Monica Jansson, Kvalitetsredovisning skoladministrationen läsåret

Relevanta dokument
Kvalitetsredovisning skoladministrationen läsåret Uppdragsgivare:

Rutin för skolpliktsbevakning

Riktlinjer för övergångar. - mellan förskola och skola 2013

Kvalitetsrapport 2016/2017. Kommungemensam särskild undervisningsgrupp Modersmålslärare/studiehandledare. Uppdragsgivare: RAPPORT.

Riktlinjer vid val av skola

Kvalitetsarbete för fritidshemmet Rönnen period 2 (okt dec),

Verksamhetsplan Ramshyttans fritids HT 2013/ VT 2014

Rutiner för placering av elev i

Riktlinjer för skolpliktsbevakning

Skolnärvaro. Handlingsplan för att främja skolnärvaro och uppmärksamma, utreda och åtgärda frånvaro i Surahammars kommuns grundskolor och förskolor.

REVIDERAD Avgifter och regler. Förskola. Familjedaghem. Fritidshem. Fritidsklubb

Handlingsplan för att stimulera hög närvaro Förskoleklass till årskurs 9 Strömsunds kommuns grundskolor

Rutin för mottagande av nyanlända barn och ungdomar i förskola och skola

Avgifter och regler FÖRSKOLA, FAMILJEDAGHEM, FRITIDSHEM, FRITIDSKLUBB

SKOLLAGEN. Halmstad November -14 Lars Werner

Kvalitetsarbete för Fyrklöverskolan period 2 (okt dec), läsåret 2012/2013

Förskoleklass Fritidshem Grundskola F- 6 Grundsärskola. Vägen mot livslångt lärande RESPEKT OMTANKE SAMARBETE ANSVAR

Riktlinjer och rutiner för mottagande av nyanlända elever

Tid för undervisning lärares arbete med skriftliga individuella utvecklingsplaner (Ds 2013:23)

Förskola och Fritidshem

Healthcare & Welfare Version 1.0 Welfare Nordic Education Sida 1/16

VÄLKOMSTEN STENUNGSUND ARBETSGÅNG

PM Principer och rutiner vid val av skola Utarbetad av utbildningsförvaltningen , reviderad

Riktlinjer vid frånvaro

Kvalitetsarbete för Hjortonmyren period 2 (okt dec), läsåret

Beslut för grundsärskola

Uppföljande granskning av resefakturor

Arbetsplan 2018/19 Fritidshemmen Pärlan, Delfinen och Hajen, Strömtorpsskolan

Systematiskt kvalitetsarbete

Systematiskt kvalitetsarbete

Riktlinjer vid frånvaro

Barn- och utbildningsnämndens plan för systematisk kvalitetsarbete

Beslut för förskoleklass och grundskola

Beslut för fritidshem

BARN OCH UTBILDNING Sten-Åke Eriksson Verksamhetschef VERKSAMHETSPLAN. Grundskolan och grundsärskolan

Rutin f ör inköp av scoutkläder och märken

Förskola och Fritidshem

Nyanlända elever i Hässleholms kommun Barn- och utbildningsförvaltningens riktlinjer

1 Resultatsammanställning läsåret 2017/ Ekonomisk uppföljning per den 31 juli Skolinspektionens tillsyn av Tyresö kommun 2018

Riktlinjer vid ansökan om skolplacering

Riktlinjer ansökan om skolplats

Kvalitetsarbete för Fyrklöverskolan period 2 (okt dec), läsåret 2014/2015

Handlingsplan vid frånvaro

Kvalitetsrapport. Förskoleklass. Läsåret 2012/2013. Pegasus förskoleklass Bruksskolan. Ansvarig rektor: Mikael Johansson

Så skapas vidaregångar som främjar kontinuitet, utveckling och lärande i praktiken. Linda Lissvik Biträdande rektor Kämpetorpsskolan, Älvsjö

Smögens skola och fritidshemmets årliga plan mot kränkande behandling. Gäller fritidshemmet och åk F-6 Läsåret 2018/19

Riktlinjer för skolpliktsbevakning

Riktlinjer för skolpliktsbevakning

Fritidshemmens kvalitetsrapport

1. Inledning Förutsättningar... 3

Riktlinje. Arbete med nyanlända och deras lärande


Riktlinje för godkännande av enskild förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg

Under 2018 träder en rad förändringar i kraft i Skollagen (2010:800).

Kvalitetsarbete för Fyrklöverskolans fritidshem period 2 (okt dec), läsåret

Elever med annat modersmål än svenska Kvalitetsrapport November 2014

Enkäter: Tid: Uppföljning: Genomförs varje år under perioden Resultatet delges varje förskolechef. Lämpliga delar av resultatet

Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Barn- och ungdomsnämnden antar föreslagna riktlinjer för skolpliktsbevakning.

