Kultur- och fritidsnämnden Uppföljningsrapport April 2018
Innehåll 1 Periodens verksamhet - Sammanfattning... 3 2 Social hållbarhet... 5 2.1 Social hållbarhet...5 2.2 Lust att lära...5 2.3 Sysselsättning för alla...6 2.4 Medskapande invånare...7 2.5 Hållbart samhälle...9 3 Ekologisk hållbarhet - särskilt fokusområde T1... 11 3.1 Hållbart samhälle...11 3.2 Checklista...11 4 Ekonomisk hållbarhet... 12 4.1 Balanserad befolkningstillväxt...12 4.2 Ekonomisk analys...12 5 Processer - Göra rätt saker, göra dem rätt, i rätt tid och på rätt nivå... 16 5.1 Underlätta människors vardag...16 6 Hållbart arbetsliv... 17 6.1 Strategisk kompetensförsörjning...17 6.2 Personalanalys...18 7 Basverksamhet... 20 7.1 Verksamhetsmått...20 8 Underskrift... 21 Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 2(21)
1 Periodens verksamhet - Sammanfattning Brukare/Social hållbarhet Viktigt för kultur och fritid är delaktighet och inflytande samt hög tillgänglighet för brukare, besökare och elever. Tillgodosedda faktorer ökar inte bara den sociala hållbarheten och kundnöjdheten utan även kvalitén på utbudet oavsett produkt eller tjänst. Till exempel har vi nu ökad tillgång till folkbibliotek, också utanför ordinarie öppettider vilket skapar förutsättningar för nya mötesplatser och ett ökat användande av kommunens alla bibliotek. Besöken under meröppettid fortsätter att öka. Nya meröppetlåntagare registreras kontinuerligt. Enskilda initiativ har tagits till att skapa helt medborgarstyrda aktiviteter under både bemannad tid och meröppettid. Samverkan med föreningslivet är en viktig del av verksamheten. Denna möjliggör genomförande av den stora mängd projekt som det arbetas med just nu. Tillsammans med andra kommunala aktörer genomför vi också ett flertal projekt. Till exempel har Öppen ungdom tagit ett stort kommunalt medansvar för LUPP-utvärdering. Den enheten har också tagit på sig det informella ansvaret för Ale Ungdomsråd, vilket är en viktig del i den sociala och demokratiska fostran/hållbarheten. En rekommendation inför nästa års budgetarbete är att ungdomsdemokratifrågan lyfts och att ge verksamheten ett tilldelande av formellt ansvar för Ale Ungdomsråd, med tillhörande budget. Brukare/Ekologisk hållbarhet Kultur och fritid arbetar efter Ale kommuns förhållningsregler och utnyttjar effektivt lokaler och energi. Bibliotekets grundtanke är i botten ekologiskt genom att ge alla medborgare tillgång till all tänkbar media. Verksamheten följer kommunens upphandlingsavtal och inköpsrutiner som styr mot miljöanpassade inköp.. En genomgång av kommunens mötes- och resepolicy är gjord på APT. Personal som brukar fordon i tjänsten har genomgått kurs i sparsam körning. Aktivt arbete med att öka andelen ekologiska livsmedel pågår. Källsortering utförs. Efter förutsättning åker verksamheterna kollektivt så mycket som möjligt och brukar miljöanpassade fordon. Fältenheten kör elbil och idrottshallsarbetare använder miljövänlig diesel. Fritidsbanken är ett nytt sätt att återanvända begagnade idrottsprylar, dessa kan vara förbrukade för en familj medan de kan vara som nya för en annan familj. Ekonomisk hållbarhet Kultur- och fritidsnämnden har för perioden en positiv avvikelse mot budget på 1,2 mkr, vilket beror på vakanser inom fältverksamheten, långtidssjukskrivningar hos öppen ungdomsverksamhet samt att nämndens utvecklingsreserv i dagsläget inte har nyttjats. Verksamheterna kommer att behöva ta den i anspråk då 0.5 mkr behöver satsas på säkra ridvägars sista år av totalt 3 år och ta höjd för både lokaler som vi förmodligen inte kan tomställa och för ökade kostnader runt evakueringen av Ale kulturrum. Verksamhetsområdena finansieras för övrigt inom befintlig ram där särskilda prioriteringar sker genom omfördelning av resurser. Externa medel tillkommer dessutom från VGR:s arrangörsbidrag, Kultur i Väst och Statens Kulturråd och till exempel Riksidrottsförbundet. Ett aktivt ansökningsarbete för särskilda projekt göres kontinuerligt av de olika verksamhetsdelarna. Genom att samverka med bibliotek i Väst, Kultur i Väst, föreningsliv, andra sektorer samt med externa aktörer skapas ett ekonomiskt mervärde. Genom ett effektivt utnyttjande av kommunens lokaler och anläggningar hela året sammantaget med en årlig översyn av kommunens taxor skapas förutsättningar för god ekonomisk hushållning. Processer Genom kontinuerliga dialoger med ungdomar/elever, medborgare, föreningar, studieförbund fortsätter vi att utveckla verksamheterna efter behoven i samhället. Dialogerna sker i olika former och i olika forum för att få bästa möjliga verkningsgrad. Bland annat har vi brukarråd i form av föreningsråd och elevforum. Verksamheterna är också tillgängliga i direkt dialog för de medborgare och brukare som önskar det, exempelvis med låntagare på biblioteken. Arbetet underlättas också av de etablerade nätverk inom och utanför kommunen som verksamheten deltar i. Kultur och fritid arbetar fortsatt systematiskt med att digitalisera de administrativa rutinerna och effektivisera interbook, nytt biblioteksdatasystem, ungdomsapp och konstregister. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 3(21)
