda rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. 2.4.2. Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Ystads kommun Kommunens bestämmelser om ersättning till förtroendevalda är senast reviderad av kommunfullmäktige 15 september 2016. I dessa bestämmelser regleras även att partistödet årligen utgår med två grundbelopp (12 250 kronor år 2015) till partier som är representerade i kommunfullmäktige och därutöver med ett grundbelopp per mandat i kommunfullmäktige. Höjning ska ske med 250 kronor per år under mandatperioden 2015-2018. I bestämmelserna har kommunfullmäktige fastställt att förtroendevald som i samband med fullgörande av sina uppdrag förlorar ordinarie arbetsinkomst får ersättning för förlorad arbetsinkomst av kommunen. Ersättningen ska motsvara den timförtjänst inklusive semesterersättning som arbetsgivaren intygar. Vidare fastslås att den förtroendevalde bör lämna ny beräkning en gång om året eller då förändring av lön sker. För egna företagare utan 4
fastställd årsinkomst gäller en schablon på tre inkomstbasbelopp 1. Kommunstyrelsen har tolkningsföreträde av bestämmelserna. Kommentar Det saknas en definition av vad som omfattas av ordinarie arbetsinkomst. Det framgår inte att förtroendevalda politiker som uppbär ersättning exempelvis i form av föräldrapenning, sjukpenning, a-kassa eller ekonomiskt bistånd har rätt att ersättas om deras ersättning från andra myndigheter påverkas. 2.4.3. Regler för kommunalt partistöd Ystads kommun Reglerna för kommunalt partistöd är antagna av fullmäktige 15 maj 2014. Reglerna reglerar vad som gäller utöver kommunallagens bestämmelser avseende partistödet. Reglerna fastställer att partistödet utgår för det parti som inte kunnat bemanna en eller flera av sina platser i fullmäktige. Partistödet utgår under en månad efter det att representationen upphört. Reglerna fastställer även kravet på att inkomma med en skriftlig redovisning samt ett granskningsintyg. Därutöver har instruktionen Redovisning av hur partistöd har använts och fördelats upprättats som redogör närmare om vad redovisningen ska innehålla och vad som krävs av granskaren som ska intyga om redovisningen ger en rättvisande bild. Kommentar I reglerna saknas påföljder för partierna om de inkommer med försenade eller ofullständiga redovisningar. 1 Inkomstbasbeloppet för 2017 är 61 500kr. Enligt kommunens bestämmelser ger det en årsinkomst om 184 500kr. 5
3. Granskningsresultat 3.1. Partistödet 3.1.1. Iakttagelser Rutiner och ansvarsfördelning Kommunfullmäktiges regler för kommunalt partistöd antogs av fullmäktige 15 maj 2014 med anledning av de nya reglerna för det kommunala partistödet som trädde i kraft den 1 februari 2014. Av intervjuerna framkom att det inte finns några dokumenterade rutiner för hur hantering av partistödet ska ske. Administration av partistödet gentemot partierna hanteras av kommunsekretaren och ekonomienheten administrerar utbetalningarna när partiernas redovisningar har inkommit. Från och med 2017 finns en framtagen blankett (Redovisning av hur kommunalt partistöd har använts under året) som skickas ut till partierna. I blanketten ska partiet redovisa hur det lokala partistödet fördelats. Om överföringar av partistödet har gjorts till delar av partiorganisationen som är utanför kommunen, ska partierna beskriva vilka motprestationer som partiet har erhållit för att stärka partiets ställning i den kommunala demokratin. I blanketten ska granskaren redogöra för vilka underlag som hen tagit del av samt intyga att partiet har följt lagar och kommunens regler för partistödet. Kommunens regler för kommunalt partistöd tillämpades först när blanketten upprättades inför verksamhetsåret 2017, vilket är cirka 2,5 år efter att reglerna fastställdes av kommunfullmäktige. Det framkom dock av intervjuerna att även innan kommunen upprättade blanketten har partierna årligen inkommit med redovisningar och revisionsberättelser innan halvårsskiftet. Kontroller Av intervjuerna framkom att det inte sker några kontroller av partistödet. Det framgår att uppfattningen bland de intervjuade är att det är upp till granskaren som partiet själv väljer ut att säkerställa att redovisningen stämmer överens med de verifikationer som de har haft som underlag. Det framgår inte om partierna utser en intern eller extern granskare. Det finns inte heller något krav på att det ska vara en extern granskare. Uppföljning av det kommunala partistödet Inom ramen för granskningen har partiernas inlämnade redovisningar för verksamhetsåren 2015 och 2016 granskats. Tabellen nedan redogör för resultatet av granskningen. Blanketten som arbetats fram för redovisning av partistödet har använts för första gången för verksamhetsåret 2016. 6
