Stadsdelsdiplomering Östra Göteborg 2012

Handläggare: Nadia Kretschmann Tfn 031-368 38 52 E-post nadia.kretschmann@miljo.goteborg.se 2013-03-14 Dnr 00906/13 Stadsdelsdiplomering Östra Göteborg 2012 Stadsdelsförvaltningen Östra Göteborg har klarat kraven för stadsdelsdiplomering 2012. Det är 20 verksamheter som ingått i diplomeringen för 2012. Metoden för att granska så att kraven för miljödiplomering har uppfyllts har varit platsbesök, 5 stycken, miljöenkät och intervju med stadsdelschefen. Revisorer har varit Nadia Kretschmann, som genomfört platsbesöken, granskat resultaten från miljöenkäten och sammanställt rapporten, och Peer- Erik Carlsson som granskat det övergripande miljöarbetet och genomfört intervjuer med representanter från stadsdelsledningen. I denna rapport skriver vi verksamhet eller enhet och menar då ett gruppboende, en förskola, en skola, ett äldreboende och så vidare. I begreppet elever ingår även barn i förskolan SAMMANFATTANDE REDOVISNING AV HUR KRAVEN UPPFYLLS Miljöansvarig - Birgitta Larson är stadsdelsförvaltningens samordnare för miljöarbetet. I verksamheterna har man utsett miljöansvariga (enhetschef) och minst ett miljöombud i varje verksamhet. Miljöpolicy - Förvaltningen använder Göteborgs Stads miljöpolicy. Ute i verksamheterna känner man till att det finns en miljöpolicy. Miljökartläggning - Verksamheterna har gjort kartläggning för att identifiera sin största miljöpåverkan. Förbrukningstal har redovisats ibland. Lagar - Det finns en förvaltningsövergripande laglista. Miljöplan - Nämnden har antagit mål för miljöarbetet. Verksamheterna har satt upp miljöplaner med miljömål. Man har även beskrivit vilka åtgärder som ska genomföras för att kunna nå målen. Inköp - Stadsdelsförvaltningen har tagit fram en inköpshandbok med riklinjer för etiska och miljöanpassade inköp. Inköpshandboken har ännu inte godkänts i nämnden. Medarbetare i verksamheterna som gör inköp har Miljöförvaltningen Box 7012 402 31 Göteborg miljoforvaltningen@miljo.goteborg.se www.goteborg.se/miljo Telefon 031-365 00 00 Telefax 031-368 37 10

gått beställarutbildning där det ingår hur man väljer de miljöanpassade alternativen. Kemikalier - Verksamheterna har skrivit upp sina kemikalier. Till de flesta kemikalier finns också säkerhetsdatablad. Avfall - Alla verksamheter sorterar i olika utsträckning sitt avfall. Resor Östra Göteborg har tagit fram riktlinjer för resor. Utbildning - I stort sett alla medarbetare som ingår i årets miljödiplomering har gått grundläggande miljöutbildning. FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN FÖR ÖSTRA GÖTEBORG Nästa år ska SDF Östra Göteborg redovisa hur man arbetar vidare med följande: Hur förvaltningen ytterligare kan underlätta för och hjälpa medarbetarna att välja de etiska och miljöanpassade varorna och tjänsterna. För trots att medarbetare i de verksamheter som besöktes hade gått beställarutbildning upplevde man att det var svårt att hitta dessa produkter. Önskemål från medarbetarna om utbildning inom miljöpedagogik. ANTECKNINGAR FRÅN REVISION AV STADSDELSLEDNINGEN ÖSTRA GÖTEBORG DEN 5 FEBRUARI 2013 Närvarande: Ulla-Carin Olsson, stadsdelschef, Birgitta Larson, stadsdelsförvaltningens samordnare för miljödiplomering, Peer-Erik Carlsson och Nadia Kretschmann, miljöförvaltningen Göteborgs Stad. Allmänt Detta är den första revisionen av SDF Östra Göteborgs miljöledningsstruktur efter att detta införts under 2012. Detta innebär en begränsning av uppföljningen av beslutade miljömål. De mål man arbetat med under 2012 sattes innan arbetet med miljödiplomering startade. Dessa mål är de prioriterade miljömål som beslutats av kommunfullmäktige samt egna tilläggsmål. Resultat Årsrapporten för 2012 är inte riktigt klar. Rapporten kommer att granskas vid ett senare tillfälle. Preliminärt når man för ekologisk mat en andel på 27 %. För miljödiplomering var målet för 2012 att diplomera 3 stadsdelskontor samt område 1 inom utbildningssektorn. Detta har genomförts samt att några verksamheter inom daglig verksamhet och äldreomsorgen också har kommit med. 2

