Divisionsplan

REGION NORRBOTTEN Divisionsplan 2018-2020 Division Folktandvård Datum Divisionschef Tomas Josefsson Regiondirektör Veronika Sundström 1

Innehåll Folktandvårdens uppdrag... 3 Särskilda suppdrag... 3 Vision... 5 Verksamhetsidé... 6 Divisionens strategiska åtgärder... 6 Fokusområden... 6 Ekonomi... 7 Ekonomisk ersättning... 7 Investeringar... 8 Ekonomisk handlingsplan... 9 Internkontroll moment... 9 Regionstyrelsens mål och styrmått 2018 för Division Folktandvård... 10 Perspektiv Medborgare... 10 Perspektiv Verksamhet... 11 Perspektiv Kunskap och förnyelse... 12 Perspektiv Medarbetare... 13 Perspektiv Ekonomi... 14 Bilaga 1 : Divisionens strategiska åtgärder... 15 Bilaga 2a: Divisionens riskbedömning mål 2018-2020... 20 Bilaga 2b: Divisionens riskbedömning processser 2018-2020... 27 2

Divisionsplan 2018 Folktandva rdens uppdrag Regionfullmäktiges strategiska plan, regionstyrelsens plan, regionens strategier samt övriga styrande dokument som policys, regler och riktlinjer ligger till grund för Folktandvårdens divisionsplan. Folktandvårdens uppdrag Divisionen har ansvar för: All specialisttandvård Barn 0-2 år Övriga regionspecifika uppdrag Finansiering sker via regionersättning. Därutöver erhåller divisionen barnpeng för de barn och ungdomar (3-22 år) som är listade hos Folktandvården. För tandvård till asylsökande erhåller divisionen ersättning utifrån utförda åtgärder till asylsökande. Vuxentandvården finansieras via taxan samt via de uppdrag divisionen har avseende uppsökande och nödvändig tandvård. Särskilda suppdrag Jämställdhet och jämlikhet Vid utformning av all hälso- och sjukvård ska hänsyn tas till ens resultat samt länets demografiska skillnader. I all uppföljning ska geografiska skillnader och skillnader mellan könen synliggöras och analyseras, därefter ska åtgärder vidtas. Kompetensförsörjning och kompetensutveckling Verksamhetens ska använda framtagna metoder för systematisk uppgifts-/kompetensväxling för att säkerställa förutsättningar för rätt använd kompetens. Hälso- och sjukvård, tolkning av Folktandvården Vården av äldre och multisjuka prioriteras. Identifiering av de som har rätt till STB stimulerar förebyggande vård för att förhindra sjukdomsutveckling. Folktandvården Organisatoriska åtgärder som beslutas som ett resultat av strukturöversyner som görs genomförs enligt följande: Beslutad nedläggning av Folktandvården i Hortlax slutförs under 2018. En risk- och konsekvensanalys genomförs nu i samråd med de fackliga organisationerna. Förslaget är att ändra organisationen för Tandteknik Norr. Förändrad ledningsorganisation och minskning av antalet arbetsställen (från dagens fem till tre arbetsställen) föreslås. 3

Under förutsättning att detta leder till ett beslut kommer genomförandet att ske med början 2018. Under 2018 slås två sområden samman. VO Piteå och VO Arvidsjaur/Arjeplog bildar tillsammans VO Syd. Arbetet under 2018 blir att sammanfoga enheterna till formandet av en än effektivare enhet för befolkningen i södra Norrbotten. Under 2018 förväntas Socialstyrelsen fatta beslut om införandet av en ny odontologisk specialitet, Orofacial medicin. Ämnesområdet fokuserar på prevention, diagnostik och behandling av komplexa orala tillstånd relaterade till systemsjukdomar och/eller funktionshinder. Dessa patienter är komplicerade att behandla i traditionell allmäntandvård. Folktandvården har under 2017 tillsatt en utredning med uppgift att se hur denna nya skall implementeras i länets tandvård. Under 2018 kommer förverkligandet av utredningens idéer att starta. Kostnader för detta finns medtaget i planen men är svåra att i nuläget beräkna med precision. Regler för uppgradering av aktuella sjukhustandläkare till specialister kommer att presenteras i början av 2018. 4

Folktandva rdens svar pa uppdragen Vision Vår smodell kan liknas med ett hus för att beskriva utgångspunkterna för ledning och utveckling inom Region Norrbotten. Husets grund är våra värderingar som bidrar till stabilitet och synliggör det vi gemensamt står för. Väggarna är viktiga principer för utveckling och de tre trianglarna i taket samverkar och hjälper oss att leda och utveckla hela vår. I mitten på huset finns medarbetarna som är vår största tillgång och som ger huset liv. Varje medarbetares vilja att ständigt förbättra sitt och teamets arbete, är kraften som ska leda oss mot regionens vision som symboliseras av den blå himlen. Region Norrbottens vision kompletteras i tandvården med En frisk mun i alla åldrar. Folktandvårdens tillämpning av visionen ger en bild av det önskvärda, framtida tillståndet och är utgångspunkten för att konkretisera mål, värderingar och krav. Den förverkligas genom medarbetarna, varför alla måste förstå sina möjligheter att bidra till att en utvecklas i önskad riktning. Verksamhetsmodellens bas, regionens värdegrund, kompletteras i Folktandvården med den väl inarbetade värdegrunden: Hälsa, Omtanke, Service. 5

Verksamhetsidé Verksamhetsidén beskriver vår uppgift idag. Verksamhetsidén tydliggör vad vi ska göra och för vem. Det är därför viktigt att den är känd både internt och externt. Folktandvården arbetar för norrbottningarnas munhälsa. Folktandvården finns i alla kommuner och samarbetar med andra hälso- och samhällsaktörer. Folktandvården är en sammanhållen organisation med hög kompetens. Divisionens strategiska åtgärder Divisionens strategiska mål är oförändrade medan styrmåtten är uppdaterade. Dessa mål och mått redovisas i tabellverket på sida 10-14 och är sorterade enligt Regionstyrelsens framgångsfaktorer och modell för balanserad styrning. Divisionens planerade strategiska aktiviteter eller åtgärder för 2018 beskrivs i bilaga 1. Fokusområden När det gäller prioritering av divisionsmålen fokuseras arbetet på att nå framgång och utveckling inom följande tre fokusområden: Förbättrade flöden Stabil ekonomi Bästa tandvårdsarbetsgivaren Förbättrade flöden: Särskilt fokus läggs på patientflödet där målet är färre patienter under pågående behandling, kortare omloppstider för patienter med pågående behandlingar och minskning av den icke värdeskapande tiden. Utveckling av tandvårdens processer och patientflöden är ett prioriterat arbete för att kunna erbjuda god och säker tandvård enligt regionens prioritetsordning. Vikten att utveckla nya och förändrade arbetssätt inom tandvårdsteamet samt digitalisering är nycklar till att få förbättrade flöden. Bättre patientflöden ger ökad tillgänglighet. Sammanställningen av förbättrade flöden: Använd modern teknik, debitera rätt, effektiv barntandvård, rationell frisktandvård samt teamtandvård med riktigt flyt kommer att leda till framtagande av Bästa kända arbetssätt. Regelbundna möten för inspiration och spridning av Bästa kända arbetssätt samt erfarenhetsutbyte. Uppföljning av förändringsarbetet med förbättrade flöden tillsammans med sområdenas ledningsgrupper två gånger per år Stabil ekonomi: Utveckling sker av nya sätt att mäta och följa upp de förbättrade vårdmodeller som nu skapas i tandvården. Riktade åtgärder införs för minskning av sjuktalen och kontroll över tjänstledigheter. Uppföljning görs av rekryteringskostnader vid utlandsrekryteringar. Fortsatt fokus läggs på rätt debitering, minimera uteblivande samt korrekt avgiftsklassificering av frisktandvårdsavtal. Detta för att få en bra kostnadstäckning. Divisionens egna tandtekniska laboratorium ska användas i så hög utsträckning som möjligt vilket minskar våra externa kostnader. 6