2015 2016 Parti Redovisning (ekonomisk och verksamhet) Revisionsberättelse Redovisning/ blankett Överföring av partistödet Övriga bilagor Ystad Centerkrets Kristdemokraterna Liberalerna Miljöpartiet de gröna Moderata samlingspartiet Socialdemokraterna, enbart ekonomisk, enbart verksamhet, enbart verksamhet, enbart ekonomisk, enbart verksamhet, enbart verksamhet Nej, men ingen faktisk fördelning av partistödet framgår, men ingen faktisk fördelning av partistödet framgår, ej ifylld vilka dokument granskaren har tagit del av, hänvisar till bilaga Nej Nej, motprestation framgår, motprestation framgår Nej Verksamhetsberättelse Sverigedemokraterna Vänsterpartiet, enbart verksamhet, enbart verksamhet, hänvisar till bilaga, motprestation framgår men ej storlek på överföring, motprestation framgår men ej storlek på överföring Verksamhetsoch revisionsberättelse Verksamhetsoch revisionsberättelse Samtliga partier inkom med redovisning och revisionsberättelser för 2015. Av tabellen ovan framgår om partierna har lämnat såväl ekonomisk som verksamhetsmässig redovisning för verksamhetsåret 2015. Samtliga partier lämnade in blanketten Redovisning av hur kommunalt partistöd har använts under året för året 2016. Enbart i fyra 2 av åtta partiers redogörelser framgår en faktisk fördelning av hur partistödet har använts. I deras ifyllda blanketter görs en uppställning av vad pengarna har använts till. Två 3 partier har valt att beskriva vad partistödet har gått till utan att göra en ekonomisk redovisning. Socialdemokraterna och Sverigedemokraterna har inte fyllt i den delen av blanketten, utan hänvisar till inlämnade bilagor istället. I Socialdemokraternas 2 Ystad Centerkrets, Miljöpartiet de gröna, Moderata samlingspartiet och Vänsterpartiet. 3 Kristdemokraterna och Liberalerna. 7
och Sverigedemokraternas bilagda verksamhetsberättelser beskrivs vad partiet har gjort under det gångna året men inte heller i dessa framgår någon ekonomisk redovisning. Sverigedemokraterna har därtill lämnat in en revisionsberättelse för 2016. Även Vänsterpartiet har lämnat in en verksamhetsberättelse och en revisionsberättelse för 2016. Granskaren som har intygat att Moderaternas redogörelse stämmer och att den följer gällande lagar och kommunala regler har inte angett vilka underlag som hen grundar sitt uttalande på. I tabellen ovan redogörs även för om överföringar till andra delar av partiorganisationen 4 har gjorts. I de fall ska partierna beskriva vilka motprestationer de har erhållit för att stärka partiets ställning i den lokala demokratin. Samtliga partier som skrev att de genomförde överföringar under 2016 beskriver vilka motprestationer de erhöll. Exempel som lyfts fram av partierna är främst administration, marknadsföring och medel till en gemensam valfond. Sverigedemokraterna och Vänsterpartiet har inte angett storleken på överföringarna. I Vänsterpartiets fördelning av partistödet framgår att delar av partistödet bland annat har gått till Ung vänster, V Skåne och till valfond. Det framgår även hur mycket av partistödet som har fördelats ut. Centerpartiet har angett att pengar inte har överförts till andra delar av partiorganisationen utanför kommunen under 2016. I partiets fördelning av vad partistödet har använts till framgår att medel har gått till en valfond, men valfonden kan vara lokalt knuten. 3.1.2. Bedömning Det dröjde 2,5 år innan tillämpningen av reglerna för kommunalt partistöd implementerades genom framtagande av en instruktion. Det kan inte bedömas vara ändamålsenligt av kommunstyrelsen att verkställa ett beslut med en ledtid på 2,5 år. Bedömningen är att det finns ett etablerat arbetssätt för hantering av de årliga redovisningarna avseende det lokala partistödet. Det vore dock lämpligt att upprätta en rutinbeskrivning som tydliggör arbetssättet internt. I dagsläget är det en bestämd funktion som hanterar administrationen av partistödet och den interna hanteringen blir sårbar när det enbart är en person som hanterar och har kunskap om frågan. Ett sätt att förtydliga bestämmelserna/blanketten vore att tydliggöra om det är en redovisning av hur partiet har fördelat partistödet och inte enbart en beskrivning av vad partiet har gjort med stödet. En faktisk fördelning av partistödet