IDA ut i verksamheterna och skolstrategiskt stöd Bakgrund Översyn och förändring av beställar-utförare-modellen (BUM) har pågått i Västerås stad under några år. I maj 2012 fattade kommunfullmäktige beslut om att organisera skolverksamheterna direkt under de pedagogiska nämnderna. Organisationsförändringen, januari 2013, innebar att delar av de pedagogiska nämndernas verksamhet fanns kvar i proaros. Uppdraget var att successivt utreda dessa verksamheters framtida organisatoriska tillhörighet. Skolrestauranger och vikarieförmedlingen flyttades in i barn- och utbildningsförvaltningen 2014. I augusti 2014 gavs stadsledningskontoret uppdrag att genomföra en utredning BUM 2 med inriktning att ytterligare renodla proaros till en vård- och omsorgsförvaltning samt att se över olika former och grader av samordning inom staden. I maj 2015 fattade kommunstyrelsen om BUM 2. Beslutet innehöll ett antal organisatoriska förändringar, bl a att flytta IDA till barn- och utbildningsförvaltningen. Beslutet innebar också att staden inrättar ett strategiskt utvecklingsområde med inriktning Social Hållbarhet. Utvecklingsområdet Social Hållbarhet hålls samman i en matrisorganisation med styrning från kommunstyrelsen och processledning från stadsledningskontoret. I BUM 2 beslutet fick stadsledningskontoret uppdrag att i samverkan med barn- och utbildningsförvaltningen hantera övertagandet av verksamhet och personal i ny organisation. Grundskolenämnden gav vid samma tid barn- och utbildningsförvaltningen i uppdrag att redovisa vilka verksamheter som finns inom IDA idag och tillsammans med Stadsledningskontorets välfärdsenhet utreda hur samordning av det förebyggande arbetet kan ske mellan IDA, Centrum för tvåspråkighet, Skolstrategiskt stöd, Förebyggarcentrum samt dess samspel med Västerås Stads förebyggande arbete i övrigt. En projektorganisation tillsattes för att i första hand hantera överföringen av IDA till barn- och utbildningsförvaltningen och samordningen kring det stadsgemensamma utvecklingsområdet social hållbarhet. I arbetet identifierade möjligheter till samordning med skolstrategiskt stöd. Projektets styrgrupp: Barn- och utbildningsdirektör, Strateg Stadsledningskontoret Johan Wennhall samt verksamhetschefer grundskola. Referensgrupp: Enhetschefer inom berörda stöd- och utvecklingsenheter, rektorer inom grundskolan och ledningsgrupp BUF. Projektgrupp: Enhetschef Skolstrategiskt stöd (projektledare), ansvarig för Skoldatatek och utvecklingsledare grundskolan. Avgränsning av översynen Projektet har hittills hanterat överföringen av IDA och samordningen av utvecklingsområdet Social Hållbarhet. Möjligheter till samordning av skolstrategiskt stöd har också identifierats. Det övriga uppdraget att identifiera samordningsvinster med Centrum för tvåspråkighet och Förebyggarcentrum samt dess samspel med Västerås Stads förebyggande arbete i övrigt återstår. IDA och Social Hållbarhet BUM 2 utredningen betonar inkludering och bostadsområdens unika behov. I BUM del 2 fastställs att IDA övergår till barn- och utbildningsförvaltningen för att effekterna av IDAs arbete tros kunna utvecklas än mer genom att ytterligare stärka dess kopplingar till skolan. Staden har antagit social hållbarhet som ett strategiskt utvecklingsområde där IDAs verksamhet helt naturligt utgör en viktig grundsten.
