: Plats och tid Äppelkriget i kommunhuset, den, kl. 08.30-12.00, 13.00-14.25 Beslutande Leif Sandberg (C), ordförande Per-Martin Svensson (M), 1:e vice ordförande Sara Anheden (S), ers för Torgny Larsson (S) 62-77, 79, 81, 86-93 Torgny Larsson (S), 2:e vice ordförande 78, 80, 82-85 Övriga närvarande Se sidan 2 Utses att justera Per-Martin Svensson (M) Justerade paragrafer 62-93 Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Kommunkansliet den Pamela Lindqvist Ordförande Justerare Leif Sandberg (C) Per-Martin Svensson (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, kommunhuset, Gustafs Torg 16 Underskrift Pamela Lindqvist 1
: Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare Sara Anheden (S), 78, 80, 82-84 Tjänstemän Pamela Lindqvist, kommunsekreterare Stefan Larsson, kommunchef Helena Berlin, utvecklingschef Maria Wihlborg, personalchef Anders Eriksson, ekonomichef Jörgen Prahl, samhällsbyggnadschef Christina Jönsson, VA-chef Ida Abrahamsson, miljöstrateg Mats Andersson (M) Tomas Talik (S), revisionen Torsten Lindgren (S), revisionen Carina Ivarsson (C), revisionen Birgit Johansson (M), revisionen Håkan Malmgren (-), revisionen Anna Hilmarsson, PwC Anna Hagenkötter, kommunpolis 2
: Ärenden vid dagens sammanträde med Kommunstyrelsens arbetsutskott 62 Ändringar i föredragningslistan 63 Information/dialoger 64 Samverkansöverenskommelse gällande brottsförebyggande arbete för ökad trygghet och minskad brottslighet i Tomelilla Kommun 2016-2020 65 Medborgarlöfte Tomelilla kommun 2016 - Polismyndigheten Region Syd 66 Ändring i reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda - Arvode till överförmyndare och dennes ersättare 67 Svar på revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens upphandlingsprocess 68 Intern kontrollplan 2016 Kommunstyrelsen 69 Reviderad tidplan - Mål och budget 2017 70 Internbudget 2016 Kommunledningskontoret 71 Internbudget 2016 Samhällsbyggnad 72 Äskande om tilläggsanslag - vård och omsorgsnämnden 73 Äldreomsorgsplan 2015-2020 74 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen (SoL) - tredje och fjärde kvartalet samt sammanställning 2015 75 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) - tredje och fjärde kvartalet samt sammanställning 2015 76 Återrapportering av stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen 2015 (dnr 9.2-16436/2015) 77 Projekt fältassistenter 78 Äskande av medel till Överförmyndarverksamheten 2016 för utökning av personal 79 Redovisning av intern kontroll 2015 - Kultur- och fritidsnämnden 80 Intern kontrollplan 2016 - Kultur- och fritidsnämnden 81 Utökad bemanning på fritidsgården Soffta 82 Utökning av tjänst inom fastighetsenheten 83 Igångsättningsbeslut gällande renovering av storkök på Smedstorps skola 84 Hyresavtal Torget 11 Fritidsgårdsverksamhet 85 Granskningsbeslut planförslag för ändring av detaljplan för Kv Stärkan mm (Bo Ohlsson) 3
: 86 Motion - Prao för årskurs åtta och nio 87 Motion - Österlenhems sociala ansvar 88 Motion - Försök med "stadsodling" i Tomelilla 89 Motion - Arbetskläder åt personalen i kommunens förskolor 90 Svar på motion angående fri ekologisk frukt till barnen i klass F-3 91 Marknadsföring - Skolodling i Brösarp 92 Prissättning avseende efteranslutning av fastighet till fibernät 93 Anmälningsärenden ksau den 4
Ksau 62 Dnr KS Ändringar i föredragningslistan s beslut På förslag av ordförande Leif Sandberg (C) görs följande ändringar i föredragningslistan: Dialogärende kommundialog Skåne läggs till. Beslutsärende meningsfull fritid Projektansökan om medel Sociala investeringsfonden utgår. Beslutsärende marknadsföring - Skolodling i Brösarp läggs till. Beslutsärende prissättning avseende efteranslutning av fastighet till fibernät läggs till. 5
Ksau 63 Dnr KS 2016/2 Information/dialoger s beslut Information/dialoger läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Arbetsutskottet genomför dialog med revisionen (Tomas Talik (S), Torsten Lindgren (S), Carina Ivarsson (C), Birgit Johansson (M) och Håkan Malmgren (-)) samt Anna Hilmarsson från PwC. Mats Andersson (M), 1:e vice ordförande i kommunstyrelsen under 2015 deltar också i denna dialog. Diskussion förs runt de svar kommunstyrelsens ordförande lämnat på revisionens frågor inför årsrevisionen 2015. Ny dialog med revisionen bestäms till den 5 oktober 2016 klockan 8.30 n då kommunstyrelsens arbetsutskott sammanträder. Arbetsutskottet genomför dialog med kommunpolis Anna Hagenkötter om följande: - Migrationsrelaterade frågor. - Förebyggande arbete. Kommunchef Stefan Larsson informerar om följande: - Migrationsrelaterade frågor. -Behov av utökning av tjänster med anledning av IKT-satsning. Personalchef Maria Wihlborg informerar om följande: - Lönerevisionen. Enligt planen ska de nya lönerna vara klara till april. - Kommunal har begärt överläggning angående tolkningen av AB gällande OB-ersättning. - MBL 19 angående arbetsmarknadsenheten hålls denna vecka. - Övriga personalfrågor. 6
Ksau 63 forts. Ekonomichef Anders Eriksson informerar om följande: - Utkast till modell för fördelning av migrationspengar presenteras. - Hemtjänsten ser ut att ligga 250 tkr mot budget efter årets två första månader. - Pågående översyn av mindre inköp (rekvisitioner, kortköp, handkassor). Förslag till förstärkta rutiner är på gång. Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl informerar om följande: - Rapport från ombyggnaden av Rosendahl (Christina Jönsson). - Väg 11 från Svamparondellen och in till Tomelilla. Önskvärt med helt separerad g/c-väg. Om detta inte skulle vara möjligt så torde åtminstone en upphöjd betongssockel vara minimum. Arbetsutskottet ger förvaltningen (kommunchef och samhällsbyggnadschef) i uppdrag att undersöka vad som är genomförbart. - Hållsplatsen i Smedstorp. - Arbetet med lokalförsörjningsprogrammet. Biogasanläggning:. Nya önskemål från entreprenören presenteras. Arbetsutskottet kommer inte att vidta ytterligare åtgärder. (Stefan Larsson, Ida Abrahamsson). Torgny Larsson informerar om följande från kommundialog Skåne: - Stärkt sammarbete mellan stat och kommun. - Långsiktiga statsbidrag. - Investeringsbidrag till skolor. - Planerad översyn av lagtext gällande infrastruktur. - Bostadsfrågor. - Fiber. - Planerade förändringar i lagen om offentliga upphandlingar (LOU). 7