Miljöorganisation Miljöorganisationen har inrättats under året. En flerårsplan är upprättad för att genomföra revisionerna ute i de olika verksamheterna. Ansvar Man har gjort en processkartläggning där det framkommer hur arbetet med miljödiplomering ska genomföras och är organiserad. Här har man även tagit med vem som är ansvarig. Miljöombuden är informerade om att det inte är de som har ansvaret utan att det alltid är enhetschefen som har ytterst ansvar. Miljödiplomeringen borde finnas med i introduktionsprogrammet för nya chefer så att det inte blir en dipp i miljöarbetet vid chefsbyte. Viktiga praktiska stödfunktioner finns inom serviceavdelningen det vill säga vaktmästeri, städservice och måltidsservice. Information Stadsdelen har ett intranät där miljöledningssystemets styrdokument finns tillgängligt för chefer och medarbetare. Kompetensbehov I första hand är målet att alla medarbetare ska gå grundläggande utbildning. Nästa steg är att utbilda nyckelpersoner i vidareutbildning. Förvaltningsledningen har medvetet valt att lägga ansvaret för miljöutbildningarna på stadsdelsförvaltningens samordnare för miljödiplomering. Listor finns över vilka som har gått utbildningarna. HR-chefen ska presentera en kompetensförsörjningsplan under våren 2013, och där bör miljökompetens finnas med. Lagar Ett viktigt krav vid miljödiplomering är att uppfylla miljölagstiftningen och andra relevanta lagar. Det finns också krav på att känna till vilka lagområden som man ska ha kunskap om. Detta kan visas till exempel genom att upprätta en så kallad laglista. Vid revisionen saknades en laglista. Stadsdelsförvaltningen ska ta fram en laglista utifrån en Baslaglista som miljödiplomeringen tagit fram. Laglista har skickats in och godkänts 14 mars 2013.För stadsdelsförvaltningen kan det vara av värde att få med miljölagstiftning som en del i internkontrollplanen. I dagsläget finns varken miljölagar eller miljöledningssystemet med i internkontrollplanen. Vid krisövningar finns miljö till viss del med då det är transport av farligt avfall på de stora vägarna som går genom stadsdelen. Miljömål Man lägger in miljömålen i Rappet som också används vid uppföljningen. Stadsdelsnämnden har valt att ta med alla miljömål som kommunfullmäktige bestämt samt egna mål. Till exempel finns klimatmål i Rappet. Man har även tagit fram riktlinjer för att nå målen. Man har regelbundna uppföljningar och under 2012 låg miljöuppföljningen i rapport nr 2. 3

Inköpsrutiner Det finns en inköpshandbok framtagen men den är ännu inte tagen i nämnden. Detta ska göras inom den närmsta tiden. I inköpshandboken ska det finnas lokala anvisningar för miljö och etik vid inköp. I dagsläget är det ett begränsat antal medarbetare som gör inköp (100 st.). Det är krav på att dessa gått beställarutbildning. Miljömåltider Ansvaret för miljömåltider ligger på köken eller måltidsorganisationen. Målet för 2013 är att öka till 40 %. Det finns också en viljeinriktning att tillagningsstället ska vara så nära serveringsstället som möjligt. Marie Lejon (fastighetsansvarig för sektor utbildning) ska göra en utredning. El-effektivitet Klimatmålet (energi och fossila bränslen) är delvis svårt att följa upp. Detta gäller speciellt för elförbrukningen. Stadsdelsförvaltningen är hyresgäst och det är Lokalförvaltningen som råder över mätningen av förbrukningen av el. Fossila bränslen Förbrukningen av fossila bränslen har ökat. En orsak bedöms vara att stadsdelen blivit större i och med sammanslagningen 2010. Klimatkompensationen för 2012 ska gå till tekniska hjälpmedel som videomöten och så vidare. I dagsläget är varje sektor ansvarig för sina bilar. Internkontrollen påpekade att det vore bättre att ha ett centralt ansvar för bilarna. Förvaltningen har tagit fram riktlinjer för resor. Avfallshantering Stadsdelsförvaltningen har utsett en fastighetsansvarig centralt samt en som är fastighetsansvarig för sektor utbildning. Under 2013 ska man kartlägga hur avfallsmöjligheterna är inom förskola och skola. Avfallsavtalen ska förhandlas om när de nuvarande avtalen går ut. Fastighetsansvarig för utbildningssektorn ska även se över utrymmen för det biologiska avfallet. I dagsläget är det oklart om man har vägt matavfallet eller i så fall vem som har gjort det. Oklart också var fakturan från Renova där matavfallet redovisas hamnar. En transportslinga för att hämta Farligt avfall planeras. Göteborgs Stad har via Lokalförvaltningen gjort anmälan om så kallad Egen transport av farligt avfall till Länsstyrelsen. Kopia på bekräftelsen av anmälan kan läggas på intranätet. Viktigt att de transportansvariga har med sig bekräftelsen i sina fordon samt att de följer anteckningsskyldigheten. RESULTAT FRÅN MILJÖENKÄT Miljöenkäten är det verktyg där verksamheterna redovisar sitt miljöarbete. Det är i första hand enhetscheferna som svarat på enkäten. I vissa fall har enhetschefen delegerat detta till ett miljöombud. Miljökartläggning och miljömål Så gott som samtliga verksamheter, som svarat på enkäten, känner till vilka prioriterade miljömål som stadsdelsförvaltningen har. Det är ett gott restultat 4

