Sammanträdesordning för natur-och byggnadsnämnden 2018

NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2017-11-08 NBN-2017/2667 1 (2) HANDLÄGGARE Fryklund Linder, Susanne Susanne.Fryklund-Linder@huddinge.se Natur-och byggnadsnämnden Sammanträdesordning för natur-och byggnadsnämnden 2018 Förslag till beslut Natur- och byggnadsnämnden godkänner redovisad sammanträdesordning för 2018. Sammanfattning Arbetsutskottet och natur-och byggnadsnämnden sammanträder med start klockan 14:00, enligt följande datum. Arbetsutskott Natur- och byggnadsnämnd 15 januari Bygglov-AU 05 februari 12 februari 12 mars 19 mars 09 april 16 april 14 maj 21 maj 04 juni 12 juni (Tisdag) 23 juli-bygglov-au 21 augusti (Tisdag) 27 augusti 18 september (Tisdag) 24 september 22 oktober 29 oktober 12 november 19 november 03 december 10 december 14 januari 2018 Bygglov-AU Måndag 21 maj på förmiddagen är det busstur runt Huddinge.. Workshop om Verksamhetsplan 2019 måndag 24 september på förmiddagen. Anders Lindelöf Teknisk direktör Daniela Fuciu Administrativ- och personalchef POSTADRESS 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Sida 1 av 31 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2017-11-08 NBN-2017/2667 2 (2) Bilagor Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning Sida 2 av 31

TJÄNSTEUTLÅTANDE NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer 2017-10-23 NBN-2017/2596.313 1 (3) Handläggare Sofia Gregorsson Sofia.Gregorsson@huddinge.se Natur- och byggnadsnämnden Detaljplan för Fjället 160 (förskolan Balingsnäs) beslut om planuppdrag Förslag till beslut Natur- och byggnadsnämnden beslutar att ge plansektionen i uppdrag att, genom standardförfarande och på sökandens bekostnad, upprätta detaljplan för fastigheterna Fjället 160 och 71. Sammanfattning I Balingsnäs råder stor brist på förskoleplatser. Syftet med en ny detaljplan för Fjället 160 och 71 är att möjliggöra en ny förskola för ca 160 barn. Planområdet är ca 8000 kvm och består till största del av fastigheten Fjället 160 som är planlagt för allmänt ändamål och ägs av Huddinge samhällsfastigheter. Planområdet består även av fastigheten Fjället 71 som är obebyggt men planlagt för handel och ägs av Huddinge kommun. Beskrivning av ärendet I Balingsnäs råder stor brist på förskoleplatser. Huddinge samhällsfastigheter AB har därför inkommit med ett förslag på att bygga en ny förskolebyggnad på fastigheten Fjället 160 i Balingsnäs och även utöka förskolans gård genom att förvärva fastigheten Fjället 71. Planen är att riva befintlig förskolebyggnad som består av endast en våning. För att förskolan ska kunna rymma fler barn behövs en ny byggnad med två våningar. Syftet med en ny detaljplan är att möjliggöra en förskola för ca 160 barn. Planområdet utgörs av fastigheterna fjället 160 på ca 7000 kvm som ägs av Huddinge samhällsfastigheter AB och Fjället 71 på ca 1000 kvm som ägs av Huddinge kommun. Fjället 160 består av en befintlig förskola med tillhörande gård. Fjället 71 är planlagd för handel men är inte bebyggd. Planområdet är till största del flackt. För området gäller Förslag till ändring av del av stadsplanen Balingsnäs VI, Kv. Fjället med aktsnummer 0126k-102031, upprättad i december 1977. Planen tillåter allmänt ändamål på Fjället 160 och handel på Fjället 71. Bebyggelse om högst en våning tillåts och största delen av båda fastigheterna består av prickmark. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn 08-535 300 00 Huddinge kommun Natur- och byggnadsförvaltningen 141 85 Huddinge Sjödalsvägen 29 Tfn vxl 08-535 300 00 www.huddinge.se Sida 3 av 31

NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN Datum 2017-10-23 Diarienummer NBN-2017/2596.313 Planområdets placering är markerad med vit cirkel. Ljusblått markerar fastighetsgränser. Kringliggande område Östra Balingsnäs finns med i kommunens kulturmiljöinventering, reviderad 2003. Förvaltningens synpunkter Samhällsbyggnadsavdelningen ställer sig positiv till att en ny detaljplan för förskoleverksamhet upprättas för fastigheterna Fjället 160 och 71. I det fortsatta planarbetet behöver dagvattenhantering, geoteknik, trafik, parkering och buller utredas. Även en barnkonsekvensanalys behöver upprättas. Vid utformningen av förskolans byggnad behöver hänsyn tas tillkringliggande kulturmiljö. I det fortsatta planarbetet ska det undersökas huruvida den tillåtna användningen inte behöver begränsas till förskola utan även kan inkludera skola och om den tillåtna byggrätten kan anpassas för mer än 160 barn. Detta för att ta höjd för framtida behov. Planändringen är av begränsad betydelse, saknar intresse för allmänheten och är förenlig med kommunens översiktsplan. Planprocessen kommer därför ske med standardförfarande enligt PBL 2010:900 i dess lydelse efter januari 2015. Då syftet med detaljplanen inte är av stor vikt eller av principiell betydelse samt inte heller antas medföra en betydande miljöpåverkan eller större ekonomiska eller andra åtaganden för kommunen, bedöms planen ingå i ansvarsområdet för Natur- och byggnadsnämnden. Plankostnaden kommer att regleras i ett plankostnadsavtal med sökanden. Ett mark- och genomförandeavtal kommer upprättas som reglerar genomförandet av planen. Även ett intentionsavtal upprättas i samband med detta planuppdrag. Heléne Hill Samhällsbyggnadsdirektör Sofia Gregorsson Planarkitekt Sida 4 av 31 2 (3)

NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer 2017-10-23 NBN-2017/2596.313 Natur- och byggnadsnämnden 3 (3) Beslutet delges Plansektionen Sida 5 av 31

TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2017-09-28 NBN-2017/2469.313 1 (3) HANDLÄGGARE Tove Asztély Tove.Asztely@huddinge.se Natur- och byggnadsnämnden Detaljplan för Räven 18 beslut om planuppdrag Förslag till beslut Natur- och byggnadsnämnden beslutar att ge plansektionen i uppdrag att, genom standardförfarande och på sökandens bekostnad, upprätta detaljplan för Räven 18 i kommundelen Stuvsta. Beskrivning av ärendet Sökanden har den 4 oktober 2016 lämnat in ansökan om planbesked där önskad åtgärd är att upphäva gällande fastighetsplan som omöjliggör en önskad avstyckning av fastigheten, i syfte att uppföra en huvudbyggnad på avstyckad fastighet. Fastigheten Räven 18 med adress Grindstuvägen 22 ligger ca 500 m från Stuvsta centrum. Fastigheten är 1850 kvm. Positivt planbesked har lämnats av Natur- och byggnadsnämnden 2016-21-11 9. Översiktsplanen anger området som primärt förtätnings- och utbyggnadsområde. Detaljplan Mellanområdet 0126K-42 (LK 1948) anger för fastigheten bostadsändamål med fristående hus eller två sammanbyggda hus med en höjd om 7,5 m. Tomten som inte får understiga 1000 kvm i storlek får bebyggas till 1/5 del. Detaljplan Bestämmelseändring del av mellanområdet och lanthemsområdet 0126K-4323(LK 1956) anger att tomt inte får understiga 800 kvm. För fastigheten finns en fastighetsplan 0126K-8910. En avstyckning av tomten kan inte genomföras förrän tomtindelningsbestämmelse är upphävd. Samhällsbyggnadsavdelningen anser att tomtindelningsbestämmelsen som tidigare upphävdes för ett flertal kringliggande fastigheter borde ha gjorts även för Räven 18. Det är därför rimligt att upphäva tomtindelningsbestämmelsen som gäller för fastigheten Räven 18. POSTADRESS 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Sida 6 av 31 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2017-09-28 NBN-2017/2469.313 2 (3) Röd markering visar planområdet Förvaltningens synpunkter Plansektionen ställer sig positiv till att en ny detaljplan upprättas för Räven 18. Planändringen är av begränsad betydelse, saknar intresse för allmänheten och är förenlig med kommunens översiktsplan. Planprocessen kommer därför ske med standardförfarande enligt PBL 2010:900 i dess lydelse efter januari 2015. Då syftet med detaljplanen inte är av stor vikt eller av principiell betydelse samt inte heller antas medföra en betydande miljöpåverkan eller större ekonomiska eller andra åtaganden för kommunen, bedöms planen ingå i ansvarsområdet för Natur- och byggnadsnämnden. Plankostnaden kommer att regleras i ett plankostnadsavtal med sökanden. Heléne Hill Samhällsbyggnadsdirektör Tove Asztély Planarkitekt Sida 7 av 31

TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2017-09-28 NBN-2017/2469.313 3 (3) Beslutet delges Plansektionen Sida 8 av 31

