ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRD Styrelsen nr 12 /2009

Styrelsen nr 12 /2009 Kallelse till sammanträde den 25 september kl. 09.00. Paragraf Ärende 116 Sammankallande och beslutförhet. 117 Justering av protokoll. 118 Fastställande av föredragningslistan. 119 Konfidentiellt. 120 Ålands hälso- och sjukvårds organisation. 121 Kösituationen i augusti 2009. 122 Plan för hälso- och sjukvården 2010. 123 Budgetuppföljning per augusti 2009. 124 Delgivningar. 125 Medicinavdelningens om- och tillbyggnad. Torbjörn Björkman Ordförande

Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 12 Datum fredagen den 25 september 2009 Paragraf nr 116-125 Plats och tid Centralförvaltningens sammanträdes rum, Doktorsvägen, kl. 09.00 14.30 (lunch 12.00-12.45) Beslutande Torbjörn Björkman ordförande Jan Salmén vice ordförande Eva Dahlén ersättare, närv. 116-123 Gun-Mari Lindholm ledamot Ulla-Britt Dahl ledamot Rolf Söderlund ersättare Gun Carlson ersättare, närv. 116-121 Frånvarande Roger Jansson ledamot Camilla Gunell ledamot Camilla Andersson ledamot Föredragande Tom Axberg förvaltningschef Övriga närvarande Margareta Bondestam chefläkare Bengt Michelsson vårdchef Marie Lövgren ekonomichef Tiina Robertsson personalchef Gurli Rådland TCÅ, närv. 119-125 Thomas Erickson FOA-Åland, närv. 116-121 Christian Bergman Akava-Åland Bernice Ekebom Tehy-Åland Birger Ch Sandell landskapsläkare, närv. 119-121 Ann-Marie Eriksson förvaltningssekreterare Birgitta Hermans klinikchef/överskötare, närv. 119 Christian Johansson klinikchef, närv. 119 Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Torbjörn Björkman Tom Axberg Utdragets riktighet bestyrkes

SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 116 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 117 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 118 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. BESLUT: Styrelsen fastställde föredragningslistan och beslöt uppta ett extra ärende, 125. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1

KONFIDENTIELLT 119 Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2

ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS ORGANISATION 120 Landskapsrevisorerna ingick 2008 ett avtal med företaget Audiator-Utveckling om att utvärdera ÅHS organisation. Syftet med utvärderingen var att besvara dels hur ändamålsenlig den nuvarande organisationen är för att uppnå en god politisk styrning av ÅHS verksamhet och dels hur ändamålsenlig den nuvarande organisationen är för att uppnå en god ekonomisk effektivitet och kvalitet i vården inom ÅHS. Audiators förslag till åtgärder: Den politiska styrningen av verksamheten inom ÅHS kunde förbättras genom att förtydliga strukturen och uppgifterna genom att i en förordning ta in en del från den årliga planen för hälso- och sjukvården i landskapet. Sådana uppgifter som är likadana under flera år kunde med fördel finnas i en förordning, vilket skulle leda till att själva planen mera kunde ta fasta på vad som skall ändras under kommande år. Det reglemente som nu enligt landskapslagens 16 skall antas av styrelsen bör fastställas av landskapsregeringen för att det skall få bindande verkan. Vissa delar av reglemente kunde med fördel intas i förordningen. Organisationen inom ÅHS måste struktureras om för att uppnå ett tydligare ledarskap och ansvar för verksamhet och ekonomi. En uppföljning av verksamheten och ekonomin utgående från ett resultat utgående från på förhand fastställda priser och prestationer bör åstadkommas. Det betyder att ÅHS som utförande organisation fakturerar landskapsregeringen som beställare för utförda tjänster och prestationer. Det betyder att landskapsregeringen har ett budgetansvar för de totala hälso- och sjukvårdskostnaderna och att ÅHS har budgetansvar för förverkligandet av hälso- och sjukvården. En förutsättning för att detta skall vara möjligt är att inom ÅHS tas ibruk ett kalkyleringssystem med vilket priserna för prestationerna kan räknas fram. En möjlig organisationsform vore att ÅHS ombildas till ett affärsverk (jfr. kommunalt affärsverk) med entydigt ansvar för produktionen av hälso- och sjukvård. Styrelsen för ÅHS skulle i detta fall ha det övergripande ansvaret för att produktionen av servicen sker effektivt och till god kvalitet. Styrelsen skulle inte ha något politiskt mandat utan detta skulle innehas av landskapsregeringen och lagtinget. Inom ÅHS måste det bildas större helheter med verksamhets- och budgetansvar för att samordningen mellan de olika klinikerna skall bli bättre. Det tudelade ledarskapet mellan den läkarledda organisationen och den vårdledda organisationen bör överbryggas. En tydligare uppdelning mellan linjeorganisationen och stabsfunktioner bör åstadkommas. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3

ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS ORGANISATION forts. 120 Processen med att förbättra ledarskapet genom bl.a. ibruktagande av balanserade styrkort bör fortsätta och bl.a. leda till en tydligare budgetprocess där de som är ansvariga verksamheten och ekonomin är mera involverade i processen än hittills. Målet är att då budgeten är fastställd skall var och känna att det är deras egen budget som kall verkställas. Uppföljningen av verksamheten och ekonomin bör förbättras på alla nivåer. En viktig del i processen med balanserade styrkort är att kunna kommunicera processen i hela organisationen. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4 Samordningen av primärhälsovården och kommunernas socialvård i form av olika slag av äldreboende och hemservice bör stärkas för att kunna säkerställa en god service till en rimlig kostnad, speciellt i skärgården. Till detta konstaterade landskapsrevisorerna i sin berättelse följande: Den av revisorerna beställda konsultrapporten visar att möjligheterna till politisk styrning är relativt goda. Landskapets hälso- och sjukvårdskostnader per invånare är högre än i omgivande regioner. Till detta bidrar ö-läget och småskaligheten. Revisorerna konstaterar samtidigt att bakgrunden till den högre kostnaden också kan vara en politisk vilja att erbjuda landskapets invånare en kvalitativt god vård. Årligen överlämnar landskapsregeringen till lagtinget ett förslag till plan för hälso- och sjukvården i en bilaga till budgeten. Eftersom förslaget till plan diskuteras i anslutning till budgten, som omfattar hela landskapsförvaltningen, så är erfarenheten att förslaget får förhållandevis litet utrymme i diskussionen. Enligt revisorerna skulle det vara bra om landskapsregeringen överlämnade planen som ett skilt ärende i form av ett meddelande. Landskapsrevisorerna föreslår vidare att landskapsregeringen bör se till att ÅHS ser över sin organisation i syfte att försöka minimera och effektivisera det administrativa arbetet i organisationen så att sådana funktioner såsom ekonomiuppföljning och budget överflyttas till en central enhet. Målsättningen skulle vara att minska administrationen för läkare och vårdpersonal. ÅHS styrelse är förhållandevis stor. Revisorerna föreslår därför att landskapsregeringen överväger att minska styrelsens storlek för att effektivera arbetet. När det gäller styrdokumenten, dvs reglementet, planen och landskapslagen om hälso- och sjukvården föreslås att dessa gemensamt ses över. Det är viktigt att de olika bestämmelserna finns på rätt nivå och i rätt styrdokument. Revisorerna har erfarit att t.ex. i reglementet och i planen finns sådant som kunde överföras till lagen. Det kan dessutom finnas anledning att anta en förordning för hälso- och sjukvården som också sägs i utredningen. Revisorerna anser att ÅHS bör ha tillgång till en revisor för intern revision och att räkenskapsrevisioner regelbundet bör genomföras.

ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS ORGANISATION forts. 120 Slutligen har revisorerna funnit att de förslag som Audiator-Utveckling framför i sin utredning är intressanta och att landskapsregeringen bör utreda dem vidare. När det gäller förslaget om att ombilda ÅHS till ett affärsverk så anser inte revisorerna att det i det här skedet finns anledning att gå vidare med det. Revisorerna har dessutom under flera år poängterat behoven att åtgärda sjukfrånvaron bland de landskapsanställda inklusive ÅHS. Landskapsrevisorerna efterlyser en större samordning och förenhetligande i statistikföring och personalbokslut. Till dessa personalpolitiska åtgärder skall ledningsgrupp och styrelse för ÅHS återkomma till i ett senare skede. Ledningsgruppen diskuterade frågan om organisation och revision av reglemente vid möte 18.9.09. FÖRSLAG: Styrelsen besluter tillsätta en arbetsgrupp med bred kontaktyta och representation för hur morgondagens organisationsstruktur skall formas. Arbetsgruppen framlägger förslag till styrdokument som skall beredas inom ÅHS. Arbetet görs i samverkan med lagberedningen inom landskapsregeringen. BESLUT: Med anledning av landskapsrevisorernas berättelse för år 2008 beslöt styrelsen vidta följande åtgärder: Styrelsen kommer i sin plan för hälso- och sjukvården 2010 att se över hur företagshälsovården kan omprioritera sin verksamhet så att resurser kan sättas in för att åtgärda den fortsättningsvisa höga sjukfrånvaron bland anställda i organisationen. En arbetsgrupp tillsattes 22.9.09 för analys av ärendet och kommer att under hösten/vintern 2009/2010 att presentera åtgärdsförslag i ärendet. Styrelsen ger styrelseordförande och förvaltningschefen i uppdrag att, i samråd med landskapsregeringen initiera till en översyn av LL om Hälso- och sjukvård och Landskapsförordningen om hälsovården. I uppdraget bör även ingår ett förslag hur styrelsen ska gå vidare med översyn av organisationen och ÅHS reglemente, med målsättning att uppnå ett tydligare ledarskap och ansvar för verksamhet och ekonomi. Ärendet tas upp på styrelsemötet den 30.10.2009 då även specialsakkunniga Håkan Fant från Audiator-Utveckling bjuds in för att presentera rapporten Utvärdering av Ålands hälso- och sjukvårdsorganisation Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5

KÖSITUATIONEN I AUGUSTI 2009 121 Enligt föreskrifterna om vårdgaranti för den offentliga hälso- och sjukvården som landskapsregeringen fastställt den 20 mars 2008 skall: 1. inom primärvården - en patient under tjänstetid omedelbart få kontakt med hälsocentralen. - En yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården göra en bedömning senast den tredje vardagen från det att patienten tog kontakt, om inte bedömningen kunde göras vid det första kontakttillfället. - Vård som konstateras vara medicinskt nödvändig med beaktande av patientens hälsotillstånd och sjukdomens sannolika förlopp ordnas inom skälig tid, dock senast inom tre månader från det att behovet bedömdes. 2. inom specialsjukvården - en patient i brådskande behov av sjukvård ges vård omedelbart. - Bedömningen av vårdbehovet inleds inom tre veckor från det att remissen anlänt. - Vård som konstateras var medicinskt nödvändig ordnas inom skälig tid, dock inom sex månader från det att vårdbehovet bedömdes, - Vård inom mentalvården för barn och unga ordnas inom tre månader om inte medicinska terapeutiska eller andra motsvarande omständigheter kräver något annat. Kösituationen i augusti 2009 gällande icke brådskande fall finns som bilaga 1. Konstateras att akuta patienter tas emot omedelbart och patienter i behov av brådskande vård tas emot inom en vecka från det att remissen inkommit. Gällande väntetid till icke brådskande vård är väntetiden till läkare inom primärvården som mest 14 veckor (Godby hälsocentral) och på hälsocentralen i Mariehamn 5 veckor beroende på läkarbemanningen. Inom specialsjukvården finns de längsta väntetiderna fortsättningsvis inom protesoperationer knäled. 32 v. och axelled 16-22 v. Också inom ortopediska polikliniken är väntetiden 16-20 veckor. Kösituationen finns på ÅHS hemsida och uppdateras varje månad. Vårdgarantin berör i detta skede inte tandvården. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6

KÖSITUATIONEN I AUGUSTI 2009 121 FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att väntetiden för protesingrepp i knäleden och septumplastikåtgärder överskrider vårdgarantins gräns om 6 månader. Däremot har väntetiden för flera åtgärder förkortats jämfört med årsskifte och situation i april 2009 En ny översikt av väntetiderna presenteras för styrelsen i januari 2010 (situationen i december 2009). Ärendet delges landskapsregeringen. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7

PLAN FÖR HÄLSO- OCH SJUKVÅRDEN 2010 122 Parallellt med uppgörande av sifferbudget för år 2010 har den verbala planen för hälso- och sjukvården med investeringsplan för åren 2010-2012 framarbetats. Planen skall omgående inlämnas till Ålands landskapsregering. Utkast till plan för hälso- och sjukvården finns som bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen granskar och godkänner uppgjort förslag till hälso- och sjukvårdsplan för år 2010. Planen inlämnas till Ålands landskapsregering. BESLUT: Styrelseordförande föreslog att granskning och korrigering av förslag till plan för hälso- och sjukvården 2010 görs per basenhet. Ett flertal textförändringar och stilistiska förbättringar gjordes under granskningen av planen. Styrelsen beslöt godkänna det granskade och korrigerade förslaget till plan för hälso- och sjukvården 2010. Se bifogad bilaga 2. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8

