Sammanträde med Styrelsen för beställd primärvård den 27 mars 2015

1 (2) Föredragningslista Sammanträde med Styrelsen för beställd primärvård den 27 mars 2015 Plats: Mötesplats Hotell Radisson Blue, Göteborg Tid: Kl. 11.00-15.30 (OBS Tiden!!!) Fotografering av styrelsen från klockan 10.00 och möjlighet fram till 16.00. Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare, förslag Michael Melby Justeringsdatum Eventuella beslut om närvarorätt Eventuella beslut om yttranderätt Föregående mötesprotokoll Beslutsärenden 1. Revidering av delegationsordning Dnr PVB 8-2015 (Bilaga) 2. Yttrande över förslag till klimatväxling Dnr PVB 79-2015 (Bilaga) Föredragande ekonomichef Per Nyström 3. Delegeringsärenden Dnr PVB 30-2014 (Bilaga) 4. Anmälningsärenden (Bilaga) Dnr PVB 30-2014 Informationsärenden A. 11.00-12.00 Information från Hjälpmedelsenheten Enhetschef Jeanette Rehn B. Patientsäkerhetsberättelse (Bilaga) Dnr PVB 7-2015 Föredragande samordnande chefsläkare Karin Rignér Postadress: Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6 422 50 Hisings Backa Besöksadress: Lillhagsparken 6 Hisings Backa Telefon: Växel 010-435 80 00 Webbplats: www.narhalsan.se E-post: primarvarden@vgregion.se

Föredragningslista Styrelsen för beställd primärvård, 2015-03-27 2 (2) C. Ekonomisk rapport februari (Bilaga) Föredragande ekonomichef Per Nyström D. Rapport från presidiet E. Inbjudningar a) Utbildning för politiker i Mänskliga rättigheter b) Psykisk ohälsa hos barn och Unga 15 april c) Forskning om våld i Nära relationer 30 mars d) Seminarium av arbetet mot spridning av Cannabis 6 maj F. Studiebesök 2015 (Bilaga) G. Ärendeplan (Bilaga) Föredragande primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert H. Rapport från verksamheten. Föredragande primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert Linn Brandström Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se)

Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-03-06 Diarienummer PVB 8-2015 Kansliavdelningen Handläggare: Hans Lilja Telefon: 070-207 3614 E-post: hans.lilja@vgregion.se Till Styrelsen för beställd primärvård Revidering av delegeringsordning Förslag till beslut Styrelsen beslutar följande: 1. Styrelsen för beställd primärvård antar delegeringsordning för styrelsen daterad 2015-02-27. Sammanfattning av ärendet Nuvarande delegeringsordning fastställdes av styrelsen den 15 januari 2015. Delegeringsordning ska revideras årligen av varje styrelse/nämnd utifrån en standard som tas fram av en delegationsgrupp i regionen och fastställts av regiondirektören. Någon revision har inte gjorts av sedan 2014-06-18. Styrelsen kommer att informeras om på vilket sätt primärvårdsdirektören har använt sin rätt till vidaredelegation vid nästa styrelsemöte. Fördjupad beskrivning De lagliga förutsättningarna för delegering finns i 6 kap. 33-38 kommunallagen. Styrelsen får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd i Västra Götalandsregionen att besluta på nämndens vägnar. Delegering kan avse en hel ärendegrupp eller ett enskilt ärende. Ärenden som fattas på delegation ska anmälas till styrelsen. Styrelsen kan ge tjänsteman rätt att i sin tur delegera beslut i ett led (vidaredelegation). Förändringar rör framförallt beslut om bisyssla som tas bort med anledning av förändrade riktlinjer, RS 32-2014, där förvaltningschef har att fastställa beslutsgången vid förbud eller medgivande om att utöva bisyssla. Under området ekonomi har beslut om leasingavtal, inköp av utrustning inom investeringsram, ombyggnad, upprustning och underhåll tagits bort. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Datum 2015-02-27 2 (2) Diarienummer PVB 8-2015 Beslutsunderlag Delegeringsordning för styrelsen för beställd primärvård 2015-03-27. Bilagor a) Delegeringsordning 2015-03-27 (nytt förslag) b) Delegeringsordning 2015-01-15 (med ändringar) c) Instruktioner Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Hans Lilja Kanslichef Beslutet skickas till Diariet.

DELEGERINGSORDNING 2015-03-27/HL Handläggare: Kanslichef Hans Lilja Styrelsen för beställd primärvård PVB 8-2015 Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del. Villkor Anm. Styrande dokument Ärenden som är så brådskande att de inte kan inte kan vänta till nästa sammanträde styrelsen ordförande nej Vice ordförande är ersättare KomL 6 Kap 36 Uppdrag till nämndens ledamöter om deltagande i kurser och konferenser, studiebesök styrelsen ordförande nej Vice ordförande är ersättare Utse attestanter och utanordnare ekonomi primärvårdsdirektör ja Attest och utanordningsreglemente Sälja eller ge bort lös egendom ekonomi primärvårdsdirektör ja < 2 basbelopp Avskrivning/nedskrivning av fordringar ekonomi primärvårdsdirektör ja < 2 basbelopp Delegering avser verksamheter utanför VGR SICAB har uppdraget att för VGR:s räkning samordna det internationella biståndet av utrustning och material, RS 317/2009 Ta emot gåva ekonomi primärvårdsdirektör ja Träffa och säga upp avtal om varor och tjänster (exklusive leasing och IT-avtal) när detta inte är en uppgift för servicenämnden, ekonomi primärvårdsdirektör ja Samråd med juridiska vid tveksamhet och/eller >3bb. Inom regler för inköp- och upphandling. RSK 98-2001 Riktlinjer vid gåva. Beakta Socialstyrelsens riktlinjer för gåvor till personal inom hälso- och sjukvård Beslut avser avtal med extern part utanför VGR Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler fastighet primärvårdsdirektör ja med en årshyra på högst 3 mkr eller med en kontraktstid på högst 6 år, annars nämnd/styrelse Vid ändring av utbudspunkt ska samråd ske med HSN. Samråd ska också ske med Västfastigheter. För administrativa lokaler gäller särskilda regler. Beslut avser exempelvis avslag, förbehåll eller omprövning av beslut RS 19 juni 2012, 137 Beslut att inte lämna ut allmän handling kansli primärvårdsdirektör ja OSL 6 Kap Avvisande av överklagande som kommit in för sent kansli primärvårdsdirektör nej Utseende personuppgiftsombud kansli primärvårdsdirektör nej Anmäls till Datainspektionen Personuppgiftslagen (PUL) 3 Beslut med anledning av styrelsens personuppgiftsansvar kansli primärvårdsdirektör ja Exempelvis biträdesavtal Personuppgiftslagen (PUL) Fastställa arkivorganisation kansli primärvårdsdirektör nej Utse arkivansvarig och arkivredogörare Arkivlag och arkivreglemente Anställning av personal HR primärvårdsdirektör ja Avstängning från tjänst, avsked och uppsägning utan egen begäran HR primärvårdsdirektör ja För avstängning gäller bestämmelserna i 10, mom. 2-7 AB. Tillfällig avstängning enligt 10 mom. 1 AB är inte betrakta som ett delegationsbeslut utan som ren verkställighet inom ramen för varje chefs rätt att leda och fördela arbetet. Disciplinär åtgärd HR primärvårdsdirektör ja 11 AB Fastställa organisation för arbetsmiljöarbetet HR primärvårdsdirektör nej Arbetsmiljölagen (1977:1160) Utse säkerhetsansvarig/säkerhetsfunktion verksamhet primärvårdsdirektör nej Riktlinjer för informationssäkerhet fastställd av regionstyrelsen 2009-06-23

