Delrapport Metodimplementering kring nollplacerade

SAMORDNINGSFÖRBUNDET BURLÖV-STAFFANSTORP ' Delrapport Metodimplementering kring nollplacerade Delrapport för samordningsförbundet Burlöv-Staffanstorp 2018 Processledare: Amanda Perborn

Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 Projektnamn... 3 Projektägare... 3 Bakgrund och problembeskrivning... 3 Syfte och mål... 4 Halmstadsmodellen... 5 2. Processen och genomförandet... 5 Insatser... 6 Kartläggning... 6 Rutin och process gällande nollplacerade... 8 Workshop... 9 3. Uppföljning och framåt... 10 Utmaningar och möjligheter i samverkan... 10 Framgångsfaktorer... 11 4. Referenser... 13 2

1. Inledning Projektnamn Metodimplementering kring nollplacerade Projektägare Staffanstorps kommun är projektägare. Övriga samarbetsparter är Burlövs kommun, Försäkringskassan, Vårdcentralen Arlöv, Vårdcentralen Staffanstorp, Psykiatrisk Öppenvård Arlöv, Arbetsförmedlingen. Även Hälsomedicinskt Center i Hjärup agerar som samarbetspart men ingår inte i styrgruppen. Bakgrund och problembeskrivning Personer som inte har arbetat eller saknar inkomst från arbete, saknar också en sjukpenninggrundande inkomst (SGI) och kan inte få någon sjukpenning från Försäkringskassan om personen skulle bli sjuk och är så kallad Nollplacerad då Försäkringskassan fastställt inkomsten till 0 kr. För den som inte kan få sitt behov tillgodosett på något annat vis kan få ekonomiskt bistånd från kommunen. Försäkringskassan har ett samordningsansvar (30 kap. 8-11 Socialförsäkringsbalken) som omfattar samtliga personer i Sverige med en nedsatt arbetsförmåga på grund av sjukdom och som har behov av samordnande insatser för att återfå sin arbetsförmåga. Det innebär att en del av Försäkringskassans uppdrag är att samordna de rehabiliteringsinsatser som behövs från andra aktörer, för att en person ska återfå sin arbetsförmåga och kunna återgå i arbete eller söka arbete. Samordningsansvaret medför inte att Försäkringskassan tar över ansvaret från respektive aktör. För att Försäkringskassan ska kunna samordna rehabiliteringsinsatserna kring en person som är nollplacerad och uppbär ekonomiskt bistånd från kommunen, behöver dock Försäkringskassan få kännedom om personen och dennes behov av samordnad rehabilitering på något sätt. Bakgrunden till projektet var initialt att nollplacerade gick miste om sin rätt till samordning av rehabiliteringsinsatser hos Försäkringskassan. Hos kommunen var risken avhängig på den enskilde handläggarens utrymme, kunskap och särskilda engagemang då det har saknats rutiner och samverkansformer för arbetet med nollplacerade. Avsaknad av gemensamma planeringar med hälso-och sjukvård liksom hos Arbetsförmedlingen, har även lett till att klienterna fallit mellan stolarna, eller har flera olika planeringar hos respektive verksamhet utan någon gemensam planering eller kommunikation sinsemellan. 3

