Af 00008_1.0_(2015-12-10, AF2000) Bilaga 2 DUA-nyanlända Styrning, organisering och uppföljning Version 1.0 Fotograf: Werner Nystrand
1 Innehåll 1 Inledning... 2 1.1 Styrning... 2 1.1.1 Styrgruppen... 2 1.1.2 DUA-koordinator... 3 1.1.3 Operativ arbetsgrupp... 3 1.1.4 Samordnare av företagskontakter... 3 1.1.5 Styrning för förbättrad jämställdhetsintegrering... 4 1.2 Arbetsprocesser som stärker våra Malmöbor... 4 1.2.1 Befintliga arbetsprocesser för nyanlända inom etableringen... 4 1.2.2 Gemensamma ställningstaganden för nyanlända... 4 1.3 Insatser för Malmöborna... 6 1.3.1 Hälsofrämjande insatser inom ramen för DUA-nyanlända... 6 1.3.2 Lokalt jobbspår Hotell... 7 1.3.3 Lokalt jobbspår Fastighetsskötsel... 8 1.3.4 Lokalt jobbspår Barnskötare... 9 1.3.5 Jobb- och studiespår under utveckling... 10 1.4 Indikatorer och rapporter för uppföljning... 11 1
2 1 Inledning Denna bilaga är en beskrivning av hur verksamheten i samverkan ska bedrivas och innehåller fyra delar. Den första delen i avsnitt 1.1 innehåller hur styrningen av samarbetet ska gå till. Den andra delen i avsnitt 1.2 innehåller en beskrivning av hur Malmö stad och Arbetsförmedlingen gemensamt ska arbeta med effektiv ärendehantering för Malmöborna. Den tredje delen i avsnitt 1.3 innehåller en beskrivning av de insatser vi utvecklar. Den fjärde och sista delen i avsnitt 1.4 förklarar hur samarbetet ska följas upp. Materialet har använts som underlag vid upprättandet av överenskommelsen. 1.1 Styrning Modellen för samarbetet bygger på att styrgruppen, som beskrivs nedan, sätter upp mål för verksamheten utifrån en gemensam behovsanalys och som harmonierar med de övergripande inriktningsmål som anges i den strategiska överenskommelsen mellan Malmö stad och Arbetsförmedlingen. För att målen ska uppfyllas arbetar våra organisationer genom denna överenskommelse med att ta fram insatser som ska bidra till att minska företagens kompetensbrist, föra Malmöbor till arbete eller studier samt utvecklar en effektiv ärendehandläggning som stärker Malmöbornas kompetens och ökar deras deltagande i arbetsmarknadspolitiska program med aktivitetsstöd. Insatser som utvecklas ska göras fullt tillgängliga för målgruppen men ska också kunna nyttjas av arbetssökande med liknande behov som målgruppen för denna överenskommelse. 1.1.1 Styrgruppen Arbetet ska organiseras under ledning av en partsgemensam styrgrupp bestående av personer med beslutsmandat för sina respektive organisationer samt DUA-koordinatorn. Respektive organisation utser sina deltagare. Styrgruppen ska träffas 6-8 gånger per år samt vid behov. Styrgruppen ansvarar för: - Att arbetet bedrivs enligt modellen för fördjupad samverkan och i enlighet med den strategiska överenskommelsen och med ett särskilt fokus på jämställdhetsintegrering - Att målen i överenskommelsen för DUA-nyanlända är kopplade till den strategiska överenskommelsens mål - Att en aktivitetsplan för verksamhetsåret finns (aktivitetsplanen finns i bilaga 5) - Att arbetet löpande följs upp och vidareutvecklas utifrån gemensamma behovsanalyser - Att tillsätta de operativa arbetsgrupper och resurser som behövs för att uppnå målen - Att utvecklandet av nya insatser och arbetsprocesser som berör andra lokala överenskommelser förankras med representanter för dessa överenskommelser - Att överenskommelsen görs känd och att kompetensutveckling kring nya insatser och arbetsprocesser erbjuds till berörda medarbetare - Att resultatet av det gemensamma arbetet struktureras så att det kan återrapporteras till den strategiska styrgruppen samt vid behov till DUA 2