Bästa tandvårdsarbetsgivaren: Minska sjukfrånvaro genom att ta del av goda exempel, samarbeta med SKL, stötta chefer i det förbyggande hälsoarbetet, exempelvis genom certifiering av hälsofrämjande arbetsplatser. Fokusera på behålla-perspektivet. Inrätta ett äldreråd, se över möjliga karriärvägar, fortsätta utveckla arbetssätt. Besöka erna i syfte att lära känna erna bättre och öka vi-känsla. Arbeta vidare med kompetensförsörjningsplaner på snivå i kombination med individuella utvecklingsplaner, i syfte att uppnå målet RAK (rätt använd kompetens) Arbeta för en än mer effektiv rekrytering genom kompetensbaserad rekrytering som metod. Hälsofrämjande fokus och minska upplevelsen av stress genom fortsatt arbete med Hälsosamma Folktandvården där Hälsoinspiratörerna har en viktig roll. Ledarskap. Den förändringsresa Folktandvården är inne i ställer stora krav på ledarskapet. Kontinuerliga månadsmöten planeras i syfte att utbyta erfarenheter, följa upp ens mål samt trygga cheferna i sin roll. För mer detaljer om åtgärder beträffande fokusområden återfinns i bilaga 1. 7 Ekonomi Ekonomisk ersättning Budget 2018 per sområde, mkr Verksamhet Uppdragsers Vårdvalsers Övrigt Summa intäkter Verksamhetens kostnader Budget netto Resultatmål 2017 Allmäntandvård 29,9 68,8 236,3 335,0-341,4-6,4 1,0 Specialisttandvård 43,4 0,0 26,6 70,0-67,4 2,6-3,1 Tandteknik Norr 0,1 0,0 18,0 18,1-18,0 0,1 0,2 FTV gemensamt 11,1-0,6 1,0 11,5-11,0 0,5 0,2 Ekonomisk handlingsplan 0,0 0,0 5,6 5,6 0,6 6,2 4,7 Eliminering interna transaktioner 0,0 0,0-20,9-20,9 20,9 0,0 0,0 Summa 84,5 68,2 266,6 419,3-416,3 3,0 3,0 Ovanstående resultatbudget för 2018 är utfallet från klinikernas planering och tillkommande identifierade möjligheter för att nå en ekonomi i balans och i linje med regionens resultat- och besparingskrav. Fördelningen av budgeten är per sområde divisionens interna ersättningar och kostnader för att spegla de olika ernas faktiska resultat. Eliminering av interna ersättningar görs i slutet av tabellen varvid total summeringen går att stämma av mot den budgetererad resultaträkningen för divisionen nedan. I tabellen kan utläsas att det är allmäntandvården som inte har kunnat balansera sin budget. Obalansen kompenseras genom att många av åtgärderna i den ekonomiska handlingsplanen förväntas resultera i positiva avvikelser i en och då sannolikt till stor del i allmäntandvården eftersom den utgör 80 % av divisionen. Det är dock ett solidariskt åtagande att tillsammans realisera resultatförbättringar i den gemensamma ekonomiska handlingsplanen. Mer detaljer om den ekonomiska handlingsplanen återfinns nedan.

Resultaträkning Mkr Prognos Budget 2017 2018 2019 2020 Verksamhetens intäkter 395,8 419,3 433,8 445,3 - uppdragsersättning 79,9 84,5 87,8 88,3 - vårdvalsersättning 65,3 68,2 72,5 74,3 - övriga intäkter 250,6 266,6 273,5 282,7 Verksamhetens kostnader -406,4-415,6-429,1-441,1 - personalkostnader -285,7-291,7-302,9-312,7 - övriga kostnader -111,8-115,1-117,2-119,1 - avskrivningar -8,9-8,8-9,0-9,2 Resultat efter avskrivningar -10,6 3,7 4,7 4,2 Ränta -0,7-0,7-0,7-0,7 Resultat -11,3 3,0 4,0 3,5 Resultatmål 3,0 3,0 3,0 3,0 Resultatprognosen för 2017 är -11 mkr vilket är 14 mkr mindre än regionens resultatkrav. Under 2018 ska ekonomin komma i balans och generera ett överskott om 3 mkr. Ett stort uppdrag är barntandvård, för vilket ingen uppräkning har skett för kostnadsökningar. Detta innebär att divisionen dessutom behöver finna vägar att hantera kostnadsökningar om knappt 2 mkr som inte kompenseras i ökad ersättning. I 2018 års budget finns inarbetat andra steget av reformen om fri tandvård för unga som innebär att maxåldern höjs från 21 till 22 år. Vårdvalsersättningen blir densamma som övriga åldersgrupper i allmäntandvården medan specialisttandvården som inte får någon ersättning per patient istället får sin uppdragsersättning uppjusterad med 0,5 mkr för bedömd tillkommande tandvård. Under 2019 genomförs sista steget i reformen varvid 23-åringar läggs in i den fria tandvården för unga vilket också är inarbetat i ovanstående budget. Investeringar Mkr Ram Typ av investering 2018 Medicinsk teknik 4,9 Övrigt 0,4 Reserv 0,5 Summa 5,8 Investeringar utgörs i huvudsak av planerade reinvesteringar av tandvårdsutrustning; stol/unit/intraoral röntgen. Nyinvestering görs i ny teknik för digital fräsning och printing av tandteknik. Tidigare gjorda investeringar inom detta område måste göras om då inköpta produkter inte fungerat som avsett. Länsteknik har från och med 2017 tagit över service på autoklaver och diskdesinfektorer. I överenskommelsen ingår att Länsteknik successivt även ska ta över ägandet av denna utrustning varvid reinvesteringsbehoven beträffande autoklaver och diskdesinfektorer från och med 2018 återfinns i Länstekniks investeringsram. En översyn görs av Länsteknik för ett övertagande av service av våra dentalutrustningar/intraorala röntgen. Beslut om detta tas vid årsskiftet 2017-2018. 8