Syfte och mål Metodimplementering kring nollplacerade har som syfte att på ett hållbart sätt förbättra samverkan kring individer som har sin arbetsförmåga nedsatt på grund av sjukdom och saknar sjukpenninggrundande inkomst för att minska runtslussning, passivitet och glapp mellan myndigheterna. Allt för att säkerställa att individen får sitt rehabiliteringsbehov tillgodosett. Med utgångspunkt i detta syfte har arbetet bedrivits utifrån följande verksamhetsmål: - Implementera vår version av Halmstadsmodellen i samverkan mellan samtliga parter. - Synliggöra gruppen nollplacerade. - Skapa gemensamma rutiner och riktlinjer för arbetet med nollplacerade. - Bygga starka samverkansformer och korta ner väntetiden på samverkan mellan parterna. - Utbilda personal i varandras rutiner och expertiser. Resultatmålen har satts upp på individnivå och syftar till att kunna mäta, kvalitativt eller kvantitativt, om eller att individen får positiva effekter av de uppsatta verksamhetsmålen och den metod som har valts. - Säkerställa att de individer som har sin arbetsförmåga nedsatt på grund av sjukdom och saknar sjukpenninggrundande inkomst får möjlighet till rehabilitering. - Säkerställa att nollplacerade som har behov av samordnad rehabilitering ska få det genom Försäkringskassan. - Säkerställa att nollplacerade får det stöd de behöver för att bli självförsörjande. - Den som är nollplacerad ska vid behov få sin rätt till sjuk-eller aktivitetsersättning prövad med tillräckliga underlag. Målsättningarna på verksamhetsnivå och individnivå har i viss mån förändrats med tiden. Diskussioner kring hur vi kan säkerställa och mäta resultatmålen har förts tillsammans med styrgruppen och kommit fram till att det finns svårigheter att säkerställa ovan nämnda målsättningar helt och fullt och att det finns behov av att omformulera och precisera målsättningarna på ett annorlunda vis och även göra kvalitativa mätningar om upplevelser av effekten från målen. Under andra delen av projektet kommer fokus att ligga på uppföljning och mätning av antal ansökningar om samordning av rehabiliterande insatser. Kommunerna bör mäta och följa upp målgruppens försörjning innan och efter inträde i processen och samordningen. Processledaren ska även genomföra de kvalitativa uppföljningarna kring exempelvis kompetenshöjning. 4

Halmstadsmodellen Processen metodimplementering kring Nollplacerade har som verksamhetsmål att implementera vår version av Halmstadsmodellen. Modellen har sin grund i ett pilotprojekt som initierades av Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Försäkringskassan. Kommunerna Halmstad och Laholm fortsatte att driva ett projekt kring nollplacerade som kom att kallas På Rätt Väg! Fokus låg på att utveckla en samverkansmetod och säkerställa implementering i sina ordinarie verksamheter. Projektet innebar att praktiskt arbeta aktivt med målgruppen nollplacerade innebärande att öka antalet ansökningar som samordning av rehabiliteringsinsatser eller arbeta aktivt gentemot andra aktörer, i de fall som samordnade rehabiliterande insatser, inte är aktuellt. Projektet utvecklade gemensamma mötesformer, metoder och rutiner för samverkan kring målgruppen. Kompetenshöjande insatser genomfördes i försäkringsmedicin och en ökad medvetenhet hos socialsekreterare och handläggare kring arbetet med nollplacerade. SKL har tillsammans med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan enats om en viljeriktning kring samarbetet av samarbete för att säkerställa möjligheten till rehabilitering för personer som saknar sjukpenninggrundande inkomst och har nedsatt arbetsförmåga på grund av sjukdom. 2. Processen och genomförandet Processen har en processledare på heltid och en styrgrupp som består av representanter från berörda parter i samordningsförbundet Burlöv- Staffanstorp; Staffanstorps kommun, Burlövs kommun, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Vårdcentralen Staffanstorp, Vårdcentralen Arlöv och Psykiatrisk Öppenvård i Arlöv. En typ av referensgrupp är framtagen med nyckelpersoner i respektive verksamhet. Projektet har inneburit att enligt projektet syfte och mål, arbeta fram en gemensam metod och processer för målgruppen Nollplacerade genom kartläggning, dokumentframställande behovsinventering, kompetenshöjning och uppföljningar. Vid projektstart i november 2017, framställdes en tidsplan för 4 faser fram till projektslut enligt initial projektansökan, i november 2018. Första fasen kännetecknades av kartläggning och omvärldsanalys, en behovsinventering. Andra fasen kännetecknades av att producera 5