Hållbart arbetsliv En engagerad och kompetent personal är den viktigaste resursen, samt ändamålsenliga lokaler med verksamhetsanpassad teknik. Det finns ett brett samarbetsspektra med civilsamhället och andra kommunala verksamheter samt bra kontakter på regional och delregional nivå i form av olika nätverk, föreningar och samarbeten. Personalen arbetar kontinuerligt med kompetensutveckling inom sina respektive områden för att på bästa sätt möta invånarnas behov. Ett seriöst bra arbetsmiljöarbete, från det lilla till det stora, ökar också förutsättningarna för ett hållbart arbetsliv. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 4(21)
2 Social hållbarhet 2.1 Social hållbarhet Analys Viktigt för kultur och fritid är delaktighet och inflytande samt hög tillgänglighet för brukare, besökare och elever. Tillgodosedda faktorer ökar inte bara den sociala hållbarheten och kundnöjdheten utan även kvalitén på utbudet oavsett produkt eller tjänst. Till exempel har vi nu ökad tillgång till folkbibliotek, också utanför ordinarie öppettider vilket skapar förutsättningar för nya mötesplatser och ett ökat användande av kommunens alla bibliotek. Besöken under meröppettid fortsätter att öka. Nya meröppetlåntagare registreras kontinuerligt. Enskilda initiativ har tagits till att skapa helt medborgarstyrda aktiviteter under både bemannad tid och meröppettid. Samverkan med föreningslivet är en viktig del av verksamheten och möjliggör genomförande av den stora mängd projekt som det arbetas med just nu. Tillsammans med andra kommunala aktörer genomför vi också ett flertal projekt. Till exempel har Öppen ungdom tagit ett stort kommunalt medansvar för LUPP-utvärdering. Den enheten har också tagit på sig det informella ansvaret för Ale Ungdomsråd, vilket är en viktig del i den sociala och demokratiska fostran/hållbarheten. En rekommendation inför nästa års budgetarbete är att ungdomsdemokratifrågan lyfts och att ge verksamheten ett tilldelande av formellt ansvar för Ale Ungdomsråd, med tillhörande budget. 2.2 Lust att lära FNs hållbarhetsmålsättning God utbildning för alla Minskad ojämlikhet Nämndens prioriterade mål: 2.2.1 Ökad mångfald i kulturskolan, utökat samarbete mellan de olika inriktningarna, ökad tillgänglighet och medinflytande. I elevforum Ale kulturskola fortsätter arbetet med att öka elevernas inflytande på kulturskolan. Verksamheten använder sig av enkäter till olika målgrupper vid arrangemang. Där möjligheten finns är det återkommande frågor som är jämförbara i enkäterna. Kulturskolan har också skapat en facebooksida med roterande ansvar så att alla kulturskolans inriktningar får fokus. Vid komplettering av nya tjänster utgår vi från det behov som påvisats av eleverna i form av köer (både historiskt och de nuvarande), enkäter och dialog med elever och föräldrar. Nämndens prioriterade mål: 2.2.2 Kultur och fritid ska bidra till ökad måluppfyllelse i skolan Bibliotekets uppdrag gentemot skolan är att vara en kompletterande resurs till skolbiblioteken, dels genom det bredare mediebeståndet och dels som en del av elevernas allmänna samhällsorientering. Folkbiblioteken ska stödja både det fria och formella kunskapssökandet och stimulera till det lustfyllda läsandet. Mediebeståndet ska också kunna rikta sig till grupper med speciella behov, som media på andra språk och media riktade till barn och unga med olika funktionsvariationer. Kulturskolans verksamhet har ett stort egenvärde i sig och stärker direkt elevers prestation inom bland annat skolans bild, musik och medieämnen. Verksamheten stimulerar också till värdefulla uttryckssätt som stimulerar människans inneboende kreativa kraft som ökar lusten att lära. Den öppna ungdomsverksamheten har lärandet i fokus både i sin verksamhet dagtid och på fritiden. Man fokuserar på det icke formella lärandet som i sin tur också bidrar till lusten att lära i skolan. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 5(21)