IDA och skolstrategiskt stöd Med IDA i förvaltningen uppstår ett behov av att se över och renodla det skolstrategiskta stöd som finns tillgängligt inom grundskolan. Detta för att nå ändamålsenligt stöd, stärka enheternas utvecklingskraft och nå ökad likvärdighet inom och mellan skolområden. Utifrån skolinspektionens kommunbeslut 2015 är det extra viktigt att ökad likvärdighet och inkludering beaktas. Insatser inom IDA och Skolstrategiskt stöd är i huvudsak riktade mot grundskolan. Enskilda stödinsatser är även riktade mot förskolan och gymnasiet. En översyn har genomförts för att se över grundskolans process och organisering av stöd- och utvecklingsinsatser för att ge IDAs verksamhet bäst möjliga förutsättningar för att utvecklas som aktör inom arbetet med social hållbarhet i ett skolnära perspektiv. Ledord för översynen har varit: ändamålsenligt stöd att stärka enheternas utvecklingskraft att öka likvärdigheten att öka styrbarheten för den pedagogiska utvecklingen Tidigare överväganden kring organisatorisk tillhörighet i BUF I BUM 2 rapporten finns SWOT-analyser som pekar på både risker och möjligheter i olika alternativ avseende organisatorisk tillhörighet. IDA har en speciell ställning som strategisk investering och är främst en aktör inom de insatser som ryms inom rektors ansvar och rektors ansvar för sin egen inre organisation. I utredningen ny skolorganisation 2013 konstaterades att Utmaningen är att hitta en balans mellan att hindra att den tänkta strategiska investeringen i form av IDA slukas i linjen och att IDA ur den ordinarie verksamhetens perspektiv uppfattas som en insats som kommer in från sidan och på så vis disharmonierar med de ramar som ges i den statliga styrningen av skolan. En vidare diskussion om formerna för IDA och dess utveckling är en given prioriterad uppgift för den nya organisationen. I samma utredning fanns ett resonemang kring organisatorisk tillhörighet för skolstrategisk stöd. Valet blev då att skolstrategiskt stöd organisatoriskt skulle tillhöra beställarverksamheten. Logiken bakom det valet var att de satsningar som hade särskilt destinerade budgetmedel i tilldelningsbudgeten skulle särskiljas i organisationen. Det gällde då satsningarna inom matematikundervisningen, läs o skriv, teknik och skolbibliotek. Förvaltningen bedömer att den logiken har tappat i relevans eftersom merparten av skolstrategiskt stöd är finansierad av de kommunala grundskolorna via täckningsbidrag. Aktuella överväganden kring organisatorisk tillhörighet i BUF Utifrån översynens samlade bild är det viktigt att nuvarande enheterna IDA och Skolstrategiskt stöd ges ett än mer utvecklat uppdrag för att ge ändamålsenligt stöd dels till stadens process kring social hållbarhet dels till skolans inre arbete genom att stärka enheternas utvecklingskraft, öka likvärdigheten samt öka styrbarheten för den pedagogiska utvecklingen. Uppdraget läggs primärt till den kommunala skolorganisationen. IDA flyttar till allra största del in i verksamhetsområdet grundskola, detsamma gäller skolstrategiskt stöd med nedanstående undantag. Uppdraget att hålla ihop processen kring social hållbarhet i barn- och utbildningsförvaltningen är bredare och omfattar alla skolformer. Den rollen