3 1.1.2 DUA-koordinator DUA-koordinatorn ansvarar för att samordna samarbetet kring nyanlända. DUA-koordinatorn ska: - Stödja och möjliggöra utveckling av det samverkansarbete som bedrivs med utgångspunkt i de lokala överenskommelser som tecknats - Samordna arbetet med att etablera gemensamma rutiner och arbetssätt som skapar förutsättningar för en effektiv användning av de resurser och aktiviteter som bedrivs av aktörerna 1.1.3 Operativ arbetsgrupp Den operativa arbetsgruppen utgörs av: DUA-koordinator, representanter från arbetsmarknadsoch socialförvaltningen, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen samt Arbetsförmedlingen. Vid behov kommer andra funktioner att adjungeras till gruppen. Arbetsgruppen kommer att ses en gång i månaden och har i uppdrag att: - Hålla varandra och verksamheterna informerade om förändringar i rutiner, arbetssätt och praxis - Ta fram rutiner, checklistor och stöd som understödjer målgruppens process - Följa upp befintliga jobbspår samt utveckla nya jobbspår - Ta fram rutiner för rekrytering till jobbspår och till studiespår - Ta fram verktyg för att säkra brukarinflytandet - Tillse att gemensamma ställningstaganden sker för kvinnor och män där samverkansbehov indikeras av checklista - Rapportera utfallet av sitt arbete till styrgruppen 1.1.4 Samordnare av företagskontakter De två samordnarna av företagskontakter ansvarar för att: - Kartlägga befintliga branschkontakter inför nya jobbspår - Kartlägga kompetensgapet mellan målgruppen och företagens behov - Skapa kontakter med nya branscher och företag - Vara kontaktpersoner inom DUA för lokala företag - Skapa delaktighet hos de lokala företagen - Anordna nätverksträffar för företag inom DUA-samverkan utifrån olika teman och jobbspår - Anordna rekryteringträffar för nyanlända och lokala företag inom en bransch/ ett jobbspår. 3
4 - Förmedla företagens behov och önskemål gällande kompetensförsörjningsbehov - Ta tillvara goda exempel från tidigare projekt och verksamheter inom Malmö stad, Arbetsförmedlingen och andra kommuner i arbete med målgrupperna 1.1.5 Styrning för förbättrad jämställdhetsintegrering Det är ett prioriterat område att säkerställa att både kvinnor och män får tillgång till, och erbjuds, kvalitativa insatser samt att deltagandet sker på lika villkor. Berörda parter i denna lokala överenskommelse ska arbeta för att kvinnor och män ska ha samma möjligheter att delta i insatser som ger ökade förutsättningar för egenförsörjning och stärker deras aktiva deltagande i arbets- och samhällslivet. Statistik som presenteras för styrgruppen ska vara könsuppdelad. Muntliga och skriftliga rapporter som lämnas till styrgruppen ska, om inget annat särskilt beslutas, innehålla ett avsnitt som specifikt berör skillnader mellan kvinnor och män. 1.2 Arbetsprocesser som stärker våra Malmöbor Arbetsprocesser kring individer är i detta sammanhang ett myndighetsgemensamt sätt att arbeta med effektivisering av ärendehanteringen. Arbetsprocesser kring individer ska i så stor utsträckning som möjligt implementeras genom att de utförs i ordinarie verksamhet. Arbetsprocesserna ska i normalfallet baseras på verksamhetsutveckling där Malmöbor och arbetsgivare görs delaktiga. All utveckling av arbetsprocesser ska aktivt undersöka vilka moment som kan utföras digitalt. Arbetsprocesser som tas fram ska beskriva tydliga roller och ansvarsområden för respektive organisation, planerade effekter samt hur dessa effekter ska följas. Arbetsprocesser och samarbeten som visar sig vara framgångsrika ska i utgångsläget implementeras i ordinarie verksamhet. 1.2.1 Befintliga arbetsprocesser för nyanlända inom etableringen De gemensamma arbetsprocesserna vid övergång från asyl till start av en individs samhälls- och arbetsmarknadsetablering är utvecklade sedan tidigare. Dessa arbetsprocesser följs upp och vidareutvecklas inom den lokala överenskommelsen för vissa nyanländas etablering där såväl Arbetsförmedlingen som Malmö stad finns representerade. Arbetsprocesserna innehåller gemensamma ställningstaganden kring individernas studieplan, deltagande i samhällsorientering och samsyn kring deltagande i arbetsförberedande insatser samt deltagande i arbetsmarknadspolitiska program som kombineras med SFI. 1.2.2 Gemensamma ställningstaganden för nyanlända Den fördjupade samverkan som rör målgruppen börjar när individerna påbörjat arbetsprocesserna beskriva i stycket ovan eller när en person skrivits in som nyanländ på Arbetsförmedlingen. Fördjupad samverkan görs genom att vi genomför gemensamma ställningstagande på grupp- och individnivå utifrån behov. Genom att strukturerat