Ekonomisk handlingsplan Nedanstående tabell redovisar den planerade ekonomiska nettoeffekten av divisionens tre strategiska fokusområden, sid 6 och strukturåtgärder, sid 3-4. Verksamhet Uppdrag Åtgärder Effekter, Mkr Mkr Helår 2018 2019 2020 Allmän tandvård 1,0 Klinikstrukturering 1,0-1,0 2,0 0,0 Tandteknik Norr 0,1 Klinikstrukturering 0,1-0,1 0,0 0,2 Specialisttandvård -1,1 Orofacial specialitet -1,1-0,1-1,5 0,5 Divisionsövergripande 4,7 Förbättrade flöden 4,7 3,7 0,5 0,5 Divisionsövergripande 2,5 Bästa tandvårdsgivaren 2,5 1,5 0,5 0,5 Divisionsövergripande 2,6 Stabil ekonomi 2,6 2,2 0,2 0,2 Summa 9,8 9,8 6,2 1,7 1,9 Genomförandet av handlingsplanen blir ett gemensamt ansvar, där varje klinik väljer minst ett förbättringsområde inom varje fokusområde. Dessa följs upp på klinikens pulsmöten. Månatliga dialoger genomförs med distansöverbryggande teknik tillsammans med stödjande processledare. Kliniker som valt samma förbättringsområden delar erfarenheter och lärande. Det centrala LEANstödet stärker arbetet med att skapa självförbättrande er. Mer detaljer om åtgärderna och förväntad effekter återfinns bilaga 1. Internkontroll moment De senaste åren har divisionens resultatutfall smässigt och ekonomiskt avvikit negativt från ambitions- och målnivåer som satts upp i divisionsplanen. Det har varit väsentliga avvikelser vilket försämrat planerad tillgänglighet främst i vuxen revisionstandvård och gett en betydande ekonomisk förlust. En viktig orsak att målen inte har nåtts är att förändringsarbetet inte skett i den omfattning och tempo som planerats. I föreliggande plan för 2018-2020 ingår förändringsarbetet som är betydande och kritiskt för att divisionens mål ska nås avseende och ekonomi. Bland annat finns en ekonomisk handlingsplan på drygt 6 mkr som kräver förändringar utöver normal sutveckling där dessutom ansvaret är divisionsgemensamt. Mot bakgrund av detta har vid riskbedömning identifierats följande internkontrollområden: Ledning av förändringsarbete Genomförande av förändringsarbete Internkontrollsgranskningen kommer rikta in sig på förändringsarbetet avseende divisionens tre fokusområden; förbättrade flöden, stabil ekonomi och bästa tandvårdarbetsgivaren. Två besök per sområde görs där rutiner, verktyg och utfall avseende ledning och genomförande av fokusområdesförändringsarbetet granskas. 9

Regionstyrelsens mål och styrmått 2018 för Division Folktandvård Framställningen följer regionens modell för balanserad styrning med ett avsnitt per perspektiv och med divisionsmålen kopplade till regionens övergripande mål. Perspektiv Medborgare Strategiskt mål: Nöjda medborgare Framgångsfaktor Divisionens mål Styrmått Ingångsvärde Mål 2018 Mål 2020 Period Förtroende för och kunskap om en 1 Hälsosamma och välinformerade norrbottningar Hållbara livsmiljöer 2 Miljöarbete som minskar miljöbelastningen Antal besökare per månad på Norrbotten.se (Tandvård) Antal patienter/år som får konsultation på distans 3 600 3 700 3 900 ÅR 103 300 0 ÅR Strategiskt mål: En god och jämlik hälsa Framgångsfaktor Divisionens mål Styrmått Ingångsvärde Mål 2018 Mål 2020 Period En hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande 3 Frisktandvård som förstahandsval för vuxna 10 Andel vuxna revisionspatienter med frisktandvårdsavtal 4 Fler vuxna i regelbunden tandvård Antal vuxna revisionspatienter (nya åldersgr) 5 Hälsosamma och välinformerade Andel patienter som får sjukdomsnorrbottningar eller förebyggande behandling vid reparativ terapi pga karies 6 Kariesfria barn och ungdomar Utåtriktad barn, % av barntiden (nya åldersgr) 7 Kariesfria 4-åringar 92% (K: 92,4%; M:92,2%) 8 19-åringar fria från glattytekaries 63% (K: 64,5%, M: 61,7%) 32% (K: 35%, M: 30%) 31% 31% ÅR 85 200 83 000 80 000 ÅR 10-19år: 21% 40% 60% ÅR (2019) 80-89år: 16% (2015) 35% 55% 2% 3% 3% ÅR 95% 96% 04 (2019) 67% 69% 04 (2019)

Perspektiv Verksamhet Strategiskt mål: En effektiv med god kvalitet Framgångsfaktor Divisionens mål Styrmått Ingångsvärde Mål 2018 Mål 2020 Period En jämlik, jämställd och kvalitativt likvärdig En kunskapsstyrd och säker 9 Rätt väg genom vården Andel tandläkare med mer än 120 inbokade patienter 10 Specialisttid i konsult och undervisning, % av arbetstiden 11 Lärande organisation Andel avvikelser: Påbörjade inom 14 dagar Avslutade inom 60 dagar 12 Andel kliniker som genomför hygienrutinmätning Uppnått resultat följsamhet (av mätning) 13 Effektiv vård på rätt vårdnivå Antal patienter per år som behandlas i vårdkedja 35% 25% 5% ÅR 8% 9% 10% ÅR 16% 54% 75% 70% 70% 65% 80% 70% 90% 85% 85% 75% ÅR ÅR 130 200 300 ÅR Strategiskt mål: Helhetsperspektiv med personen i centrum Framgångsfaktor Divisionens mål Styrmått Ingångsvärde Mål 2018 Mål 2020 Period Personcentrerad hälso- och sjukvård och individorienterad service 14 Alla ska bli kontaktade i rätt tid Andel barn och unga undersökta i tid (<3mån försening) 99,7% 100% 100% 04, 08, ÅR 11

Perspektiv Kunskap och förnyelse Strategiskt mål: Konkurrenskraftig region Framgångsfaktor Divisionens mål Styrmått Ingångsvärde Mål 2018 Mål 2020 Period Tydligt regionalt företrädarskap 15 Lärande organisation Deltagande i regionala och nationella tandvårdsnätverk 12 12 12 ÅR Strategiskt mål: Förnyelse för framtiden Framgångsfaktor Divisionens mål Styrmått Ingångsvärde Mål 2018 Mål 2020 Period Öppet förhållningssätt till 16 Lärande organisation Inspelade webbutbildningar 22 26 34 ÅR utveckling och förändring Styrning av förnyelseinitiativ 17 Andel kliniker med regelbundna förbättringsmöten 16% 70% 100% 08, ÅR 12