Uppdrag: 2.2.3 Ung och trygg ska etableras med ökad fältverksamhet Pågående Fler vuxna ska vara synliga i Ale Kulturrum för att göra miljön trevligare för medarbetare och Alebor. Sektor UKF och sektor ATO har kommit överens om att samarbeta för att skapa en bättre miljö för medarbetare, kunder och besökare i Ale Kulturrum. Dels ska vi arbeta med relationsbyggande gentemot ungdomar och Alebor och dels ska vi ta fram praktiska åtgärder som kan förbättra läget. Följande ska ingå i arbetet: relationsbyggare och fältassistenter med inriktning ungdomar samt husvärdar som ska ge service till besökande Alebor. Detta arbete har vi kunnat starta då vi under första kvartalet haft möjlighet att öka vår personalstyrka på fältenheten. Ett stort arbete har också lagts ned på vårens föräldracaféer runt om i kommunen där fältenheten har informerat om läget bland våra ungdomar och vad man bör tänka på/varningssignaler som kan vara bra kunskap för föräldrar. Teamet kommer att fortsätta utvecklas under året. Förhoppningen är att vi har ett team med fyra fältassistenter på plats med olika bakgrund och kompetenser som kompletterar varandra och som kommer att synas i kommunen dag- och kvällstid. 2.3 Sysselsättning för alla FNs hållbarhetsmålsättning God utbildning för alla Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt Minskad ojämlikhet Uppdrag: 2.3.1 Förvaltningen ska under 2018 erbjuda minst 65 platser inom olika anställningsformer Pågående med avvikelse Verksamheterna har en ständig dialog med AME, utbildningsnämnden och andra enheter i kommunen för att hjälpa till med att erbjuda praktikplatser. Flera av enheterna är var och en för små för att kunna erbjuda platser av större omfattning, dock har Kulturenheten en fastanställd som har lönebidrag och kontinuerligt praktikanter kopplat till relevanta arbetsuppgifter. Kultur och fritid har även kontinuerligt praktikanter från universitetsutbildningar kopplat till relevanta arbetsuppgifter. Mått Utfall Målvärde Måluppfyllelse Antal praktikplatser/ stödanställningar i kultur- och fritids enheter 1 2 50 % Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 6(21)
2.4 Medskapande invånare FNs hållbarhetsmålsättning Hållbara städer och samhällen Fredliga och inkluderande samhällen Nämndens prioriterade mål: 2.4.1 Ungdomarna ska vara delaktiga och ha inflytande över verksamheten i den öppna ungdomsverksamheten Barn och ungas möjlighet till delaktighet och inflytande ska öka. De ska ha möjlighet att delta i planeringen och påverka innehållet i den öppna ungdomsverksamheten. Detta uppdrag har enheten arbetat strukturerat med under hela första delen av 2018. Personalen har noterat att det är fler unika besökare i verksamheten, både dag- och kvällstid vilket är en mycket positiv trend. Det är ungdomar av fler kategorier som besöker verksamheten. Attraktionskraften i verksamheten ökar även hos de som inte räknas som "traditionella fritidsgårdsbesökare"..särskilt dagverksamheten i kommunens högstadieskolor noterar fortsatt en stor förändring då det gäller besökare där exempelvis flickor ökar i antal. Verksamheten dagtid har arbetat systematiskt med att erbjuda olika pyssel, spel och aktiviteter där personalen ges möjligheter att bygga relationer med fler ungdomar än tidigare då verksamheten mest bestod av att de vuxna var där för att ungdomarna skulle känna sig trygga. Nu använder personalen sig av metoder och aktiviteter som leder till samtal som har det uttalade syftet att inspirera ungdomarna att ge sig på projekt som i sig innebär utvecklande processer för individen. Festivalborg Årets stora arrangemang för ungdomar i Ale, Festivalborg, har i år arrangerats helt av flera ungdomsgrupper med målet att få sitt Festivalborg. De har med, stöd av personal, bestämt och bokat program och artister samt delat in sig i olika grupper för att förbereda och genomföra kvällen. Då ingen budget givits dem av enheten har de själva genom olika ansökningar fått de ekonomiska bidrag som ju självklart är förutsättningen för arrangemanget. Det arrangerades också ett lan, FestiLANborg, under samma helg. På respektive fritidsgård har det vid ett antal tillfällen tidigare arrangerats mindre lan och det var nu delar ur dessa arrangörsgrupper som gick samman och producerade ett något större lan än tidigare. Drygt 250 betalande och 25 arrangerande ungdomar deltog i dessa två arrangemang vilket var en minskning jämfört med förra året. Kanske bidrog det extremt dåliga vädret och det faktum att det låg i slutet av en "långhelg" då många var bortresta till minskningen. Ale Ungdomsråd I juni 2017 