ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRD Styrelsen nr 14 /2009

Transkript

1 Styrelsen nr 14 /2009 Kallelse till sammanträde den 27 november kl Paragraf Ärende 135 Sammankallande och beslutförhet. 136 Justering av protokoll. 137 Fastställande av föredragningslistan. 138 Medicinavdelningens om- och tillbyggnad. Återremitterat ärende. 139 Anhållan om att ÅHS tomten något förstoras och anhållan om uppdatering av detaljplan. 140 Investeringsanslag för hisskapacitet. 141 Ombyggnad av öron- respektive ögon avdelningen. 142 Planering av yttre ytor vid psykiatribyggnaden. 143 Ålands hälso- och sjukvårds organisation. 144 Avtal om tvätteritjänster för Avtal om samarbete mellan arbetsgivare och personal. 146 ÅHS budget och hälso- och sjukvårdsplan Tjänstledighetsprinciper för alla anställda inom ÅHS. 148 Val av chefläkare. 149 Delgivningar. Torbjörn Björkman Ordförande

2 Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 14 Datum fredagen den 27 november 2009 Paragraf nr Plats och tid ÅHS konferenscenter, del 3 och 4. kl Beslutande Torbjörn Björkman ordförande Jan Salmén vice ordförande Roger Jansson ledamot Gun-Mari Lindholm ledamot, närv Ulla-Britt Dahl ledamot Camilla Gunell ledamot Gun Carlson ersättare Frånvarande Camilla Andersson ledamot Föredragande Tom Axberg förvaltningschef Övriga närvarande Kai Fagerström vik. chefläkare Marie Lövgren ekonomichef Tiina Robertsson personalchef Thomas Erickson FOA-Åland Christian Bergman Akava-Åland Katrin Sjögren landskapsreg.ledamot, närv Birger Ch Sandell landskapsläkare Ann-Marie Eriksson förvaltningssekreterare Erik Hjärne projektledare, närv Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Torbjörn Björkman Tom Axberg Utdragets riktighet bestyrkes

3 Styrelsen den 27 november 2009 SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 135 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 136 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 137 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1

4 Styrelsen den 25 september, den 30 oktober och den 27 november 2009 MEDICINAVDELNINGENS OM- OCH TILLBYGGNAD 125 Inlämnade anbud för medicinavdelningens om- och tillbyggnad öppnades Ärendet har därefter behandlats av byggkommittén vid sammanträde Anbuden överstiger betydligt budgeterade medel om 1,86 miljoner. Orsaken till en del av överskridningen är bland annat: - Att ventilationens ombyggnad blev betydligt mer omfattande i medicinavdelningens våningsplan på grund av att avdelningen skall kunna vara en sluten avdelning enligt kommitténs diskussioner på planeringsmöte nr Elarbetena i medicinavdelningens våningsplan men även i våningsplan 3 blev mer omfattande. - Ombyggnaderna i gyn-plk våningsplan 3. - Fasadarbetenas merkostnader på grund av stadens krav på putsad yta. Genom omdisponeringar av budgetmedlen kan medicinavdelningens entreprenad utföras. Likviditeten kan beröras. Kommittén föreslår för styrelsen att de lägsta anbudgivarnas anbud antas. (Erik Hjärne har ännu inbegärt av bygganbudsgivarna om förenklingar och förbilliganden, vilka skall inlämnas före styrelsen sammanträde ) Björn-Olof Ehrnström har den uppgjort förteckning om åter-stående investeringsbehov inom etapp II-III. Bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen besluter anta och godkänna de förmånligaste anbuden. BESLUT: Styrelsen konstaterar att kostnaderna stigit för mycket jämfört med tidigare kända kostnadsberäkningar. Styrelsen beslöt återremittera ärendet och inväntar en totalplan över prioriterade investeringsprojekt som kvarstår inom etapp II-III. 130 Styrelsen beslöt återremittera ärendet (Godkännande av de förmånligaste anbuden, 125/09) vid sammanträde och invänta en totalplan över prioriterade investeringsprojekt som kvarstår inom etapp II-III. Erik Hjärne och Björn-Olof Ehrnström har och kostnadsgranskat de investeringsåtgärder som ursprungligen ingick i etapp II-IIIoch kunnat summera att återstående medgyn projekt likväl som planerade förändringar för ögon-öron och barnavdelning fortsättningsvis ryms inom de finansieringsramar som ursprungligen uppsattes. Bilaga 1. Problemet blir egentligen läkemedelscentralen som blev en åtgärdsfråga efter läkemedelsverkets granskning av våra utrymmen. Läkemedelscentralen ingick inte ursprungligen i åtgärdspaketet för etapp II-III. En bilaga har också uppgjorts om de praktiska problem som tillkommer för övrig verksamhet, såvida man uppskjuter en om och tillbyggnad av medicinavdelningen längre in i framtiden. Bilaga 2. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2