Perspektiv Medarbetare Strategiskt mål: Attraktiv arbetsgivare 10 OKTOBER 2017 Framgångsfaktor Divisionens mål Styrmått Ingångsvärde Mål 2018 Mål 2020 Period Lika rättigheter och möjligheter 18 Tydligt och engagerat ledarskap. JÄMIX index 106 108 116 ÅR Mångfald främjas och jämställda och 19 jämlika villkor råder Förtroende för närmsta chef (MAU) 75 80 82 ÅR Hållbart arbetsliv 20 Tryggad personalförsörjning. En Rekryterade stipendiater 51% 61% 75% ÅR effektiv och strategisk 21 kompetensförsörjning Antal som genomfört prova på jobb 4 10 14 ÅR 22 Andel positiva till arbete efter 22,8% 25% 30% ÅR uppnådd pensionsålder (MAU) 23 Andel medarbetare med heltidsanställning som grund 94,0% 94% 95% DÅ 04, 08, ÅR 24 Extra tid (övertid, mertid, fyllnadstid) 0,7% 0,7% 0,7% DÅ 04, 08, ÅR Strategiskt mål: Aktivt medarbetarskap Framgångsfaktor Divisionens mål Styrmått Ingångsvärde Mål 2018 Mål 2020 Period Delaktiga och engagerade medarbetare Hälsofrämjande miljö 25 Delaktiga och engagerade Chef tydliggör mål (MAU) 77% 80% 82% ÅR medarbetare 26 Lönedialoger/samtal Medarbetarsamtal (MAU) 81% 87% 85% 90% 90% 95% ÅR 27 Förutsättningar finns för deltagande i Andel certifierade Hälsofrämjande 0,0% 10% 30% DÅ 04,08, förändring och utveckling av arbetsplatser ÅR 28 en Sjukfrånvaro 6,7% < 6% < 5,5% 04, 08, ÅR 13

Perspektiv Ekonomi Strategiskt mål: Ekonomi som ger handlingsfrihet 10 OKTOBER 2017 Framgångsfaktor Divisionens mål Styrmått Ingångsvärde Mål 2018 Mål 2020 Period Verksamheten håller sina ekonomiska ramar 29 Kostnadseffektiv struktur och Nettoresultat vuxentandvård, mkr -9,4 1,2 2,2 ÅR 30 Nettoresultat för barntandvård, mkr 3,2 0,8 0,8 ÅR 31 Nettoresultat för tandteknik, mkr -1,1 0,2 0,1 ÅR Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån 32 Utrymme för förbättring Sparat resultat sedan 2007 överstiger plan, mkr 33 Divisionernas ekonomiska handlingsplaner, effekt % 16 0-33 0-33 ÅR 31,7% 100,0% 100,0% DÅ 04, 08, ÅR 34 Andel som föregåtts av pilottest 100,0% 100,0% 100,0% ÅR Strategiskt mål: Ekonomi som inte belastar kommande generationer Framgångsfaktor Divisionens mål Styrmått Ingångsvärde Mål 2018 Mål 2020 Period Avsättningar för framtiden 35 Kostnadseffektiv struktur och Ekonomisk redovisning -1,9 0,8 mkr 1,2 mkr ÅR Kostnadseffektiv 36 Antal förbättringsinitiativ härledda från uppföljning och nyckeltalsjämförelser 0 7 7 ÅR 14

Bilaga 1 : Divisionens strategiska åtgärder Divisionsmål Hälsosamma och välinformerade norrbottningar Miljöarbete som minskar miljöbelastningen Divisionsmål Fler vuxna i regelbunden tandvård Alla ska bli kontaktade i rätt tid Kariesfria barn och ungdomar MEDBORGARE Nöjda medborgare Förtroende för en Hållbara livsmiljöer Informationsamverkan vuxna Förbättringar från patientenkätresultat Sök möjlighet att växla till än mer miljövänliga produkter Distansöverbryggande teknik för minskat resande Utvärdera distanskonsulter En god och jämlik hälsa En hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande Insatser som kompenserar för ojämna förutsättningar Bättre tillgänglighet genom förbättrade flöden, nedan under Rätt väg genom vården. Äldre revisionspatienter (80+) prioriteras. identifiera STB patienter och stimulera till prevention Folkhälsoinsatser riskgrupper barn Kariesförebyggande insatser KUNSKAP OCH FÖRNYELSE Divisionsmål Lärande organisation Divisionsmål Lärande organisation Konkurrenskraftig region Målanpassade insatser Tydligt regionalt företrädarskap Nyckeltalsbenchmarking Förnyelse för framtiden Öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Styrning av förnyelseinitiativ Använd bästa kända arbetssätt Utveckla traineeprogram med spets Utveckla vårdkedjor LEAN-utveckling Team/flödesbaserad GPS+ 15

Divisionsmål Rätt väg genom vården Lärande organisation Divisionsmål Alla ska bli kontaktade i rätt tid VERKSAMHET En effektiv med god kvalité En jämlik, jämställd och kvalitativt likvärdig En kunskapsstyrd och säker RUBRIK: Förbättra flöden BESKRIVNING: Utveckla och effektivisera patientflöden Patienten skall bli klar på så få besök som möjligt. Teamtandvård där alla yrkeskategorier samarbetar med arbetsuppgifterna för att ge en god och säker vård enligt regionens prioritetsordning. Bästa kända arbetssätt tydliggörs och sprids i länet. Uppföljning av utvecklingen. ANSVARIG: VC, EC, (Samod) FÖRVÄNTAD EFFEKT: Ökad tillgänglighet, bättre arbetsmiljö, god ekonomi Utveckla metoder för flödesuppföljning Vidareutveckling intern resursfördelning baserad på Vårdbelastningsnurran. Följsamhet till avvikelseprocessen Följsamhet till hygienrutinerna Digitala tandtekniska beställningssedlar Digitala avtryck Helhetsperspektiv med personen i centrum Samverkan internt och externt Personcentrerad hälso- och sjukvård och individorienterad service Utveckling teamtandvård Rätt revisionsintervall Kvalitetsgranskning av kontrollistor 16

Divisionsmål Tydligt och engagerat ledarskap. Mångfald främjas och jämställda och jämlika villkor råder MEDARBETARE Attraktiv arbetsgivare Lika rättigheter och möjligheter Hållbart arbetsliv 10 OKTOBER 2017 RUBRIK: Minska sjukfrånvaron BESKRIVNING: Vid sjukfrånvaro över 5,5 % ska åtgärderslista tas fram för att minska sjukfrånvaron. Aktiviteter: hälsosamtal, samarbetet med SKL, riktade insatser. ANSVARIG: EC/HR FÖRVÄNTAD EFFEKT: En minskning med sjukfrånvaron till < 6 % 2018 och på sikt 5,5 %. RUBRIK: Kontinuerlig ledarutveckling BESKRIVNING: Behovet av ett välfungerande ledarskap är a och o för vår. Att jobba med stora förändringar av arbetssätt innebär ett behov av intensifierat stöd för cheferna. ANSVARIG: HR FÖRVÄNTAD EFFEKT: Minskad personalomsättning, nöjda medarbetare och ledare, minskad stress, flödeseffektiv. RUBRIK: "Behålla" fokus BESKRIVNING: Prioriterat område där behovet är stort av att utröna vilka faktorer som får våra medarbetare att vilja stanna kvar. ANSVARIG: EC/VC/HR FÖRVÄNTAD EFFEKT: Minska personalomsättningen Divisionsmål Tryggad personalförsörjning. En effektiv och strategisk kompetensförsörjning Aktivt medarbetarskap Delaktiga och engagerade medarbetare Hälsofrämjande miljö RUBRIK: Marknadsföra Folktandvården BESKRIVNING: Aktivt deltagande på mässor ANSVARIG: HR FÖRVÄNTAD EFFEKT: Locka fler tandvårdare till Norrbotten RUBRIK: Prova på jobb BESKRIVNING: Marknadsföra prova på jobb till riktad målgrupp ANSVARIG: HR/EC FÖRVÄNTAD EFFEKT: få fler norrbottningar intresserade av att arbeta med tandvård RUBRIK: Minska upplevelse av stress BESKRIVNING: Aktivt arbeta med Hälsosamma Folktandvården med hälsoinspiratörerna i spetsen. Använda leanstödjare i syfte att förbättra processer och på så sätt skapa bättre flöde som i sin tur minskar stressen. ANSVARIG: Verksamhetschef FÖRVÄNTAD EFFEKT: Förbättrad arbetsmiljö RUBRIK: Individuella kompetensplaner + övergripande kompetensplaner BESKRIVNING: Individuella planer i syfte att konkretisera varje enskild medarbetares kompetens - "Rätt Använd Kompetens/RAK". Övergripande planer i syfte att optimera ens befintliga kompetens och utröna framtidens behov. ANSVARIG: EC /VC FÖRVÄNTAD EFFEKT: Tydliggöra utbildningsbehov. Optimera bemanningen. RUBRIK: "Äldreråd" -kompetens 55 BESKRIVNING: Implementera ett "äldreråd" (medarbetare över 55 år) i syfte att ta tillvara kompetens. ANSVARIG: HR Chef FÖRVÄNTAD EFFEKT: Öka antalet medarbetare som väljer att fortsätta arbeta efter 65 år. Öka arbetstillfredsställelsen generellt. 17