bör därför organisatoriskt ligga i nämndenheten. Det finns behov av att stärka analysstödet till de kommunala skolorna. Skolinspektionen pekar på vikten av att huvudmannen stödjer sina rektorer och förskolechefer i det systematiska kvalitetsarbetet. Den delen av det skolstrategiska stödet bör samordnas med kvalitetscontrollerrollen i nämndenheten. Syftet är att förbättra förutsättningarna för ökad måluppfyllelse genom uppföljning och stöd, både på verksamhets- och enhetsnivå. Exempel på uppföljningsområden: prognos av måluppfyllelse, betyg,
skolornas inre arbete kring barn i behov av särskilt stöd och innehåll i åtgärdsprogram samt att följa upp och utvärdera hur de särskilda stödresurserna används på skolor för att öka måluppfyllelsen. IDA och skolstrategiskt stöd samverkar för Social Hållbarhet under nya namn Det samlade uppdraget att ge ändamålsenligt stöd både till stadens process kring social hållbarhet och till skolans inre arbete får genom organisationsförändringen en nystart. Enheterna föreslås få nya namn för att markera det förändrade uppdraget, IDA blir Inkluderingsteam och Skolstrategiskt stöd blir Enheten för didaktik- och ämnesutveckling. Enheten för inkludering/inkluderingsteam INT (nytt)/fd IDA Inkluderingsteamet, som leds av en enhetschef, kommer att finnas ute i varje skolområde och dimensioneras utifrån konstaterade behov. Teamet kommer också att på uppdrag av stadsledningskontoret att kunna ha vissa uppdrag inom det strategiska området social hållbarhet. Uppgifter för teamet är: säkerställer kontakter med andra aktörer och bidrar till ett socialt hållbart Västerås speciellt uppdrag att särskilt tillvarata mångfald speciellt uppdrag att verka för inkluderande lärmiljöer utifrån ett salutogent förhållningssätt arbetar hälsofrämjande, förebyggande och direkta utgår från elevperspektiv har ett särskilt ansvar att samverka med områdesteam är lättillgängligt och elevnära arbetar med förhållningssätt och attityder, både bland medarbetare, elever och föräldrar i samråd med skolledning utmana rådande kultur verksamhetsledning fördelar och styr resurser främst utifrån behov kopplat till social vikt och delårsavstämningar i dialog med enhetschef och rektor Enheten för didaktik- och ämnesutveckling/fd Enheten för skolstrategiskt stöd Forskning visar att en avgörande faktor för ökad måluppfyllelse är det som sker i klassrummet i undervisningen. Enheten för didaktik och ämnesutveckling har därför ett än mer tydligt uppdrag att stärka utveckling i klassrummet. Uppgifterna är: Fokus på utveckling av didaktiken i klassrummet och undervisningen. Håller samman strategiska utvecklingsinsatser, exempelvis statliga satsningar, politiska initiativ, förvaltningsövergripande satsningar och uttalade mål i grundskolans verksamhetsplan. Exempel på uppdrag, kan variera över tid: Förstelärare, kollegavägledare Matematikstöd/satsningar Skoldatatek, (skolbibliotek)* Språkutvecklande arbetssätt, inkl läslyft, läs- och skriv Lösningsfokus Entreprenöriellt lärande IKT (Fritidspedagogik och förskoleklass)* VFU, övningsskolor Idrott Forskningsinsatser inom grundskola *resurser som i dagsläget inte finns men som är önskvärda och bör tillkomma så snart det ekonomiska läget så tillåter.