då det är viktigt för medarbetarna att känna till vad politiken pekat ut som viktigt att arbeta med. Övervägande som svarade har bedömt att verksamhetens största miljöpåverkan kommer från elförbrukning, miljöpedagogik, pappersförbrukning och avfall (inklusive matavfall). Målen man satt upp riktar sig främst mot att minska förbrukning av el och papper, öka miljöpedagogiken och minska miljöpåverkan från kemikalier. Det visar på att det finns en kännedom i verksamheterna mellan miljöpåverkan och vilka mål man satt upp. Förutom för kemikalier då ingen har tagit med kemikalier i miljökartläggningen som ett område som påverkar miljön men som man satt upp mål för. Utbildning Nästan alla har gått grundläggande miljöutbildning. Att alla inte ännu har gått svarar man beror på att nyanställda ännu inte hunnit gå. Ungefär en femtedel har deltagit i ytterligare någon miljöutbildning såsom vårstädningen, winstutbildning, avfallsutbildning med mera. Över hälften har behov av att vidareutbilda sig inom miljöpedagogik, men även utbildning inom energihushållning, inköp och avfall. Avfall Över en femtedel svarar att de inte har tillräckliga utrymmen för att sortera avfallet och framförallt är det matavfall och icke brännbart avfall som man vill önska sortera ut. Trots detta sorterar nästan samtliga ut det avfall som uppkommer. Inköp Samtliga svarade att de är informerade om stadsdelsförvaltningens inköpshandbok som ska styra mot etiska och miljöanpassade varor och tjänster. Vilket är bra då man redan vid inköpstillfället har möjlighet att minimera sin miljöpåverkan. Lite mer än hälften har svarat att de alltid väljer miljöanpassade varor vid inköp. Resten väljer dessa varor ibland och orsaken är att det är för dyrt, begränsat utbud och svårt att hitta. En verksamhet har svarat Saknas rutin och tid för att leta efter miljömärkta produkter. På grund av ett fel i enkäten har endast 44 procent svarat på frågan om man väljer rättvisemärkta varor. Övervägande av dessa väljer dessa varor ibland och skälet är att man tycker det är dyrt, begränsat utbud och svårt att hitta. Kemikalier Samtliga har svarat att de har en uppdaterad kemikalielista. Några saknar säkerhetsdatablad. 5