Lokala rutiner för utredning och beslut om mottagande i särskolan i Ljungby kommun

Köregler för förskoleklass och grundskola

Digitalisering i skolan

Prästavångsskolan. Grundskola F-6 Grundsärskola - Fritidshem

Arbetsplan 2018/2019 Fritidshemmet Eken, Åtorpsskolan

Beslut för fritidshem

Verksamhetsuppdrag 2018 Förskolan Björkenäs

Beslut för fritidshem

Kommunala anvisningar för modersmålsundervisning inom grundskolans åk 1 9 i Sigtuna kommun

Utbildningsnämnden. Internkontrollplan 2019

Riktlinjer för att uppmärksamma, utreda och åtgärda frånvaro i skolan

Backaskolans plan mot diskriminering och kränkande behandling

Systematiskt kvalitetsarbete

Beslut för gymnasiesärskola

Kvalitetsredovisning. För Slottsbrons förskola Lå Grums kommun

Beslut för grundsärskola

Riktlinjer för modersmålsundervisning i för-, grund- och gymnasieskola i Strängnäs kommun

Beslut Dnr :4047. Täby kommun. Beslut för förskola. efter tillsyn i Täby kommun. Skolinspektionen Box 23069, Stockholm

Njalla 2.0 Nr 6 vt 2018

DNR: KS2017/761/01. Intern kontrollplan för kommunstyrelsen Datum Sida 1 (5) Gäller alla verksamhetsområden Process (rutin/system)

Dals-Eds kommun Dnr :6994. Beslut. Efter kvalitetsgranskning av huvudmannens klagomålshantering

Kvalitetsredovisning. För Skruvstads fritidshem Lå Grums kommun

IKT-Strategi BoU

Kvalitetsredovisning vårterminen 2011

Information om hantering av personuppgifter inom Lärande och stöd

Mål Hur når vi målen? Genomförande Hur vet vi att vi nått målen? Utvärdering Normer och Värden

ANVISNING/RUTIN Anvisningar för placering vid förskoleklass och grundskola

Arbetsplan åk 1-6. Utveckla samverkan mellan undervisande pedagoger och studiehandledare genom projektet Nyanländas lärande.

På intranätet sök Grundskoleavdelningen, styr- och stöddokument samt på

Återrapport av uppdrag gällande översyn av övergångar från förskola till förskoleklass. Förslag till beslut Förskolenämnden godkänner återrapporten.

Beslut Gäller fr.o.m Reviderat

Information om att söka till förskoleklass

Likabehandlingsplan 2008/2009. Bollebygdskolan 7-9

Skolors och förskolors systematiska kvalitetsarbete vägledning och struktur

Information om fritids

Beslut för fritidshem

Skolornas SKA ligger till grund för Grundskolans SKA som sedan ligger till grund för Utbildnings SKA.

SKN Ej delegerade beslut

Kvalitetsarbete för grundskolan, Garpenbergs skola period 2 (okt dec), läsåret

Arbetsplan 2018/19 Strömtorpsskolan åk 1-6

PM Riktlinjer för skolpliktsbevakning i Ekerö kommun Dnr BUN16/40-607

Beslut för förskolor och annan pedagogisk verksamhet för förskolebarn

Transkript:

Monica Jansson, 0586-482 31 monica.jansson@degerfors.se Kvalitetsredovisning skoladministrationen läsåret 2016-2017

2 Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Förutsättningar... 3 3 Uppföljning av åtgärder enligt föregående års kvalitetsredovisning... Fel! Bokmärket är inte definierat.3 4 Verksamhetens mål, arbete,resultat och åtgärder... 4 5 Mål 1. Ordning i elevregistret, alla barn ska ha en skolklassplacering från dag 1 i kommunen... 4 6 Mål 2. Alla fakturor ska bli betalda i tid... 5 7 Slutord... 7