5 Styrelsen den 25 september, den 30 oktober och den 27 november 2009 MEDICINAVDELNINGENS OM- OCH TILLBYGGNAD forts 130 Planeringskommittén har tidigare föreslagit för styrelsen att de lägsta anbudsgivarnas anbud antas. Förrän byggprojektet inleds inbegärs godkännande av landskapsregeringen. Projektledare Erik Hjärne och klinikchef Tommy Holmström är inbjudna att medverka vid styrelsemötet FÖRSLAG: Styrelsen besluter godkänna beräkningssammanställningen som Erik Hjärne och Björn-Olof Ehrnström uppgjort och (=Uppskattad totalkostnad för investeringarna + inredningskostnader till 24,48 milj. euro och garanterad finansieringsram 25,40 milj. euro. enligt bilaga 1). Samtidigt besluter styrelsen godkänna de förmånligaste anbuden som inlämnats för om- och tillbyggnad av medicinavdelningen. Styrelsen besluter justera denna paragraf omgående. BESLUT: Projektledare Erik Hjärne och klinikchef Tommy Holmström deltog i sammanträdet. Styrelsen beslöt återremittera frågan till planeringskommittén och anmodar ordförande Björkman och förvaltningschef Axberg att i samråd med landskapsregeringen klarlägga finansieringsförutsättningarna för läkemedelscentralen under närmaste år. 138 Ärendet behandlades vid planeringskommitténs sammanträde Bilaga 1. Erik Hjärne har inbegärt att giltighetstiden för inlämnade anbud förlängs till Möjlighet att tidsmässigt samtidigt mera uttömmande och konkret kunna kostnadsberäkna investeringskostnaderna för läkemedelscentralen, torde tidigast under vårvintern 2010 bli möjlig. Detta medför att läkemedelscentralens förbrukning av de totala tillgängliga investeringsresurserna torde vara möjliga att uppskatta först under kommande vinter, men då är knappast giltighetstiden för inlämnade medicinanbud längre i kraft. Saneringen och ombyggnaden av läkemedelscentralen har tidigare inte ingått bland de projekt som ingått i finansieringsramen etapp II-III, utan projektet tillkom efter att Läkemedelsverket gjort granskning av nuvarande utrymmen och inlämnat åtgärdsrapport. En förhandling med representanter för landskapsregeringen och ÅHS fördes angående finansieringsförutsättningarna för ovan nämnda projekt. Projektledare Erik Hjärne är inbjuden till styrelsemötet FÖRSLAG: Styrelsen besluter godkänna beräkningssammanställningen som Erik Hjärne och Björn-Olof Ehrnström uppgjort och (=Uppskattad totalkostnad för investeringarna + inredningskostnader till 24,48 milj euro och garanterad finansieringsram 25,40 milj. euro enligt bilaga 2.) Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3

6 Styrelsen den 25 september, den 30 oktober och den 27 november 2009 MEDICINAVDELNINGENS OM- OCH TILLBYGGNAD forts 138 Samtidigt besluter styrelsen godkänna de förmånligaste anbuden som inlämnats för om- och tillbyggnad av medicinavdelningen. BESLUT: Styrelsen beslöt förkasta samtliga inlämnade anbud och gav planeringskommittén i uppdrag att ånyo se på alternativa lösningar gällande medicinavdelningens om- och tillbyggnad. Kommittén skall även ta fram kostnadsberäkningar på läkemedelscentralens behov av om/tillbyggnad. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4

7 Styrelsen den 27 november 2009 ANHÅLLAN OM ATT ÅHS TOMTEN NÅGOT FÖRSTORAS OCH ANHÅLLAN OM UPPDATERING AV DETALJPLAN 139 Under de senaste åren har styrelsen för ÅHS ett flertal gånger kunnat konstatera att ÅHS tomtområde är rätt fullbyggt och kan svårligen mera erbjuda goda, funktionella och logistiska lösningar för ny verksamhet eller trafiklösningar. Detta dilemma blev synnerligen tydligt då psykiatribygget inleddes och samtidigt försvann en stor del av nödvändiga parkeringsplatser för besökande och anställda vid ÅHS. En tänkbar lösning kunde vara att ÅHS tomtområde något kunde förstoras i det nordvästra hörnet, så att också Gullåsens framtida tomt- och logistikbehov samtidigt blir beaktad. Se bifogad kartbilaga, bilaga 1. Det torde även existera skäl för att framtida behov av t.ex. IVA-Dialys byggruta och byggruta för parkeringsbehov blir inritat i detaljplan/stadsplan. Planeringskommittén vid ÅHS föreslår att markägaren (=landskapsregeringen) inleder diskussioner med Mariehamn stad om detta tomtbehov och föreslår att detaljplaneringen uppdateras för ÅHS-tomten. Samma dag, , som planeringskommittén hade sitt möte, hölls också en diskussion i ärendet med tjänstemännen Bjarne Pettersson och Sirkka Wegelius inom Mariehamns stad. Sålunda har en första information om tomt- och planeringsbehov inom ÅHS, framförts till Mariehamns stad. FÖRSLAG: Styrelsen besluter anmoda landskapsregeringen att inleda diskussioner med Mariehamns stad om inköp av tomtmark nödvändig för verksamheten vid ÅHS. Styrelsen föreslår att isynnerhet tomtområdet i det nordvästra hörnet har funktionell betydelse för ÅHS framtida verksamhetsbehov. Samtidigt konstaterar styrelsen att uppdatering av gällande detaljplan för att garantera den framtida verksamheten och logistiken på ÅHS tomtområde, knappast mera kan uppskjutas eller senareläggas. BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5