Ksau 64 Dnr KS 2016/31 Samverkansöverenskommelse gällande brottsförebyggande arbete för ökad trygghet och minskad brottslighet i Tomelilla kommun 2016-2020 s beslut Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Ärendebeskrivning Kommunpolis Anna Hagenkötter och utvecklingschef Helena Berlin presenterar förslag till samverkansöverenskommelse mellan Tomelilla kommun och Polismyndigheten Region Syd. Överenskommelsen syftar till att tydliggöra åtaganden och arbetsmetoder mellan polis och kommunförvaltning samt i olika former av nätverk. Samverkan sker redan i olika projekt i kommunen och dessa skall fortgå under 2016. Överenskommelsen syftar till att utveckla, fördjupa och tillsammans utefter bästa förmåga arbeta för medborgarnas trygghet och det brottsförebyggande arbetet. Fem samverkansområden pekas ut i överenskommelsen: trygghetsskapande åtgärder, satsningar på ungdomar, insatser mot trafikstörningar, narkotikabekämpning och kommunikation. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar teckna samverkansöverenskommelse gällande brottsförebyggande arbete för ökad trygghet och minskad brottslighet i Tomelilla Kommun 2016-2020 med Polismyndigheten Region Syd. 8
Ksau 64 forts. Beslutsunderlag Samverkansöverenskommelse gällande brottsförebyggande arbete för ökad trygghet och minskad brottslighet i Tomelilla Kommun 2016-2020, handlingsid: KS 2016.1116. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 9
Ksau 65 Dnr KS 2016/32 Medborgarlöfte Tomelilla kommun 2016 Polismyndigheten Region Syd s beslut Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Ärendebeskrivning Kommunpolis Anna Hagenkötter och utvecklingschef Helena Berlin presenterar förslag till medborgarlöfte Tomelilla kommun 2016. Medborgarlöften innebär att invånarna i Tomelilla Kommun under 2016 kan förvänta sig ett förutbestämt arbete i samverkan mellan polis och kommunledning med inriktning på det trygghetsskapande och brottförebyggande arbetet. Dessa löften skall verka för att invånarna skall känna sig trygga i kommunen genom ett aktivt brottsförebyggande arbete samt att risken för att utsättas för brott skall minska genom samverkan mellan polis och kommunledning. Polis och kommunledning arbetar ständigt med att identifiera och arbeta med problem och riskområden, såväl polisiära som sociala. Genom två medborgardialoger under 2015 genomförda av polis har invånarna i kommunen fått möjlighet att framföra sina åsikter och önskan om vad de vill att polisen lokalt skall arbeta med och mot i Tomelilla kommun. Medborgarlöftet grundar sig på medborgarnas åsikter och önskan men har också sin utgångspunkt i bl.a. underrättelseverksamhet, brottsstatistik samt kommunala och polisiära erfarenheter. Tomelilla kommun och lokalpolisområde Tomelilla föreslås avge följande löfte om, genom gemensamma insatser: 10
Ksau 65 forts. - att genomföra fyra riktade polisiära insatser mot fordonsproblematiken med poliser med spetskompetens inom trafik. - att polisiära skolbesök en gång i veckan på Kastanjeskolan fortsätter i samverkan mellan polis och skola - att ungdomsprojektet på fritidsgården Soffta fortsätter en gång i veckan med samverkan mellan polis, socialsekreterare, ungdomssamordnare, arbetsförmedling samt fritidspedagoger. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att tillsammans med Polismyndigheten Region Syd avge föreslaget medborgarlöfte. Beslutsunderlag Medborgarlöfte Tomelilla kommun 2016 - Polismyndigheten Region Syd, handlingsid: KS 2016.1117. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 11
Ksau 66 Dnr KS 2014/335 Ändring i reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda - Arvode till överförmyndare och dennes ersättare s förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar att fastställa följande arvode från och med den 1 juli 2016: Överförmyndare, 1,25 inkomstbasbelopp året före ersättningsåret (1,25 X 58 100 kr = 72 650 kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 6 timmar per vecka utan ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner. Ersättare för överförmyndare, 40 % av arvodet för överförmyndaren (40 % av 72 650 kr = 29 050 kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 3 timmar per vecka utan ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner. Ärendebeskrivning Kommunsekreterare Pamela Lindqvist framför i tjänsteskrivelse den 10 mars 2016 följande: Den nya överförmyndarorganisationen med gemensam tjänstemannaorganisation för Tomelilla kommun, Sjöbo kommun och Ystads kommun träder i kraft den 1 januari 2016. I samband med detta pågår en översyn av delegeringsordningar för att skapa så lika beslutsordningar som möjligt i kommunerna. Under innevarande mandatperiod har Ystad/Sjöbo en gemensam överförmyndarnämnd medan Tomelilla kommun, liksom tidigare har en överförmyndare och en ersättare för denne. 12
Ksau 66 forts. Den nya beslutsordningen med delegeringsregler innebär att arbetssättet för överförmyndaren förändras i riktning mot mer uppföljning och kontroll, i likhet med den gemensamma överförmyndarnämnden. Det får därför också anses rimligt att se över arvoderingen av uppdraget. Överförmyndarens nuvarande arvode, i vilket ingår ersättning för två halvdagars tjänstgöring, uppgår 3,52 inkomstbasbelopp eller 200 288 kr/år (2015 års nivå). Undertecknad föreslår att arvodet istället sätts till 1,25 inkomstbasbelopp, 1,25 X 58 100 = 72 625 kr/år (2016 års nivå). I arvodet bör ingå att tjänstgöra minst 6 timmar per vecka. Ersättaren för överförmyndaren har en speciell situation och måste hålla sig á jour med arbetet. Ersättaren har idag ett arvode om 28 450 kronor/år. Undertecknad föreslår att ersättaren erhåller att arvode om 40 % av överförmyndarens arvode, det vill säga 29 050 kronor/år (2016 års nivå). Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att fastställa följande arvode från och med den 1 juli 2016: Överförmyndare, 1,25 inkomstbasbelopp året före ersättningsåret (1,25 X 58 100 kr = 72 650 kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 6 timmar per vecka utan ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner. Ersättare för överförmyndare, 40 % av arvodet för överförmyndaren (40 % av 72 650 kr = 29 050 kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 3 timmar per vecka utan ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: KS 2016.1118. 13