DELEGERINGSORDNING - Västra Götalandsregionen 2015-02-04/HL Handläggare: Kanslichef Hans Lilja Ändringar i revision mars 2015 PVV 8-2014 Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del. Rev 2015 Villkor Anm. Styrande dokument Ärenden som är så brådskande att de inte kan inte kan vänta till nästa sammanträde styrelsen Ordförande nej kvar Vice ordförande är ersättare KomL 6 Kap 36 Uppdrag till nämndens ledamöter om deltagande i kurser och konferenser, studiebesök styrelsen Ordförande nej kvar Vice ordförande är ersättare Utse attestanter och utanordnare ekonomi förvaltningschef ja kvar Attest och utanordningsreglemente Sälja eller ge bort lös egendom ekonomi förvaltningschef ja kvar < 2 basbelopp Avskrivning/nedskrivning av fordringar ekonomi förvaltningschef ja kvar < 2 basbelopp Delegering avser verksamheter utanför VGR SICAB har uppdraget att för VGR:s räkning samordna det internationella biståndet av utrustning och material, RS 317/2009 Ta emot gåva till verksamheten ekonomi förvaltningschef ja kvar Träffa och säga upp avtal om varor och tjänster (exklusive Inkluderande alla avtal, leasing och IT-avtal) när detta inte är en uppgift för undantas även servicenämnden, ekonomi förvaltningschef ja leasingavtal träffa och säga upp leasingavtal ekonomi ekonomidirektör nej Tas bort, se ovan Träffa och säga upp serviceavtal (exkl IT-avtal) ekonomi förvaltningschef ja Tas bort, se ovan Träffa och säga upp tjänsteavtal (exkl IT-avtal) ekonomi förvaltningschef ja Tas bort, se ovan Träffa och säga upp avtal om nyttjanderätt ekonomi förvaltningschef ja Borttagen Försäljning av tjänst ekonomi förvaltningschef ja Borttagen Borttagen. Ses som verkställighet då investeringsplan tas i Inköp av utrustning inom investeringsram ekonomi förvaltningschef ja särskild ordning <30 basbelopp Samråd med juridiska vid tveksamhet och/eller >3bb. Inom regler för inköp- och upphandling. Inom regler för inköp- och upphandling. IT-avtal hanteras av VGRIT. Inom regler för inköp- och upphandling. Beslut av ianspråktagande av investeringsmedel tas årligen RSK 98-2001 Riktlinjer vid gåva. Beakta Socialstyrelsens riktlinjer för gåvor till personal inom hälso- och sjukvård Beslut avser avtal med extern part utanför VGR Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler fastighet förvaltningschef ja med en årshyra på högst 3 mkr eller med en kontraktstid på högst 6 år, annars se anm och styrande dok nämnd/styrelse Uthyrning av lokaler fastighet förvaltningschef ja Borttagen. Ombyggnad, upprustning och underhåll fastighet förvaltningschef ja Borttagen. Vid ändring av utbudspunkt ska samråd ske med HSN. Samråd RS 19 juni 2012, 137 ska också ske med Västfastigheter. För administrativa lokaler gäller särskilda regler. Västfastigheter svarar för detta och Ingår i beslut om hyresavtal i annat fall sker detta inom budgetram

Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del. Rev 2015 Villkor Anm. Styrande dokument Beslut att inte lämna ut allmän handling kansli förvaltningschef ja kvar, ny formulering Beslut avser exempelvis avslag, förbehåll eller omprövning av beslut OSL 6 Kap Avvisande av överklagande som kommit in för sent kansli förvaltningschef ja kvar Utseende personuppgiftsombud kansli förvaltningschef nej kvar Anmäls till Datainspektionen Personuppgiftslagen (PUL) 3 Beslut med anledning av styrelsens personuppgiftsansvar kansli förvaltningschef ja kvar Exempelvis biträdesavtal Personuppgiftslagen (PUL) Fastställa arkivorganisation kansli förvaltningschef nej kvar Utse arkivansvarig och arkivredogörare Arkivlag och arkivreglemente Anställning av personal HR förvaltningschef ja kvar Avstängning från tjänst, avsked och uppsägning utan egen begäran HR förvaltningschef ja kvar Disciplinär åtgärd HR förvaltningschef ja kvar 11 AB Beslut om att avslå bisyssla HR förvaltningschef ja Borttagen Ingå överenskommelse om att utöva bisyssla HR förvaltningschef ja Borttagen Medgivande att utöva bisyssla bestående i privat mottagningsverksamhet HR förvaltningschef ja Borttagen Utse medarbarbetare till uppdrag för annan uppdragsgivare än VGR HR förvaltningschef ja Borttagen Tillfällig stängning av verksamhet verksamhet förvaltningschef ja Borttagen För avstängning gäller bestämmelserna i 10, mom. 2-7 AB. Tillfällig avstängning enligt 10 mom. 1 AB är inte betrakta som ett delegationsbeslut utan som ren verkställighet inom ramen för varje chefs rätt att leda och fördela arbetet. Riktlinjer avseende bisyssla för anställda Fastställa organisation för arbetsmiljöarbetet HR förvaltningschef NY Arbetsmiljölagen (1977:1160) Utse säkerhetsansvarig/säkerhetsfunktion verksamhet förvaltningschef NY Riktlinjer för informationssäkerhet fastställd av regionstyrelsen 2009-06-23