8 Styrelsen den 27 november 2009 INVESTERINGSANSLAG FÖR HISSKAPACITET 140 Idag finns en hiss till de två våningar som finns i sanatoriebyggnaden. (=kir pkl II vån, ögon och öron III vån) samt till det nya primärvårdshuset med diabetesonkologi i II vån, och barn rdg företagshälsovård i III vån. Förutom att en andra hiss av säkerhetsskäl borde finnas, är den nuvarande hissen i behov av uppgradering. Möjlighet att erhålla en hiss med kapacitet att ta en rullstolsbunden till ovan nämnda våningar existerar fortfarande utrymmesmässigt invid sänghissen. Offert för en hiss med plats för rullstol har inbegärts. Likaså har en offert om uppgraderingen av nuvarande hiss inbegärts. Kostnaderna för uppdatering av befintlig hiss samt nyinstallation av en mindre hiss invid den nuvarande i förrådsrum är beräknade till sammanlagt euro. Denna kostnad är medtagen i den totalberäkning som Erik Hjärne och Björn-Olof Ehrnström redogjorde för i beräkningarna och (se bilaga 2, 138). Planeringskommittén förordar vid sammanträde att ovan nämnda investeringar verkställs. FÖRSLAG: Styrelsen besluter godkänna att investering görs för att erhålla en mindre (=transport av rullstolsbunden) hiss i byggnaden samt att den äldre sänghissen uppgraderas. Totalkostnaden är beräknad till euro. BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6

9 Styrelsen den 27 november 2009 OMBYGGNAD AV ÖRON- RESPEKTIVE ÖGONAVDELNINGEN 141 Inom etapp II-III har funnits ett antal åtgärder som bör utföras inom öronögonavdelningen. Enligt bifogad ritning från planeringskommittén totalt 5 åtgärdsområden. (=egentligen fem rum). Bilaga 1. Totalkostnaderna är beräknade till euro. Enligt kommittén föreslås arbetet bli utfört enligt löpande räkning och Mats Mattsson anhåller om anbud från entreprenörer. Kostnaden är medtagen i den totalberäkning om investeringskostnader som Erik Hjärne och Björn Olof Ehrnström framräknade och (se bilaga 2, 138). Planeringskommittén föreslår att investeringen verkställs. FÖRSLAG: Styrelsen besluter godkänna att investeringen verkställs enligt löpande räkning på basen av inlämnade anbud. Anslag om euro beviljas för investeringskostnaderna. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7

10 Styrelsen den 27 november 2009 PLANERING AV YTTRE YTOR VID PSYKIATRIBYGGNADEN 142 Arbetet har varit utannonserat och två anbudsgivare fick direktförfrågan. En av de tillfrågade tackade nej och ett anbud inkom. Enligt inkommen offert skulle kostnaden bli euro. Se bifogad offert, bilaga 1. Byggnadskommittén föreslår vid sammanträde att inlämnat anbud godkänns. FÖRSLAG: Styrelsen besluter godkänna inlämnad offert om euro för psykiatrins yttre områden. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8

11 Styrelsen den 25 september, den 30 oktober och den 27 november 2009 ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS ORGANISATION 120 Landskapsrevisorerna ingick 2008 ett avtal med företaget Audiator-Utveckling om att utvärdera ÅHS organisation. Syftet med utvärderingen var att besvara dels hur ändamålsenlig den nuvarande organisationen är för att uppnå en god politisk styrning av ÅHS verksamhet och dels hur ändamålsenlig den nuvarande organisationen är för att uppnå en god ekonomisk effektivitet och kvalitet i vården inom ÅHS. Audiators förslag till åtgärder: Den politiska styrningen av verksamheten inom ÅHS kunde förbättras genom att förtydliga strukturen och uppgifterna genom att i en förordning ta in en del från den årliga planen för hälsooch sjukvården i landskapet. Sådana uppgifter som är likadana under flera år kunde med fördel finnas i en förordning, vilket skulle leda till att själva planen mera kunde ta fasta på vad som skall ändras under kommande år. Det reglemente som nu enligt landskapslagens 16 skall antas av styrelsen bör fastställas av landskapsregeringen för att det skall få bindande verkan. Vissa delar av reglemente kunde med fördel intas i förordningen. Organisationen inom ÅHS måste struktureras om för att uppnå ett tydligare ledarskap och ansvar för verksamhet och ekonomi. En uppföljning av verksamheten och ekonomin utgående från ett resultat utgående från på förhand fastställda priser och prestationer bör åstadkommas. Det betyder att ÅHS som utförande organisation fakturerar landskapsregeringen som beställare för utförda tjänster och prestationer. Det betyder att landskapsregeringen har ett budgetansvar för de totala hälso- och sjukvårdskostnaderna och att ÅHS har budgetansvar för förverkligandet av hälso- och sjukvården. En förutsättning för att detta skall vara möjligt är att inom ÅHS tas ibruk ett kalkyleringssystem med vilket priserna för prestationerna kan räknas fram. En möjlig organisationsform vore att ÅHS ombildas till ett affärsverk (jfr. kommunalt affärsverk) med entydigt ansvar för produktionen av hälso- och sjukvård. Styrelsen för ÅHS skulle i detta fall ha det övergripande ansvaret för att produktionen av servicen sker effektivt och till god kvalitet. Styrelsen skulle inte ha något politiskt mandat utan detta skulle innehas av landskapsregeringen och lagtinget. Inom ÅHS måste det bildas större helheter med verksamhets- och budgetansvar för att samordningen mellan de olika klinikerna skall bli bättre. Det tudelade ledarskapet mellan den läkarledda organisationen och den vårdledda organisationen bör överbryggas. En tydligare uppdelning mellan linjeorganisationen och stabsfunktioner bör åstadkommas. Processen med att förbättra ledarskapet genom bl.a. ibruktagande av balanserade styrkort bör fortsätta och bl.a. leda till en tydligare budgetprocess där de som är ansvariga verksamheten och ekonomin är mera involverade i processen än hittills. Målet är att då budgeten är fastställd skall var och känna att det är deras egen budget som kall verkställas. Uppföljningen av verksamheten och ekonomin bör förbättras på alla nivåer. En viktig del i processen med balanserade styrkort är att kunna kommunicera processen i hela organisationen. Samordningen av primärhälsovården och kommunernas socialvård i form av olika slag av äldreboende och hemservice bör stärkas för att kunna säkerställa en god service till en rimlig kostnad, speciellt i skärgården. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9