Ksau 66 forts. Tidigare behandling Kommunfullmäktige 131/2015: Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen 199/2015: Kommunfullmäktige beslutar att fastställa följande arvode från och med den 1 januari 2016: Överförmyndare, 1,25 inkomstbasbelopp året före ersättningsåret (1,25 X 58 100 kr = 72 650 kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 6 timmar per vecka (för dessa 6 timmar utgår ingen ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner). Ersättare för överförmyndare, 40 % av arvodet för överförmyndaren (40 % av 72 650 kr = 29 050 kr för år 2016), i arvodet ingår att tjänstgöra minst 3 timmar per vecka (för dessa 3 timmar utgår ingen ytterligare ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller pensions- och semesterförmåner). 228/2015: Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 14
Ksau 67 Dnr KS 2015/376 Svar på revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens upphandlingsprocess s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen tar till sig revisionens synpunkter och i övrigt antar kommunchefens tjänsteskrivelse daterad den 14 mars 2016, handlingsid KS 2016.1211, som svar på revisonens synpunkter. Ärendebeskrivning Kommunchef Stefan Larsson framför i tjänsteskrivelse den 14 mars 2016 följande: Kommunrevisionen har i december 2015 inkommit med en granskningsrapport gällande kommunstyrelsens upphandlingsprocess. Den övergripande revisionsfrågan har varit Är kommunstyrelsens hantering av upphandlingar ändamålsenlig utifrån LOU (lagen om offentlig upphandling) och kommunala riktlinjer? Revisionens samlade bedömning är att kommunstyrelsens hantering av upphandlingar inte är helt ändamålsenlig. Utifrån revisions-rapporten har kommunrevisorerna ställt 16 frågor till kommunstyrelsen för åtgärd senast den 15 mars. Då handlingen inkom till kommunen den 16 december 2015 har ärendet inte hunnit beredas till kommunstyrelsens sammanträde den 10 februari 2016. Kommunförvaltningen har då begärt dispens med att inkomma med svaret intill den 15 april, vilket revisionen har beviljat. Nedan följer förvaltningens förslag till svar på revisionens 16 frågor: 15
Ksau 67 forts. 1. Samtliga upphandlingsdokument uppdateras för att leva upp till de nya lagkrav kring upphandling som införs under 2016. Alla upphandlingsdokument kommer att uppdateras. Ett nytt upphandlingsreglemente föreläggs kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i juni 2016. Därefter kommer de interna styrdokumenten revideras/uppdateras och implementeras. Vad avser samverkansavtalet mellan de fyra kommunerna i sydöstra Skåne kommer förvaltningen särskilt följa upp vad som framkommit i revisionsrapporten. Redan nu kan dock konstateras att befintliga resurser i form av en inköpssamordnare inte är tillräckligt för hantera nuvarande ärendemängden samt ha en hållbar inköpsfunktion. 2. Samtliga styrdokument som direkt handlar om upphandlingsprocessen blir tydligare och sinsemellan överensstämmande samt att de hänvisar till varandra. Se ovan. 3. Ansvarsfördelningen i upphandlingsprocessen blir tydlig i alla delar. I de fall ansvarsfördelningen är otydlig kommer detta att rättas till i kommande reglemente och övriga styrdokument. 4. Kommunstyrelsens reglemente och delegationsregler blir tydlig i alla delar. Se svar på fråga 1 och fråga 3. 5. Kommunstyrelsens reglemente och delegationsregler för kommunstyrelsen är överensstämmande Se svar på fråga 1 och fråga 3. 16
Ksau 67 forts. 6. Uppgiftsfördelningen mellan kommunstyrelsen och dess arbetsutskott respektive samhällsbyggnadsutskott tydliggörs. Se svar på fråga 1 och fråga 3. 7. Delegationsregler för kommunstyrelsen omfattar samtliga delegationsbeslut. Att fatta tilldelningsbeslut utifrån ett politiskt beslut är oftast att anse som ren verkställighet. Gällande tilldelningsbeslutet för Rosendals avloppsreningsverk, som nämns i revisionens rapport, är det oklart om det gällde rätten att teckna kommunens firma eller om det var ett nytt beslut att anta anbudet. Oavsett vilket kommer handlingen att anmälas i delegationsförteckningen. 8. Delegationsbeslut rapporteras separat till kommunstyrelsen, inte bara som en del av protokoll från arbetsutskottet. Eftersom arbetsutskottets beslut anmäls till kommunstyrelsen får styrelsen kännedom om fattade beslut. Att upprätta ytterligare en förteckning är ett merarbete som inte skapar något värde för skattebetalarna och det påverkar inte ledamöternas möjligheter till insyn. Punkten lämnas utan ytterligare åtgärd. 9. Upphandlingar utvärderas. Utöver den utvärdering som görs innan ett anbud antas sker också en löpande uppföljning av leverantörernas prestationer. Ett sådant exempel är den just nu pågående uppföljningen av upphandlad lokalvård. Generellt sett kan dock förvaltningens uppföljning bli bättre. 17
Ksau 67 forts. 10. Det tydliggörs vilka kunskapskrav som ställs på personal som hanterar upphandlingar och att personal som hanterar upphandlingar har den utbildning som krävs för arbetsuppgifterna. Kommunförvaltning utbildar ny personal löpande och vid behov genomförs kompletterande utbildningar för att uppdatera medarbetarnas kompetens. Ett alternativ som övervägs är att genomföra någon form av grundkurs eller certifiering för de tjänstemän som berörs. 11. Alla handlingar som rör en upphandling finns samlade i en akt. Alla handlingar skall hanteras utifrån vid var tid gällande instruktioner. I den mån det finns brister kommer dessa att rättas till. 12. Avtal finns lättillgängliga för verifikation vid attest av faktura. Kommunförvaltningen kommer vidta åtgärder för att öka tillgängligheten till avtalsdatabaser. 13. Alla avtal är skriftliga. Kommunförvaltningen kommer att stärka uppföljningen gällande hanteringen av ingångna avtal. Däremot bör det övervägas i framtiden vilka beloppsgränser som bör gälla för skriftliga avtal. 14. Ramavtal följs och att ramavtalsföljsamhet kontrolleras regelbundet. Avtalstrohet följs upp löpande och införandet av ett enkelt system för uppföljning av avtalstroheten övervägs inom förvaltningen. 15. De nya riktlinjerna för kommunstyrelsens uppföljning av upphandlade projekt följs och stärks ytterligare avseende den ekonomiska uppföljningen. De nya riktlinjerna kommer att följas. I övrigt sker löpande rapportering såväl muntligt som skriftligt till kommunstyrelsens arbetsutskott, vilket får anses som tillräckligt. 18