visar på större transparens än vad en beskrivning av aktiviteter gör. Det vore lämpligt att inom ramen för kommunens hantering av partistödet genomföra kontroller eller bedömningar av inlämnade redovisningar/granskningsrapporter. Avsikten vore inte att bedöma hur partistödet har använts utan att det sker någon form av bedömning av kvalitén på redovisningarna. Kommunstyrelsen har ett ansvar för att minimera möjligheten för oegentligheter, även om ansvaret har ålagts partiet och partiets utvalda granskare. Detta görs delvis redan genom att partierna ska lämna in redogörelser och granskningsintyg. Underlagen kan därmed ligga till grund för någon form av bedömning om hur transparanta partierna är genom sina redogörelser. Det vore möjligt att genomföra någon form av kontroll, exempelvis begära in 4 Här avses andra delar av partiorganisationen som befinner sig utanför kommunens gränser, exempelvis moderpartiet eller regionala partiförbund. 8
verifikationerna som ligger till grund för granskningen som genomförs av partiets utvalda granskare. Kontrollen behöver inte ske vare sig årligen eller för varje parti. Att fastställa och implementera påföljder i ett fungerande system är enklare, än att i efterhand hantera en uppkommen situation. 3.2. Ersättningar för förlorad arbetsinkomst 3.2.1. Iakttagelser Rutiner och ansvarsfördelning Bestämmelserna fastställer att den förtroendevalde bör lämna ny beräkning en gång om året eller då förändring av lön sker. Det är alltså inget krav för de förtroendevalda att inkomma med ett nytt intyg årligen. Bland de individer som ingått i stickprovet är det äldsta intyget från 2013 och avser en inkomst från 2012. Av intervjuerna framkom att det enbart är vid ett tillfälle som intyg begärs in, och det är när en ny politiker blir invald till ett förtroendeuppdrag. Då ska politikern registreras i lönesystemet och i förtroendemannaregistret. Därefter har det varit upp till den enskilde politikern att inkomma med nya uppgifter. I januari 2017 skickades för första gången en blankett ut till samtliga förtroendevalda med en uppmaning om att intyga aktuell timersättning. Den förtroendevaldes arbetsgivare ska skriva under och därmed bekräfta att timersättningen stämmer. I augusti 2017 skickades ett påminnelsebrev ut till dem som inte inkom med ett intyg under våren 2017. Av de cirka hundra ledamöter och ersättare som fick blanketten har 48 lämnat in den. Ytterligare 15 har anmält att de är pensionärer och inte förlorar någon arbetsinkomst. Det skickades hösten 2017 ut en ytterligare påminnelse till de som inte lämnat in blanketten. Det återstår vid granskningstillfället fortfarande 16 personer som inte har uppdaterat sin inkomstuppgift. Av intervjuerna framkom att det inte finns några dokumenterade rutiner för hur hanteringen av förlorad arbetsinkomst ska ske. Administrationen hanteras av respektive nämndsekreterare och löneenheten administrerar utbetalningarna. Rutinen är att varje förtroendevald skriver upp antalet timmar de ska blir ersatta för samt eventuell körersättning på en närvarolista som går runt vid sammanträdet. Ordförande styrker enbart ledamöternas närvaro genom att skriva under närvarolistan. Ordförande intygar inte riktigheten i antalet timmar som respektive politiker sätter upp. Listan lämnas till löneenheten som därefter betalar ut ersättningen i enlighet med inlämnat intyg och närvarolistan. Kommunstyrelsens presidiums uppfattning av hur förlorad arbetsinkomst bör hanteras stämmer överens med hur det faktisk sköts, nämligen att det är upp till de förtroendevalda att inkomma med aktuella uppgifter. På frågan om det skulle vara lämpligt att ha någon form av påföljd om förtroendevalda inte inkommer med aktuella uppgifter, svarar presidiet att det inte behövs då det är den enskilde som förlorar på det. Det framgår av presidiets svar att de utgår från att den enda skillnaden som kan ske av en individs lön är att den ökar med tiden. Det framkom av intervjuade tjänstemän att bestämmelserna inte är tillräckligt vägledande beträffande ersättning för förlorad arbetsinkomst. Uppfattningen är att de nuvarande bestämmelserna lämnar för mycket utrymme för fria tolkningar. Uppfattningen bland tjänstemännen är att bestämmelserna inte tydliggör ansvarsfördelningen mellan den enskilde politikern och kommunen. Det framkom även av intervjuerna att ärenden som har uppfattats 9
