Granskningsredogörelse Stadsrevisionen Got Event AB granskning av verksamhetsåret 2017 goteborg.se/stadsrevisionen
2 Januari 2018 Got Event AB. Granskning av verksamhetsåret 2017 Diarienummer: 0184/17 Lekmannarevisorer: Carina Henriksson Johansson och Jan Lindblom Yrkesrevisor: Mia van Hoewijk www.goteborg.se/stadsrevisionen Foton: Lo Birgersson, Klas Eriksson och Carina Gran
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 3 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Granskning av verksamheten 6 Grundläggande granskning 6 Granskning av upphandling och inköp 8 Granskning av systematiskt brandskyddsarbete 14 Uppföljning av projektstyrning 18 Uppföljning av förtroendevaldas arvoden och ersättningar 21 Uppföljning av kameraövervakning i Göteborgs Stad 21 Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 22 Lekmannarevisorernas uppdrag och rapportering 23 Språkbruk och revisionstermer 24 Bilaga: Granskning av upphandling och inköp genomförd av PwC.
4 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 Sammanfattning Styrelse och verkställande direktör ansvarar för att bolagets verksamhet bedrivs i enlighet med lagar och föreskrifter, bolagsordning samt ägardirektiv. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Årets granskning av bolaget omfattar: grundläggande granskning granskning av upphandling och inköp granskning av systematiskt brandskyddsarbete uppföljning av föregående års rekommendationer. Lekmannarevisorerna har sedan år 2007 påtalat behovet av att förbättra rutiner och arbetssätt inom området upphandling och inköp. I årets granskning konstaterar vi att flertalet av de tidigare påpekade bristerna fortfarande kvarstår. Beträffande upphandlingen av underlag till ridbanor för EM i ridsport konstaterade förvaltningsrätten att bolaget brustit i sin annonseringsplikt och därmed gjort sig skyldig till en otillåten direktupphandling. Bristerna i bolagets projektstyrning av EM i ridsport har lett till att styrelsen under året beslutat att upprätta en kontrollbalansräkning eftersom bolaget befarade att det egna kapitalet kunde komma att understiga hälften av det registrerade aktiekapitalet. Med utgångspunkt i ovanstående är det lekmannarevisorernas bedömning att verksamheten inte har sköts på ett ekonomiskt tillfredställande sätt och att den interna kontrollen inte varit tillräcklig. Lekmannarevisorerna riktar därför kritik till bolagsstyrelsen och verkställande direktören i form av en anmärkning.
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 5 Tabell: Sammanställning av rekommendationer Område Granskning av upphandling och inköp Granskning av systematiskt brandskyddsarbete Uppföljande granskning av projektstyrning Rekommendation Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att se till att bolaget i alla delar följer gällande lagstiftning och stadens regelverk för upphandling och inköp. Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att se till att bolaget följer regler och riktlinjer för brandskyddsarbetet. Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att se till att projektstyrningen inom bolaget förbättras.
6 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 Granskning av verksamheten Styrelse och verkställande direktör ansvarar för att bolagets verksamhet bedrivs i enlighet med lagar och föreskrifter, bolagsordning samt ägardirektiv. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen av verksamheten omfattar en grundläggande del, som är en översiktlig granskning av bolagets ledning och styrning samt interna kontroll, två fördjupade granskningar samt uppföljning av tidigare års granskning. 1 Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma bolagets ledning och styrning samt interna kontroll. Det innebär att revisorerna löpande följer styrelsens protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten. Granskningen omfattar följande delar: följsamhet mot kommunfullmäktiges ägardirektiv följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer och direktiv för Göteborgs Stads bolag följsamhet mot kommunfullmäktiges budget följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi beslutsunderlag hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige. 1 Se lekmannarevisorernas granskningsplan, april 2017
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 7 Iakttagelser Inriktningsdokumentet Styrelsen ska med utgångspunkt från bolagsordning/ägardirektiv, kommunfullmäktiges budget, andra styrande dokument samt analys av nulägesfaktorer och utvecklingstendenser initiera budgetarbetet genom att utarbeta och besluta om ett inriktningsdokument. 2 Styrelsen ska i första hand bryta ner kommunfullmäktiges mål och inriktningar och anpassa dem till övergripande inriktningar och målsättningar. Ansvaret för framtagandet och beslut om inriktningsdokumentet kan inte delegeras. Av inriktningsdokument ska det tydligt framgå hur målen ska uppnås och vilka processägare som styrelsen eller nämnden avser samverka och föra dialog med för att nå måluppfyllelse. Nämnder och styrelser ska därefter uppdra åt förvaltningen/bolaget att utarbeta budgetförslag/affärsplan. I inriktningsdokumentet fastställer styrelsen att, om vd bedömer att ett prioriterat mål eller uppdrag i Göteborgs Stads budget 2018 inte omfattar bolagets verksamhet ska detta särskilt anges inom ramen för den reguljära uppföljningen. I inriktningsdokumentet har styrelsen med utgångspunkt i kommunfullmäktiges mål tagit fram tre prioriterade mål och fyra kontreka uppdrag till vd. Målen och uppdragen omsätts till aktiviteter och handlingsplaner i bolagets årliga verksamhetsplan. I en bilaga till Budget Got Event AB 2018 framgår att styrelsen bedömer att bolaget bidrar eller kan påverka de flesta av kommunfullmäktiges mål. Styrelsen bedömer att mål och uppdrag inom områden för individ- och familjeomsorg, förskola och skola samt stadsutveckling och bostäder inte faller inom Got Events verksamhetsområde. De områdena kommer inte att följas upp. Budget/affärsplan Nämnd/bolagsstyrelse ska senast den 31 oktober varje år besluta om budget/affärsplan för det kommande året 3. Bolaget har två viktiga styrdokument som är beroende av inriktningsdokumentet; den tvååriga affärsplanen och den ettåriga budgeten. Den tvååriga affärsplanen för 2017/2018 beslutades i november 2016. Styrelsens mål och inriktningsdokument för 2018 2 Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll, 10 3 Regler för ekonomisk budget och uppföljning i stadens nämnder och bolagsstyrelser.