Ksau 67 forts. 16. Den interna kontrollplanen för 2015 fullföljs. Den interna kontrollplanen är beslutad av en politisk församling och kommer att redovisas till kommunstyrelsen precis som övriga interna kontrollplaner. Förvaltningens förslag till beslut föreslår kommunstyrelsen att kommunstyrelsen tar till sig revisionens synpunkter och i övrigt antar kommunchefens tjänsteskrivelse daterad den 14 mars 2016 som svar på revisonens synpunkter. Beslutsunderlag Revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens upphandlings-process daterad den 10 december 2015, handlingsid: KS 2015.4159. Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson, handlingsid: KS 2016.1211. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 19
Ksau 68 Dnr KS 2016/119 Förslag till inriktning av intern kontrollplan 2016 - Kommunstyrelsen s beslut uppdrar till förvaltningen att inför kommunstyrelsens sammanträde den 4 april 2016 föreslå fyra kontrollområden som skall ingå i styrelsens egen internkontrollplan 2016. Dessa områden skall vara fördelade enligt följande: Kommunledningskontoret - 2 områden Kostverksamheten - 1 område Samhällsbyggnadsverksamheten - 1 område Ärendebeskrivning Kommunchef Stefan Larsson framför i tjänsteskrivelse den 15 mars 2016 följande: Enligt gällande reglemente för intern förvaltningskontroll skall varje nämnd årligen upprätta en internkontrollplan ( 6). Förvaltningen föreslår att inför 2016 års internkontrollplan skall fyra områden granskas fördelat på två områden inom kommunledningskontoret, ett område inom respektive kostoch samhällsbyggnadsverksamheten. Förvaltningens förslag till beslut uppdrar till förvaltningen att inför kommunstyrelsens sammanträde den 4 april 2016 föreslå fyra kontrollområden som skall ingå i styrelsens egen internkontrollplan 2016. Dessa områden skall vara fördelade enligt följande: Kommunledningskontoret - 2 områden Kostverksamheten - 1 område Samhällsbyggnadsverksamheten - 1 område 20
Ksau 68 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson, handlingsid: KS 2016.1212. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kommunchef Stefan Larsson 21
Ksau 69 Dnr KS 2016/17 Reviderad tidplan - Mål och budget 2017, plan för 2018 och 2019 s beslut fastställer reviderad tidplan för arbetet med mål och budget 2017-2019 enligt bilaga 1, handlingsid: KS 2016.1213. Ärendebeskrivning Kommunchef Stefan Larssson anför i tjänsteskrivelse den 15 mars 2016 följande: fastställde januari 2016 tidplan för mål och budget 2017 samt plan för 2018-2019. För att undvika att extra nämndsammanträden behöver kallas in föreslås att datumet för när nämndernas remissvar skall ha inkommit flyttas fram till den 31 augusti. Vidare föreslås att kommunstyrelsens remiss skall ha behandlats av respektive lokal samverkansgrupp innan nämnderna avger sitt yttrande. Förvaltningens förslag till beslut fastställer reviderad tidplan för arbetet med mål och budget 2017-2019 enligt bilaga 1. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson, handlingsid: KS 2016.1214. Bilaga 1 Tidplan för mål och budget 2017, plan för 2018 och 2019, reviderad 2016-03-16, handlingsid: KS 2016.1213. Beslut kommunstyrelsens arbetsutskott 16/2016 22
Ksau 69 forts. Tidigare behandling 16/2016: fastställer tidplan för mål och budget 2017, plan 2018 och 2019, enligt bilaga 1, med följande tillägg: Byggnadsnämndens ordförande ska kallas till omvärldsdagen den 10 februari 2016. Inspirationsdag den 12 april 2016 läggs till. Målgruppen för Tomelillas deltagare ska vara samma som för Sjöbos. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Samtliga nämnder Österlenhem/TIAB Kommunledningskontoret Fackliga organisationer 23
Ksau 70 Dnr KS 2016/70 Internbudget 2016 Kommunledningskontoret samt kostenheten s förslag till kommunstyrelsen samt beslut kommunstyrelsen beslutar fastställa förslag till internbudget 2016 för kommunledningskontoret samt kostverksamheten enligt bilaga, handlingsid: KS 2016.1225. Ekonomichef Anders Eriksson uppdras att i dialog vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den redovisa vilken typ av poster som faller in under kategorierna övrigt. Ärendebeskrivning Kommunchef Stefan Larsson och Ekonomichef Anders Eriksson anför i tjänsteskrivelse den följande: Enligt intentionerna i kommunallagen (6 kap. 34) samt den av kommunfullmäktige beslutade styrmodellen skall varje nämnd/styrelse besluta om en internbudget för den verksamhet som de förtroendevalda ansvarar för. Genom ett beslut om internbudgeten samt de av kommunfullmäktige tidigare antagna politiska målen kan förvaltningen påbörja arbetet med att upprätta verksamhetsplaner. På grund av uppsättandet av arbetsmarknadsenheten enligt tidigare beslut kommer internbudgeten 2016 att behöva revideras senare under året. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta förslag till internbudget 2016 för kommunledningskontoret. 24
Ksau 70 forts. Beslutsunderlag Internbudget 2016 Kommunledningskontoret samt kostenheten, handlingsid: KS 2016.1225. Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson och ekonomichef Anders Eriksson, handlingsid: KS 2016.1224 Förslag till beslut under sammanträdet Leif Sandberg (C) föreslår att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag med tillägget att ekonomichef Anders Eriksson uppdras att i dialog vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den redovisa vilken typ av poster som faller in under kategorierna övrigt. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med Leif Sandbergs förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Ekonomichef Anders Eriksson 25