12 Styrelsen den 25 september, den 30 oktober och den 27 november 2009 ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS ORGANISATION forts 120 Till detta konstaterade landskapsrevisorerna i sin berättelse följande: Den av revisorerna beställda konsultrapporten visar att möjligheterna till politisk styrning är relativt goda. Landskapets hälso- och sjukvårdskostnader per invånare är högre än i omgivande regioner. Till detta bidrar ö-läget och småskaligheten. Revisorerna konstaterar samtidigt att bakgrunden till den högre kostnaden också kan vara en politisk vilja att erbjuda landskapets invånare en kvalitativt god vård. Årligen överlämnar landskapsregeringen till lagtinget ett förslag till plan för hälso- och sjukvården i en bilaga till budgeten. Eftersom förslaget till plan diskuteras i anslutning till budgten, som omfattar hela landskapsförvaltningen, så är erfarenheten att förslaget får förhållandevis litet utrymme i diskussionen. Enligt revisorerna skulle det vara bra om landskapsregeringen överlämnade planen som ett skilt ärende i form av ett meddelande. Landskapsrevisorerna föreslår vidare att landskapsregeringen bör se till att ÅHS ser över sin organisation i syfte att försöka minimera och effektivisera det administrativa arbetet i organisationen så att sådana funktioner såsom ekonomiuppföljning och budget överflyttas till en central enhet. Målsättningen skulle vara att minska administrationen för läkare och vårdpersonal. ÅHS styrelse är förhållandevis stor. Revisorerna föreslår därför att landskapsregeringen överväger att minska styrelsens storlek för att effektivera arbetet. När det gäller styrdokumenten, dvs reglementet, planen och landskapslagen om hälso- och sjukvården föreslås att dessa gemensamt ses över. Det är viktigt att de olika bestämmelserna finns på rätt nivå och i rätt styrdokument. Revisorerna har erfarit att t.ex. i reglementet och i planen finns sådant som kunde överföras till lagen. Det kan dessutom finnas anledning att anta en förordning för hälso- och sjukvården som också sägs i utredningen. Revisorerna anser att ÅHS bör ha tillgång till en revisor för intern revision och att räkenskapsrevisioner regelbundet bör genomföras. Slutligen har revisorerna funnit att de förslag som Audiator-Utveckling framför i sin utredning är intressanta och att landskapsregeringen bör utreda dem vidare. När det gäller förslaget om att ombilda ÅHS till ett affärsverk så anser inte revisorerna att det i det här skedet finns anledning att gå vidare med det. Revisorerna har dessutom under flera år poängterat behoven att åtgärda sjukfrånvaron bland de landskapsanställda inklusive ÅHS. Landskapsrevisorerna efterlyser en större samordning och förenhetligande i statistikföring och personalbokslut. Till dessa personalpolitiska åtgärder skall ledningsgrupp och styrelse för ÅHS återkomma till i ett senare skede. Ledningsgruppen diskuterade frågan om organisation och revision av reglemente vid möte FÖRSLAG: Styrelsen besluter tillsätta en arbetsgrupp med bred kontaktyta och representation för hur morgondagens organisationsstruktur skall formas. Arbetsgruppen framlägger förslag till styrdokument som skall beredas inom ÅHS. Arbetet görs i samverkan med lagberedningen inom landskapsregeringen. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10

13 Styrelsen den 25 september, den 30 oktober och den 27 november 2009 ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS ORGANISATION forts 120 BESLUT: Med anledning av landskapsrevisorernas berättelse för år 2008 beslöt styrelsen vidta följande åtgärder: Styrelsen kommer i sin plan för hälso- och sjukvården 2010 att se över hur företagshälsovården kan omprioritera sin verksamhet så att resurser kan sättas in för att åtgärda den fortsättningsvisa höga sjukfrånvaron bland anställda i organisationen. En arbetsgrupp tillsattes för analys av ärendet och kommer att under hösten/vintern 2009/2010 att presentera åtgärdsförslag i ärendet. Styrelsen ger styrelseordförande och förvaltningschefen i uppdrag att, i samråd med landskapsregeringen initiera till en översyn av LL om Hälso- och sjukvård och Landskapsförordningen om hälsovården. I uppdraget bör även ingår ett förslag hur styrelsen ska gå vidare med översyn av organisationen och ÅHS reglemente, med målsättning att uppnå ett tydligare ledarskap och ansvar för verksamhet och ekonomi. Ärendet tas upp på styrelsemötet den då även specialsakkunniga Håkan Fant från Audiator-Utveckling bjuds in för att presentera rapporten Utvärdering av Ålands hälso- och sjukvårdsorganisation 129 Frågan om ÅHS styrdokument och organisation har ett flertal gånger diskuterats inom styrelsen. Mera konkret blev diskussionen först under hösten 2009 då den av Audiator-Utveckling beställda konsultrapporten blev offentlig tillsammans med landskapsrevisorernas berättelse. Bilaga 1 och 2. Ett flertal punkter i behov av uppdatering föreslogs av landskapsrevisorerna och av konsultförfattaren Håkan Fant. Emedan förändringsbehoven berör både lagstiftning inom hälso- och sjukvården likväl som uppdatering av ÅHS reglemente och plan för hälso och sjukvården, bör arbetsprocesser initieras både inom landskapsregeringen likväl som inom ÅHS. Styrelseordförande Torbjörn Björkman och förvaltningschef Tom Axberg hade en diskussion med landskapsregeringsledamot Katrin Sjögren om arbetsfördelningen mellan landskapsregeringen och ÅHS. Arbetet med en uppdatering av styrdokument och lagstiftning torde således fortskrida parallellt både inom lagberedning och ÅHS. Något dokument (Landskapsregeringens beslut i ärendet) om denna gemensamma arbetsprocess hade dock inte per den inkommit till ÅHS. Konsult Håkan Fant är inbjuden att medverka vid styrelsemötet FÖRSLAG: Styrelsen besluter diskutera åtgärdsförslagen som ingår i Håkan Fants rapport likväl som de åtgärdsförslag som beskrevs i revisionsrapporten. Styrelsen eftersträvar att fastställa några centrala teman/målsättningar vilka bör eftersträvas att bli implementerade i både styrdokument och organisation för ÅHS. Efter att styrelsen diskuterat och behandlat målsättningar och behov t.ex. av reglementskorrigeringar finns det säkert orsak att tillsätta en arbetsgrupp för att praktiskt bereda frågan vidare. BESLUT: Konsult Håkan Fant deltog i sammanträdet och redogjorde för utfört arbete. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11