tog enheten över det praktiska ansvaret för Ale Ungdomsråd från Ale Fritid. En rekommendation inför nästa års budgetarbete är att ungdomsdemokratifrågan lyfts och att verksamheten tilldelas ett formellt ansvar för Ale Ungdomsråd, med tillhörande budget. UKM - Ung Kultur Möts UKM är en festival där unga människor på olika sätt får uttrycka sig kreativt och konstnärligt för en publik. En viktig del i dessa festivaler är också möjligheten att delta i workshops och vidga sitt kontaktnät. Den lokala festivalen gick i år av stapeln i Lilla Edet. En ungdomsgrupp från Ale var med och hjälpte till i förarbetet och ett 20- tal ungdomar från Ale uppträdde med olika musik- och konstframträdanden. Regionsfestivalen för UKM 2018 arrangeras i slutet av maj i Ale kommun. En ungdomsgrupp har sedan hösten 2017 arbetat med att utforma regionsfestivalen i samarbete med Kulturungdom, Västra Götalandsregionens ungdomskulturavdelning. Detta är ett samarrangemang med enheten för allmänkultur. Tvärballa bankomaten Tvärballa bankomaten har under 2018 utökat sina resurser och det är mycket populärt att söka pengar därifrån. Det är nu ett väl etablerat arbetssätt för att öka ungdomars delaktighet och inflytande samt bidrar till det informella lärandet. Under första kvartalet inkom 38 ansökningar till ett gemensamt värde av 179 300 kr. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 7(21)
Mått Utfall Målvärde Måluppfyllelse Antalet ansökningar till tvärballa bankomaten 38 33 115,15 % Målvärde 100 för hela året Uppdrag: 2.4.2 Samarbeta med studieförbunden för att uppmuntra ungdomar till bildning, ansvar delaktighet. Pågående Ett samarbete med ett studieförbund har resulterat i två musikstudios, en i Bohus och en i Nödinge. Ungdomarna i Bohus har utbildats av en ungdomscoach och kan nu i sin tur utbilda ungdomarna i Nödinge och andra intresserade ungdomar. En onsdag i månaden har ungdomscoacherna i samarbete med övriga enheter inom Kultur och Fritid haft ett samarrangemang i Ale Kulturrum för ungdomar. Här har studieförbunden bjudits in att delta för marknadsföring och inspiration till bildande av nya studiegrupper. Till exempel har ungdomarna fått prova på smyckefusing (tillverka smycken i glas) och en person hade med sig egenbyggda spelkontroller som ungdomarna fick testa i samarbete med ett studieförbund. Uppdrag: 2.4.3 Utveckla Ale Kulturrum till ett aktivitetshus för alla i Ale Pågående med avvikelse Arbetet med att utveckla Ale kulturrum till ett levande aktivitetshus för alla, som samtidigt ska inrymma en högstadieskola har varit intensivt. Ett ökat samarbete mellan kultur- och fritidsnämndens och utbildningsnämndens verksamheter i huset har varit och är en otroligt viktig del i arbetet, för att inte säga helt avgörande för att vi ska lyckas få ett bra, fungerande kultur- och föreningshus för alla. Efter att kommunfullmäktige nu beslutat runt de ekonomiska förutsättningarna för byggnationen går vi över till genomförandefasen. I denna fas startar den närmare dialogen med projektledningen för byggnationen. Dialogen och den närmare samverkan mellan alla verksamheter i huset startar också T2. För att huset ska bli det målbilden och uppdraget beskriver är det nu viktigt att involvera personal i dialoger och arbetsgrupper etc. I vintras fanns tecken på att trygghet och trivsel för alla i byggnaden behövde öka. Under tertial 1 har insatsen Tryggt och trevligt Ale kulturrum startat med en samverkan mellan UKF, ATO och internservice. Insatsen innebär en bemanning och ett värdskap i huset som har skapat goda resultat i upplevd trygghet och trivsel av de som verkar i huset. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 8(21)
Uppdrag: 2.4.4 Invånardialog som arbetsverktyg ska införas och vara ett naturligt inslag i våra verksamheter Pågående med avvikelse En kontinuerlig medborgardialog med brukarna är en förutsättning för alla verksamheter inom kultur och fritid. Dialogen sker bland annat via personliga möten med brukare, via rådgivande medborgarinstanser, elevforum, ungdomsrådet, sociala medier, enkäter med mera. 2.5 Hållbart samhälle FNs hållbarhetsmålsättning Minskad ojämlikhet Hållbara städer och samhällen Bekämpa klimatförändringen Nämndens prioriterade mål: 2.5.1 Kultur och Fritid ska vara närvarande i samhällsplaneringsprocessen, påverka utformning av publika mötesplatser och den offentliga konsten. Kultur och fritid samverkar med sektor samhällsbyggnad kring den nya kulturarvsplanen genom att delta i den projektgrupp som arbetar med detta. Verksamheten samverkar också med sektor