Divisionsmål Utrymme för förbättring Divisionsmål Kostnadseffektiv struktur och EKONOMI Ekonomi som ger handlingsfrihet Verksamheten håller sina ekonomiska ramar Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Ny införs med medvetna beslut Ekonomi som inte belastar kommande generationer Avsättningar för framtiden Kostnadseffektiv Rättvisande spegla resursanvändning, och mål RUBRIK: Strukturåtgärder för en stabil ekonomi BESKRIVNING: Strukturåtgärder Hortlax sammanföring med Piteå C. Investering i ny specialitet i Orofacial medicin ger ökade kostnader. Genomförande av Tandteknik 3.0 ny organisation, färre platser och mer digitalt. Vo Syd skapas och frigör tandläkarresurs för utveckling och handledning. ANSVARIG: Chef Hortlax; Chef Tandteknik; Vochef Syd (Team Ekonomi, Samod) FÖRVÄNTAD EFFEKT: Hortlax sammanföring med Piteå C. bedöms kosta i ombyggnation nästa år 1 Mkr. Därefter kommer besparingen att vara knappt 1 mkr/år i form av främst av driftkostnader och i viss mån ökade intäkter pga bättre användning av resurser. Orofacial blir ny specialitet vilket ger ökade nettokostnader under införande året räknas med 0,1 Mkr i extra kostnader för påbörjad projektering för anpassning av lokaler. dessutom finns i utbildningsbudget finns knappt 0,3 Mkr för uppdragsutbildning av denna specialitet. År 2019 slutförs investeringar i lokalanpassning medan specialistutbildningen fortsätter. Tillkommande kostnad ca 1,5 mkr under 2019. Investering i en Tandteknik 3.0 organisation bedöms under 2018 ge anpassningskostnader om 0,1 mkr för att framgent ge en konkurrenskraftigare organisation/produktion som försiktighetsberäknat till ett nettospar om 0,1 mkr/år. Sammanförningen av AA och Piteå till Vo Syd frigörs tandläkarresurs som inledningsvis används till utveckling och handledning men på långsikt ger lägre OH-kostnad på Vo nivå. Under plan peripoden återfinns spareffekten som en del i bättre flöden och sveriges bästa tandvårdsarbetsgivare. 18

Divisionsmål Kostnadseffektiv struktur och EKONOMI Ekonomi som inte belastar kommande generationer Avsättningar för framtiden Kostnadseffektiv RUBRIK: Andra åtgärder för en stabil ekonomi BESKRIVNING: Eliminera slöserier: Konsekvent köpa det billigaste upphandlade materialet. Med hjälp av lean metoder reducera förbrukning. Köpa tandteknik internt och fylla interna kapaciteten först förrän externt tandteknik köps. Intern tandtekniksnyårscheck. Visuell uppföljning internt på pulstavla hos kliniker som specifik jobbar med området och på Insidan. Sprida sparupptäckter - bästa kända arbetssätt. Debitera rätt och förbättra taxetäckning: Minska omgörningar och klara frisk- och barntandvård inom ersättning som erhålls. Visuell uppföljning internt på pulstavla hos kliniker som specifik jobbar med området och på Insidan. Sprida sparupptäckter - bästa kända arbetssätt. Utrota uteblivande genom god patientinformation (kallelsebrev, SMS, affischer), bra system som gör det lätt att komma i tid alternativt att omboka. System/rutiner som kommunicerar med patient vid uteblivande och vikten komma och meddela i tid uteblivande. Enhetlig enkel uteblivande taxa som talar samma språk hur värdefull tiden är för länet och betydelsen att inte bara utebli. Konsekvent tillämpning av enkla, raka regel för uteblivande debitering och kommunikation med patient efter ett uteblivande. Presmeddelande. Visuell uppföljning internt. Ekonomiska effekter av åtgärderna "Förbättrade flöden" resp "Sveriges bästa tandvårdsarbetsgivare". ANSVARIG: Chefer, (Team ekonomi) FÖRVÄNTAD EFFEKT: Material och övriga kostnader bedöms minska med 1% dvs 0,9 mkr. Debitera rätt och förbättra taxetäckningen tillsammans med ekonomiska effekter av förbättrade flöden bedöms öka vårdintäkterna med 4,1 Mkr vilket ger ett netto ekonomisk förbättring med 3,7 mkr. Utrota uteblivande bedöms ge mindre uteblivande timmar, mindre störning som blir mer vårdintäkter om 1,4 mkr med nettoeffekt om 1,3 Mkr. Uteblivande avgifter bedöms inte minska trots minskat uteblivande pga enhetlig taxa, höjd taxa för barn och konsekvent debitering. Ekonomiska effekter av Sveriges bästa tandvårdsarbetsgivare bedöms ge 0,5% spar i form av minskade personalkostnader genom friskare medarbetare som dels innebär lite mer vårdintäkter och mindre kostnader för vikarier. Kompetens- och teamutveckling innebär möjlighet att klara vård trots att tandläkar, hygienisttimmar är begränsande. Detta är resursbevarande vilket ger en lägre personal kostnad per intäktskrona. Bästa arbetsgivaren behåller och utvecklar medarbetare/team vilket ger lägre kostnader för rekrytering, introduktion och upplärning och högre förädlingsvärde. Kostnaden för personal beräknas minska med ca 0,5% eller 1,4 Mkr och tillsammans med merintäkter blir sparet 1,5 Mkr. 19