Ksau 71 Dnr KS 2016/70 Internbudget 2016 - Samhällsbyggnad s förslag till kommunstyrelsen föreslår kommunstyrelsen att fastställa internbudget 2016 för verksamheten samhällsbyggnad enligt bilaga 1, handlingsid: KS 2016.1291. Ärendebeskrivning Enligt intentionerna i kommunallagen (6 kap. 34) samt den av kommunfullmäktige beslutade styrmodellen skall varje nämnd/styrelse besluta om en internbudget för den verksamhet som de förtroendevalda ansvarar för. Genom ett beslut om internbudgeten samt de av kommunfullmäktige tidigare antagna politiska målen kan förvaltningen påbörja arbetet med att upprätta verksamhetsplaner i de olika verksamheterna. Förvaltningens förslag till beslut föreslår kommunstyrelsen att fastställa internbudget 2016 för verksamheten samhällsbyggnad enligt bilaga 1, handlingsid: KS 2016. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson och ekonomichef Anders Eriksson, handlingsid: KS 2016.1291. Internbudget 2016 Samhällsbyggnad, handlingsid: KS 2016.838. Tidigare behandling Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott 10/2016: Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott beslutar att godkänna internbudgeten för samhällsbyggnadsavdelningen för 2016. 26
Ksau 71 forts. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 27
Ksau 72 Dnr KS 2016/96 Äskande om tilläggsanslag - vård och omsorgsnämnden s beslut Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Ärendebeskrivning Kommunchef Stefan Larsson anför i tjänsteskrivelse den 15 mars 2016 följande: Vård och omsorgsnämnden har beslutat att äska om en utökad ram med totalt 1 267 tkr. Fördelat på 1 192 tkr avseende kostnader för personlig assistans samt 75 tkr för efterrätt på de boenden som är i extern regi. Förvaltningen föreslår att vård- och omsorgsnämnden får ett tilläggsanslag 2016 om 1 267 000 kronor. Finansieringen av tilläggsanslaget föreslås ske genom årets resultat. Alternativet till tilläggsanslaget är att ge förvaltningen ett sparbeting på motsvarande summa. Förvaltningens förslag till beslut föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att utöka vård- och omsorgsnämndens budget för 2016 med 1 267 000 kronor. Finansieringen av tilläggsanslaget föreslås ske genom årets resultat. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson, handlingsid: KS 2016.1215. Beslut vård och omsorgsnämnden 22/2016. 28
Ksau 72 forts. Tidigare behandling Vård och omsorgsnämnden 22/2016: Vård och omsorgsnämnden beslutar äska om utökad ram med totalt 1 267 tkr kronor varav 1 192 tkr avser kostnader för personlig assistans som under 2015 flyttades över från kommunstyrelsens omsorgspeng till vård- och omsorgsverksamheten utan någon kompensation i ram varken för år 2015 eller 2016, samt 75 tkr för efterrätt även i verksamhet i extern regi. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar överlämna ärendet till kommunstyrelsen utan ställningstagande. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 29
Ksau 73 Dnr KS 2015/285 Äldreomsorgsplan 2015-2020 s beslut samt förslag till kommunstyrelsen beslutar återremittera inledningen till förvaltningen med uppdrag till vård och omsorgsnämndens ordförande att före ärendets behandling i kommunstyrelsen korrigera inledningen. Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige att anta äldreomsorgsplan 2015-2020. Ärendebeskrivning Äldreomsorgen ger insatser till äldre människor med den hjälp de behöver för att klara av sin vardag. Hjälpbehovet kan vara förorsakat av sjukdom, funktionsnedsättningar eller ren ålderssvaghet. Äldreomsorgen och stöd till anhöriga är huvudsakligen kommunernas ansvar och regleras av socialtjänstlagen (SoL). Kommunal hemsjukvård är till för de personer som inte själva kan ta sig från hemmet till vårdcentralen och till de som bor på särskilt boende. En ny Äldreomsorgsplan har tagits fram med syfte att utveckla och förbättra hjälpen och stödet för äldre. Planen fastställer sju utvecklingsområden: Värdigt liv och värdegarantier, äldres behov i centrum, rättssäkerhet i särskilt boende, säker hemgång efter sjukhusvistelse, boendeformer, personalens kompetens och rekryteringsbehov samt e-hälsa/digitala tjänster. Tjänstemän i äldreomsorgens ledningsgrupp har arbetat fram planen. Planen har varit ute på remiss och har därefter redigerats kring vissa formuleringar. Äldreomsorgsplanen ska bidra till att utveckla och förbättra hjälpen och stödet för äldre under åren 2015-2020. Beslutsunderlag Äldreomsorgsplan, handlingsid: KS 2016.1227. Redovisning av remissvar daterad 2015-06-05, handlingsid: KS 2015.3231. 30
Ksau 73 forts. Tidigare behandling Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott behandlade ärendet den 11 juni 2015, 47 och beslutade lämna ärendet till nämnden utan förslag till beslut. Vård och omsorgsnämnden behandlade ärendet den 25 juni 2015, 57 och beslutade att bordlägga ärendet till sammanträdet i augusti 2015. Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 56/2015: Vård och omsorgsnämnden beslutar att godkänna äldreomsorgsplanen för 2015-2020. 222/2015 Arbetsutskottet beslutar att återremittera ärendet till vård- och omsorgsnämnden för att närmare beskriva bland annat ekonomiska konsekvenser av utvecklingsområdena 4 och 5. Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 93/2015 Arbetsutskottet föreslår nämnden att revidera texten gällande utvecklingsområde 4 och 5 i enlighet med kommunstyrelsens arbetsutskott. Vård och omsorgsnämnden 96/2015: Nämnden beslutar godkänna äldreomsorgsplanen för 2015-2020 med föreslagna ändringar i texten gällande utvecklingsområde 4 och 5 i enlighet med kommunstyrelsens arbetsutskott. Förslag till beslut på sammanträdet Leif Sandberg (C) föreslår i tilläggsyrkande att arbetsutskottet beslutar återremittera inledningen till förvaltningen med uppdrag till vård och omsorgsnämndens ordförande att före ärendets behandling i kommunstyrelsen korrigera inledningen. Detta då inledningen är skriven av tidigare ordförande i nämnden. 31
Ksau 73 forts. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar bifalla vård och omsorgsnämndens förslag samt Leif Sandbergs tilläggsyrkande. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Socialchef Madeleine Moberg 32