NATUR OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 1 (1) 2017-10-12 NBN-2017/1053 HANDLÄGGARE maria.bjork2@huddinge.se Natur- och byggnadsnämnden Månadsuppföljning för september 2017 Förslag till beslut Natur- och byggnadsnämnden godkänner månadsuppföljningen för september. Ärende Nämnden visar på ett överskott på 7 674 tkr per september. Vid en genomgång av fördelningen av kostnader mellan tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden har det framkommit att tillsynsnämnden ej har tagit kostnader för det arbete som staben gör för dem. Vid uträknande av de nya taxorna och avgifterna på tillsynsnämnden har dessa kostnader tagits med. Korrigering av kostnaderna kommer att ske vid utbetalningen av löner senast i november. Detta innebär att staben kommer ha en positiv prognos gentemot budget och inte en nollprognos som angavs vid delåret. Prognosen på totalen är ett utfall i balans på helåret. Bygglovs- och lantmäteriavdelningen har en ekonomi i balans. Natur- och gatudriftsavdelningens har fortsatt ett överskott. Det finns dock verksamheter inom avdelningen som visar på underskott. Gällande investeringsmedel är förvaltningen medveten om att utfallet per september signalerar att helårsbudgeten ej kommer att förbrukas och prognosen från delåret kvarstår. Anders Lindelöf Förvaltningsdirektör Maria Björk Ekonomiansvariga Bilaga Budgetuppföljning Beslutet delges POSTADRESS Natur- och byggnadsförvaltningen Staben Ekonomienheten 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Huddinge Sida 9 av 31 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-689 90 24 E-POST OCH WEBB www.huddinge.se

NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN ACKUMULERADE VÄRDEN H UTFALL BUDGET AVVIKELSE HELÅRSBUDGET -105 619-113 293 7 674-152 901 NÄMND -1 010-1 142 132-1 519 STAB -11 753-13 458 1 705-17 969 BYGGLOV -5 727-6 829 1 102-9 603 LANTMÄTERI -4 975-6 685 1 709-10 210 NATUR- OCH GATUDRIFT -82 154-85 180 3 026-113 600 Nämnden visar på ett överskott på 7 674 tkr per september. Vid en genomgång av fördelningen av kostnader mellan tillsynsnämnden och natur- och byggn tillsynsnämnden ej har tagit kostnader för det arbete som staben gör för dem. Vid uträknande av de nya taxorna och avgifterna på tillsynsnämnden har des kostnaderna kommer att ske vid utbetalningen av löner senast i november. Detta innebär att staben kommer ha en positiv prognos gentemot budget och in delåret. Prognosen på totalen är ett utfall i balans på helåret. BYGGLOVSAVDELNINGEN ACKUMULERADE VÄRDEN H UTFALL BUDGET AVVIKELSE HELÅRSBUDGET -5 727-6 829 1 102-9 603 BYGGLOVSVERKSAMHET -1 733-1 603-129 -2 209 BOSTADSANPASSNING -4 266-5 544 1 278-7 394 ENERGIRÅDGIVNING 272 319-46 0 Färre beslut inom bygglovsverksamheten än föregående år detta då det funnits färre klara bygglovsärenden för beslut under denna period än för budget i balans och verksamheten är medveten om dagen obalans och följer utvecklingen noggrant. LANTMÄTERIAVDELNINGEN ACKUMULERADE VÄRDEN H UTFALL BUDGET AVVIKELSE HELÅRSBUDGET -4 975-6 685 1 709-10 210 MÄT-, KART- OCH GISVERKSAMHET -5 244-6 350 1 106-9 369 LANTMÄTERIMYNDIGHETEN 268-335 603-841 Avdelningen har fortsatt ett positvt utfall och prognosen på 500 tkr plus från delåret kvarstår. Sida 10 av 31

NATUR- OCH GATUDRIFTSAVDELNINGEN ACKUMULERADE VÄRDEN H UTFALL BUDGET AVVIKELSE HELÅRSBUDGET -82 154-85 180 3 026-113 600 NATURVÅRD -11 385-12 299 914-16 400 VINTERSERVICE -27 191-25 101-2 090-33 479 BARMARKSSERVICE -25 667-26 967 1 300-37 021 GATUBELYSNING -10 479-11 850 1 371-15 800 TRAFIK 887 1 237-350 2 700 KAPITALTJÄNSTKOSTNADER -8 320-10 200 1 880-13 600 Natur- och gatudriftsavdelningens har fortsatt ett överskott. Det finns dock verksamheter inom avdelningen som visar på underskott. Sida 11 av 31

HELÅRSVÄRDEN PROGNOS delår 2 AVVIKELSE -153 401-500 -1 519 0-17 969 0-9 103 500-9 710 500-115 100-1 500 nadsnämnden har det framkommit att ssa kostnader tagits med. Korrigering av inte en nollprognos som angavs vid HELÅRSVÄRDEN PROGNOS delår 2 AVVIKELSE -9 103 500-2 209 0-6 894 500 0 0 öregående år. Prognosen är en HELÅRSVÄRDEN PROGNOS delår 2 AVVIKELSE -9 710 500-8 869 500-841 0 Sida 12 av 31

HELÅRSVÄRDEN PROGNOS delår 2 AVVIKELSE -115 100-1 500-16 400 0-36 479-3 000-37 021 0-15 800 0 2 700 0-12 100 1 500 Sida 13 av 31