Bilaga 2a: Divisionens riskbedömning mål 2018-2020 Internkontroll riskbedömning division Folktandvård Riskbedömning 1 Perspektiv RF Strategiskt mål Verksamhet En effektiv med god kvalitet Framgångsfaktor En jämlik, jämställd och kvalitativt likvärdig Divisionens mål Rätt väg genom vården Vad kan hända som innebär att förväntad/önskad funktion eller resultat inte uppfylls? Förändringsledningen är inte tillräckligt tydlig och klarar inte förändringar i bemanningsförutsättningar. Resultat av förändringar är inte tydlig, svår att förstå och går för långsamt. Uthållighet saknas i förändringsarbete Personalresurser saknas Vad blir det för konsekvens om risken inträffar? Patientgenomströmningen försvåras. Patientköer för icke prioriterade patientgrupper. Medarbetare kan känna sig pressade av försenuingar och mindre stolthet.kan ge förhöjd personalomsättning och sjukdom. Ojämn kvalitativ. Konsekvens Sannolikhet Risk 3 4 12 Kontroll åtgärd 1 Beskriv orsaken till att risken inträffar Vardagen kommer ivägen. Oro, rädsla, tar mer kraft/tålamod/ uthållighet tills det nya bli en vana och vinsterna ses. Förstår inte varför.kan göra att man tappar tron och ovilja att vara med på tåget och bidra och ge det nya en chans. Otydlighet i tillvägagångsätt, vilka steg (små, stora), vilken takt, vilken ordning. Vad göra om några inte vill? Stöd och coachning otillräcklig för ledare och team. Stöd när man inte lyckas är otillräcklig 20 Kontrollmoment - Vad behöver göras för att risken inte ska inträffa? FOKUS Bättre flöden -Teamtandvård - Förbättringarbete KOMMUNIKATION ( Nu - Mål - Varför-När - Begränsning såsom tillgängliga resuser) TILLVÄGAGÅNGSÄTT - hitta huret - genomföra huret FORUM för samverkan, invändningar, dela bästa kända arbetssätt. MÄTA/FÖLJA resultatet, takten REFLEKTION och åtgärd vidtagna utifrån den. STÖD och hjälp som används Granskningsdialog om rutiner, verktyg och utfall avseende ledning och genomförande av fokusområdesförändringsarbetet. Två besök per sområde Kontrollmetod Kontrollfrekvens Kontrollutförare Riskägare Rapportering Stab Vård: Chefer i tandvårds Stöd: Chefer i staben. 04 (Status) ÅR (Utfall)

Riskbedömning 2 Perspektiv RF Strategiskt mål Framgångsfaktor Verksamheten håller sina ekonomiska ramar Divisionens mål Ekonomi Ekonomi som ger handlingsfrihet Kostnadseffektiv struktur och Vad kan hända som innebär att förväntad/önskad funktion eller resultat inte uppfylls? Vårdintäkter nås ej pga: Teamtandvården skapar inte merintäkterna Personalresurser saknas - lyckas inte behålla personal - det finns inga rekryterbara personer, - stor konkurrens - vi är inte tillräckligt attraktiva Nyanställda startsträck blir för lång. Kostnader används och anpassas inte optimalt. Använder inte Tandteknik Norr fullt ut. Personella och lokalanpassningar till förändringar tar för lång tid pga - mål och intressemotstridighet, - otydlighet vad som gäller vid motstridighet - kultur och yrkeskod - bristande mod. Vad blir det för konsekvens om risken inträffar? Ger dålig ekonomi Ger ekonomisk stress Ger mindre stolthet av utförda prestationer Konsekvens Sannolikhet Risk 3 4 12 Kontroll åtgärd 2 Beskriv orsaken till att risken inträffar Samma orsaker till risk som ovan 1: "Rätt väg genom vården" avseende förändringsarbete med att skapa bättre flöden. Sammaorsaker till risk som nedan 3: "Tryggad personalförsörjning" avseende att behålla och nyrekrytera personal. Anpassningar och förändringar att minska kostnader eller skapa merintäkter. Att anpassa innebär att förändra mao samma orsaker till som ovan 1: "Rätt väg genom vården" avseende förändring. Kompletterad med att hitta möjligheterna( Vad) och upptäcka avvikelsen i tid samt finna vad göra slutligen genomföra det. Kontrollmoment - Vad behöver göras för att risken inte ska inträffa? FOKUS: Resultatförståelse - Kostnadsanpassningar-Merintäkter Övrigt enligt ovanstående beskrivna kontrollmoment för risk1. Se ovan kontroll för risk 1. Se ovan kontroll för risk 1. Stab Riskägare Chefer Stöd: Chefer i staben. Kontrollmetod Kontrollfrekvens Kontrollutförare Rapportering 04 (status) ÅR (Utfall) 21

Riskbedömning Perspektiv RF Strategiskt mål Framgångsfaktor Divisionens mål Vad kan hända som innebär att förväntad/önskad funktion eller resultat inte uppfylls? Vad blir det för konsekvens om risken inträffar? Konsekvens Sannolikhet Risk 3 Medarbetare Attraktiv arbetsgivare Hållbart arbetsliv Tryggad personalförsörjning. En effektiv och strategisk kompetensförsörjning Stor generationsväxling. Många nya kräver mycket handledning Förändringar i upplevd arbetsglädje, arbetsmiljö och utveckling. Andra FTV i andra län förbättrar sina erbjudande till nyexade. Ytterligare förändrade krav på utbildning språk e dyl Attraktiviteten till tandvården minskar om vi inte lyckas behålla våra medarbetare. Ökat patienttryck och lägre bemanning minskar möjligheten att uppfatts som en attraktiv arbetsgivare. Personalresurser tappas - lyckas inte behålla personal - det finns inga rekryterbara personer, stor konkurrens - vi är inte tillräckligt attraktiva Ger ökade köer och sämre ekonomi Högre patientsäkerhetsrisk. 3 3 9 Kontroll åtgärd Beskriv orsaken till att risken inträffar 3 Kommunikation Tydlighet med mål och beslutsamhet Utveckling FTV själ, meningen, gemenskap urlakas eller uppfattas inte. Sedd och uppskattad. Oordning i bl a listor och tjorv i datasystemen eller utrustning. Attraktiv presentation, tidiga relationer, rätt kanaler/form, urval, välkomna, utvecklingsprogram, intro, handledning mm Kontrollmoment - Vad behöver göras för att risken inte ska inträffa? FOKUS 1: Behålla - Nya - Utveckling Övrigt enligt ovanstående beskrivna kontrollmoment för risk1. FOKUS 2: Genomförande av strategiska åtgärden "FTV marknadsföring" FOKUS 1 som ovan kontroll för risk 1. FOKUS 2 avstämning gentemot handlingsplan för den strategiska åtgärden. FOKUS 1 som ovan kontroll för risk 1. FOKUS 2 april, okt Kontrollmetod Kontrollfrekvens Kontrollutförare Riskägare Rapportering Stab FOKUS 1: Chefer i tandvård Stöd: Chefer i stab. FOKUS 2: HR chef ÅR (Utfall) 22