samhällsbyggnad när det gäller arbetet med kartläggningen och rapporten Kreativa kraftfält. Uppdrag: 2.5.2 Sektorn får i uppdrag att skapa nya kontaktytor mellan barn, ungdomar och föreningslivet. Pågående I samband med olika föreningsträffar etc, samarbetar föreningslivet med kulturenheten och med hjälp av öppen ungdom kommer barn och unga vara delaktiga i planeringen som vänder sig till barn och unga. Här kan nya kontakter knytas och både föreningslivet och de unga kan hitta nya samverkansformer. Vi använder oss mycket av vår fältenhet där en av deras viktigaste budskap är att om du bara vill så hjälper vi dig. Vår föreningsutvecklare på Ale fritid har nu startat upp ett samarbete med kommunens fritidshem. De kommer att genomföras workshops med all personal för att hitta former hur ett samarbete mellan skola och föreningsliv kan se ut. Föreningsutvecklaren har också haft ett nära samarbete med den öppna ungdomsverksamheten i syfte att koppla fler ungdomar till föreningslivet. Detta har resulterat i flera samarbeten till exempel med Ale konfliktspel med brädspel och Ale boxningsklubb där ungdomarna provat boxning och Ale släktforskare med prova på-verksamhet. Ett stort arrangemang gemensamt med Älvängens motorklubb arrangerades också. I samband med sommaraktiviteter har en arbetsgrupp mellan kulturenheten, öppen ungdom, bibliotek och Ale Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 9(21)
fritid bildats. Här samverkas för att hitta kontaktytor mellan unga och föreningarna och synka vad ungdomarna efterfrågar med vad föreningarna erbjuder. Ale fritid arbetar också med att trygga barns vattenvana så att man är förberedd för att lära sig att simma. Detta arbete gör föreningslivet och Skepplanda Simhall tillsammans med förskolorna samt alla sexåringar i kommunen. Uppdrag: 2.5.3 Utifrån analysen av föreningsbidragen ska nya bidragsregler utformas Pågående med avvikelse Under året sker en analys av föreningsbidrag för samtliga Ales föreningar. En samsyn och jämkning mellan bidragen mellan idrottsföreningar och kulturföreningar. Det ska finnas tydliga riktlinjer och regler för hur bidragen fördelas, det ska vara transparent och demokratiskt. När analysen av föreningsbidrag är färdig bör nya regler som rör alla föreningar i Ale kommun vara likriktat men anpassad till respektive område. Vi har nu samlat ihop all fakta och jobbar nu tillsammans i en arbetsgrupp med att börja analysera resultatet. Uppdrag: 2.5.4 Den öppna ungdomsverksamheten ska skapa mötesplatser där alla får plats Pågående De HBTQAI+-ungdomar som under 2017 träffades och började organisera sig i Ale kommun gick under hösten kurser i KEKS regi. Där planerade de att driva en mötesplats och detta har nu förverkligats. De har haft en öppen mötesplats vid tre tillfällen som drivits helt av dem själva med stöttning av ungdomscoacher. Ett samarbete med särskolan i Ale har påbörjats på Aroseniusskolan där särskolans ungdomar har verksamhet i den öppna ungdomsverksamhetens lokaler en dag i veckan. På så vis lär de känna lokalerna och blir trygga att så småningom kunna utvecklas tillsammans med andra ungdomar i verksamheten. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 10(21)
3 Ekologisk hållbarhet - särskilt fokusområde T1 3.1 Hållbart samhälle FNs hållbarhetsmålsättning Minskad ojämlikhet Hållbara städer och samhällen Bekämpa klimatförändringen 3.2 Checklista Områden Påståenden Kravet uppfylls ALLMÄNNA Vi följer kommunens upphandlingsavtal och inköpsrutiner som styr mot miljöanpassade inköp. Ja 4 (st) LIVSMEDEL Vi arbetar aktivt med att öka andelen ekologiska livsmedel. Ja 4 (st) Vi köper enbart Fairtrade-märkt kaffe, te och bananer. Ja 3 (st) Nej 1 (st) RESOR OCH TRANS- PORTER Vi har gått igenom kommunens mötes- och resepolicy på APT. Ja 3 (st) Nej 1 (st) Personal som kör i tjänsten har genomgått kurs i sparsam körning, typ EcoDriving. Ja 2 (st) Nej 2 (st) Vi tillhandahåller kollektivtrafikkort för resor i tjänsten. Ja 4 (st) Vi har tillgång till utrustning för telefon- och/eller videokonferenser och/eller webbmöten på vår arbetsplats. Ja 4 (st) Vi har tillgång till tjänstecyklar på vår arbetsplats. Ja 1 (st) Nej 2 (st) Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 11(21)