Investeringsuppföljning Natur- och byggnadsförvaltningen Natur- och byggnadsnämnden Tabellerna visas i Tkr sep-17 NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN ACKUMULERADE VÄRDEN HEL UTFALL BUDGET AVVIKELSE HELÅRSBUDGET -34 730-61 713 26 983-91 300 70041-Beläggningsarbeten -25 947-37 575 11 628-50 100 70401-Toalett i Rådsparken 0-200 200-500 71019-Dagvatten, MSB 0-1 099 1 099-1 873 71023-Maskininvesteringar GoPd -293-195 -98-313 71037-Entréer till naturreservaten -708-853 145-1 520 71038-Ersätta Solen 0-400 400-1 000 71050-Informationsmodellering 0-400 400-1 000 78002-Lekparker, bryggor och bad -461-387 -74-750 78003-Trappor och träbroar 0-113 113-150 78008-Direktarkiveringsmodul 0-73 73-183 78013-LONAprojekt -358-170 -188-425 78022-Driftvägar i naturområden 0-208 208-344 78025-Hissar 0-239 239-598 78027-IT-stöd parkdriften 0-200 200-500 78029-Övergång från Oracle till SQL -157-100 -57-250 78030-Markförstärkningar, vibrationer 0-750 750-1 000 78031-Stängsel, räcken, bullerplank 0-113 113-150 78033-Digitalisering 0-403 403-1 025 78034-Leder i Naturområden -257-414 156-816 78036-Utmärkning av naturreservat -281-107 -174-267 78037-Ökad tillgänglighet vid fågelsjöar -1-239 237-597 78038-AGS på webben 0-80 80-200 78039-Arrendegårdar -514-1 125 611-1 500 78040-Trehörningen 0-563 563-750 78041-Fornminnen -235-225 -10-300 Sida 14 av 31

80262-Mätutrustning MSB 0-1 500 1 500-2 000 80280-Gatubelysning -2 799-5 565 2 766-8 007 80304-Rulltrappshuset Flemingsberg -1 150-1 200 50-2 124 80351-Upprustning fastigheter -217-1 405 1 188-2 025 80354-Tyresåprojektet MSB 0-750 750-1 000 80776-Södertörns geodata -162-820 659-2 051 82040-Åtgärder broar -1 190-4 243 3 052-7 982 I helårsbudgeten är överföring av investeringmedel från 2016 på 19,3mkr inkluderat. Prognosen är från delår 2. Sida 15 av 31

ELÅRSVÄRDEN PROGNOS AVVIKELSE -75 880-15 420-50 100 0 0-500 -1 873 0-313 0-1 300-220 0-1 000-700 -300-450 -300 0-150 0-183 -425 0-344 0-300 -298-100 -400-200 -50-1 000 0 0-150 -400-625 -716-100 -331 64-597 0 0-200 -1 500 0-400 -350-300 0 Sida 16 av 31

-2 000 0-3 400-4 607-1 624-500 -1 525-500 -1 000 0-1 500-551 -3 482-4 500 Sida 17 av 31

Sida 18 av 31

TJÄNSTEUTLÅTANDE NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer 1 (2) 2017-11-03 NBN-2017/2693 Handläggare Anders Lindelöf anders.lindelof@huddinge.se Natur- och byggnadsnämnden Avskrivning av fordran Förslag till beslut Natur- och byggnadsnämnden beslutar att; skriva av fordran enligt natur- och byggnadsförvaltningens tjänsteutlåtande per den 3 november 2017. Sammanfattning Under en period under åren 2014-01-01 2014-12-31 har Huddinge kommun och Vattenfall Eldistribution AB befunnit sig i en avtalslös relation. Under denna period har Vattenfall Eldistribution AB genomfört ledningsarbeten i kommunens mark och kommunen har för detta debiterat Vattenfall Eldistribution AB som om en avtalsrelation funnits och i enlighet med tidigare avtal. Efter dialog har parterna kommit överens om att faktura 47912115, på 120 149 kronor ska skrivas av och att förhandling ska påbörjas kring hur debitering ska ske för den avtalslösa perioden. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen avser att debitera Vattenfall Eldistribution AB för de ledningsarbeten som gjorts i kommunens mark under den avtalslösa perioden. Det är skäligt att förhandla separat om villkoren för denna typ av debitering när det inte finns något gällande avtal som reglerar kostnaden. Vattenfall Eldistribution AB och förvaltningen är överens om att fakturan för den avtalslösa perioden ska annulleras och att förhandling ska ske om villkoren för ny debitering. Att kommunen skriver av fordringar av olika anledningar är någorlunda frekvent förekommande. Det är dock sällsynt att beloppen är så höga att beslut inte kan fattas på delegation. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn 08-535 300 00 Huddinge kommun Natur- och byggnadsförvaltningen 141 85 Huddinge Sjödalsvägen 29 Tfn vxl 08-535 300 00 www.huddinge.se Sida 19 av 31

NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer 2017-11-03 NBN-2017/2693 2 (2) Anders Lindelöf Teknisk direktör Daniela Fuciu Administrativ- och personalchef Maria Björk Ekonomiansvarig Bilagor Bilaga 1. Fakturautdrag Beslutet delges Vattenfall Eldistribution AB Kommunstyrelsens förvaltning Sida 20 av 31

TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2017-10-24 NBN-2017/4037.183 1 (2) HANDLÄGGARE Maria Björk maria.bjork2@hudding.se Natur- och byggnadsnämnden Upphandlingsplan för natur- och byggnadsnämnden 2018 Förslag till beslut Natur- och byggnadsnämndens beslut Upphandlingsplan 2018 antas, enligt bilaga till natur- och byggnadsförvaltningens tjänsteutlåtande daterat 24 oktober 2017. Sammanfattning Varje nämnd ska årligen utarbeta en upphandlingsplan för det kommande verksamhetsåret. Planen ska beskriva vilka behov av upphandlingar respektive nämnd ser främst under det kommande verksamhetsåret, men om möjligt även för kommande verksamhetsår. Natur- och byggnadsförvaltningen har utarbetat ett förslag till gemensam upphandlingsplan för natur- och byggnadsnämnden och tillsynsnämnden. Beskrivning av ärendet Arbetet med att ta fram upphandlingsplan för det kommande verksamhetsåret görs parallellt med arbetet med verksamhetsplan för 2018. Nämndernas upphandlingsplaner ger tillsammans med befintliga ramavtal och övriga upphandlade avtal en övergripande bild av det kommande behovet av upphandlingar. Upprättandet av en upphandlingsplan är viktig för att kunna planera kommunens samlade upphandlingsbehov. Genom att alla nämnder upprättar upphandlingsplaner finns även möjligheten att synliggöra upphandlingsbehov som är gemensamma för flera förvaltningar och därmed kunna gör större samordnade upphandlingar. Upphandlingsenheten genomför tillsammans med företrädare för förvaltningarna upphandlingar av de behov som nämnderna har avseende anskaffning av varor och tjänster. POSTADRESS 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Sida 21 av 31 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2017-10-24 NBN-2017/4037.183 2 (2) Förvaltningens synpunkter Förvaltningen ser upphandlingsplanen som ett viktigt instrument för att lyfta verksamhetens upphandlingsbehov under det kommande året och att i god tid ha en översikt över vilka kommande upphandlingsbehov som finns och att dessa genomförs vid rätt tidpunkt. Att genomföra upphandlingar är komplext och det är viktigt att förvaltningen och upphandlingsenheten genomför arbetet med upphandlingarna tillsammans. Anders Lindelöf Teknisk direktör Maria Björk Ekonomiansvarig Bilagor Förslag till upphandlingsplan 2018 Beslutet delges Kommunstyrelsen Ekonomiavdelningen och upphandlingsenheten, kommunstyrelsens förvaltning Sida 22 av 31

TJÄNSTEUTLÅTANDE NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer 2017-10-31 NBN-2016/5297.116 1 (3) Handläggare Tove Chorell Möller Tove.Chorell-Moller@huddinge.se Natur- och byggnadsnämnden Dokumenthanteringsplan för natur- och byggnadsnämnden Förslag till beslut 1. Natur- och byggnadsnämnden antar ändringarna i dokumenthanteringsplanen gällande personalhandlingar i enlighet med natur-och byggnadsförvaltningens tjänsteutlåtande. 2. Natur- och byggnadsnämnden antar ändringarna i dokumenthanteringsplanen gällande bostadsanpassning i enlighet med natur-och byggnadsförvaltningens tjänsteutlåtande. 3. Natur- och byggnadsnämnden antar gallringsbeslutet, att bostadsanpassningens ärenden gallras efter skanning i enlighet med naturoch byggnadsförvaltningens tjänsteutlåtande. Sammanfattning I enlighet med arkivlagen (1990:782 6 p 1) och Huddinge kommuns arkivreglemente (HKF 9310) ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar samt hur dessa hanteras. Dokumenthanteringsplanen utgör ett styrdokument för bevarande och gallring av en myndighets allmänna handlingar och ett praktiskt stöd för verksamheterna. Natur- och byggnadsnämnden antog dokumenthanteringsplanen (NBN-2015/483.116) 20 april 2015, samt revideringar 6 februari och 15 maj 2017. Personalfunktionen och bostadsanpassning förändrar nu sina arbetsprocesser och övergår till digitala arbetsprocesser. Som en konsekvens behöver dokumenthanteringsplanen uppdateras för handlingar inom personalfunktionen och bostadsanpassningen som blir digitala. Förvaltningen föreslår även att nämnden fattar beslut om gallring gällande bostadsanpassningens analoga handlingar. De föreslagna ändringarna i dokumenthanteringsplanen finns på sidorna 13-19 samt 32-34 och är rödmarkerade. Beskrivning av ärendet I enlighet med arkivlagen (1990:782 6 p 1) och Huddinge kommuns arkivreglemente (HKF 9310) ska varje myndighet upprätta en HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn 08-535 300 00 Huddinge kommun Natur- och byggnadsförvaltningen 141 85 Huddinge Sjödalsvägen 29 Tfn vxl 08-535 300 00 www.huddinge.se Sida 23 av 31

NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer 2017-10-31 NBN-2016/5297.116 dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar samt hur dessa hanteras. Dokumenthanteringsplanen utgör ett styrdokument för bevarande och gallring av en myndighets allmänna handlingar och ett praktiskt stöd för verksamheterna. Natur- och byggnadsnämnden antog den nu gällande dokumenthanteringsplanen den 20 april 2015 (NBN-2015/483.116), Dokumenthanteringsplanen har senast reviderats gällande bygglov och anmälan om åtgärd och tillsyn 15 maj 2017. Inom natur- och byggnadsförvaltningen pågår arbete med att förändra och digitalisera processer inom flera olika verksamheter. Det får till följd att dokumenthanteringen behöver ses över. Det innebär att dokumenthanteringsplanen kommer att tas upp till nämnd med förslag till förändringar och revideringar även under nästkommande år. 2 (3) Personalfunktionens förändrade arbetsprocesser Personalfunktionen förändrar sina arbetsprocesser och övergår till mer digitala arbetsprocesser. Detta medför att hanteringen av handlingar kommer att förändrats och för att dokumenthanteringsplanen ska stödja den förändrade ärendehanteringen måste den uppdateras. Personalfunktionen inför nu en rutin för registrering av handlingar, idag hanteras dessa handlingar i pappersform. Uppdateringen sker för att förvaltningen ändrar hanteringen av dokumentation av arbetsrättsliga individrelaterade ärenden och protokoll från facklig samverkan samt för att skapa en tydligare struktur i dokumenthanteringsplanen. Bostadsanpassningens förändrade arbetsprocesser Bostadsanpassningen förändrar sina arbetsprocesser och övergår till digitala arbetsprocesser. Detta medför att hanteringen av ärenden kommer att förändras, och för att dokumenthanteringsplanen ska stödja den digitala ärendehanteringen måste den uppdateras. Bostadsanpassningens ärenden hanteras idag helt i pappersform där inkommen ansökan registreras i systemet BAB (Bostadsanpassningsbidrag) och läggs i pappersakt. Systemet BAB innehåller inga handlingar bortsett från beslut. Besluten skrivs i systemet, skrivs sedan ut och läggs till akten. Det som registreras i systemet är olika händelser i ärendet. BAB ska nu avvecklas och ersättas av systemet Castor vilket innebär att bostadsanpassningen kommer att bli digitala i sin ärendehantering. Verksamheten kommer att fortsätta kommunicera med sökande via fysiska brev. Gallring av analoga handlingar Bostadsanpassningens förändrade arbetssätt leder till att det behövs ett gallringsbeslut för de analoga handlingarna. Gallringsbeslutet gäller för bostadsanpassningens ärenden. Det innebär att de analoga avslutade ärendena kommer att gallras när de är skannade och har lagts i det digitala mellanarkivet AGS. De ärenden som är öppna skannas till systemet Castor och gallras därefter. Det görs backup varje dygn på digitala handlingar. Bostadsanpassningen utför Sida 24 av 31

NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer 2017-10-31 NBN-2016/5297.116 kontroll av de skannade handlingarna innan gallring sker. Handlingarna kommer att lagras i formatet PDF/A i AGS vilket är ett format som rekommenderas av Riksarkivet vid digital långtidslagring. 3 (3) Förvaltningens synpunkter Anders Lindelöf Teknisk direktör Daniela Fuciu Administrativ- och personalchef Tove Chorell Möller Arkivarie Bilagor Bilaga 1. Förslag till uppdaterad dokumenthanteringsplan för natur- och byggnadsnämnden. Bilaga 2. Bilaga 3. Beslutet delges Staben Bygglovsavdelningen Sida 25 av 31