14 Styrelsen den 25 september, den 30 oktober och den 27 november 2009 ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS ORGANISATION forts 129 Med hänvisning till LR:s beslut den beslöt styrelsen ge förvaltningen i uppdrag att framlägga förslag till arbetsgrupp för en översyn av ÅHS organisation och revidering av reglementet i syfte att uppnå ett tydligare ledarskap och ansvar för verksamhet och ekonomi. För arbetsgruppen bör utarbetas en uppdragsbeskrivning utgående från de brister som påtalas i Fants rapport Utvärdering av Ålands hälso- och sjukvårdsorganisation. 143 Sammanfattningsvis kan man kort konstatera att Håkan Fant / Audiator föreslog i sin rapport bl.a. fortsatt granskning av : - Ledarskap och ansvar för verksamhet och ekonomi. - Budgetarbete, ekonomisk uppföljning och revision. Landskapsrevisorerna föreslog i sin berättelse för år 2008 att bl.a. följande kunde granskas och åtgärdas. - Minimering och effektivering av det administrativa arbetet. - Granskning av styrelsens storlek - Granskning av styrdokumenten: reglementet, planen och lagstiftningen. Eventuellt behov av egen förordning. I ovannämnda rapporter finns således flera sammanfallande synpunkter, även om vissa framförda förslag också redan hunnit få kritik (=t.ex. förslaget om ombildning till affärsverk). Generellt har styrelsen tidigare beskrivit målsättningen med arbetet vara att uppnå ett tydligare ledarskap och ansvar för verksamhet och ekonomi beslöt landskapsregeringen ge en tidtabell och uppmaning om att revisionsarbetet omgående inleds. (Beslut Dnr S20/09/1/16). Landskapsregeringen beslöt ge Ålands hälso- och sjukvård i uppdrag att som en delåtgärd i rubricerade ärende utarbeta motiverade förslag till en reviderad organisation samt ett nytt reglemente. Förslaget torde färdigställas och överlämnas till landskapsregeringen under år FÖRSLAG: Styrelsen besluter omgående tillsätta en arbetsgrupp för ovan nämnda arbetsuppdrag. Arbetsgruppen bör ha representanter från de nuvarande politiska grupperna i ÅHS styrelse, några representanter från ÅHS förvaltning (t.ex. vårdchef och förvaltningschef) samt representant från gruppen klinikchefer/basenhetschefer. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12

15 Styrelsen den 25 september, den 30 oktober och den 27 november 2009 ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS ORGANISATION forts 143 BESLUT: Styrelsen beslöt tillsätta en arbetsgrupp för att utarbeta ett förslag till reviderad organisation samt nytt reglemente med målsättningen att uppnå ett tydligare ledarskap och ansvar för verksamhet och ekonomi inom organisationen. Till arbetsgruppen utsågs styrelsens viceordförande Jan Salmén, styrelseledamot Ulla-Britt Dahl, styrelseledamot Roger Jansson, förvaltningschef Tom Axberg, klinikchef Birgitta Hermans, vik. chefläkare Kai Fagerström samt personalchef Tiina Robertsson. Till arbetsgruppen ordförande utsågs Roger Jansson samt till sekreterare Tiina Robertsson. Arbetsgruppen skall presentera en mellanrapport på styrelsemötet i april samt vara klar med sitt förslag till styrelsemötet i juni. Arbetsgruppen har rätt att höra sakkunniga och skall hålla en konstant dialog med styrelsen, personalen vid ÅHS och Ålands landskapsregering. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 13