4 Ekonomisk hållbarhet 4.1 Balanserad befolkningstillväxt FNs hållbarhetsmålsättning Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt Hållbara städer och samhällen Uppdrag: 4.1.1 Kultur och tillväxt strategi för delregional samverkan 2015-2018 ska vara vägledning i det fortsatta kulturutvecklingsarbetet i Ale kommun. Pågående Kopplat till strategin för delregional samverkan 2015-2018 har Ale även 2018 tillsammans med Stenungsund och Kungälv ett arkeologiprojekt. I detta projekt ligger fokus på att tillgängliggöra kulturarvet för nya besöksgrupper vilket också ingår i strategin. 4.2 Ekonomisk analys 4.2.1 Analys och förslag för framtiden Analys Diagram - nämnd Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 12(21)
Sammanfattande tabeller Tabell nämnd (tkr) Prognosrapport 2018 sammanställning Ack budget Ack utfall Ack avv. Årsbudget Årsprognos Årsavv. VERKSAMHET- ENS INTÄKTER Bidrag -123-509 386-370 -614 244 Försäljning av varor och verksamhet Hyror och arrenden -75-118 43-224 -248 24-406 -409 3-1 570-1 569-1 Taxor och avgifter -527-530 3-1 580-1 616 36 Övriga intäkter 0-11 11 0-11 11 SUMMA INTÄK- TER -1 131-1 576 445-3 744-4 058 314 VERKSAMHET- ENS KOSTNA- DER Bidrag och transfereringar Material/köpt verksamhet 1 702 1 679 23 5 106 5 045 61 759 766-8 2 276 2 276 0 Lokaler 12 517 12 915-398 37 698 38 727-1 029 Personal 10 170 9 509 661 30 412 30 176 236 Kapitalkostnader 1 150 1 019 130 3 449 3 332 117 Övrigt 1 782 1 437 345 5 347 5 045 302 SUMMA KOST- NADER 28 080 27 326 754 84 288 84 601-313 VERKSAMHET- ENS NETTO- KOSTNADER 26 949 25 750 1 199 80 544 80 544 0 VERKS NETTO- KOSTN EFTER PROG JUST 26 949 25 750 1 199 80 544 80 544 0 I resultaträkningen ovan finns det en post vars årsavvikelse kraftig avviker från budget och det är kostnader relaterade till lokaler. För perioden är avvikelsen cirka 400 tkr och årsprognosen är satt till drygt 1 000 tkr. Avvikelsen är till hälften relaterad till högre hyreskostnader än budgeterat vilket har sin förklaring i att de lokaler som 2017 betraktades som tomställda nu belastar verksamheterna med full hyra vilket inte budgeterats för. Andra hälften är kostnader för el vilket till stor del har sin förklaring i att första kvartalet var ovanligt kall vilket renderar i högre kostnader för uppvärmning. Delar av detta kommer att balanseras under året men det finns en viss höjd kopplat till administrationens flytt från Ale kulturrum till Älvängen då det ännu inte klargjorts hur eventuella hyresregleringar samt tillkommande lokalytor ska hanteras. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 13(21)
Nettokostnader per verksamhet KFN (tkr) Nettokostnader per verksamhet KFN Ack budget Ack utfall Ack avv Årsbudget Årsprognos Årsavv Besluts/verksamhetsområden Nämnd och administration 1 859 1 551 308 5 576 5 576 Ale fritd 14 883 14 349 534 44 460 44 460 Öppen ungdomsverksamhet Biblioteksverksamhet Allmän kulturverksamhet 2 508 2 226 282 7 523 7 523 3 446 3 327 119 10 339 10 339 4 254 4 297-44 12 646 12 646 Summa 26 949 25 750 1 199 80 544 80 544 Kultur- och fritidsnämnden har för perioden en positiv avvikelse mot budget på ca 1,2 mkr. De huvudsakliga anledningarna är vakanser inom framförallt fältverksamheten samt att nämndens utvecklingsreserv i dagsläget är outnyttjad. Bidraget till säkra ridvägar halverades under 2017 mot bakgrund av den ansträngda budgetsituationen. Inför 2018 skulle bidragets storlek återställts enligt tidigare belopp vilket inte uppmärksammats i budgetprocessen. Utvecklingsreserven kommer således att behöva nyttjas för att hantera avsaknad av budgetmedel för säkra ridvägars finansiering under året. En stor del av administrationen inom kultur- och fritid har med anledning av upprustningen och ombyggnationen i Ale kulturrum omlokaliserats till nya lokaler. Det finns i dagsläget ingen information om vad detta medför ur lokalkostnadssynpunkt. För att inte riskera underskott i slutet av året så kommer vårens överskott att användas för att täcka de eventuella kostnadsökningar som flytten medför. Administrationen och den politiska verksamhetens överskott för perioden är huvudsakligen kopplat till utvecklingsreserven och som beskrivits ovan så kommer stora delar av den att användas till förstärkt budget för säkra ridvägars bidrag under 2018. Ale fritids överskott för perioden är kopplat till vakanser inom fältverksamheten beroende på en försenad rekryteringsprocess. Simhallen ligger för perioden på ett plusresultat vilket är enligt plan då intäkterna under våren ska balansera sommarstängningen då intäkterna är obefintliga. Den öppna ungdomsverksamheten har för perioden ett positivt resultat vilket medför det motsatta ur verksamhetssynpunkt. Tre långtidssjukskrivningar har medfört mindre kostnader men också en ökad belastning på övrig personal. Biblioteksverksamheten har för perioden ett mindre överskott kopplat till att kostnader för bokinköp samt ITlicenser inte fallit ut enligt budget vilket kommer att regleras under året. Den allmänna kulturverksamhet har endast ett mindre underskott för perioden vilken ligger inom ramen för naturliga avvikelser. Det finns exempelvis en viss fördröjning av intäkter kopplat till det offentliga kulturutbudet som kommer att balanseras över tid. Sammanfattningsvis så är utfallet för perioden positivt men mot bakgrund av ovan nämnda faktorer så är prognosen för 2018 fortsatt satt till en budget i balans vid årets slut. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 14(21)