göra gemensamma ställningstaganden kring målgruppens progression och behov kan vi se till att behov identifieras löpande och befintliga resurser används så effektivt som möjligt. Genom våra gemensamma ställningstaganden kan vi bättre än tidigare identifiera potentiella orsaker till att individers planering inte fortskrider enligt den uppgjorda planen. Vi ser i de gemensamma ställningstagandena möjligheter till synergieffekter genom att personer i gruppen nyanlända utanför etableringen med liknande behov som personer inom etableringen ges möjlighet till myndighetsgemensam samverkan. Vi har tre lokala mål för arbetsprocessen Gemensamma ställningstaganden för nyanlända: 4
5 1. Gemensamma ställningstaganden för nyanlända ska leda till att en högre andel än 2017 avslutar etableringen med arbete eller studier 2. Gemensamma ställningstaganden för nyanlända ska leda till att de som inte avslutar etableringen med arbete eller studier i högre grad än under 2017 är inskrivna som arbetssökande i program med aktivitetsstöd vilket minskar behovet av ekonomiskt bistånd 3. Gemensamma ställningstaganden för nyanlända ska leda till att nyanlända utanför etableringen, där behov av insatser identifieras, kan övergå i program med aktivitetsstöd Bilden på nästa sida visar ärendehanteringen i arbetsprocessen Gemensamma ställningstaganden för nyanlända. Arbetsprocess Gemensamma ställningstaganden för nyanlända 5
6 Arbetsprocessen Gemensamma ställningstaganden för nyanlända omfattar såväl nyanlända inom som utom etableringen. Personerna ingår i den arbetsprocessen i upp till 36 månader från erhållet uppehållstillstånd. Den operativa arbetsgruppen, se avsnitt 1.1.3 i denna bilaga, kommer att ses en gång i månaden och då utveckla och följa upp samarbetet och göra gemensamma ställningstagande för målgruppen. Dessa möten är markerade med röd stjärna i processbilden ovan. Den operativa arbetsgruppens arbete kommer exempelvis fokusera på hur många individer (utifrån kön, ålder och utbildningsnivå) som gått vidare till arbete eller reguljära studier efter genomförd DUA-process samt efter respektive jobbspår. Uppföljningen kommer även att redovisa fördelningen mellan etableringsdeltagare och andra nyanlända. Mot bakgrund av att nyanlända kvinnor i lägre grad än nyanlända män börjar arbeta ska en särskild uppföljning av hur arbetet bidragit till en högre måluppfyllelse för kvinnor göras. De tre samverkansansvariga som Arbetsförmedlingen utsett, DUA-koordinatorn samt samverkansansvarig på arbetsmarknads- och socialförvaltningen säkerställer att alla identifierade samverkansbehov som berör individer hanteras. Som stöd för när samverkan skall initieras används en särskild checklista. Grunden är att samverkan sker när planeringen inte fungerar och stöd av annan myndighet behövs. Exempel på samverkansindikatorer är; låg progression i SFIstudier, ohälsa, sociala problem och så vidare. Cirka 6 månader innan personen lämnar etableringen görs ett obligatoriskt gemensamt ställningstagande om huruvida samverkansbehov föreligger mellan Arbetsförmedlingen och Malmö stad. Ställningstagandet syftar till att säkerställa att de individer som inte börjar arbeta eller studera har en bra planering och får det stöd de behöver från olika parter inför övergången till andra insatser. Ett särskilt fokus ligger på att personer i så hög utsträckning som möjligt övergår till arbete eller reguljära studier och inte blir beroende av försörjningsstöd. 1.3 Insatser för Malmöborna När gemensamma insatser utarbetas ska dessa grundas i behoven som framkommit i en gemensam behovsanalys. Om inget annat särskilt beslutas ska insatserna skapas så att de tydligt eftersträvar en jämn könsfördelning, är tillgängliga för personer med funktionsnedsättning som påverkar arbetsförmågan samt för personer utan avslutad gymnasieutbildning. Insatserna kan vara jobbspår, studie- och yrkesvägledande insatser, validerande insatser och så vidare. Efterhand som insatserna upprättas ska de beskrivas i denna bilaga, vilken då revideras, samt föras in i eventuella digitala insatskataloger. 