16 Styrelsen den 27 november 2009 AVTAL OM TVÄTTERITJÄNSTER FÖR ÅHS har inbegärt anbud för tvätteritjänster för perioden dels g genom direkt förfarande riktat till Quickly Tvättcentralen Ab och Tvättservice Åland Ab. Tidigare erfarenheter har visat att det inte funnits intresse bland tvättleverantörer utanför Åland. Både Quickly Tvättcentralen Ab och Tvättservice Åland Ab har inlämnat anbud inom den utsatta tiden och båda leverantörerna uppfyller uppställda krav. Tvättservice Åland Ab har anlitats av ÅHS under perioden , medan Quickly Tvättcentralen Ab har anlitats under perioden I anbudsbegäran framgick enligt vilka kriterier bedömningen skulle ske och hur dessa var viktade inbördes. Utgående från endast priset skulle Tvättservice Åland Ab vara det mest fördelaktiga valet och prisskillnaden jämfört med konkurrenten är ca euro/år. Då hänsyn tas till övriga kriterier såsom tvätt- och efterbehandlingens slitage, leverans av ren tvätt inom avtalad tid och utan svinn, samt användning av lämpliga kemikalier erhåller dock Quickly Tvättcentralen Ab högst poäng. Den största skillnaden mellan leverantörerna, förutom priset, utgörs av efterbehandling av personalkläder där Quickly Tvättcentralen Ab har möjlighet att med hjälp av ånga blåsa personalkläderna släta i en sk tunnel istället för att pressa kläder vilket sliter mer på textilierna. För närmare detaljer hänvisas till försörjningschef Petter Johansson sammanställning av offerterna. Bilaga 1. Tvättservice Ålands Ab:s anbud. Bilaga 2. Quickly Tvättcentralen Ab:s anbud. Bilaga 3. Sammanställningen och anbuden är icke offentliga förrän avtal ingåtts. (4 2 mom LL om allm. handlingars offentlighet (72/77)). FÖRSLAG: Styrelsen besluter ingå avtal om tvätteritjänster för perioden med Quickly Tvättcentralen Ab med motiveringen att Quickly Tvättcentralen Ab har det totalekonomiskt mest förmånliga anbudet. BESLUT: Styrelsen beslöt förkasta inlämnade anbud och anmoda till ny offertupphandling där priset i offerten har en större (=70%) betydelse. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 14

17 Styrelsen den 27 november 2009 AVTAL OM SAMARBETE MELLAN ARBETSGIVARE OCH PERSONAL 145 Vid årsskiftet träder ett nytt avtal om samarbete mellan arbetsgivare och personal inom landskapets förvaltning i kraft. Samtidigt upphör reglementet för ämbetsverksdemokrati i Ålands landskapsstyrelse underlydande verk och inrättningar ( ) att gälla. Avtalet är en motsvarighet till samarbetslagen (gäller ej landskapsanställda) och det aktuella avtalet är en kombination av de statliga och kommunala bestämmelserna. Bilaga 1. Avtalet innebär bl.a. att personalrådet ersätts av en samarbetskommitté. Personalens företrädare till kommittén utses bland förtroendemän och ersättare och personal som inte är organiserad kan bland sig välja ett samarbetsombud till sin företrädare. Styrelsen utser arbetsgivarens representanter till kommittén. Samarbetskommittén för ÅHS ska ha fem arbetsgivarrepresentanter och sju till åtta personalrepresentanter. Ledningsgruppen har deltagit i landskapsregeringens informationstillfälle angående avtal om samarbete mellan arbetsgivare och personal inom landskapets förvaltning. Tillsättande av de fackliga representanterna till ÅHS samarbetskommitté sköts centralt av Personalenheten vid Ålands landskapsregering, medan ÅHS personalenhet har hand om administrationen kring tillsättandet av samarbetsombudet (representant som inte är organiserad i tjänstemannaorganisationerna Tehy, TCÅ, FOA-Å och Akava). Styrelsen ska utse fem arbetsgivarrepresentanter samt suppleanter till dessa till samarbetskommittén samt fastställa mandatperioden. Ett samarbetsombuds mandatperiod är fyra år. Konstaterades vidare att mandatperioden i inledningsskedet föreslås vara två år som även är kongruent med övriga kommittéer och grupper inom ÅHS. Personalen vid ÅHS har fått information om samarbetsavtalet via Budskapsinfo. Samtidigt informerades om möjligheten för personal som inte är organiserad i någon tjänstemannaorganisation att välja ett samarbetsombud till sin företrädare i samarbetskommittén. Valet sker under novembermånad. Samarbetsavtalet kommer ytterligare att distribueras till basenhetschefer och avdelningsansvariga tillsammans med en kort sammanställning över innehållet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 15

18 Styrelsen den 27 november 2009 AVTAL OM SAMARBETE MELLAN ARBETSGIVARE OCH PERSONAL forts 145 Nedanstående personer föreslås bli suppleanter för resp. ledningsgruppsmedlem i samarbetskommittén: IT-chef Christina von Hertzen, suppleant för förvaltningschefen Klinikchef Kristian Eriksson, suppleant för chefläkaren Överskötare Solveig Carlsson, suppleant för vårdchefen Försörjningschef Petter Johansson, suppleant för ekonomichefen Personal- och informationssekr. Anette Korpi, suppleant för personalchefen FÖRSLAG: Styrelsen besluter godkänna att arbetsgivarens representanter är: Förvaltningschef Tom Axberg med IT-chef Christina von Hertzen som suppleant. Chefläkaren med klinikchef Kristian Eriksson som suppleant. Vårdchef Bengt Michelsson med överskötare Solveig Carlsson som suppleant. Ekonomichef Marie Lövgren med försörjningschef Petter Johansson som suppleant. Personalchef Tiina Robertsson med personal- och informationssekreterare Anette Korpi som suppleant. Styrelsen konstaterar att mandatperioden är två år. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 16

