Sid 1 (6) Dnr 18KS118-3 2017-10-20 Pernilla Sandin Tillämpningsanvisningar Attestreglementet 1. Syfte ch mfattning Huvudsyftet med attestreglementet är att: Undvika avsiktliga eller avsiktliga fel Bidra till en rättvisande redvisning Mtverka egentligheter Attestreglementet gäller för kmmunens eknmiska transaktiner, se definitin i 3. sm innebär eknmiskt åtagande (till exempel avtal) för Gävle kmmun fattas utifrån nämnd, tjänstepersn på delegatin eller genm verkställighet i arbetsbeskrivning eller rll för respektive tjänstepersn. Detta hanteras inte i detta reglemente utan beslut m delegatiner fattas i nämnd eller styrelse. Attestreglementet gäller inte bara eknmisystemet UBW (Agress) utan alla rutiner ch system sm skapar eknmiska transaktiner till exempel Treserva, Persnec P ch Fri. 2. Ansvar I reglementet fastslås att kmmunens nämnder har det yttersta ansvaret för att attestreglementet följs. Detta innebär att attestant: Underrättas Infrmeras m reglemente ch tillämpningsanvisningar Infrmeras m att attestansvar har tilldelats Gävle kmmun Kmmunledningskntret 801 84 Gävle Besök Stadshuset, Drttninggatan 22 Växel 026-17 80 00 gavle.kmmun@gavle.se www.gavle.se
Sid 2 (6) Har kmpetens Har förståelse för uppgiften ch ansvaret Har kunskap m innebörden i de eknmiska transaktiner sm attesteras Varje nämnd utser ch upprättar en förteckning över behöriga beslutsattestanter. sattesträtten är knuten till persn ch ansvarskd. Nämnden ansvarar för att förteckningen är aktuell. Ersättare får endast attestera då rdinarie beslutsattestant är frånvarande. Attestförteckning utfrmas enligt mall framtagen av KLK-eknmi. Nämnd ansvarar för att gällande attestförteckning stämmer överens med uppgifter m attestanter i system där attester hanteras. Kntrller att uppgifter i eknmisystem stämmer överens med beslut ska ske utifrån KLK-eknmis utfärdade instruktiner. Kntrller av övriga system utfrmas av respektive systemägare. Utifrån sin rll har tjänstepersn rätt att göra eknmiska transaktiner. Se definitin av rller 4 m attest ska arkiveras. Det gäller såväl beslut tagna i nämnd sm beslut tagna under löpande år av behörig persn. Behörig persn för beslutsattest är förvaltningschef ch för mttagningsattest är det eknmichef eller mtsvarande. 3. Definitiner En eknmisk transaktin kan exempelvis vara: Faktura Utbetalning till en extern mttagare Utbetalning från verksamhetssystem Inbetalning från en extern avsändare Fakturering från verksamhetssystem Tidrapprt, lön eller annan persnalkstnad Värdeförändring av tillgångar/skulder (till exempel anläggningstillgång, lån, interimpster) Beställning i IT-stöd Exempel på medelsförvaltning ch medel sm kmmunen ålagts eller åtagit sig att förvalta ch/eller förmedla: Medel mvårdnad Medel individ ch familjemsrgen Dnatinsstiftelser Kmmissinsförsäljning
Sid 3 (6) Lösenrd är persnliga. Användaren ansvarar för att ingen behörig får tillgång till lösenrd. Använd säkra lösenrd ch se till att skydda dem. 4. Attestanter ch kntrller sattesträtt har den sm i nämndens fastställda internbudget tilldelats eknmiskt ansvar, definierat i kddelen ansvar. sattest gäller rätten att dispnera resurser. Det är viktigt att samtliga kntrller, nämnda i tabellen nedan, utförs av respektive rll. Det är alltid beslutsattestanten sm har det slutliga ansvaret för att transaktinen är riktig. Observera att den uppgift sm rllen knterare har inte innebär någt attestansvar. Attestmmenten ska utföras av minst två persner. Exempel på attestmment är mttagningsattest ch beslutsattest. Eskalering till överrdnad sker med autmatik i nuvarande eknmisystem m mttagningsattestant är densamma sm beslutsattestant. Tabellen beskriver lika rllers kntrllansvar i lika attestmment. Prcess Attestanter Kntrll Attest vid beställning Attest efter erhållen faktura Upphandlare Systemförvaltare sattestant vid beställning e-handel Varumttagare Mttagningsattestant Priskatalg System Prestatin Avvikelse Prestatin Villkr Beskrivning av kntrll att priskatalg stämmer överens med avtalade villkr. att systemen innehåller aktuell priskatalg. att transaktinen eller avtalet överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. att varan eller tjänsten har levererats i enlighet med beställning. övergår till flödet attest efter erhållen faktura. att varan eller tjänsten har levererats till eller från kmmunen ch att leverans stämmer överens med beställning. att villkren stämmer överens med avtalade villkr.