3 1. INLEDNING Den Skoladministrativa enheten startade upp 2010-08-01 och tillhör kultur- och utbildningsförvaltningen. De arbetsuppgifter som utförs är av förvaltningsövergripande karaktär. Syftet när enheten bildades, var att samla de arbetsuppgifter som utförs av enstaka personer i en arbetsgrupp för att minska sårbarheten om/när någon av dessa inte finns på plats. 2. FÖRUTSÄTTNINGAR Arbetsgruppen består av 5 personer fördelat på 4,5 tjänst. I stora drag så ser arbetet och fördelningen ut enligt nedan. 1,0 Administrativ chef leder arbetet i gruppen. Administrerar elevuppgifter i Procapita gentemot förskola och fritidshem, handlägger placering av barn inom förskola förskoleklass och fritidshem. Är även skolledarna behjälplig i frågor som rör elev-yttranden från och till andra kommuner etc. Är förvaltningens kontaktombud när det gäller personuppgiftslagen. Systemförvaltare för Procapita och Digital Fox. 1,0 Skolskjutshandläggare - skoladministratör Handlägger skolskjutsansökningar och är förvaltningens kontaktperson gentemot Länstrafiken. Administrerar elevuppgifter i Procapita gentemot åk 7 9 Stora Vallaskolan och grundsärskola. Systemadministratör i Procapita 1,0 Handläggare bemanning skoladministratör Handlägger all vikarieanskaffning/bemanning som avser korttidsvikarier, ut till verksamheterna. Tar emot nya vikarier, ser till att de ges information och förutsättningar för att klara sitt vikarieuppdrag. Handlägger alla korttidsvikariers löner. Konterar och granskar förskolornas fakturor. Sammanställer närvaro inom förskola och fritidshem samt lägger in barnschema i Procapita. 1,0 Skoladministratör Administrerar elevuppgifter i Procapita gentemot åk F 6, samtliga skolor. Distribuerar inloggningsuppgifter till vårdnadshavare, elever och personal till EdWise. Ansvar för rapportering av uppgifter som efterfrågas från SCB. Skapar enkäter enlig verksamheternas önskemål. Arbetar gentemot F-6 skolorna i övriga administrativa frågor. Lägger ut på intranätet. Systemförvaltare för EdWise, systemadministratör i Procapita. 0,5 Skoladministratör Konterar och granskar grundskolornas, fritidshemmens och förskoleklassernas samtliga fakturor. Sköter kravhanteringen, obetalda förskole och fritidshemsavgifter. Sköter uppdatering av förskolans personal samt lägger in barnscheman i Procapita. Sköter förvaltningens diarium. 3. UPPFÖLJNING AV ÅTGÄRDER ENLIGT FÖREGÅENDE ÅRS KVALITETSREDOVISNING Det här är första året som skoladministrativa enheten gör en kvalitetsredovisning så det finns inga jämförelser eller uppföljningar att göra.

4 4. VERKSAMHETENS MÅL, ARBETE, RESULTAT OCH ÅTGÄRDER Kultur- och utbildningsförvaltningens övergripande mål är att alla elever ska uppnå minst betyg E i samtliga ämnen. Skoladministrationens interna egna underliggande värdemål har vi formulerat till: För barnens bästa. Vår ambition är att på alla sätt vi kan, underlätta, se till att elever, föräldrar och personal får de förutsättningar, vars ansvar ligger hos oss, levererade med riktighet och på ett säkert sätt. Vi har så här i startgroparna av vårt kvalitetsarbete satt upp två mål. Mål 1. Ordning i elevregistret, alla barn ska ha en skol- och klassplacering från dag 1 i kommunen. Mål 2. Alla fakturor ska bli betalda i tid. 5. MÅL 1. ORDNING I ELEVREGISTRET, ALLA BARN SKA HA EN SKOL- OCH KLASSPLACERING DAG ETT I KOMMUNEN Problemformulering Mätbart mål Strategi Indikator Resultat Nyanlända elever börjar skolan utan att de är registrerade i någon klass eller skola eller har exakt startdatum i elevregistret. Det är inte rättssäkert för eleverna då de bl a för sin garanterade undervisningstid ska ha ett exakt startdatum som stämmer med verkligheten. Det är inte säkert att lämnade statistikuppgifter stämmer. Alla elever ska ha en skol- och klassplacering från första dagen i kommunen. Vi riggar i Procapita klasser och grupper som vi använder för elever som senare kommer att behöva byta klass och eventuellt skola. Detta ska göras systematiskt och på ett sätt som är känt. Skapa en rutin för hur informationen ska förmedlas mellan rektorsgruppen och skoladministrationen. Kontrollera mot Kir och Migrationsverkets aviseringar att alla skolpliktiga elever har en skolplacering i Degerfors grundskolor. Detta görs med stickprov 4 ggr/år, vid skolstart ht, måndag v 44, vid skolstart vt, måndag v.12. Vi har konstaterat att inga elever saknas. Däremot är de inte alltid i elevregistret placerade i den skola eller klass som de verkligheten är i. Vi har även upptäckt att Kir aviseringarna kan vara upp till 4 veckor sena i förhållande till faktiskt folkbokfö-