och utveckla versionen av Halmstadsmodellen genom rutin-och processframställning samt stöddokument för socialsekreterare/socionomer i samverkan med berörda parter. Den tredje fasen kännetecknas av implementering och användande av den metod som fastställts. I denna fas har kompetenshöjande insatser genomförts, liksom introduktion av rutin och process för socialsekreterare/socionomer. Uppföljning på användandet genomförs löpande i denna fas. Den fjärde fasen kommer att kännetecknas av att bibehålla den metod som introducerats och som börjat användas. Processledaren bör här arbeta med fortsatt uppföljning och en fortsatt implementeringsplan på ledningsnivå. Vidare kommer processledare också att genomföra kvalitativa undersökningar som kopplas till processens mål. En viktig kärnkompontent för att metoden och rutinerna fortsatt används, är att på ledningsnivå driva uppföljningarna vidare, vidareutveckla rutiner och processer efter behov och motivera medarbetare med fokus på målgruppens och verksamhetens vinster. Enligt ansökan, skulle processen ha påbörjats i september 2017. På grund av bemanningsproblem hos processägaren var en processledare tillgänglig den 13 november 2017. Tidsplanen sattes i november och har justerats under processens gång. I uppstartsfasen tog kartläggningen längre tid än väntat då etablering av kontakter och inhämtning av nödvändiga uppgifter, tog längre tid än förväntat. På grund av justeringen i tidsplanen har en ansökan om förlängning av processen gjorts, där processen ska pågå till maj 2019. Insatser Kartläggning Den inledande insatser i processen var att göra en nollmätning och en kartläggning kring dels antalet personer med ekonomiskt bistånd som ingår i målgruppen nollplacerade, men också en grundläggande kartläggning i respektive verksamhet, om hur arbetet med målgruppen bedrivs idag, vilka svårigheter och möjligheter som finns gällande arbetet med målgruppen och samverkan. Processeledaren har besökt samtliga verksamheter och träffat verksamhetschefer och/eller andra nyckelpersoner såsom rehab-koordinatorer, för att diskutera dessa frågor. 6

Inom kommunens verksamhet, gjordes en kartläggning av antalet sjukskrivna personer och de som också saknade sjukpenninggrundande inkomst. Vid kartläggning, var vid processens inledande skede, antalet sjukskrivna utan rätt till ersättning, ca 65 personer i Staffanstorp och Burlöv (Staffanstorp 34 personer och Burlöv ca 31 personer). Några siffror på antalet nollplacerade hos Arbetsförmedlingen, Vårdcentralerna Burlöv och Staffanstorp samt Psykiatrisk Öppenvård i Arlöv har inte tagits fram då denna typ av registrering är inte görs i verksamheterna. Den kvalitativa delen av kartläggningen utgjordes av möten med verksamhetschefer och rehab-koordinatorer hos parterna inom Region Skåne, socialsekreterare, förste socialsekreterare och enhetschefer i Burlöv och Staffanstorps kommuner. Behovet av metod och rutiner gällande nollplacerade stod i likhet med ansökans problembeskrivning. Samverkan är problematisk och komplicerad gällande begreppen arbetsförmåga och sjukdom och socialsekreterarna ansåg att de läkarintyg som skrevs till nollplacerade inte höll en god standard och var svåra att arbeta vidare utifrån. Kontakten med sjukvården har varit problematisk utifrån en hög personalomsättning hos de involverade vårdcentralerna, vilket anses har missgynnat klienterna generellt gällande möjlighet till läkarkontakt, läkarintyg och SIP. Vidare ansågs det att kontakten med Arbetsförmedlingen försämrats i samband med deras omorganisering och centralisering vilket resulterat i merarbete då nya kontaktvägar skulle skapas. Socialsekreterarna och socionomerna hade låg eller ingen kunskap om Försäkringskassans samordningsansvar och skickade i mycket liten utsträckning in ansökan om samordning av rehabiliteringsinsatser, tillsammans med sina klienter. Rehabkoordinatorerna liksom verksamhetschefer påtalade att gruppen nollplacerade var mycket liten inom deras verksamheter. Man menade att målgruppen främst finns hos kommunerna. Det fanns inte några särskilda behov av insatser i verksamheterna för enbart målgruppen utan också sjukskrivna med SGI och de individer som anser sig sakna arbetsförmåga men som inte uppfyller sjukskrivningskraven. I samtalen med rehab-koordinatorerna framkom det att det finns behov av att stärka samverkan mellan sjukvård och Försäkringskassan liksom med kommunerna. Samverkan med Försäkringskassan har minskat under de senaste åren och det finns en problematik i samsynen många av de ärenden som rehab-koordinatorerna har gällande ersättningar och 7