Sid 4 (6) Uträkning att underlaget är krrekt uträknat. Peridiska fakturr sattestant sattestant Betalningsvillkr Betalningsmttagare Bkföringsunderlag Bkföringstidpunkt Underlag Kntering att betalningen sker vid rätt tidpunkt. att betalningsmttagare ch mttagarknt/gir överensstämmer med fakturan. att verifikatinen uppfyller kraven enligt gd redvisningssed ch gällande mmslagstiftning. att bkföringen sker vid rätt tidpunkt ch i rätt redvisningsperid. att krrekta underlag bifgas där det krävs. att knteringen är rätt. att transaktinen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. att knteringen ch övriga villkr är krrekta. Lönetransaktiner sattestant Löneknsult avtal timrapprt avvikelse Attestant att uppgifterna i anställningsavtalet stämmer överens med beslut. att timrapprter stämmer överens med beslut. att avvikelserapprtering attesteras. att rätt beslutsattestant har signerat avtal eller timrapprt.
Sid 5 (6) Attest vid beställning Attest vid beställning innebär att attest sker innan beställningen har skickats till leverantören. Det hanteras vanligtvis inm e-handel. Attest efter erhållen faktura Attest efter erhållen faktura innebär att attest sker då fakturan har erhållits. Här sker i dagsläget de flesta inköpen. Dessa fakturr knyts inte till ett rdernummer eller beställning. Kntrllmmenten gäller även för manuellt hanterade fakturr till exempel inm dagbkföringen. Peridiska fakturr För peridiskt återkmmande eknmiska händelser sm är belppsmässigt lika ch sm baseras på långsiktiga avtal görs engångsattest. Uppgifter läggs in i eknmisystemet med tleransgränser för autmatisk granskning, kntering ch attest. Exempel på peridiska fakturr är elkstnader, hyrr ch leasingavgifter. Bkföringsrder Attest av bkföringsrder får göras utifrån tjänstepersns rll. Det gäller upprättande av ny verifikatin, mföring ch krrigering. Kntrllen innefattar att belpp ch knteringar är riktiga, att mtivet för åtgärden framgår ch att hänvisningar sker till rätt underlag eller bifgas bkföringsrdern. Följande rättigheter för respektive rll gäller: Centralt placerade eknmer äger rätt att attestera bkföringsrder både inm förvaltning ch över förvaltningsgränser. Förvaltningseknmer äger rätt att attestera bkföringsrder inm förvaltningen. Mellan förvaltningar ska bkföringsrder hanteras i flöde med elektrnisk attest av kstnadsbärande förvaltning. 4.1 Avvikelse Det finns lika typer av avvikelser. Inm vissa rutiner finns autmatisk elektrnisk avvikelsehantering. För övriga rutiner måste en bedömning göras efter väsentlighetsgrad. Exempel på åtgärder är rättning av avvikelser, infrmera m krrekt hantering ch meddela överrdnad.
Sid 6 (6) 5. Jäv Attesträtten mfattar inte egna kstnader, utbetalningar till närstående eller affärstransaktiner till blag eller liknande där intresseknflikt kan förekmma. Sm exempel på när attestant inte ska attestera egna kstnader i tjänsten kan nämnas reseräkningar, ersättning för utlägg ch representatin. Vid representatin av mindre belpp, såsm lunch eller vid enklare förtäring kan undantag göras från att attest ska ske av överrdnad, då den attestberättigade är en av många deltagare. Med närstående till attestanten avses make/maka, samb, syskn, släktingar i rakt upp- eller nedstigande led eller annan närstående. Med annan närstående menas svåger/svägerska ch svärsn/svärdtter. Till denna grupp räknas ckså före detta make/maka, samb, före detta svåger/svägerska eller den sm har väsentligt gemenskap med attestanten sm är grundad på andelsrätt eller därmed jämförligt eknmiskt intresse. Detta innefattar ckså transaktiner med blag ch föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av m jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. I fall av jäv ska beslutsattest göras av överrdnad. Eskalering till överrdnad görs manuellt av beslutsattestant i nuvarande eknmisystem. 6 Sanktiner Vid allvarlig eller upprepad misstanke m att reglerna i attestreglementet inte följs ska kntakt i första hand tas med närmast överrdnad chef. I de fall detta inte är lämpligt ska kntakt tas med annan överrdnad. Om det finns misstanke m att allvarliga egentligheter förekmmer ska Gävle kmmuns visselblåsarfunktin kntaktas. Vid brttsliga överträdelser sker hanteringen i vederbörlig rdning.