RESULTAT FRÅN PLATSBESÖKEN Centralköket Fjällbo Park Köket är det största köket inom stadsdelsförvaltningen och lagar 5 000 portioner per dag. Maten levereras till äldreomsorg, skolor och förskolor. Det är två miljöombud. I dagsläget finns inte möjlighet att sortera ut matavfallet på grund av brist på utrymme. Ansvaret för ett av förvaltningens miljömål ligger på köket och det är att öka andelen miljömåltider till 50 % år 2014. Detta mål fanns inte med i centralkökets miljöplan. För de mål som fanns i miljöplanen har man angett att man behöver upprätta nya rutiner. Vid platsbesöket fanns inte kemikalielistor och säkerhetsdatablad vid kemikalierna. Det var många smålampor som stod på även om det var relativt ljust ute. Förbättringsområden som diskuterades vid besöket: Lägg till livsmedel, avfall, kemikalier och eventuellt förbrukningsmaterial (handskar, disktrasor) i miljökartläggningen som ytterligare områden där ni har en miljöpåverkan. Sätt upp mål och åtgärder vid nästa diplomering för hur ni ska nå målet på 50 % miljömåltider. Detta är ett mål som bestämts av nämnden. Utse fler ansvarspersoner än miljöombuden till åtgärderna. Detta bidrar till att miljöarbetet blir mer förankrat hos medarbetarna. Sätt olika tidpunkt för när åtgärderna ska vara genomförda under hela året. Det vill säga att ett mål ska vara genomfört i april, ett mål i september och så vidare. Detta bidrar till att miljöarbetet blir mer levande i verksamheten. Kemlista och säkerhetsdatablad ska finnas där kemikalier används/förvaras. Se över så att rutinen att släcka ljuset fungerar. Förskolan Lars Kaggsgatan Förskolan har fyra avdelningar på två våningar. Alla medarbetare har varit med i arbetat med miljökartläggningen. Det är viktigt att alla områden där förskolan påverkar miljön finns med i kartläggningen. Kartläggning ska inte behöva göras om varje år utan om alla områden finns med från början räcker det att man ser över så att den är fortsatt relevant en gång om året. Förskolan har en kock som lagar maten. Ett matråd finns på förskolan som träffas ca två gånger per år. Man har en miljöanslagstavla som underlättar att miljöinformationen sprids till medarbetarna då alla inte träffas varje dag. Vid besöket hittades färgburkar i källaren som LF lämnat kvar. Om ni ska ha kvar dessa färger (kemikalier) måste ni skriva upp dem på kemikalielista och skaffa säkerhetsdatablad. Vid platsbesöket hittades också olja som tillhör vaktmästaren. Vaktmästarens kemikalier bör hållas avskilt från förskolans produkter. I dagsläget förvarades alla säkerhetsdatablad i diplompärmen på kontoret. Säkerhetsdatablad ska finnas där kemikalier förvaras/används. Skrivaren är idag inställd på enkelsidig utskrift. En av förskolans största miljöpåverkan är papper och genom att förinställa kopiatorn till dubbelsidig utskrift kan pappersförbrukningen minska. 6

Förskolan är med i LF:s Vi kan påverka projektet. Vid platsbesöket kom vikten av att ta med barnen i miljöarbetet upp. Jätteviktigt! Förbättringsområden som diskuterades vid besöket: Lägg till miljöbildning med barnen, kemikalier, vatten och livs/matsvinn som ytterligare område där ni har en miljöpåverkan. Skriv målen och åtgärderna så konkreta som möjligt. Tänk på att alla måste känna till vilka mål och åtgärder som ska nås och genomföras. Ställ in kopiatorn till dubbelsidig utskrift. Ha en kemikalielista i varje rum där ni har kemikalier och tillhörande säkerhetsdatablad. Förslag på nya mål för nästkommande år är att ordna ett gemensamt förråd med pedagogiskt material, ett gemensamt bibliotek och ett förråd med större saker, till exempel möbler, i källaren. Förskolan Minutgatan Förskolan har två avdelningar och en kock som lagar maten. Miljöarbetet har blivit en del av vardagen på förskolan. På förskolan utses varje vecka två barn att vara planetriddare vars uppgift är att samla ihop förskolans avfall och sortera det i avfallsrummet som finns på gården. Förskolan är även med i Vi kan påverka - projektet i samarbetet med LF. Några barn har varje vecka varit med kocken i köket och där på nära håll kunnat se hur maten tillagas. Medarbetarna känner till stadsdelsförvaltningens policy och inköpsansvarig har kunskap om hur man kan välja de miljöanpassade alternativen vid inköp. En åtgärd för att minska energiförbrukningen är att man markerat vilken av flera olika lampknappar som ska tändas för att undvika att alla tänds och på det sättet minskas energiförbrukningen. Förbättringsområden som diskuterades vid platsbesöket: Lägga till kemikalier i miljökartläggningen som ytterligare ett område där ni påverkar miljön. Var tydligare i miljöplanen hur ni arbetar pedagogiskt med miljöfrågorna med barnen. Sätt upp kemikalielistan vid målarskåpet i snickisen. Markera vilka produkter ni inte har säkerhetsdatablad till. Säkerhetsdatablad ska finnas där kemikalierna förvaras/används. Ramsdalsskolan Skolan har elever från förskoleklass till årskurs fem. Det finns ett miljöengagemang hos medarbetarna och man har infört eller håller på och införa rutiner för miljöarbetet. Skolan har två miljöombud. Miljöarbetet finns med i de dagliga rutinerna, till exempel sorteras allt avfall, men miljöarbetet är inte lika framträdande i undervisningen. Köket ha vägt matavfallet för att kunna följa upp arbetet med att minska matsvinnet. Man ska börja sortera matavfallet. Vid platsbesöket var det inte riktigt klart hur kemikalielistorna och säkerhetsdatabladen ska förvaras. Förbättringsområden som diskuterades vid besöket: Lägg till kemikalier, avfall och matsvinn i miljökartläggningen som ytterligare områden där ni påverkar miljön. 7