BUDGETUPPFÖLJNING PER AUGUSTI 2009 123 Budgetuppföljningen per augusti 2009 visar på ett prognostiserat överskott för ÅHS totalt, även om augusti var en relativt dyr månad. Prognosen visar på ett beräknat överskott på knappa 500.000 euro gällande kostnaderna och ett överskott gällande intäkterna på ca 280.000 euro. Bilaga 1. Det prognostiserade överskottet gällande kostnader kan hänföras till konsumtionskostnader inom i första hand försörjningsenheten då kostnaden för värme och el sjunkit jämfört med år 2008. Konsumtionen inom hälso- och sjukvården har dock stigit totalt sett likaså kostnaderna för t ex hyror. Personalkostnaden prognostiseras att hålla sig ungefär som budgeterat både inom hälso- och sjukvården och inom administration och försörjning. Prognosen försvåras av att det finns en retroaktiv löneutbetalning på 1,3% som ännu inte betalats ut, samt att lönebikostnaderna sänkts från 1 juni. Då man ser på enheterna har flertalet enheter inom hälso- och sjukvården svårigheter att hålla sig inom budgetramarna och det gäller särskilt de stora enheterna. Patientintäkterna är något högre per augusti i år jämfört med i fjol räknat i pengar, men procentuellt ser det sämre ut. Detta skall ses mot bakgrund att avgifterna höjdes något och likaså budgeten. Överskottet gällande intäkterna kan hänföras till ersättningar för såld vård till såväl försäkringsbolag som ersättningar för vård av personer bosatta utanför Åland och då särskilt utlänningar vilket är en ny ersättningsform. FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att samtliga basenheter inom ÅHS skall vara ytterst observanta gällande kostnadsutvecklingen under hösten. De enheter som enligt en matematisk bedömning ligger på ett underskott mot budget måste anpassa sin verksamhet efter den budgeterade nivån då inte minst nästa års budget ställer ännu högre krav på minskad omfattning av verksamheten. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9

DELGIVNINGAR 124 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande beslut för kännedom: 1. Vårdchefens beslut LG 24/2009, 220 gällande prövning av tjänst, sjukskötare med aktuell placering på Hälsocentralen i Mariehamn, 2. Vårdchefens beslut LG 27/2009, 249 gällande prövning av tjänst, sjukskötare med aktuell placering på Psykiatriska akutavdelningen, 3. Vårdchefens beslut LG 27/2009, 261 gällande prövning av tjänst, sjukskötare med aktuell placering på hälso- och sjukvårdsmottagningen (hemsjukvården), Norra Åland. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10

MEDICINAVDELNINGENS OM- OCH TILLBYGGNAD 125 Inlämnade anbud för medicinavdelningens om- och tillbyggnad öppnades 14.09.09. Ärendet har därefter behandlats av byggkommittén vid sammanträde 21.09.09. Anbuden överstiger betydligt budgeterade medel om 1,86 miljoner. Orsaken till en del av överskridningen är bland annat: - Att ventilationens ombyggnad blev betydligt mer omfattande i medicinavdelningens våningsplan på grund av att avdelningen skall kunna vara en sluten avdelning enligt kommitténs diskussioner på planeringsmöte nr 23. - Elarbetena i medicinavdelningens våningsplan men även i våningsplan 3 blev mer omfattande. - Ombyggnaderna i gyn-plk våningsplan 3. - Fasadarbetenas merkostnader på grund av stadens krav på putsad yta. Genom omdisponeringar av budgetmedlen kan medicinavdelningens entreprenad utföras. Likviditeten kan beröras. Kommittén föreslår för styrelsen att de lägsta anbudgivarnas anbud antas. (Erik Hjärne har ännu inbegärt av bygganbudsgivarna om förenklingar och förbilliganden, vilka skall inlämnas före styrelsen sammanträde 25.9.09.) Björn-Olof Ehrnström har den 15.9.09 uppgjort förteckning om återstående investeringsbehov inom etapp II-III. Bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen besluter anta och godkänna de förmånligaste anbuden. BESLUT: Styrelsen konstaterar att kostnaderna stigit för mycket jämfört med tidigare kända kostnadsberäkningar. Styrelsen beslöt återremittera ärendet och inväntar en totalplan över prioriterade investeringsprojekt som kvarstår inom etapp II-III. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11