NATUR- OCH BYGGNADSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM 2017-11-07 Sida 1(4) Handläggare Sofia Düring Forslund sofia.during-forslund@huddinge.se Natur- och byggnadsnämnden Förslag till revidering av natur-och byggnadsnämndens delegationsordning Förslag till beslut Natur- och byggnadsnämnden beslutar om revidering av nämndens delegationsordning beslutad 2016-06-20, enligt bilaga 1. Bakgrund Av 9 kap. 27 plan- och bygglagen (2010:900), PBL, framgår att byggnadsnämnden ska handlägga ärenden om lov och förhandsbesked skyndsamt och meddela sitt beslut om lov eller förhandsbesked inom tio veckor från det att den fullständiga ansökningen kom in till nämnden. Om det är nödvändigt på grund av utredningen i ärendet, får tiden förlängas en gång med högst tio veckor utöver de ursprungliga tio veckorna. I merparten av de ärenden om lov och förhandsbesked som beslutats av handläggare på delegation klaras handläggningstiden om tio veckor. I de ärenden som beslutas av nämnden överskrids denna tid dock regelmässigt dels då den process som föregår ett nämndbeslut är betydligt längre än den som föregår ett delegationsbeslut, dels då de ärenden som beslutas av nämnd ofta är mer komplexa och därför kräver mer utredning. Även om handläggningstiden i ärenden som kräver särskild utredning går att förlänga till 20 veckor bör en översyn av delegationsordningen göras i syfte att se om handläggningstiderna kan kortas genom delegation i ytterligare ärenden. En kortare handläggningstid ger förvaltningen bättre förutsättningar att tillmötesgå samt öka antalet nöjda kunder, aktörer och medborgare. En utgångspunkt vid översynen är dels att åtgärder som är i överensstämmelse med detaljplan bör kunna delegeras, dels att ytterligare ärenden bör kunna delegeras till nämndens arbetsutskott, chefen för bygglovavdelningen alternativt enhetschef på bygglovsavdelningen. Som utgångspunkt för förslaget har förvaltningen utgått från Stockholm stads, Nacka kommuns, Örebro kommuns samt Eskilstuna kommuns byggnadsnämnders delegationsordning. Postadress Natur- och byggnadsförvaltningen 141 85 Huddinge Besöksadress Sjödalsvägen 29 Telefon (vx) och fax 08-535 366 00 vx 08-535 366 10 E-post och webb NBF@huddinge.se www.huddinge.se Sida 26 av 31

Huddinge kommun Datum 2017-10-30 Sida 2(4) Förvaltningens förslag Föreslagna ändringar till större delen punkt NBN 1 (inklusive underpunkter) - beslut i bygglovs- och tillsynsärenden, anmälan om åtgärd samt ärenden om bostadsanpassningsbidrag. Förvaltningens förslag är att ärenden som följer beslutad detaljplan och områdesbestämmelser ska kunna beviljas på delegation av handläggare tilldelat ärende om remissinstanser, sakägare och andra berörda inte har framfört invändningar. Dock föreslås att ärenden om hotellverksamhet samt ärenden om flerbostadshus ska beslutas av nämndens arbetsutskott. Förvaltningen föreslår också att enhetschef på bygglovsavdelningen ska ge bygglov i ärenden med liten avvikelse samt ärenden om tidsbegränsade lov. Där har delegationen tidigare legat på handläggaren i ärendet. Vidare föreslår förvaltningen även att enhetschef ska kunna ge bygglov och positivt besked i ärenden om förhandsbesked utanför detaljplanelagt område där den tillkommande byggnadsarean inte är större än 50 kvm dock inte för ärenden gällande uppförande av master, hotellverksamhet eller i ärenden om flerbostadshus. För samma typ av ärenden föreslås att avdelningschef på bygglovsavdelningen ska kunna avslå samt ge negativt förhandsbesked. Dessutom föreslår förvaltningen att handläggaren i ärende ska kunna ge positivt besked i ärenden om förhandsbesked där åtgärden har stöd i detaljplane- eller områdesbestämmelse men dock inte för hotellverksamhet eller i ärenden gällande flerbostadshus. I övrigt föreslår förvaltningen att alla resterande beslut om bygglov, marklov och förhandsbesked ska delegeras till nämndens arbetsutskott. I fråga om avvikelser från föreskrifter föreslår förvaltningen att handläggare i ärendet ska kunna besluta om avvikelser i samband med start- och slutbesked om det finns särskilda skäl och byggnadsprojektet ändå kan antas bli tekniskt tillfredsställande. När det gäller förlängning av handläggningstid från 10 veckor till 20 veckor, där delegationen idag ligger på avdelningschef, föreslås en ändring som innebär att beslutet ska kunna fattas av enhetschef istället. Detsamma gäller även för ansökan om utdömande av vite där förvaltningen föreslår att ansökan ska kunna göras av enhetschef istället för avdelningschef. Ändringa har även gjorts i punkt C 3- administrativa ärenden, där förvaltningen föreslår ett förtydligande kring delegation till förvaltningsdirektören att skriva på handlingar. I övrigt har justeringar gjorts i delegationsordningen i form av förtydligande och rättningar av skrivfel i redan befintliga punkter. Dessa justeringar innebär ingen förändring i delegationen. Förvaltningens bedömning Enligt 12 kap. 6 plan- och bygglagen (2010:900), PBL får ett delegationsuppdrag enligt 6 kap. 33 kommunallagen (1991:900), utöver det som följer av 6 kap. 34 kommunallagen, inte omfatta befogenhet att 1. avgöra ärenden som är av stor vikt eller har principiell betydelse, 2. i andra fall än som avses i 11 kap. 30-32 och 33 1 besluta Sida 27 av 31