som svårtolkade inte har lämnats vidare till kommunstyrelsen, som har tolkningsföreträde av bestämmelserna. Istället har dessa ärenden hanterats av tjänstemannaorganisationen. Därutöver saknas riktlinjer för antalet timmar som kan begäras av en enskild politiker. Det finns inte heller några upprättade rutiner för hur frågan ska hanteras internt för att minimera att nämnderna hanterar frågan på olika sätt. Ett exempel som lyfts fram under intervjuerna är då förtroendevaldas ordinarie arbetstid är under natten och 13 timmar långt. Om den förtroendevalda politikern har ett sammanträde under dagtid på ett par timmar begärs en ersättning för hela nattpasset eftersom sammanträdet stör dygnsvilan. Det framkom av intervjuerna att tidigare bestämmelser fastställde att det enbart var möjligt att begära ersättning för maximalt åtta timmar per dag för förlorad arbetsinkomst. Kontroller Av intervjuerna framkom att kommunstyrelsen följer upp kostnaderna för de förtroendevaldas arvoden, deltagande vid kurser och konferenser samt ersättningar för förlorad arbetsinkomst i förhållande till uppsatt budget. Enligt de intervjuade följs detta upp per tertial och då följer kommunstyrelsen även upp nämndernas kostnader inom ramen för uppsiktsplikten. Utöver budgetavstämning sker det inte någon uppföljning av arvodesutbetalningar. Det sker inte några kontroller av att inlämnade uppgifter stämmer. Kommunstyrelsens presidium framhåller att införandet av kontroller skulle bli för administrativt krävande. Stickprovsresultatet Inom ramen för granskningen har ett stickprov genomförts omfattande tolv förtroendevaldas utbetalningar för förlorad arbetsinkomst under perioden januari 2017 juni 2017. Begärd ersättning för nämndsammanträden och kommunfullmäktigesammanträden har granskats separat, då sammanträdestiderna är olika. Medan nämndsammanträden tenderar att genomföras på dagtid, genomförs kommunfullmäktigesammanträden på kvällstid med start klockan 18.00. En jämförelse gjordes mellan Skatteverkets kontrolluppgifter för 2016 och de utbetalade ersättningarna för förlorad arbetsinkomst. Elva av de tolv stickproven visade i jämförelsen med Skatteverkets kontrolluppgift att ersättningen var rimlig. Bedömningen gjordes genom att räkna ut en uppskattad årsinkomst för individen utifrån begärd timersättning och jämföra den med Skatteverkets kontrolluppgift. Stickprovet visade på två avvikelser utifrån underlagen. En gällde ersättning som utbetalts för kvällstid, där det av vederbörandes intyg inte framgår att arbetstiden är förlagd kvällstid. Den andra avvikelsen handlar om ersättning utbetald utifrån intyg om sjukpenning. Vid jämförelse med Skatteverkets kontrolluppgift och utifrån en rimlighetsbedömning förfaller en för hög ersättning ha betalats ut. Av intervjuerna framkom att det finns en blankett som förtroendevalda politiker fyller i och lämnar in för begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst när det inte finns en närvarolista under sammanträdet. Gällande kvällsarbete ska vederbörande ha intygat missad arbetsinkomst för ett skiftpass. Vid intervjuerna framkom även att kommunen godkänner intyg från andra myndigheter som försäkringskassan och arbetsförmedlingen. Enligt uppgift rör det sig om ett fåtal förtroendevalda politiker som har inkommit med sådana intyg. I bestämmelserna finns ingen 10
definition på vad ordinarie arbetsinkomst omfattar. Av intervjuerna framkom inte heller något svar på vad som räknas som ordinarie arbetsinkomst. Oavsett hur kommunens regler ska tolkas visar våra beräkningar att vid användandet av den metod som valts ut för att räkna fram ersättning utifrån sjukpenninggrundande inkomst har felräkningar gjorts. 3.2.2. Bedömning De fastställda bestämmelserna är inte ändamålsenliga när det kommer till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Det framgår att bestämmelserna lämnar fritt tolkningsutrymme, exempelvis gällande vad som inbegrips i begreppet arbetsinkomst. Det vore lämpligt om bestämmelserna fastställer huruvida ersättningar från försäkringskassan (sjuk- och föräldrapenning), arbetsförmedlingen eller socialtjänsten hanteras som arbetsinkomst. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst ska grundas på att det finns en förlorad inkomst direkt härledd till närvaro på en politisk sammankomst. Tolkningsutrymmet kan leda till att interna arbetssätt etableras som bidrar till att nämndernas hantering skapar ojämlikheter mellan förtroendevalda politiker beroende på vilket politiskt uppdrag man har. Det finns behov av en tydligare ansvarsfördelning i bestämmelserna. Det är inte tillräckligt att det finns en norm i organisationen som säger att ansvaret ligger på varje enskild politiker. Det är inte ändamålsenligt att kommunstyrelsens tolkningsföreträde ska behöva användas på grund av otydliga bestämmelser. Däremot är det olämpligt att otydligheterna som har uppstått inte lämnas vidare till kommunstyrelsen för avgörande av hur frågan ska hanteras. Det är bra att kommunen har vidtagit åtgärder för att uppdatera aktuella uppgifter om årsinkomster och timersättningar. Dock är nuvarande bestämmelser inte ändamålsenliga då det är upp till varje enskild politiker att avgöra om uppdaterade uppgifter ska lämnas in. Kommunstyrelsens uppföljning av om nämnderna följer budgeten för arvoden är inte tillräcklig för att identifiera felaktig ersättning för förloras arbetsinkomst. Det är lämpligt att genomföra kontroller i någon form. Felhantering eller utnyttjande kan leda till minskat förtroende för såväl den kommunala organisationen som det politiska uppdraget. 11
4. Sammanfattande bedömning Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsens hantering av kommunalt partistöd samt förtroendevaldas ersättning för förlorad arbetsinkomst inte är fullt ut ändamålsenlig. Bedömningen grundar sig på att implementeringen av reglerna för det kommunala partistödet dröjde 2,5 år samt att bestämmelserna om ersättning för förlorad arbetsinkomst ger utrymme för fria tolkningar. Det har inte upprättats rutiner för hur nämnderna ska hantera frågan om ersättning för förlorad arbetsinkomst vilket kan medföra att ersättningar hanteras olika beroende på ens politiska uppdrag. Revisionsfråga Svar Finns det ändamålsenliga rutiner kring hanteringen av årliga redovisningar och granskningsrapporter avseende det lokala partistödet? Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst? Finns det en tydlig och kommunicerad ansvarsfördelning? Säkerställs det att uppdaterade uppgifter om årsinkomst inkommer? Genomförs kontroller på ett tillfredställande sätt?, det finns ett etablerat arbetssätt för hanteringen av redovisningar och granskningsintyg. Dessa är dock inte dokumenterade. Det är enbart en tjänsteperson i kommunen som arbetar med uppgiften, vilket gör kommunens hantering sårbar. Nej, bestämmelserna avseende förlorad arbetsförtjänst medför ett tolkningsutrymme, vilket försvårar hanteringen. Delvis. Det finns en allmän uppfattning att ansvaret åligger partiet (partistödet) och den enskilde politikern (intyg om timersättning). Ansvarsfördelningen är dock inte tillräckligt tydligt formulerad i bestämmelserna och i reglerna. Delvis. Enligt bestämmelserna bör politikerna inkomma med ett nytt intyg årligen, vilket innebär att det inte är tvingande. I januari 2017 skickades en blankett ut till samtliga politiker som ett led i att uppdatera kommunens uppgifter. Vid granskningstillfället hade ett tjugotal personer inte inkommit med ett nytt intyg. Nej, det genomförs inga kontroller. Det enda som kan likna en kontroll är att partierna ska inkomma med redovisningar och granskningsintyg avseende partistödet. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: säkerställa att bestämmelserna om ersättning för förlorad arbetsinkomst är tydliga så att tolkningsutrymmet minimeras, besluta om att uppgifter om arbetsinkomst ska uppdateras minst en gång per år samt besluta om påföljder om intyg inte lämnas in, fastställa påföljder för försenade eller ofullständiga redovisningar av partistödet, säkerställa en tillräcklig intern kontroll av ersättningar för förlorad arbetsinkomst, samt säkerställa kontroll av att partistödet redovisas korrekt och transparent. Ystad den 15 november 2017 Malin Lundberg EY Negin Nazari EY 12
Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade: Kent Mårtensson, kommunstyrelsens ordförande Kristina Bendz, kommunstyrelsens andre vice ordförande Eva Håkansson, kommunstyrelsens förste vice ordförande Clas Martinsson, personalchef Annelie Friberg, lönechef Gun Jönsson, lönehandläggare Åsa Björkman Holmberg, kommunsekreterare Dokument: Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Ystads kommun Regler för kommunalt partistöd Ystads kommun, fastställda av kommunfullmäktige 2014-05-15 Redovisning av hur partistöd har använts och fördelats (instruktion), 2016-12-28 kanslioch upphandlingsavdelningen Partiernas årsredovisningar och revisionsberättelser 2015 Ifyllda blanketter för partistödet från respektive parti för 2016 och eventuella bilagor Underlag till stickprovet 13