Sida 1(4) Instruktioner för delegeringsordning Datum 2014-12-08 Diarienummer PVB 8-2014 Kansliavdelningen Handläggare: Hans Lilja, kanslichef Telefon: 070 207 3614 E-post: hans.lilja@vgregion.se Instruktioner för delegeringsordning Närhälsan, Västra Götalandsregionen 1. Förutsättningar för delegering Lagregler om delegering De lagliga förutsättningarna för delegering finns i 6 kap. 33-38 kommunallagen. Nämnddelegering Nämnd/styrelse får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd i Västra Götalandsregionen att besluta på styrelsens vägnar. Delegering kan avse en hel ärendegrupp eller ett enskilt ärende. Delegeringsförbud Det går inte att delegera beslutanderätten till anställd och förtroendevald i förening (s.k. blandad delegering), det går inte att delegera beslutanderätten till ett presidium och vissa ärenden får inte delegeras. Ärenden som inte får delegeras av nämnd/styrelse: Ärenden avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, Framställningar eller yttranden till fullmäktige Yttranden med anledning av att beslut av styrelsen i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till styrelsen Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växeln 010-435 80 00

Datum 2014-12-08 Diarienummer PVB 8-2014 Sida 2(4) Anmälningsskyldighet Styrelsen har det yttersta ansvaret för verksamheten. Beslut som fattas med stöd av delegering ska därför anmälas till styrelsen. Det är styrelsen som bestämmer hur anmälan ska ske. Brådskande ärenden Styrelsen får uppdra åt ordföranden eller en annan ledamot som styrelsen har utsett att besluta på styrelsens vägnar i ärenden som är så brådskande, att styrelsens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska anmälas vid styrelsens nästa sammanträde. Vidaredelegering Om en styrelse uppdrar åt en förvaltningschef inom styrelsens verksamhetsområde att fatta beslut, får styrelsen överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur vidaredelegera beslutanderätten, dvs. förvaltningschefen uppdrar åt en annan anställd att besluta i stället. En delegering kan vidaredelegeras endast i ett led. Styrelsen bestämmer hur anmälan ska ske. Återkallelse av delegering Styrelsen kan när som helst återkalla en delegering eller föregripa ett beslut i ett visst ärende genom att ta över ärendet från delegaten och själv fatta beslut. Både styrelsen och förvaltningschefen som fått rätt att vidaredelegera ett beslut kan återkalla vidaredelegeringen eller föregripa ett beslut som vidaredelegeras genom att själv fatta beslut i ärendet. Delegeringsbeslut eller verkställighetsbeslut Kommunallagen skiljer mellan beslut som delegeras (delegeringsbeslut) och beslut som innebär ren verkställighet. Gränsdragning mellan delegering och ren verkställighet är emellertid inte helt klart. Några skillnader kan dock uppmärksammas. Delegeringsbeslut Delegering innebär att överföra beslutanderätten från en nämnd till en delegat (= den person som på styrelsens vägnar har fått rätt att besluta i visst ärende). Ett delegeringsbeslut kännetecknas att det finns alternativa lösningar och att vissa överväganden och bedömningar måste göras av beslutsfattaren innan beslut fattas. Beslut som fattas med stöd av delegering är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan inte ändras av styrelsen. Ett beslut som fattas med stöd av delegering kan laglighetsprövas. Det innebär att delegatens beslut kan överklagas i allmän förvaltningsdomstol på samma sätt som styrelsens beslut.

Datum 2014-12-08 Diarienummer PVB 8-2014 Sida 3(4) Verkställighetsbeslut Verkställighetsbeslut kännetecknas av att utrymme saknas för alternativa lösningar eller självständiga bedömningar. Verkställighetsbeslut är beslut av rutinmässig art som regelmässigt fattas av de anställda i kraft av deras tjänsteanställning. Verkställighetsbeslut grundar sig på tillämpning av tidigare beslut, policy och riktlinjer, lagstiftning, regel i avtal och arbetsbeskrivningar. Verkställighetsbeslut kan inte överklagas i allmän förvaltningsdomstol enligt Kommunallagens bestämmelser. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas. 2. Instruktion till delegat Delegeringsprotokoll När beslut fattats enligt delegering skrivs ett delegeringsprotokoll. Instruktioner samt protokoll finns på Närhälsans intranät under Ledning-Ledningsstöd- Anmälan av delegeringsbeslut. Kopia av protokollet skickas därefter till den/de som är berörda av beslutet. Originalet skickas till diariet för registrering. Anmälan till styrelsen Beslut anmäls till styrelsen genom att delegeringsprotokollen hämtas från diariet av Närhälsans kansliavdelning. En sammanställning av beslut fattade sedan senaste styrelsemötet går ut med styrelsens handlingar som ett beslutsärende. Laglighetsprövning av beslut Beslut som är fattade på delegering, kan precis som beslut som fattas av styrelsen i sin helhet, överklagas. När protokollet från det sammanträde där beslutet anmäldes till styrelsen justerats, ska ett bevis om justeringen anslås på regionens anslagstavla. Klagotiden beräknas från dagen då anslaget skedde. Efter att anslaget suttit uppe i 3 hela veckor (22 dagar - Se SFS 1930:173) har klagotiden utgått. Alternativt kan ett enskilt beslut, justeras och anslås, innan anmälan till styrelsen skett. Det kan vara aktuellt när det dröjer till nästa nämndmöte och/ eller du vill att överklagningstiden ska börja löpa direkt (se exempel). Då ansvarar du själv för att beviset om justering anslås. Rådgör gärna med din nämndsekreterare.

Datum 2014-12-08 Diarienummer PVB 8-2014 Sida 4(4) Styrelsen kan återkalla lämnad delegering Styrelsen kan när som helt och av vilket skäl som helst återkalla en lämnad delegering. Däremot kan ett beslut som redan fattats med stöd av delegering i princip inte återtas. Styrelsen kan också föregripa en delegats beslut i ett enskilt ärende genom att själv ta över ärendet och besluta, t ex när styrelsen vill besluta i ett principiellt viktigt ärende.

Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-02-26 Diarienummer PVB 79-2015 Ekonomiavdelningen Handläggare: Anders Egeskog Telefon: 0708-476503 E-post: anders.egeskog@vgregion.se Till Styrelsen för beställd primärvård Remiss Förslag till Västra Götalandsregionens program för klimatväxling Förslag till beslut Styrelsen för beställd primärvård beslutar följande: 1. Styrelsen för beställd primärvård godkänner förvaltningens förslag till remissyttrande daterat 2015-02-25 och lämnar detta till Regionstyrelsen som sitt eget. Sammanfattning av ärendet Miljönämnden har tagit fram ett förslag till program för klimatkompensation inom Västra Götalandsregionen. Programmet föreslås införas senast den 1 juli 2015. Förslaget innebär i korthet att en klimatväxlingsavgift läggs på tjänsteresor med privat bil och flyg. Avgiften samlas på ett centralt konto i syfte att användas för åtgärder för att minska klimatpåverkan enligt miljöprogrammet. Styrelser och nämnder har beretts möjlighet att lämna synpunkter på förslaget. Remissyttrandet ska vara inlämnat till Regionstyrelsen senast den 21 april 2015. Fördjupad beskrivning av ärendet Förvaltningen har tagit fram ett förslag till remissyttrande där man i princip ställer sig bakom förslaget men med ett par viktiga kompletteringar: 1. De pengar som genereras till det centrala kontot för körda mil med privata bilar och flygresor från Närhälsans beställda verksamhet föreslås användas för klimatinsatser inom den egna verksamheten i så stor utsträckning som möjligt. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Datum 2015-02-26 2 (2) Diarienummer PVV 79-2015 2. Faktureringen måste göras från regionen centralt direkt till enhetsnivå för att det skall ha en styrande effekt och Närhälsan inte skall drabbas av omfattande administrativt arbete. Beredning Ärendet har beretts inom ekonomiavdelningens lokal- och miljöenhet. Bilaga Remissyttrande 2015-02-25 Förslag till västra Götalandsregionens program för klimatväxling. Remiss Förslag till Västra Götalandsregionens program för klimatväxling. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Per Nyström Ekonomichef Beslutet skickas till regionstyrelsen@vgregion.se Diariet

1 (3) Förslag till remissyttrande Datum 2015-03-27 (version 2) Diarienummer RS-3743-2014 Ert diarienummer PVB 79-2015 Mottagare Regionstyrelsen Yttrande över förslag till program för klimatväxling Sammanfattning Styrelsen för beställd vård tillstyrker förslaget i remissen med följande kommentarer: 1. De pengar som genereras till det centrala kontot för körda mil med privata bilar och flygresor från Närhälsans beställda verksamhet föreslås tillfalla klimatinsatser inom den egna verksamheten i så stor utsträckning som möjligt. 2. Faktureringen måste göras från regionen centralt direkt till enhetsnivå för att det skall ha en styrande effekt och Närhälsan inte skall drabbas av omfattande administrativt arbete. Yttrande I underlaget till remissen finns inte andelen körda mil och flygresor särredovisade för Närhälsans beställda del av verksamheten utan enbart Närhälsan som helhet. Närhälsans personal kör i särklass mest mil i tjänsten med bil i allmänhet och med privata bilar i synnerhet av alla förvaltningar inom regionen. Det ligger i sakens natur att det blir många bilresor med tanke på Närhälsans storlek, uppdrag och de många enheterna utspridda över hela regionen. En minskning av körning med privata bilar är emellertid önskvärt ur flera aspekter och därför är Styrelsen för beställd vård är i princip positiv till förslaget om klimatväxling och att man därmed får ett ekonomiskt styrmedel som kan främja andra lösningar. Det finns en målkonflikt i det faktum att Närhälsans uppdrag är att finnas så nära sina invånare som möjligt vilket kräver resor samtidigt som dessa resor har negativ påverkan på miljön. Förslaget är hållbarhetsmässigt bra och Styrelsen för beställd vård delar Miljönämndens uppfattning att det behövs en ökad styrning för att minska klimatbelastande resor i tjänsten. Ett program för klimatväxling kommer att styra Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Remissyttrande från Styrelsen för beställd vård 2015-03-27 2 (3) resandet på ett tydligt sätt. Programmet och dess tänkta arbetssätt kommer att kunna lyftas fram i till exempel varumärkesarbetet. Styrelsen för beställd vård vill emellertid framföra ett önskemål att de pengar som genereras till det centrala kontot för körda mil med privata bilar och flygresor från styrelsens ansvarsområde i så stor utsträckning som möjligt kan komma att öronmärkas för klimatinsatser inom den egna verksamheten. Det är också av avgörande betydelse att faktureringen görs från regionen centralt direkt till enhetsnivå för att det skall ha en styrande effekt och Närhälsan inte skall drabbas av omfattande administrativt arbete. Styrelsen är i övrigt positiv till förslaget och ser gärna fler initiativ inom samma område. Styrelsen för beställd vård Linn Brandström Ordförande Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör

Remissyttrande från Styrelsen för beställd vård 2015-03-27 3 (3)

Sida 1 av 2 Anmälan av delegeringsbeslut Datum 2015-03-17/els Diarienummer PVB 30-2015 Anmälan av delegeringsbeslut 2015-02-01 2015-03-17 till Styrelsen för beställd primärvårds sammanträde den 27 mars 2015 Förslag till beslut Styrelsen för beställd primärvård beslutar följande: 1. Styrelsen för beställd primärvård godkänner redovisningen av delegeringsbeslut. Ärendet Följande beslut som fattats med stöd av delegering anmäls. Hyresavtal, diarienummer 001-2015 Dok Diarienr Reg.dat 1 st 00001:4-2015 15-03-06 1 st 00001:3-2015 15-02-24 1 st 00001:2-2015 15-02-16 Händelse/åtgärd Internt upplåtelseavtal 1180-101-002 Pilen 5, Strömstad sjukhus, Bassäng Närhälsan Rehab Strömstad 2014-10- 01--2015-12-31 Internt upplåtelseavtal 3300-107-000 Vallmon 3, Sjukhuset i Lidköping, hus 6 för psykologenheten för mödra- och barnhälsovård 2015-06-15--12-31 Andrahandsavtal mellan Närhälsan Tjörn och Gynekolog & Barnmorskemottagningen, Fröja ekonomiska förening samt avstående från besittningsskydd Handl Per Nyström Per Nyström Per Nyström Inkom/Utgick Från/till IN 2015-03-06 Västfastigheter IN 2015-02-24 Västfastigheter IN 2015-02-16 Fröja ekonomisk förening Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växeln 010-435 80 00

Datum 2015-03-17 Sida 2 av 2 Sälja eller ge bort lös egendom, diarienummer 44-2015 Dok Diarienr Reg.dat 1 st 00044:1-2015 15-02-24 Händelse/åtgärd Beslut att ge bort skrivbord som gåva till hjälporganisation via Falköpings kommun Handl Per Nyström Inkom/Utgick Från/till UT 2015-02-17 Enligt beslut Utse attestanter och utanordnare, diarienummer 59-2015 Dok Diarienr Reg.dat 1 st 00059:3-2015 15-03-16 1 st 00059:2-2015 15-02-11 Händelse/åtgärd Attestanter Närhälsan beställd primärvård 2015-03-06 Attestanter Närhälsan beställd primärvård 2015-02-09 Handl Per Nyström Per Nyström Inkom/Utgick Från/till UT 2015-03-16 Enligt skrivelse UT 2015-02-11 Enligt skrivelse Anställning av personal tillsvidare Titel Ref nr Enhet Antal lediga befattningar Anställda Kursadministratör 2015/154 HR-avdelningen, 1 1 121 Kursdoktorn Barnmorska, 2015/182 Mödrahälsovårdsteamet 1 1 14 samordnande, Verksamhetsutvecklare Barnmorska 2015/326 1 1 4 Leg Psykolog 2015/448 Kris och Traumaenheten 1 1 12 Undersköterska 2015/529 Gyn mottagning Kungshöjd 1 1 16 Barnmorska 2015/1016 Barnmorskemottagningen 1 1 16 Härryda Barnmorska 2015/1020 Ungdomsmottagningen Mölnlycke 1 1 13 Antal ansökningar Handlingar erhålls på begäran från någon av styrelsens sekreterare.