rehabilitering. Det framkom att gruppen nollplacerade är svåra att kartlägga i verksamheterna och att de främsta samverkansproblemen inte bara gäller processens målgrupp, utan även till exempel sjukskrivna med SGI. Processledaren har också varit i kontakt med de kontaktpersoner som finns hos Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Även här kunde man se att målgruppen är mycket liten i förhållande till totala antalet kunder. Försäkringskassan bekräftade att man fick in en mycket liten del ansökningar om samordning av rehabiliteringsinsatser och därmed kallas också enbart en liten del till kartläggningssamtal eller går in i förstärkt samarbete med Arbetsförmedlingen. Utifrån resultaten av kartläggning kan det påstås att målgruppen nollplacerade är störst hos kommunerna och att behovet av samverkan från andra parter, är större gällande den större gruppen individer som har kontakt med alla parter i sammanhanget, än just målgruppen i sig. Ett förslag är således att metod och rutiner skulle kunna vidare utvecklas till att beröra även andra grupper som parterna har gemensamt. Omvärldsanalysen bestod i att kartlägga liknande processer runt om i Sverige och komma i kontakt med processledare och andra ansvariga för implementering av dessa processer. Ett flertal processer har genomförts eller pågår. Förutom den process, vilken metodimplementering nollplacerade utgår ifrån, har andra processer startats upp i Helsinborg, Malmö, Nacka, Botkyrka, Salem, Hässleholm, Lund och Strängnäs. Processerna har utgått ifrån samma målgrupp, nollplacerade och har arbetat med metod och rutiner i likhet med Halmstadsmodellen. Det som skiljer ett par processer åt, är hur några av dem skapat tvärteam och på så sätt frångått den personbundna metoden. En annan sak som skiljer dem åt, är att olika kommuner har olika förutsättningar till insatser utifrån kommunstorlek, organisation och verksamheternas viljeriktningar. En gemensam punkt är att processerna, liksom På Rätt Väg! saknar utvärderingar kring huruvida gemensamma rutiner och samverkan faktiskt ger de resultat och effekter som man har önskat. Rutin och process gällande nollplacerade Enligt verksamhetsmålen, har en flödesrutin skapats för arbetet med målgruppen. Rutinen efterliknar i stort den som Halmstad och Laholm arbetar utifrån. Denna ska användas av alla socialsekreterare och socionomer i arbetet med målgruppen. Tillsammans med 8