Ksau 74 Dnr KS 2015/142 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen (SoL) - tredje och fjärde kvartalet samt sammanställning 2015 s förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige lägger rapporteringen till handlingarna. Ärendebeskrivning Avdelningschef Christel Nilsson framför i tjänsteskrivelse den 22 januari i huvudsak följande: Rapportering av gynnande beslut som inte verkställts inom 90 dagar ska göras till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) enligt 16 kap 6 f-h och 4 kap 1 Socialtjänstlagen (SoL). Huvudrapportör är avdelningschef Christel Nilsson. Förutom IVO ska även kommunfullmäktige, vård och omsorgsnämnden och kommunens revisorer få kännedom om rapporteringen. Kommunfullmäktige underrättas om rapporteringen i syfte att få kännedom om behoven för att kunna planera för bostäder och andra insatser till äldre och funktionsnedsatta både på kort och lång sikt. (SoL 5 kap. 4,5,6,7,8 ). Vård och omsorgsnämnden är ansvariga på individnivå och måste informeras om hur det individuella behovet tillgodoses i väntan på att beslutet kan verkställas. Revisorerna ska granska om och hur socialnämnden verkställer gynnande beslut. Dessa ska förutom sammanställningen också kunna ta del av avidentifierad individrapportering. 33
Ksau 74 forts. När ett beslut, som tidigare rapporterats in som ej verkställt, senare har verkställts eller om ärendet på grund av annat skäl har avslutats, rapporteras detta löpande till IVO. En kommun som inte verkställt besluten inom skälig tid riskerar vite. Under fjärde och sista kvartalet 2015 finns tre gynnande beslut som inte verkställts men som erbjudits lägenhet inom 90 dagar. Sammanställning 2015 Rapporteringsperiod 150101-150331 Kvartal 1 150101-150331 Kvartal 1 150401-150630 Kvartal 2 Beslutet gäller SoL 4 kap. 1 Särskilt boende SoL 4 kap. 1 Särskilt boende Dem.sanpassat SoL 4 kap. 1 Särskilt boende Besluts datum Verkställt/ återrapport till IVO Antal dagar ej verkställt Orsak 2014-12-15 2015-06-01 166 Tackat nej 2014-12-22 2015-07-01 190 Tackat nej 2015-01-15 2015-12-16 335 Tackat nej x flera 150901-151231 Kvartal 4 150901-151231 Kvartal 4 150901-151231 Kvartal 4 SoL 4 kap. 1 Särskilt boende SoL 4 kap. 1 Särskilt boende SoL 4 kap. 1 Särskilt boende 2015-09-02 Ej verkställt 2015-12-31 2015-09-17 Ej verkställt 2015-12-31 2015-09-16 Ej verkställt 2015-12-31 (121) Tackat nej till Norrevång, vill till Byavången (106) Tackat nej till Norrevång, vill till Valkyrian (105) Tackat nej till Norrevång, vill bo kvar i Tomelilla Beslutsunderlag Beslut vård och omsorgsnämnden, VON 26/2016. 34
Ksau 74 forts. Tidigare behandling Vård och omsorgsnämnden 26/2016: Vård och omsorgsnämnden beslutar godkänna redovisningen för rapporteringsperioden och överlämnar densamma till kommunfullmäktige samt revisorerna. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 35
Ksau 75 Dnr KS 2015/143 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) - tredje och fjärde kvartalet samt sammanställning 2015 s förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige lägger rapporteringen till handlingarna. Ärendebeskrivning Avdelningschef Christel Nilsson framför i tjänsteskrivelse den 22 januari i huvudsak följande: Rapportering av gynnande beslut som inte verkställts inom 90 dagar ska göras till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) enligt 9 och 28 a-h Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och 16 kap 6 f-h Socialtjänstlagen (SoL). Huvudrapportör är avdelningschef Christel Nilsson. Förutom IVO ska även kommunfullmäktige, vård och omsorgsnämnden och kommunens revisorer få kännedom om rapporteringen. Kommunfullmäktige underrättas om rapporteringen i syfte att få kännedom om behoven för att kunna planera för bostäder och andra insatser enligt LSS. Vård och omsorgsnämnden är ansvariga på individnivå och måste informeras om hur det individuella behovet tillgodoses i väntan på att beslutet kan verkställas. Revisorerna ska granska om och hur socialnämnden verkställer gynnande beslut. Dessa ska förutom sammanställningen också kunna ta del av avidentifierad individrapportering. 36
Ksau 75 forts. När ett beslut, som tidigare rapporterats in som ej verkställt, senare har verkställts eller om ärendet på grund av annat skäl har avslutats, rapporteras detta löpande till IVO. En kommun som inte verkställt besluten inom skälig tid riskerar vite. Inga gynnande beslut har rapporterats som ej verkställda under tredje och fjärde kvartalet. Sammanställning 2015 Rapporteringsperiod 150101-150331 Kvartal 1 150101-150331 Kvartal 1 Beslutet gäller LSS 9.9 Bostad för vuxna LSS 9.4 Kontaktperson Besluts datum Verkställt/ återrapporterat Antal dagar ej verkställt Orsak 2014-10-27 2015-02-25 121 Sjukhusvistelse 2014-09-23 2015-04-30 220 Svårigheter rekrytera Beslutsunderlag Beslut vård och omsorgsnämnden, VON 27/2016. Tidigare behandling Vård och omsorgsnämnden 27/2016: Vård och omsorgsnämnden beslutar godkänna redovisningen för rapporteringsperioden och överlämnar densamma till kommunfullmäktige samt revisorerna. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 37
Ksau 76 Dnr KS 2015/382 Återrapportering av stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen 2015 (dnr 9.2-16436/2015) s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar översända föreslagen återrapportering avseende stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen för andra halvåret 2015 till socialstyrelsen. Ärendebeskrivning Tomelilla kommun har via socialstyrelsen beviljats 1,6 mnkr i stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen för andra halvåret 2015. Kommunen ska till socialstyrelsen redovisa att beviljade medel använts enligt de direktiv som ligger till grund för stimulansmedlen. Avdelningschef Christel Nilsson har i enlighet med socialstyrelsens anvisningar sammanställt återrapportering av stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Beslutsunderlag Beslut vård och omsorgsnämnden, VON 14/2016. Återrapportering av stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen 2015, handlingsid: KS 2016.781. Tidigare behandling Vård och omsorgsnämnden 14/2016: Vård och omsorgsnämnden beslutar att föreslå kommunstyrelsen att översända föreslagen återrapportering avseende stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen för andra halvåret 2015 till socialstyrelsen. 38
Ksau 76 forts. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med vård och omsorgsnämndens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 39