8 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 beslutades i september 2017. De inriktningar som styrelsen beslutat om för 2018 finns därför inte med i den affärsplan som gäller för 2018. Nämnd/bolagsstyrelse ska senast den 31 oktober varje år besluta om budget/affärsplan för det kommande året 4. Affärsplanen för 2017/2018 är beslutad innan de nya riktlinjerna för styrning, uppföljning och kontroll trädde i kraft den 1 januari 2017. Det har inneburit att för 2018 finns bolagets övergripande mål för sex olika fokusområden i affärsplanen och bolagets prioriterade mål från kommunfullmäktiges budget finns i Budget Got Event AB 2018. Bedömning Lekmannarevisorernas bedömning är att bolaget i delar har visat på brister i ledning och styrning samt inte haft tillräcklig intern kontroll inom vissa områden som innefattas i den grundläggande granskningen. Denna bedömning utvecklas vidare i granskningsredogörelsen under rubriken Uppföljning av projektstyrning. Styrelsen kan utveckla styrningen så att den tydligare utgår från kommunfullmäktiges riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll. Det är vår bedömning att styrelsen bör förändra sitt inriktningsdokument vad gäller att presentera vilka mål bolaget har att arbeta mot. Vår bedömning är att det inte finns en tydlig koppling mellan inriktningsdokumentet för 2018 och Affärsplan 2017/2018. Det finns heller inte en tydlig koppling mellan Affärsplan 2017/2018 och Budget Got Event AB 2018. Granskning av upphandling och inköp Utgångspunkter i granskningen Upphandling och inköp är en viktig del av Göteborgs Stads förvaltningars och bolags verksamheter och är ett område som är känsligt för otillbörlig påverkan. Medarbetare med ansvar för uppgifter inom området har därför ett särskilt ansvar för att förtroendet för staden upprätthålls. Stadsrevisionen har ett särskilt uppdrag från kommunfullmäktige att följa upphandlings- och inköpsfrågor hos stadens enheter inom ramen för sin granskning. Offentlig upphandling regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU 2016:1145). Lagstiftningen syftar bland annat till att stävja problem med otillåtna direktupphandlingar. Om en upphandlande myndighet tecknar 4 Regler för ekonomisk budget och uppföljning i stadens nämnder och bolagsstyrelser.
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 9 avtal som i efterhand kan betecknas som otillåten direktupphandling riskerar myndigheten att avtalet ogiltigförklaras och att alla prestationer som utväxlats ska återgå. Avtalsparten kan dessutom kräva skadestånd och en upphandlingsskadeavgift kan utdömas efter ansökan av Konkurrensverket. Lekmannarevisorerna har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av upphandling och inköp vid Got Event AB. Syftet med granskningen är att bedöma hur väl den interna kontrollen avseende upphandling och inköp fungerar. Granskningen har genomförts genom en grundläggande kartläggning av bolagets arbete med inköp och upphandling, dokumentstudier, verifiering av enheternas uppgifter, registeranalys med ramavtalsmatchning, intervjuer med ansvariga tjänstemän samt en sammanfattande analys och bedömning. Revisionskriterierna för granskningen har hämtats ur: kommunallag (1991:900) lagen om offentlig upphandling (LOU 2016:1145) policy och riktlinje för upphandling och inköp inom Göteborgs Stad bolagets egna styrdokument regler för attest i Göteborgs Stad samt bolagets attest- och delegationsordning. Iakttagelser och bedömningar Styrning, uppföljning och kontroll Bolaget har en anvisning för inköp, senast uppdaterad den 23 februari 2017. Denna är inte fullt ut följsam mot stadens policy och riktlinjer för upphandling och inköp gällande direktupphandlingar och kraven på dokumentation. Anvisningen är inte helt fullt överensstämmande med stadens policy och riktlinjer för upphandling och inköp. Till exempel saknas hänvisning till och anvisning för hur direktupphandlingar ska dokumenteras. Medarbetarna uppmanas att vara ute i god tid inför en upphandling då det är en process som tar tid. Några mer konkreta hänvisningar till exempel för hur långt innan ett projekt ska genomföras som man bör påbörja en upphandling finns inte, exempelvis för att ta höjd för överprövningar.