flödesrutinen har en arbetsplan skapats med syftet att snabbt skapa en aktiv planering med individen i enlighet med flödesrutinen och att individen själv också ska delta aktivt i processen. Ett kommunikationsverktyg har utvecklats vidare, för socialsekreterare och socionomer, till läkare. Denna är ett förtydligande av klienten eller patientens hinder i förhållande till en särskild aktivitet, i det fall ett läkarintyg inte kan utfärdas. Verktyget kan också användas som kompletterande information till ett tidigare utfärdat läkarintyg. En kontaktlista med en kontaktperson hos respektive part är upprättad och ska fungera som ett samverkansstöd för att få enklare och snabbare vägar i arbetet med målgruppen. I samband med introduktionen till flödesrutin, instruerades socialsekreterarna och socionomerna att börja med ett ärende var som de tror sig kunna se resultat hos, förhållandevis tidigt. Processledaren har bett om att få återkoppling regelbundet i ärenden där det finns samverkansproblematik eller om det finns behov av handledning i förhållande till flödesrutinen. Workshop Som en del i samverkan och måluppfyllelsen enligt ansöka, anordnades en workshop den 8 maj 2018. Inbjudna till denna var alla berörda medarbetare och chefer som arbetar med målgruppen inom Staffanstorp och Burlövs kommuner. Samverkansansvarig Kristina Svensson och försäkringsmedicinsk rådgivare Ioannis Karabelas ansvarade för information gällande sjukförsäkringar, samordning av rehabiliteringsinsatser och DFA-kedjan. Deltagarna hade fått möjlighet att skicka in avidentifierade case eller läkarintyg som berörde målgruppen, innan workshopen. Ett läkarintyg skickades in inför workshopen och en deltagare hade ett par läkarintyg och case med sig till dagen. Utifrån dessa och ett par fiktiva läkarintyg, förklarades personernas rehabiliteringsmöjligheter och ansökan om sjukersättning. Det blev bra diskussioner om svårigheten att tolka läkarintyg i förhållande till arbetsförmåga, liksom diskussioner om parternas olika syn på begreppen sjuk och arbetsförmåga, liksom de regelverk som alla parter behöver förhålla sig till, såväl sina egna som andras. Efter workshopen inkom önskemål från Staffanstorps kommun, om mer information om det förstärkta samarbetet mellan Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen, vilket kommer att planeras in under hösten 2018. 9

3. Uppföljning och framåt Efter introduktionen till den nya flödesrutinen och processen gällande målgruppen, har projektledaren som uppgift att följa upp följsamheten tillsammans med förste socialsekreterare i Burlöv och enhetschef i Staffanstorp. Samverkansansvarig Kristina Svensson har undersökt om antalet ansökningar eller ärenden gällande samordning av rehabiliteringsinsatser har ökat. I december 2017 hade Burlövs kommun ett ärende och fyra ärenden från Staffanstorps kommun. I maj 2018, fanns fyra ärenden från Burlövs kommun och fem från Staffanstorps kommun. Processledare ska genomföra regelbundna uppföljningar, genom möten med socialsekreterare och socionomer hos kommunen, men också genom regelbundna återkopplingar från enhetschefer och förste socialsekreterare. Den 19 september 2018 är ytterligare en workshop inbokad med fokus på samverkan. Denna kommer att hållas av processutvärderare Stefan Persson (Rhetikfabriken). Under förmiddagen kommer det bjudas in till diskussion och case- arbete om samverkan i stort och hur parterna kan praktiskt kan arbeta med begreppet och även med fokus på processens målgrupp. Utmaningar och möjligheter i samverkan I ansökan beskrivs aktiviteter som att skapa en lokal styrgrupp som följer och utvärderar arbetet, upprätta kontaktvägar, genomföra kompetenshöjande insatser, utbildningstillfällen i samtliga parters arbets- och ansvarsområden, upprätta ärendegrupper och skapa enhetliga riktlinjer och förhållningssätt på strukturell nivå samt individnivå gällande samverkan kring målgruppen nollplacerade. Under processens gång har de flesta aktiviteterna påbörjats. Det är ännu för tidigt att säga huruvida aktiviteterna används såsom avsett. Två av aktiviteterna kommer inte att påbörjas då man inte längre bedömer att behov eller resurser finns. De två aktiviteterna berör ärendegrupper där alla parter har möjlighet att dra avidentifierade ärenden samt utbildningstillfällen för samtliga parter. Anledningen till att dessa inte påbörjats är att resurser saknas i några av verksamheterna för att kunna dra denna typ av ärenden på regelbunden basis, utifrån att målgruppen är alltför liten i förhållande till resterande kretsar, är problematiskt att resurserna enbart fokuseras på denna målgrupp. Under processens första del har styrgruppen träffats med regelbundenhet. Processledare har presenterat nytt material, resultat av kartläggning liksom samverkansmöjligheter och 10