Lönekostnader (tkr) Lönekostnader 2018 Ack budget Ack utfall Ack avv. LÖNEKOSTNADER LÖNER ARBETAD TID Fasta arvoden 92 73 19 Sammanträdesarvoden 34 39-5 Ers förlorad arbetsförtjänst 11 12-1 Månadslön 6 181 5 848 333 Lön timanställda 57 162-104 Övertid fyllnadstid 0 52-52 OB tillägg, jour, beredskap 105 77 28 Övriga lönetillägg 0 9-9 Månadslön beredskap arb 0 16-16 Arvoden för särskilda uppdrag 0 22-22 SUMMA LÖN ARBETAD TID 6 480 6 310 170 LÖNER EJ ARBETAD TID Semesterlön 789 318 470 Sjuklön 0 178-178 Lön vid tjänstledighet 0 1-1 SUMMA LÖN EJ ARBETAD TID 789 498 291 SUMMA LÖNEKOSTNADER 7 268 6 807 461 SUMMA LÖNEKOSTNADER + OMFÖRDELN LÖN in 7 268 6 807 461 Investeringar detaljerad (tkr) Investeringsrapport 2018 detaljerad Ack budget Ack utfall 9/5 Ack avv. Årsbudget Årsprognos Årsavv. Investering Övrigt 2 600 149 2 451 7 800 4 800 3 000 Netto 2 600 149 2 451 7 800 4 800 3 000 Investeringsanalys Enligt senaste informationen så kommer inte upprustningen av teatern i Ale kulturrum att starta förrän våren 2019 vilket gör att samtliga investeringsmedel kopplat till detta lämnas orörda. Övriga investeringsposter såsom upprustning simhall, offentlig utsmyckning samt kultur- och fritidsnämndens årsanslag antas förbrukas fullt ut. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 15(21)
5 Processer - Göra rätt saker, göra dem rätt, i rätt tid och på rätt nivå Analys Verksamheterna arbetar kontinuerligt med att ha en effektiv planering och optimerad bemanning på de olika arbetsplatserna. 5.1 Underlätta människors vardag FNs hållbarhetsmålsättning Hälsa och välbefinnande Fredliga och inkluderande samhällen Mått Utfall Målvärde Måluppfyllelse Antalet äkta e-tjänster som erbjuds invånare och andra intressenter ska öka. Målsättningen för 2022 är 120. För 2018 är målet 90. 4 Inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde finns i dagsläget äkta e-tjänster för bibliotek, föreningsbidrag och lokalbokningar. Kulturskolan har startat en ny e-tjänst för anmälningar till kulturskolan under tertial 1. Nämndens prioriterade mål: 5.1.1 Öka tillgängligheten till kommunens bibliotek Mått Utfall Målvärde Måluppfyllelse Antal besök per månad under meröppettid på biblioteken 1 260 1 500 84 % Nämndens prioriterade mål: 5.1.2 Tillgängligheten till kommunens anläggningar och lokaler inom nämndens ansvarsområde ska öka genom konceptet meröppet Fritidsverksamheten fortsätter att jobba med uthyrningsverksamhet som ska underlätta för kommuninvånare och föreningslivet. När det gäller de stora hallarna som vi ansvarar för jobbar vi intensivt mot utbildningsförvaltningen då vi vill sköta uthyrningen även dagtid (vi vill ha skolans scheman till oss). Vi måste vara tydliga med tider då vi har ett intäktskrav hängande över oss hela tiden. Så varje ledig tid blir viktig. Genom att införa taggsystem (låssystem) i anläggningarna kan vi styra öppet- och stängningstider på ett helt nytt sätt vilket gör att tillgängligheten blir ännu större. Vi har kommit en bit på väg men är långt ifrån framme. Våren har också bestått i en massa möten med vårt kontaktcenter som vill införa ROSA metoden men vi är inte framme då vi redan arbetar med e-bokning och kunden/föreningarna lägger upp sig själva som kund. Vi har avslutat den ordinarie säsongen för Ale Arena 2017/2018 och vi har nu påbörjat arbetet med försäsong och ordinarie säsong 2018/2019 med anläggningens framtid. Vi arbetar också intensivt med grannkommunerna gällande istider i arenan. För att klara detta uppdrag är de viktigt att alla kommunens förvaltningar har samma bild för att öka tillgängligheten i kommunens lokaler, samverkan och samarbete är a och o. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 16(21)