10 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 Bolaget uppger att det under året har påbörjat en mer omfattande översyn av inköp-/upphandlingsorganisationen som kommer att innebära färre beställare i syfte att dels effektivisera arbetet dels för att hålla en hög kompetens inom området men även för att stärka den interna kontrollen. Översynen inkluderar även styrande dokument och rutiner för uppföljning och kvalitetssäkring. I granskningen har det varit svårt att fullt ut säkerställa en god följsamhet mot LOU, stadens regelverk och eget regelverk då begärd upphandlingsdokumentation inte varit fullständig. Enligt bolaget beror detta i huvudsak på att mycket av dokumentationen finns hos enskilda medarbetare. I granskningen framkommer indikationer på att nödvändig avtalsinformation inför attest inte finns fullt tillgänglig för de som ska attestera fakturan, så dessa kan göra de kontroller som krävs på ett tillfredsställande sätt. Kännedom om gällande regelverk för upphandling och inköp. Många av de intervjuade uppger att de upplever att upphandlingsområdet är komplext och att man känner viss oro för att inte göra rätt. De intervjuade upplever dock själva att de har tillräcklig kompetens men att kunskap är en färskvara och att utbildning alltid är aktuellt. I den nya upphandlingslagstiftningen som trädde i kraft den 1 januari 2017 överlåts rättstillämpningen (praxis) till domstolarna som i sina prövningar får avgöra hur lagstiftningen inom vissa områden ska tolkas. Detta ställer större krav på organisationen att hålla sig uppdaterad om gällande praxis på området. I granskningen har det också framkommit att bolaget på ett bättre sätt borde diskutera olika frågeställningar och dilemman kopplat till bolagets specifika verksamhet för att levandegöra stadens policy och riktlinjer mot muta på ett bättre sätt med konkreta exempel på vad som anses vara godtagbart eller inte i olika situationer. Bolaget uppger att förtroendekänslighet och ansvaret som följer med att arbeta i en offentlig verksamhet ingår i introduktionen för nyanställda samt i den utbildning som genomfördes vid implementeringen av stadens it-stöd för upphandling och inköp, Winst. Bolaget planerar en ny beställarutbildning under 2018. Stickproven visar, som nämnt ovan, på att dokumentation, som krävs enligt stadens riktlinjer för inköp och upphandling, i viss utsträckning saknas. Det är också en indikation på att kännedomen om gällande regelverk inte är tillräcklig. Ramavtalstrohet Enligt stadens riktlinjer för upphandling och inköp ska de upphandlade ramavtalen i första hand ska användas. Bestämmelsen innebär att stadens
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 11 verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid inköp som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras. Detta gäller även vid inköp till ett så lågt värde att en formell upphandling helt hade kunnat undvikas enligt lagstiftningen. I granskning av fakturor och projekt framkommer att bolaget använder stadens ramavtal i relativt låg grad. Bolaget uppger att detta till viss del förklaras av att stadens ramavtal i många fall inte motsvarar bolagets behov som är väldigt specifikt kopplade till speciella evenemang, till exempel Gothenburg Horse Show eller till idrottsevenemang. Ett flertal av de produkter och tjänster som då inhandlas återfinns inte i stadens ramavtal och med hänsyn till deras värde väljer bolaget då ofta direktupphandling. Bolaget uppger att de har några egna ramavtal men att dessa kan bli fler. Det har inte gått att säkerställa att faktureringen skett i enlighet med gällande avtal eftersom vi inte kunnat ta del av information så som avropsavtal och prislistor. Underlag till inköpen som till exempel bilagor eller beställningar saknas i samtliga fall. Inköpen bedöms vara verksamhetsnära och med tillräckligt specificerade fakturor i samtliga fall. I granskningen har det framkommit att det sker viss samverkan mellan bolagen inom evenemangsklustret men att denna samverkan med fördel skulle kunna fördjupas för dels erfarenhetsutbyte och bättre nyttjande av den samlade upphandlingskompetensen inom klustret och dels i samverkan kring gemensamma ramavtal i syfte att stärka affärsmässigheten i upphandlingarna ytterligare. Direktupphandlingar Då underlagen till granskningen inte har varit fullständigt avseende upphandlingsdokumentation går det inte att fullt ut säkerställa i vilken omfattning det förekommer otillåtna direkt upphandlingar hos bolaget. I de stickprov som har genomförts inom området direktupphandling samt egna upphandlingar har vi i denna granskning inte funnit några indikationer på otillåtna direktupphandlingar. Enligt stadens riktlinjer för upphandling och inköp ska upphandlingar vars värde överstiger 50 000 kronor dokumenteras. Av dokumentationen ska framgå: Det upphandlande bolagets namn Vem som ansvarat för inköpet Avtalsföremålet, dvs vad som köps in genom avtalet Avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks Om och hur konkurrensen togs tillvara