Kansliavdelningen Hans Lilja, 0702-07 36 14 ANMÄLNINGSÄRENDEN Styrelsen för beställd primärvård Anmälda vid styrelsemöte 2015-03-27 Diarienummer PVB 30-2015 Till styrelsen inkomna skrivelser. Inkomna skrivelser Handläggare Dnr Förtydligande om förslaget till program för klimatväxling för Västra Götalandsregionen Marie-Louise Gefvert PVB 79-2015 Styrelsen för Närhälsan beställd primärvård (608) Granskning av redovisning för 2014 Marie-Louise Gefvert PVB 15-2014 Beslut Inriktningsbeslut Specialistgynekologi och Mödrahälsovård i kommunerna Tjörn, Stenungsund, Kungälv och Ale, HSNV 2015-00021 Marie-Louise Gefvert PVB 4-2014 Protokoll 4 Tilläggsöverenskommelse beställd primärvård, HSNN 2015-00007 Per Nyström PVB 4-2014 Protokoll 4 Överenskommelse om ersättningar för år 2015 för hälso- och sjukvårdstjänster samt viss specialisttandvård enligt samverkansavtal för Västra sjukvårdsregionen, HS 22-2015 Per Nyström PVB 40-2015 Protokoll 5 Tilläggsöverenskommelse Beställd primärvård 2015, HSNS 201500015 Per Nyström PVB 4-2014 Protokoll 7 Policy för sammanhållen informationshantering med andra vårdgivare, RS 3393-2014 Marie-Louise Gefvert PVB 33-2015 Protokoll 9 Tilläggsöverenskommelse mellan Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och styrelsen för beställd primärvård 2015, HSNV 2015-00015 Per Nyström PVB 4-2014 Protokoll 11 Tilläggsöverenskommelse mellan Göteborgs hälso- och sjukvårdsnämnd och styrelsens för beställd primärvård 2015, HSNG 2015-00020 Marie-Louise Gefvert PVB 4-2014 Protokoll 32 Struktur för styrande dokument i Västra Götalandsregionen, RS 38-2014 Marie-Louise Gefvert PVB 87-2015 Protokoll 33 Förslag till införande av hälsocheck/friskvårdsbidrag till Västra Götalandsregionens anställda, RS 229-2015 Marie-Louise Gefvert PVB 88-2015 Protokoll 41 Samordning av regionens externa samarbete, RS 691-2012 Marie-Louise Gefvert PVB 112-2014 Protokoll 43 Detaljbudget 2015 för Västra Götalandsregionen, RS 11-2015 Per Nyström PVB 11-2014 Samtliga handlingar och skrivelser kan erhållas via diariet, tfn 010-441 38 00 eller styrelsens sekreterare.

Diarienummer PVV 27-2015 PVV 27-2015 Patientsäkerhetsberättelse för Närhälsan Avseende år 2014 Datum och ansvarig för innehållet 2015-02-15 Karin Rignér

Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 5 Struktur för uppföljning/utvärdering 7 Uppföljning genom egenkontroll 8 Samverkan för att förebygga vårdskador 8 Riskanalys 9 Händelseanalys 10 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 10 Hantering av klagomål och synpunkter 10 Sammanställning och analys 11 Samverkan med patienter och närstående 11 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 11 Resultat 13 Övergripande mål och strategier för kommande år 14 2

Sammanfattning Patientsäkerhetsarbetet i Närhälsan har under 2014 haft förvaltningens handlingsplan som utgångspunkt. Handlingsplanen reviderades senast efter fördjupad analys av patientsäkerhetskulturmätningen 2013. Närhälsans svaga områden är benägenhet att rapportera avvikelser, högsta ledningens stöd, överföring av patienter och information samt arbetsbelastning och bemanning. Sistnämnda dimension har identifierats även genom medarbetarenkäten 2013. Strategier kopplade till handlingsplanen har varit återföring av resultat från Medcontrol lokalt och på områdesnivå, fortbildning i systemet riktat till chefer och medicinska rådgivare, centralt stöd i utredningar och handlingsplaner vid negativa händelser, tillbud och klagomål. Högsta ledningens stöd har markerats i styrande dokument/ riktlinjer och kommunikationen av dessa har förbättrats genom en koppling till den regelbundna informationen från förvaltningsledningen. Uppföljning, analys och återföring av avvikelsestatistik sker på områdesnivå. En modell för patientsäkerhetsdialog (patientsäkerhetsrond) i primärvård har tagits fram. Denna kommer att prövas och utvärderas under 2015. Ett samarbete med de fyra vårdhygienavdelningarna har etablerats. Arbetet med att uppnå regionfullmäktiges prioriterade mål med bäring på patientsäkerhet, läkemedelsgenomgångar till listade patienter > 75 år ökad andel hembesök har ännu inte givit önskade effekter. En särskild handlingsplan för läkemedelsgenomgångar har upprättats och ett arbete pågår också för att öka hembesöken. Risk för vårdskador och klagomål identifieras på varje arbetsplats och handläggs av respektive verksamhetschef. Den lokala utredningen och återföringen på APT är ett viktigt moment för motivationen att rapportera. Allvarliga avvikelser rapporteras till och utreds av chefläkarenheten tillsammans med verksamhet och patient/anhörig. Alla klagomål från IVO Lex Maria- bedöms. Ett ständigt förbättringsarbete pågår inom området remisshantering, där speciellt fokus har varit systematisk bevakning av sända remisser. Bl.a. har modell för tydligare information till patienter om uppföljning efter besök tagits fram. Vi har under 2014 sett ett ökat intresse för avvikelsehantering. Vi har infört en modell för att sprida våra händelseanalyser och åtgärdsplaner till linjeorganisation och medicinska rådgivare. Vi har också börjat kommunicera våra riktlinjer i informationen från förvaltningsledningen APT- info och i nyhetsbladen Chefläkarnytt och Sic (för läkemedel). Vårdhygienfrågorna har tydligare kommit på agendan. Vi har inlett ett förbättringsarbete när det gäller samordnad vårdplanering genom förberedelser för vårdplanering via Lync. 3

Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Utgångspunkt för Närhälsans patientsäkerhetsarbete under 2014 har varit dels den reviderade handlingsplan som fastställdes i förvaltningsledningen 2013-11-26 utifrån en fördjupad analys av Patientsäkerhetskulturmätningen, dels avvikelsehanteringen inklusive patientklagomålen. Följande svaga områden identifierades i kulturmätningen 2013 och har varit prioriterade i 2014 års patientsäkerhetsarbete: 1. Överlämningar och överföringar av patienter och information (40 %) 2. Högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbetet (42 %) 3. Benägenhet att rapportera händelser (47 %) 2013 års mätning visade att området Överlämning av patienter och information har förbättrats från 40 till 47 %. Området Arbetsbelastning och personaltäthet har därmed seglat upp på tredje plats med 46 %. Detta område föll ut negativt även i medarbetarenkäten 2013och hanteras i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Våra tre tidigare fokusområden kvarstår i den nya handlingsplanen, nu med reviderade strategier och fastställda måltal inför nästa mätning, som förväntas äga rum 2016. Mål i handlingsplan 2014-2015: Överlämningar och överföringar av patienter och information förbättrade värden i nästa säkerhetsenkät till > 50 Högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbete förbättrade värden i nästa säkerhetsenkät till > 60 Benägenhet att rapportera händelser förbättrade värden i nästa säkerhetsenkät till > 50 Under 2014 har vi arbetat på följande sätt med våra prioriterade områden: Överlämningar och överföringar av patienter och information Vi har för egen del anpassat våra rutiner till regionens remisshanteringsrutin och har under året fokuserat särskilt på rutiner för bevakning av sända remisser. 4

Vi har blivit mer konsekventa i att efterfråga information från sjukhusen i samband med överföring av vårdansvar. Vi har format en tydligare organisatorisk struktur i arbetet med samordnad vårdplanering och arbetar vidare för bättre kvalitet i vår medverkan i samordnad vårdplanering. Vi har börjat förberedelserna för att införa vårdplanering via Lync under 2015. Vi fortsätter att utveckla vår interna kommunikation. Dokumentation är en viktig aspekt där det på många håll finns förbättringspotential när det gäller såväl innehåll som utskriftstider. Högsta ledningens stöd Patientsäkerhetsfrågor har fått en mer framträdande roll i förvaltningsledningen, en stående punkt på dagordningen är aktuellt från chefläkaren. Nya riktlinjer presenteras i förvaltningsledningen och fastställs formellt av primärvårdsdirektören. De nya riktlinjerna presenteras nu även i det bildspel som går ut i linjen efter varje förvaltningsledningsmöte och som ska nå alla medarbetare via APT enligt förvaltningens kaskaderingssystem. Närhälsans medicinska råd bestående av chefläkare och primärvårdschefernas medicinska rådgivare är en del av högsta ledningens stöd. Rådet har under året granskat och godkänt en rad nya riktlinjer och fört diskussioner i patientsäkerhetsfrågor, bl.a. med utgångspunkt från Lex Maria- ärenden. Nyhetsbladet chefläkarnytt ges ut efter varje möte med kortfattad medicinsk information. Nyhetsbladet SIC om läkemedel kommer varje månad från vårt läkemedelsråd. Patientsäkerhet är en stående punkt i introduktionsprogrammet för våra nya chefer. Benägenhet att rapportera händelser Rapporterade avvikelser 2014 Totalt Män Kvinnor Per anställd Vårdval 3711 847 1036 0,82 Beställd primärvård 1361 694 337 0,92 Närhälsan 5072 1541 1373 0,84 Användandet av Medcontrol har fortsatt att utvecklas under året. Vi har hållit en rad utbildningar i avvikelsehantering och systemet Medcontrol riktade till våra chefer och 5

medicinska rådgivare och ger också individuellt användarstöd. Målet 1,0 per årsarbetare och år kvarstår i handlingsplan 2014-2015. Avvikelse- och klagomålshantering i patientsäkerhetsarbetet Chefläkaravdelningen bistår verksamheterna i att utreda tillbud, negativa händelser och klagomål. Inflödet av ärenden via IVO har minskat sedan föregående år, alla sådana ärenden blir föremål för Lex Maria- bedömning hos oss. Chefläkare och utvecklingsledare arbetar parvis mot sina geografiska områden och samverkar med ledningen lokalt. Vi har ett tätt och intensivt förvaltningsövergripande samarbete inom chefläkaravdelningen och har därför möjlighet att överblicka Närhälsan i hela Västra Götaland. Det ger oss möjlighet att se mönster även i sällan förekommande negativa händelser. Bl.a. har vi identifierat behov av bättre rutiner i att identifiera svårt sjuka patienter i vårt stora flöde, vilket har resulterat i flera nya riktlinjer. Avvikelser och klagomål är fortlöpande föremål för gemensam bedömning i chefläkaravdelningen och ligger till grund för vårt patientsäkerhetsarbete. Övergripande mål har utifrån regionfullmäktiges prioriterade mål varit dels att öka antalet läkemedelsgenomgångar för listade patienter 75 år och äldre, dels att öka andelen hembesök. Beträffande läkemedelsgenomgångar har en handlingsplan tagits fram för att nå målet 70 % (aktuellt värde 47 %). När det gäller hembesök är det en utmaning att öka antalet utan att ge avkall på vårdgarantins tillgänglighetskrav eftersom ett hembesök tar betydligt mer tid i anspråk för våra medarbetare än ett besök på mottagningen. Goda exempel finns inom förvaltningen. En aspekt är att i dialog med kommunerna ändra arbetssätt på särskilda boenden till patientbesök i stället för sittrond. En annan aspekt är att öka distriktssköterskornas hembesök. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Patientsäkerhetsarbetet bedrivs i realiteten ute i varje verksamhet av engagerade medarbetare under ledning av verksamhetschefen. Merparten av de avvikelser som uppmärksammas i den egna verksamheten kan hanteras lokalt. Återföring efter utredning sker på APT. I de fall där identifierade avvikelser föranleder Lex Maria- bedömning skickas de till respektive chefläkare. Klagomål direkt till enheten handläggs av verksamhetschefen och ska rapporteras i Medcontrol. 6