19 Styrelsen den 27 november 2009 ÅHS BUDGET OCH HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSPLAN Landskapsregeringens förslag till budget för ÅHS innebär att kostnadsramen bibehållits på 72,0 milj jämfört med det förslag som ÅHS lämnat in som uppgick till 72,3 milj. Därtill har intäktsramen höjts från 9,3 milj till 9,6 milj varav höjningen på 0,3 milj hänförs till ökade intäkter från kommunersättningar gällande vård inom långvårdsenheten, den sk Gullåsenavgiften. Höjningen är möjlig då långvårdsavdelningen Övergårds enligt verksamhetsplanen skall vara i drift en del av året. Utdrag ur förslag till budget för landskapet Åland 2010 finns som bilaga 1. Därtill finns en del mindre tillägg i hälso- och sjukvårdsplanen gällande målsättningar och övriga skrivningar. Då det gäller kostnadsramen på 72,0 milj omfattar den dels en neddragning motsvarande 1,2 milj som skall hänföras till personalkostnaderna och motsvarar två veckors permittering eller uttag av semesterpenning i ledig tid, dels en höjning av kostnaderna motsvarande ca euro för att driva Övergårds en del av året. Neddragningen som hänförs till personalkostnaderna avviker från det normala förfarandet gällande ÅHS som historiskt haft en rambudget. Landskapsregeringen sammankallade till en presentation av det ekonomiska läget och förutsättningarna för budgeten 2010 vid ett möte den 13 november Vid informationen framkom att permitteringar är en möjlig väg alternativt omvandlig av semesterpenning till ledig tid eller annan obetald ledighet. Bilaga 2. Det är ett faktum att vissa verksamheter inom ÅHS har stort uttag av semesterpenning i ledighet, medan andra verksamheter inte har något uttag. På förfrågan framkom att finanschef Dan E Eriksson är villig att komma till ÅHS och presentera det ekonomiska läget inom landskapet som utgångspunkt för det fortsatta interna planeringsarbetet. FÖRSLAG: Styrelsen besluter diskutera konsekvenser och tidtabeller med anledning av landskapsregeringens budgetförslag. BESLUT: Ärendet diskuterades. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 17

20 Styrelsen den 15 maj, den 12 juni och den 27 november 2009 TJÄNSTLEDIGHETSPRINCIPER FÖR ALLA ANSTÄLLDA INOM ÅHS 70 Inom personalpolitiken torde beviljade tjänstledigheter vara ett återkommande diskussionstema med hänvisning till att identiska fall sällan uppkommer utan arbetsgivaren kontinuerligt har att beakta nya och förändrade behov och intressen. Samtidigt är det viktigt att arbetsgivaren på ett jämlikt sätt behandlar samtliga ansökningar om tjänstledighet. Strävan att kunna tillmötesgå tjänsteinnehavarens önskemål om kortvarig eller längre tjänstledighet mot t.ex. eventuella rekryteringsbekymmer på arbetsplatsen är givetvis en totalavvägning som arbetsgivaren alltid har att ta ställning till. Ledningsgruppen har protokollfört tjänstledighetsprinciper som tillämpas vid ÅHS både under år och under år I reglemente för ÅHS antaget stipuleras om tjänstledigheter enligt följande: Beslutanderätt i personalfrågor. De tjänstemän som enligt punkt 6.1. i detta reglemente anställer personal har rätt att till sin personal - bevilja sjukledighet, föräldraledighet, vårdledighet och övriga ledigheter enligt tjänstekollektivavtal, - bevilja oavlönad tjänstledighet enligt prövning, - bevilja tjänstledighet i enlighet med lagen om studieledighet, - fastställa tidpunkten för semester, - besluta om deltagandet i utbildning och om tjänsteresor enligt givna direktiv, - fastställa och justera grundlönen enligt tjänstekollektivavtalen med beaktande av givna direktiv. Alla andra lönebeslut fattas av ledningsgruppsmedlem. Styrelsens ordförande fattar ovannämnda beslut gällande förvaltningschefen med undantag av oavlönad tjänstledighet och lönesättning, som beslutes av styrelsen Följande principer gäller, tillämpas idag, vid beviljande av tjänstledigheter: 1. Lag- eller kollektivavtalsstadgade tjänstledigheter är undantagna. 2. Alla tjänsteledigheter skall innehålla en orsak och i god tid sökas skriftligen. 3. Huvudprincipen är att tjänstledighet inte beviljas för att arbeta hos annan arbetsgivare, med privat företagsverksamhet eller som privat yrkesutövare inom samma yrkesområde. Av särskilda skäl kan tjänstledighet beviljas t.ex. om vikaresituationen kan lösas enkelt. Tjänstledigheter prövas från fall till fall och är således inte prejudicerande. 4. Tjänstledigheter beviljas för högst ett (1) år i sänder. 5. ÅHS köper inte tjänster av tjänstlediga tjänstemän om avsikten med tjänstledigheten är att som privat näringsidkare sälja samma tjänster som ingår i den ordinarie tjänsten. Undantag från denna regel kan göras endast i de fall då det finns en risk att patienten annars remitteras utanför Åland av denna orsak. Ovan nämnda regler har informerats de anställda via budskapsinfo och intranätet våren Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 18