12 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 Vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud Vilken leverantör som tilldelades avtalet Det viktigaste skälet till tilldelningen Att kontroll att direktupphandlingsgränsen inte överskridits utförts Beträffande upphandlingen av underlag till ridbanor för EM i ridsport konstaterade förvaltningsrätten att bolaget brustit i sin annonseringsplikt och därmed gjort sig skyldig till en otillåten direktupphandling. Någon konkret upphandlingsdokumentation så som ett förfrågningsunderlag i laglig mening upprättades inte heller. Bolaget påpekar att EM i ridsport var ett extraordinärt evenemang som inte ingår i Got Event AB:s ordinarie verksamhet. Bolaget menar att upphandlingen av ridbanesand var ett kunskapsmässigt komplicerat och en så kallad mellanhand användes. Sammanfattande bedömning Lekmannarevisorerna har sedan år 2007 påtalat behovet av att förbättra rutiner och arbetssätt inom området upphandling och inköp. I granskningsredogörelsen för år 2007 lämnades följande rekommendationer: I syfte att stärka den interna kontrollen och att underlätta uppföljning av genomförda upphandlingar och inköp rekommenderas bolaget att snarast tillse att avtalsdatabasen kommer i fullt bruk. Bolaget rekommenderas att säkerställa att upphandlingsdokumentation från större upphandlingar förvaras på ett säkert och enhetligt sätt. Bolaget rekommenderas att säkerställa att en fullgod dokumentation kan uppvisas vid direktupphandling. Bolaget rekommenderas att följa upp i vilken utsträckning direktupphandling sker över gällande beloppsgräns och därefter vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att bolaget följer stadens regelverk i detta avseende. År 2010 var nästa tillfälle då upphandling och inköp granskades på ett mer omfattande sätt. Detta år lämnade lekmannarevisorerna kritik till styrelsen. Följande bedömning gjordes vid detta tillfälle:
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 13 Den sammantagna bedömningen avseende inköp och upphandling är att stadsrevisionen vill påpeka för bolagsstyrelsen och verkställande direktören vikten av att stärka den interna kontrollen avseende inköp och upphandlingar så att dessa fullt ut genomförs enligt kommunfullmäktiges policy och bolagets riktlinjer. Bolaget rekommenderas därför att: Ta fram handlingsplan för att minska förekomsten av inköp som inte sker enligt gällande regler. Genomföra återkommande informationsinsatser kring gällande styrdokument. Definiera regler för beställningsförfarandet och överväga att ta fram verktyg i form av mallar och checklistor att använda vid beställning. Utarbeta och publicera en uppförandekod. Initiera en översyn av rådande avtalssituation för väsentliga leverantörer. De noterade bristerna överensstämmer i stora delar med vad vi fortfarande, 10 år senare, kan se i vår granskning. Efter genomförd granskning under år 2017 är vår bedömning att bolaget i flera avseenden brister i följsamhet mot LOU, stadens regelverk och eget regelverk för upphandling och inköp. Det är vår bedömning att bolagets anvisning för inköp kan förtydligas. Dels gäller det krav på dokumentation och dels ett förtydligande av upphandlingsprocessen för egna upphandlingar främst vad gäller tidsaspekten för en upphandling. Bolaget bör se över anvisningen för inköp och förtydliga och utöka skrivningarna gällande direktupphandlingar och kraven på dokumentation, men också förtydliga beskrivningarna av processen för egna upphandlingar avseende till exempel tidsaspekten, för att på ett bättre sätt utgöra ett ändamålsenligt stöd till medarbetarna. Ansvariga för inköp uppfattar generellt sig ha en god kännedom om gällande regelverk avseende upphandling och inköp. Vår granskning visar dock på brister i dokumentation i upphandlingar. Vad gäller upphandlingen av underlag till ridbanor så omfattar bristerna dessutom mer än bara dokumentation.