Riskbedömning Perspektiv RF Strategiskt mål Framgångsfaktor Divisionens mål Vad kan hända som innebär att förväntad/önskad funktion eller resultat inte uppfylls? Vad blir det för konsekvens om risken inträffar? Konsekvens Sannolikhet Risk 4 Medarbetare Attraktiv arbetsgivare Lika rättigheter och möjligheter Tydligt och engagerat ledarskap. Mångfald främjas och jämställda och jämlika villkor råder Generationsskifte i högsta ledningsgrupp. Svårrekryterat till vissa EC befattningar. Intresset för att arbeta som chef minskar. Motstridiga intressen, kultur och mål. Föränderliga förutsättningar. Hoppet, uthålligheten tappas. Resultat är inte tydlig, svårt att förstå och går för långsamt. Rädsla, tvivel hur göra. Resultatförändringar uteblir.(ekonomi, vård) Det blir svårt att rekrytera till chefspositioner. Unga medborgare väljer inte att utbilda sig inom tandvårdsyrket samt det blir svårare att behålla befintliga medarbetare. 4 2 8 5 Ekonomi Ekonomi som ger handlingsfrihet Verksamheten håller sina ekonomiska ramar Utrymme för förbättring Vårdintäkter nås ej pga: Personalresurser saknas - lyckas inte behålla personal - det finns inga rekryterbara personer, stor konkurrens - vi är inte tillräckligt attraktiva Nyanställda startsträck blir för lång. Kostnader anpassas och används inte optimalt pga Personella och lokal anpassningar till förändringar tar för lång tid pga - mål och intressemotstridighet, - otydlighet vad som gäller när dessa motstridighet - kultur och yrkeskod - rädsla. Utrymme, marginal för att genomföra investeringar i ny teknik, utbildning och rutinutveckling. Investeringar senareläggs, sprids ut över flera år. 2 4 8 6 Medborgare En god och jämlik hälsa En hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande Kariesfria barn och ungdomar Förändringar i ledning, värderingar, styrsystem som hindrar och slutar uppmuntrar samverkan med främst med skolor och även MVC, BVC. Svårigheter att lokalisera behov och nå riskgrupper.(folkhälso) Förändringar i ledning, värderingar, styrsystem, LOV. Bristande planering av barnpatientflödet. Dålig följsamhet till prio ordning, rev intervall. Personal saknas i under tillfälliga perioder, enstaka kliniker. Tillkommande patientgrupper med stora behandlingsbehov karies.(vård del) Försening i barnundersökningskallelser eller behandlingar vilket på längre sikt kan ge sämre tandhälsa och sämre egen vård. Större vårdbehov, resurskrävande Ojämlikheter i tandhälsa 2 3 6 23

Riskbedömning Perspektiv 7 Medborgare 8 Medborgare 9 Verksamhet RF Strategiskt mål En god och jämlik hälsa En god och jämlik hälsa En effektiv med god kvalitet Framgångsfaktor En hälsofrämjand e och sjukdomsföreb yggande Insatser som kompenserar för ojämna förutsättningar En kunskapsstyrd och säker Divisionens mål Frisktandvård som förstahandsval för vuxna Alla ska bli kontaktade i rätt tid Effektiv vård på rätt vårdnivå Vad kan hända som innebär att förväntad/önskad funktion eller resultat inte uppfylls? Personalresurser saknas - lyckas inte behålla personal - det finns inga rekryterbara personer - vi är inte tillräckligt attraktiva Dålig följsamhet till prio ordning, rev intervall. Teamtandvårdutvecklingen blir svag. Personalresurser saknas - lyckas inte behålla personal - det finns inga rekryterbara personer, stor konkurrens - vi är inte tillräckligt attraktiva Sämre utveckling av teamtandvården än väntat Dålig följsamhet till rekommenderat revisions intervall Personal saknas för BEON i teamtandvård. Prio vårdbehov är för stor relativt personal som finns lokalt. Lägre prioriterad vård i nätverk varvid den får stå tillbak pga lokal nätverksbehandlare måste göra högre prioriterad vård i första hand. Förändringar i ledning med andra värderingar. Ersättnings- och styrprincipändringar Vad blir det för konsekvens om risken inträffar? Få undersökningar hinns göras Inte så många som kan erbjudas nytt avtal Mer jobb med att se till att resurserna räcker till att fullfölja avatalen.lyckas man inte fullfölja avtalen blir kunder missnöjda. Förändrad arbetssituation som kan kännas pressande Förseningar, missnöje bland patienter Förändrad arbetssituation som kan kännas pressande. Vårdbehov ökar. Förseningar av prioriterade grupper. Resurser används fel. Längre och osäkrare behandlingar med mindre helhetsgrepp. Sämre patientflöde och sämre flyt i teamtandvården varvid förseningar uppstår. Nätverksbehandlare får inte utveckla sin kompetens fullt ut. Kan ge missnöje hos personal. Konsekvens Sannolikhet Risk 2 3 6 2 3 6 3 2 6 24

Riskbedömning Perspektiv 10 Verksamhet RF Strategiskt mål Helhetspers pektiv med personen i centrum Framgångsfaktor En kunskapsstyrd och säker Divisionens mål Lärande organisation Vad kan hända som innebär att förväntad/önskad funktion eller resultat inte uppfylls? Generationsskifte i högsta ledningsgrupp. Svårrekryterat till vissa EC befattningar kan ändrade prioriteringar, värderingar mm. Dålig ekonomi som ger mindre utrymme för investeringar och tid för utveckling. Vad blir det för konsekvens om risken inträffar? Mindre attraktivitet som arbetsgivare för att behålla och nyrekrytera. Organisationen tappar fart och riktning gällande senaste kunskap. Förbättrigsarbete och utveckling av en avstannar. Sämre kunskapsutveckling. Mer restid om fysiska möten krävs. Minskad vårdtid (E-utbildning) Konsekvens Sannolikhet Risk 3 2 6 Aktivt medarbetar skap 11 Medarbetare Hälsofrämjande miljö Förutsättningar finns för deltagande i förändring och utveckling av en Föränderingar i ledning med andra värderingar Pressad vardag att tid inte upplevs finnas till utveckling Missnöje, personalomsättning Ej tilvaratagande av personalen kompetens fullt ut. 3 2 6 12 Medborgare En god och jämlik hälsa En hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande Fler vuxna i regelbunden tandvård Personalresurser saknas - lyckas inte behålla personal - det finns inga rekryterbara personer - vi är inte tillräckligt attraktiva Dålig följsamhet till prio ordning, rev intervall. Teamtandvårdutvecklingen blir svag. Skadorna blir större om patient får vänta alltför länge. Missnöje bland medborgare Förändrad arbetssituation som kan kännas pressande. Svårt att ta in nya revisionspatienter som inte är från prioriterade grupper. 1 4 4 25

Riskbedömning Perspektiv RF Strategiskt mål Framgångsfaktor Divisionens mål Vad kan hända som innebär att förväntad/önskad funktion eller resultat inte uppfylls? Vad blir det för konsekvens om risken inträffar? Konsekvens Sannolikhet Risk 13 Medborgare Nöjda medborgare Förtroende för och kunskap om en Hälsosamma och välinformerade norrbottningar Förändringar i ledning med andra värderingar som inte är transparent och öppen mot press mm. Förändringar i ledning, värderingar, styrsystem som hindrar och slutar uppmuntrar samverkan med medaktörer. Patienterna söker information från källor med bristfällig information som kan missuppfattas. Tappat förtroende. Ojämlikheter i tandhälsa, egen vården försvagas. Missinformation eller ingen information når medborgarna. 3 1 3 14 Medarbetare Aktivt medarbetarskap Delaktiga och engagerade medarbetare Delaktiga och engagerade medarbetare Stor personalomsättning i chefsleden Föränderingar i ledning med andra värderingar Oerfarna chefer som inte är trygga i rollen. Missnöje, personalomsättning Ej tilvaratagande av personalen kompetens fullt ut. 3 1 3 15 Medborgare Nöjda medborgare Hållbara livsmiljöer Miljöarbete som minskar miljöbelastningen Ledningsvärderingar ändras så att inte miljö beaktas i samma utsträckning som nu.. Badwill för 2 1 2 26