Ksau 77 Dnr KS 2016/94 Projekt fältassistenter s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar genomföra projekt fältassistenter samt föreslår kommunfullmäktige att 2016 års kostnader om 556 250 kronor ska finansieras från resultatet. Resterande kostnader för 2017 och 2018 överlämnas till budgetberedningen för beaktande inför kommande budget. Ärendebeskrivning Det finns idag ett behov av att stärka upp och bredda förvaltningens arbete med ungdomar. Det väl fungerande samlade ungdomsarbetet behöver kompletteras med en fältverksamhet. Genom att inrätta en fältverksamhet ges möjlighet att kunna arbeta både med ett uppsökande och ett förebyggande perspektiv. Goda relationer kan därmed etableras under kvällar och helger i offentliga ungdomsmiljöer. Fältverksamheten förväntas bidra till att öka den upplevda tryggheten i hela kommunen. Fältverksamheten ska arbeta på individ-, grupp- och strukturell nivå med ungdomar som riskerar att utveckla sociala problem. Frivillighet och förtroende ska prägla arbetet som ska utgå från ungas egna behov och resurser. För att skapa positiva förändringsprocesser krävs flexibilitet vid val av arbetsmetoder och att arbetstid förläggs till kvällar och helger i de miljöer där unga vistas. Verksamheten ska använda väl beprövade och kunskapsbaserade metoder samt tillvarata ny forskning inom kunskapsområdet. Ett aktivt arbete med att utveckla idéer och arbetsmetoder ska möjliggöra deltagande i olika externt finansierade projekt och samarbeten. Fältverksamheten ska arbeta stödjande och motiverande med enskilda ungdomar men även kunna leda grupper. Vid möten med föräldrar, verksamheter och andra aktörer som möter unga ska kunskap förmedlas om ungas situation och om risk- och skyddsfaktorerer för ungas hälsa och utveckling. 40
Ksau 77 forts. Målgruppen är främst unga mellan 13-25 år. Utöver uppsökande och förebyggande arbete i denna åldersgrupp ska även det arbete som bedrivs för att möta behovet av meningsfull fritid för barn mellan 9 13 år kunna stödjas. Samverkan med andra aktörer är viktig. Detta görs exempelvis genom att ingå i relevanta samverkansgrupper och att delta i Polisprojekt Tomelilla. För Nattvandrande föräldrar och andra ideella aktörer och frivilligorganisationer kan fältassistenterna fungera som förvaltningens kontakt. Organisatorisk placering föreslås till Resursenheten Balder. Där finns funktioner för stöd till unga samlade. Två tjänster med allmän visstidsanställning under 24 månader som fältassistenter föreslås inrättas för uppdraget. Stöds projektet av framgångsfaktorer i enlighet med målen, finns möjlighet till förlängning av projektet. Mål Tidiga insatser för unga i riskzon Minskat utanförskap Ökad psykisk hälsa Ökat samarbete mellan olika aktörer och föreningsliv Ökad upplevelse av trygghet i närmiljön för unga och övriga kommuninvånare Kostnadsberäkning 2,0 årsarbetare 24 månader 2 200 000 kr Administration 25 000 kr Summa 2 år 2 225 000 kr Beslutsunderlag Familjenämnden, FN 22/2016 41
Ksau 77 forts. Tidigare behandling Familjenämnden 22/2016: Familjenämnden beslutar att ställa sig positiv i ärendet att anställa två fältassistenter under en projekttid på två år, med möjlighet till förlängning, och att projektet finansieras via överskott av integrationsmedel för 2016. Familjenämnden beslutar vidare att föreslå kommunstyrelsens arbetsutskott att godkänna 2,0 årsarbetare inrättas under en begränsad period om två år med möjlighet till förlängning och att kostnaden på 2 225 000 kronor finansieras med överskott av integrationsmedel för 2016. Förslag till beslut under sammanträdet Leif Sandberg (C) föreslår att kommunstyrelsen beslutar genomföra projekt fältassistenter samt föreslår kommunfullmäktige att 2016 års kostnader om 556 250 kronor ska finansieras från resultatet. Resterande kostnader för 2017 och 2018 överlämnas till budgetberedningen för beaktande inför kommande budget. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar bifalla Leif Sandbergs förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 42
Ksau 78 Dnr KS 2015/361 Äskande av medel till Överförmyndarverksamheten 2016 för utökning av personal s beslut beslutar godkänna att överförmyndarenheten utökas tillfälligt med en administratör på 50 % sysselsättningsgrad så omgående som möjligt fram till 31 december 2016. Redan befintlig administratör som för närvarande har en 100 % tjänst fram till 30 juni 2016, förlängs till 31 december 2016. Finansiering för Tomelillas del sker via överskottet från migrationsverksamheten. Ärendebeskrivning Överförmyndare Walter Borgström och ersättare överförmyndare Bo Herou framför i skrivelse den 10 december 2015 följande: Verksamheten har under hösten 2015 expanderat både när det gäller ensamkommande flyktingbarn och när det gäller normala godmans-ärenden. I september 2015 fick vi en utökning av 1 heltidstjänst, denna utökning gäller tills den 30 juni 2016. Vår bedömning är att ytterligare utökning behövs under 2016 med 1 heltidstjänst på det gemensamma kansliet. Kostnaden för denna heltidstjänst innebär 406 000 kronor. Tillkommande kostnader för denna tjänst innebär kontorsplats 23 000 kronor/år, IT ca 7 000 kronor och telefoni 5 000 kronor totalt 35 000 kronor per år. Behovet av utbildning för ytterligare godmän till ensamkommande barn beräknas till 20 000 kronor. 43
Ksau 78 forts. Totalt 461 000 kronor. Uppdelning mellan kommunerna innebär en extra kostnad för Tomelilla kommun på 120 000 kronor för år 2016. Denna utökning har nämnden för Ystad-Sjöbo antagit och kommer att äska dessa medel. Kommunchef Stefan Larsson anför i tjänsteskrivelse den 10 mars 2016 följande: Ärendemängden har ökat markant. Handläggarna ligger på för högt nyckeltal ärende/handläggare. Tanken är att genom att utöka med administrativa tjänster så kan handläggarna ligga på en något högre nivå av ärenden då man kan lägga över administrativa arbetsuppgifter kring ärendena till administratören. Skulle inflödet av ärenden fortsätta att öka kan behovet även finnas av utökning av handläggare, men det kräver mer analys. Under 2015 ökade ärendemängden med 25 %, störst andel av denna ökning är god man ärenden för ensamkommande barn. 2016 har fortsatt och from 1 januari till början av mars har ytterligare 60 ärenden tillkommit, vilket motsvarar 18 % ökning. Prognoserna är att utökning kommer att ske under hela 2016. Varje handläggare på avdelningen har idag ansvar för i genomsnitt 332 ärenden, rekommendationerna ligger på ca 200-220 ärenden per handläggare. Dessa nyckeltal låg till grund för utredningen innan samarbetet startade. Kostnaden för att utöka befintlig administratörs 100 % tjänst ytterligare sex månader beräknas till ca 230 tkr. Kostnaden för ytterligare administratör om 50 % för tiden 1 mars 2016 31 december 2016 beräknas till ca 190 tkr. Total kostnad för utökningen beräknas således till 420 tkr och kommer att fördelas mellan kommunerna enligt fördelningstal i samarbetsavtal: Ystad: 43,63 % = ca 182 tkr. Sjöbo: 30,78 % = ca 130 tkr. Tomelilla: 25,59 % = ca 108 tkr. 44