14 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 Efter granskning av fakturor och projekt är det vår bedömning att bolaget använder ramavtal i relativt låg grad. Bolaget bör arbeta för att uppnå en högre grad av ramavtalstrohet för att på ett bättre sätt uppvisa följsamhet mot stadens policy och riktlinjer för upphandling och inköp. I granskningen har vi inte kunnat få en fullständig upphandlingsdokumentation och det går därför inte att fullt ut bedöma om det utöver upphandlingen av underlag till ridbanor förekommer otillåtna direktupphandlingar. Det är vår samlade bedömning att den interna kontrollen inom upphandling och inköp inte är tillräcklig utan bör förstärkas för att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll inom området. Bifogad rapport beskriver mer detaljerat vilka åtgärder som behöver vidtas. Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att se till att bolaget i alla delar följer gällande lagstiftning och stadens regelverk för upphandling och inköp. Granskning av systematiskt brandskyddsarbete Utgångspunkter i granskningen Bolaget har arenor och klubblokaler där de som gästar byggnaden vistas. Det innebär en högre risk vid brand. Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) innebär att man på ett strukturerat sätt planerar, utbildar, övar, dokumenterar, kontrollerar, åtgärdar och följer upp brandskyddsarbetet i organisationen. Utgångspunkten för säkerhetsarbetet i Göteborgs Stad är stadens gemensamma säkerhetspolicy. Dessa riktlinjer utgör ett komplement till lagstiftningen och ett förtydligande inom området SBA. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolaget bedriver ett systematiskt brandskyddsarbete i enlighet med Lag (2003:778) om skydd mot olyckor, gällande föreskrifter från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap samt Göteborgs Stads säkerhetspolicy och riktlinje för systematiskt brandskyddsarbete. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Stickprov på brandskyddsarbetet har gjort på två av bolagets arenor. Iakttagelser Organisation Enligt stadens riktlinje för SBA ska varje verksamhet ha en brandskyddsorganisation som tydliggör ansvaret för verksamhetens brandskydd. Brandskydds- och utrymningsorganisationen ska vara känd av samtliga anställda.
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 15 För Got Event AB s SBA finns roller och ansvar beskrivet i dokumentet Befattningsbeskrivningar och delegation Systematiskt brandskyddsarbete på Got Event AB. De ansvar och roller som gäller vid evenemang finns inte beskrivna i dokumentet. Vid evenemang har bolaget och arrangören ett delat ansvar för utrymning. Vid intervju med en av brandskyddssamordnarna framkommer att han upplever att ansvar och roller är mycket otydliga för exempelvis olika brandskyddsåtgärder och utrymning när evenemang pågår. Verksamhetsbeskrivning Enligt stadens riktlinje för SBA ska verksamheten kortfattat beskriva vilken typ av verksamhet som bedrivs i byggnaderna. I beskrivningen ska antalet anställda, individer i verksamheten och antalet besökare anges. Granskningen visar att det finns verksamhetsbeskrivningar för de två granskade byggnaderna. De beskriver övergripande vilken typ av verksamhet som bedrivs och antalet anställda. Antalet besökare eller individer i verksamheten som kan finns i byggnaden finns inte angivet i verksamhetsbeskrivningen för Ullevi. Bolaget påpekar att antalet besökare skiljer sig åt beroende på evenemang och risker, myndighetstillstånd och liknande hanteras inom det specifika evenemangets projektram. Riskanalys Enligt stadens riktlinje för SBA ska verksamheten ha kännedom om de brandrisker som finns i verksamheten. Verksamheten ska ha en dokumenterad riskanalys och i sin dokumentation beskriva de risker som kan orsaka brand, uppstå vid brand och vilka konsekvenser en brand kan få för verksamheten. Dessutom ska verksamheten för varje identifierad risk föreslå åtgärder för att minska sannolikhet och konsekvens. Enligt Göteborgs Stads säkerhetspolicy ska säkerhetsarbetet bedrivas med utgångspunkt från kontinuerliga riskanalyser och med tyngdpunkt på förebyggande aktiviteter. Bolaget har en dokumenterad riskanalys för de två arenorna. De brandskyddssamordnare vi intervjuat har inte varit delaktiga i att lämna bidrag eller rapportera incidenter kopplade till brandskydd som underlag till riskanalysen. Utbildning och övning Enligt stadens riktlinje för SBA ska alla anställda ha tillräckliga kunskaper om det systematiska brandskyddsarbetet i förhållande till sina arbetsuppgifter. En utbildningsplan ska upprättas som beskriver vilken typ av utbildning som ges, när och hur ofta utbildningarna sker. Enligt