1.3.1 Hälsofrämjande insatser inom ramen för DUA-nyanlända Inom ramen för DUA-nyanlända bedrivs hälsofrämjande samverkan inom Avanti och Hälsofrämjande etablering. Avanti är en verksamhet för Malmöbor som på grund av krigsrelaterade trauman eller migrationsrelaterad stress upplever symptom eller fått diagnosen posttraumatiskt stressyndrom. Genom samordnad, sammanhållen planering med individen i centrum och att parallellt erbjuda anpassad SFI, arbetsförberedande insatser, hälsofrämjande insatser samt behandlingsinsatser genom Röda Korset eller inom Region Skåne, underlättas vägen till arbete, studier och självförsörjning. Verksamheten delfinansieras av FINSAM och sker i samverkan mellan Malmö Stad, Arbetsförmedlingen och Region Skåne. 6
7 I maj 2018 startar ESF-projektet Hälsofrämjande etablering. Inom Hälsofrämjande etablering ska kvinnor och män med ohälsa och/eller funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga få det stöd som de är i behov av för att kunna delta i etableringen och närma sig arbetsmarknaden. Hälsofrämjande etablering kommer särskilt att beakta kvinnors förutsättningar och möjligheter att tillgodogöra sig erbjudna etableringsinsatser. Alla insatser syftar till att fler ur målgruppen ska ha kommit ut i arbete, studier eller närmat sig arbetsmarknaden. Arbetet med vilka åtgärder, arbetssätt och insatser som väljs kommer ytterligare att fördjupas under perioden fram till maj. Framför allt kommer två saker vara i centrum inom Hälsofrämjande etablering: - Att tidigt identifiera personer med ohälsa - Tillgodose personer med identifierad ohälsas behov av stöd för att kunna ta del av etableringens insatser och nå målet egen försörjning genom arbete eller studier 1.3.2 Lokalt jobbspår Hotell Kurstid: 40 veckor Antal deltagare: 41 individer per år (2018) Lokalt Jobbspår inriktning hotell Medverkande arbetsgivare: Hotellföretag som är medlemmar i Hotellgruppen i Malmö. Företagen är specificerade i mallen jobbspår ovan. Medverkande utbildningsanordnare: Malmö stad, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen, ansvarar för gymnasial yrkesutbildning och sfi. Malmö stad, arbetsmarknads- och socialförvaltningen, ansvarar för arbetsmarknadskunskap och ackvirering av praktikplatser. Yrkessvenska planeras att ingå i jobbspåret i form av upphandlad utbildning från Arbetsförmedlingen. Målgruppen är i första hand nyanlända och en prioriterad målgrupp är försörjningsstödstagare. Deltagarna som blir antagna har möjlighet att få aktivitetsstöd under utbildningstiden. Förkunskaper: SFI studieväg 2 och 3, ej nybörjare, kurs C/D. Coachning och stöd till deltagarna finns med som en viktig del under utbildningstiden. 7
8 1.3.3 Lokalt jobbspår Fastighetsskötsel Kurstid: 50 veckor Lokalt Jobbspår inriktning fastighetsskötsel Antal deltagare: 16 individer per år (2018) Medverkande arbetsgivare: Företagen är specificerade i mallen jobbspår ovan. Medverkande utbildningsanordnare: Malmö stad, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen ansvarar för gymnasial yrkesutbildning och SFI. Yrkessvenska planeras att ingå i jobbspåret i form av upphandlad utbildning från Arbetsförmedlingen. Målgruppen är i första hand nyanlända och en prioriterad målgrupp är försörjningsstödstagare. Deltagarna som blir antagna har möjlighet att erhålla aktivitetsstöd under utbildningstiden. Förkunskaper: SFI studieväg 2 och 3, ej nybörjare, delkurs C/D. Coachning och stöd till deltagarna finns med som en viktig del under utbildningstiden. Insatsen genomförs av Malmö stad, Arbetsmarknads- och socialförvaltningen. 8