Ekonomistyrningen i ny organisation De nya enheterna planeras och budgeteras 2016 utifrån grundskolenämndens beslutade tilldelningsbudget. I tilldelningsbudgeten 2016 har hela budgetposten Ida betraktats som kommunal skolverksamhet. Fristående skolor har kompenserats i motsvarande mån utifrån fördelningsgrunden social vikt. Uppdraget kommer sannolikt att bli bredare 2016 eftersom de nya inkluderingsteamen kommer att ha vissa uppdrag inom det strategiska området social hållbarhet. Inför budgeten 2017 bör därför en ny bedömning göras för att få en aktuell fördelningsgrund mellan verksamhet skola och stadsövergripande arbete för social hållbarhet. Det kan marginellt påverka bidragsberäkningen till fristående skolor. Enheten för inkludering bör också i fortsättningen budgeteras på särskild rad i grundskolenämndens tilldelningsbudget för att markera att det finns ett stadsgemensamt uppdrag med en styrning från kommunstyrelsen och processledning från stadsledningskontoret. Enheten för didaktik och ämnesutveckling kommer också i fortsättningen till största del att finansieras med täckningsbidrag. Rektorerna inom verksamheten grundskola har direkt påverkan på dimensioneringen och utformningen av enheten för didaktik och ämnesutveckling. Grundskolenämnden kommer att överväga inför varje nytt budgetår huruvida och i vilken omfattning det finns anledning att destinera särskilda resurser till utpekade insatser. Grundskolenämndens budgetuppdrag 2016 avseende den nya organisationen Den sammantagna organisationsförändringen hanteras inom grundskolenämndens tilldelningsbudget IDA 18,5 Mkr och direktbeställning Skolstrategiskt stöd 4,8 Mkr samt täckningsbidrag från den kommunala skolorna. Den totala centrala överbyggnaden vid övertagandet av f.d. IDA och Skolstrategiskt stöd får inte öka. Det finns sammantaget ett effektiviseringskrav 2016 på 2,5 Mkr (jmf 2015) för inkluderingsenheten, enheten för didaktik och ämnesutveckling samt de två tjänsterna i nämndenheten. Effektiviseringskravet har givits genom att direktbeställningen IDA (1,9 Mkr) har tagits bort i förskolenämndens tilldelningsbudget samt att täckningsbidraget från de kommunala skolorna beräknas minska (0,6 Mkr) De nya enheterna upprättar verksamhetsbudget, styrkort och följekort enligt stadens nya styrmodell och lämnar en genomföranderapport i mars / april. Organisation beskriven i skisser i bilaga 1 och 2 I bilaga 1 redovisas barn- och utbildningsförvaltningen utifrån den förklaringsmodell som används i budgetsammanhang, elipsmodellen. Elipsmodellen ger en övergripande och schematisk beskrivning av hur olika enheter i förvaltningen är finansierade i tilldelningsbudget och verksamhetsbudget. Elipsbilden ger en vägledning men ingen direkt information kring hur varje tjänst är finansierad. De flesta tjänsterna i ekonomi och planeringsenheten är täckningsbidragsfinansierade men inte alla. I nämndenheten finns tjänster som berör alla utförare som därmed är direkt finansierade i nämndens budget. I nämndenheten finns andra tjänster som enbart arbetar med stöd till den kommunala verksamheten och därmed endast har finansiering från den kommunala skolan. Det finns flera överväganden utöver finansieringsprincipen som påverkat olika yrkesrollers organisationstillhörighet inom barn- och utbildningsförvaltningen. Grundskolenämnden har en skyldighet att säkerställa att fristående skolor får en korrekt information kring vilka kostnader i barn- och utbildningsförvaltningen som direkt påverkat bidragsberäkningen. I praktiken fungerar det så att förvaltningen bedömer varje kostnadspost som ligger direkt i nämndens tilldelningsbudget och överväger huruvida den ska påverka de fristående skolornas bidragsbelopp.