16 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 riktlinjen för hantering av säkerhetsrisker 5 ska samtliga medarbetare gå en grundutbildning i systematiskt brandskyddsarbete vartannat år. Utbildningens omfattning ska anpassas efter behov. Övningar ska genomföras kontinuerligt och för verksamheten skälig omfattning, efter en fastställd plan. Brandskyddschefen uppger att bolaget säkerställer att de anställda har tillräckliga kunskaper om brandskyddsarbetet genom utbildning. Bolaget har tagit fram en utbildningsplan inom SBA. Planering av övningar är en del av utbildningsplanen. Vid intervjuerna framkommer att det är flera år sedan de intervjuade brandskyddssamordnarna fick utbildning i brandskydd och att de inte känner till utbildningsplanen. Utbildningsplanen saknar uppgifter om att samtliga medarbetar ska gå en grundutbildning i systematiskt brandskyddsarbete vartannat år. Utrymningsövning gjordes på Ullevi för åtta år sedan enligt intervju. Förvaltningen uppger samtidigt att utrymningar i samband med larm har gjorts vid flera tillfällen på Ullevi. För Frölunda Borg uppges att utrymningsövningar gjorts en gång per år det senaste. Byggnads- och teknisk beskrivning Enligt stadens riktlinje för SBA ska varje byggnad med brandtekniska installationer beskrivas när det gäller installationernas utförande och funktion, hur de används vid brandtillbud samt hur de kontrolleras. Varje byggnad ska ha uppdaterade ritningar där brandcellsgränser och övrigt brandskydd är dokumenterat. Exempel på brandskydd är brandgasventilation, utrymningsskyltar och släcksystem. Ritningar över arenorna finns i it-systemet Brandkoll.nu. I systemet finns de brandtekniska installationer som omfattas av de egenkontroller som bolaget beslutat om dokumenterade. Exempel på de brandtekniska installationerna är branddetektorer. Ritningarna för Frölunda Borg är inte uppdaterade och för Ullevi kan vi inte verifiera att de är uppdaterade. För Ullevi finns en brandskyddsdokumentation från 2008 som i vissa delar liknar kraven enligt stadens riktlinje. Vi kan inte verifiera att det finns beskrivningar av samtliga brandtekniska installationerna när det gäller utförande och funktion eller hur de används vid brandtillbud. 5 Plan för riskreducerande arbete avseende säkerhetsrisker för mandatperioden 2015 2018
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 17 Egenkontroll och uppföljning Enligt stadens riktlinje för SBA ska verksamheterna skriftligen och kontinuerligt dokumentera sina egenkontroller. Verksamheterna ska en gång om året rapportera in egenkontrollerna utifrån de områden som beskrivs i riktlinjen till organisationens säkerhetschef eller motsvarande. De områden som beskrivs i riktlinjen är: organisation, verksamhetsbeskrivning riskanalys utbildning och övning samt byggnads- och tekniskbeskrivning. Bolaget ska årligen göra en sammanställning av verksamheternas SBA. Egenkontroller för de brandtekniska installationer som finns i it-stödet Brandkoll.nu kontrolleras kontinuerligt och rapporteras till brandskyddschef enligt fastställda rutiner. Vi har inte kunnat verifiera att egenkontrollerna omfattar arenans samtliga brandtekniska installationer som exempelvis brandcellsgränser, larmanordningar, utrymningsvägar och ventilationssystem. Egenkontroller för områden utöver de kontroller som görs med stöd av Brandkoll.nu rapporteras inte till brandskyddschef. Av stadens riktlinjer för SBA framgår också att bolaget ansvarar för att riktlinjerna efterlevs och att varje bolag en gång om året ska rapportera status på det systematiska brandskyddsarbetet till bolagsstyrelsen. Styrelsen fick en rapportering av statusen på det systematiska brandskyddsarbetet i november 2017. Bedömning Lekmannarevisorernas bedömning är att bolaget behöver stärka sitt brandskyddsarbete. Bolaget ska anpassa sin utbildningsplan så att den stämmer överens med riktlinjen för hantering av säkerhetsrisker. Det innebär att samtliga medarbetare ska gå en grundutbildning i systematiskt brandskyddsarbete vartannat år. Bolaget ska dessutom se till att utbildningar genomförs i den omfattning som beslutats i utbildningsplanen. Bolaget ska också se till att varje byggnad med brandtekniska installationer har uppdaterade ritningar där brandcellsgränser och övrigt brandskydd är dokumenterat. De brandtekniska installationerna ska beskrivas utifrån utförande och funktion, hur de används vid brandtillbud samt hur de kontrolleras.