Huddinge kommun Datum 2017-10-30 Sida 3(4) förelägganden eller förbud som förenas med vite, 3. besluta förelägganden som förenas med en upplysning om att den åtgärd som föreläggandet avser kan komma att utföras genom byggnadsnämndens försorg på bekostnad av den som föreläggandet riktas mot, eller 4. avgöra frågor om byggsanktionsavgift enligt 11 kap. Enligt 6 kap 33 kommunallagen (1991:900) KL får en nämnd uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen eller landstinget att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden, dock inte i de fall som avses i 34. En gemensam nämnd får även under samma förutsättningar uppdra åt en anställd i någon av de samverkande kommunerna eller landstingen att besluta på nämndens vägnar. 34 I följande slag av ärenden får beslutanderätten inte delegeras: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, och 5. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Förvaltningen bedömer att föreslagna ändringar uppfyller ovanstående krav enligt plan- och bygglagen och förvaltningslagen. Förvaltningen anser även att ovanstående förslag om ändring är av stor vikt för att kunna uppfylla kraven i plan- och bygglagen om beslut om lov eller förhandsbesked inom tio veckor från det att den fullständiga ansökningen kom in till nämnden samt för att kunna nå förvaltningens mål om ökad kundnöjdhet. Anders Lindelöf Förvaltningsdirektör Camilla Adolfsson Avdelningschef Sofia Düring Forslund Enhetschef Bilagor 1. Förslag till revidering av natur-och byggnadsnämndens delegationsordning 2. Örebro kommuns byggnadsnämnds delegationsordning Sida 28 av 31

Huddinge kommun Datum 2017-10-30 Sida 4(4) 3. Stockholm stads stadsbyggnadsnämnds delegationsordning 4. Eskilstuna kommuns stadsbyggnadsnämnds delegationsordning 5. Nacka kommuns byggnadsnämnds delegationsordning Delges Kommunstyrelsen Sida 29 av 31

TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2017-09-08 NBN-2017/2340.359 1 (2) HANDLÄGGARE Jörgen Skagerdahl Jorgen.Skagerdahl@huddinge.se Natur- och byggnadsnämnden Hemställan om antagande av Föreskrifter och anvisningar för arbeten på eller som berör offentlig plats i Huddinge kommun (HKFA) och Huddinge kommuns kompletterade bilaga till Handbok arbete på väg (HKAPV). Förslag till beslut Natur och byggnadsnämnden hemställer till kommunstyrelsen 1. att anta föreskrifter och anvisningar för arbeten på eller som berör offentlig plats (HKFA) och tillhörande avtalsviten 2. att anta kompletterande bilaga till handbok för arbete på väg (HKAPV) Sammanfattning Upprättade föreskrifter enligt HKFA och HKAPV samt tillhörande avtalsviten behöver antas av kommunstyrelsen i egenskap som trafiknämnd. Beskrivning av ärendet Förvaltningen har utarbetat föreskrifter och anvisningar för tillstånd, utförande och återställande efter arbeten på offentlig plats i Huddinge kommun där kommunen är markägare. Syftet med dessa föreskrifter är att upprätthålla trafiksäkerhet samt att trygga kvalitet i återställningsarbetet så att berörd anläggning erhåller minst tidigare teknisk livstid. Tillsammans med föreskrifter och anvisningar gäller i tillämpliga delar aktuella upplagor av Huddinge kommuns lokala ordningsföreskrifter, Anläggnings AMA 10, Vägverkets & Svenska Kommunförbundets skrift Handbok Arbete på Väg 2008-03 med kompletterande bilaga Huddinges bilaga till Handbok Arbete på Väg (HKAPV). Kommunstyrelsen är som trafiknämnd väghållare och ytterst ansvarig för alla arbeten som utförs på väg upplåten för allmän trafik, och med anledning av det måste ha full kontroll över de arbeten där väghållaren tillåter annan part att göra ändringar utifrån den befintliga trafikmiljön, och när annan part är fysiskt på plats. POSTADRESS 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Sida 30 av 31 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2017-09-08 NBN-2017/2340.359 2 (2) Förvaltningens synpunkter Den som vill gräva i kommunens gatuanläggning ingår ett avtal med kommunen i egenskap av ägare till marken eller väganläggningen. Avtalet ingås i samband med att tillstånd söks för varje enskilt schaktarbete i kommunens ansökningssystem, ISY Case. Ansökan omfattar både schakttillstånd och tillfällig trafikanordning med anledning av schaktarbetet. Förvaltningen hemställer att upprättade föreskrifter enligt HKFA och HKAPV samt tillhörande avtalsviten antas. Anders Lindelöf Teknisk direktör Jörgen Skagerdahl Avdelningschef Leif Nilsson Enhetschef Bilagor 1. Bilaga 1 - Föreskrifter och anvisningar för arbeten på eller som berör offentlig plats i Huddinge kommun (HKFA) 2. Bilaga 2 - Huddinge kommuns kompletterande bilaga till handbok för arbete på väg (HKAPV) Beslutet delges Sida 31 av 31