Klagomål via IVO handläggs av verksamhetschefen och ska rapporteras i Medcontrol. Dessa klagomål ska alltid gå till Lex Maria- bedömning. Alla ärenden från och till IVO handläggs i samråd med Chefläkaravdelningen. Då Lex Maria- anmälan kan vara aktuell och även vid vissa andra klagomål av allvarligare natur genomförs händelseanalys under ledning av utvecklingsledare och chefläkare. Risker och åtgärdsplaner tas tillvara för ett lärande i hela organisationen Chefläkaravdelningen ansvarar för ärendehandläggningen gentemot IVO och andra medicinska frågor som kommer till förvaltningen. Att ta fram förvaltningsgemensamma riktlinjer utifrån identifierade behov ligger på chefläkarna tillsammans med det Medicinska rådet. Avdelningen representerar förvaltningen i en rad regionala sammanhang som har bäring på patientsäkerhet, exempelvis program- och prioriteringsråd, sektorsråd, läkemedelskommitté och regionala Strama. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Uppföljning sker via chefläkaravdelningen. Fördjupad analys av statistik från Medcontrol återförs till alla områdesledningar inom vårdval och beställd vård vid besök, vilket ger utrymme för en dialog med lokal förankring. Vi har under året tagit fram en modell för patientsäkerhetsdialog/ patientsäkerhetsrond riktad till enhetsnivå och denna prövas nu i ett projekt med interventionsvårdcentraler och kontroller. Det finns inte så mycket erfarenhet av metoden i Sverige ännu och vi hoppas kunna bidra till kunskapsutvecklingen på området. Båda dessa åtgärder ser vi som viktiga i att markera högsta ledningens stöd. Punktprevalensmätningen av basala hygienrutiner genomfördes för första gången i maj 2014. Vi hade ett relativt högt deltagande från våra vårdcentraler men också intresse från den beställda vården. Analys av resultaten visar att vi har förbättringsområden. Tillsammans med vårdhygien planeras insatser, bl.a. pågår ett arbete med att anpassa SU:s webbaserade hygienkörkort till öppenvården. Vi har beslutat att genomföra årliga punktprevalensmätningar fortsättningsvis. Under 2014 har vi kompetensutvecklat/ uppdaterat våra läkemedelsansvariga sjuksköterskor genom utbildningar med utgångspunkt i läkemedelshanteringsrutinerna. Kvalitetsgranskning enligt VGR:s enkätmodell har varit utgångspunkten och även här har vi anpassat den regiongemensamma modellen så att den passar våra verksamheter. 7

Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Bl.a. används följande källor för uppföljning: Patientkulturmätning Avvikelserapporter Öppna jämförelser Spear/Munin Näranalys Concise/Insikt Qreg PV NDR Patientnämnder används som underlag för patientsäkerhetsplanen. Fritextsvaren i kulturmätningen är värdefulla underlag i strategiarbetet för att nå våra mål. används som underlag för patientsäkerhetsarbetet för att utveckla vårt ledningssystem med exempelvis nya riktlinjer och för att identifiera kompetensutvecklingsbehov. identifiera förbättringsområden i medicinsk kvalitet identifiera förbättringsområden i medicinsk kvalitet och regionfullmäktiges prioriterade mål identifiera förbättringsområden i medicinsk kvalitet läkemedelsuppföljning identifiera förbättringsområden i medicinsk kvalitet identifiera förbättringsområden i medicinsk kvalitet identifiera förbättringsområden fr.a. i bemötandefrågor. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 2 p 3 Samverkan med både region och kommuner är mycket viktig för patientsäkerheten, här tänker vi i första hand på informationsöverföring mellan vårdgivarna. Förutom kommunikation av det skrivna ordet så skulle vi vilja utveckla möjligheterna till konsultation och samråd i vardagen i konkreta patientärenden. Här finns det olika förutsättningar inom olika discipliner och i olika områden. Att psykiatrin är ett stort och angeläget samverkansområde är väl känt och här ser vi ett fortsatt stort behov av ett bättre samarbete runt de av våra patienter som rör sig mellan vårdnivåerna. 8

Inte minst gäller det suicidnära patienter. Flertalet av de Lex Maria- ärende gällande suicid som vi har utrett under de senaste åren visar stora brister i kommunikation och samverkan mellan vårdnivåerna. Detta har drabbat patienterna trots att vi för vår egen del i de flesta fall har handlat i enlighet med best practice genom att remittera in dessa patienter för slutenvård/psykiatrisk bedömning. Att gemensamt göra händelseanalyser i dessa fall tror vi skulle vara en framgångsfaktor. Så har skett t ex mellan SKAS och primärvård. Det vore önskvärt att vi i VGR inför en gemensam rutin för att i samverkan mellan psykiatri och primärvård utreda tillbud och negativa händelser gällande suicid. Samordnad vårdplanering har tagits om hand i Närhälsan genom att förvaltare i de olika områdena har utsetts och en styrgrupp har bildats. Förvaltarna inom Närhälsan samverkar med delregionala grupperingarna och deltar i det Västra Götalandsregionens gemensamma utvecklingsarbete liksom ordförande i styrgruppen. Förberedelser pågår för att breddinföra modellen för samordnad vårdplanering på distans via Lync. Metoden har visat sig vara effektiv och uppskattad av patienterna. Närhälsan har överenskommelser med sjukhusens medicintekniska avdelningar och vårdhygienavdelningar. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Behov av riskanalyser identifieras i första hand inom Närhälsans säkerhetsorganisationen. Styrgrupp för säkerhet utgörs av stabscheferna, som bemannar beredningsgrupp med medarbetare från funktionerna IT, HR, ekonomi, kommunikation, chefläkare, utveckling och kansli. Vi anser att vi därmed får en bred täckning av förvaltningen och har möjlighet att fånga upp signaler och synpunkter från hela organisationen. Metoden anpassas efter den aktuella frågeställningen. Under 2014 har vi genomfört sex övergripande riskanalyser, i flertalet fall i samband med utvecklingen av vårt nya vårddokumentationssystem. Vi har då använt kompetens från regionens säkerhetsstrategiska avdelning och VGRIT. Vi har inom vår organisation personer med kunskap i olika riskanalysmetoder. I riskanalyserna ingår alltid att upprätta en åtgärdsplan med planerad uppföljning. Vårdskada/risk för vårdskada utreds av något av våra fem team bestående av chefläkare och utvecklingsledare i samverkan med patient/anhörig och berörd verksamhet. Vi använder den metod för händelseanalys, som har utarbetats av Socialstyrelsen, SKL och Östergötlands läns landsting. Vi har ännu inte infört det webbaserade IT-verktyget Nitha eftersom det i hög grad upplevs som sjukhusorienterat och inte passar vår verksamhet särskilt bra. Inom ramen risk och händelseanalyser skrivs åtgärdsplaner. Systematisk uppföljning av dessa är på förvaltningsövergripande nivå ett utvecklingsområde för det kommande året. 9

Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser Avvikelser Närhälsans medarbetare har under 2014 rapporterat 0,84 avvikelser per medarbetare. Inom vårdvalet har vi rapporterat 0,82 och inom beställd primärvård 0, 92 avvikelser per medarbetare. Avvikelser utreds i första hand inom den egna verksamheten. I de fall allvarliga risker eller negativa händelser identifierats kontaktar verksamhetschefen chefläkaren för Lex Maria- bedömning. Om en händelseanalys är aktuell utförs denna av utredningsteamet tillsammans med verksamhetschef och berörda medarbetare. Patient/närstående involveras alltid i utredningarna. Handlingsplaner tas fram av verksamheten med stöd av utredningsteamet och verksamhetschefen ansvarar för att genomföra planerade åtgärder. Utredningsteamet sprider kunskap om identifierade risker till hela organisationen via Medicinska rådet och genom publicering av kortversioner på intranätet. Under 2014 har vi sett att vår förmåga att bedöma allvarlighetsgrad när det gäller akut sjuka patienter behöver utvecklas vilket resulterat i nya riktlinjer bl.a. för bedömning av smärta. Vi arbetar för att öka avvikelserapporteringen genom utbildningsinsatser. Under 2013 har dessa i första hand riktats mot chefer och under 2014 går vi vidare med medicinska rådgivare. Vi har under 2014 fördjupat våra analyser av statistik från Medcontrol och återför nu denna på områdesnivå. I den dialog som uppstår med våra chefer kan vi se ett ökat intresse för patientsäkerhetsarbetet. En ytterligare fördjupning i form patientsäkerhetsronder (patientsäkerhetsdialog) på enhetsnivå är för närvarande föremål för prövning och utvärdering. Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Vi har ett system för att ta emot och utreda klagomål som kommer via IVO. Chefläkaravdelningen är mottagare av dessa ärenden från diariet och kommunicerar med respektive verksamhetschef och övriga berörda. Överenskommes om hur de ska utredas och besvaras. Alla klagomål från IVO Lex Maria- bedöms. Övriga klagomål handläggs av respektive chef, vid behov i samråd med chefläkaravdelningen. Klagomål från personal utreds på samma sätt. Klagomål från övriga intressenter kan ibland kräva medverkan av Kansliavdelningen och vår jurist. 10

Klagomål i Medcontrol: uppföljning blir missvisande eftersom systemet i nuvarande version kräver att ärenden som ska gå till Lex Maria- bedömning inte registreras som klagomål utan som vårdskada. Klagomål från IVO: 290 st. varav 245 gäller vårdvalsenheter och 45 beställd vård. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Vi samlar våra ärenden (Lex Maria, ärenden från IVO och patientnämnder) i Medcontrol. Fördjupad analys av statistik från 2014 års avvikelser presenteras nu på områdesnivå för respektive ledningsgrupp. Vi ser att informationsöverföring och remisshantering fortfarande är riskområden och tror oss se negativa effekter av bristande kontinuitet. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Vi involverar alltid patient/ anhöriga i våra utredningar och åtgärdsplaner. I regel sker detta vid personliga möten men telefonintervjuer och brevkontakt förekommer också utifrån patientens/anhörigs önskemål. Vi har etablerat patientråd på vissa av våra enheter och kommer att fortsätta den utvecklingen. I dessa råd kan ämnena variera men patientsäkerhet kan aktualiseras i frågor som gäller exempelvis hur kommunikationen efter besök ska ske. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vi har med utgångspunkt i avvikelser fastställt och kommunicerat en rad riktlinjer för Närhälsan. Vi stödjer våra verksamheter i att utveckla bättre remissrutinen, nu med särskilt fokus på remissbevakning. Vi har haft utbildningar i läkemedelshanteringsrutiner för läkemedelsansvariga sjuksköterskor. Vi har arbetat för att tydliggöra ledningens engagemang genom att från förvaltningsledningen kommunicera riktlinjer. 11

Vi har format en modell för att återföra fördjupad statistik från Medcontrol på områdesnivå. Vi har utvecklat en modell för patientsäkerhetsrond/ patientsäkerhetsdialog och denna kommer att prövas och utvärderas under 2015. Vi har utbildat chefer och medicinska rådgivare i avvikelsehantering och i Medcontrol. Vi har skapat ett nyhetsbrev "Chefläkarnytt" som ger kort information om aktuella frågor från vårt medicinska råd. Vi har genomfört den första punktprevalensmätningen i basala hygienrutiner/klädkod och initierat samarbetet med vårdhygien i hela regionen. Vi har identifierat behov av fortlöpande kompetensutveckling och ökad systematik i telefonrådgivning och triagering. RGS webb, det beslutsstöd som används inom 1177, ska införas på alla våra enheter liksom den evidensbaserade modell för primärvårdstriagering som utarbetats och utvärderats i vår egen organisation. Kontinuerligt arbete med att rekrytera fr.a. läkare men även vissa andra bristyrken pågår. Ett stort projekt " fler läkare i Närhälsan" har sjösatts med målet att på sikt kunna bemanna vår organisation med egen personal. Vi har avtal med sjukhusens MTA i hela regionen, dessa är för närvarande föremål för uppdatering. Vi arbetar ständigt med vår tillgänglighet, vårdgarantins nolla och sjua. Bl.a. genom förbättrad telefoni (metoder i call back systemen), genomgång av våra vårdprocesser, produktionsplanering mm. När det gäller kontinuitet är det en viktig kvalitetsfråga och en stor utmaning i verksamheter med snål bemanning och höga tillgänglighetskrav. Inom området informationsöverföring har vi arbetat för att utöka vår delaktighet i samordnad vårdplanering och att inhämta och ta del av dokumentation från andra vårdgivare, främst sjukhusen. Införandet av NPÖ bör underlätta och under året har de områden som använder Journal 3 också börjar publicera. Publicering är ännu inte möjlig från Asynja men frågan står högt på agendan. Vi har arbetat för att förkorta utskriftstider. Alla vårdcentraler följs upp fortlöpande avseende ej utskrivna diktat och åtgärder för att förstärka sekreterarfunktionen har vidtagits. IT-system: flera riskanalyser har genomförts kopplande till utvecklingen av det nya vårddokumentationssystemet och chefläkarna har varit rådgivande på ett antal punkter för att om möjligt förbättra patientsäkerheten. Att säkerhetsställa att personal följer gällande lagar, författningar, rutiner och riktlinjer med koppling till patientsäkerhet åligger verksamhetscheferna och sker inte på övergripande nivå utöver att aktuella områden kommuniceras i linjen. Minskad förskrivning av lugnande medel och sömnläkemedel är ett prioriterat område för regionens som helhet. Våra verksamheter är delaktiga i detta förbättringsarbete enligt den regionala handlingsplanen. Många av våra enheter 12