18 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 Bolaget ska utöver det se till att varje byggnad med brandtekniska installationer beskrivs när det gäller installationernas utförande och funktion, hur de används vid brandtillbud samt hur de kontrolleras. Varje byggnad ska ha uppdaterade ritningar där brandcellsgränser och övrigt brandskydd är dokumenterat. Lekmannarevisorerna bedömer att bolaget bör se till att egenkontroller genomförs för samtliga brandtekniska installationer, även de som inte finns dokumenterade i Brandkoll.nu och att de egenkontrollerna rapporteras till säkerhetsansvarig. Mot bakgrund av ovanstående bedömningar lämnar lekmannarevisorerna följande rekommendation. Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att se till att bolaget följer regler och riktlinjer för brandskyddsarbetet. Uppföljning av projektstyrning Enligt stadens riktlinje för intern kontroll ska nämnders och bolagsstyrelsers styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ska vara systematisk, förebyggande och utvecklingsinriktad och ska med rimlig grad säkerställa: att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt, med fokus på kvalitet för dem verksamheten riktar sig till att verksamheten långsiktigt bidrar till en hållbar utveckling och en god ekonomisk hushållning utifrån ett helhetsperspektiv att lagstiftning, föreskrifter och riktlinjer som berör verksamheten följs att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är tillförlitlig och tillräcklig. Styrningen, uppföljningen och kontrollen av verksamheten ska också bidra till att oavsiktliga och avsiktliga fel och brister kan upptäckas i tid samt att säkra tillgångar och förhindra förluster. Lekmannarevisorerna granskade bolagets projektstyrning år 2014. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendationer till bolaget: Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att tillse att riktlinjer för styrning och dokumentation av evenemangsprojekt upprättas.
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 19 Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att tillse att kontroller för att säkerställa följsamhet av riktlinjer för styrning av evenemangsprojekt upprättas. Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att tillse att det säkerställs att projekt dokumenteras i enlighet med bolagets dokumenthanteringsplan. Iakttagelser Vid uppföljningen av rekommendationerna 2015 bedömde vi att arbetet med att ta fram riktlinjer för styrning av evenemangsprojekt inte hade slutförts och att rekommendationerna kvarstod. I den uppföljande granskningen 2016 bedömde lekmannarevisorernas att bolaget under senare delen av år 2016 har tagit fram ändamålsenliga styrande dokument för att säkerställa en god styrning av evenemangsprojekt. I och med införandet av det styrande dokumentet Evenemangsprocessen med tillhörande checklista bedömde lekmannarevisorerna att bolaget kommer att ha en ändamålsenlig projektstyrning framöver och dokumentationskraven överensstämmer bättre med gällande dokumenthanteringsplan. Lekmannarevisorernas bedömning var att bolaget upprättat ändamålsenliga styrande dokument och att det i internkontrollplanen fanns kontrollaktiviteter som kommer följa upp tillämpningen. De lämnade rekommendationerna från 2014 och 2015 bedömdes därför som omhändertagna. Lekmannarevisorerna poängterade samtidigt vikten av att styrelsen säkerställer att de styrande dokumenten implementeras och att styrelsen håller sig informerade om kommande och pågående evenemang, särskilt i de fall evenemang kan innebära ekonomiska risker för bolaget. I december 2016 presenterade revisionsbyrån Deloitte, på uppdrag av Göteborg & Co, en finansiell genomlysning av EM i ridsport 2017. Anledningen till genomlysningen var att stadens kostnad för evenemanget beräknades till 17 miljoner kronor istället för det nollresultat som ursprungligen presenterades i budbugeten. Enligt rapporten var en väsentlig orsak till avvikelserna att projektarbetet inte kom igång i tid. Rapporten pekar också ut fyra särskilda riskområden som bolaget har att hantera framöver: Många utestående upphandlingar Biljettförsäljningen Säkerhetsläge Valuta exponeringar
20 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 Under 2017 slutförde bolaget projektet EM i ridsport. Efter slutfört evenemang kan vi konstatera två större brister i projektet dels har förvaltningsdomstolen konstaterat att bolaget gjort sig skyldig till en otillåten direktupphandling och dels har bolaget sett sig tvungna att upprätta en kontrollbalansräkning. Otillåten direktupphandling Den 24 augusti meddelade förvaltningsrätten i Göteborg att Got Event AB brutit mot Lagen om offentlig upphandling (LOU) och gjort en otillåten upphandling av fibersand till den ridbanor som användes under EM i Ridsport. Bolaget har brustit i sin annonseringsplikt och upphandlingsdokumentation har varit otydlig på sätt att det inte framgått hur utvärdering kommer att ske eller enligt vilka kriterier. Enligt LOU ska kontrakt som beloppsmässigt beräknas gå utöver tröskelvärdet (1 910 323 kr exkl. moms) annonseras i European Union Tenders (EUT), vilket är Europeiska Unionens upphandlingsdatabas. Någon sådan annonsering gjordes inte. Någon konkret upphandlingsdokumentation (exempelvis förfrågningsunderlag) i laglig mening upprättades inte heller. Bolaget menar att ett detaljerat förfrågningsunderlag skickats till identifierade potentiella leverantörer. Av underlaget framgick, enligt bolaget, exempelvis de specifikationer som gällde för kvalitetstestet av ridbaneunderlaget. Kontrollbalansräkning Bolaget beslutar på ett extra insatt styrelsemöte den 15 september att upprätta en kontrollbalansräkning. Anledningen till att bolaget upprättar en kontrollbalansräkning är det prognosticerade resultatet och de kvarstående risker som bolaget har i samband med Longines FEI EM i Ridsport. Bolaget befarar att det egna kapitalet kan komma att understiga hälften av det registrerade aktiekapitalet. Månadsrapporten för perioden januari till augusti visar då på ett underskott för helåret 2017 på 32 miljoner koronor. Budget för året var ett underskott på 17 miljoner kronor. Ursprungligen var budbudgeten för evenemanget ett nollresultat. Kontrollbalansräkningen samt bolagets prognos för 2017 visade på att bolagets egna kapital inte skulle komma att understiga hälften av det registrerade aktiekapitalet. Bedömning Det är lekmannarevisorernas bedömning att den otillåtna direktupphandlingen och det stora underskott som ledde till upprättande av kontrollbalansräkning är indikationer på att bolaget inte har haft en tillräckligt god ledning och styrning i det granskade projektet. Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att se till att projektstyrningen inom bolaget förbättras.