I budgeten 2016 finns kostnadsposten IDA 18,5 Mkr samt skolstrategisk stöd 4,8 Mkr. Båda dessa poster har påverkat de fristående skolornas bidragsbelopp 2015 och kommer på samma sätt att påverka bidragsbeloppen 2016. Det nya uppdraget kring social hållbarhet kommer att löpande värderas utifrån i vilken grad uppdraget genomförs inom ramen för den kommunala skolan och i vilken grad det avser ett vidare samhällsuppdrag. Det innebär att bidragsbeloppet till fristående skolor i det avseendet årligen omprövas med början inför 2017. I bilaga 2 beskrivs hur de två nya enheterna kommer att arbeta i nära anslutning till de kommunala grundskoleområdena. Till allra största del (95%) flyttas resurser från proaros (IDA) och beställarverksamheten (skolstrategiskt stöd) till den kommunala grundskolan. Arbetssättet blir decentraliserat och i nära samverkan med skolorna i respektive skolområde. Enheterna hålls samman också i den nya organisationen genom att medarbetarna i respektive enhet har en gemensam chef. Både inkluderingsenheten och enheten för didaktik och ämnesutveckling finns organisatoriskt i den kommunala grundskoleverksamheten. En mindre del (5%) av resurserna flyttas från proaros (IDA) och beställarverksamheten (skolstrategisk stöd till nämndenheten. Det övergripande uppdraget från kommunstyrelsen att hålla samman utvecklingsområdet social hållbarhet för hela barn- och utbildningsförvaltningen läggs i nämndenheten liksom den yrkesroll som ska leverera det stöd som de kommunala rektorerna och förskolecheferna efterfrågar i det egna analysarbetet. I skolinspektionens regelbundna tillsyn har de tre pedagogiska nämnderna uppmärksammats på behovet av att på huvudmannanivå stödja rektorer och förskolechefer i det systematiska kvalitetsarbetet. Genomförande Beslutet i BUM del 2 innebär att medarbetare inom IDA förs över till BUF den 1 januari 2016. Facklig samverkan gällande förslag till ny organisation har skett på Bufsam 2015-11-13. Fackliga synpunkter: Fackliga hade inga synpunkter på presenterat förslaget till ny organisation förutom att de ser behov av att organisationen följs upp löpande så eventuella förbättringar kan hanteras. Facklig samverkan runt varje berörd medarbetares placering sker i en partsgemensam arbetsgrupp i särskild ordning. Riskbedömning utifrån förslag till ny organisation genomförs inom IDA och Skolstrategiskt stöd under november. En handlingsplan för övertagande och genomförande av organisationen har upprättats.
Konklusioner i de fyra perspektiven Nedan beskrivs slutsatser som ligger till grund för föreslagen förändring av de berörda enheterna IDA och Skolgemensamt stöd. Slutsatserna är uppdelade utifrån fyra perspektiv på verksamhetsutveckling. En viktig parameter i förändringsförslaget har varit att fånga framgångsfaktorer som översynen har identifierat inom IDA och Skolstrategiskt stöd. Kundperspektivet - Identifierade funktioner som vid behov kan ingå i processarbetet kring Social hållbarhet - Konkret och mer elevnära stöd. - Utvecklingsinsatser utifrån verksamhetens behov. - Ökade förutsättningar för inkluderande lärmiljöer. Kvalitetsperspektivet - Organisation som avsätter resurser för samverkan med andra aktörer, t.ex. Förebyggarcentrum och fritidsgårdar, utifrån beslut BUM 2. - En gemensam process för stöd- och utvecklingsarbete, inklusive kollegialt lärande. - Ett utmanande utifrånperspektiv, med större styrbarhet än tidigare. - Underlätta för rektorerna att driva det systematiska kvalitetsarbetet och stärka återrapporteringen till ansvarig nämnd - Förutbestämda avstämningspunkter för utvärdering vid delårsbokslut och ev. förändring av riktat stöd. Medarbetarperspektivet - Samverkan och samarbete mellan skolans ordinarie kompetenser och andra socialpedagogiska kompetenser tvärprofessionellt. - Tydligt för rektorerna vilka som blir deras resurser och hur de kan kommunicera sina behov kring övrigt stöd. Ekonomiperspektivet - Strategiska resurser fredade från basnivåns vardagsbehov. - Mer kostnadseffektiv organisation. - Att hantera beslutad besparing på sammantaget 2,5 Mkr, IDA och Skolstrategiskt stöd gemensamt.
Bilaga 1 Barn- och Utbildningsförvaltningen Organisation Tilldelningsekonomi Barn- och utbildningsförvaltningen Verksamhetsekonomi
Bilaga 2 Organisationsskiss Förskola Grundskola Gymnasie Enheten för didaktik- och ämnesutveckling Skolområdesteam, A-F Enheten för inkludering, inkluderingsteam kopplas i matris till Social hållbarhet område A område B område C område D område E område F