6 Hållbart arbetsliv Analys 6.1 Strategisk kompetensförsörjning Uppdrag: 6.1.1 Plan för strategisk kompetensförsörjning inom varje sektor Pågående med avvikelse Uppdrag: 6.1.2 Minska gapet mellan nuvarande värderingar och organisationens önskade värderingar. Varje organisatorisk enhet ska planera och genomföra 2-3 aktiviteter som utvecklar organisationskulturen i önskad riktning. Pågående med avvikelse Arbete med organisationskulturen har skett både på APT och i reflektionsgrupper på enheterna. Enheterna har bland annat arbetat med kommunikation, hälso-apt, tillit och förtroende samt att följa fattade beslut som tas av de som har befogenhet. Uppdrag: 6.1.3 Stärka kommunens varumärke och tydligare marknadsföring. Varje enhet ska identifiera och utveckla 2-3 bevispunkter som visar att enheten lever upp till Ale kommuns varumärkeslöfte. "Lätt att leva" Pågående med avvikelse Verksamhetscheferna ska under tertial 2 genomgå utbildning med Kommunchef. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 17(21)
6.2 Personalanalys 6.2.1 Kommunens anställda Antal anställda Antal anställda Antal anställda 2018-04-30 2017-04-30 Skillnad Antal tillsvidareanställda, 52 53-1 -varav kvinnor i % 69,2 % 66,0 % 3,2 -varav män i % 30,8 % 34,0 % -3,2 Antal heltidsanställda 42 40 2 Antal deltidsanställda 10 13-3 Antalet tidsbegränsat anställda (månadsanställda vikarier) 10 11-1 Antal arbetade timmar (timanställda) 1 058 1 073-15 -varav kvinnor 733 932-199 -varav män 325 141 184 Årsarbetare -månadsavlönade 49,69 47,59 2,10 -timavlönade 1,60 1,63-0,03 Totalt 51,30 49,22 2,08 6.2.2 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har under tertial 1 varit högre än förra årets statistik. Korttidsfrånvaron har sjunkit trots att en kraftfull influensa drabbade perioden. Bland långtidssjukskrivna är statistiken högre än vad som brukar vara fallet. Verksamheterna har följt upp fallen och tillsatt åtgärder där det behövts. Statistiken behöver dock följas över längre tid för att en analys ska bli relevant. Sjukfrånvaro i procent Volymtal 2018-04-30 2017-04-30 Skillnad Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid 8,2 % 7,5 % 0,7 Sjukfrånvaro, kvinnor 7,3 % 7,4 % -0,1 Sjukfrånvaro, män 10,3 % 7,8 % 2,5 Ålder - 29 år 11,7 % 2,9 % 8,8 Ålder 30-49 år 9,2 % 5,1 % 4,1 Ålder 50-5,5 % 15,5 % -10,0 Korttidssjukfrånvaro 1-14 dagar i relation till ordinarie arbetstid 3,0 % 3,5 % -0,5 Varav sjukfrånvaro 60 dagar eller mer 29,8 % 33,6 % -3,8 6.2.3 Analys och förslag för framtiden Totalt har antalet anställda minskat jämfört med samma period förra året. Detta på grund av vakanser och ej ännu tillsatta tjänster. Under T2 kommer den siffran snarare vara positiv. Heltidsstatistiken visar att antalet medarbetare som har en heltidsanställning har ökat jämfört med föregående period och år. Med utgångspunkt från det politiska beslutet om heltid som norm förväntas den utvecklingen fortsätta. Den totala sjukfrånvaron har ökat under perioden. Korttidsfrånvaron har sjunkit trots att en kraftfull influensa drabbade perioden. Ökningen ligger i statistiken för långtidssjukfrånvaro. Denna statistik behöver följas över längre tid för att en analys ska bli relevant. Verksamheterna har dock följt upp de specifika fallen och tillsatt åt- Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 18(21)
gärder efter behov. Bland annat har företagshälsovård använts. Verksamheterna arbetar kontinuerligt med arbetsmiljö och sjukfrånvarofrågor på enheternas APT. Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 19(21)
7 Basverksamhet 7.1 Verksamhetsmått Antalet utlån på filialbiblioteken har minskat något under perioden. Biblioteket i Surte används inte längre som skolbibliotek eftersom Surteskolan successivt bygger upp och använder ett eget skolbibliotek. I Skepplanda har en av de två skolorna som tidigare använt folkbiblioteket som skolbibliotek byggt upp ett eget skolbibliotek. Alboskolan använder fortfarande Skepplanda bibliotek som skolbibliotek. Antalet elever, antalet genomförda kulturevenemang, samt publikantal har ökat något, vilket är positivt. Det är tveksamt om vi kan bibehålla nivån då det förväntas bli störningar runt ombyggnationen av Ale kulturrum framtill hösten 2019. Verksamhet Verksamhetsmått Utfall T1 2017 Utfall T1 2018 Budget 2018 Årsprognos 2018 Antal utlån - huvudbibliotek 40 075 39 127 110 000 - filialbibliotek 24 797 21 641 75 000 Bibliotek Totalt utlån 64 872 60 768 185 000 Aktiva låntagare 5 000 Antal besökare 64 690 59 124 175 000 test Kulturverksamhet Antal elever i kulturskolan Antal genomförda kulturevenemang Antal publik vid scenframträdanden 445 446 550 66 76 100 3 324 4 375 7 500 Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 20(21)
8 Underskrift Namnförtydligande Uppföljningsrapport April 2018, Kultur- och fritidsnämnden 21(21)