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 21 Uppföljning av förtroendevaldas arvoden och ersättningar Stadsrevisionens granskade år 2016 bolagets rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till styrelsen: Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att stärka sina rutiner och kontroller efter utbetalning av arvoden och ersättningar. Vi har i år följt upp denna rekommendation genom att granska bolagets dokumenterade rutiner. Iakttagelser Bolaget har under året kompletterat sina rutiner med kontroller efter utbetalning av arvoden och ersättningar. Kontrollen genomförs av styrelsens ordförande eller presidiet. Bedömning Lekmannarevisorernas bedömning är att rekommendationen är omhändertagen. Uppföljning av kameraövervakning i Göteborgs Stad Lekmannarevisorerna granskade år 2016 bolagets kameraövervakning. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till bolaget: Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att se till att den egna verksamhetens kameraövervakning bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Vi har i år följt upp rekommendationen genom intervju och dokumentstudier. Iakttagelser Bolagets rutin för kameraövervakning har förtydligats, vilket bland annat innebär att kamerainvesteringar styrelsebehandlas särskilt, utöver bolagets övergripande investeringsplan. En årlig återredovisning till styrelsen av kameraövervakningens utfall är införd. Bedömning Lekmannarevisorernas bedömning är att rekommendationen är omhändertagen.
22 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Lekmannarevisorerna granskade år 2015 bolagets rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till bolaget: Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att säkerställa att bolaget bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med gällande föreskrifter. En uppföljning av rekommendationerna gjordes 2016. Bedömningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet blev att styrelse och vd bör följa upp att de arbetsmiljöuppgifter som har delegerats genomförs och i de fall det systematiska arbetsmiljöarbetet inte fungerar vidta åtgärder för att förbättra det. Följande rekommendation lämnades. Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att årligen följa upp hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar. Iakttagelser Vd har gjort en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet och också beslutat om förändringar av till exempel rutinerna för arbetsplatsträffar. Styrelsen fick en rapportering av statusen på det systematiska arbetsmiljöarbetet i februari 2017. Bedömning Lekmannarevisorernas bedömning är att rekommendationerna är omhändertagna
G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 23 Lekmannarevisorernas uppdrag och rapportering Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument med uppdrag att granska den verksamhet som bedrivs i kommunen. Lekmannarevisorer är förtroendevalda och utses av fullmäktige ur gruppen förtroendevalda revisorer (gruppen benämns som Stadsrevisionen). Lekmannarevisorerna har ett självständigt uppdrag att granska de bolag som helt eller delvis ägs av kommunen. I Göteborg utses i regel två lekmannarevisorer för varje bolag. Revisorerna är oberoende och granskar på fullmäktiges uppdrag och därigenom indirekt också för medborgarna. Resultatet av lekmannarevisorernas granskning redovisas i granskningsrapport och granskningsredogörelse, en per bolag. Revisorerna genomför också särskilda granskningar som i regel rör flera bolag och nämnder. Dessa redovisas i revisionsrapporter till fullmäktige löpande under året. Revisorerna tar även varje år fram en årsredogörelse som sammanfattar all den granskning som gjorts i kommunen under det aktuella året. Revisorernas rapporter hittar du på www.goteborg.se/stadsrevisionen.
24 G R A N S K N I N G S R E D O G Ö R E L S E 2 0 1 7 Språkbruk och revisionstermer När revisorerna har genomfört en granskning lämnar de ofta rekommendationer till de granskade nämnderna och bolagen. Ibland lämnar de även revisionskritik. Rekommendationer lämnas då revisorerna ser brister i verksamheten. Rekommendationerna syftar till att utveckla och förbättra verksamheten. Revisionskritik lämnas då revisorerna ser brister i verksamheten som är av mer allvarlig karaktär. Revisionskritik graderas genom begreppen erinran eller anmärkning. Anmärkning är allvarligast. När det gäller nämnderna kan en anmärkning lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Under kommande år följer revisorerna upp vilka åtgärder nämnden eller bolaget har gjort för att följa revisorernas rekommendationer.
goteborg.se/stadsrevisionen