eventuella problem som uppstått på vägen. Vårdcentralerna har vid majoriteten av mötestiderna, varit frånvarande och har därmed inte kunnat få tillgång till samma information som getts övriga parter och har heller inte kunnat påverka diskussionen om samverkan eller beslut som fattas inom processens ramar. Vid införandet av en metod eller rutin som processen innebär, är det av stor vikt att samtliga parter är medvetna om det ansvar som respektive verksamhet har för implementeringen av det nya arbetssättet och även också om vilka konsekvenser det får för verksamheten. Att alla har resurser och har praktiska möjligheter att arbeta utifrån rutin och metod är en förutsättning för full implementering. Framgångsfaktorer I de ordinarie verksamheterna finns inte alltid tid eller resurser att fullt ut arbeta med den målgrupp som processen belyser. Det är en grupp med komplexa behov och som därför också ställer höga krav hos processens parter gällande bedömningar av behov och insatser. Resursbesparingar i form av rutiner och fokus på samverkan för målgruppen blir ett mervärde för verksamheterna. Nya arbetssätt blir kortsiktigt resurskrävande och tidspåfrestande innan full implementering har uppnåtts men långsiktigt kommer verksamheterna genom tydlighet i det gemensamma ansvaret, att göra besparingar genom färre möten, kortare handläggnings- och ärendetider liksom tydliga ansvarsområden. För individen blir samma besparingar ett mervärde liksom att få tillgång till andra insatser än tidigare och möjligen en inkomst. Framgångsfaktorer och kärnkomponenter beskrivs i Socialstyrelsens skrift Om Implementering (2012). I andra liknande processer har dessa visat sig vara i stort sett likartade med varandra och vi skulle kunna dra slutsatsen att de även torde vara lika i även denna process. De framgångsfaktorer som processen har och utgått ifrån för att kunna nå full implementering av vår modell, är att inte binda kunskapen och arbetssättet till specifika personer. En annan mycket viktig faktor för att arbetssättet kan drivas vidare framöver, är att man på ledningsnivå har insikt och kunskap om processen, modellen och ledningen även driver arbetet med att uppdatera modellen och rutiner, involverar medarbetare och håller samverkan levande. Framgångsfaktorerna kan fungera som kärnkomponenter i implementeringen och fokus bör ligga på dessa i det framtida arbetet. 11

Dessa framgångsfaktorer och kärnkomponenter har sin grund i ett kontinuerligt arbete med de rutiner och arbetssätt som skapas. Att på lång sikt klara av att hålla processen och arbetet levande är en svårighet då verksamheterna uttrycker att det idag saknas tid och resurser för att arbeta med de personer som långt ifrån arbetsmarknaden, vilka även tillhör processens målgrupp. Utmaningen är troligen att hålla i, i den flexibilitet som processen innebär, att skapa tid och också ge processen tid i sig. Det tar tid att nå full implementering av ett nytt arbetssätt liksom att skapa relationer mellan parterna och med individerna. Att få tillit till varandras arbetssätt, lära känna varandras områden och att ha tillit till att alla gör sitt, tar tid. 12

4. Referenser Mendelson, Sara, Nazem, Nafiseh och Ryberg, Pia. 2015. På Rätt Väg! Slutrapport. Halmstad: Samordningsförbundet Halland. SFS 2010:110: Socialförsäkringsbalk, Stockholm: Socialdepartementet. Socialstyrelsen, 2012, Om implementering (artikel nr 2012-6-12) https://www.socialstyrelsen.se/lists/artikelkatalog/attachments/18723/2012-6-12.pdf 13