21 Styrelsen den 15 maj, den 12 juni och den 27 november 2009 TJÄNSTLEDIGHETSPRINCIPER FÖR ALLA ANSTÄLLDA INOM ÅHS forts 70 FÖRSLAG: Styrelsen besluter anteckna ovan nämnda regler för beviljande av tjänstledigheter för kännedom. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 19 BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet för ny beredning. 92 Tjänstledigheter enligt prövning. (Lag- eller kollektivavtalsstadgade tjänsteledigheter är undantagna) Med tjänstledighet enligt prövning avses sådana ledigheter som arbetsgivaren med hänvisning till lag eller avtal inte är skyldig att bevilja. Vid utvärdering av tjänstledighet enligt prövning bör förmannen beakta och notera ändamålsenlighetssynpunkter, om hur arbetsuppgifterna sköts och organiseras under den tid tjänstledigheten eventuellt pågår. Vanligtvis är tjänstledigheter enligt prövning kortvariga (några dagar eller veckor). Men även då bör tjänsteman som besluter om tjänstledigheten beakta hur skötseln av arbetsuppgifterna fortgår för den tid någon är frånvarande. Förutom tjänstledighetens betydelse för den sökande skall förmannen beakta den berörda arbetsenhetens verksamhet, likväl som konsekvenser för ÅHS generellt. Dessutom bör noteras vid handläggning av tjänstledigheter enligt prövning: 1. Alla tjänstledigheter skall innehålla en orsak och i god tid sökas skriftligen. 2. Såvida vikariesituationen kan lösas enkelt har detta en positiv inverkan för beviljande av tjänstledighet. 3. Tjänstledigheter beviljas för högst ett år i sänder. 4. ÅHS har inte haft som kutym att köpa tjänster av tjänstlediga tjänstemän om avsikten med tjänstledigheten är att som privat näringsidkare sälja samma tjänster som ingår i den ordinarie tjänsten. Undantag från denna regel görs endast ifall det finns en risk att patienten annars remitteras utanför Åland av denna orsak. FÖRSLAG: Styrelsen besluter omfatta att ovannämnda regler tillämpas då ansökan om tjänstledighet enligt prövning inlämnats. BESLUT: Styrelsen beslöt sända uppgjort förslag till personalrådet för utlåtande. 147 Styrelsen beslöt vid sammanträde återremittera ärendet. Under återremitteringen har ovan nämnda principer behandlats av personalrådet inom ÅHS. Bilaga 1. Personalrådet beslöt omfatta förslaget till tjänstledighetsprinciper. FÖRSLAG: Styrelsen besluter omfatta att ovannämnda regler (=beskrivna i 92) tillämpas då ansökan om tjänstledighet enligt prövning inlämnas. BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet.

22 Styrelsen den 27 november 2009 VAL AV CHEFLÄKARE 148 Styrelsen beslöt vid sammanträde , 108 att tillsätta en skild rekryteringsgrupp för rekrytering av chefläkare. Rekryteringsgruppen bestod av ordinarie styrelsemedlemmar samt personalchef Tiina Robertsson, förvaltningschef Tom Axberg och en representant för klinikcheferna. Klinikcheferna utsåg överläkare Kristian Eriksson att medverka. Rekryteringsgruppen sammanträdde och Annons om den lediga chefläkartjänsten infördes i Sveriges och Finlands läkartidningar samt Tidningen Åland och Nya Åland samt AMS. Inom utsatt ansökningstid (= ) inkom fem tjänsteansökningar: (=Ansökningshandlingarna bifogas detta protokoll) Mogens Lindén, Mariehamn. Bilaga 1. Elias Orvomaa, Helsingfors. Bilaga 2. Sulo Puusta, Pärnu, Estland. Bilaga 3. Peter Rask, Örebro, Sverige. Bilaga 4. Dick Sjögren, Sthlm, Sverige. Bilaga 5. Sökanden Lindén, Orvomaa, Rask och Sjögren konstaterades av rekryteringsgruppen uppfylla de formella kriterierna läkare med specialistexamen samt erfarenhet av hälso- och sjukvårdsadministration och ledarskap. Tre av kandidaterna kallades till intervjuer som anordnades och Lindén, Rask och Sjögren. Rekryteringsgruppen har därefter sammankommit och Vid sammanträde konstaterade rekryteringsgruppen att sökande Peter Rask har den mest omfattande och dokumenterade administrationserfarenheten (=Områdeschef, klinikchefernas närmaste chef och medlem i sjukhusledningen, sjukhusdirektörens ledningsgrupp vid Örebro Universitetssjukhus). FÖRSLAG: Styrelsen besluter utse medicine doktor med specialistkompetens i kardiologi, Peter Rask till ny chefläkare vid ÅHS. Tillträde eller enligt överenskommelse tidigare. För tjänsten tillämpas avtalslön, om vilket ingås ett avtal med Peter Rask. BESLUT: Styrelsen beslöt omfatta beslutsförslaget. Förslag till avtal om lön och övriga arbetsvillkor behandlas vid styrelsens decembermöte. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 20

23 Styrelsen den 27 november 2009 DELGIVNINGAR 149 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande beslut och budgetuppföljning för kännedom: 1. Chefläkarens beslut LG 26/2009, 238 gällande köp av tjänster (tillfälliga läkartjänster till primärvårdsenheten), 2. Chefläkarens beslut LG 26/2009, 239 gällande prövning av tjänst, överläkare med aktuell placering vid psykiatrienheten, 3.Vik. chefläkarens beslut LG 27/2009, 250 gällande prövning av tjänst, munhygienist med aktuell placering vid tandvårdsenheten, 4. Vik. chefläkarens beslut LG 27/2009, 251 gällande prövning av tjänst, överläkare med aktuell placering vid akutenheten, 5. Budgetuppföljning enl. budgetansvar per oktober 2009 för Ålands hälso- och sjukvård. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 21