9 1.3.4 Lokalt jobbspår Barnskötare Lokalt Jobbspår inriktning barnskötare Kurstid: 80 veckor Planerat antal deltagare: 30 individer per år (2018) Medverkande arbetsgivare: Malmö stad, förskoleförvaltningen och arbetsmarknads- och socialförvaltningen. Medverkande utbildningsanordnare: Malmö stad, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen, ansvarar för gymnasial yrkesutbildning och svenska som andraspråk. Yrkessvenska planeras att ingå i jobbspåret i form av upphandlad utbildning från Arbetsförmedlingen. I första hand prioriteras sökande som har rätt att beviljas extratjänst och i andra hand sökande med rätt att beviljas särskilt anställningsstöd eller motsvarande. En prioriterad målgrupp är försörjningsstödstagare. Deltagare som förskoleförvaltningen bedömer lämpliga efter intervju påbörjar en kortare förberedande utbildning (2 veckor) och därefter följer fyra veckors praktik på en förskola. Sedan startar utbildningen och utvalda deltagare blir anställda hos Malmö stad. arbetsmarknads- och socialförvaltningen, arbetsmarknadsavdelningen med placering på förskola inom förskoleförvaltningen. Förkunskaper: SFI nivå D. Coachning och stöd till deltagarna finns med som en viktig del under anställningstiden. Insatsen genomförs av Malmö stad, arbetsmarknads- och socialförvaltningen. 9
10 1.3.5 Jobb- och studiespår under utveckling Ambitionen är att kommande lokala jobbspår även ska utgå från aktuella arbetsmarknadsutbildningar som upphandlats av Arbetsförmedlingen och kunna erbjudas till en större volym deltagare. Nedan listas de jobbspår som ska utvecklas under innevarande verksamhetsår. Lokalt studiespår för lågutbildade Lokalt studiespår för personer utan gymnasieutbildning Det finns ett stort behov av en tydlig och gemensam ingång till ett studiespår för lågutbildade. Målgruppen kan till exempel vara deltagare med kort skolbakgrund som på sikt kan erbjudas anställning i form av Extratjänst eller SFI-studerande på studieväg 1 som inte längre gör någon progression. Målgrupper som kommer att prioriteras är i första hand nyanlända kvinnor och deltagare som har försörjningsstöd. En utbildningsanordnare som bedöms få en viktig roll inom studiespåret för lågutbildade är folkhögskolorna genom såväl SMF, studiemotiverande folkhögskolekurs, som andra former av kompetenshöjande insatser för kortutbildade. Planerad start under hösten 2018. Andra lokala jobbspår under utveckling - Lokalt jobbspår inriktning Extratjänster med kompetensutveckling för kortutbildade - Lokalt jobbspår inriktning lokalvård - Lokalt jobbspår inriktning vård och omsorg 10
11 1.4 Indikatorer och rapporter för uppföljning För att följa upp att vårt samarbete leder till förbättrade resultat har ett antal indikatorer tagits fram som kommer följas av styrgruppen. Överenskommelsens övergripande mål är att långsiktigt korta etableringstiden till två år. Detta kommer följas genom att vi mäter andelen som är i arbete eller utbildning 90 dagar efter att etableringen avslutats. Via denna indikator kan vi även följa utfallet för de som avslutar etableringen av andra orsaker än arbete eller studier. För att kunna ge tidiga prediktioner om kommande framtida utfall på målet kommer vi följa hur många inom etableringen som månadsvis övergår till arbete eller avslutar etableringen mot reguljära studier samt de som börjar studera på minst grundläggande nivå inom sin etableringsplan. Som grund för våra gemensamma ställningstaganden kommer vi följa hur aktivitetsnivåerna inom etableringen utvecklas samt hur stor andel av gruppen nyanlända utanför etableringen som deltar i ett arbetsmarknadspolitiskt program med aktivitetsstöd. För gruppen nyanlända utanför etableringen kommer vi även följa den månadsvisa omsättningen till arbete och utbildning. Rapporter om resultat och arbetsprestationer kommer lämnas till styrgruppen från den operativa arbetsgruppen, ansvariga för jobbspåren, Avanti och Hälsofrämjande etablering. Nedanstående indikatorer och rapporter används för uppföljning. De delas i tillämpliga fall upp på kön, utbildningsnivå samt för funktionsnedsatta: Andel i arbete eller utbildning 90 dagar efter etableringen Månadsvis omsättning till arbete och utbildning inom etableringen Andel som studerar kommunal vuxenutbildning inom etableringen Aktivitetsnivåer inom etableringen Månadsvis omsättning till arbete och utbildning för nyanlända utanför etableringen Andel nyanlända utanför etableringen som deltar i ett arbetsmarknadspolitiskt program Rapport från jobbspåren Rapport om Gemensamma ställningstaganden för nyanlända Rapport från Avanti Rapport från Hälsofrämjande etablering 11