Försök att sätta upp mätbara eller uppföljningsbara mål. Sätt upp informationslappar på torkskåpen att inte sätta på skåpen i onödan. Ta gärna hjälp av eleverna med detta. Säkerhetsdatabladen ska finnas där kemikalierna finns/förvaras. Även om skolan inte köpt in kemikalier, till exempel maskindiskmedel, så ska detta skrivas upp på kemikalielistan och säkerhetsdatablad införskaffas om ni använder det på skolan. Försök att få in miljöfrågorna mer i den pedagogiska undervisningen. Stadsdelskontoret Förstamajgatan Kontoret har verksamhet på fyra våningar. Det finns en miljögrupp i huset med minst ett miljöombud från varje våningsplan. Ett arbete med att fasa ut och ersätta kemiska produkter i huset pågår. Förbättringsområden som diskuterades vid besöket: Ange vilka eventuella resurser som behövs för att nå era mål För att få miljöarbetet mer förankrat i verksamheten är det bra om fler av medarbetarna är ansvariga för att målen eller åtgärderna ska uppnås. En miljökartläggning och miljöplan får inte vara personbundet utan skriv tydligt så att alla förstår vad som ska göras. Detta bidrar till att miljöarbetet inte avstannar om medarbetare byts ut. Sträva efter att ha mätbara mål, till exempel hur många procent pappersförbrukningen ska minska Ni har identifierat resurshushållning som ett område där ni påverkar miljön. Förtydliga med vad som ingår i begreppet resurshushållning. Vid besöket var det oklart om kopieringspappret var svanenmärkt eller inte. Då flertalet av verksamheter inom stadsdelsförvaltningen får kopieringspapper från stadsdelskontoret är det viktigt att miljömärkt papper köps in Förtydliga i kopieringsrummen med information om var restavfallet ska slängas. Många lampor var tända i kopieringsrummen och i andra smårum även om ingen befann sig där. Se över så att rutinen att släcka lampor fungerar. Städservice har ansvar för sina kemikalier. För att veta vilka produkter som finns i städförråden fråga om städservice kan erbjuda kemikalielista på dessa produkter till er. 8

FOKUSOMRÅDE Fokusområdet har varit att granska om hur inköpen är organiserade och om de som köper in har kunskap om hur miljöanpassade varor och tjänster hittas i winst. Ett annat område som lagts lite mer fokus på är hur kemikalier förvaras i verksamheterna. Resultatet från fokusområdet har beskrivits tidigare i rapporten. SAMMANFATTNINGSVIS Detta är första gången som stadsdelsförvaltningen Östra Göteborg miljödiplomeras och det har varit intressant att vara med i processen att införa ett systematiskt miljöarbete i en så stor verksamhet. Platsbesöket har visat att medarbetarna arbetar ambitiöst med miljöfrågorna och det har varit roligt att se hur miljöarbetet flyter på ute i verksamheterna. Man har visat på många smarta lösningar och praktiska åtgärder som borde spridas till andra verksamheter inom stadsdelsförvaltningen. Verksamheterna som varit med i årets miljödiplomering har visat goda miljökunskaper och ett stort miljöintresse. Det finns alltså goda förutsättningar för en positiv utveckling och för ett fortsatt gott samarbete i miljöfrågor. Vänliga hälsningar Nadia Kretschmann Miljöutredare 9