Ksau 78 forts. Finansieringen för Tomelilla kommuns del föreslås ske via överskottet från migrationsverksamheten. Förvaltningens förslag till beslut Att överförmyndarenheten utökas tillfälligt med en administratör på 50 % sysselsättningsgrad så omgående som möjligt fram till 31 december 2016. Redan befintlig administratör som för närvarande har en 100 % tjänst fram till 30 juni 2016, förlängs till 31 december 2016. Finansieringen för Tomelilla kommuns del föreslås ske via överskottet från migrationsverksamheten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunchef Stefan Larsson, handlingsid: KS 2016.1218. Beslut Ystad-Sjöbo överförmyndarnämnd 9/2016, handlingsid: KS 2016.431. Kostnadskalkyl gemensamt överförmyndarkansli 2016-01-01-2016-12-31, handlingsid: KS 2016.433. Statistik Ystad-Sjöbo-Tomelilla överförmyndarverksamhet, handlingsid: KS 2016.1217. Tidigare behandling 282/2015: återremitterar ärendet till överförmyndarverksamheten för kompletterande utredning där statistiken förtydligas och även kompletteras med nyckeltal och kostnader samt antal ärenden per handläggare där ökningen av antalet ärenden tydligt framgår. Vidare ska ärendet kompletteras med skriftligt åtagande från Ystads och Sjöbo kommuner avseende deras andel av kostnaderna. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. 45
Ksau 78 forts. Beslutet skickas till: Överförmyndarverksamheten Ekonomichef Anders Eriksson Sjöbo kommun Ystads kommun 46
Ksau 79 Dnr KS 2015/135 Redovisning av intern kontroll 2015 - Kultur- och fritidsnämnden s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen godkänner kultur- och fritidsnämndens redovisning av intern kontroll 2015. Ärendebeskrivning Kultur- och fritidschef Marina Hansson redovisar uppföljning av intern kontroll 2015. Följande rutiner har gåtts igenom; säkerhetsrutiner vid hot och våld, säkerhetsrutiner vid inbrott/stöld/snatteri/vandalisering och säkerhetsrutiner vid allergikoster. Beslutsunderlag Beslut kultur och fritidsnämnden, KFN 6/2016. Intern kontrollplan 2015 redovisning, handlingsid: KS 2016.784. Tidigare behandling Kultur- och fritidsnämnden 6/2016: Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen och överlämnar den för kännedom till kommunstyrelsen. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen att godkänna kultur- och fritidsnämndens redovisning av intern kontroll 2015. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 47
Ksau 80 Dnr KS 2016/92 Intern kontrollplan 2016 Kultur och fritid s beslut och förslag till kommunstyrelsen beslutar återremittera reviderat förslag till intern kontrollplan 2016 till kultur- och fritidsnämnden för godkännande. Ärendebeskrivning Enligt beslut i kommunfullmäktige, Kf 132/2015, ska styrelse, nämnder och förvaltning senast till tertialbokslut 1 i april 2016 ha beslutat om internkontrollplaner och verksamhetsplaner för 2016 i enlighet med ny styrmodell. Kultur- och fritidschef Marina Hansson har lämnat förslag till intern kontrollplan 2016 för Kultur och fritid, med väsentlighets- och riskbedömning samt uppföljning av kontrollplan. Enligt reglemente för internkontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna förvaltningskontrollen inom respektive verksamhetsområde. Målet med internkontrollen är: - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - Trygga kommunens tillgångar - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm - Minimera risker - Skydda förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar I kontrollplanen 2016 för Kultur och fritid föreslås följande områden ingå: - Rutiner vid överfallslarm - Rutiner vid utbetalningar 48
Ksau 80 forts. Beslutsunderlag Beslut kultur- och fritidsnämnden, KFN 7/2017. Intern kontrollplan, reviderad, handlingsid: KS 2016.1220. Risk- och sårbarhetsanalys, handlingsid: KS 2016.1219. Intern kontrollplan, handlingsid: KS 2016.813 Tidigare behandling Kultur- och fritidsnämnden 7/2016: Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta intern kontrollplan 2016 för Kultur och fritid, efter revidering. Förslag till beslut under sammanträdet Leif Sandberg (C) föreslår att reviderat förslag till internkontrollplan återremitteras till kultur- och fritidsnämnden för godkännande. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att arbetsutskottet bifaller Leif Sandbergs förslag. Beslutet skickas till: Kultur- och fritidsnämnden 49
Ksau 81 Dnr KS 2016/117 Utökad bemanning på fritidsgården Soffta s beslut godkänner en utökad bemanning på fritidsgård Soffta med 1,9 tjänst under 2016 för att möta den ökade tillströmningen av ungdomar. Finansieringen om 650 000 kronor sker genom att utnyttja överskottet från mottagningsverksamheten. Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämnden anför i beslut den 7 mars 2016, KFN 17, följande: Kultur och fritidsnämnden beslutade den 25 januari 2016, 5, att förlänga nuvarande öppentider på fritidsgården Soffta till och med den 31 mars 2016. Det innebär att kultur och fritid måste förstärka med personal för att upprätthålla bemanning med tre personer under öppettiderna. För att höja säkerheten för både personal och besökare samt trygga arbetsmiljön för personalen på Soffta anser kultur och fritid att förstärkning med ytterligare en extra personal fram till 31 december 2016 är nödvändigt. Bedömning är gjord utifrån antalet besökare och den konfliktladdade miljön på fritidsgården. Kultur och fritidsnämnden kommer att få regelbunden återkoppling i ärendet. Kommunchefen Stefan Larsson har vakansprövat utökningen den 24 februari 2016 som gäller fram till kultur och fritidsnämndens sammanträde den 7 mars 2016. Kultur och fritid har beräknat kostnaden för utökning av 1,9 fritidsledartjänst under perioden mars december till 650.000 kronor inkl. ob och arbetsgivaravgifter. Kultur och fritid har ingen budget för utökningen. Den senast statitistiken från fritidsgården Soffta visar på att det finns mellan 46 till 95 besökare samtidigt i lokalen. 50