5 ringsdatum. Vi upptäcker alltså inte nya elever nog tidigt utan får utgå från att vårdnadshavarna kontaktar skolan eller oss. Analys Åtgärder När eleven tas emot på mottagningsenheterna så är det för kartläggning. Det kritiska läget är sedan när eleven ska ut i klass och ibland även byta skola. Där kan uppstå missar som innebär att eleven är placerad i en skola/klass men registrerad i en annan. Detta har betydelse för bl a närvarorapporteringen eftersom frånvaro ska framgå av terminsbetygen. Ett annat kritiskt läge är när en familj flyttar in eller ut ur Degerfors. Många gånger väljer familjen att eleven ska gå kvar termin eller läsåret i sin gamla skola. Ansvaret för elevens skolgång ligger dock alltid på hemkommunen/folkbokföringskommunen. När det gäller nyanlända elevers skol- och klassplacering så ska vi ha en enhetlig skriftlig rutin vid byte av skola/klass. Den finns redan idag till viss del men måste börja gälla fullt ut. Den ska fyllas i av mottagande rektor och skickas till Skoladministrationen. Där ska framgå skol- och klassplacering och även startdatum. Elever som flyttar in eller ut ur kommunen under pågående läsår sköter vi genom att alltid skicka förfrågan om yttrande till den nya hemkommunen i de fall eleven väljer att gå kvar i Degerfors. Oftast får vi yttranden från andra kommuner när fallet är det omvända. 6. MÅL 2. ALLA FAKTUROR SKA BLI BETALDA I TID Problemformulering Mätbara mål Strategi Onödiga kostnader för dröjsmålsräntor När följesedlar saknas eller när det är oklart vem som ska betala åtgår mycket tid till att leta reda på dessa uppgifter innan fakturan kan konteras och granskas. Inga dröjsmålsräntor. Snabbare, billigare och säker hantering vid betalning av fakturor. Informera förvaltningens verksamheter om betydelsen av att rätt uppgifter står på följesedel och faktura. Att uppgifterna kommer till

6 Skoladministrationen inför kontering och granskning av fakturor. Indikator Resultat Antal påminnelser om följesedlar eller andra nödvändiga uppgifter som saknas på fakturan. Vi mäter from start efter semestern 2016 tom sista Apt 2016. Vi har mätt 1a veckan i månaden, under september december 2016. Nedanstående är ett snitt/vecka beräknat utifrån ovan. Sena, röda fakturor = 25,25 Fakturor med oklara underlag som medför efterforskningsarbete hos leverantör och/eller beställare =23,8 Fakturor som kommit fel = 6 Påminnelser från leverantör = 1 Analys Åtgärder Det vi kan se är att kommunen inte har fått några extra kostnader i form av påminnelseavgifter. Det som kostar är all den tid som måste läggas ner på att söka rätt på uppgifter av olika slag för att kunna betala fakturan. Det handlar då om undermåliga underlag. En faktura som blivit sen går i regel lätt att bara prioritera under förutsättning att den är korrekt. Många ute i verksamheterna verkar inte veta vilka uppgifter som måste framgå av en beställning för att fakturan dels ska komma rätt och dels kunna granskas och konteras på korrekt konto. Vi ska göra en ny uppdaterad lathund för att informera hur man som anställd ska hantera beställningar och inköp till kommunen. Vi kommer att informera via ledningsgruppen och lägga ut den på intranätet.

7 7. SLUTORD Det är ytterst intressant att göra en mätning av verksamheten. I vårt mål som gäller fakturor som ska betalas i tid, var känslan att vi får dröjsmålsränta större, än vad det faktiskt visade sig vara i praktiken. En anledning kan vara att vi ser så många fakturor som är sena. Det förhållandevis stora antalet felaktigheter i fakturaunderlagen är det som kan skapa stress för de som måste utreda. Det är därför angeläget att minimera dessa felaktigheter så mycket som möjligt. Vårt mål som avser ordning i elevregistret har vi satt för att säkerställa att vi har kontroll, att vi hantera elevuppgifter på ett säkert och korrekt sätt. Att alla ska ha en klassplacering dag 1 i kommunen ska ses som en stark ambition. Av olika skäl kan det ibland vara svårt så det kanske blir dag 2 eller 3. Ambitionen om dag 1 kvarstår dock. Jag kan konstatera att vi på Skoladministration har rutiner som fungerar inom båda målområdena. Det finns saker som kan ändras till det bättre. Planerade förbättringar framgår i åtgärderna ovan. Vi behöver vara uppmärksamma på att undvika arbetsskada beroende av stress, och att säkerställa elevernas skyldighet/rätt till skolgång. Jag är övertygad om att lösningen ligger i kommunikation, information och respekt inom förvaltningen. Alla har sin del i helheten. Monica Jansson Administrativ chef, Kultur- och utbildningsförvaltningen.