Bilaga 2b: Divisionens riskbedömning processser 2018-2020 Internkontroll riskbedömning division Folktandvård Riskbedömning Flöde Vad kan hända som innebär att förväntad/önskad funktion eller resultat inte uppfylls? Personalresurser saknas - lyckas inte behålla personal - det finns inga rekryterbara personer, stor konkurrens - vi är inte tillräckligt attraktiva Team / Lean/ flödesutvecklingsarbete är inte tydligt, svårt att förstå och går för långsamt. Förändringsledningen är inte tillräckligt tydlig och klara inte förändringar i bemanningsförutsättningar. Dålig följsamhet till rev intervall. Vad blir det för konsekvens om risken inträffar? Patientgenomströmningen blir svårt att ökas till behov. Patientköer för icke prioriterade patienthgrupper. Medarbetare kan känna sig pressade av försenuingar och mindre stolthet av sin organisation. Konsekvens Sannolikhet Risk 3 4 12 Kontroll åtgärd 1 Beskriv orsaken till att risken inträffar Vardagen kommer ivägen. Oro, rädsla, tar mer kraft/tålamod/uthållighet tills det nya bli en vana och vinsterna ses.förstår inte varför.kan göra att man tappar tron och ovilja att vara med på tåget och bidra och ge det nya en chans. Otydlighet i tillvägagångsätt, vilka steg (små, stora), vilken takt. Vad göra om några inte vill? Stöd och coachning otillräcklig ledare och team. Stöd när man inte lyckas är otillräcklig Kontrollmoment - Vad behöver göras för att risken inte ska inträffa? FOKUS Bättre flöden -Teamtandvård - Förbättringarbete KOMMUNIKATION ( Nu - Mål - Varför-När - Begränsning såsom tillgängliga resuser) TiTILLVÄGAGÅNGSÄTT - hitta huret - genomföra huret FORUM för samverkan, invändningar, dela bästa kända arbetssätt. MÄTA/FÖLJA resultatet, takten REFLEKTION och åtgärd vidtagna utifrån den. STÖD och hjälp som används Granskningsdialog om rutiner, verktyg och utfall avseende ledning och genomförande av fokusområdesförändringsarbetet. Två besök per sområde 1 Revisionstandvård Kontrollmetod Kontrollfrekvens Kontrollutförare Riskägare Rapportering Stab Vård: Chefer i tandvårds Stöd: Chefer i stab. 04 (Status) ÅR (Utfall) 27

Riskbedömning Flöde Vad kan hända som innebär att förväntad/önskad funktion eller resultat inte uppfylls? Vad blir det för konsekvens om risken inträffar? Konsekvens Sannolikhet Risk 2 Ledning och stöd Föränderliga förutsättningar.sätter press och skapar osäkerhet. Vad blir inte tydligt pga motstridiga intressen, kultur och mål. Resultat är inte tydlig, svårt att förstå och går för långsamt. Osäkerhet Hur Team/Lean/flödesutvecklingsarbete ska göras är otydlig och Vem som ska göra vad., Svårt att förstå hur och det går för långsamt. Komplexitet i stödsystemen, rutiner och regelverk öka. Patientgenomströmningen blir svårt att ökas till behov. Patientköer för icke prioriterade patienthgrupper. Medarbetare kan känna sig pressade av försenuingar och mindre stolthet av sin organisation. Komplexitet skapar press för medarbetare att räcka till, inhämta info och frustation vid tjorv. 3 4 12 Kontroll åtgärd Beskriv orsaken till att risken inträffar Kontrollmoment - Vad behöver göras för att risken inte ska inträffa? Kontrollmetod Kontrollfrekvens Kontrollutförare Riskägare Rapportering 2 Inte tydliggjort bästa kända arbetsätt - steg för steg införa Bättre flöden - Teamtandvård Stöd otillräckligt i att komma från resultatförståelsen till handling som innebär att man ändra sig. Oklarhet centraliserad - decentraliserad styrning om när man decentraliserat inte riktigt vill. Otydlighet i tempo och vad som ska prioriteras Avstämning av hur stödet och prioriteringarn uppfattas i FTV:s och Vo chefernas ledningsgrupper. Vilka verktyg som används och förstås. Vad som förväntas av chefer vid avvikelse. Granskningsdialog om rutiner, verktyg och utfall avseende ledning och genomförande av förändring granskas. Två besök per sområde Stab Vård: Chefer i tandvårds Stöd: Chefer i stab. 04 (Status) ÅR (Utfall) 28

Riskbedömning Flöde Vad kan hända som innebär att förväntad/önskad funktion eller resultat inte uppfylls? 3 Akut tandvård Personalresurser kan saknas i någon kommun under vissa perioder. Följsamhet till prio ordning förbises. 4 Avgiftsfri tandvård för barn och unga Förändringar i ledning, värderingar, styrsystem, LOV. Dålig planering av barnpatientflödet. Dålig följsamhet till prio ordning, rev intervall. Personal saknas under tillfälliga perioder, enstaka kliniker. Vad blir det för konsekvens om risken inträffar? Patienter kan behöva åka till annan klinik/kommun. Personal kan behöva åka till annan klinik/kommun för att akutuppdraget ska klaras av. Försening i barnundersökningskallelser eller behandlingar vilket på längre sikt kan ge sämre tandhälsa och sämre egen vård. Kan tappa ersättning via LOV.en. Konsekvens Sannolikhet Risk 3 2 6 2 3 6 5 Frisktandvård Personalresurser saknas - lyckas inte behålla personal - det finns inga rekryterbara personer - vi är inte tillräckligt attraktiva Dålig följsamhet till prio ordning, rev intervall. Teamtandvårdutvecklingen blir svag. Få undersökningar hinns göras Inte så många som kan erbjudas nytt avtal Mer jobb med att se till att resurserna räcker till att fullfölja avatalen.lyckas man inte fullfölja avtalen blir kunder missnöjda. Förändrad arbetssituation som kan kännas pressande 2 3 6 6 Patienter som omfattas av Regionens tandvårdsstöd samt äldre (från 80år) Personalresurser/kompetens kan saknas i någon kommun under vissa perioder. Patienter kan behöva åka till annan kommun. Personal kan behöva åka till annan kommun för att akutuppdraget ska klaras av. 2 2 4 7 Folkhälsa - främja hälsa Förändringar i ledning, värderingar, styrsystem som hindrar och slutar uppmuntrar samverkan med medaktörer. Tex patientföreningar, skolor och även MVC, BVC, Folkhälsan,asylboende, äldre boende o dyl. Svårigheter att lokalisera behov och nå riskgrupper. Ojämlikheter i tandhälsa, egen vården försvagas. 1 2 2 29